45 indicateurs clés des RH et meilleures pratiques de gestion des données

Se constituer une solide base avec vos indicateurs RH vous donne le socle essentiel sur lequel construire des analyses plus avancées à mesure que vous développez vos compétences.

Ici, je vais présenter des exemples d’indicateurs RH et énoncer quelques principes directeurs pour rendre votre démarche de gestion des données plus efficace.

Que sont les indicateurs RH ?

Les indicateurs RH sont des données clés sur votre personnel, par exemple la démographie, et sur les activités de votre fonction RH, comme le recrutement.

Les indicateurs RH sont des points de données essentiels sur votre effectif, par exemple la démographie, et sur les activités de la fonction RH, comme le recrutement. Ils servent à suivre la performance par rapport aux objectifs organisationnels et à orienter la stratégie.

Les indicateurs RH sont les faits de votre organisation. Ce ne sont pas des opinions, ni des estimations, mais bien les faits concernant les individus de votre entreprise. 

Pris seuls, ils ne racontent pas une histoire, mais, une fois combinés à des informations plus riches et à d'autres données et indicateurs d'entreprise, ils permettent d'élaborer une image précise des facteurs de réussite.

45 indicateurs clés des ressources humaines à suivre et comment les évaluer

Effectif

Cherchez à montrer le nombre total de salariés que vous avez (y compris les permanents et les contractuels si cela est pertinent pour votre entreprise), leur localisation, dans quel bureau ils se trouvent et dans quel département exécutif ils travaillent.

5 indicateurs de rotation (attrition) et de rétention

1. Taux de rotation. Combien de personnes quittent l’entreprise et depuis quel site/département exécutif/démographie ?
2. Pourquoi partent-elles — départs volontaires/non volontaires ?
3. Ancienneté moyenne des partants 
4. Quel est votre taux d’attrition ? (il est important d’utiliser le même calcul à chaque fois). Je recommande pour l’attrition : 
   
   Nombre de sortants sur les 12 derniers mois / ((effectif permanent il y a 12 mois + effectif permanent aujourd’hui) / 2)
   
   Beaucoup préfèrent ne mesurer que les départs volontaires, mais les deux mesures sont utiles et vous pouvez choisir celle qui sera la principale.
5. Quel est votre taux de rétention ? Normalement calculé annuellement :
   
   Nombre de salariés restant pendant toute la période de mesure / nombre de salariés au début de la période de mesure x 100

10 indicateurs de recrutement

1. Combien de personnes recrutez-vous et dans quel emplacement/département exécutif ?
2. Délai de recrutement
3. Meilleures sources de recrutement (ex. : cooptation)
4. Coût du recrutement, par exemple coût moyen par embauche
5. Nombre de postes à pourvoir par recruteur
6. Nombre de candidatures
7. Nombre d’entretiens
8. Taux d’acceptation des offres d’emploi (%)
9. Nombre d’abonnés LinkedIn (et sur d’autres réseaux sociaux ?)
10. Note Glassdoor.

4 indicateurs démographiques. Qui sont vos collaborateurs ?

1. Répartition hommes/femmes
2. Nationalité
3. Ancienneté
4. Indicateurs de diversité : âge, niveau d’éducation, origine ethnique. Vous pouvez également décliner ces données par localisation ou département exécutif (en fonction de vos données et de ce qui compte pour votre entreprise).

5 indicateurs organisationnels

1. Pourcentage de managers
2. Éventail de contrôle/management
3. Nombre de personnes à chaque niveau hiérarchique de l’entreprise
4. Nombre de postes vacants
5. Croissance dans le temps.

4 indicateurs d’absentéisme

1. Le nombre de congés utilisés et restants par individu et par l'entreprise
2. Absences pour maladie
3. Dispositions de travail à distance/depuis l'étranger 
4. Congés pris/restants depuis l’allocation.

8 indicateurs d'apprentissage et de développement

1. Heures d’apprentissage
2. Changement souhaité (par exemple comportement ou indicateur métier)
3. Amélioration des compétences
4. Acquisition des connaissances
5. Nombre de mentorats
6. Taux d’achèvement des formations obligatoires
7. Type d’apprentissage (en ligne vs en présentiel)
8. Dépenses du budget de formation.

2 indicateurs de performance

1. Pourcentage d’employés avec des objectifs
2. Taux d’impact performance/potentiel/perte par site/fonction exécutive.

4 indicateurs de rémunération

1. Dépenses totales de la masse salariale
2. Dépenses salariales en % du chiffre d'affaires
3. Écart salarial entre les genres
4. Taux de participation aux avantages sociaux.

3 indicateurs d'engagement

Cela dépend des outils d’engagement des employés (s’il y en a) que vous utilisez et le score dépend de cette méthodologie.

