8 Modi Per Ottenere Feedback dai Dipendenti + Pro e Contro
Per ottenere feedback dai dipendenti, puoi utilizzare metodi come strumenti per sondaggi tra i dipendenti, incontri individuali o conversazioni informali. Ognuno di questi ha i suoi vantaggi e le sue sfide.
In questo articolo, ti presenterò otto tecniche pratiche che ho utilizzato per raccogliere feedback sinceri, spiegherò cosa funziona per ciascuna e ti aiuterò a scegliere quella più adatta al tuo team. Avrai una guida chiara e diretta su ciò che conta di più quando scegli come ottenere feedback dai dipendenti.
Che cos’è il feedback dei dipendenti?
Probabilmente lo sai già intuitivamente, ma prima di approfondire come raccogliere feedback dai dipendenti, ecco la mia definizione di cosa intendo per feedback dei dipendenti.
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Il feedback dei dipendenti è l’informazione fornita da un dipendente a un altro dipendente sull’organizzazione e/o sulla propria esperienza unica all’interno di essa. Queste informazioni possono essere pensieri, idee, opinioni o fatti e possono essere comunicate verbalmente o non verbalmente. Le informazioni possono assumere la forma di feedback positivi, costruttivi o negativi.
Questa definizione racchiude molti aspetti, quindi analizziamoli un po’.
- Il feedback dei dipendenti può essere ricevuto da chiunque: un collaboratore o collega, un amico di un altro team, il manager del dipendente o un altro responsabile. Quest’ultimo è talvolta chiamato feedback verso l’alto.
- Le informazioni possono riguardare l’organizzazione stessa (es. “Penso che gli incontri plenari siano un ottimo modo di comunicare”) oppure l’esperienza unica di una persona al suo interno (es. “Mi trovo benissimo qui e ho detto alla mia amica Beth di candidarsi”).
- Puoi raccogliere feedback positivi (es. “Penso che il nuovo prodotto lanciato sia fantastico!”), feedback costruttivi (quando vengono offerte specifiche indicazioni di miglioramento, es. “La nostra spesa per i social media è troppo alta e questo è il modo in cui possiamo ridurla.”), oppure feedback negativi (es. “Non mi piace davvero Dave del reparto contabilità”).
Perché il feedback dei dipendenti è importante?
Se stai già leggendo questo articolo probabilmente non hai bisogno di montagne di ricerche e statistiche per convincerti dell’importanza di raccogliere i feedback dei tuoi dipendenti.
Il feedback può avere un enorme impatto sul successo complessivo e sulla salute di un’organizzazione e delle sue persone, e può contribuire a:
- Creare una esperienza positiva per i dipendenti
- Massimizzare il coinvolgimento dei dipendenti e la soddisfazione sul lavoro
- Sviluppare una cultura lavorativa ad alte prestazioni
- Favorire una comunicazione interna efficace
- Sostenere un ambiente di miglioramento continuo
- Aumentare la fidelizzazione dei dipendenti e ridurre il turnover.
Detto ciò, se hai comunque bisogno di una statistica interessante per convincerti del valore del feedback dei dipendenti, eccone una fornita da Salesforce:
"I dipendenti che sentono che la propria voce viene ascoltata hanno una probabilità 4,6 volte maggiore di sentirsi responsabilizzati a svolgere al meglio il proprio lavoro."
Da dove partire per raccogliere feedback dai dipendenti
Ci sono molti modi per raccogliere feedback dai dipendenti, e tutto parte dal concentrarsi in modo preciso sulla domanda, sul problema o sulla sfida per cui speri possano aiutarti a trovare una risposta.
Una volta chiarito questo aspetto, puoi determinare da chi raccogliere il feedback:
- Singoli membri del team (ad es. Jane del reparto R&S, o Bill della contabilità);
- Team (ad es. marketing aziendale, o un team di vendita regionale);
- Gruppo (ad es. tutti i manager di livello Direttore in azienda); e/o
- Organizzazione (ad es. l'intera azienda).
