8 Modi per Ottenere Feedback dai Dipendenti + Pro e Contro
Esistono molti, moltissimi modi per ottenere feedback dai dipendenti, che vanno da ampie indagini aziendali rivolte a tutta l'organizzazione fino a conversazioni informali davanti a un caffè.
Probabilmente hai già raccolto feedback dai dipendenti in qualche modo, forma o modalità, ma forse non lo hai fatto in modo consapevole e intenzionale, o non hai considerato tutti i pro e contro di ciascun approccio.
In questo articolo, attingo alla mia esperienza lavorando per diverse startup e aziende Fortune 500 per evidenziare 8 dei metodi più efficaci che ho utilizzato nel tempo per raccogliere feedback.
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Li descrivo brevemente, ne evidenzio vantaggi e svantaggi e metto a confronto alcune delle loro caratteristiche più importanti.
NOTA: Questo articolo NON si concentra sul dare feedback, come fornire riscontri sulle prestazioni a un membro del tuo team. Ma ne parliamo qui: COME implementare questi metodi per il feedback dei dipendenti.
Che cos'è il feedback dei dipendenti?
Probabilmente lo sai già intuitivamente, ma prima di addentrarci su come raccogliere feedback dai dipendenti, ecco la mia definizione di cosa intendo per feedback dei dipendenti.
Il feedback dei dipendenti è un'informazione fornita da un dipendente a un altro dipendente riguardo l'organizzazione e/o la propria esperienza unica all'interno della stessa. Questa informazione può consistere in pensieri, idee, opinioni o fatti, e può essere comunicata sia verbalmente che non verbalmente. L'informazione può presentarsi sotto forma di feedback positivo, costruttivo o negativo.
Questa definizione include molti aspetti da considerare, quindi analizziamo i punti principali.
- Il feedback dei dipendenti può essere ricevuto da chiunque: un collega, un amico di un altro team, il responsabile del dipendente o un altro manager. Quest’ultimo viene a volte chiamato feedback verso l'alto.
- L'informazione può riguardare l'organizzazione stessa (ad es. “Penso che gli incontri plenari siano un ottimo modo per comunicare”) oppure l'esperienza unica di qualcuno all'interno di essa (ad es. “Mi trovo benissimo qui e ho detto alla mia amica Beth di candidarsi”).
- Puoi raccogliere feedback positivo (ad es. “Penso che il nuovo prodotto che abbiamo lanciato sia fantastico!”), feedback costruttivo (dove vengono offerte proposte specifiche di miglioramento, ad es. “La nostra spesa sui social media è troppo alta, ecco come possiamo ridurla.”), o feedback negativo (ad es. “Non mi piace affatto Dave della contabilità”).
Perché il feedback dei dipendenti è importante?
È probabile che, se stai già leggendo questo articolo, tu non abbia bisogno di montagne di ricerche e statistiche per convincerti dell'importanza della raccolta di feedback dai tuoi dipendenti.
Il feedback può avere un enorme impatto sul successo complessivo e sulla salute di un'organizzazione e delle sue persone, e può aiutare a:
- Creare una esperienza positiva per i dipendenti
- Massimizzare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti
- Sviluppare una cultura aziendale ad alte prestazioni
- Favorire una comunicazione interna efficace
- Sostenere un ambiente di miglioramento continuo
- Aumentare la fidelizzazione dei dipendenti e ridurre il turnover.
Detto ciò, se hai ancora bisogno di una statistica interessante per convincerti del valore del feedback dei dipendenti, ecco qui un dato fornito da Salesforce:
"I dipendenti che sentono che la propria voce viene ascoltata hanno una probabilità 4,6 volte maggiore di sentirsi autorizzati a dare il massimo nel proprio lavoro."
Da dove iniziare per raccogliere feedback dai dipendenti
Esistono molti modi per raccogliere feedback dai dipendenti e tutto parte dall'essere estremamente focalizzati sulla domanda, problema o sfida per cui speri che possano aiutarti a trovare una risposta.
