Comment gérer une paie réussie (liste de contrôle)

Liste de contrôle du traitement de la paie

Avant de pouvoir commencer à traiter la paie, votre petite entreprise doit disposer d’un numéro d’identification d’employeur (EIN).

L’EIN est indispensable pour effectuer vos paiements d’impôts sur les salaires fédéraux. Vous pouvez faire votre demande sur le site de l’IRS.

Selon votre lieu d’implantation et les exigences particulières de votre État et des collectivités locales, vous pouvez également avoir besoin de numéros d’identification supplémentaires. Pour en avoir la certitude, consultez des consultants RH expérimentés de votre région.

Suivez les étapes une à cinq pour gérer la paie sans difficulté.

Première étape : recueillir toutes les informations pertinentes sur les impôts et les employés

Votre première étape consiste à recueillir des données. Voici ce dont vous avez besoin pour chaque employé :

Informations sur les employés

• Nom légal complet, adresse, numéro de sécurité sociale (SSN) et coordonnées
• Date de début de l’emploi
• Formulaire W-4 pour les employés à temps plein et à temps partiel
• Formulaire W-9 pour les travailleurs indépendants 
• Formulaire I-9 de l’USCIS pour vérifier l’autorisation de travailler aux États-Unis 
• Compte d’État pour la déclaration des nouvelles embauches
• Compte d’assurance contre les accidents du travail de l’État 
• Coordonnées du compte bancaire pour le dépôt direct
• Inscription aux avantages sociaux 
• Saisies sur salaire en cours.

Vérifier les données des employés

• Vérifier que toutes les informations sur les employés sont exactes et à jour
• Comparer les SSN et les noms avec les documents officiels 

Classification des employés

• Clarifier le statut d’emploi — à temps partiel ou à temps plein
• Classer correctement les travailleurs à des fins fiscales — travailleurs indépendants ou employés

Calendrier des paiements 

• Fréquence des paiements : hebdomadaire, toutes les deux semaines, bimensuelle ou mensuelle
• Confirmer les dates de chaque période de paie

Informations fiscales 

• Obtenir les derniers barèmes de retenues fiscales fédéraux, étatiques et locaux
• Formulaires fiscaux et publications des autorités fiscales

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Déductions salariales

• Identifier les déductions obligatoires (telles que l’impôt fédéral et étatique sur le revenu, la Sécurité sociale et Medicare)
• Noter les déductions volontaires (telles que l’assurance maladie et les cotisations de retraite)

Contrôles de conformité

• Veillez à ce que vos processus de paie soient conformes aux lois fédérales, étatiques et locales en matière de travail
• Tenez-vous au courant de toute modification légale susceptible d’affecter le traitement de la paie

Une fois que vous avez rassemblé toutes ces informations, vous pouvez passer à la deuxième étape et calculer les salaires.

Conseil de pro : Les petites entreprises peuvent bénéficier de services de paie fiables adaptés à leurs besoins afin de rester conformes.

Deuxième étape : calculer les salaires

Pour calculer correctement les salaires, vous devez d’abord déterminer la rémunération brute (avant impôts) des employés. 

Pour ce faire, suivez ces trois étapes :

1. Rassemblez des feuilles de temps ou des relevés de présence précis pour les employés rémunérés à l’heure
2. Assurez-vous que les soldes de congés payés sont à jour
3. Examinez les augmentations récentes, les rappels de salaire, les promotions ou les cessations d’emploi

Il est également essentiel de soustraire toutes les retenues applicables. Des outils tels que les logiciels de déclaration des dépenses peuvent simplifier ce processus.

Employés rémunérés à l’heure 

Multipliez leur salaire horaire par le nombre d’heures travaillées pendant la période de paie. Veillez à comptabiliser les éventuelles heures supplémentaires et à appliquer le taux correct, conformément au droit du travail.

Employés rémunérés au salaire fixe

Pour les employés rémunérés au salaire fixe, divisez leur salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l’année afin de déterminer leur rémunération brute pour la période de paie. 

