Recrutement Piloté par les Données : Guide Complet pour Responsables du Recrutement
Une personne sage a un jour dit : « En Dieu nous avons confiance, tout le reste nécessite des données ». Aujourd’hui, avec tous les outils dont nous disposons, il n’y a aucune excuse pour ne pas utiliser les données afin d’améliorer la fonction de recrutement.
Utilisez ce guide pour vous aider à démarrer votre parcours vers un recrutement piloté par les données.
Qu’est-ce que le recrutement piloté par les données ?
Le recrutement piloté par les données est une approche de l’embauche qui s’appuie sur des indicateurs et des analyses du recrutement pour informer et améliorer le processus de recrutement.
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En utilisant les données, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées afin d’optimiser tous les aspects du processus d’embauche, de la recherche de candidats à l’orientation de la formation et du développement des membres de l’équipe.
Obtenir une certification HRIS de premier plan vous aide à maîtriser l’approche centrée sur les données du recrutement et de l’embauche.
5 avantages du recrutement piloté par les données
Outre les avantages évidents, tels que la facilitation de tout audit des processus de recrutement, voici d’autres façons dont le recrutement basé sur les données aidera votre organisation.
1. Un processus d’embauche plus efficace
Des indicateurs tels que la rapidité du tunnel de recrutement vous aideront à identifier les goulets d’étranglement dans votre processus de recrutement et à accroître l’efficacité.
Par exemple, vous pourriez découvrir que l’équipe de recrutement met trop de temps à donner des retours d’entretien, ce qui pousse les candidats à se désengager.
Grâce à votre logiciel de recrutement, vous pouvez également suivre des données telles que l’efficacité des sources ou des canaux marketing (nombre et qualité des candidats), afin de concentrer vos ressources sur les activités les plus fructueuses et réduire les coûts.
Par exemple, dans mon ancienne entreprise, il y avait de nombreuses plateformes et sites d’emploi disponibles mais mon budget n’était pas infini, pas plus que la capacité de l’équipe de recrutement à interviewer tous les candidats.
J’ai donc examiné les candidats que nous avons embauchés et ceux qui sont allés jusqu’à l’entretien final (qui était l’entretien culturel) afin d’identifier quelles plateformes nous fournissaient les candidats les plus solides techniquement.
C’était la base que l’équipe de recrutement et moi-même avons choisie, car l’adéquation culturelle et comportementale est quelque chose que seul notre processus d’entretien peut évaluer.
2. Une meilleure expérience candidat
Un processus d’embauche plus efficace se traduit par une meilleure expérience pour les candidats. De plus, les données peuvent être qualitatives : recueillir les retours des candidats est un excellent moyen d’optimiser le processus de recrutement et d’impressionner les postulants.
Pendant mon expérience de recrutement chez Twitch, par exemple, nous prenions très au sérieux l’efficacité de notre processus d’embauche, surtout en adaptant les pratiques américaines au contexte EMEA et APAC.
J’ai analysé les données qui montraient que dans la zone EMEA, les candidats sont moins enclins à accepter le rythme ultra-rapide qui caractérise les recrutements aux États-Unis, car ils ont des préavis plus longs.
Pour eux, notre processus, que nous tentions de condenser en 1 à 2 semaines, paraissait beaucoup trop précipité et irrespectueux de leur temps et de leurs contraintes.
Si je n’avais pas mené des enquêtes NPS pour obtenir des données quantitatives et des entretiens pour creuser l’aspect qualitatif, je n’aurais pas compris pourquoi certains candidats que nous voulions vraiment avaient refusé (nous avons finalement réussi à les recontacter et en avons embauché deux !).
3. Atténuer les biais de recrutement et prendre des décisions d’embauche plus objectives
Nous avons tous des biais, y compris nos nouveaux collègues IA. Par exemple, les tests de compétences, évaluations sur échantillon de travail, et entretiens structurés peuvent être standardisés pour tous les candidats, ce qui réduit l’influence des opinions subjectives.
Les données peuvent également permettre d’identifier les canaux les plus efficaces pour recruter des candidats diversifiés.
Par exemple, je me souviens d’une situation où nous avions une chute de 80 % des candidats entre le premier et le deuxième entretien.
