Qu’est-ce qu’un système SIRH ? Fonctionnalités, avantages et historique

Quelle est la différence entre un SGRH et un SIRH ?

SIRH est l’acronyme de système d’information des ressources humaines et est utilisé indifféremment avec SGRH. Son utilisation remonte aux années 1980, lorsque les solutions informatiques étaient couramment désignées sous le nom de systèmes d’information de gestion (MIS). Plus tard, lorsque les systèmes de gestion des RH ont été modernisés, MIS est devenu SIRH.

Aujourd’hui, après une évolution technologique plus poussée du système de gestion des RH, qui ne se limite plus au stockage des dossiers des employés, le terme SIRH est utilisé pour désigner les systèmes de gestion des RH plus basiques, tandis que le terme SGRH décrit les systèmes dotés de fonctionnalités plus avancées. Pour un analyste SGRH, certaines connaissances communes sont utiles, mais une expertise spécialisée de chaque système est nécessaire pour réussir dans ce rôle.

Malgré les différences clés entre un SIRH et un SGRH, les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes pour désigner les logiciels RH utilisés par une organisation pour gérer les données des employés.

Histoire des SGRH

L’histoire des systèmes SGRH remonte aux années 1970, lorsque les entreprises espéraient automatiser la paie et mettre en place une meilleure gestion de la main-d’œuvre. L’utilisation des ordinateurs était alors limitée et les entreprises s’appuyaient sur la saisie manuelle pour évaluer les employés.

Les ordinateurs centraux ont fait leur apparition et ont été utilisés pour calculer les retenues et les rémunérations des travailleurs, suivre les obligations liées à la paie et imprimer des chèques papier.

L’une des premières entreprises à avoir mis au point un système RH complet fut PeopleSoft en 1987. Son système comprenait la gestion des dossiers des employés, l’administration des avantages sociaux, la gestion du temps et des présences, le recrutement des employés, les rapports de conformité, la paie et les détails de la rémunération. Les professionnels des RH pouvaient désormais mieux automatiser le cycle de vie des employés et améliorer également les décisions liées à la main-d’œuvre.

L’évolution rapide de l’utilisation d’Internet vers la fin des années 1990 a amélioré les processus RH. Les offres d’emploi sur papier ont rapidement été abandonnées et remplacées par des sites d’emploi électroniques. La gestion de la paie est devenue entièrement électronique en 2000, lorsque le libre-service pour les employés et les outils de dépôt direct se sont généralisés. 

Les services RH hébergés dans le cloud sont apparus à cette époque et, dans les années 2010, ce service était devenu courant et accessible aux organisations de toutes tailles à des tarifs abordables.

Aujourd’hui, les SGRH et les SIRH se sont complètement imposés et continuent d’intégrer les dernières technologies. Par exemple, les plateformes SGRH alimentées par l’IA intègrent désormais des outils d’analyse prédictive et d’intelligence artificielle, aidant les organisations à effectuer des tâches telles que la détection des tendances de la main-d’œuvre et l’analyse des candidatures lors du recrutement.

Fonctionnalités d’un SGRH

Un SGRH aide votre fonction RH à travailler plus efficacement et avec davantage de précision en conservant des dossiers sécurisés et en automatisant les processus de base. Un SGRH bien conçu aidera les équipes RH dans les domaines suivants :

Gestion du cycle de vie des employés

Le meilleur système SGRH accompagnera les employés tout au long de leur cycle de vie professionnel, de la candidature à la formation continue, en passant par les promotions et même l’administration des avantages sociaux. La gestion des employés peut également inclure la collecte, le stockage et l’analyse des documents et des données du personnel.

Une autre fonctionnalité populaire des SGRH est le libre-service des employés, qui leur permet d’accéder à leurs propres informations et de les mettre à jour, de poser des congés, etc.

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Gestion de la main-d’œuvre

Les fonctionnalités de gestion des effectifs d’un SIRH aident les entreprises à gérer efficacement les plannings des employés, les présences et la répartition de la charge de travail. Grâce à l’automatisation et aux mises à jour en temps réel, elles réduisent les conflits, garantissent le respect du droit du travail et maintiennent la productivité des effectifs. Les analyses avancées permettent de mieux prévoir les besoins en ressources, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Des systèmes autonomes de gestion des effectifs existent également, si c’est tout ce dont vous avez besoin.

Engagement des employés

Un SIRH peut contribuer à maintenir l’engagement de vos employés en les aidant à acquérir de nouvelles compétences, à développer un parcours professionnel et en fournissant une reconnaissance (c’est-à-dire des évaluations ou des récompenses) à votre personnel. L’embauche, le licenciement et le départ à la retraite ne devraient pas être les seules occasions d’échanger avec les employés. Un SIRH facilite les cycles de retours positifs, le développement continu et la satisfaction personnelle.