Si les employés perçoivent des commissions ou des primes, calculez-les séparément et ajoutez-les à la rémunération brute habituelle.

La situation se complique lorsque différents postes suivent des modèles de rémunération distincts. Dans les cabinets dentaires, par exemple, la paie peut inclure du personnel rémunéré au salaire fixe, des hygiénistes rémunérés à l’heure, la rémunération d’associés fondée sur la production et des primes, autant d’éléments qui doivent être calculés correctement au cours du même cycle de paie.

Maintenant que vous disposez de toutes ces informations, vous pouvez calculer le salaire net. 

• Soustrayez toutes les retenues applicables de la rémunération brute afin d’obtenir le salaire net (salaire effectivement perçu) de chaque employé.
• Les retenues peuvent inclure :

• Les impôts fédéraux et étatiques sur le revenu
• Les cotisations de sécurité sociale et l’impôt Medicare
• Les primes d’assurance maladie
• Les cotisations de retraite
• Toute autre retenue volontaire
• Après avoir pris en compte toutes les retenues, les taxes et les cotisations, calculez le salaire net final que chaque employé percevra.
• Générez des rapports de paie récapitulant les rémunérations, les retenues, les taxes et les cotisations des employés. Ces rapports sont essentiels à des fins d’archivage et de conformité.

Troisième étape : vérifier votre travail

C’est peut-être l’étape la plus importante : vérifiez votre travail. Puis vérifiez-le encore une fois. 

Les écarts de paie sont fréquents ; il est donc payant (au sens propre) d’effectuer des contrôles approfondis de la paie et de vérifier que les informations figurant dans votre registre de paie sont correctes.

Envisagez de traiter une paie test pour un petit groupe d’employés avant de traiter la paie complète. Cela vous aide à repérer et à corriger les éventuels problèmes sans affecter l’ensemble des employés.

Il est également judicieux de faire vérifier les informations de paie par une autre personne afin de repérer d’éventuelles erreurs. 

Si vous repérez une anomalie, il se peut que votre logiciel de paie indique un salaire différent de celui figurant dans vos dossiers pour un employé. Vérifiez les incohérences avec vos employés et les membres de l’équipe responsables afin de rectifier les écarts. 

Reprenez vos calculs et exécutez-les à nouveau.  

Quatrième étape : clôturer la paie

La clôture de la paie constitue la dernière étape du cycle de traitement de la paie. C’est une étape importante, qu’il s’agisse d’un seul employé sur la paie ou de 500.

Elle comprend des tâches visant à garantir que vous avez correctement effectué toutes les activités liées à la paie requises pour la période de paie en cours. 

Voici un guide étape par étape pour clôturer la paie :