Una volta individuato questo aspetto, puoi determinare da chi ottenere il feedback:
- Individuo membro del team (ad es. Jane dell'R&S, o Bill dalla contabilità);
- Team (ad es. marketing aziendale, o un team di vendita regionale);
- Gruppo (ad es. tutti i manager di livello Direttore nell'azienda); e/o
- Organizzazione (ad es. l'intera azienda).
Ora puoi iniziare a individuare le best practice che ti aiuteranno a raccogliere il feedback dei dipendenti, dove "migliore" può variare da persona a persona e da organizzazione a organizzazione. Ad esempio:
- Piccole startup e aziende in fase iniziale con tempo e risorse limitati possono dare valore a metodi rapidi ed economici per raccogliere feedback.
- PMI (piccole e medie imprese) possono ancora cercare modi economici per raccogliere feedback, ma hanno risorse per metodologie e programmi più strutturati.
- Grandi aziende possono disporre di molte risorse per raccogliere il feedback dei dipendenti, ma possono avere difficoltà ad ottenere riscontri sinceri e a gestire team/gruppi numerosi dalle esigenze diverse.
Otto Metodi Efficaci per Ottenere il Feedback dei Dipendenti
Sondaggi di Feedback dei Dipendenti
Abbiamo tutti sentito parlare, e probabilmente partecipato, a un sondaggio di feedback per dipendenti almeno una volta.
Ricordo che in una delle aziende per cui ho lavorato si svolgeva ogni anno un sondaggio che richiedeva circa 10-15 minuti per essere completato. Le risposte erano anonime e avevamo tassi di partecipazione estremamente alti (superiori al 90%).
Abbiamo trovato questo metodo estremamente utile per raccogliere feedback e valutare il sentimento dei dipendenti su un'ampia varietà di argomenti, tra cui:
- Esperienza generale del dipendente e soddisfazione lavorativa
- Sviluppo della carriera e opportunità di crescita
- Cultura sul posto di lavoro e ambiente lavorativo
- Coinvolgimento e motivazione dei dipendenti
- Programmi di compensazione e ricompense
Vantaggi dei sondaggi di feedback dei dipendenti
- Anonimato: Diversamente da altre forme one-to-one di raccolta feedback, è possibile rendere anonime le risposte dei dipendenti al sondaggio. Supponendo che i dipendenti credano che le loro risposte siano realmente anonime (un argomento a sé stante), scegliere questa opzione potrebbe favorire a) maggiore partecipazione; e b) feedback dei dipendenti più sincero.
- Consegna efficiente: Un sondaggio permette di raccogliere feedback da un gruppo più numeroso di persone, che può andare da un singolo team fino all’intera organizzazione. Porre le stesse domande uno per uno a ogni individuo richiede tipicamente più tempo.
- Formato strutturato: Diversamente da una conversazione casuale improvvisata, hai il tempo di definire quale obiettivo vuoi raggiungere, o a quali domande vuoi rispondere con il tuo sondaggio. Puoi anche preparare in anticipo le domande ed essere certo che verranno poste a tutti nella stessa maniera.
- Risultati quantitativi: Un sondaggio comprende tipicamente domande sia a risposta libera (ad es. "Descrivi come ti senti in merito al licenziamento dell’amministratore delegato."), sia a scelta multipla o a punteggio (ad es. “Su una scala da 1 a 10 quanto sei soddisfatto del tuo stipendio?”). Queste ultime consentono di attribuire un numero al feedback, che può essere utilizzato per analisi quantitative, come ad esempio calcolare la media del gruppo intervistato.
- Impatto organizzativo: Se nove dipendenti su dieci danno riscontri negativi a una domanda (ad es. “Quanto sei soddisfatto del nostro processo di richiesta ferie?”), è molto probabile che ascoltare quel feedback e apportare modifiche possa avere un impatto molto ampio sull’engagement e la motivazione dell’intera organizzazione.
Svantaggi dei sondaggi di feedback dei dipendenti
- Anonimato: L'anonimato può essere un'arma a doppio taglio e, nel caso dei sondaggi tra dipendenti, il lato negativo è che non permette alcun ulteriore approfondimento individuale o chiarimento qualora si riceva un feedback costruttivo o negativo. A volte ci si può trovare a grattarsi la testa chiedendosi: "Cosa faccio con questo feedback?".
