La Forza Trainante Dietro il Rientro in Ufficio è la Ricerca della Collaborazione
Il tuo ufficio è un crogiolo di idee collaborative o una fonte di conflitti e rabbia? La tua risposta a questa domanda potrebbe determinare il futuro dell'approccio aziendale alla collaborazione in ufficio e al lavoro da casa.
La spinta a tornare negli ambienti d’ufficio è guidata soprattutto dal desiderio di riaccendere l’essenza della collaborazione e della comunità tra i team. Profondamente radicata nella convinzione che gli strumenti di collaborazione virtuale possano portare solo fino a un certo punto e che le interazioni in presenza abbiano un valore speciale, la richiesta di tornare negli uffici si è diffusa in diversi settori.
Perché le aziende stanno tornando in ufficio?
Un report di VTS, che ha analizzato le risposte di oltre 400 leader aziendali, mette in forte evidenza questo movimento. La principale ragione per richiedere il ritorno in ufficio, indicata dal 36% dei partecipanti, riguarda la ricerca della collaborazione in presenza e la costruzione di un senso di comunità.
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Allo stesso modo, l’Eptura Workplace Index, che ha analizzato oltre 2,6 milioni di postazioni in più di 8.000 aziende e ha incluso le risposte di 6.714 dipendenti, ha rilevato che, alla domanda su cosa apprezzino di più nel recarsi in ufficio, sia i dirigenti senior che i manager intermedi indicano la collaborazione con i colleghi come il principale vantaggio.
Dalla mia esperienza personale come consulente impegnato ad aiutare le aziende a definire le proprie strategie di rientro in ufficio, ho osservato questa convinzione direttamente.
I clienti con cui ho lavorato esprimono costantemente un tema comune: esiste una “magia” innegabile nelle interazioni fisiche che semplicemente non può essere replicata tramite le piattaforme virtuali.
Che si tratti di uno scambio spontaneo di idee durante una pausa caffè o di sessioni di brainstorming dinamiche nelle sale riunioni, queste esperienze in presenza sono viste come fondamentali per alimentare la creatività e costruire team solidi e coesi.
Questa convinzione collettiva si basa su solide fondamenta ed è una che generalmente condivido e sostengo. Gli studi hanno a lungo evidenziato i vantaggi della presenza fisica nel favorire fiducia, comprensione e un senso condiviso di scopo tra i membri del team.
Si tratta delle sfumature della comunicazione non verbale, dell’energia di uno spazio condiviso e dei momenti casuali di collaborazione che spesso portano a scoperte e innovazioni.
Un esame della realtà: il valore del rientro in presenza tra conflitto e collaborazione
Purtroppo, il ritorno in ufficio, visto come una strada verso una maggiore collaborazione, si è rivelato avere le sue complessità. Sebbene l’aumento delle attività collaborative fosse atteso, ha portato con sé un compagno imprevisto: il conflitto.
Questa realtà suggerisce che le dinamiche del lavoro in ufficio comprendono più che la sola facilitazione del lavoro di squadra. Coinvolgono anche la sfida di gestire questioni interpersonali meno frequenti nei contesti di lavoro da remoto.
Ho assistito a questo fenomeno in diverse organizzazioni. I miei clienti, desiderosi di ristabilire l’ufficio come punto centrale per la collaborazione, si sono trovati a dover affrontare un aumento dei conflitti tra i membri del team. I problemi vanno da semplici incomprensioni a dissidi più radicati, evidenziando le complessità delle interazioni umane in uno spazio fisico condiviso.
Per valutare l’entità di questo fenomeno anche al di fuori della mia cerchia professionale, ho condotto un sondaggio su LinkedIn rivolto a un gruppo eterogeneo di professionisti. I risultati sono stati rivelatori.
Su 302 rispondenti, il 57% ha riportato di aver riscontrato più problematiche legate alle persone lavorando in ufficio. Al contrario, solo il 12% ha indicato un’incidenza più alta di tali problemi lavorando da remoto.