1. Vérifier les données de paie : Vérifiez attentivement toutes les données de paie, les calculs et les retenues afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité.
2. Effectuer les ajustements : Si vous identifiez des erreurs ou des divergences au cours du processus de vérification, effectuez les ajustements nécessaires dans les données de paie.
3. Rapprocher les comptes : Notamment les comptes de dettes de paie et les comptes de dépenses, afin de vérifier qu’ils correspondent aux données de paie.
4. Traiter les paiements des taxes sur les salaires : Calculez le montant total des taxes sur les salaires retenues sur les chèques de paie des employés au cours de la période de paie. 
5. Préparer et soumettre les paiements des taxes sur les salaires aux autorités fiscales compétentes. Veillez à respecter toutes les échéances de versement des taxes. 
6. Générer les rapports de paie pour la période de paie : Ces rapports doivent détailler les revenus individuels des employés, les retenues, les taxes et les contributions de l’employeur.
7. Distribuer les chèques de paie ou traiter les dépôts directs : Préparez les chèques de paie des employés qui reçoivent des chèques papier ou effectuez les dépôts directs sur les comptes bancaires des employés.
8. Veiller à ce que tous les paiements soient exacts et effectués dans les délais.
9. Fournir les récapitulatifs de paie : Remettez aux employés des récapitulatifs de paie indiquant leurs revenus, les taxes retenues, les déductions et leur salaire net pour la période de paie. 
10. Mettre à jour les dossiers de paie : Intégrez les données de la dernière période de paie, notamment les heures travaillées, les ajustements salariaux et toute autre modification. 
11. Déposer les formulaires de taxes sur les salaires : Remplissez et déposez tous les formulaires nécessaires relatifs aux taxes sur les salaires, tels que le formulaire 941 (déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l’employeur), le formulaire WH-347 pour la paie certifiée, ainsi que les formulaires fiscaux des États ou des collectivités locales.
12. Conserver les dossiers de paie en toute sécurité : Conservez de manière sécurisée tous les documents liés à la paie, notamment les bulletins de salaire, les rapports de paie, les formulaires fiscaux et autres documents, conformément aux exigences légales.
13. Effectuer le rapprochement de la paie : Rapprochez la paie, ainsi que les dépenses et dettes de l’entreprise dans votre système comptable, afin de vérifier qu’elles correspondent aux dossiers de paie.
14. Préparer la prochaine période de paie : Rassemblez les relevés de temps des employés, mettez à jour toute modification de leur statut et examinez les prochains calendriers de paie.

Cinquième étape : affecter les contributions et déposer les retenues

Une fois la paie clôturée, il est temps d’affecter les contributions de l’employeur et de déposer les retenues liées aux taxes sur les salaires. 

Cette étape garantit que les montants appropriés sont versés sur les comptes et auprès des autorités fiscales concernés. 

Voici une présentation des tâches à effectuer :

• Affecter les contributions de l’employeur telles que l’assurance maladie, les régimes de retraite (par exemple, le 401(k)) ou autres avantages sociaux accessoires, puis affecter les montants appropriés au compte individuel de chaque employé.
• Verser les taxes sur les salaires aux autorités fiscales sur la base des retenues calculées. Ces taxes comprennent généralement l’impôt fédéral sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, la taxe Medicare, l’impôt sur le revenu de l’État et toutes les taxes locales applicables (pour en savoir plus, consultez notre article sur la taxe sur les salaires et l’impôt sur le revenu).
• Verser les retenues et les contributions des employés aux autorités fiscales ou aux prestataires de régimes concernés.  
• Remettre aux employés des relevés détaillant leurs revenus totaux, les taxes sur les salaires retenues et les contributions de l’employeur effectuées en leur nom (par exemple, les cotisations à un régime de retraite).
• Conserver les dossiers des rapports de taxes sur les salaires, des versements et des contributions aux avantages sociaux des employés, conformément aux exigences légales.

Liste de contrôle de la paie de fin d’année

La gestion de la paie de fin d’année ne consiste pas seulement à émettre les derniers chèques de paie : il s’agit de clôturer la paie de l’exercice avec exactitude, dans le respect des obligations et dans les délais. Voici une liste de contrôle détaillée pour vous guider tout au long du processus :

1. Examiner les dates et échéances importantes

• Notez les échéances relatives aux derniers traitements de paie, aux déclarations fiscales et à la distribution des formulaires (par exemple, les formulaires W-2 et 1099).
• Déterminez quand votre dernière paie de l’année sera traitée.
• Vérifiez les échéances de l’IRS et des États pour les formulaires W-2, 1099 et les déclarations fiscales (généralement le 31 janvier pour les formulaires W-2 et 1099).
  

