Comment Embaucher des Employés : Guide Complet

Avant d’embaucher des employés

1. Préparation légale et administrative

Avant d’embaucher quelqu’un, il y a plusieurs obligations légales à respecter. Même si nous vous recommandons de consulter un conseiller juridique, vous devrez probablement accomplir les démarches suivantes :

1.1 Immatriculation fiscale

Évidemment, vous saviez que cela arriverait ! Pour embaucher légalement une personne, vous devez remplir les formulaires nécessaires afin de payer les impôts fédéraux et d’État.

Formulaires fédéraux (obligatoires pour toutes les entreprises américaines) :

1. Formulaire SS-4 :
   • Objet : Demander un EIN (Employer Identification Number) auprès de l’IRS.
   • Où le déposer : Site web de l’IRS.
2. Formulaire 940 :
   • Objet : Déclarer et payer la taxe fédérale de chômage (FUTA).
   • Périodicité : Annuelle.
3. Formulaire 941 :
   • Objet : Déclarer les retenues d’impôt fédéral sur le revenu, de Sécurité Sociale et de Medicare.
   • Périodicité : Trimestrielle.
4. Formulaire W-2 :
   • Objet : Déclarer les salaires versés et les impôts prélevés pour les employés.
   • Périodicité : Annuelle (envoyé à l’employé et à l’IRS).
5. Formulaire 1099-NEC (si applicable) :
   • Objet : Déclarer les paiements effectués aux sous-traitants indépendants.
   • Périodicité : Annuelle.

Formulaires d’impôts d’État (varient selon l’État) :

1. Formulaires d’inscription à la taxe sur la paie d’État :
   • Objet : S’inscrire pour les comptes de retenue de l’impôt sur le revenu d’État.
   • Où le déposer : Site Internet du Département d’État du Revenu ou du Service Fiscal.
2. Inscription à l’assurance chômage d’État (SUI) :
   • Objet : S’inscrire pour payer la taxe d’assurance chômage.
   • Où le déposer : Site web du Département d’État du Travail ou de la Main d’œuvre.
3. Inscription à l’assurance invalidité d’État (SDI) (si exigé) :
   • États concernés : Californie, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Formulaire de déclaration des nouvelles embauches :
   • Objet : Déclarer les nouveaux employés embauchés dans le registre d’État concerné.
   • Où le déposer : Site Internet du Bureau d’État du Travail ou du Soutien aux enfants.
5. Formulaires fiscaux locaux et licences d’exploitation :
   • Objet : S’enregistrer pour répondre à toute obligation locale en matière de taxe sur la paie ou d’activité commerciale.

1.2. Mettre en place la paie

Les employés ne resteront pas longtemps si vous ne les payez pas. Mettre en place la paie consiste à créer un processus pour calculer et verser les salaires des employés tout en respectant les législations fiscales fédérales, d’État et locales. 

Nous vous conseillons de choisir un prestataire de services de paie ou d’utiliser un logiciel de paie afin d’automatiser les calculs, les déclarations fiscales et les virements.

1.3 Comprendre la législation du travail

Familiarisez-vous avec les lois sur l’emploi aux niveaux fédéral, étatique et local. Ces lois couvrent des domaines comme le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, les politiques anti-discrimination, les normes de sécurité au travail, ainsi que les certifications ou vérifications des antécédents requises dans votre secteur.

Les bons endroits pour trouver des informations comprennent les sites officiels comme le Département du Travail des États-Unis (DOL), la Commission pour l’Égalité des Chances en Emploi (EEOC), ainsi que le département du travail de votre État.

1.4 Obtenez une assurance contre les accidents du travail

L’assurance contre les accidents du travail couvre les frais médicaux des employés ainsi que la perte de salaire en cas de blessures ou de maladies liées au travail.

La plupart des États obligent les entreprises qui emploient du personnel à souscrire à cette assurance (bien que les exigences varient considérablement) et l’absence de couverture peut entraîner d’importantes amendes et des conséquences juridiques.

Contactez un assureur agréé dans votre État pour comparer les polices et les primes.

