Gardez votre paie à jour, tout le temps
Il y a beaucoup de choses à prendre en compte pour payer les salariés à temps, et je suis certain que ce n’est pas quelque chose que votre entreprise, ni aucune entreprise d’ailleurs, oserait risquer !
Payer les salariés à temps, à chaque fois, n’est pas une compétence qui s’apprend si facilement, ni quelque chose que tout le monde possède. Et si ces compétences reposent sur une seule personne, vous pourriez avoir de sérieux problèmes.
Évitez une catastrophe liée à la paie en vous posant les questions suivantes :
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- Combien de gestionnaires de paie avez-vous ?
- Savez-vous si votre entreprise est exposée au risque lié à une personne clé ?
- Votre processus de paie dépend-il d’une seule personne ?
- D’autres membres de votre personnel sont-ils formés pour traiter la paie, exécuter les rapports de paie essentiels, payer les impôts et faire les déclarations auprès de l’ATO ?
Conseils pour payer les salaires à temps
Voici 6 conseils simples pour traiter votre paie à temps chaque mois :
- Définissez un rappel - Utilisez votre téléphone ou votre calendrier pour vous rappeler la date d’échéance de la paie.
- Tenez à jour les informations sur les salariés - Assurez-vous que les adresses, les heures travaillées et les taux de rémunération sont corrects.
- Organisez vos documents - Conservez toutes les feuilles de temps, les formulaires fiscaux et les dossiers des salariés au même endroit.
- Vérifiez les calculs - Contrôlez toujours les heures, les retenues et les totaux avant d’effectuer les paiements.
- Utilisez un logiciel de paie - Un outil de paie peut vous faire gagner du temps et réduire les erreurs.
- Respectez un calendrier - Traitez la paie le même jour chaque mois afin d’éviter les retards.
Intégrations de paie pour un traitement ponctuel
Conseil de pro ! Les intégrations de paie contribuent à maintenir les processus de paie à jour en automatisant le flux de données et en réduisant les tâches manuelles. Voici comment :
- Calendriers cohérents. Avec moins de retards dus aux goulots d’étranglement manuels, la paie est traitée de manière fluide et ponctuelle à chaque cycle.
- Transfert de données simplifié. Les intégrations relient directement les systèmes tels que les ressources humaines et le suivi du temps à la paie, garantissant que des données exactes sont toujours disponibles.
- Réduction des erreurs. La synchronisation automatisée des données réduit les erreurs causées par la saisie manuelle et permet de gagner du temps lors des corrections.
- Traitement plus rapide. Toutes les données nécessaires étant regroupées au même endroit, la paie peut être calculée rapidement et efficacement.
- Automatisation de la conformité. Les intégrations garantissent que les calculs d’impôts et les retenues sont automatiquement mis à jour, évitant les retards causés par des règles obsolètes.
- Mises à jour en temps réel. Les modifications des informations relatives aux salariés, des heures ou des taux sont synchronisées instantanément, afin que tout soit à jour et prêt pour le traitement.
Cela est encore plus important lorsque la paie dépend de données provenant d’un logiciel propre à un secteur d’activité. Dans les cabinets dentaires, par exemple, les données relatives à la production et aux encaissements peuvent se trouver dans un logiciel de gestion de cabinet et doivent être rapprochées de la paie avant que les salariés puissent être payés correctement et à temps.
Comment éviter le risque lié à une personne clé
En tant que responsable de la rémunération et des avantages sociaux, responsable des ressources humaines ou CHRO chargé de rémunérer et de récompenser les salariés, voici quelques éléments que vous devez vous assurer d’avoir mis en place :
- Demandez à votre responsable de la paie de tout documenter. En documentant tout ce qu’il sait sur le traitement de la paie, l’ordre d’exécution des tâches liées à la paie, les listes de contrôle de la paie, les exigences en matière de rapports et ses cartes des interactions avec les parties prenantes, vous faites un pas de plus pour éviter le risque lié à une personne clé dans votre service de paie. Cela vous semble excessif ? Eh bien, vous me remercierez lorsque le responsable de la paie tombera malade, quittera son poste de manière inattendue ou aura besoin de congés pendant la période de paie !
- Comprenez les périodes de paie et les échéances, en prenant particulièrement note des dates limites pour la soumission et la mise à jour des données, le traitement des congés, la détermination des passifs liés aux congés, les allocations, les périodes d’ouverture et de fermeture des systèmes en libre-service, les délais bancaires et les processus associés de mise à disposition des fonds. Chaque personne qui connaît, et maîtrise idéalement, ces détails devient instantanément indispensable.
- Si ce n’est pas déjà fait, formez une personne en interne pour qu’elle puisse assurer le remplacement du responsable de la paie. Maintenant que tout est documenté, apprendre comment gérer soi-même la paie est aussi simple que d’organiser un programme de formation. Avec une autre personne du service qui connaît l’ensemble du processus, vous réduisez presque à zéro le risque lié à une personne clé.
- Parlez à votre fournisseur de système ou de services de paie ; il proposera très probablement un service de continuité d’activité et de reprise après sinistre pour la paie, bien que cela puisse augmenter vos coûts de paie globaux. Réalisez une analyse coûts-avantages pour comparer l’abonnement à un tel service, la formation d’une personne en interne et les autres options. Ces services sont proposés à la fois sous forme de pourcentage des employés rémunérés et selon des modèles à coût fixe. Si vous externalisez déjà votre paie, assurez-vous de les interroger sur leurs processus de continuité d’activité et de reprise après sinistre.
- Enfin, n’oubliez pas que la complexité de la solution de secours dépendra du nombre de personnes que vous rémunérez. Plus ce nombre est élevé, plus le niveau de risque est important et plus les exigences relatives à un processus de sauvegarde et de reprise après sinistre sont élevées. Vous devrez donc rechercher des solutions qui vous permettront d’accomplir davantage de tâches pour un plus grand nombre de personnes, afin de rester dans les délais.
À lire également : 10 meilleurs employeurs officiels (EOR) à envisager pour l’externalisation des RH
Logiciels de paie en ligne
Si le traitement manuel est trop coûteux, il existe des solutions logicielles de paie qui feront le travail. Nous avons également deux listes utiles des 10 meilleurs logiciels de paie en ligne et des 10 meilleurs logiciels de paie évalués et comparés que vous pouvez consulter pour trouver la solution la mieux adaptée à la taille et aux besoins de votre entreprise, ainsi qu’aux fonctionnalités spécifiques que vous recherchez éventuellement.
Mais que faire si votre entreprise n’est pas aussi grande, tout en rencontrant les mêmes problèmes préoccupants ? Lisez notre guide sur la gestion de la paie pour les petites entreprises.
Besoin d’aide supplémentaire ?
Comme toujours, pour tout conseil concernant la documentation des processus de paie, la cartographie des processus de paie ou la mise en place de processus de sauvegarde et de reprise après sinistre, n’hésitez pas à laisser vos commentaires ci-dessous.
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