Comment Embaucher des Employés : Guide Complet

Avant d’embaucher des employés

1. Préparation légale et administrative

Avant de pouvoir embaucher quelqu’un, il y a quelques formalités légales à vérifier en priorité. Bien que nous conseillions de demander l’avis d’un conseiller juridique, vous devrez probablement accomplir les étapes suivantes :

1.1 Immatriculation fiscale

Vous vous y attendiez ! En effet, pour recruter légalement, il est nécessaire de remplir les formulaires appropriés afin de payer les impôts fédéraux et d’État exigés par l’Oncle Sam.

Formulaires fédéraux (obligatoires pour toutes les entreprises américaines) :

1. Formulaire SS-4 :
   • Objet : Demander un EIN (numéro d’identification d’employeur) auprès de l’IRS.
   • Où déposer : Site Web de l’IRS.
2. Formulaire 940 :
   • Objet : Déclarer et payer la taxe fédérale sur le chômage (FUTA).
   • Périodicité : Annuelle.
3. Formulaire 941 :
   • Objet : Déclarer la retenue de l’impôt fédéral, de la sécurité sociale et de la taxe Medicare.
   • Périodicité : Trimestrielle.
4. Formulaire W-2 :
   • Objet : Déclarer les salaires payés et les impôts retenus pour les employés.
   • Périodicité : Annuelle (à remettre aux employés et à l’IRS).
5. Formulaire 1099-NEC (le cas échéant) :
   • Objet : Déclarer les paiements versés aux travailleurs indépendants.
   • Périodicité : Annuelle.

Formulaires fiscaux d’État (variables selon l’État) :

1. Formulaires d’inscription à l’impôt sur les salaires :
   • Objet : S’inscrire pour obtenir des comptes de retenue à la source d’impôt sur le revenu de l’État.
   • Où déposer : Le site web du département des impôts ou du revenu de votre État.
2. Inscription à l’assurance-chômage d’État (SUI) :
   • Objet : S’inscrire pour payer la taxe d’assurance-chômage.
   • Où déposer : Site Web du département de la main-d’œuvre ou du travail de l’État.
3. Inscription à l’assurance invalidité d’État (SDI) (si exigée) :
   • États concernés : Californie, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaï.
4. Formulaire de déclaration des nouvelles embauches :
   • Objet : Déclarer les nouveaux employés auprès du Registre des nouvelles embauches de votre État.
   • Où déposer : Site Web du service de soutien familial ou du bureau du travail de l’État.
5. Formulaires de taxe locale et de licence commerciale :
   • Objet : S’inscrire pour les taxes locales sur la paie ou l’activité commerciale, le cas échéant.

1.2. Mettre en place la paie

Les employés ne resteront pas longtemps si vous ne les payez pas. La mise en place de la paie implique de créer un processus pour calculer et verser les salaires des employés tout en assurant la conformité avec les lois fiscales fédérales, étatiques et locales. 

Nous vous conseillons d’opter pour un prestataire de service de paie ou d’utiliser un logiciel de paie pour automatiser les calculs, les déclarations fiscales et les dépôts directs.

1.3 Comprendre la législation du travail

Familiarisez-vous avec les lois du travail aux niveaux fédéral, étatique et local. Ces lois couvrent des domaines tels que le salaire minimum, le paiement des heures supplémentaires, les politiques anti-discrimination, les normes de sécurité au travail et les certifications ou vérifications des antécédents requises pour votre secteur d’activité.

De bons endroits pour trouver des informations incluent les sites officiels comme le Département du Travail des États-Unis (DOL), la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC), ainsi que le département du travail de votre État.

1.4 Obtenez une assurance contre les accidents du travail

L’assurance contre les accidents du travail couvre les frais médicaux et les pertes de salaire des employés en cas de blessures ou de maladies liées au travail.

La plupart des États exigent que les entreprises qui emploient du personnel souscrivent cette assurance (bien que les exigences puissent varier considérablement), et ne pas disposer de cette couverture peut entraîner d’importantes amendes et des conséquences juridiques.

Contactez un assureur agréé dans votre État pour comparer les polices et les primes.

