Responsabilités des Ressources Humaines : Que fait le service RH ?
D'après ce que j'ai pu constater au fil de mes années de gestion d'équipes et de personnes, le rôle d'un professionnel des ressources humaines est souvent mal compris par leurs collaborateurs.
Travailler en ressources humaines implique d'aider les autres, mais ce n'est certainement pas la même chose qu'être thérapeute, et il existe de nombreuses tâches que les collègues ignorent souvent.
De plus, les responsabilités d'une équipe RH peuvent varier considérablement en termes de périmètre et de responsabilité en fonction de la taille de l'organisation, des besoins de l'entreprise et de la culture d'entreprise. Comme on peut le voir dans un échantillon de discussions Reddit sur les RH, la réalité est que les RH accomplissent énormément de choses.
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Ici, j’explique en quoi consistent les responsabilités RH concernant le service aux employés et à l’entreprise.
Qu’est-ce que les ressources humaines ?
Selon la Society of Human Resource Management (SHRM), la gestion des ressources humaines « est le processus de gestion des employés d’une organisation. La GRH englobe tous les aspects de la gestion des personnes afin de répondre efficacement aux objectifs de l’organisation. »
Si cela vous paraît large, c’est parce que ça l’est. Ce qui rend la chose encore plus complexe, c’est que les responsabilités des ressources humaines évoluent en permanence pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Le rôle des RH dans une petite entreprise et dans les grandes sociétés ne se limite pas aux tâches administratives : il s’agit aussi de favoriser le développement des employés et de gérer la vie au sein de l’organisation.
Je vais aborder certains de ces besoins et responsabilités clés ci-dessous.
Que fait un service RH ?
Un certain nombre de processus sont pris en charge ou soutenus par le service RH :
- Recrutement et intégration
- Formation et développement
- Gestion de la rémunération
- Éthique et conformité
- Conception et développement organisationnels
- Gestion de la performance
- Encourager une culture d’entreprise positive
- Gestion de la paie
- Gestion des inscriptions aux avantages sociaux
- Gestion des relations et des conflits entre employés
- Administration (mise à jour des dossiers du personnel, etc.)
- Planification des effectifs
- Soutien au leadership
- Départs et sorties.
La liste pourrait continuer. Pour vous y retrouver, il pourrait être utile d’investir du temps dans la création de checklists des processus RH pouvant vous aider à rester sur la bonne voie en fonction des défis du jour.
Puisque les exigences envers les ressources humaines sont en constante évolution (les RH font-ils la paie ?), votre équipe RH peut avoir abandonné la dénomination « ressources humaines » pour adopter d’autres termes comme « personnes et culture » ou « opérations des personnes ».
Cette nouvelle façon de nommer la fonction correspond mieux à l’évolution du rôle des ressources humaines : une approche plus stratégique et empathique, visant à créer une expérience collaborateur où tous les employés et l’entreprise peuvent s’épanouir.
Responsabilités des ressources humaines
Dans une fonction RH conçue de manière stratégique, l’équipe RH agit en accord avec son objectif, atteint les buts de l’organisation et contribue à créer un environnement de travail de qualité.
Les responsabilités des ressources humaines sont souvent structurées autour du cycle de vie de l’employé (appelé aussi parcours collaborateur), qui représente les cinq étapes principales lors desquelles vos employés interagiraient avec l’organisation.
Cela dit, les responsabilités que je décris ci-dessous vont au-delà de ces cinq phases principales, afin de vous permettre de mieux comprendre comment les professionnels RH apportent leur soutien aux dirigeants et aux employés tout au long de leur carrière au sein de l’organisation.
1. Recrutement
Le recrutement/l’acquisition de talents est le processus d’attraction, de sourcing et d’entretien des candidats. C’est l’une des responsabilités les plus importantes des ressources humaines, et c’est aussi l’une des plus complexes, surtout dans le marché de l’emploi ultra-compétitif d’aujourd’hui.
Créer une marque employeur attractive, centrée sur une proposition de valeur employeur séduisante, est le saint Graal car cela facilite grandement l’embauche des talents dont vous avez besoin. Un bénéfice supplémentaire est que cela va de pair avec la rétention, un autre enjeu clé pour les RH.