1. Score d’engagement des employés par site et département exécutif
2. Intention de rester
3. Score net promoteur.

Ceci n’est peut-être pas l’ensemble parfait de mesures pour votre organisation mais cela reste un point de départ pour réfléchir à ce qui est pertinent pour vous.

Si certains de ces indicateurs ont des méthodes de calcul évidentes, d’autres laissent plus de place à l’interprétation.

Le plus important est de rester cohérent et clair quant à la façon dont une métrique est calculée, et ce qu’elle signifie donc.

Comment établir vos indicateurs RH clés

Les indicateurs RH clés suivis par les organisations varient d’une entreprise à l’autre.

Voici quelques pistes pour décider de ceux qui devront être prioritaires.

Alignez-vous sur les objectifs de l’organisation 

Les indicateurs que vous choisirez alimenteront directement vos KPI RH, et ceux-ci doivent être en accord avec les objectifs généraux de l’organisation.

Par exemple, si vous cherchez à vous agrandir et à augmenter l’effectif, le temps de recrutement et le coût par embauche seront sans doute des indicateurs à surveiller attentivement.

Apprenez ce qui intéresse vos parties prenantes

Les indicateurs RH ne servent pas qu’au service RH. La direction, les managers et même les collaborateurs individuels peuvent tirer profit de ces informations.

Une fois que vous commencez à recueillir des données fiables sur les employés, partagez-les à vos parties prenantes clés et découvrez ce qui les intéresse.

Peut-être découvrirez-vous qu’un service rencontre des difficultés avec les nouvelles recrues qui quittent leur poste la première année. Quelqu’un s’y intéressera forcément !

Une méthode astucieuse que j’emprunte au marketing consiste à créer des personas internes pour chaque groupe de parties prenantes. Cela vous aidera à réfléchir à qui a besoin de quelles informations, et comment les présenter.

Comment recueillir vos indicateurs RH

Vos données RH sont sans doute réparties sur plusieurs outils, y compris votre base de données RH, votre système de gestion de l’apprentissage, votre logiciel de suivi des candidatures, un logiciel d’engagement ou même des tableaux Excel.

Il existe aussi des logiciels spécialisés en analyse RH pour vous aider à collecter et analyser les données quantitatives et qualitatives.

Comme évoqué plus haut, pour chacun de vos indicateurs il faut être clair sur ce qu’il représente, la source de la donnée, comment il est calculé, et comment auditer le processus sous-jacent qui le produit.

Ainsi, si l’on mesure le nombre de départs sur un mois, cela pourrait être :

• Qu’est-ce que c’est ? Salariés permanents quittant le lieu/la fonction/l’entreprise/l’équipe au cours d’un mois calendaire donné.
• Source des données. Rapport SIRH — départs par mois.
• Comment c’est calculé. Salariés permanents quittant du 1er au dernier jour du mois (le préavis dit « garden leave » est calculé comme dernier jour de contrat). Pour tout départ omis, nous recalculons pour les mois précédents et en faisons mention dans le pack de métriques.
• Processus sous-jacents. Vérifiez que la paie est alignée avec les départs, toute check-list des départs que vous pourriez avoir, et les listes de licenciements. Corrigez toute erreur des mois précédents avec une traçabilité claire vers la source pour voir ce qui a posé problème.

En vous assurant d’appliquer ce niveau de rigueur à chaque indicateur, vous développerez des données et processus robustes et stables qui soutiendront le développement d’une fonction analytique RH plus mature à l’avenir, ainsi que des processus solides pour toute l’équipe RH.

Présenter les métriques RH

Le prochain défi consiste à partager ces informations : la visualisation de vos données est essentielle car à mesure que vous collectez et partagez ces données, elles racontent une histoire. 

L’organisation est-elle en croissance (et assez rapidement), l’écart salarial entre les genres s’élargit-il ?

Ce sont des indicateurs comparables rendus possibles uniquement par la collecte et le suivi régulier de ces données.

Concernant la manière de visualiser les données, voici quelques conseils.

• Utilisez des graphiques plutôt qu’un tableau de chiffres lorsque possible, Excel est ici un excellent outil
• Configurez-les pour visualiser la progression sur la durée (mensuelle ou trimestrielle)
• Utilisez le schéma de couleurs et la mise en page de présentation de votre entreprise
• Ajoutez des commentaires simples à la présentation pour expliquer ce qui n’est pas clair ou contextualiser un changement.

L’idée des personas évoquée plus tôt peut vous aider pour cela.

Principes pour des métriques RH fiables

J’ai un jour rejoint une entreprise pour y créer la fonction acquisition de talents. Durant les 6 premiers mois, j’ai recueilli le maximum de données sur nos pratiques de recrutement : source/coût/délai/lieu/fonction/type de poste — tous les indicateurs classiques que l’on attend sur le recrutement.