1.5 Préparez des contrats de travail

Rédigez des contrats de travail ou des lettres d’embauche qui définissent clairement les rôles, la rémunération, les avantages ainsi que les politiques de l’entreprise.

Bien qu’ils ne soient pas obligatoires pour la plupart des postes, les accords de travail peuvent aider à clarifier les attentes et à réduire les risques de conflits.

Les éléments à inclure portent sur la confidentialité, la propriété intellectuelle et les conditions de résiliation, si pertinent.

Envisagez d’utiliser des modèles juridiques ou de consulter un avocat pour garantir la conformité avec les lois du travail nationales et fédérales.

2. Préparation financière

2.1 Prévoir un budget pour les salaires et les avantages sociaux

Pour établir le budget des salaires et avantages sociaux, commencez par rechercher les salaires standards du secteur pour chaque poste en fonction de l’expérience et de la localisation à l’aide d’outils comme le Bureau of Labor Statistics (BLS) ou de sites d’emploi tels que Glassdoor.

Ajoutez les coûts employeur obligatoires tels que les charges sociales sur la paie (Sécurité sociale, Medicare, assurance chômage) ainsi que les avantages, comme l’assurance maladie, les cotisations retraite et les congés payés.

2.2 Mettre en place des avantages sociaux pour les employés

Pour mettre en place des avantages sociaux, identifiez les avantages obligatoires exigés par la loi, tels que l’assurance contre les accidents du travail, l’assurance chômage et les cotisations à la sécurité sociale.

Ensuite, réfléchissez aux avantages volontaires que vous souhaitez offrir, comme une assurance santé, des plans de retraite, des congés payés ou des programmes de bien-être, en tenant compte des standards de votre secteur et de votre budget.

Travaillez avec des fournisseurs de services fiables ayant une solide expérience dans les entreprises de votre secteur ou de la même taille que la vôtre.

Vérifiez également depuis combien de temps ils exercent et s’ils sont spécialisés dans certains avantages, comme l’assurance santé, les régimes de retraite ou les programmes de bien-être.

3. Politiques et procédures

3.1 Concevoir un manuel de l’employé

Créez un manuel de l’employé qui détaille les politiques de l’entreprise, les attentes en milieu de travail, les droits des employés et les procédures concernant l’assiduité, la conduite et les congés. Incluez des politiques légales telles que la prévention de la discrimination, du harcèlement et les règles de sécurité au travail.

Il est essentiel de rendre le manuel clair, concis et facilement accessible, et de le mettre à jour régulièrement à mesure que les politiques évoluent. Slite, Notion ou d’autres outils dédiés au manuel de l’employé sont parfaits à cet effet.

Si votre entreprise possède de nombreuses politiques à suivre, envisagez de créer un manuel d'accueil pour les nouveaux employés distinct afin d’éviter une surcharge d’informations lors du premier jour d’intégration.

3.2 Mettre en place des normes de sécurité au travail

Assurez-vous que votre lieu de travail respecte les règlementations de sécurité émises par l’OSHA ou les autorités spécifiques à votre secteur.

Réalisez des évaluations de sécurité, fournissez l’équipement de protection nécessaire, créez des procédures d’intervention d’urgence et formez régulièrement vos employés aux protocoles de sécurité, puis documentez leur mise en conformité afin d’éviter toute violation potentielle.

4. Préparation au recrutement et à l’intégration

4.1 Rédiger une fiche de poste

Rédigez une description de poste détaillée qui définit clairement les responsabilités du rôle (et comment elles contribueront à la réussite de l’organisation), les qualifications, les compétences requises et les résultats attendus.

Veillez à utiliser un langage clair, orienté vers l’action et impartial pour attirer les bons candidats et fixer des attentes précises dès le départ.

Découvrez comment rédiger des descriptions de poste efficaces dans l’excellent article de Mariya Hristova sur comment rédiger une description de poste.

4.2 Concevoir un processus de recrutement

Commencez à élaborer un processus de recrutement structuré incluant la rédaction des offres d’emploi, le tri des CV, la conduite des entretiens et l’administration des évaluations de compétences.