Ora puoi iniziare a capire quali sono le best practice per aiutarti a raccogliere quel feedback dei dipendenti, dove “migliore” può variare da persona a persona e da organizzazione a organizzazione. Ad esempio:
- Piccole startup e aziende nelle prime fasi con tempo e risorse limitate possono apprezzare modi rapidi ed economici per raccogliere feedback.
- PMI (Piccole e Medie Imprese) possono comunque cercare metodi economici per raccogliere feedback, ma dispongono di risorse per approcci e programmi più strutturati.
- Grandi aziende possono avere molte risorse per raccogliere feedback dei dipendenti, ma incontrare difficoltà nell'ottenere riscontri onesti e nel gestire team/gruppi numerosi con esigenze diverse.
Otto metodi efficaci per ottenere feedback dai dipendenti
Sondaggi di feedback dei dipendenti
Abbiamo tutti sentito parlare, e probabilmente partecipato, a un sondaggio di feedback per i dipendenti almeno una volta.
Mi ricordo che in una delle aziende per cui ho lavorato veniva fatto un sondaggio annuale che richiedeva circa 10-15 minuti per essere completato. Le risposte erano anonime e avevamo tassi di partecipazione altissimi (oltre il 90%).
Lo trovavamo estremamente utile per raccogliere feedback e valutare il sentiment dei dipendenti su una vasta gamma di argomenti, tra cui:
- Esperienza complessiva del dipendente e soddisfazione lavorativa
- Opportunità di sviluppo e crescita professionale
- Cultura aziendale e ambiente di lavoro
- Coinvolgimento e motivazione dei dipendenti
- Retribuzione e programmi di premiazione
Vantaggi dei sondaggi di feedback dei dipendenti
- Anonimato: A differenza di altre modalità individuali di raccolta dei feedback, con il sondaggio è possibile rendere anonime le risposte dei dipendenti. Supponendo che i dipendenti credano davvero nell’anonimato delle risposte (tema a sé stante), questa opzione può favorire: a) una maggiore partecipazione; e b) feedback dei dipendenti più sinceri.
- Raccolta efficiente: Un sondaggio consente di raccogliere feedback da un gruppo ampio di persone, da un singolo team fino all’intera organizzazione. Porre le stesse domande a ciascuno individualmente, uno alla volta, è generalmente molto più dispendioso in termini di tempo.
- Formato strutturato: A differenza di una conversazione spontanea e informale, hai il tempo di definire quale obiettivo vuoi raggiungere o a quali domande vuoi rispondere con il sondaggio. Hai anche il tempo di preparare il tuo set di domande, sapendo che saranno poste nello stesso modo a tutti i destinatari.
- Risultati quantitativi: I sondaggi di feedback per i dipendenti combinano solitamente domande a risposta libera (es. “Descrivi come ti senti riguardo al licenziamento del CEO”), domande a scelta multipla e domande a valutazione (es. “Su una scala da 1 a 10, quanto sei soddisfatto della tua retribuzione?”). Queste ultime permettono di attribuire un valore numerico al feedback, facilitando l’analisi quantitativa, come il calcolo della media all’interno del gruppo intervistato.
- Impatto organizzativo: Se nove dipendenti su dieci rispondono negativamente a una domanda (es. “Quanto sei soddisfatto dal nostro processo di richiesta ferie?”), c’è una buona probabilità che intervenire su quel feedback e apportare migliorie possa avere un impatto molto ampio su coinvolgimento e motivazione di tutta l’organizzazione.
Svantaggi dei sondaggi di feedback dei dipendenti
- Anonimato: L'anonimato può essere un'arma a doppio taglio e, nel caso dei sondaggi tra i dipendenti, il lato negativo è che non permette alcun ulteriore approfondimento o chiarimento individuale qualora si ricevesse un feedback costruttivo o negativo. Potresti trovarti occasionalmente a chiederti: "Cosa faccio con questo feedback?".
