Qu’est-ce qu’un système HRMS ? Caractéristiques, avantages et contexte
Vous est-il déjà arrivé qu’on vous demande : « Qu’est-ce qu’un système HRMS » ? Cela m’est souvent arrivé ! C’est pourquoi, dans cet article, j’explorerai ce qu’est un système HRMS, comment il fonctionne, et quels avantages il peut vous apporter.
Nous aborderons :
- Qu’est-ce qu’un HRMS
- Quelle est la différence entre un HRMS et un HRIS ?
- Historique du HRMS
- Fonctionnalités d’un HRMS
- Avantages d’un HRMS
- Choisir un HRMS
Pour commencer...
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Qu’est-ce qu’un HRMS ?
Un système de gestion des ressources humaines (HRMS) est une application logicielle utilisée par les professionnels RH pour la gestion des ressources humaines, c’est-à-dire des personnes. Ces systèmes fonctionnent en intégrant un certain nombre de fonctions RH connectées au sein d’une seule plateforme.
Les systèmes HRMS sont conçus pour soutenir différentes fonctions du département RH telles que la gestion de la paie, le recrutement, l’administration des avantages sociaux, la gestion des données des employés, la gestion de la performance des employés, la formation et le suivi des compétences.
Quelle est la différence entre un HRMS et un HRIS ?
HRIS est l’acronyme de système d’information des ressources humaines, et il est utilisé de manière interchangeable avec HRMS. Son utilisation remonte aux années 1980, lorsque les solutions informatiques étaient généralement appelées systèmes d’information de gestion (SIG). Plus tard, lorsque les systèmes de gestion des RH ont été améliorés, le terme SIG a évolué vers HRIS.
Aujourd’hui, après une évolution technologique des systèmes de gestion des RH au-delà du simple stockage de dossiers employés, le terme HRIS est employé pour désigner les systèmes de gestion RH les plus basiques, alors que le terme HRMS désigne des systèmes dotés de fonctionnalités plus avancées. Pour un professionnel tel qu’un analyste HRMS, il existe des connaissances croisées utiles, mais une expertise spécifique pour chaque système est nécessaire afin de réussir dans ce poste.
Malgré les différences clés entre HRIS et HRMS, les deux termes sont souvent employés l’un pour l’autre pour désigner le logiciel RH utilisé par une organisation afin de gérer les données des employés.
Historique du HRMS
L’histoire des systèmes HRMS remonte aux années 1970, époque à laquelle les entreprises cherchaient à automatiser la paie et à instaurer une meilleure gestion des effectifs. L’utilisation de l’informatique restait limitée à cette période et les sociétés procédaient manuellement aux saisies lors des évaluations des employés.
Les ordinateurs centraux (mainframes) ont ensuite été utilisés pour calculer les retenues et rémunérations, suivre les dettes liées à la paie et imprimer les chèques papier.
Parmi les premières entreprises à avoir lancé un système RH complet, on compte PeopleSoft en 1987. Leur solution incluait la gestion des dossiers employés, l’administration des avantages, le suivi du temps et de l’assiduité, le recrutement des employés, le reporting de conformité, la paie et les détails de rémunération. Les professionnels RH pouvaient dès lors mieux automatiser le cycle de vie des employés et optimiser leurs décisions concernant la gestion des effectifs.
L’évolution rapide de l’utilisation d’internet à la fin des années 1990 a modernisé les processus RH. Les annonces d’emploi papier ont rapidement été remplacées par des sites d’offres en ligne. La gestion de la paie est devenue entièrement électronique dès l’an 2000, avec la généralisation du libre-service pour les salariés et des outils de versement direct.
Les services RH hébergés dans le cloud sont apparus à cette période et, dès les années 2010, ces solutions se sont généralisées, devenant accessibles à des organisations de toute taille à des tarifs abordables.
Aujourd’hui, les HRMS et HRIS se sont totalement imposés et continuent d’intégrer les dernières technologies. Par exemple, des logiciels RH complets sont désormais équipés d’outils d’analyse prédictive et d’intelligence artificielle, permettant aux organisations de détecter des tendances en matière de main-d’œuvre ou de trier les candidats lors des recrutements.
Fonctionnalités d’un HRMS
Un HRMS aide votre fonction RH à travailler plus efficacement et de façon plus précise grâce à la conservation sécurisée des dossiers et à l’automatisation des processus de base. Un HRMS bien conçu soutiendra les équipes RH dans les domaines suivants :
Gestion du cycle de vie des employés
Le meilleur système HRMS offrira un soutien aux employés tout au long de leur cycle de vie professionnel, depuis la candidature jusqu’à la formation continue, les promotions et même l’administration des avantages sociaux. La gestion des employés peut aussi inclure la collecte, le stockage et l’analyse de documents et de données du personnel.
Une autre fonctionnalité populaire des HRMS est le libre-service des employés, permettant à ceux-ci d’accéder et de mettre à jour leurs propres informations, de réserver des congés, etc.
Gestion de la main-d'œuvre
Les fonctionnalités de gestion de la main-d’œuvre dans un HRMS aident les entreprises à gérer efficacement les plannings des employés, la présence et la répartition des charges de travail. Grâce à l’automatisation et aux mises à jour en temps réel, elles minimisent les conflits, assurent la conformité avec la législation du travail et maintiennent la productivité des équipes. Des analyses avancées permettent de mieux anticiper les besoins en ressources, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Il existe également des systèmes de gestion de la main-d’œuvre autonomes, si c’est tout ce dont vous avez besoin.
