Un Coltellino Svizzero della Trasformazione AI: Come le Risorse Umane Possono Guidare la Nave con la Collaborazione Trasversale

Il mio percorso ha avuto una vera svolta quando mi sono unito a una startup mobile nelle fasi iniziali e ho contratto la "startup bug". Da allora, ho trascorso la maggior parte della mia carriera aiutando giovani aziende a costruire strategie per le persone, a organizzare le operations e, talvolta, a sviluppare i modelli di business da zero.

Durante la mia carriera, sono stato attirato verso organizzazioni che rivoluzionavano settori esistenti o ne creavano di completamente nuovi — sia in FreshDirect per l’e-commerce e il settore alimentare, sia in SolidStreaming, Zeta e Big Fuel per il mobile, il software digitale e i social media.

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VP of Platform & Product Marketing

I miei ruoli sono stati diversi: Chief People Officer, Chief Operating Officer, Presidente, General Manager e ora VP di Platform e Product Marketing presso 15Five. Questo percorso mi ha permesso di acquisire una profonda esperienza e una visione ampia su funzioni e settori differenti.

Ho affrontato più volte la sfida di costruire funzioni HR da zero, spesso senza alcun modello. È un contesto in cui prospero e, fin dai primi tempi, ho imparato a coltivare una rete di advisor "coltellino svizzero" — colleghi a diversi stadi, in settori differenti e persino con background diversi. Questi consulenti, insieme agli imprenditori dinamici con cui ho collaborato, sono stati fondamentali nella mia crescita e nel mio percorso di leadership.

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Come colmare il divario tra il potenziale dell’IA e i risultati concreti

Attualmente c’è un divario fra le aspettative della leadership, spesso fissate dai CEO, e la realtà vissuta dai dipendenti.

Non è un fenomeno nuovo, richiama quanto visto con la trasformazione digitale e le ondate di outsourcing negli anni '90. I leader spesso pensano di poter implementare e adottare nuove tecnologie da un giorno all’altro, senza considerare pienamente il fattore umano.

I dipendenti sperimentano una resistenza comprensibile, o quella che chiamo una moderna reazione “lotta, fuga o blocco” di fronte a cambiamenti improvvisi o imposizioni tecnologiche. Se le organizzazioni introducono strumenti di IA o esternalizzano compiti senza fissare aspettative chiare, coinvolgere i dipendenti nel processo e affrontare le loro preoccupazioni, inevitabilmente l’adozione e il ROI ne risentono.

Mettere le persone al centro, dare forza alle HR

Per affrontare questa sfida, sostengo che debbano essere le Risorse Umane a guidare la trasformazione con l’IA. Come è accaduto nelle precedenti ondate di cambiamento, dobbiamo porre le persone al centro. Il mio approccio è garantire un dialogo aperto, fornire contesto e supporto, ed emancipare le HR perché siano promotrici sia degli elementi umani sia di quelli tecnologici nell’adozione dell’IA. Così colmiamo il divario tra le potenzialità dell’IA e risultati pratici.

Perché le HR devono essere in prima linea nella trasformazione IA

Avendo vissuto in prima persona molteplici rivoluzioni tecnologiche, dalla nascita di Internet al mobile, ai social, fino all’IA, ho imparato che restare rilevanti significa mantenere una curiosità instancabile.

Già prima dell’arrivo di ChatGPT, avevo intuito il potenziale dell’IA per trasformare le HR e la leadership. Quasi dieci anni fa, ho fondato un’azienda che cercava di usare l’intelligenza artificiale per rispondere alle domande HR di routine. La tecnologia era agli inizi e la sfida enorme, ma quell’esperienza mi ha fatto apprezzare in anticipo quanto l’IA potesse ridefinire profondamente questo ambito.

Oggi vedo questa ondata di intelligenza artificiale come ancora più trasformativa di Internet stesso.

E le HR — una professione che spesso ha tardato ad adottare nuove tecnologie — deve ora salire a bordo.

