Che cos’è il monitoraggio del tempo e come può avvantaggiarti?
Il monitoraggio del tempo è il processo di registrazione del numero di ore lavorate dai dipendenti, in un determinato periodo di tempo o su un progetto specifico.
Se quando senti “monitoraggio del tempo” pensi ai lavoratori che timbrano il cartellino in fabbrica, sappi che non è solo su questo che ci concentreremo qui. Approfondiremo infatti cosa si intende per monitoraggio del tempo e perché è fondamentale per imprenditori e responsabili delle risorse umane.
Perché il monitoraggio del tempo è importante?
Il Natale è alle porte e, la maggior parte dei giorni, cerco di finire di lavorare presto. Mando un messaggio al mio amico a fine giornata per chiedergli se vuole mangiare qualcosa dopo il lavoro.
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"Porta tu da mangiare!" mi ha detto. E così sono andato.
Mentre gustavamo un delizioso piatto tailandese, abbiamo iniziato a chiacchierare. Gli ho chiesto se il suo responsabile fosse arrabbiato perché aveva fatto una pausa non prevista nel mezzo della giornata. "No, mi manca solo un'ora di lavoro per finire il progetto."
Per un momento ho pensato che fosse una pausa innocua... ma lo è davvero?
Le pause personali offrono diversi vantaggi. Ma il mio cervello è programmato per pensare come un contabile. Mi è stato subito chiaro dove la pausa personale del mio amico sarebbe alla fine emersa: sul bilancio aziendale.
Come? Ottima domanda.
Supponiamo, ad esempio, che la tua azienda utilizzi il costo standard per una determinazione precisa dei prezzi. Senza un software di monitoraggio del tempo, l'azienda non avrebbe i dati per considerare le ore improduttive—o il tempo di inattività normale nel linguaggio contabile—nel costo standard. Di conseguenza, il costo standard non rifletterebbe il reale costo aziendale.
Per superare questo e molti altri ostacoli serve il monitoraggio del tempo.
In che modo un software di monitoraggio del tempo può aiutarti?
Tutte le aziende condividono l'obiettivo di realizzare flussi di lavoro HR ottimizzati, costi del lavoro contenuti e una riduzione al minimo degli sprechi di produttività. Ma senza dati non si è in grado di raggiungere questi risultati. Per raggiungere gli obiettivi di efficienza e produttività servono dati affidabili sul tempo.
Detto ciò, vediamo in che modo un software di monitoraggio del tempo può offrire valore alle aziende e aiutarle a centrare i loro obiettivi.
Automatizza i timesheet e la fatturazione
Dire addio a montagne di scartoffie è il vantaggio principale e più evidente di un'app per il monitoraggio del tempo. Chi ha più bisogno di documenti cartacei o fogli Excel, quando i dipendenti possono registrare da soli le ore fatturabili?
I fogli di calcolo tradizionali non sono più sufficienti. Serve una soluzione robusta, automatizzata, che consenta di accedere in tempo reale ai dati sulle ore dei dipendenti e che si integri con i tuoi strumenti di fatturazione e gestione progetti.
Più spesso i dipendenti compilano i timesheet, più questi sono accurati.
“Le persone che registrano il proprio tempo almeno una volta al giorno hanno una precisione del 66 percento, contro il 47 percento di chi lo fa settimanalmente e il 35 percento di chi compila il timesheet meno di una volta a settimana,” come rilevato da uno studio di AffinityLive.
Questi dati sottolineano quanto sia importante utilizzare un sistema di monitoraggio in tempo reale e come possa ridurre i margini di errore facendo risparmiare all’azienda grandi somme di denaro.
Se hai assunto freelance o collaboratori a cui hai accordato una tariffa oraria, possono registrare il tempo fatturabile in modo che confluisca direttamente nel tuo gestionale progetti.
Allo stesso modo, se fatturi i clienti a ore, il monitoraggio del tempo elimina la necessità di timesheet manuali. Una volta terminato il progetto, l’integrazione tra time tracker e sistemi di fatturazione e paghe genererà automaticamente la fattura.
Redditività migliorata
Con un time tracker avrai accesso a dati molto più dettagliati sui costi di un progetto, come quelli legati a rifacimenti, comunicazione e produzione.
Una volta che avrai raccolto abbastanza dati sul monitoraggio del tempo, sarai in una posizione migliore per definire una struttura dei costi accurata per i tuoi progetti futuri e proporre prezzi più competitivi.
Quando disponi dei dati dei fogli presenza, puoi esaminare quanto tempo i tuoi dipendenti hanno impiegato, in media, per completare il compito X in passato. Aggiungi la media delle normali ore di inattività e poi calcola i costi del lavoro per un progetto. Se non consideri queste ore di inattività, finirai per sottostimare il prezzo del progetto.
I dati di monitoraggio del tempo possono davvero aprire gli occhi e motivare i team a migliorare la gestione del proprio tempo. Pensaci un attimo: come ti sentiresti nello scoprire che passi 30 minuti della tua giornata lavorativa a scorrere il feed di Twitter?
Una corretta definizione dei prezzi e una gestione del tempo più efficace possono migliorare la redditività. Potresti perfino decidere di sfruttare strumenti di monitoraggio dei dipendenti così il tracciamento e la reportistica saranno automatizzati.
Ottimizza la gestione dei progetti con le integrazioni
Quando i dipendenti non inseriscono dati accurati nei fogli presenza, fanno perdere molto denaro all’azienda. Per questo motivo, quando integri la tua app per il monitoraggio del tempo con il software di gestione dei progetti come Trello o Asana, fai un favore a te stesso.
Una volta integrate, le app di tracciamento del tempo inseriranno automaticamente dati temporali precisi all’interno del software di gestione progetti.
Sulla base delle attività che assegni ai tuoi dipendenti, potrebbero anche dover registrare il tempo trascorso lavorando fuori sede. Un sistema di tracciamento del tempo che dispone di un’app mobile per tutti i dispositivi, inclusi Android e iOS, permetterà ai tuoi dipendenti di continuare a monitorare il tempo ovunque si trovino.
Gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni oggi riguarda più il miglioramento che la responsabilità. Il tuo obiettivo non è fare la predica a un dipendente sull’inefficienza, ma avere conversazioni significative che possano guidarlo verso un futuro lavorativo migliore.
Ovviamente, per aiutare i membri del team a migliorare servono dati. Devi analizzare quanto tempo hanno impiegato per un determinato compito e confrontarlo con un tempo standard di riferimento.
In possesso di questi dati, puoi utilizzare strumenti per la gestione delle prestazioni o tecniche come l’analisi delle varianze. Dopo aver analizzato la performance dei dipendenti, puoi offrire incentivi per motivarli a essere più produttivi.
Come utilizzare i dati sul tempo
Hai raccolto i dati relativi al tempo lavorato dai dipendenti.
Quindi, qual è il prossimo passo?
Ora che sai come i dati sul tempo possono aiutarti, vediamo come puoi usarli. Prima di prendere decisioni basate sui dati temporali, è importante capire quali tipologie di dati sul tempo esistono.
I dati sul tempo dei dipendenti possono essere classificati come produttivi o improduttivi.
Ore produttive
Le ore produttive sono quelle in cui il lavoro procede e si fa progresso. Sono ore per cui il cliente vuole pagare. Pensa al tempo speso per far funzionare una macchina, confezionare un prodotto o offrire assistenza clienti – a seconda del tipo di attività della tua azienda.
Ore improduttive
Le ore improduttive includono tutte le ore che sono retribuite ma non sono dedicate a compiti produttivi. Queste ore vengono considerate nella definizione del prezzo, ma idealmente il cliente non vorrebbe pagarle. Sono ore spese a controllare le email, ricevere approvazioni dal responsabile o prendersi pause personali.