Heureusement, des technologies comme les systèmes de suivi des candidatures et les logiciels de sourcing contribuent à constituer des viviers et pipelines de talents, publier les offres d'emploi et gérer le processus d’entretien.
2. Intégration des employés
L'intégration est le processus par lequel les nouveaux employés sont assimilés à l’organisation. Elle débute dès qu’un candidat accepte une offre et, dans certains cas, peut durer jusqu’à un an.
La plupart des organisations mettent en place un plan sur 30-60-90 jours afin d’assurer aux nouvelles recrues la meilleure entrée possible, et de bonnes solutions logicielles d’intégration permettent de fournir les supports de formation et de suivre l’avancée de l'intégration.
3. Gestion des dossiers du personnel
Un autre élément essentiel du processus d’intégration consiste à créer et à maintenir les dossiers des employés.
Ceci est important pour des processus comme la paie et l’administration des avantages sociaux, mais aussi pour suivre et rapporter précisément les indicateurs RH clés.
En général, la plupart des informations sur les employés sont stockées dans un Système de Gestion des Ressources Humaines (HRMS) ou un Système d’Information des Ressources Humaines (HRIS).
Grâce à l’automatisation et à l’accès partagé, ces systèmes aident les équipes RH et les employés à stocker et à mettre à jour les données concernant leur emploi. Ils peuvent également comporter d’autres fonctionnalités comme la gestion de la paie, l’évaluation des performances et l’administration des avantages.
Bien que la technologie puisse vous aider, vous pourriez envisager de suivre une certification en gestion des dossiers pour garder votre organisation en ordre.
4. Fidélisation des employés
Une fois qu’une personne a été intégrée, elle entre dans la phase que l’on espère être la plus longue du cycle de vie de l’employé : la fidélisation des employés.
Cela englobe toutes les actions visant à offrir une excellente expérience collaborateur et à garantir que vos équipes disposent de tout ce dont elles ont besoin pour rester engagées et performantes au sein de votre organisation.
Une bonne hygiène des données pour suivre avec fiabilité les indicateurs comme les taux de rotation et de promotion est essentielle, tout comme l’ écoute des employés.
5. Créer une culture d’entreprise forte
Le rapport Global Talent Trends 2022 de LinkedIn déclarait : « Pour attirer, fidéliser et développer les talents qui assureront leur réussite à long terme, les entreprises doivent ajuster—ou complètement réinventer—leur culture pour répondre aux attentes des professionnels d’être considérés d'abord comme des êtres humains. »
Cela signifie que les RH, et en particulier la direction RH, sont chargées de collaborer avec le comité de direction pour définir et améliorer la culture d’entreprise.
Cela inclut la définition de la mission ou de la vision de l’entreprise et de ses valeurs, mais aussi de veiller à ce que les collaborateurs et dirigeants de tous niveaux vivent réellement ces valeurs au quotidien.
6. Expérience collaborateur
L’un des moyens pour les organisations de garder le pouls de l’expérience collaborateur est de recourir à des sondages flash, des séances d’écoute ou d'autres méthodes de collecte de données.
Si les dirigeants jouent un rôle clé dans l’engagement des collaborateurs dans leurs équipes, les RH sont idéalement positionnées pour agir en ambassadeurs de la culture et aiguiller les responsables sur l’importance de peaufiner l’expérience collaborateur, mais aussi pour repérer des axes d’amélioration et proposer/mener les solutions.
7. Accompagner les employés
Si vous demandez à une salle remplie de professionnels RH ce qu’ils préfèrent dans leur métier, vous recevrez souvent la même réponse : « Avoir l’opportunité d’aider les gens. »
Apporter soutien, coaching et feedback aux collaborateurs est le socle sur lequel les ressources humaines peuvent contribuer à créer un environnement de travail positif dans leur organisation.
Cela peut aller de l’aide pour trouver des informations sur leur emploi (par exemple sur la gestion des congés payés (PTO), les avantages sociaux, etc.) à un accompagnement plus complexe, comme l’aide à la gestion de carrière.
