Qu’est-ce qu’un système SGRH ? Fonctionnalités, avantages et historique
Un SGRH (système de gestion des ressources humaines) est un logiciel qui contribue à rationaliser les tâches liées aux RH, comme la paie, la gestion des avantages sociaux, le recrutement et le suivi des performances. Dans cet article, je vais expliquer ce qu’est un SGRH, comment il fonctionne et vous montrer précisément comment il peut rendre vos processus RH plus simples et plus efficaces.
Qu’est-ce qu’un SGRH ?
Un système de gestion des ressources humaines (SGRH) est une application logicielle utilisée par les professionnels des RH pour gérer les ressources humaines, c’est-à-dire les personnes. Ces systèmes fonctionnent en intégrant plusieurs fonctions RH connexes au sein d’une même plateforme.
Les systèmes SGRH sont conçus pour prendre en charge différentes fonctions de votre service RH, comme la gestion de la paie, le recrutement, l’administration des avantages sociaux, la gestion des données des employés, la gestion de la performance des employés, la formation et le suivi des compétences.
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Quelle est la différence entre un SGRH et un SIRH ?
SIRH est l’acronyme de système d’information des ressources humaines et est utilisé de manière interchangeable avec SGRH. Son utilisation remonte aux années 1980, lorsque les solutions informatiques étaient couramment désignées sous le nom de systèmes d’information de gestion (MIS). Plus tard, lorsque les systèmes de gestion des RH ont été modernisés, MIS a été remplacé par SIRH.
Aujourd’hui, après l’évolution technologique des systèmes de gestion des RH, qui ne se limitent plus au stockage des dossiers des employés, le terme SIRH est utilisé pour désigner les systèmes de gestion des RH plus basiques, tandis que le terme SGRH décrit les systèmes dotés de fonctionnalités plus avancées. Pour un poste comme celui d’analyste SGRH, certaines connaissances communes sont utiles, mais des connaissances spécialisées pour chaque système sont nécessaires pour réussir dans cette fonction.
Malgré les principales différences entre un SIRH et un SGRH, les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes pour désigner les logiciels RH utilisés par une organisation pour gérer les données de ses employés.
Histoire des SGRH
L’histoire des systèmes SGRH remonte aux années 1970, lorsque les entreprises espéraient automatiser la paie et mettre en place une meilleure gestion de leur personnel. L’utilisation des ordinateurs était alors limitée et les entreprises s’appuyaient sur la saisie manuelle pour évaluer les employés.
Les ordinateurs centraux ont fait leur apparition et ont été utilisés pour calculer les retenues et les rémunérations des employés, suivre les obligations liées à la paie et imprimer des chèques papier.
L’une des premières entreprises à avoir créé un système RH complet a été PeopleSoft en 1987. Son système comprenait la gestion des dossiers des employés, l’administration des avantages sociaux, le suivi du temps et des présences, le recrutement des employés, les rapports de conformité, la paie et les détails de la rémunération. Les professionnels des RH pouvaient désormais mieux automatiser le cycle de vie des employés et améliorer également leurs décisions concernant le personnel.
L’évolution rapide de l’utilisation d’Internet vers la fin des années 1990 a amélioré les processus RH. Les offres d’emploi sur papier ont rapidement été abandonnées et remplacées par des sites d’emploi électroniques. La gestion de la paie est devenue entièrement électronique en 2000, lorsque le libre-service pour les employés et les outils de dépôt direct se sont largement répandus.
Les services RH hébergés dans le nuage sont apparus à cette époque et, dans les années 2010, ils étaient devenus courants et accessibles aux organisations de toutes tailles à des tarifs abordables.
Aujourd’hui, les SGRH et les SIRH se sont complètement imposés et continuent d’intégrer les dernières technologies. Par exemple, les plateformes SGRH basées sur l’IA proposent désormais des outils intégrés d’analyse prédictive et d’intelligence artificielle, qui aident les organisations à accomplir des tâches comme la détection des tendances au sein du personnel et l’analyse des candidatures pendant le recrutement.
Fonctionnalités d’un SGRH
Un SGRH aide votre fonction RH à travailler plus efficacement et avec davantage de précision en conservant des dossiers sécurisés et en automatisant les processus de base. Un SGRH bien conçu aide les équipes RH dans les domaines suivants :
Gestion du cycle de vie des employés
Le meilleur système SGRH prendra en charge les employés tout au long de leur cycle de vie professionnel, de leur candidature à la formation continue, en passant par les promotions et même l’administration des avantages sociaux. La gestion des employés peut également inclure la collecte, le stockage et l’analyse des documents et des données du personnel.
Une autre fonctionnalité populaire des SGRH est le libre-service pour les employés, qui leur permet d’accéder à leurs propres informations et de les mettre à jour, de réserver des congés, etc.
Gestion du personnel
Les fonctionnalités de gestion des effectifs d’un SIRH aident les entreprises à gérer efficacement les horaires des employés, les présences et la répartition de la charge de travail. Grâce à l’automatisation et aux mises à jour en temps réel, elles réduisent les conflits, garantissent le respect du droit du travail et maintiennent la productivité des effectifs. Les analyses avancées permettent de mieux prévoir les besoins en ressources, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Des systèmes autonomes de gestion des effectifs existent également, si c’est tout ce dont vous avez besoin.