Vale la pena sottolineare che il 31% dei votanti non ha osservato differenze significative nella frequenza di problematiche tra le due modalità lavorative.
I dati relativi al ritorno in ufficio sottolineano una riflessione fondamentale: il ritorno in presenza non è solo un cambiamento logistico, ma anche una transizione culturale e sociale.
L’aumento di conflitti e problematiche tra le persone in ufficio, come evidenziato dalle mie esperienze e dai risultati del sondaggio, indica la necessità di comprendere più a fondo e gestire in modo proattivo le dinamiche aziendali.
Ciò suggerisce che, se da un lato la presenza fisica può effettivamente facilitare la collaborazione, dall’altro richiede anche un rinnovato focus su competenze comunicative, gestione dei conflitti e intelligenza emotiva per mantenere positive le relazioni tra dipendenti.
Formazione sull’etichetta per le nuove regole
Per affrontare queste sfide tra i nostri clienti, abbiamo introdotto programmi di formazione focalizzati sulle regole della collaborazione in ufficio e sull’etichetta da tenere tra lo staff.
Questa iniziativa mirava a dotare i dipendenti delle competenze e della comprensione necessarie per destreggiarsi tra le sfumature delle interazioni all'interno dello spazio di lavoro fisico.
Un sondaggio condotto da ResumeBuilder.com, che ha coinvolto 1.548 leader aziendali, ha rivelato che queste problematiche sono diffuse in tutta la corporate America e che le risposte sono già in atto.
Lo studio ha rilevato che il 45% delle aziende ha già avviato corsi di etichetta, mentre un ulteriore 18% prevede di implementare tali corsi di formazione nel prossimo anno. La risposta a questi corsi è stata estremamente positiva, con due terzi delle organizzazioni che li offrono attualmente e che riportano alti livelli di successo.
Chi ne ha bisogno?
Si potrebbe pensare che solo le fasce più giovani della forza lavoro, che hanno trascorso poco tempo in ufficio dopo la laurea, abbiano bisogno di questa formazione. Tuttavia, questo non è ciò che hanno riscontrato i miei clienti: e la stessa storia è emersa dal sondaggio di ResumeBuilder.com, dove solo il 10% delle aziende che pianificano o offrono attualmente questi corsi li rivolge esclusivamente alla Gen Z e ai neolaureati.
Invece, il 60% di queste aziende ha riconosciuto l'importanza di tale formazione per tutta la propria base di dipendenti, indipendentemente da età o livello di esperienza.
L'implementazione di corsi di etichetta in risposta al ritorno in ufficio rappresenta un più ampio riconoscimento nel mondo aziendale che le competenze necessarie per una collaborazione in presenza di successo si sono evolute. O quantomeno, che tutti hanno perso dimestichezza con queste competenze durante il periodo forzato di lavoro da remoto.
Man mano che la natura del lavoro continua a trasformarsi, questi programmi formativi diventeranno strumenti sempre più essenziali per le organizzazioni, al fine di garantire che i propri team possano interagire in modo produttivo e armonioso a prescindere dall'ambiente di lavoro.
Ad esempio, i moderni sistemi di gestione d'ufficio possono migliorare la collaborazione centralizzando risorse e strumenti di comunicazione per tutti i dipendenti.
Affrontare le sfide di diversità e inclusione
Una preoccupazione particolare per diverse delle organizzazioni clienti con cui collaboro ha riguardato sfide rilevanti legate a reclami da parte di dipendenti appartenenti a minoranze. Questi reclami spesso vertevano su esperienze di microaggressioni, discriminazioni e un generale senso di esclusione all'interno dell'ambiente d'ufficio.
Questi problemi, purtroppo, non sono incidenti isolati, ma riflettono una tendenza più ampia osservata su larga scala durante le transizioni di ritorno in ufficio.