8. Partenariats stratégiques
Les ressources humaines sont également un partenaire stratégique. Des rôles tels que Partenaire RH (HRBP) sont souvent intégrés dans différentes parties de l'organisation afin qu’un professionnel RH puisse collaborer directement avec la haute direction de chaque équipe pour aider à définir leurs stratégies d’entreprise et aligner les stratégies RH afin de soutenir l’orientation de l’entreprise.
De plus, à mesure que les organisations se développent ou évoluent, les RH jouent un rôle dans le processus de conception organisationnelle : le processus par lequel les équipes sont structurées pour garantir leur efficacité, leur efficience et leur capacité fonctionnelle à atteindre leurs objectifs.
9. Rémunération et avantages sociaux
Une grande partie de la fidélisation des employés consiste à créer une structure de rémunération et d’avantages sociaux qui permet aux employés de se sentir valorisés pour leurs contributions. Cela passe par une rémunération juste et équitable pour la valeur qu’ils génèrent.
Votre philosophie de rémunération, votre programme d’avantages sociaux et votre processus de gestion des avantages sociaux sont des éléments clés pour garantir que vos employés restent en bonne santé et bien pris en charge.
Si elle est bien menée, la rémunération et les avantages sociaux peuvent être des moteurs essentiels de l’engagement, de la loyauté et de la rétention des employés.
10. Traitement de la paie
Au-delà des aspects philosophiques d’un programme de rémunération et d’avantages sociaux, il est tout aussi essentiel que les employés reçoivent systématiquement leurs salaires à temps, avec la rémunération exacte et dans le respect de la législation fiscale.
Les équipes de ressources humaines sont en partie responsables d’utiliser un logiciel de paie RH et de veiller à ce que l’organisation favorise une culture de responsabilité où les employés ont confiance dans la réception d’une rémunération exacte et ponctuelle. Cela inclut le salaire de base, d’autres incitations, les primes, les congés payés (PTO) et les déductions.
Pour des considérations financières plus larges, il existe également des solutions comptables RH doubles.
11. Création des politiques d'entreprise
Les politiques RH sont les règles et procédures qui régissent la relation d’emploi entre vous et vos membres d’équipe.
À mesure que les organisations grandissent, la documentation des politiques devient essentielle pour fournir un support en libre-service aux employés et aux gestionnaires.
Ces politiques et procédures RH établies permettent à vos collaborateurs de traiter des questions complexes de manière éthique et garantissent que chacun est traité de façon juste, équitable et cohérente.
Il existe de nombreux exemples de politiques RH couvrant des domaines tels que la conduite des employés, l’utilisation des technologies, les congés payés et les normes de santé et sécurité.
12. Éthique et conformité
La réalité de toute entreprise est qu’il est essentiel de disposer d’une main-d’œuvre guidée par l’éthique, qui demeure conforme aux règles, et les équipes RH jouent un rôle majeur dans la mise en place de ces normes d’éthique et de conformité.
Cela inclut l’aide à la définition des politiques, la formation des employés, la gestion des incidents et les audits tiers.
La conformité est essentielle pour maintenir la réputation de votre organisation dans votre secteur, réduire les risques pour l’entreprise et prévenir les coûts indésirables associés à des infractions réglementaires.
L’éthique et la conformité peuvent contribuer à instaurer une culture de responsabilité et à faire en sorte que les employés vivent selon les valeurs de l’entreprise. Le guide de Jessica Cieslinki sur la conformité RH est une excellente ressource à ce sujet.
13. Relations avec les employés
Améliorer les relations avec les employés est une autre responsabilité clé des ressources humaines. Cela signifie traiter les éléments qui influencent la performance des employés, leurs interactions avec d’autres collègues ou tout autre aspect lié à l’expérience de travail globale au sein d’une entreprise.
Les RH jouent un rôle essentiel en agissant comme médiateur impartial lors de la gestion des conflits entre collègues ou avec la direction, en abordant les problèmes de performance et en supervisant les normes disciplinaires organisationnelles.
Cela nécessite la mise en place de protocoles d’enquête et de politiques disciplinaires, et le rôle de ressource aussi bien pour les employés que pour les gestionnaires face aux préoccupations qui sont soulevées.
14. Formation et développement
La formation et le développement (également appelés apprentissage et développement) correspondent au processus d’alignement des capacités de vos talents avec la stratégie et la vision de l’organisation.