Après avoir analysé les retours d’entretien par rapport aux exigences du poste, nous avons découvert que le premier entretien était mené par l’un des responsables financiers et le second par le véritable manager recruteur, le VP de la finance.
Les responsables financiers recommandaient systématiquement des candidats ayant un profil similaire au leur (même école, mêmes diplômes, entreprises proches), alors que le poste exigeait un autre ensemble de compétences – qui n’étaient pas du tout évaluées.
Cela a permis de révéler le biais de familiarité de ce recruteur, ce qui était une découverte même pour lui !
Surveillez bien ce type de schémas, car ils peuvent transformer votre vivier initialement diversifié en un entonnoir final totalement homogène.
4. Meilleure planification
Examiner des indicateurs de référence tels que le taux de rotation moyen et le nombre moyen de candidats nécessaires pour pourvoir un certain poste facilite la planification du recrutement et l’allocation des ressources.
L’adage selon lequel il faut examiner 10 candidats pour trouver une embauche est un bon point de départ, mais si vous avez des postes plus spécifiques ou de niveau supérieur, cela peut se rapprocher de 20 candidats examinés par embauche, voire plus.
Dans mon entreprise actuelle, j’ai passé en revue 25 candidats pour recruter un ingénieur Staff très spécialisé, et je sais désormais que c’est ce nouveau standard si nous devons remplacer ou embaucher une autre personne à ce niveau de séniorité.
5. Améliorer l’expérience des employés
Les données collectées auprès des candidats peuvent permettre d’améliorer l’expérience collaborateur des personnes en poste. Par exemple, les candidats sont-ils rebutés par l’absence d’options de travail flexibles, et cela pourrait-il également impacter le taux de rotation du personnel ?
Comment intégrer les données dans votre recrutement en 3 étapes
1. Choisir les bonnes données et les bons indicateurs
Commencez par déterminer les indicateurs clés et les KPI (indicateurs de performance clés) qui sont pertinents pour vos objectifs de recrutement.
Vous pouvez aller dans le détail que vous souhaitez ici mais, comme je le souligne dans mon article sur les indicateurs de recrutement, il vaut mieux commencer par quelques mesures clés puis approfondir à mesure que vos capacités évoluent.
Les indicateurs clés incluent :
- Délai de recrutement : Le temps moyen nécessaire pour pourvoir un poste.
- Nombre d'embauches (par rapport au nombre de postes ouverts) : Combien d'embauches par mois/trimestre/an par rapport à votre plan d'effectif.
- Taux de conversion : Combien de candidats passent chaque étape par rapport au nombre de candidats ayant atteint cette étape.
- Vitesse du tunnel de recrutement : Combien de temps les candidats passent à chaque étape du processus.
- Coût par embauche : Le coût total associé à l’embauche d’un nouvel employé.
- Source d’embauche : L’efficacité des différents canaux de recrutement (sites d’offres d’emploi, réseaux sociaux, cooptation, etc.).
Tous ces indicateurs sont à analyser les uns par rapport aux autres. J’aime commencer par le taux de conversion car cela me permet de savoir quels autres indicateurs surveiller de plus près pour découvrir la situation globale.
Par exemple, si le taux de conversion est bon mais que le délai d’embauche reste long, il faut alors examiner le nombre de candidats. Le début du tunnel de recrutement est-il suffisamment alimenté ? La vitesse du processus est-elle suffisante ?
Si le début du tunnel ne reçoit pas assez de candidats (comme dans beaucoup de start-ups en amorçage, y compris la mienne), cela doit devenir la priorité principale car la rapidité du processus est secondaire s’il n’y a pas assez de candidats à faire avancer.
2. Décider comment collecter les données
Ensuite, il s’agit de décider comment vous allez collecter vos données et les analyser. En réalité, il vous faudra une forme de logiciel d’analyse de recrutement pour cela.
Il est probable que votre système de suivi des candidatures (ATS) soit le principal lieu de collecte des données de recrutement, et de nombreuses solutions disposent de tableaux de bord préconçus, souvent personnalisables, pour aider à présenter les données.
Une autre fonctionnalité utile des ATS sont les opt-ins tels que des enquêtes de satisfaction ou la collecte de retours candidats.