- Costi: I sondaggi sul feedback dei dipendenti possono essere costosi. Può esserci un costo diretto a seconda di come si conduce un sondaggio, ad esempio utilizzando strumenti per sondaggi tra dipendenti, ma il costo maggiore spesso deriva dal tempo necessario per creare il sondaggio stesso; raccogliere, tabulare e analizzare le risposte; e comunicare i risultati. Prima di iniziare, stima il tempo totale e moltiplicalo per il salario medio per avere un'idea dell'intero costo opportunità.
- Gestione delle aspettative: Quando invii un sondaggio ai dipendenti a un gruppo di persone, imposti automaticamente in loro l'aspettativa che agirai in base al feedback fornito. Sii pronto a comunicare prima e dopo come userai il loro feedback per migliorare la loro esperienza lavorativa.
Quando si tratta di sondaggi, potresti voler inviare un grande sondaggio annuale. Tuttavia, molte aziende scelgono di inviare regolarmente sondaggi brevi per raccogliere feedback su decisioni aziendali o su questioni sollevate da altri tipi di feedback.
Per saperne di più sui sondaggi tra dipendenti, guarda qui: Sondaggi tra dipendenti: una guida facile con domande.
Incontri skip-level
Un incontro skip-level è un incontro tra te e persone che fanno riferimento a qualcuno che a sua volta risponde a te.
L'incontro "salta" uno o più livelli di management in una tipica organizzazione gerarchica per permetterti di ricevere feedback da persone che non ti riportano direttamente e con cui di solito potresti non interagire.
Se per esempio sei il Chief Financial Officer e una delle persone nel tuo team è Jane, la Direttrice Finanziaria, condurresti un incontro skip-level con persone che riportano direttamente o indirettamente a Jane (ad esempio il tuo Controller, l'addetta ai pagamenti, ecc.).
Vantaggi degli incontri skip-level
- Onestà: Un incontro skip-level condotto bene può portare a feedback onesti sul manager (Jane, nell'esempio sopra), permettendo discussioni e feedback costruttivi su sistemi e processi del team. Può anche creare una sensazione di "sicurezza nel numero", dove i colleghi si sentono più sicuri di condividere feedback negativi se sanno che altri la pensano allo stesso modo.
- Impatto sul team: Potresti avere una maggiore capacità o autorità per attuare cambiamenti positivi rispetto a qualcuno che ti riporta. Ricevere direttamente feedback costruttivi o negativi può permetterti di agire più rapidamente piuttosto che passare attraverso qualcun altro.
- Coinvolgimento: Può essere coinvolgente e motivante sentire che qualcuno più alto in grado si prende a cuore la tua opinione tanto da sedersi con te e parlarne faccia a faccia. Ricordo di aver pensato che fosse molto stimolante e una grande opportunità sedermi in gruppo con il CEO della mia ex azienda.
Svantaggi degli incontri skip-level
- Facilitazione della riunione: L'efficacia di un incontro faccia a faccia dipende molto dalla tua capacità di guidarlo e facilitarlo. Devi essere preparato ad affrontare una varietà di sfide che possono influenzare la qualità del feedback che ricevi, incluse le distorsioni nelle riunioni, fenomeni psicologici come il pensiero di gruppo e il supportare chi ha difficoltà a parlare in pubblico o a condividere in gruppo nel partecipare attivamente.
- Opinioni indirette: Spesso è più difficile per qualcuno ricevere feedback su di sé tramite terzi piuttosto che direttamente dalla persona che ha fornito il feedback. Per esempio, Jane probabilmente preferirebbe ricevere riscontri su come gestisce le riunioni direttamente dal suo team invece che da te.
Per saperne di più sugli incontri skip-level, consulta: Incontri skip-level, uno strumento potente per la leadership.
Colloqui individuali / Riunioni per la valutazione delle performance
Un colloquio individuale (anche noto come 1:1) è un incontro faccia a faccia tra te e un'altra persona, spesso un tuo diretto riporto.