Les équipes RH sont idéalement placées pour conseiller sur les besoins de développement des employés et aider à élaborer des stratégies soutenant la croissance et l’évolution de vos talents. Selon la complexité, cela peut varier mais comprend souvent :
- Conseiller la direction sur les besoins de développement et aider à construire des stratégies de formation et développement pour soutenir la croissance des employés
- Accompagner les employés et les dirigeants dans la création de plans de développement individuels (PDI) afin d’aider les employés à prendre en main leur propre développement
- Création de programmes de formation, incluant la conception et la mise en œuvre de supports de cours (formation animée par un instructeur, formation en ligne, formation sur le lieu de travail)
- Développement de solutions de mobilité de carrière interne conçues pour aider les employés à accéder à de nouvelles opportunités de croissance, telles que leur prochain poste ou le mentorat.
15. Gestion de la performance
Les missions des RH incluent également la définition et la maintenance de processus de gestion de la performance qui permettent à l’entreprise et à ses collaborateurs d’atteindre les objectifs organisationnels.
Un processus de gestion de la performance bien conçu offre de la transparence sur les objectifs de l'entreprise et permet de mieux comprendre comment tous les collaborateurs contribuent à ces objectifs. Il crée également un processus collaboratif grâce auquel les collaborateurs et leurs managers peuvent travailler ensemble pour améliorer la performance.
La gestion de la performance est également fréquemment liée aux politiques de rémunération d’une organisation. Dans un modèle de rémunération basée sur la performance, les augmentations, primes et autres incitations sont souvent directement liées à la performance de l'entreprise et/ou à celle de l’employé sur l’année civile.
16. Planification de la succession
La planification de la succession, ou le processus de « construction de systèmes et de processus pour assurer la continuité du leadership dans une organisation », est un moyen clé pour les organisations d’identifier et d’investir dans les talents à fort potentiel.
Souvent, la planification de la succession fait partie d’un processus plus large de planification des talents, parfois appelé « revue des talents », durant lequel les dirigeants et les partenaires RH collaborent afin d’évaluer les salariés selon leur performance et leur potentiel (évaluation 9-Box).
Des échanges réguliers, animés par les RH, au sujet des talents à fort potentiel et des lacunes en leadership, permettent de s’assurer que les organisations développent un vivier de talents prêts à occuper dès maintenant les postes de direction vacants de demain.
17. Diversité, équité et inclusion
La diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) reste à la fois une responsabilité essentielle des ressources humaines et un effort qui doit être porté par l’ensemble de l’équipe de direction.
Il existe de nombreux aspects, mais l’objectif du travail en matière de DEI est de construire des organisations plus inclusives et équitables, représentatives des communautés dans lesquelles nous vivons et pour lesquelles nous œuvrons.
Il est important de noter que les initiatives DEI sont étroitement liées à tous les éléments du cycle de vie des employés et aux responsabilités RH, depuis le recrutement de talents diversifiés jusqu’à l’élaboration d’une liste de succession en leadership qui représente la population de l’organisation.
Une des façons courantes pour les organisations de célébrer la diversité et de renforcer l’empathie dans les relations entre collaborateurs est de favoriser la création de groupes de ressources d’employés. Ceux-ci offrent aux groupes sous-représentés une occasion de se réunir pour célébrer leurs centres d’intérêt communs et influencer positivement le changement de manière organique.
18. Offboarding des employés
Les responsabilités des ressources humaines s’étendent également à l’offboarding des employés, autrement dit la séparation ou la fin de contrat des employés avec votre organisation. Généralement, la fonction RH est responsable de la définition du processus de sortie (souvent présenté sous forme de check-list d’offboarding) et de l’accompagnement des personnes lors de cet événement.
Selon les circonstances du départ d’un employé, d’autres missions peuvent s’y ajouter, comme la réalisation d’entretiens de sortie ou d’enquêtes.
En cas de licenciement ou de suppression de poste, des tâches supplémentaires impliquent la mise en place d’une indemnité de départ afin d’aider les employés dans leur transition hors de l’entreprise et d’atténuer les risques juridiques pour l’organisation.