- Costoso: I sondaggi sul feedback dei dipendenti possono essere costosi. Può esserci un costo diretto a seconda di come si conduce un sondaggio, ad esempio utilizzando strumenti per sondaggi ai dipendenti, ma il costo maggiore spesso deriva dal tempo necessario per creare il sondaggio stesso; raccogliere, tabulare e analizzare le risposte; e comunicare i risultati. Prima di iniziare, stima il tempo totale e moltiplicalo per la retribuzione media per avere un'idea del costo opportunità complessivo.
- Gestione delle aspettative: Quando invii un sondaggio ai dipendenti a un gruppo di persone, crei automaticamente l'aspettativa che agirai in base al feedback che forniranno. Sii pronto a comunicare prima e dopo come utilizzerai il loro feedback per migliorare l'esperienza lavorativa.
Per quanto riguarda i sondaggi, potresti voler inviare uno importante una volta all'anno. Tuttavia, molte aziende scelgono di inviare regolarmente sondaggi brevi e frequenti (pulse surveys) per raccogliere feedback su decisioni aziendali o su questioni emerse da altri tipi di feedback.
Per ulteriori informazioni sui sondaggi ai dipendenti, consulta: Sondaggi ai Dipendenti: Guida Facile con Domande.
Colloqui a Salto di Livello
Un colloquio a salto di livello è un incontro tra te e persone che rispondono a qualcuno che risponde a te.
L'incontro "salta" uno o più livelli manageriali in una tipica organizzazione gerarchica per permetterti di ricevere feedback da persone che non ti riportano direttamente e con cui potresti non interagire abitualmente.
Se sei il Direttore Finanziario, ad esempio, e una delle persone del tuo team è Jane, Direttore della Finanza, faresti un colloquio a salto di livello con persone che riportano direttamente o indirettamente a Jane (ad esempio il tuo Controller, gli addetti al Contabile Fornitori, ecc.).
Pro dei colloqui a salto di livello
- Sincerità: Un colloquio a salto di livello ben condotto può portare a un feedback sincero sul manager (Jane, nell'esempio sopra), permettendo discussione e feedback costruttivo su sistemi e processi del team. Può inoltre creare una sensazione di "sicurezza nel numero", in cui i colleghi si sentono più sicuri di condividere feedback negativi se sanno che anche altri condividono la stessa opinione.
- Impatto sul team: Potresti avere più possibilità o autorità di apportare cambiamenti positivi rispetto a chi ti riporta. Ricevere feedback costruttivi o negativi direttamente può permetterti di agire più rapidamente rispetto a quanto avverrebbe passando da un intermediario.
- Coinvolgimento: Può essere coinvolgente e motivante sentire che una persona più senior tiene abbastanza alla tua opinione da sedersi e parlare faccia a faccia. Ricordo di aver pensato che fosse molto interessante e un'opportunità entusiasmante poter sedere all'interno di un gruppo con l'Amministratore Delegato della mia precedente azienda.
Contro dei colloqui a salto di livello
- Facilitazione dell'incontro: L'efficacia di un incontro faccia a faccia dipende molto dalla tua capacità di gestirlo e facilitarlo. Devi essere preparato ad affrontare una grande varietà di sfide che possono influenzare la qualità dei feedback ricevuti, inclusi pregiudizi negli incontri, fenomeni psicologici come il pensiero di gruppo e favorire la partecipazione di persone che si sentono a disagio a parlare in pubblico o a condividere in gruppo.
- Opinioni di seconda mano: Spesso può essere più difficile per qualcuno ricevere feedback su sé stesso di seconda mano, invece che direttamente dalla persona che esprime il giudizio. Ad esempio, Jane probabilmente preferirebbe ricevere feedback su come conduce le riunioni direttamente dal suo team piuttosto che da te.
Per approfondire i colloqui a salto di livello, consulta: Colloqui a Salto di Livello, un potente strumento di leadership.
Colloqui Individuali / Riunioni di Valutazione delle Prestazioni
Un colloquio individuale (noto anche come 1:1) è un incontro faccia a faccia tra te e un'altra persona, spesso un tuo riportato diretto.
Le valutazioni delle prestazioni formali sono, per definizione, più strutturate di un normale incontro 1 a 1, ma vantaggi e svantaggi sono simili. Potrebbe esserci un po' più di struttura nelle domande poste, ma generalmente si cerca lo stesso tipo di feedback dal dipendente.