2. Vérifier les informations des employés et des sous-traitants

• Confirmer que les noms de tous les employés, les numéros de sécurité sociale et les adresses sont à jour.
• S’assurer que les informations des sous-traitants/fournisseurs sont complètes pour le traitement des formulaires 1099 (TIN, adresse, etc.).
• Signaler les employés dont le contrat a été résilié et s’assurer que leur paie finale est incluse.
• Vérifier les situations particulières :
  • Employés récemment embauchés ou employés qui n’ont pas rempli de formulaire W-4 au moment de leur embauche
  • Employés dont les chèques de paie ont été annulés ou contrepassés
  • Employés ou anciens employés ayant des litiges actifs liés à la paie

3. Examiner et rapprocher les données de paie cumulées depuis le début de l’année (YTD)

• Rapprocher la rémunération brute, la rémunération nette, les retenues et les prélèvements fiscaux.
• S’assurer que les chèques manuels et les paiements hors cycle sont enregistrés.
• Vérifier l’absence de paies manquantes ou de doublons.

4. Confirmer les retenues et les avantages sociaux

• Valider les totaux de fin d’année pour :
  • Assurance maladie
  • Cotisations 401(k)
  • Retenues HSA/FSA
  • Avantages liés aux déplacements ou avantages accessoires
• Vérifier les revenus imputés (par exemple, une assurance vie collective temporaire supérieure à 50 000 $).
• Rapprocher les retenues avant impôt et après impôt.

5. Exécuter la dernière paie de l’année

• Traiter correctement les derniers chèques de paie en incluant toutes les primes ou tous les ajustements de fin d’année.
• S’assurer du traitement fiscal approprié des primes (taux forfaitaire ou méthode globale).
• Prélever les éventuelles cotisations sociales reportées (le cas échéant).

6. Préparer et distribuer les formulaires de fin d’année

• Générer et distribuer les formulaires W-2 aux employés au plus tard le 31 janvier.
• Envoyer les formulaires 1099-NEC aux sous-traitants et les transmettre à l’IRS (également exigés au plus tard le 31 janvier).
• Déposer le formulaire W-3 (récapitulatif des formulaires W-2) auprès de la SSA.
• Fournir les formulaires ACA (1095-C) si nécessaire pour respecter les obligations liées au mandat employeur.

7. Déposer les déclarations fiscales annuelles

• Effectuer les derniers paiements fiscaux fédéraux et étatiques.
• Déposer le formulaire trimestriel 941 (T4) et le formulaire annuel 940 relatif à la taxe FUTA.
• Vérifier attentivement les obligations fiscales locales si vous exercez votre activité dans plusieurs juridictions.
  

8. Sauvegarder et archiver les dossiers de paie

• Enregistrer tous les rapports de fin d’année : récapitulatif de la paie, déclarations fiscales, rapports de retenues, etc.
• Conserver les dossiers conformément aux exigences légales (généralement de 3 à 7 ans).
• Limiter l’accès aux documents sensibles et garantir un stockage sécurisé.
  

9. Communiquer avec les employés

• Informer les employés du moment et de la manière dont ils recevront leurs formulaires W-2 (par courrier ou au format numérique).
• Fournir un point de contact pour toute question liée à la paie.

10. Planifier la nouvelle année

• Mettre à jour les tables fiscales et les taux des avantages sociaux pour la nouvelle année.
• Vérifier les modifications concernant le salaire minimum et la conformité locale.
• Reporter ou réinitialiser les soldes de congés payés et d’avantages sociaux selon les besoins.
• C’est le moment idéal pour examiner et définir vos politiques de paie pour la nouvelle année ; vous souhaiterez peut-être offrir davantage de flexibilité.

Comment garantir le bon déroulement du processus de paie

Vous souhaitez fluidifier un peu la gestion de la paie ? Nous le souhaitons tous. Poursuivez votre lecture.

Tenue précise des registres

C’est essentiel, car si vos registres sont erronés, votre paie le sera également.

Parmi les bonnes pratiques en matière de paie pour assurer une tenue précise des registres, citons :

• Tenir les dossiers des employés : Créez un dossier individuel pour chaque employé contenant les informations essentielles relatives à la paie. 
• Saisir les données rapidement : Vérifiez que vos registres reflètent les informations les plus à jour pour chaque période de paie. 
• Réaliser des audits réguliers : Les audits vous aident à identifier et à corriger toute divergence ou erreur, ainsi qu’à préserver l’intégrité des données. 
• Sécuriser les données de paie : Mettez en place des processus pour protéger les informations sensibles, notamment la protection par mot de passe, le stockage sécurisé et les contrôles d’accès. 
• Documenter les changements : Veillez à effectuer les modifications dès qu’elles surviennent, notamment les ajustements salariaux, les mises à jour des avantages sociaux ou les changements de statut professionnel.  