Vous pouvez combiner les données recueillies dans votre ATS avec les données de votre SIRH/HRMS pour avoir une vue plus complète, par exemple : combien de candidats provenant d’un certain recruteur échouent leur période d’essai ou deviennent des talents clés ?
D’autres sources de données utiles pourraient être votre logiciel de gestion de la relation candidat ou votre plateforme de marketing RH.
3. Surveillez et optimisez
Suivez vos indicateurs de recrutement et KPIs afin d’évaluer l’efficacité de votre processus d’embauche.
Utilisez les outils pour mettre en avant les tendances et les schémas dans les données afin d’identifier les axes d’amélioration. Par exemple, si votre délai d’embauche est plus long que souhaité, vous pouvez approfondir pour savoir comment rationaliser certaines étapes.
4 bonnes pratiques du recrutement axé sur les données
1. Développez des indicateurs clairs
Beaucoup de personnes confondent les indicateurs Time to Fill et Time to Hire. Techniquement, le Time to Fill correspond à la période entre l’ouverture d’un poste et l’embauche d’une personne.
Le Time to Hire correspond au temps qu’il a fallu au candidat embauché pour passer de la candidature à l’embauche.
Cela démontre la nécessité de toujours définir clairement les indicateurs, ainsi que de préciser leur méthode de calcul et vos sources de données.
2. Utilisez différents types de données
J’en ai déjà parlé plus haut mais je souhaite y revenir. La majorité des données que vous utiliserez sont quantitatives, c’est-à-dire qu’elles peuvent être représentées numériquement.
Toutefois, n’oubliez pas les données qualitatives telles que les retours des candidats ou des équipes de recrutement. Elles sont tout aussi précieuses et peuvent mener à des améliorations profitables à la rétention, comme un meilleur package de rémunération global.
Comme le souligne Sarah Lovelace, VP Ressources Humaines chez Airbase, « En abordant la gestion des talents avec un mélange de données et d’analyse, nous pouvons prendre des décisions éclairées et les communiquer efficacement à l’ensemble de l’organisation. »
3. Présentez les données de manière pertinente
La visualisation des données est une étape clé du recrutement guidé par les données. Lors de la présentation d’informations pour inciter à l’action, il est important de bien réfléchir aux données à partager et à l’échange que vous souhaitez initier avec votre audience. C’est là que la création de personas internes prend tout son sens.
Les personas sont utilisés par les équipes marketing pour illustrer leurs clients cibles lors de la planification de campagnes, et c’est aussi un outil utile pour la visualisation des données.
Par exemple, tout le monde n’a pas besoin de tout savoir, et chaque partie prenante aura besoin d’un niveau d’accompagnement différent pour analyser les données présentées.
Un exemple pourrait être la différence entre le type de données que vous présentez à un manager recrutement pour améliorer un aspect du processus de recrutement vs un membre du comité de direction pour obtenir l’approbation d’un nouvel outil de recrutement.
Pour aller plus loin sur le sujet, je recommande vivement l’excellent article de Liam Reese sur l’analyse des données RH.
4. Maintenez une bonne hygiène des données
Vous avez besoin de données fiables qui reflètent la réalité. J’ai déjà eu un consultant intérimaire qui a « fermé » tous les postes précédemment ouverts et non marqués comme pourvus, et qui a affirmé avoir placé 80 personnes en 4 mois… dans une entreprise de 90 personnes.
Si les équipes avaient précédemment clôturé les postes lorsqu’ils l’étaient réellement, cela aurait mieux reflété la réalité.
Pour ces raisons, je recommande de mettre en place de bonnes pratiques de gestion des données afin de maintenir une qualité élevée.
La meilleure façon d’y parvenir est de faire un suivi régulier et de vérifier avec votre équipe et les responsables du recrutement pour les aider à prendre l’habitude de saisir et de mettre à jour les données.
Par exemple, pour vous assurer que les appels de présélection sont saisis dans le système, fixez un KPI à ce sujet et effectuez un suivi régulier.
Si vous souhaitez que les responsables de recrutement saisissent leur retour, vérifiez après chaque entretien et relisez pour garantir que le retour est de qualité.