Vantaggi
- Feedback più approfondito: Un efficace software per riunioni one-to-one tiene traccia di questi incontri intimi, permettendoti di avere il tempo e lo spazio per discutere il feedback in modo più approfondito rispetto ad altri metodi uno-a-molti come sondaggi e riunioni skip-level. È un'opportunità per fornire feedback al tuo dipendente e anche per raccogliere il loro riscontro, che sia su di te, sul team o sull'ambiente di lavoro.
- Meno strutturato: Le 1:1 ti consentono di porre domande più aperte come, “Come posso supportarti nel raggiungimento dei tuoi obiettivi?” oppure, “Come si sta integrando il tuo nuovo collega nel team?”. Il loro feedback può suscitare nuove domande a cui non avevi nemmeno pensato.
- Impatto individuale: La natura collaborativa di una 1:1 consente a te e al tuo dipendente di stabilire quali cambiamenti si possono apportare grazie al loro feedback, che avrebbero un impatto diretto su di loro. Ad esempio, se non sono soddisfatti della loro retribuzione, probabilmente tu sei nella posizione migliore per rispondere e, se necessario, agire.
Contro
- Onestà: I dipendenti potrebbero sentirsi a disagio nel fornirti feedback sulla loro esperienza lavorativa o su di te personalmente. Le ragioni possono essere molte, dalla paura di ritorsioni o di essere percepiti come "lamentosi", o semplicemente perché non credono servirà a qualcosa.
- Un'unica voce: Ricorda che il feedback in una 1:1 rappresenta il punto di vista o l'opinione di una sola persona. Se quel feedback riguarda sistemi o processi di team o organizzativi, ad esempio, è importante verificare se anche altri condividono lo stesso pensiero prima di intraprendere azioni e apportare modifiche.
- Divagazioni: Il formato meno strutturato di una 1:1 rende facile perdersi dietro domande o discussioni che non aiutano realmente a far progredire il dipendente o l'organizzazione. Serve una buona capacità di facilitazione per mantenere la conversazione focalizzata.
Risorse correlate:
- Come condurre una valutazione delle prestazioni più efficace
- Come gestire una riunione one-to-one efficace [Modello]
Valutazioni delle prestazioni a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi, noto anche come feedback multi-source o multi-rater, si riferisce ai riscontri sulle prestazioni o sui comportamenti osservati dei dipendenti raccolti da varie fonti, come colleghi, manager, subordinati e persino dai clienti.
Ho avuto le mie esperienze personali con il feedback 360 e ho trovato ognuna positiva (e impegnativa) a modo suo.
In una azienda in cui ho lavorato, è stato assunto un facilitatore professionista per guidare un processo di valutazione a 360 gradi di tutto il team di leadership. Sono stati utilizzati moduli molto dettagliati per raccogliere i feedback e a ciascuno è stato presentato un report completo. Successivamente, abbiamo svolto una sessione di gruppo in cui ognuno di noi ha presentato e discusso le proprie conclusioni personali con il team.
Il processo in un'altra azienda era più informale, ma allineato al nostro ciclo annuale di valutazione delle prestazioni. Il feedback a 360 gradi veniva raccolto dalle risorse umane tramite un modulo semplice. Successivamente, era compito del manager esaminare e presentare durante la valutazione delle prestazioni gli elementi più rilevanti, assicurandosi di mantenere anonime le fonti.
Pro
- Specifico: Questo meccanismo di gestione delle prestazioni, di solito inserito nelle valutazioni formali, permette di raccogliere riscontri sulle prestazioni su di te, in particolare. Si tratta meno di sistemi e processi organizzativi e più delle capacità personali, dell’efficacia, dello stile di management, ecc.
- Anonimo: Come i sondaggi tra dipendenti, il feedback raccolto può restare anonimo, così colleghi e subordinati potrebbero essere più propensi a fornirti feedback onesto.
- Impatto organizzativo: Se sei un leader senior o membro del top management, i feedback sulle prestazioni che portano a cambiamenti positivi nel tuo modo di guidare possono avere un impatto molto ampio.