Le valutazioni delle performance formali sono, per definizione, più strutturate rispetto a un normale incontro 1:1, ma i vantaggi e svantaggi sono simili. Potresti seguire una struttura più rigida nel tipo di domande che poni, ma in genere cerchi lo stesso tipo di feedback dal tuo dipendente.
Vantaggi
- Feedback più approfondito: Un efficace software per incontri individuali tiene traccia di questi incontri personali, permettendoti il tempo e lo spazio per discutere il feedback in modo più profondo rispetto ad altri metodi uno-a-molti come sondaggi e incontri a livello superiore. È un'opportunità per fornire feedback al tuo dipendente così come per raccogliere il loro feedback, che si tratti di te, del team o dell’ambiente di lavoro.
- Meno strutturato: I meeting 1:1 ti permettono di porre domande più aperte come, “Come posso supportarti nel raggiungere i tuoi obiettivi?” oppure, “Come si sta integrando il tuo nuovo collega con il team?”. Il loro feedback potrebbe stimolare domande nuove a cui non avevi nemmeno pensato.
- Impatto individuale: La natura collaborativa di un 1:1 permette a te e al tuo dipendente di determinare quali cambiamenti possano essere apportati in seguito al loro feedback, con un impatto diretto su di loro. Ad esempio, se non sono soddisfatti della retribuzione, probabilmente sei nella posizione migliore per rispondere e, se necessario, agire.
Contro
- Onestà: I dipendenti possono sentirsi a disagio nel fornire feedback su di te o sulla loro esperienza lavorativa. I motivi possono essere molti, dalla paura di ripercussioni o di essere visti come "lamentosi", o magari perché non credono che serva a qualcosa.
- Un'unica voce: Ricorda che il feedback in un 1:1 è la prospettiva o opinione di un solo individuo. Se il feedback riguarda sistemi o processi di team o organizzazione, ad esempio, è importante verificare se anche altri hanno la stessa percezione prima di agire o apportare cambiamenti.
- Deragliamenti: Il formato meno strutturato di un 1:1 rende facile essere distratti da una serie di domande o discussioni che in realtà non aiutano il dipendente o l'organizzazione a progredire. Questo richiede buone capacità di facilitazione per mantenere la conversazione focalizzata.
Risorse correlate:
- Come condurre una valutazione delle prestazioni più efficace
- Come condurre un colloquio individuale efficace [con modello]
Valutazioni delle prestazioni a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi, noto anche come feedback multi-fonte o multi-valutatore, si riferisce a feedback sulle prestazioni del dipendente o sui comportamenti osservati raccolti da varie fonti, come colleghi, manager, subordinati e persino dai clienti.
Ho avuto esperienze personali con il feedback a 360 gradi, e ciascuna è stata positiva (e impegnativa) a modo suo.
In una delle aziende per cui ho lavorato, è stato assunto un facilitatore professionista per guidare il processo di valutazione a 360 gradi per tutto il team di leadership. Sono stati utilizzati moduli molto dettagliati per raccogliere i feedback e poi a ciascuno è stato consegnato un rapporto completo personalizzato. Abbiamo poi tenuto una sessione di gruppo in cui ciascuno ha presentato e discusso le proprie considerazioni personali con il team.
Il processo in un’altra azienda era più informale ma allineato al nostro processo annuale di valutazione delle prestazioni. Il feedback a 360 gradi veniva raccolto dalle risorse umane tramite un semplice modulo. Spettava poi al manager esaminare e presentare le parti più rilevanti durante la valutazione delle prestazioni, assicurandosi di mantenere anonime le fonti.
Pro
- Specifico: Questo meccanismo di gestione delle prestazioni, solitamente integrato nelle valutazioni formali, ti permette di raccogliere feedback sulle prestazioni su di te nello specifico. Si concentra meno su sistemi e processi organizzativi e più sulle tue abilità personali, l’efficacia, lo stile di gestione, ecc.
- Anonimo: Come nei sondaggi ai dipendenti, il feedback raccolto può essere mantenuto anonimo, quindi colleghi e subordinati potrebbero essere più disposti a fornirti feedback onesti.