1.5 Préparez des contrats de travail

Rédigez des contrats de travail ou des lettres d’offre qui précisent clairement les rôles, les rémunérations, les avantages sociaux, ainsi que les politiques de l’entreprise.

Bien qu’ils ne soient pas obligatoires pour la plupart des emplois, les accords d’embauche peuvent aider à fixer les attentes et à réduire le risque de litiges.

Parmi les éléments à inclure : des clauses de confidentialité, de propriété intellectuelle et de conditions de rupture de contrat, si pertinent.

Envisagez d’utiliser des modèles juridiques ou de travailler avec un avocat pour vous assurer que vous respectez les lois du travail étatiques et fédérales.

2. Préparation financière

2.1 Prévoyez un budget pour les salaires et les avantages sociaux

Pour prévoir un budget pour les salaires et les avantages sociaux, commencez par rechercher les rémunérations standards du secteur pour chaque poste en fonction de l’expérience et de la localisation à l’aide d’outils comme le Bureau of Labor Statistics (BLS) ou de sites d’emploi comme Glassdoor.

Ajoutez les coûts obligatoires pour l’employeur tels que les charges sociales (Sécurité sociale, Medicare, assurance chômage) et les avantages tels que l’assurance santé, les cotisations retraite et les congés payés.

2.2 Mettez en place des avantages pour les employés

Pour mettre en place des avantages sociaux, identifiez les avantages obligatoires prévus par la loi, comme l’assurance contre les accidents du travail, l’assurance chômage et les cotisations à la Sécurité sociale.

Ensuite, réfléchissez aux avantages optionnels que vous proposerez comme l’assurance santé, l’épargne retraite, les congés payés et les programmes de bien-être, sur la base des standards du secteur à l’endroit où vous exercez et de votre budget.

Collaborez avec des prestataires d’avantages réputés, ayant une solide expérience auprès d’entreprises de votre secteur ou de la taille de votre entreprise.

Un autre critère à considérer : leur ancienneté sur le marché et s’ils sont spécialisés dans certains types d’avantages, comme l’assurance santé, les plans de retraite ou les programmes de bien-être.

3. Politiques et procédures

3.1 Rédigez un manuel de l’employé

Créez un manuel de l’employé qui détaille les politiques de l’entreprise, les attentes sur le lieu de travail, les droits des employés et les procédures concernant la présence, la conduite et les congés. Incluez également les politiques légales comme l’anti-discrimination, la prévention du harcèlement et les consignes de sécurité au travail.

Il est important que le manuel soit clair, concis et facile d’accès, en veillant à le mettre à jour régulièrement au gré des changements — Slite, Notion ou d’autres outils dédiés à la gestion de manuels d’entreprise sont parfaits pour cela.

Si votre entreprise possède beaucoup de politiques à suivre, songez à créer un manuel spécifique pour les nouveaux employés afin d’éviter la surcharge d’informations dès le premier jour du processus d’intégration.

3.2 Établissez des normes de sécurité au travail

Assurez-vous que votre lieu de travail respecte les réglementations de sécurité établies par l’OSHA ou par des autorités spécifiques à votre secteur.

Réalisez des évaluations de sécurité, fournissez l’équipement de protection nécessaire, élaborez des procédures d’intervention d’urgence et formez régulièrement les employés aux protocoles de sécurité tout en documentant la conformité pour éviter de potentielles infractions.

4. Préparation au recrutement et à l’intégration

4.1 Rédigez une fiche de poste

Rédigez une description de poste détaillée définissant clairement les responsabilités du poste (et comment elles contribueront au succès de l’organisation), les qualifications, les compétences requises et les résultats attendus.

Veillez à utiliser un langage clair, orienté vers l’action et impartial afin d’attirer les bons candidats et d’établir des attentes claires dès le départ. 

Pour en savoir plus sur la rédaction de descriptions de poste efficaces, consultez l’excellent article de Mariya Hristova sur comment rédiger une description de poste.

4.2 Concevoir un processus de recrutement

Commencez à élaborer un processus de recrutement structuré comprenant la création d’offres d’emploi, la présélection des CV, la conduite d’entretiens et l’administration d’évaluations de compétences.