19. Planification et stratégie des talents
Une bonne planification et stratégie des talents est essentielle à la réussite organisationnelle, et il revient aux RH de travailler avec les dirigeants pour s’assurer que leurs équipes disposent des talents nécessaires pour atteindre leurs objectifs.
Les RH jouent un rôle important pour aider les équipes à déterminer les talents dont elles ont besoin et à utiliser leurs connaissances internes et externes pour combler les lacunes en compétences.
Dans ce contexte, les RH sont responsables de l’élaboration d’un processus efficace de planification de la main-d’œuvre.
Comment les RH soutiennent l'entreprise
Les RH soutiennent les organisations en veillant à ce qu'elles disposent des talents nécessaires pour atteindre leurs objectifs, et que ces talents soient en bonne santé, engagés et disposent de tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail et réaliser leur potentiel.
Cela paraît simple en une phrase mais, comme nous l'avons vu ci-dessus, il y a de nombreux aspects à prendre en compte. J'espère que les personnes extérieures aux RH qui lisent ceci auront une nouvelle compréhension et du respect pour cette fonction et pour notre travail !
Un jour, nous pouvons accompagner les managers sur la façon de donner de meilleurs retours, et le lendemain, nous aidons à actualiser la structure de rémunération. Aucune journée ne se ressemble, mais le fil conducteur est d'aider l'organisation à atteindre ses objectifs grâce à des stratégies de gestion des talents efficaces.
Comme mentionné, les RH soutiennent également l'entreprise en garantissant le respect des lois et réglementations en vigueur.
Comment les RH soutiennent les employés
En ce qui concerne les salariés, les RH les soutiennent en :
- Veillant au respect de leurs droits légaux en tant qu’employés
- Les aidant avec toutes les questions liées à leur emploi
- Garantissant qu'ils soient payés correctement et dans les délais
- Assistants pour l'inscription aux avantages sociaux
- Les accueillant au sein de l’organisation et en les aidant à réaliser tout leur potentiel durant leur passage
- Contribuant à assurer un environnement de travail sûr et convivial, adapté à leurs besoins
- Coaching et mentorat.
Métiers des RH
Les ressources humaines offrent de nombreux chemins de carrière possibles et la liste s’élargit constamment. Les postes vont du généraliste RH, qui touche à peu près à tout, à des rôles très spécialisés comme spécialiste des fusions et acquisitions.
Ici, j’ai répertorié les intitulés de postes RH selon leur fonction.
Postes généralistes et de management
- Assistant RH
- Généraliste RH
- Spécialiste RH
- Responsable RH
- Business partner RH
- Directeur RH
- Vice-président des ressources humaines
- Chief human resources officer (CHRO)
Recrutement/acquisition de talents
- Chargé de recrutement
- Spécialiste acquisition de talents
- Spécialiste sourcing
- Coordinateur recrutement
- Manager recrutement
Formation et développement
- Coordinateur de formation
- Spécialiste formation et développement
- Formateur d'entreprise
- Responsable formation
- Directeur formation et développement
Rémunération et avantages sociaux
- Analyste compensation
- Administrateur avantages sociaux
- Spécialiste paie
- Manager rémunération et avantages
Relations sociales
- Spécialiste relations sociales
- Spécialiste relations collectives
- Responsable relations sociales
Systèmes d'information RH (SIRH)
- Analyste SIRH
- Coordinateur SIRH
- Spécialiste technologie RH
Gestion de la performance
- Manager performance
- Spécialiste amélioration de la performance
Conformité et gestion des risques
- Responsable conformité RH
- Responsable sécurité au travail
Diversité et inclusion
- Spécialiste de la diversité et de l'inclusion
- Responsable de la diversité
Développement organisationnel
- Spécialiste en développement organisationnel
- Spécialiste en gestion du changement
- Consultant en développement organisationnel
Compétences RH
Comme vous pouvez le constater, les responsabilités des RH sont très variées et les professionnels RH acquièrent un large éventail de compétences techniques et comportementales tout au long de leur carrière. C’est l’un des plaisirs de travailler dans cette profession.
Parmi les compétences clés en RH, on retrouve :
- Compétences en communication : Une communication verbale et écrite efficace est essentielle pour interagir avec les employés, la direction et les partenaires externes.