- Impatto organizzativo: Se sei un leader senior o fai parte del management della tua organizzazione, il feedback sulle prestazioni che porta a cambiamenti positivi nel modo in cui guidi e gestisci può avere un impatto molto rilevante.
Contro
- Anonimo: Ancora una volta, il feedback anonimo non consente alcuna ulteriore discussione individuale o chiarimento se ricevi feedback costruttivi o negativi.
- Demotivante: Se senti di dover prendere decisioni basandoti solo sul feedback altrui, potresti sentirti privato della possibilità di prendere decisioni autonome per i tuoi team.
- Costo: Come per i sondaggi di feedback ai dipendenti, l'investimento di tempo e denaro (se viene utilizzato un consulente esterno o facilitatore, o un software per feedback a 360 gradi) può risultare superiore rispetto ad altre modalità di raccolta feedback.
Colloqui di onboarding
I colloqui di onboarding possono avvenire in qualsiasi momento, e anche più di una volta, durante il processo di onboarding. L'onboarding è una fase del ciclo di vita del dipendente che molti definiscono come comprensiva di reclutamento, assunzione e formazione dei dipendenti.
Le domande in un colloquio di onboarding potrebbero includere:
- «Quanto era accurata l’offerta di lavoro nel descrivere il lavoro che stai svolgendo?»
- «Quali informazioni aggiuntive avremmo potuto fornirti sulla nostra azienda e/o sulla posizione per aiutarti a prendere una decisione più consapevole?»
- «Come descriveresti le tue prime due settimane in azienda?»
Pro e contro
I pro e i contro generali dei colloqui di onboarding sono molto simili a quelli degli incontri one-on-one. Tuttavia, costituiscono un modo molto utile per misurare il successo del proprio programma di onboarding.
I colloqui di onboarding sono meglio condotti da un responsabile o professionista delle Risorse Umane, poiché spesso supervisionano molti aspetti dei processi di onboarding.
Tuttavia, se nella tua organizzazione non c’è una persona dedicata alle risorse umane, considera di condurre tu stesso il colloquio (o i colloqui).
Colloqui di uscita (offboarding)
I colloqui di uscita sono una parte importante della fase di offboarding del ciclo di vita del dipendente, e possono essere utilizzati per raccogliere preziosi feedback sulla fidelizzazione dei dipendenti, la cultura aziendale e la soddisfazione sul lavoro.
Abbiamo tutti sentito parlare della "Grande Dimissione" che sta avvenendo nel mondo del lavoro di oggi, e i colloqui di uscita possono offrire preziose informazioni sul perché qualcuno decide di lasciare la vostra organizzazione.
Pro e contro
I colloqui di uscita hanno pro e contro simili a quelli dei colloqui di onboarding e delle 1:1.
Tuttavia, potresti ricevere un feedback più onesto dal dipendente, sia che si tratti di commenti negativi o costruttivi, poiché la paura delle conseguenze negative potrebbe essere minore.
Per garantire maggiore sincerità, è buona prassi che il colloquio venga condotto da una persona più neutrale o obiettiva, come il responsabile Risorse Umane o un altro manager.
Lettura correlata: 3 passaggi per condurre un colloquio di uscita efficace
Cassette per i suggerimenti reali / virtuali
Le cassette dei suggerimenti possono sembrare superate, ma possono ancora svolgere un ruolo importante nel dimostrare l’impegno di un’azienda per l’esperienza dei dipendenti e il miglioramento continuo. Naturalmente, puoi ottenere anche ottime idee!
Le cassette dei suggerimenti possono anche essere modernizzate utilizzando software di feedback per dipendenti per offrire ai lavoratori un modo organizzato per fornire feedback in modo virtuale.
Vantaggi delle cassette per i suggerimenti
- Modo semplice per i dipendenti di inviare idee anonimamente o in altro modo
- Si concentra su soluzioni ai problemi, non solo sui problemi stessi
- Incoraggia l’innovazione e la risoluzione dei problemi.
Svantaggi delle cassette dei suggerimenti
- Può richiedere tempo esaminare i suggerimenti
- Dopo l’entusiasmo iniziale, l’utilizzo può diminuire nel tempo. Contrasta questo fenomeno con un posizionamento ben visibile e riconoscendo i suggerimenti ricevuti.