Engagement des employés
Un SIRH peut contribuer à maintenir l’engagement de vos employés en les aidant à acquérir de nouvelles compétences, à développer un parcours professionnel et en leur témoignant de la reconnaissance (c’est-à-dire par des évaluations ou des récompenses). L’embauche, le licenciement et le départ à la retraite ne devraient pas être les seules occasions d’échanger avec les employés. Un SIRH facilite des cycles de retours positifs, une évolution continue et la satisfaction personnelle.
Gestion de la paie
L’une des principales fonctions des logiciels SIRH depuis leur création est la gestion de la paie. Grâce aux fonctions libre-service du système SIRH, les employés peuvent modifier leurs retenues facultatives, leurs prélèvements fiscaux et leurs comptes de dépôt direct, ainsi que récupérer leurs relevés de rémunération.
Gestion de la performance
Les plateformes SIRH incluent souvent des outils permettant de définir des objectifs clairs pour les employés, de les aligner sur les objectifs de l’entreprise et de réaliser régulièrement des évaluations de performance. Ces systèmes fournissent des mécanismes structurés de retour d’information, aidant les managers à identifier en temps réel les points forts et les domaines à améliorer. En favorisant le développement continu, ils soutiennent l’évolution professionnelle et veillent à ce que les employés restent engagés et motivés.
Planification des effectifs
Pour fidéliser les meilleurs talents et améliorer l’engagement des employés, la plupart des entreprises s’attachent à optimiser leurs effectifs afin de rester résilientes face au changement (ce que l’on appelle parfois la gestion du capital humain ou la planification des effectifs). Les systèmes SIRH peuvent vous fournir les données et informations commerciales dont vous avez besoin pour déterminer ce qui fonctionne au sein de vos effectifs et ce qui doit être amélioré.
Avantages d’un SIRH
Les SIRH sont considérés comme un type de logiciel RH central. Ils contribuent aujourd’hui au bon fonctionnement des entreprises. Les avantages d’un SIRH comprennent notamment :
Gain de temps
Les spécialistes des RH n’ont plus besoin de consacrer autant de temps aux mises à jour courantes, comme la mise à jour manuelle des informations sur les employés. Les systèmes SIRH capturent et intègrent avec précision toutes les informations dans le système.
Exactitude
La production de rapports financiers exempts d’erreurs fait partie des nombreux avantages dont les organisations ont pu profiter grâce à l’utilisation de systèmes SIRH modernes.
Libre-service des employés
Les fonctionnalités sécurisées de libre-service intégrées aux systèmes SIRH ont permis d’accroître la productivité. Il n’est plus nécessaire de perdre du temps à consulter les professionnels des RH pour obtenir des informations déjà accessibles depuis les systèmes SIRH. Par exemple, les employés peuvent facilement accéder eux-mêmes à des formulaires tels que les W-2 et générer également des relevés de paiement.
Stockage centralisé
Toutes les données des employés sont intégrées au même endroit, ce qui facilite leur récupération et leur partage en quelques clics. Cela améliore la sécurité des informations sensibles, puisque l’accès aux différents fichiers et informations peut être chiffré et protégé par des autorisations attribuées.
Rapports à la demande
Partager des rapports avec d’autres services est aussi simple qu’un clic de souris. Plus besoin de trier laborieusement différentes feuilles Excel.
Favorise une culture du libre-service
Les employés se chargent eux-mêmes de diverses tâches, comme la génération de relevés de paiement et de formulaires W-2.
Amélioration de la gestion des données
Les professionnels des RH peuvent parcourir et gérer d’importants volumes de données à l’aide d’une solution SIRH. La recherche, le filtrage et la création de rapports sur les données deviennent également beaucoup plus simples.
Moins de systèmes à gérer
Un bon HRMS suffit à servir toute une organisation à diverses fins essentielles. Les processus RH sont unifiés plutôt que de recourir à des outils distincts pour la paie, le recrutement, l’administration des avantages sociaux, etc. Comprendre la structure des coûts des solutions HRMS aide les organisations à prendre des décisions éclairées concernant cette approche unifiée.
Des processus d’intégration rapides
Les professionnels des RH peuvent s’appuyer sur des solutions d’automatisation de l’intégration qui réduisent une partie des tâches administratives liées à l’intégration des nouvelles recrues, sans compromettre le processus de recrutement.
Sécurité des HRMS
La sécurité est l’une des fonctionnalités HRMS les plus importantes que les entreprises ne devraient pas négliger. Votre HRMS devrait proposer un accès à ses effectifs basé sur les rôles, une segmentation du système pour les différents services, une authentification à deux facteurs, le chiffrement des données ainsi qu’un mot de passe robuste et de bonnes politiques de réinitialisation.
Choisir un HRMS
J’espère que vous avez maintenant une bonne réponse à la question « Qu’est-ce qu’un système HRMS ? », ainsi qu’une meilleure compréhension de ses fonctionnalités et avantages. Vous êtes maintenant prêt à passer à l’étape suivante, à savoir déterminer comment choisir le meilleur système HRMS pour vos besoins.
Heureusement pour vous, nous avons déjà fait le travail préparatoire. Consultez donc ensuite notre liste des meilleurs HRMS ou des meilleurs HRMS pour les petites entreprises. Ces listes vous aideront à comparer facilement les meilleurs systèmes disponibles afin de trouver l’option qui répond le mieux à vos besoins.
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