Contro
- Anonimo: Ancora una volta, il feedback anonimo non consente ulteriori discussioni individuali o chiarimenti se si riceve un feedback costruttivo o negativo.
- Poco responsabilizzante: Se senti di dover prendere decisioni solo sulla base del feedback altrui, potresti provare la sensazione che questo ti tolga autonomia e la capacità di prendere decisioni per i tuoi team.
- Costo: Come per i sondaggi di feedback dei dipendenti, l'investimento di tempo e denaro (se viene utilizzato un consulente o facilitatore esterno, o un software di feedback a 360 gradi) può essere superiore rispetto ad altri metodi di raccolta feedback.
Colloqui di onboarding
I colloqui di onboarding possono avvenire in qualsiasi momento, e più di una volta, durante il processo di onboarding. L'onboarding è una fase del ciclo di vita del dipendente che molti definiscono come comprensiva di reclutamento, assunzione e formazione.
Le domande in un colloquio di onboarding potrebbero includere:
- “Quanto era accurata l'offerta di lavoro nel descrivere la posizione che stai svolgendo?”
- “Quali informazioni aggiuntive avremmo potuto fornire sulla nostra azienda e/o sulla posizione per aiutarti a prendere una decisione più consapevole?”
- “Come descriveresti le tue prime due settimane in azienda?”
Pro e contro
I pro e i contro generali dei colloqui di onboarding sono molto simili a quelli degli incontri individuali. Tuttavia, rappresentano un modo molto utile per misurare il successo del tuo programma di onboarding.
I colloqui di onboarding sono meglio condotti da un responsabile o professionista delle risorse umane, poiché spesso supervisionano molti aspetti dei processi di onboarding.
Tuttavia, se la tua organizzazione non dispone di una persona dedicata alle risorse umane, considera di condurre tu stesso il/i colloquio/i.
Colloqui di uscita (Offboarding)
I colloqui di uscita sono una parte importante della fase di offboarding del ciclo di vita del dipendente e possono essere utilizzati per raccogliere feedback preziosi su fidelizzazione dei dipendenti, cultura aziendale e soddisfazione lavorativa.
Abbiamo tutti sentito parlare della “Great Resignation” che sta accadendo nell'ambiente di lavoro di oggi, e i colloqui di uscita possono fornire preziose informazioni sul perché qualcuno decida di lasciare la tua organizzazione.
Pro e contro
I colloqui di uscita hanno pro e contro simili a quelli dei colloqui di onboarding e degli 1:1.
Tuttavia, è possibile ricevere feedback più sinceri dal dipendente, che siano negativi o costruttivi, poiché il timore di possibili conseguenze potrebbe essere minore.
Per garantire maggiore sincerità, è buona pratica far condurre il colloquio da qualcuno di più neutrale o oggettivo, ad esempio il responsabile delle risorse umane o un altro manager.
Lettura correlata: 3 passaggi per condurre un efficace colloquio di uscita
Cassette dei suggerimenti reali / virtuali
Le cassette dei suggerimenti possono sembrare sorpassate, ma possono ancora svolgere un ruolo importante nel dimostrare l’impegno di un’azienda verso l’esperienza del dipendente e il miglioramento continuo. Ovviamente, puoi anche ricevere ottime idee!
Le cassette dei suggerimenti possono anche essere modernizzate utilizzando software di raccolta feedback dei dipendenti per offrire ai tuoi collaboratori un modo organizzato di inviare feedback in modalità virtuale.
Pro delle cassette dei suggerimenti
- Modo semplice per permettere ai dipendenti di inviare idee in forma anonima o meno
- Si concentra sulle soluzioni ai problemi, non solo sui problemi stessi
- Favorisce l’innovazione e la risoluzione dei problemi.
Contro delle cassette dei suggerimenti
- Può volerci del tempo per esaminare tutte le proposte
- Dopo l’entusiasmo iniziale, l’utilizzo può diminuire nel tempo. Contrasta questo posizionando la cassetta in posti ben visibili e riconoscendo i suggerimenti ricevuti.