Dobbiamo abbandonare l'idea che il ruolo delle risorse umane sia reattivo o amministrativo. In realtà, l'HR è in una posizione unica per guidare questa trasformazione guidata dall'intelligenza artificiale, colmando il divario tra persone e tecnologia.

Man mano che l'IA diventa sempre più centrale, l'HR deve essere al centro, promuovendo un'integrazione ponderata tra intuizione umana e intelligenza delle macchine in tutta l'organizzazione.

Come l'IA sta rivoluzionando reclutamento, retention e formazione

L'HR si occupa di trovare (reclutare), mantenere (fidelizzare) e far crescere (formare) le persone giuste. Ecco alcuni esempi di rivoluzioni che ho attuato in ciascuna di queste categorie:

Trovare

Per il reclutamento, collaboriamo con Sprouts.ai, una soluzione di recruiting guidata dall'IA. Questo strumento ci aiuta a scrivere descrizioni di lavoro su misura per le nostre esigenze. Cerca automaticamente candidati in diversi mercati e su LinkedIn, identificando le persone che soddisfano i nostri requisiti.

Sprouts.ai contatta poi questi candidati, utilizzando il nostro tono di voce e le nostre strategie commerciali, per valutare il loro interesse. La piattaforma fornisce ai recruiter un elenco di candidati pre-selezionati e qualificati che sono interessati ai ruoli proposti. I recruiter poi fissano call con questi candidati.

Sebbene la soluzione sia in grado di condurre anche i colloqui, il nostro team non ha ancora implementato tali funzionalità. Puntiamo a passare ad un processo in cui i recruiter interagiscono principalmente con un solido gruppo di candidati completamente pre-selezionati per le conversazioni di vendita o chiusura.

Mantenere

Per la retention, utilizziamo Suzy.com per sondare individui all'interno della nostra rete, non solo i nostri dipendenti. Utilizzando l'IA, conduciamo un'analisi dei driver e della segmentazione, identificando i diversi "personas" collegati al rapporto di un dipendente con la nostra azienda. Quest'analisi rivela i fattori chiave o elementi statisticamente significativi per il loro coinvolgimento e successo futuro.

Crescere

Utilizziamo strumenti come NotebookLM per fornire ai nostri dipendenti un vero e proprio "coach AI" personale. Questa risorsa è particolarmente utile durante l'onboarding, poiché arricchiamo NotebookLM con documenti essenziali, note e altri materiali.

I nuovi assunti possono quindi creare diversi tipi di contenuti per migliorare la loro esperienza di onboarding, tra cui podcast audio, video, presentazioni, mappe concettuali e chatbot che facilitano la condivisione della conoscenza all'interno dell'organizzazione. Questo è solo uno dei tanti vantaggi dei chatbot HR.

Author's Tip

Ho fatto qualcosa di simile in un’azienda precedente qualche anno fa. Ho implementato un’app Slack basata sull’IA che permetteva ai dipendenti di porre domande relative alle risorse umane in tempo reale. Se la risposta non era disponibile o la domanda era troppo complessa, il sistema generava automaticamente un ticket per il team HR.

Una volta risolto il caso, potevamo aggiungere la nuova risposta alla base di conoscenza, rendendo il sistema più intelligente ad ogni interazione.

L'impatto fu immediato: abbiamo registrato una riduzione di quasi il 30% di email e messaggi Slack relativi all'HR. I dipendenti ottenevano risposte rapidamente e potevano tornare subito al lavoro, senza lunghe attese. E il team HR ha avuto più tempo da dedicare ad attività strategiche.

Come costruire la cultura dell'IA per una trasformazione efficace

Ecco i passaggi che seguo per sviluppare la cultura e la consapevolezza dell'intelligenza artificiale:

• Responsabilizzare l'HR come promotore: Diamo potere alle risorse umane di guidare la trasformazione, colmando il divario tra intuizione umana e intelligenza delle macchine.
• Concentrarsi sui casi d'uso invece che sugli strumenti: Incoraggiamo i team a utilizzare strumenti come Gemini e NotebookLM per risultati specifici come ricerca, analisi dei dati e apprendimento riassuntivo, piuttosto che "usare l'IA" solo per il gusto di farlo.
• Creare un "gabinetto di cucina" di consulenti: Incoraggiamo i leader a costruire una rete eterogenea di pari per condividere le best practice e orientarsi negli aspetti ancora inesplorati dell'implementazione dell'IA.
• Incoraggiare la sperimentazione pratica: Utilizzando piattaforme come Lovable, anche i membri del team con scarse competenze di programmazione sono invitati a ideare e costruire app ad alta fedeltà, dimostrando che l'IA democratizza la conoscenza tecnica.