Ci aspettavamo alcune sfide DEI alla luce di ricerche precedenti. Ad esempio, uno studio condotto da Future Forum prima del ritorno generalizzato in ufficio ha rivelato una marcata disparità tra le preferenze dei lavoratori Black rispetto a quelle dei loro colleghi bianchi. Solo il 3% dei lavoratori Black del settore della conoscenza desiderava tornare al lavoro in presenza a tempo pieno, a fronte del 21% dei pari bianchi.
In risposta a queste sfide, ho collaborato con i clienti per rivedere i loro programmi di formazione. Il nostro obiettivo era affrontare e mitigare casi di microaggressione e discriminazione sul posto di lavoro nel contesto del lavoro ibrido.
La formazione si è concentrata sulla consapevolezza e il riconoscimento delle microaggressioni, sulla comprensione dell'impatto dei bias inconsci e sullo sviluppo di strategie di comunicazione inclusiva, bilanciando le interazioni da remoto e in presenza.
Spunti dalle neuroscienze sul valore del ritorno in ufficio
Nonostante i notevoli miglioramenti ottenuti, i programmi di formazione non hanno annullato completamente le "questioni legate alle persone". Di conseguenza, è in crescita la tendenza a rivalutare la quantità di tempo che i dipendenti trascorrono in ufficio.
Questo cambiamento di prospettiva è in linea con le ricerche condotte dall’HabLab di Slalom e dalla Wharton Neuroscience Initiative dell’Università della Pennsylvania.
In un esperimento, i dipendenti di HabLab hanno guardato diversi video indossando delle cuffie per il monitoraggio cerebrale. Un'osservazione chiave emersa è che i dipendenti che si consideravano colleghi stretti mostravano schemi di attività cerebrale simili e sentimenti analoghi nei confronti dell'ambiente di lavoro.
In modo sorprendente, la ricerca ha scoperto che questi schemi di attività cerebrale rimanevano costanti sia che i dipendenti interagissero di persona che virtualmente.
Secondo Natalie Richardson, direttrice dell’HabLab di Slalom: “Abbiamo dimostrato attraverso la nostra ricerca che è possibile creare amicizie virtuali che nel cervello sono forti quanto le relazioni in presenza”.
Questa affermazione rappresenta una promessa significativa per le organizzazioni che devono affrontare le complessità degli ambienti di lavoro ibridi e da remoto. Mette in discussione il luogo comune per cui relazioni di lavoro forti e significative richiedono necessariamente la presenza fisica.
Il cervello ha bisogno di una pausa
I ricercatori hanno inoltre fatto luce sull'impatto di aggiustamenti apparentemente minori nell'ambiente di lavoro virtuale.
I dipendenti di HabLab hanno ricevuto dispositivi per il monitoraggio cerebrale da indossare durante la giornata lavorativa. Lo studio si è concentrato su due scenari: giornate con riunioni consecutive della durata di 30 minuti o più, e giornate in cui i dipendenti avevano la possibilità di fare almeno una pausa di 10 minuti tra una riunione e l'altra.
Non sorprende che i ricercatori abbiano rilevato segnali di attività cerebrale significativamente più elevati, associati a livelli di stress più bassi e a un miglioramento del pensiero creativo, nei giorni in cui i dipendenti facevano pause regolari. Questo sottolinea l'importanza di strutturare la giornata lavorativa virtuale includendo delle pause, migliorando così il benessere dei dipendenti e la produttività.
La tecnologia come alleata
Un altro studio, una collaborazione tra Jabra e il Behavioural Lab della London School of Economics, si è concentrato sull’impatto della tecnologia sulla qualità delle riunioni.
La ricerca ha rivelato che l’uso di cuffie professionali e webcam da parte dei partecipanti da remoto migliora notevolmente la percezione della qualità delle riunioni. In particolare, i team da remoto hanno sperimentato un aumento del livello di fiducia del 22% verso altri partecipanti da remoto che utilizzavano attrezzatura professionale simile.