Conversazioni informali
L’ultima, ma non meno efficace, modalità per raccogliere feedback è tramite conversazioni informali.
Le riunioni, che siano skip-level, 1:1 o valutazioni delle performance, possono talvolta sembrare più formali e strutturate. Questo può influire sulla disponibilità dei dipendenti a condividere feedback più critici o costruttivi.
Che sia vicino alla macchinetta del caffè, durante una passeggiata all’aperto o durante pranzo o una pausa caffè, mantenere un’atmosfera leggera può aiutare il dipendente a sentirsi più a suo agio nel condividere pensieri e opinioni.
Non iniziare con l’intenzione di raccogliere (o fornire) feedback. Sii semplicemente pronto, se dovesse presentarsi l’occasione durante un informale pranzo a base di sushi o hamburger, a essere curioso, fare qualche domanda generale e vedere dove porta la conversazione.
Metodi di raccolta dei feedback dei dipendenti—valutati
Ora che abbiamo esplorato i metodi più efficaci per raccogliere feedback dai dipendenti e presentato alcuni pro e contro di ciascuno, riassumiamo le principali differenze tra essi in termini di:
- Portata: il metodo è il più efficace per raccogliere feedback da uno o più team (inclusa l’intera organizzazione) o da uno o più singoli?
- Costo: in termini sia di tempo che di denaro, il metodo è ad alto, medio o basso costo?
- Struttura: il metodo è più formale e strutturato o informale e casuale?
- Frequenza: il metodo è più efficace se usato spesso o solo qualche volta?
- Onestà: il metodo porterà tipicamente a più o meno onestà rispetto ad altri metodi?
- Ambito: il metodo è più efficace per ottenere feedback generali su vari aspetti del luogo di lavoro o dell’esperienza dei dipendenti, o feedback più specifici su un determinato argomento?
| Tipo di feedback | Portata | Costo | Struttura | Frequenza | Onestà | Ambito |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sondaggio ai dipendenti | Team | Più alto | Più | Qualche volta | Più alto | Generale |
| Incontro skip-level | Team | Più basso | Meno | Qualche volta | Più alto | Generale |
| Incontro one-to-one | Singoli | Più basso | Più | Spesso | Più basso | Specifico |
| Valutazione a 360 gradi | Team | Più alto | Più | Qualche volta | Più alto | Specifico |
| Colloquio di onboarding | Singoli | Più basso | Meno | Qualche volta | Più basso | Specifico |
| Colloquio di uscita | Singoli | Più basso | Più | Qualche volta | Più alto | Generale |
| Cassetta dei suggerimenti | Team | Più basso | Meno | Spesso | Più alto | Generale |
| Conversazione informale | Singoli | Più basso | Meno | Spesso | Più alto | Generale |
Alcune riflessioni finali sul feedback dei dipendenti — una cultura aziendale inclusiva
Così come per la gestione dei prodotti o il miglioramento dell’esperienza del cliente, è meglio raccogliere feedback regolari utilizzando una varietà di metodi diversi.
In questo modo puoi compensare i limiti di ciascuno dei metodi descritti sopra e… più sushi!
Inoltre, niente scoraggia i dipendenti più velocemente che chiedere loro tempo per fornire feedback e poi non fare nulla con i risultati.
Se, ad esempio, scopri che i dipendenti sentono di non ricevere abbastanza riconoscimenti, trova modi per riconoscere chi ottiene risultati o incarna i valori della tua azienda (eccone alcuni divertenti). È semplice.
Per ottenere i feedback più sinceri (e quindi i più utili), lo standard d’oro è lavorare per creare una cultura aziendale inclusiva nella quale tutti i membri del team si sentano psicologicamente sicuri di contribuire con idee ed opinioni.
Un ottimo podcast da cui partire: Come creare un’organizzazione basata su diversità, equità e inclusione (con Katie Zink di Social Construct Consulting)
Alcune letture aggiuntive per aiutarti a raccogliere feedback dai dipendenti e migliorare l’esperienza dei tuoi collaboratori:
