Qu’est-ce qu’un SIRH ? Fonctionnalités, Avantages et Historique
Un HRMS (système de gestion des ressources humaines) est un logiciel qui aide à rationaliser les tâches RH comme la paie, la gestion des avantages sociaux, le recrutement et le suivi des performances. Dans cet article, je vais détailler ce qu’est un HRMS, comment il fonctionne, et vous montrer concrètement comment il peut simplifier et rendre plus efficaces vos processus RH.
Qu’est-ce qu’un HRMS ?
Un système de gestion des ressources humaines (HRMS) est une application logicielle utilisée par les professionnels des RH pour la gestion des ressources humaines, c’est-à-dire du personnel. Ils fonctionnent en intégrant un certain nombre de fonctions RH liées au sein d’une seule plateforme.
Les systèmes HRMS sont conçus pour prendre en charge différentes fonctions de votre département RH telles que la gestion de la paie, le recrutement, l’administration des avantages, la gestion des données des employés, la gestion de la performance des employés, la formation et le suivi des compétences.
Continuez à lire—et continuez à diriger plus intelligemment
Créez un compte gratuit pour terminer cet article et rejoindre une communauté de leaders tournés vers l'avenir exploitant outils, guides pratiques et perspectives pour prospérer à l'ère de l'IA.
Have an account? Log In
Quelle est la différence entre un HRMS et un HRIS ?
HRIS est un acronyme pour « human resource information system » (système d'information des ressources humaines) et est utilisé de façon interchangeable avec HRMS. Son utilisation remonte aux années 1980, à une époque où les solutions informatiques étaient communément appelées « management information systems » (MIS). Plus tard, lorsque les systèmes de gestion RH se sont modernisés, MIS est devenu HRIS.
Aujourd’hui, après une nouvelle évolution technologique des systèmes de gestion RH allant au-delà du simple stockage des dossiers des employés, HRIS est utilisé pour décrire les systèmes de gestion RH plus basiques, tandis que le terme HRMS désigne des systèmes dotés de fonctionnalités plus avancées. Pour un professionnel comme un analyste HRMS, il existe des connaissances communes utiles, mais des compétences spécifiques à chaque système sont nécessaires pour réussir dans le poste.
Malgré les différences clés entre HRIS et HRMS, les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes pour décrire le logiciel RH utilisé par une organisation afin de gérer les données des employés.
Historique des HRMS
L’histoire des systèmes HRMS remonte aux années 1970, lorsque les entreprises ont cherché à automatiser la paie et à améliorer la gestion du personnel. L’utilisation de l’informatique était alors limitée et les sociétés s’appuyaient sur la saisie manuelle pour l’évaluation des salariés.
Les ordinateurs centraux sont arrivés et ont été utilisés pour calculer les retenues et les gains des travailleurs, suivre les dettes de paie et imprimer les chèques papier.
Parmi les premières entreprises à proposer un système RH complet figurait PeopleSoft en 1987. Leur système comprenait la gestion des dossiers des employés, l’administration des avantages sociaux, la gestion du temps et de l’assiduité, le recrutement, les rapports de conformité, la paie et la gestion des rémunérations. Les professionnels RH pouvaient désormais mieux automatiser le cycle de vie du salarié et optimiser leurs prises de décision concernant les effectifs.
L’évolution rapide de l’utilisation d’Internet à la fin des années 1990 a amélioré les processus RH. Les annonces d’emploi papier ont été rapidement remplacées par des sites d’emploi électroniques. La gestion de la paie est devenue entièrement électronique vers 2000, quand l’auto-service des employés et les outils de dépôt direct se sont généralisés.
Les services RH hébergés dans le cloud sont apparus à cette période, et dans les années 2010, ce service est devenu la norme, accessible à toutes tailles d’organisations à des tarifs abordables.
Aujourd’hui, les HRMS et HRIS se sont totalement imposés et continuent d’intégrer les dernières technologies. Par exemple, un logiciel RH complet intègre désormais l’analytique prédictive et l’intelligence artificielle, aidant les organisations à détecter les tendances du personnel ou à trier les candidats lors du recrutement.
Fonctionnalités d’un HRMS
Un HRMS aide la fonction RH à travailler de manière plus efficace et précise en conservant des dossiers sécurisés et en automatisant les processus de base. Un HRMS bien conçu soutiendra les équipes RH sur les points suivants :
Gestion du cycle de vie des employés
Le meilleur système HRMS accompagnera les salariés tout au long de leur cycle de vie professionnel, de la candidature à la formation continue, aux promotions, et même à la gestion des avantages sociaux. La gestion des employés peut également inclure la collecte, le stockage et l’analyse des documents et données du personnel.
Une autre fonctionnalité appréciée des HRMS est le libre-service RH, qui permet aux collaborateurs d’accéder à leurs données et de les mettre à jour eux-mêmes, de poser des congés, etc.
Gestion des effectifs
Les fonctionnalités de gestion de la main-d'œuvre dans un HRMS aident les entreprises à gérer efficacement les plannings, la présence et la répartition des charges de travail des employés. Grâce à l’automatisation et aux mises à jour en temps réel, ces systèmes minimisent les conflits, assurent la conformité avec les lois du travail et maintiennent la productivité des équipes. Les analyses avancées permettent une meilleure prévision des besoins en ressources, réduisant les coûts et améliorant l'efficacité opérationnelle.
Des systèmes de gestion de la main-d'œuvre indépendants existent également, si c'est tout ce dont vous avez besoin.