Définissez des critères de recrutement clairs, déterminez quels membres de l’équipe seront impliqués dans le processus de sélection et standardisez les méthodes d’évaluation pour garantir cohérence, équité et conformité avec la législation du travail.

Il est également important de réfléchir à la création d’un processus de recrutement adapté au travail à distance.

Processus de recrutement

5.1 Sourcing des candidats

Le sourcing consiste à trouver des candidats potentiels grâce au marketing du recrutement et à des stratégies de sourcing actives. 

Le marketing du recrutement comprend la promotion de votre marque employeur via les sites d’offres d’emploi, les réseaux sociaux et le site internet de votre entreprise, ainsi que la publication régulière de témoignages de collaborateurs et de vidéos pour mettre en avant la valeur de votre organisation en tant qu’employeur potentiel.

Le sourcing actif implique de rechercher des candidats directement via votre réseau, les cooptations internes, LinkedIn, des forums professionnels et des sites d’emploi spécialisés par secteur.

 5.2 Sélectionner les candidats

Le processus de sélection des candidats commence par l’examen des CV et des candidatures afin d’évaluer l’expérience professionnelle, les compétences et la formation des candidats. 

Les logiciels de gestion des candidatures modernes peuvent automatiser cette étape en filtrant les CV et en les triant selon des mots-clés ou des exigences propres au poste, comme l’éligibilité. 

Après la première analyse, un rapide entretien téléphonique ou en visioconférence permet aux recruteurs d’évaluer les compétences en communication, la disponibilité et l’intérêt du candidat pour le poste.

Pendant cet échange, clarifiez les attentes liées au poste et assurez-vous que le candidat comprend les valeurs de l’entreprise.

Vient ensuite l’étape du tri, où les candidats sont classés en fonction de leurs qualifications et des résultats obtenus lors de la présélection. Cela permet de réduire la liste à ceux qui sont les plus adaptés pour la suite du processus.

5.3 Entretien

L’entretien consiste à rencontrer les candidats présélectionnés pour évaluer leurs qualifications, leurs compétences et leur adéquation à la culture d’entreprise. 

Un entretien bien structuré comprend des questions ciblant les compétences techniques, la capacité de résolution de problèmes et les traits comportementaux.

Les questions d’entretien comportemental sont utiles pour comprendre comment un candidat a appliqué ses compétences et géré des situations réelles—ce qui préfigure son comportement futur dans des scénarios similaires et la façon dont il s’intégrera à votre organisation.

Les entretiens peuvent être réalisés individuellement, à distance, ou en panel, en impliquant des membres clés de l’équipe et les décideurs.

Pour garantir l’équité, les évaluateurs doivent utiliser un système de notation ou une fiche de feedback standardisée. Cela permet de juger chaque candidat selon les mêmes critères et d’assurer un processus de sélection objectif et inclusif.

Pour approfondir, lisez l’excellent article de Hristova sur comment mener un entretien.

5.4 Faire une offre

Vous avez trouvé le bon candidat, vient maintenant l’étape parfois stressante de lui faire une offre. Comme le souligne Hristova dans son excellent article sur comment faire une offre d’emploi, il est conseillé d’appeler d’abord le candidat pour l’informer, puis d’envoyer une lettre d’offre formelle comprenant le titre du poste, le salaire, la date de début, les avantages et les conditions d’emploi, etc.

Je recommande vivement de lire l’article de Hristova pour bien aborder cette étape critique et recruter davantage les candidats que vous ciblez.

5.5 Vérifications des antécédents et de l’éligibilité

Avant de rendre l’embauche officielle, effectuez des vérifications des antécédents et de l’éligibilité afin de valider les diplômes et la situation légale du candidat.

L’historique d’emploi et d’éducation doit être confirmé via des documents officiels ou des services de vérification réputés.

Les vérifications de références permettent d’obtenir un aperçu des performances professionnelles antérieures, de l’éthique de travail et du caractère du candidat en contactant ses anciens employeurs ou contacts professionnels.