J’ai intégré cela dans diverses présentations pour appuyer les changements que je jugeais nécessaires. Puis, un jour, un problème est survenu.

Lors d’un appel investisseurs, quelqu’un a posé une question sur nos effectifs car les chiffres ne semblaient pas cohérents. Devinez quoi, ils avaient raison et nous avions tort !

Le problème m’a été confié, je ne me souviens plus exactement pourquoi, probablement parce que j’avais utilisé les données pour motiver des actions, mais je me souviens très bien avoir passé un temps interminable dans une salle de réunion étouffante à remonter la piste de toutes les données envoyées à notre équipe financière, leur origine et leur fiabilité, pour comprendre comment elles pouvaient être incorrectes dans nos communications officielles.

Tout se résumait à deux problèmes simples :

1) Nous leur avons transmis des données issues de notre SIRH (très vieillot et peu performant) à une date fixe, mais il s’avère que les collaborateurs mettaient à jour le système pour les arrivées et départs à temps pour la paie, mais pas à temps pour ce rapport. Donc les données n’étaient jamais correctes, ça ne pouvait pas fonctionner.

2) Nous leur avons transmis un effectif agrégé qui incluait les prestataires externes (comme cela avait toujours été fait auparavant) et personne, à ma connaissance, n’a jamais questionné ou clarifié ce que représentaient réellement ces chiffres.

Il y a eu d’autres soucis, mais ce sont les deux points clefs retenus ici. Nous avons fini par revoir nos processus d’intégration et de départ, repenser la façon dont nous calculions l’effectif communiqué et unifier ces processus.

Je sais que cela parait basique, mais c’est un bon exemple de la facilité avec laquelle ces sujets peuvent déraper. Donc, quelques principes clés pour vous aider à collecter des données fiables :

1) Soyez clair sur la nature de l’indicateur

2) Soyez précis sur la façon de le calculer et sur vos sources de données

3) Assurez-vous de bien comprendre et d’être en capacité d’auditer les processus qui influencent l’indicateur.

Une fois votre jeu d’indicateurs stabilisé, vous pouvez les combiner et les interpréter pour dresser un tableau de ce qui se passe dans votre organisation, et ce que vous pouvez faire évoluer. 

Par exemple, si le « délai de recrutement » et le nombre moyen d’ouvertures de postes par recruteur augmentent, faut-il envisager d’embaucher plus de recruteurs ?

Utiliser les métriques RH pour guider la prise de décision

Vos métriques RH sont essentielles pour suivre et mettre en œuvre le changement. Mais l’analyse complexe de données RH n’est possible qu’avec de bonnes données — appliquer ces étapes vous y préparera parfaitement :

• Convenir de vos indicateurs
• Être clair sur le mode de calcul et s'assurer qu'il est vérifiable et cohérent
• Les afficher clairement
• Répéter de manière constante.

Si vous faites cela, vous gagnerez en crédibilité dans l’utilisation des données RH et préparerez votre entreprise à des analyses plus détaillées. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’analytique RH pour soutenir vos efforts, consultez cette liste de formations en analytique RH qui peuvent vous aider sur ce chemin.

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Pour obtenir un soutien supplémentaire dans l’utilisation des données au service de la stratégie des talents, rejoignez la communauté People Managing People, une communauté solidaire de professionnels RH et de dirigeants d’entreprise partageant leurs connaissances et leur expertise pour vous aider à progresser dans votre carrière et à avoir de plus grands impacts dans votre organisation.

FAQ

Pourquoi avons-nous besoin des indicateurs RH ?

Les collaborateurs représentent généralement le plus grand coût et un facteur de succès essentiel dans la réussite continue de chaque entreprise.

Puisque nous mesurons la croissance de notre entreprise en termes de nombre de clients, de chiffre d’affaires, de bénéfices et de valeur, il est parfaitement logique de mesurer également les éléments liés aux personnes au même moment. 

Ils permettent une prise de décision basée sur les données et vous aident à affiner vos processus RH et à créer de nouvelles initiatives passionnantes.

Que sont les indicateurs RH « soft » ?

Une grande partie des données évoquées ci-dessus sont des données « dures », c’est-à-dire quantitatives. Les données « molles » sont qualitatives, ce qui signifie qu’elles sont difficiles à représenter numériquement. Les données qualitatives incluent les informations recueillies à partir d’observations, d’entretiens, d’enquêtes et d’analyses de sentiment. Elles apportent une profondeur supplémentaire aux données quantitatives et peuvent être tout aussi précieuses.

Quels sont les indicateurs RH les plus importants ?

Comme évoqué précédemment, les indicateurs RH les plus importants varient selon les organisations. Cela dit, la rétention des employés, le taux de rotation, le temps de recrutement et les données démographiques sont généralement précieux universellement.