Dovresti puntare a ridurre al minimo le ore improduttive nell’ambito del controllo dei costi, ma non possono essere eliminate completamente e non è nemmeno questo l’obiettivo.
Vuoi ridurre al minimo, non eliminare, perché spesso contribuiscono ad aumentare la produttività complessiva di un dipendente. Idealmente, le ore improduttive dovrebbero restare ragionevoli. Ma, ancora più importante, vanno considerate nel momento in cui decidi il prezzo del tuo prodotto o servizio.
Ecco un semplice esempio di come utilizzare i dati sul tempo nella tua attività.
Supponiamo che tu sia un consulente. Hai stabilito il prezzo dei tuoi servizi per un determinato tipo di progetto – progetto A – a $1000. Di solito, serve un dipendente per cliente per un progetto di tipo A, che richiede dieci ore produttive per essere completato.
La retribuzione del tuo dipendente è di $1500 a settimana per una settimana lavorativa di 30 ore. Ciò significa anche che il costo del dipendente per il progetto A è di $500. Supponendo di non avere costi generali, guadagnerai $500 per ogni progetto A completato (cioè $1000 di prezzo - $500 di costo del dipendente).
Tuttavia, dopo aver iniziato a monitorare il tempo, ti rendi conto che il tuo dipendente in realtà trascorre 12 ore su tutti i progetti di tipo A. Il dipendente dedica due ore del proprio tempo al dialogo con il cliente sul progetto: fornisce aggiornamenti, risponde alle domande e richiede informazioni.
Quelle due ore extra ti costano 100 $ aggiuntivi ogni volta che completi un progetto di tipo A. Senza i dati di monitoraggio del tempo, non sapresti quanto tempo il tuo dipendente sta effettivamente dedicando a un particolare progetto e quindi non riusciresti a prezzarlo correttamente.
Il monitoraggio del tempo può aiutarti a identificare rapidamente eventuali lacune nei tuoi prezzi sia per piccole che per grandi aziende. Una volta che hai i dati, si tratta solo di analizzarli. Rimarrai sorpreso da quanto possano essere illuminanti i dati relativi al tempo, soprattutto quando inizi ad utilizzarli.
Tuttavia c’è una nota importante: comunicare ai dipendenti che saranno monitorati può spesso essere visto di cattivo occhio.
Accompagna progressivamente i dipendenti nel monitoraggio del tempo
Tu conosci i vantaggi degli strumenti di monitoraggio del tempo, ma i tuoi dipendenti no. E probabilmente non saranno entusiasti di utilizzare un software di monitoraggio del tempo. Nessuno ama essere controllato, quindi una certa resistenza non è poi così sorprendente.
Le paure dei tuoi dipendenti sono basate sulla falsa convinzione che i dati sul tempo verranno utilizzati per il micromanagement. Tuttavia, spetta al manager spiegare la reale motivazione alla base di tale scelta.
È importante capire che non puoi costringerli improvvisamente. Aiutali a comprendere che il monitoraggio del tempo porta valore sia a loro che all’azienda, avviando delle conversazioni prima di implementare un sistema di rilevazione delle ore. Comunicare il cambiamento è fondamentale per ridurre al minimo gli attriti e implementare con successo questa trasformazione.
Ora che sai cos’è il monitoraggio del tempo, quali sono i suoi vantaggi e le possibili sfide nell’utilizzarlo, dovresti dedicare del tempo a scoprire come puoi facilitare il cambiamento tra i tuoi dipendenti e implementarlo senza interruzioni operative.
Vale anche la pena esplorare i vantaggi dei software per la gestione delle presenze e delle ore che possono integrare i tuoi sforzi di monitoraggio. Queste app e strumenti di gestione HR possono offrire una visione più ampia, aiutando a perfezionare le strategie per una maggiore produttività ed efficienza.