Les vérifications d’éligibilité légale incluent la vérification du droit au travail via le formulaire I-9 aux États-Unis ou l’assurance que les visas et permis appropriés sont en place.

Si des vérifications du casier judiciaire sont exigées, veillez à respecter la législation applicable et à ce que les contrôles correspondent au poste concerné (logiciels de vérification d’antécédents ou services de dépistage de drogues peuvent s’avérer utiles à cet égard).

La transparence quant au processus renforce la confiance et assure que les candidats sont informés à chaque étape.

Après l’embauche des employés

6.1 Déclarer les nouvelles embauches

Encore des tâches administratives, super ! Voici ce que vous et le nouvel employé devez accomplir sur le plan légal :

Pour l’employeur (vos responsabilités) :

• Remplir le formulaire I-9 (Vérification d'admissibilité à l'emploi) :
  • Vous devez vérifier l'identité de l’employé et son autorisation légale à travailler aux États-Unis.
  • Examiner et conserver les documents justificatifs, tels que passeports ou permis de conduire.
• Déclarer la nouvelle embauche à votre État :
  • Enregistrez votre employé auprès du Programme de déclaration des nouvelles embauches de votre État dans un délai de 20 jours après l’embauche (ou plus rapidement, selon l’État).
• Mettre en place la paie :
  • Inscrivez-vous aux comptes de retenues d’impôts sur les salaires au niveau fédéral et étatique si cela n’a pas déjà été fait.
• Souscrire une assurance accidents du travail :
  • Contractez cette assurance si elle est requise par votre État, afin de couvrir les accidents ou maladies liés au travail.
• Afficher les affiches obligatoires en entreprise :
  • Affichez les avis obligatoires sur les lois du travail fédérales et étatiques à un endroit visible, concernant le salaire minimum, la sécurité au travail et les politiques de lutte contre la discrimination.
• Créer un dossier salarié :
  • Conservez un dossier confidentiel pour chaque employé, comprenant les formulaires remplis, les lettres d'offre signées et les relevés de performance.
• Fournir les avantages requis (le cas échéant) :
  • Proposez des avantages tels que l’assurance santé, des plans de retraite et des congés payés si exigé par la loi ou la politique de votre entreprise.

Pour l’employé (ses responsabilités)

1. Remplir le formulaire W-4 (Certificat de retenue de l’employé) :
   • Ce formulaire détermine le montant de l’impôt fédéral à retenir sur le salaire de l’employé.
2. Remplir les formulaires de retenue pour l’État (si applicable) :
   • Selon l’État, l’employé peut avoir à remplir des formulaires spécifiques de retenue d’impôts pour l’État.
3. Fournir les documents pour le formulaire I-9 :
   • L’employé doit fournir des documents valides prouvant son identité et son droit au travail dans un délai de trois jours suivant l’embauche.
4. S’inscrire aux avantages sociaux (si proposés) :
   • L’employé doit examiner et adhérer aux prestations offertes par l’employeur, telles que l’assurance santé, les plans de retraite et les congés payés.
5. Signer la lettre d’offre ou le contrat de travail :
   • Si nécessaire, l’employé doit accepter le poste en signant l’accord de travail ou la lettre d’offre.
6. Prendre connaissance des politiques de l’entreprise :
   • L’employé doit signer un accusé de réception pour les politiques importantes telles que la lutte contre le harcèlement, la confidentialité et la sécurité au travail, le cas échéant.

6.2 Intégration

L'intégration couvre certains des aspects juridiques et administratifs mentionnés ci-dessus, mais il s'agit surtout de s'assurer que votre nouvel employé commence dans les meilleures conditions possibles.

Cela signifie leur fournir les outils, les connaissances et le soutien nécessaires à leur réussite. Les éléments courants incluent une formation spécifique au poste, des présentations des membres de l'équipe, ainsi qu'un aperçu de la culture, des valeurs et des attentes de l'entreprise. 

Un programme d'intégration bien structuré améliore l'engagement des employés, leur satisfaction professionnelle et leur fidélisation à long terme. Lisez-en plus dans notre article sur la création d'un programme d'intégration sur 30-60-90 jours efficace.