Définissez des critères de sélection clairs, décidez quels membres de l’équipe seront impliqués dans le processus de sélection et standardisez les méthodes d’évaluation pour garantir cohérence, équité et conformité avec la législation du travail.

Pensez également à mettre en place un processus de recrutement adapté au travail à distance.

Processus de recrutement

5.1 Rechercher des candidats

La recherche de candidats consiste à trouver des recrues potentielles via le marketing de recrutement et des stratégies de sourcing actives.

Le marketing de recrutement inclut la promotion de votre marque employeur via les sites d’emploi, les réseaux sociaux et le site web de votre entreprise, ainsi que la publication régulière de témoignages d’employés et de vidéos pour présenter la valeur de votre organisation en tant qu’employeur potentiel.

Le sourcing actif consiste à rechercher directement des candidats au sein de votre réseau, des cooptations existantes, LinkedIn, des forums professionnels et des sites d’emploi spécialisés dans votre secteur.

5.2 Sélectionner les candidats

Le processus de présélection commence par l’examen des CV et candidatures afin d’évaluer l’expérience professionnelle, les compétences et la formation des candidats.

Les logiciels de suivi des candidatures modernes permettent d’automatiser cette étape en filtrant les CV et en les notant selon des critères ou mots-clés spécifiques au poste, comme l’éligibilité.

Après la première sélection, un entretien téléphonique ou vidéo rapide permet aux recruteurs d’évaluer les capacités de communication, la disponibilité et la motivation du candidat pour le poste.

Pendant cette conversation, précisez les attentes liées au poste et assurez-vous que le candidat comprend les valeurs de l’entreprise.

La présélection se poursuit par un classement des candidats selon leurs qualifications et les résultats des entretiens initiaux. Cette étape permet de restreindre le choix à ceux qui sont les plus adaptés pour une évaluation approfondie.

5.3 Entretien

Les entretiens consistent à rencontrer les candidats présélectionnés pour évaluer leurs qualifications, compétences et leur adéquation à la culture d’entreprise.

Un entretien bien structuré inclut des questions ciblant les aptitudes techniques, les capacités de résolution de problèmes et les traits comportementaux.

Les questions d’entretien comportemental permettent de comprendre comment un candidat a mis en œuvre ses compétences et résolu des situations réelles — un bon indicateur de son comportement futur dans des situations similaires et de son intégration dans votre organisation.

Les entretiens peuvent se dérouler individuellement, en visioconférence ou en panel, avec la participation des membres clés de l’équipe et des décideurs.

Pour garantir l’équité, il est recommandé d’utiliser un système de notation uniforme ou un formulaire d’évaluation. Ainsi, chaque candidat est évalué selon les mêmes critères, ce qui favorise l’objectivité et l’inclusion dans le processus de sélection.

Retrouvez plus d’informations dans l’excellent article de Hristova sur comment conduire un entretien.

5.4 Faire une proposition

Vous avez trouvé le bon profil, vient alors l’étape, parfois un peu stressante, de lui faire une offre. Comme le souligne Hristova dans son excellent article sur comment faire une offre d’emploi, il est préférable de contacter d’abord la personne par téléphone pour l’avertir, puis de lui envoyer une lettre formelle comprenant l’intitulé du poste, le salaire, la date de début, les avantages et les conditions d’emploi, etc.

Je vous conseille vivement de lire l’article de Hristova pour bien aborder cette étape cruciale et recruter davantage des profils que vous ciblez.

5.5 Vérification des antécédents et de l’éligibilité

Avant de rendre l’embauche officielle, effectuez les vérifications des antécédents et de l’éligibilité pour confirmer les diplômes et le droit au travail du candidat.

L’historique d’emploi et d’éducation doit être confirmé à l’aide de documents officiels ou de services de vérification réputés.

La prise de références fournit un aperçu de la performance passée du candidat, de son éthique de travail et de son caractère en contactant d’anciens employeurs ou contacts professionnels.

Les vérifications de l’autorisation de travailler comprennent la vérification du droit de travailler à l’aide du formulaire I-9 aux États-Unis ou l’assurance que les visas et permis appropriés sont en place.