Engagement des employés
Un HRMS peut contribuer à maintenir l'engagement de vos collaborateurs en les aidant à acquérir de nouvelles compétences, à développer un parcours professionnel et à bénéficier de reconnaissance (c’est-à-dire évaluations ou récompenses). Le recrutement, le licenciement et la retraite ne devraient pas être les seules occasions d’échanger avec les employés. Un HRMS facilite des cycles de retours positifs, favorise la croissance continue et la satisfaction personnelle.
Gestion de la paie
L’une des principales fonctions des logiciels HRMS depuis leur création a été la gestion de la paie. Grâce aux fonctions en libre-service du système HRMS, les salariés peuvent modifier leurs déductions facultatives, retenues fiscales, comptes de dépôt direct, et également récupérer leurs bulletins de salaire.
Gestion de la performance
Les plateformes HRMS intègrent souvent des outils permettant de fixer des objectifs clairs aux employés, de les aligner sur les axes stratégiques de l'entreprise et de mener des évaluations de performance régulières. Ces systèmes proposent des mécanismes de retour structurés, aidant les managers à identifier forces et axes d'amélioration en temps réel. En favorisant le développement continu, ils soutiennent l’évolution de carrière et garantissent l’engagement et la motivation des collaborateurs.
Planification de la main-d'œuvre
Pour retenir les meilleurs talents et renforcer l’engagement des employés, la plupart des entreprises s’engagent à optimiser leur main-d’œuvre pour rester résilientes lors des changements (parfois appelé gestion du capital humain ou planification de la main-d'œuvre). Les systèmes HRMS peuvent vous fournir les données nécessaires pour évaluer ce qui fonctionne au sein de vos équipes et ce qui doit être amélioré.
Avantages d’un HRMS
Les HRMS sont considérés comme une forme de logiciel RH central. Ils facilitent la fluidité des opérations dans les entreprises actuelles. Les avantages d’un HRMS comprennent :
Gain de temps
Les spécialistes RH n’ont plus à consacrer autant de temps à des mises à jour de routine comme la modification manuelle des données du personnel. Les systèmes HRMS saisissent et intègrent avec précision toutes les informations dans le système.
Précision
La production de rapports financiers sans erreurs fait partie des nombreux avantages dont bénéficient les organisations grâce aux HRMS modernes.
Libre-service pour les employés
Les fonctions de libre-service sécurisé intégrées aux HRMS ont permis d'accroître la productivité. Moins de temps est perdu à consulter les professionnels RH pour ce qui est déjà accessible via le système. Par exemple, les salariés peuvent aisément récupérer des formulaires comme les W-2 par eux-mêmes et générer leurs bulletins de paie.
Stockage centralisé
Toutes les données des employés sont centralisées, ce qui facilite leur récupération et leur partage en quelques clics. Cela améliore la sécurité des informations sensibles, puisque l’accès aux divers fichiers et données peut être chiffré et protégé par des autorisations spécifiques.
Rapports à la demande
Partager des rapports avec d’autres départements se fait d’un simple clic de souris. Plus besoin de trier manuellement différents fichiers Excel fastidieux.
Favorise une culture de l’autonomie
Les employés comptent sur eux-mêmes pour diverses tâches, comme générer leurs bulletins de paie ou les formulaires W-2.
Gestion améliorée des données
Les professionnels RH peuvent naviguer et gérer de grandes quantités de données grâce à une solution HRMS. Les recherches, filtrages et rapports sont également beaucoup plus aisés.
Moins de systèmes à gérer
Un bon Système de Gestion des Ressources Humaines (HRMS) suffit à servir toute une organisation pour une variété d’objectifs essentiels. Les processus RH sont unifiés, évitant l’utilisation de différents outils pour la paie, le recrutement, l’administration des avantages, etc. Comprendre la structure de coût des solutions HRMS aide les organisations à prendre des décisions éclairées concernant cette approche unifiée.
Processus d’intégration rapides
Les professionnels RH peuvent s’appuyer sur des solutions d’automatisation de l’intégration qui allègent une partie de la charge administrative liée à l’intégration des nouvelles recrues sans compromettre le processus de recrutement.
Sécurité du HRMS
La sécurité est l’une des fonctionnalités HRMS les plus importantes que les entreprises ne doivent pas négliger. Votre HRMS doit proposer un accès basé sur le rôle pour ses collaborateurs, une segmentation du système selon les départements, l’authentification à deux facteurs, le chiffrement des données, ainsi que la mise en place de mots de passe robustes et de politiques efficaces de réinitialisation.
Comment choisir un HRMS
J’espère que vous avez désormais une bonne réponse à la question « Qu’est-ce qu’un système HRMS ? » ainsi qu’à leurs fonctionnalités et avantages. Vous êtes donc prêt pour l’étape suivante : déterminer comment choisir le meilleur système HRMS selon vos besoins.
Heureusement pour vous, nous avons déjà fait le travail à votre place. Consultez donc notre liste des meilleurs HRMS ou celle des meilleurs HRMS pour les petites entreprises. Ces listes vous permettront de comparer facilement les meilleurs systèmes disponibles afin d’identifier la solution qui convient le mieux à vos besoins.
Restez connectés
Le blog et le podcast People Managing People existent pour vous aider à devenir un meilleur leader et à être un moteur d’une culture d’entreprise saine.
Vous pouvez également vous abonner à la newsletter pour recevoir des mises à jour dès que nous publions de nouveaux articles et podcasts, avec les idées les plus récentes en matière de RH provenant d’experts en leadership et management du monde entier.