Comment embaucher des employés : 5 meilleures pratiques

Les êtres humains sont imprévisibles et font parfois des choses étranges. Leurs motivations ne sont pas toujours claires et la vie réserve des surprises.

Un processus de recrutement complet réussi repose sur la confiance, la transparence, l'organisation, la persévérance et la communication.

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à attirer et fidéliser les talents dont vous avez besoin :

1. Créez une EVP 

Une proposition de valeur employeur (EVP) est un ensemble d'avantages et d'offres uniques qu'un employeur s'engage à fournir à ses employés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement.

C'est en fait la valeur qu'une organisation apporte à ses employés en échange de leurs contributions.

L'EVP aide à attirer, fidéliser et engager les talents en communiquant efficacement ce qui fait de l'organisation un lieu de travail attractif. Elle comporte plusieurs éléments, tels que :

• Raison d'être, vision et mission
• Valeurs organisationnelles
• Rémunération globale
• Culture
• Opportunités de développement de carrière
• Flexibilité
• Équilibre vie professionnelle/vie privée
• L'expérience globale de l'employé. 

Pour aller plus loin, je vous recommande l'excellent guide de Hristova sur la création d'une EVP.

2. Cultivez une marque employeur forte

Après la création de votre EVP, il s'agit de cultiver votre marque employeur.

En somme, votre marque employeur est votre réputation en tant qu'employeur. C'est la façon dont vous vous présentez sur les réseaux sociaux, dans vos descriptions de poste, vos entretiens et tout ce qui concerne les candidats.

C'est aussi la manière dont vous vous comportez en tant qu'entreprise. Êtes-vous éthique, vos collaborateurs sont-ils bien traités, vivez-vous selon vos valeurs ?

Une citation qui m'a toujours marqué au sujet de la marque employeur vient de Warren Buffet : « Il faut 20 ans pour bâtir une réputation et cinq minutes pour la ruiner. Si vous y réfléchissez bien, vous agirez différemment. »

Pour approfondir le sujet, consultez le guide de Mariya sur la marque employeur.

3. Utilisez un processus d'entretien structuré

Nous avons déjà évoqué l'importance des entretiens ci-dessus et j'insiste ici sur ce point.

Construire une structure d'entretien cohérente est essentiel pour s'assurer que tous les candidats sont évalués selon les mêmes critères. Cela permet de créer une expérience équitable pour les candidats, de réduire les biais et de rendre le processus plus juste.

4. Exploitez la technologie

Au début, vous pouvez probablement vous contenter d'un simple système de gestion des employés pour construire votre équipe. Il existe de nombreux avantages à utiliser un système de gestion des employés en soi.

Cependant, si le rythme des recrutements s'accélère, il existe des outils utiles pour améliorer le processus pour toutes les parties concernées et suivre les indicateurs clés du recrutement qui permettront d'aligner vos efforts avec les objectifs de l'entreprise.

Le roi/la reine incontesté(e) des logiciels de recrutement est le système de suivi des candidatures (ATS). Ces systèmes utilisent des outils d'automatisation du recrutement pour publier des offres d'emploi, planifier des entretiens, suivre et communiquer avec les candidats tout au long du processus d'embauche, examiner les CV et interpréter les retours.

5. Faites appel à des professionnels

Le recrutement est notoirement difficile, et notamment la partie sourcing, il est donc parfois avantageux de recruter ou de mandater un professionnel. Plusieurs options s'offrent à vous selon votre budget de recrutement :

• Constituez une équipe de recrutement interne.
• Faites appel à une agence de recrutement spécialisée, soit sous forme de forfait, soit selon une formule de paiement à la livraison. Celles-ci sont particulièrement utiles pour le recrutement de cadres dirigeants ou de profils difficiles à trouver.
• Utilisez une organisation professionnelle d'employeurs ou un employeur officiel. Ces solutions sont particulièrement pratiques pour recruter des talents en dehors de votre juridiction d'origine.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur comment embaucher un recruteur, comment embaucher un manager, ou comment embaucher un assistant.

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FAQ sur l'embauche d'employés

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