- Compétences interpersonnelles : La capacité à établir et entretenir de bonnes relations est cruciale pour gérer les relations avec les employés et naviguer dans la dynamique de l’entreprise.
- Résolution des conflits : Les professionnels RH doivent être habiles pour résoudre les conflits entre collègues ou entre employés et direction, de manière équitable et efficace.
- Compétences organisationnelles et en gestion de projet : Gérer efficacement de multiples tâches, échéances et projets est indispensable dans l’environnement RH, souvent très dynamique.
- Discrétion et confidentialité : Manipuler des informations sensibles avec discrétion et garantir la confidentialité est essentiel en RH.
- Empathie : Comprendre et partager les sentiments des autres est important pour répondre aux préoccupations des employés et favoriser un environnement de travail bienveillant.
- Compétences en négociation : Négocier les salaires, avantages et résoudre les conflits au travail demande tact et diplomatie.
- Conformité légale : La connaissance de la législation du travail et des réglementations est essentielle pour garantir le respect de toutes les obligations légales de l’entreprise.
- Adaptabilité : La capacité à adapter stratégies et pratiques selon l’évolution de l’entreprise et des besoins du personnel.
- Sens des affaires : Comprendre le contexte global de l’entreprise et aligner les stratégies RH sur les objectifs organisationnels.
- Analyse de données : Être capable de collecter, analyser et interpréter les données RH pour orienter les décisions et améliorer les processus.
- Maîtrise des technologies : Être à l’aise avec les systèmes d’information RH (SIRH), les logiciels de paie et d’autres outils technologiques utilisés en gestion RH.
- Gestion de la performance : Compétences dans le développement et la mise en œuvre de systèmes d’évaluation des performances justes, efficaces et alignés sur les objectifs de l’entreprise.
- Recrutement et sélection : Savoir identifier, attirer et sélectionner les meilleurs talents pour répondre aux besoins de l’organisation.
- Formation et développement : Concevoir et animer des programmes de formation qui développent les compétences des salariés et améliorent la performance organisationnelle.
- Sensibilité culturelle : Comprendre et valoriser la diversité pour favoriser un environnement de travail inclusif.
- Leadership : Offrir orientation et direction à l’équipe RH et servir de modèle pour les valeurs de l’entreprise.
- Gestion du changement : Piloter et gérer les initiatives de changement organisationnel de façon à minimiser la résistance et maximiser l’engagement.
- Capacité à résoudre les problèmes : Identifier rapidement les problèmes et élaborer des solutions efficaces pour les résoudre.
- Culture financière : Souvent négligée, mais la culture financière RH est importante pour faire valider les projets.
Faut-il externaliser les RH ?
Il est clair que les responsabilités des ressources humaines sont vastes, complexes et essentielles à la réussite de votre organisation. Comment tout gérer ?
Une approche courante consiste à externaliser une partie (voire la totalité) de vos fonctions RH. Cependant, je recommande de préserver au moins une petite équipe RH stratégique en interne.
Selon moi, avoir une équipe RH en interne est essentiel pour comprendre les besoins de vos employés, offrir un accompagnement stratégique et du coaching aux managers et dirigeants, et s’assurer que vos responsabilités RH permettent à votre entreprise de remplir sa mission, d’atteindre ses objectifs organisationnels et de créer un environnement de travail sain pour tous.
Faire évoluer les relations
Bien que les ressources humaines aient des responsabilités propres, de nombreux objectifs sont partagés entre les managers et les professionnels RH.
En fin de compte, les experts RH doivent être positionnés pour mieux gérer l’ensemble du cycle de vie des employés et fournir un accompagnement stratégique afin de contribuer à atteindre les objectifs de l’entreprise.
D'autres ressources pour vous accompagner dans votre parcours :
- Positionner les RH comme un partenaire stratégique
- Intitulés de postes en ressources humaines
- Gérer les RH dans les PME
Rejoignez la communauté People Managing People
Pour davantage de conseils sur les responsabilités de la fonction RH et la manière de gérer efficacement les ressources humaines dans votre organisation, rejoignez notre communauté solidaire de professionnels RH et de dirigeants d'entreprise qui partagent leurs connaissances et expertises pour vous aider à progresser dans votre carrière et à renforcer votre impact dans votre organisation.