Non è stato esente da difficoltà, alcune delle quali ho già menzionato:

• La risposta "lotta, fuga o congelamento": I mandati improvvisi spesso scatenano resistenza da parte dei dipendenti. Abbiamo imparato che non è possibile implementare la tecnologia in modo efficace senza fornire un profondo contesto umano e un dialogo aperto.
• Bias verso lo strumento AI preferito: I diversi reparti spesso accumulano strumenti frammentati (es. le Vendite usano Rattle, mentre il Prodotto utilizza Pendo), portando a una mancanza di fiducia trasversale nei dati.
• Adozione in ritardo: Storicamente, la professione delle Risorse Umane ha adottato le nuove tecnologie con ritardo, richiedendo uno sforzo significativo per passare da un approccio reattivo a uno proattivo, orientato al profitto.

Perché è necessaria la collaborazione trasversale nei rollout dell’AI

È sorprendente quanto velocemente le organizzazioni accumulino una vasta gamma di strumenti AI, rispecchiando la proliferazione dei software tradizionali tra i reparti. Anche con piattaforme potenti e generiche come ChatGPT, Gemini o Claude, individui e team si orientano verso le soluzioni che preferiscono.

Questa frammentazione si accentua ulteriormente a livello di reparto. Ogni team sembra adottare strumenti AI specializzati propri. Il team Prodotto potrebbe utilizzare Pendo AI, mentre le Vendite si affidano a Rattle, e così via, anche quando le funzionalità si sovrappongono.

Io chiamo questo fenomeno “Bias verso lo strumento AI preferito”. Le persone tendono a fidarsi di più degli insight provenienti dal proprio strumento rispetto a quelli generati da altri, arrivando talvolta a scartare come errati i risultati di altre piattaforme.

Penso che questo evidenzi l'importanza dell’allineamento e della collaborazione trasversale nell’implementazione dell’AI. Non si tratta solo di scegliere la tecnologia migliore, ma di creare comprensione e fiducia condivise negli strumenti che adottiamo come organizzazione.

Come si integrano tra loro una lunga lista di strumenti AI

Parlando di strumenti, ecco il mio stack AI:

• Gemini (e ChatGPT): Coaching, conversazioni, ricerca, creazione di contenuti, creazione di immagini e a volte analisi dei dati.
• NotebookLM: Apprendimento, formazione, onboarding e produzione di risultati di ricerca.
• Sprouts.ai: Recruiting e ricerca di talenti.
• LinkedIn: Recruiting e ricerca di talenti.
• 15Five: Performance, coinvolgimento, retribuzione e coaching AI.
• ADP: Gestione HR di base e paghe.
• Ashby: Recruiting.
• Kona.ai: Coaching per manager e leader.
• Kona Meeting Assistant: Partecipa alle riunioni per raccogliere trascrizioni e riassumere i dati di performance dalle 1:1.
• Articulate 360 (ovvero Rise) LMS: Formazione e sviluppo (anche se con minima AI). Abbiamo utilizzato Gemini, NotebookLM e ChatGPT per la creazione di contenuti di apprendimento e quiz.
• Jira AI: Atlassian Intelligence risponde alle domande sulle policy HR in Slack.
• Zoom AI: Registra le riunioni, fornisce trascrizioni/note, e documenta compiti e attività da svolgere.
• Granola: Registra riunioni interne ed esterne, fornendo trascrizioni/note. Offre anche coaching basato sulle informazioni delle riunioni e sulle trascrizioni, e documenta compiti e attività da svolgere.
• Dado: Onboarding.
• Workato: Gestione dei flussi di lavoro, ma di recente siamo passati a Dado.
• Lovable: Soluzioni specifiche per il "vibe code" che le piattaforme più grandi non riescono a gestire.