Nel frattempo, i partecipanti in presenza alle riunioni ibride hanno valutato i colleghi da remoto come il 32% più espressivi e con un contributo del 25% di qualità superiore quando utilizzavano attrezzature professionali.
Lo studio ha anche evidenziato che i partecipanti in sala hanno valutato i colleghi da remoto che utilizzavano tecnologie audio e video professionali come quasi due volte più coinvolti (84%) rispetto a chi si collegava con l’hardware standard dei laptop.
Quando sia i partecipanti in sala che quelli da remoto utilizzavano tecnologie avanzate, i partecipanti da remoto hanno riportato un incremento del 56% nella qualità dell’apporto dei colleghi in presenza e un aumento dell’11% nel livello di fiducia.
Questi risultati portano a una conclusione chiara: la chiave per una collaborazione da remoto di successo risiede nell’uso strategico della tecnologia e nell’adozione di pratiche efficaci per il lavoro virtuale.
Investendo nel giusto software di videoconferenza e prestando attenzione alla struttura e ai ritmi delle interazioni virtuali, le organizzazioni possono migliorare significativamente l’efficacia e la soddisfazione nella collaborazione a distanza.
L’importanza della presenza fisica
Questo non significa che gli uffici non abbiano una funzione per il lavoro in presenza. Sebbene la maggior parte dei miei clienti abbia adottato un modello ibrido come prima scelta, due hanno optato per un modello completamente da remoto. Tuttavia, anche questi clienti mettono a disposizione spazi in ufficio per i team che desiderano incontrarsi occasionalmente per creare legami o per discutere strategie. In questi casi, è possibile usare una piattaforma di gestione degli spazi ufficio per prenotare gli spazi secondo necessità, invece di assegnare postazioni fisse ogni giorno.
La ricerca conferma questi benefici. Ad esempio, Atlassian – un’azienda che dà priorità al virtuale – possiede alcuni uffici nel mondo e incoraggia i team a trovarsi lì più volte all’anno, concentrandosi sul team building e la coesione.
Le loro ricerche dimostrano che tali incontri aumentano del 27% il senso di connessione tra i membri del team, con un effetto che dura 4-5 mesi. In media, i nuovi assunti ottengono il maggior incremento di connessione dopo un incontro in presenza. Questo dato è in linea con riscontri simili osservati anche presso altri miei clienti.
Valore della Collaborazione in Presenza: Molte aziende stanno spingendo per il ritorno al lavoro in ufficio per migliorare la collaborazione e la comunità tra i team. Studi ed esperienze sottolineano i benefici unici delle interazioni in presenza, come scambi di idee spontanei e sessioni di brainstorming dinamiche, difficili da replicare virtualmente.
Sfide del Rientro in Ufficio: Sebbene l'aumento della collaborazione sia un vantaggio chiave, il ritorno negli spazi lavorativi condivisi ha portato anche a maggiori conflitti interpersonali. Per affrontarli è necessario migliorare le capacità comunicative, la risoluzione dei conflitti e l'intelligenza emotiva dei dipendenti.
Importanza della Formazione su Etichetta e Inclusività: L'implementazione di norme di collaborazione e formazione sull'etichetta in ufficio è diventata essenziale. La formazione aiuta i dipendenti a navigare le interazioni negli spazi fisici, affrontando temi come le microaggressioni e garantendo una comunicazione inclusiva. Questo è fondamentale per mantenere un ambiente lavorativo armonioso e produttivo, soprattutto nei contesti più diversificati.
Rivalutare il Tempo in Ufficio: Nonostante i benefici del lavoro in presenza, cresce la tendenza a rivalutare quanto tempo trascorrere in ufficio. Le ricerche indicano che relazioni virtuali solide possono essere altrettanto efficaci di quelle in presenza, suggerendo che il lavoro da remoto può favorire legami significativi e collaborazione al pari del lavoro in ufficio.
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