Si des vérifications d’antécédents criminels sont nécessaires, assurez-vous de respecter la législation en vigueur et que ces contrôles soient adaptés au poste (des logiciels de vérification des antécédents ou des services de dépistage de drogues peuvent vous aider ici).

La transparence sur le processus instaure la confiance et garantit que les candidats soient informés à chaque étape.

Après l’embauche de vos salariés

6.1 Déclarer les nouvelles embauches

Encore de l’administratif, hourra ! Voici ce que vous et votre nouvel employé devez compléter d’un point de vue légal :

Pour l’employeur (vos responsabilités) :

• Remplir le formulaire I-9 (Vérification de l’éligibilité à l’emploi) :
  • Vous devez vérifier l’identité de l’employé et son autorisation légale à travailler aux États-Unis.
  • Examiner et conserver les documents justificatifs tels que passeports ou permis de conduire.
• Déclarer la nouvelle embauche auprès de votre État :
  • Enregistrer l’employé dans le programme de déclaration des nouvelles embauches de votre État dans les 20 jours suivant l’embauche (ou plus rapidement selon votre État).
• Mettre en place la paie :
  • S’inscrire aux comptes d’impôts sur les salaires fédéraux et d’État si ce n’est déjà fait.
• Souscrire à une assurance accidents du travail :
  • Prendre cette assurance si elle est requise par votre État, couvrant les blessures ou maladies professionnelles.
• Afficher les affiches obligatoires sur le lieu de travail :
  • Afficher les avis sur la législation sociale fédérale et d’État dans un endroit visible, couvrant le salaire minimum, la sécurité au travail et les politiques contre la discrimination.
• Créer un dossier salarié :
  • Garder un dossier confidentiel pour l’employé, avec les formulaires remplis, lettres d’embauche signées et évaluations de performance.
• Fournir les avantages obligatoires (si applicable) :
  • Proposer des avantages comme la mutuelle santé, les plans de retraite ou les congés payés si la loi ou la politique de votre entreprise l’exige.

Pour l’employé (ses responsabilités)

1. Remplir le formulaire W-4 (Certificat de retenue de l’employé) :
   • Ce formulaire détermine le montant de l’impôt fédéral à prélever sur leurs fiches de paie.
2. Remplir les formulaires de retenue d’impôt pour l’État (si applicable) :
   • Selon l’État, l’employé peut devoir remplir des formulaires de retenue d’impôt propres à l’État.
3. Fournir les documents du formulaire I-9 :
   • L’employé doit remettre des documents valides prouvant son identité et son éligibilité à travailler dans les trois jours suivant l’embauche.
4. S’inscrire aux avantages sociaux (si proposés) :
   • Les employés doivent examiner et s’inscrire aux avantages proposés par l’entreprise, comme la mutuelle, les plans de retraite, et les congés payés.
5. Signer la lettre d’embauche / contrat de travail :
   • Si nécessaire, l’employé doit formellement accepter le poste en signant le contrat de travail ou la lettre d’embauche.
6. Reconnaître les politiques de l’entreprise :
   • Les employés doivent signer l’accusé de réception pour les principales politiques comme l’anti-harcèlement, la confidentialité et la sécurité au travail si nécessaire.

6.2 Intégration

L'intégration couvre certaines des exigences légales et administratives mentionnées ci-dessus, mais il s'agit surtout de garantir que votre nouvelle recrue démarre dans les meilleures conditions.

Cela signifie lui fournir les outils, les connaissances et le soutien nécessaires pour réussir. Les éléments courants incluent une formation spécifique au poste, des présentations aux membres de l'équipe et une vue d'ensemble de la culture d'entreprise, des valeurs et des attentes. 

Un programme d'intégration bien structuré améliore l'engagement des employés, la satisfaction au travail et la fidélisation à long terme. Lisez-en plus dans notre article sur la création d'un programme d'intégration sur 30-60-90 jours efficace.

Comment recruter des employés : 5 bonnes pratiques

Les gens restent des êtres humains et agissent parfois de façon imprévisible. Leurs motivations ne sont pas toujours claires et la vie réserve des surprises.

Un recrutement complet réussi repose sur la confiance, la transparence, l’organisation, la persévérance et la communication.

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à attirer et à fidéliser les talents dont vous avez besoin :

1. Créez une EVP 

Une proposition de valeur employeur (EVP) est un ensemble d’avantages et d’offres uniques qu’un employeur s’engage à fournir à ses employés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement.

C’est essentiellement la valeur qu’une organisation apporte à ses employés en retour de leurs contributions.

L’EVP aide à attirer, fidéliser et engager les talents en communiquant et en valorisant ce qui fait de l’organisation un lieu de travail attractif. Elle comprend plusieurs aspects tels que :

• Raison d’être, vision et mission
• Valeurs de l’organisation
• Rémunération globale
• Culture
• Opportunités de développement de carrière
• Flexibilité
• Équilibre vie professionnelle/vie privée
• L’expérience globale des employés. 

Pour approfondir le sujet, je vous recommande l’excellent guide de Hristova sur la création d’une EVP.

2. Développez une marque employeur forte

Après avoir défini votre EVP, vous pouvez développer votre marque employeur.

En essence, votre marque employeur est votre réputation en tant qu’employeur. C’est la façon dont vous vous présentez sur les réseaux sociaux, dans les descriptions de poste, lors des entretiens, et dans tout ce qui concerne les candidats.

C’est aussi la manière dont vous vous comportez en tant qu’entreprise. Êtes-vous éthique, les employés sont-ils bien traités, vivez-vous selon vos valeurs ?

Une citation de Warren Buffet m’a toujours marqué à propos de l’image de marque : « Il faut 20 ans pour bâtir une réputation et cinq minutes pour la ruiner. Si vous y réfléchissez, vous agirez différemment. »

Pour approfondir le sujet, découvrez le guide de Mariya sur la marque employeur.

3. Utilisez un processus d'entretien structuré

Nous avons déjà évoqué l'importance des entretiens plus haut et je souhaite la souligner à nouveau ici.

Construire une structure d'entretien cohérente est essentiel pour s'assurer que tous les candidats sont évalués selon les mêmes critères. Cela garantit une expérience candidate homogène, aide à réduire les biais et à rendre le processus plus équitable.

4. Tirez parti de la technologie

Au début, vous pouvez probablement vous contenter d'un simple système de gestion des employés pour constituer votre équipe. Il existe de nombreux avantages aux systèmes de gestion des employés à eux seuls.

Cependant, si le recrutement s'accélère, plusieurs outils utiles existent pour améliorer le processus pour toutes les parties concernées et suivre les indicateurs clés de performance (KPI) du recrutement afin d’aligner vos efforts sur les objectifs de l’entreprise.

L’incontesté roi/reine des logiciels de recrutement est le système de suivi des candidatures (ATS). Ces systèmes utilisent des outils d’automatisation du recrutement pour publier des offres, planifier des entretiens, suivre et communiquer avec les candidats tout au long du processus d’embauche, présélectionner les CV et interpréter les retours.

5. Faites appel à des professionnels

Le recrutement est notoirement complexe, notamment pour la partie sourcing, donc il est parfois judicieux d’embaucher ou de faire appel à un professionnel. Plusieurs options existent selon votre budget recrutement :

• Constituez une équipe de recrutement interne.
• Faites appel à une agence de recrutement spécialisée, soit avec un contrat de mise en disponibilité, soit sur la base du paiement à la prestation. Elles sont particulièrement utiles pour recruter des cadres ou des profils difficiles à trouver.
• Utilisez une organisation professionnelle d’employeurs ou un employeur officiel de référence. Ces solutions sont particulièrement efficaces pour recruter des talents en dehors de votre juridiction d’origine.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur comment recruter un recruteur, comment embaucher un manager, ou comment embaucher un assistant.

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FAQ sur l'embauche d'employés

Quels sont les signes indiquant qu'il est temps d'embaucher des employés ?

Quels sont les avantages de l'embauche ?