Formation

Envisagez une formation spécialisée en gestion de la paie afin de mettre à jour vos compétences. Certains organismes proposent notamment :

• Certification de professionnel de la paie - couvrant tous les aspects de la paie, notamment la conformité, la tenue des registres, les déclarations, la fiscalité et la conformité. 
• Certification fondamentale en gestion de la paie - conçue pour les professionnels de la paie débutants.

Il existe également de nombreux organismes de formation en ligne qui proposent des certifications en gestion de la paie à suivre à votre propre rythme.

Utiliser un logiciel

Si vous gérez vous-même la paie, le bon logiciel de paie pour petites entreprises peut améliorer la précision et l’efficacité.

Lorsque vous choisissez le bon logiciel de paie, vous pouvez rémunérer vos employés à temps, et avec les montants adéquats, sans dépendre d’une liste de contrôle complète de la paie.

Que fait un logiciel de paie ? Un logiciel de paie est conçu pour gérer la paie sans difficulté, ce qui justifie facilement les coûts associés aux solutions de paie. 

Selon le prestataire de paie, celui-ci peut proposer une large gamme de fonctionnalités pour simplifier le traitement de la paie des entreprises de toutes tailles et offrir la possibilité de mettre en place une paie flexible, comme le paiement à la demande.

En pratique, un logiciel spécialisé automatise tout ce que j’ai mentionné ci-dessus. Certains systèmes combinant RH et paie s’intègrent également aux outils de suivi du temps et des présences. Sans oublier qu’ils fonctionnent harmonieusement avec les logiciels de comptabilité, ce qui facilite considérablement le transfert des données de paie. 

Pour les équipes qui souhaitent accéder au processus en ligne, un logiciel de paie en ligne permet de gérer la paie où qu’elles travaillent.

Et si vous débutez complètement dans le traitement de la paie, certains fournisseurs de logiciels proposent même des solutions de paie spécialisées pour les jeunes entreprises.

Externaliser

La plupart du temps, les RH supervisent les opérations de paie, à moins qu’un service dédié à la comptabilité ou à la paie ne s’en charge. Certaines entreprises ne souhaitent toutefois pas assumer cette charge.

Une autre option consiste à externaliser la paie auprès d’un prestataire de services de paie. De nombreux chefs d’entreprise font ce choix. Et ils en sont ravis.

Les prestataires de services de paie sont des experts dans leur domaine. Que fait un prestataire de services de paie ? Eh bien, leur rôle consiste à se tenir au fait des dernières lois et réglementations fiscales. Vous bénéficiez ainsi de rapports de traitement de la paie précis et conformes, avec un risque d’erreur bien moindre.

L’externalisation de la paie peut certainement vous faire gagner un temps précieux, vous permettant de vous concentrer sur les activités essentielles de votre entreprise. De plus, à mesure que votre entreprise se développe, la paie devient inévitablement plus complexe. 

Déléguer cette tâche vous permet de vous développer facilement et de gérer les variations du nombre d’employés ainsi que les besoins supplémentaires en matière de paie sans interruption.

Pour ma part, consultez notre article sur les avantages et les inconvénients de l’externalisation de la paie.

Allez-y et gérez cette paie 

Que vous soyez chef d’entreprise ou professionnel des ressources humaines, vous disposez désormais des connaissances nécessaires pour gérer la paie en toute confiance. 

Et maintenant ? Eh bien, vous pourriez rendre service à une autre entreprise et partager la liste de contrôle sur vos réseaux sociaux. Après tout, partager, c’est prendre soin des autres !

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