Gestion de la paie

L’une des principales fonctions des logiciels SIRH depuis leur création est la gestion de la paie. Grâce aux fonctions libre-service du système SIRH, les employés peuvent modifier les retenues facultatives, les retenues fiscales et les comptes de dépôt direct, ainsi que récupérer leurs relevés de rémunération.

Gestion de la performance

Les plateformes SIRH incluent souvent des outils permettant de définir des objectifs clairs pour les employés, de les aligner sur les objectifs de l’entreprise et de réaliser régulièrement des évaluations de performance. Ces systèmes fournissent des mécanismes structurés de retour d’information, aidant les managers à identifier en temps réel les points forts et les domaines à améliorer. En favorisant le développement continu, ils soutiennent l’évolution professionnelle et veillent à ce que les employés restent engagés et motivés.

Planification des effectifs

Pour retenir les meilleurs talents et améliorer l’engagement des employés, la plupart des entreprises s’attachent à optimiser leurs effectifs afin de rester résilientes face au changement (ce que l’on appelle parfois la gestion du capital humain ou la planification des effectifs). Les systèmes SIRH peuvent vous fournir les données commerciales dont vous avez besoin pour déterminer ce qui fonctionne au sein de vos effectifs et ce qui doit être amélioré. 

Avantages d’un SIRH

Les SIRH sont considérés comme un type de logiciel RH central. Ils contribuent aujourd’hui au bon fonctionnement des entreprises. Les avantages d’un SIRH comprennent :

Gain de temps

Les spécialistes des RH n’ont plus à consacrer autant de temps aux mises à jour courantes, comme la mise à jour manuelle des informations sur les employés. Les systèmes SIRH capturent et intègrent avec précision toutes les informations dans le système.

Exactitude

La production de rapports financiers exempts d’erreurs fait partie des nombreux avantages dont les organisations ont pu bénéficier grâce à l’utilisation de systèmes SIRH modernes.

Libre-service pour les employés

Les fonctionnalités sécurisées en libre-service intégrées aux systèmes SIRH ont permis d’accroître la productivité. Moins de temps est perdu à consulter les professionnels des RH pour obtenir des informations déjà accessibles depuis les systèmes SIRH. Par exemple, les employés peuvent facilement accéder eux-mêmes à des formulaires tels que les W-2 et également générer des relevés de paiement.

Stockage centralisé

Toutes les données des employés sont intégrées en un seul endroit, ce qui permet de les retrouver et de les partager facilement en quelques clics. Cela renforce la sécurité des informations sensibles, car l’accès aux différents fichiers et informations peut être chiffré et protégé par des autorisations attribuées.

Rapports à la demande

Partager des rapports avec d’autres services est aussi simple qu’un clic de souris. Plus besoin de trier laborieusement différentes feuilles Excel.

Favorise une culture du libre-service

Les employés s’appuient sur eux-mêmes pour diverses tâches, comme générer des relevés de paiement et des formulaires W-2.

Amélioration de la gestion des données

Les professionnels des RH peuvent naviguer parmi d’importants volumes de données et les gérer à l’aide d’une solution SIRH. La recherche, le filtrage et la création de rapports à partir des données deviennent également beaucoup plus faciles.

Moins de systèmes à gérer

Un bon HRMS suffit à servir toute une organisation à diverses fins essentielles. Les processus RH sont unifiés au lieu d’utiliser des outils distincts pour la paie, le recrutement, l’administration des avantages sociaux, etc. Comprendre la structure tarifaire des solutions HRMS aide les organisations à prendre des décisions éclairées concernant cette approche unifiée.

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Processus d’intégration rapides

Les professionnels des RH peuvent s’appuyer sur des solutions d’automatisation de l’intégration qui réduisent certaines tâches administratives liées à l’intégration des nouvelles recrues sans compromettre le processus de recrutement.

Sécurité du HRMS

La sécurité est l’une des fonctionnalités les plus importantes d’un HRMS que les entreprises ne devraient pas négliger. Votre HRMS doit proposer un accès à ses effectifs basé sur les rôles, une segmentation du système pour les différents services, l’authentification à deux facteurs, le chiffrement des données et un mot de passe robuste avec de bonnes politiques de réinitialisation.

Choisir un HRMS

J’espère que vous avez désormais une bonne réponse à la question « Qu’est-ce qu’un système HRMS ? », ainsi qu’une bonne compréhension de ses fonctionnalités et avantages. Vous êtes maintenant prêt à passer à l’étape suivante, à savoir déterminer comment choisir le meilleur système HRMS pour vos besoins. 

Heureusement pour vous, nous avons déjà effectué ce travail préparatoire. Consultez donc ensuite notre liste des meilleurs HRMS ou des meilleurs HRMS pour les petites entreprises. Ces listes vous aideront à comparer facilement les meilleurs systèmes disponibles afin d’identifier l’option qui répond le mieux à vos besoins. 

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