Perché tre strumenti AI si distinguono dagli altri

Tre strumenti si distinguono e li uso ogni giorno.

Gemini: Poiché Gemini accede al contesto delle mie email, si integra in Chrome e in altri luoghi, è quello che uso di più. Lo uso per colmare lacune di ricerca, analizzare documenti e alcuni report, creare immagini, costruire GEM per casi d’uso specifici, approfondire argomenti e riassumere report lunghi. Questo mi ha permesso di ridurre i tempi di ricerca, ottenere insight normalmente non disponibili, utilizzare un coach e partner di riflessioni live “via voce”, e creare report o analisi senza ricorrere a un analista.

Granola/Kona Meeting Assistant: Granola e Kona Meeting Assistant acquisiscono gli interventi dei partecipanti durante le riunioni, creano trascrizioni, note e forniscono coaching. Nella nostra azienda, Kona Meeting Assistant partecipa a tutte le riunioni, fornendo note, azioni, punti critici e insight trasversali da un punto di vista delle prestazioni. L’aggregazione dei dati di riunioni, temi e note mi ha permesso di creare report, seguire follow-up e responsabilizzare i colleghi.

Lovable: Lovable ha creato il mio sito personale, la mia newsletter e altri strumenti. Ho sempre lavorato nell’ambito prodotto, ma con competenze di coding limitate, Lovable è stato di grande aiuto. Ha ampliato le mie possibilità di creare app per risolvere specifici problemi o esigenze, concepire nuove idee e vederne l’impatto nel “mondo reale”.

Come l’HR guiderà la trasformazione AI

Nei prossimi cinque anni, il ruolo delle Risorse Umane passerà da una funzione amministrativa e reattiva a un motore strategico della trasformazione guidata dall'IA.

• Eliminazione dei compartimenti stagni di competenza: L'IA democratizzerà la conoscenza attraverso i confini tecnici e commerciali, cambiando radicalmente il modo in cui operano i team.
• Gerarchie appiattite: Le organizzazioni diventeranno più flessibili, meno gerarchiche e più agili, poiché queste caratteristiche saranno essenziali per la sopravvivenza.
• Integrazione incentrata sulle persone: Il successo nei prossimi cinque anni dipenderà dal ruolo guida delle Risorse Umane nel gestire il "lato umano" dell'adozione tecnologica, affrontando la resistenza dei dipendenti.
• Aumento della produttività: Gli strumenti di IA trasformeranno la produttività individuale portandola al livello dei team di due persone, permettendo ai professionisti HR di concentrarsi su iniziative strategiche anziché su compiti di routine.

Perché un approccio centrato sulle persone è cruciale durante l’adozione dell’IA

Ecco i miei consigli per i leader delle Risorse Umane:

• Mettere le persone al centro: Quando si adotta una nuova tecnologia, i leader devono considerare l’elemento umano, garantendo un dialogo aperto, fornendo contesto e coinvolgendo i dipendenti nel processo per ridurre la resistenza.
• Rimanere costantemente curiosi: Per rimanere rilevanti durante grandi cambiamenti tecnologici, i leader devono mantenere una costante curiosità e disponibilità all’apprendimento.
• Evitare di imporre la tecnologia senza contesto: I leader non dovrebbero presumere di poter implementare e adottare la tecnologia immediatamente. Devono invece affrontare la risposta di "attacco, fuga o immobilismo" che i dipendenti potrebbero provare di fronte a imposizioni improvvise.
• Promuovere l’allineamento cross-funzionale: Invece di limitarsi a selezionare la "migliore" tecnologia, i leader dovrebbero concentrarsi sul creare una comprensione condivisa e fiducia negli strumenti scelti all’interno di tutta l’organizzazione.
• Costruire una rete diversificata di advisor: Coltivare una rete "coltellino svizzero" di colleghi e consulenti provenienti da diversi settori e background, per affrontare territori inesplorati.

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