Engagement des employés
Les HRMS peuvent contribuer à maintenir l’engagement de vos employés en les aidant à acquérir de nouvelles compétences, à développer leur parcours professionnel et en offrant une reconnaissance (par exemple, des évaluations ou des récompenses) à votre personnel. L’embauche, le licenciement et la retraite ne devraient pas être les seuls moments pour échanger avec les employés. Un HRMS facilite les cycles de retours positifs, la croissance continue et la satisfaction personnelle.
Gestion de la paie
L’une des fonctions principales des logiciels HRMS depuis leur création a été la gestion de la paie. Grâce aux fonctions de libre-service proposées par le système HRMS, les employés peuvent modifier les déductions facultatives, les retenues fiscales, les comptes de dépôt direct, ainsi que récupérer leurs bulletins de salaire.
Gestion de la performance
Les plateformes HRMS incluent souvent des outils pour fixer des objectifs clairs aux employés, les aligner sur les objectifs de l’entreprise et réaliser des évaluations de performance régulières. Ces systèmes offrent des mécanismes de retour structurés, aidant les managers à identifier les points forts et les axes d’amélioration en temps réel. En favorisant le développement continu, ils soutiennent l’évolution de carrière et garantissent l’engagement et la motivation des employés.
Planification de la main-d'œuvre
Pour conserver les meilleurs talents et améliorer l’engagement des collaborateurs, la plupart des entreprises prennent en charge l’optimisation de leur personnel afin de rester résilientes lors des changements (on parle parfois de gestion du capital humain ou de planification de la main-d’œuvre). Les systèmes HRMS peuvent vous fournir les données d’information stratégique nécessaires pour voir ce qui fonctionne au sein de votre personnel et ce qui doit être amélioré.
Avantages d’un HRMS
Les HRMS sont considérés comme un type de logiciel RH central. Ils aident à huiler les rouages des entreprises qui fonctionnent efficacement aujourd’hui. Les avantages d’un HRMS incluent :
Gain de temps
Les spécialistes RH n’ont plus à consacrer autant de temps à des mises à jour routinières comme la mise à jour manuelle des informations des employés. Les systèmes HRMS capturent et intègrent avec précision toutes les informations dans le système.
Précision
Les rapports financiers sans erreur font partie des nombreux avantages dont les organisations ont pu bénéficier grâce à l’utilisation de systèmes HRMS modernes.
Libre-service des employés
Les fonctions de libre-service sécurisées intégrées aux systèmes HRMS ont permis une hausse de la productivité. On passe moins de temps à consulter les professionnels RH pour des informations déjà accessibles via les systèmes HRMS. Par exemple, les employés peuvent facilement accéder eux-mêmes à des formulaires comme les W-2 et générer des relevés de salaire.
Stockage centralisé
Toutes les données employé sont intégrées en un seul endroit, ce qui facilite leur récupération et leur partage en quelques clics. Cela améliore la sécurité des informations sensibles, car l’accès à différents fichiers et informations peut être chiffré et protégé par des autorisations assignées.
Rapports à la demande
Le partage de rapports avec d’autres départements est aussi simple qu’un clic sur la souris. Plus besoin de trier manuellement différents tableaux Excel.
Favorise une culture de libre-service
Les employés sont autonomes pour diverses tâches, comme la génération de bulletins de salaire et de formulaires W-2.
Gestion des données améliorée
Les professionnels RH peuvent naviguer et gérer d’importantes quantités de données grâce à une solution HRMS. Rechercher, filtrer et produire des rapports sur les données devient aussi bien plus facile.
Moins de systèmes à gérer
Un bon système de gestion des ressources humaines (HRMS) suffit à répondre à de nombreux besoins essentiels de toute une organisation. Les processus RH sont unifiés au lieu d'utiliser différents outils séparés pour la paie, le recrutement, l'administration des avantages, etc. Comprendre la structure des coûts des solutions HRMS aide les organisations à prendre des décisions éclairées concernant cette approche unifiée.
Processus d'intégration rapides
Les professionnels RH peuvent s'appuyer sur des solutions d'automatisation de l'intégration qui éliminent une partie des tâches administratives liées à l'intégration des nouveaux employés, sans compromettre le processus de recrutement.
Sécurité des HRMS
La sécurité est l'une des fonctionnalités les plus importantes du HRMS qu'il ne faut pas négliger. Votre HRMS doit offrir un accès basé sur les rôles pour l'effectif, une segmentation du système selon les différents départements, une authentification à deux facteurs, le chiffrement des données et un mot de passe robuste avec de bonnes politiques de réinitialisation.
Choisir un HRMS
J'espère que vous avez désormais une bonne réponse à la question « Qu'est-ce qu'un HRMS ? » ainsi que sur ses fonctionnalités et avantages. Vous êtes donc prêt pour l'étape suivante : déterminer comment choisir le système HRMS le plus adapté à vos besoins.
Heureusement pour vous, nous avons déjà fait le travail pour vous. Découvrez donc notre liste des meilleurs HRMS ou des meilleurs HRMS pour petites entreprises. Ces listes vous aideront à comparer facilement les meilleurs systèmes du marché afin d'identifier l'option la plus adaptée à vos besoins.
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