Conversazioni informali
L’ultimo, ma non meno efficace, modo per raccogliere feedback è attraverso conversazioni informali.
Le riunioni, che siano incontri skip-level, 1:1 o valutazioni delle prestazioni, possono talvolta risultare più formali e strutturate. Questo può influire sulla disponibilità dei dipendenti a condividere feedback più critici o costruttivi.
Che sia alla macchinetta del caffè, durante una passeggiata all’aperto al sole, o davanti a un pranzo o un caffè, mantenere un tono leggero può aiutare il dipendente a sentirsi più a proprio agio nel condividere pensieri e opinioni.
Non partire con l’intento di raccogliere (o fornire) feedback. Sii semplicemente pronto, se si presenta l’occasione durante un pranzo amichevole a base di sushi o cheeseburger, a essere curioso, fare qualche domanda generale e vedere dove porta la conversazione.
Modi per raccogliere feedback dai dipendenti—valutati
Ora che abbiamo analizzato i metodi più efficaci per raccogliere feedback dai dipendenti e presentato alcuni pro e contro di ciascuno, riassumiamo le principali differenze tra di essi in termini di:
- Portata: il metodo è il più efficace per raccogliere feedback da uno o più team (inclusa l'intera organizzazione) o da uno o più individui?
- Costo: in termini sia di tempo che di denaro, il metodo ha un costo alto, medio o basso?
- Struttura: il metodo è più formale e strutturato, oppure informale e casuale?
- Frequenza: il metodo è più efficace se usato spesso o solo di tanto in tanto?
- Onestà: il metodo in genere porta a maggiore o minore onestà rispetto ad altri metodi?
- Ambito: il metodo è più efficace per raccogliere feedback generali su vari aspetti del posto di lavoro o dell’esperienza dei dipendenti, oppure feedback più specifici su un tema particolare?
| Tipo di feedback | Portata | Costo | Struttura | Frequenza | Onestà | Ambito |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sondaggio tra dipendenti | Team | Alta | Maggiore | A volte | Maggiore | Generale |
| Incontro skip-level | Team | Basso | Minore | A volte | Maggiore | Generale |
| Colloquio individuale | Individuo | Basso | Maggiore | Spesso | Minore | Specifico |
| Valutazione a 360 gradi | Team | Alta | Maggiore | A volte | Maggiore | Specifico |
| Colloquio di onboarding | Individuo | Basso | Minore | A volte | Minore | Specifico |
| Colloquio di uscita | Individuo | Basso | Maggiore | A volte | Maggiore | Generale |
| Cassetta dei suggerimenti | Team | Basso | Minore | Spesso | Maggiore | Generale |
| Conversazione informale | Individuo | Basso | Minore | Spesso | Maggiore | Generale |
Alcune riflessioni finali sul feedback dei dipendenti—una cultura aziendale inclusiva
Così come nella gestione dei prodotti o nel miglioramento dell'esperienza del cliente, è meglio raccogliere feedback regolari utilizzando una varietà di metodi differenti.
In questo modo si compensano i limiti di ciascuno dei metodi descritti sopra e... più sushi per tutti!
Inoltre, niente scoraggerà i dipendenti più velocemente che chiedere loro tempo per dare feedback e poi non fare nulla con i risultati.
Se, ad esempio, scopri che i dipendenti sentono di non ricevere abbastanza riconoscimenti, trova dei modi per riconoscere coloro che raggiungono risultati o incarnano i valori aziendali (eccone alcuni divertenti). È davvero così semplice.
Per raccogliere i feedback più sinceri (e quindi i più utili), il vero punto di riferimento è lavorare per creare una cultura aziendale inclusiva in cui tutti i membri del team si sentano psicologicamente sicuri di condividere idee e opinioni.
Un ottimo podcast per iniziare su questo tema: Come creare un'organizzazione basata su Diversità, Equità e Inclusione (con Katie Zink di Social Construct Consulting)
Ecco alcune letture aggiuntive per aiutarti a raccogliere feedback dai dipendenti e migliorare l’esperienza lavorativa:
