Cos’è il Monitoraggio del Tempo e Come Può Avvantaggiarti?
La rilevazione delle ore di lavoro è il processo di registrazione del numero di ore lavorate dai dipendenti, in un determinato periodo di tempo o su un progetto specifico.
Se quando senti parlare di “rilevazione delle ore di lavoro” pensi subito ai lavoratori che timbrano il cartellino in fabbrica, sappi che non è l’unico aspetto su cui ci concentreremo qui. Approfondiremo infatti cos’è davvero la rilevazione delle ore e perché è fondamentale per titolari d’impresa e responsabili HR.
Perché è importante la rilevazione delle ore di lavoro?
Natale è alle porte e cerco di finire prima il lavoro quasi ogni giorno. Dopo aver ·staccato· mando un messaggio a un amico chiedendogli se vuole andare a mangiare dopo il lavoro.
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"Porta da mangiare!" mi ha detto. E così sono andato.
Mentre gustavamo delizioso cibo thailandese, ci siamo messi a chiacchierare. Gli ho chiesto se il suo responsabile fosse contrariato per la sua pausa non programmata a metà giornata. “No, mi basta un’ora di lavoro per finire il progetto”.
Per un attimo ho pensato che fosse una pausa innocua… ma lo è davvero?
Le pause personali offrono diversi benefici. Ma il mio cervello è programmato per ragionare come un contabile. Mi è stato subito chiaro dove finirà prima o poi la pausa personale del mio amico: nel conto economico dell’azienda.
Come? Sono felice che tu l’abbia chiesto.
Supponiamo, ad esempio, che la tua azienda utilizzi il costo standard per definire i prezzi con precisione. Senza un software di rilevazione delle ore, l’azienda non avrà i dati per includere le ore improduttive—o il cosiddetto tempo morto normale nel linguaggio della contabilità—nel calcolo del costo standard. Di conseguenza, il costo standard non rifletterà il vero costo sostenuto dall’azienda.
Per superare questi e molti altri ostacoli hai bisogno della rilevazione delle ore di lavoro.
In che modo il software di rilevazione delle ore può aiutarti?
Tutte le aziende condividono obiettivi come ottenere flussi di lavoro HR ottimizzati, costi del lavoro snelli e minimizzazione delle inefficienze produttive. Ma senza dati concreti, non sei in grado di raggiungere questi risultati. Per realizzare i tuoi obiettivi di produttività ed efficienza, ti servono dati affidabili sulle ore lavorate.
Vediamo quindi come un software per la rilevazione delle ore può portare valore alle aziende e aiutarle a raggiungere i propri obiettivi.
Automatizza fogli presenza e fatturazione
Eliminare montagne di scartoffie è il primo e più semplice vantaggio di un’app per la rilevazione delle ore. Chi ha bisogno di documenti cartacei o fogli Excel quando i dipendenti possono inserire direttamente le ore fatturabili?
I tradizionali fogli di calcolo non sono più sufficienti. Hai bisogno di una soluzione robusta per la rilevazione delle ore che sia automatizzata, consenta l’accesso ai dati sulle ore lavorative in tempo reale e offra integrazioni con i tuoi strumenti di fatturazione e gestione progetti.
Più spesso i dipendenti compilano i fogli presenza, maggiore è la precisione garantita.
“Le persone che registrano il proprio tempo almeno una volta al giorno sono precise al 66 percento, mentre chi lo fa settimanalmente è preciso solo al 47 percento e chi completa il foglio presenza meno di una volta a settimana è preciso solo al 35 percento,” secondo uno studio di AffinityLive.
Queste percentuali dimostrano quanto sia importante utilizzare la rilevazione in tempo reale per ridurre gli errori e risparmiare molti soldi all’azienda.
Se assumi freelance o collaboratori e concordi una tariffa oraria, potranno inserire facilmente in autonomia il tempo fatturabile che andrà direttamente al project manager.
Viceversa, se addebiti ai clienti sulla base delle ore, la rilevazione del tempo può eliminare la necessità di fogli presenza manuali. Una volta concluso il progetto, l’integrazione di fatturazione e payroll del sistema genererà automaticamente la fattura.
Redditività migliorata
Con un sistema di rilevazione delle ore, avrai accesso a informazioni molto più puntuali sui costi di un progetto, come quelli sostenuti per rifacimenti, comunicazioni e produzione.
Una volta che avrai raccolto abbastanza dati sul monitoraggio del tempo, sarai in una posizione migliore per elaborare una struttura dei costi precisa per i tuoi futuri progetti e offrirli a prezzi più competitivi.
Appena hai i dati dei timesheet, puoi vedere quanto tempo i tuoi dipendenti hanno impiegato, in media, per il compito X in passato. Aggiungi le medie delle ore di inattività normali e poi calcola i costi del lavoro per un progetto. Se non consideri quelle ore di inattività, finirai per sottovalutare il progetto.
I dati sul monitoraggio del tempo possono davvero aprire gli occhi ai team e motivarli a migliorare la gestione del proprio tempo. Pensaci: come ti sentiresti scoprendo che passi 30 minuti della tua giornata lavorativa a scorrere il feed di Twitter?
Una corretta definizione dei prezzi e una migliore gestione del tempo possono migliorare la redditività. Potresti persino decidere di utilizzare strumenti di monitoraggio dei dipendenti per automatizzare il monitoraggio e la reportistica.
Semplifica la gestione dei progetti con le integrazioni
Quando i dipendenti non inseriscono dati accurati nei timesheet, fanno perdere molti soldi all’azienda. Per questo motivo, integrare la tua app di rilevazione oraria con il tuo software di gestione progetti come Trello o Asana significa fare un favore a te stesso.
Una volta integrato, il tracker del tempo popolerà automaticamente il project manager con dati orari accurati.
In base ai compiti che assegni ai tuoi dipendenti, potrebbe anche essere necessario che timbrino le ore quando lavorano fuori dall’ufficio. Un tracker che dispone di un’app mobile per tutti i dispositivi, inclusi Android e iOS, permetterà ai dipendenti di continuare a monitorare il tempo ovunque si trovino.
Gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni oggi punta al miglioramento più che alla responsabilizzazione. L’obiettivo non è rimproverare un dipendente perché inefficiente, ma avviare conversazioni costruttive che possano aiutarlo a migliorare le prestazioni future.
Ovviamente, per aiutare i membri del team a migliorare, servono dati. Bisogna guardare quanto tempo hanno impiegato per un determinato compito e confrontarlo con il tempo standard richiesto.
Munito di questi dati, puoi utilizzare strumenti di gestione delle prestazioni o tecniche come l’analisi delle varianze. Una volta raccolti spunti sulle prestazioni dei dipendenti, puoi offrire incentivi per incoraggiarli a essere più produttivi.
Come utilizzare i dati sul tempo
Adesso hai a disposizione i dati delle ore lavorate dai dipendenti.
E quindi, cosa fare?
Ora che sai come i dati sulle ore lavorate possono aiutarti, vediamo come puoi utilizzarli. Prima di poter prendere decisioni basate sui dati, devi conoscerne i tipi.
I dati sulle ore lavorate dei dipendenti possono essere classificati come produttivi o improduttivi.
Ore produttive
Le ore produttive sono quelle in cui il lavoro avanza. Sono ore che il cliente desidera pagare. Pensa al tempo trascorso a far funzionare una macchina, confezionare un prodotto o fornire assistenza clienti – a seconda della tua azienda.
Ore improduttive
Le ore improduttive includono tutte le ore pagate che però non sono dedicate ad attività produttive. Queste ore vengono incluse nei prezzi ma, idealmente, il cliente non vorrebbe pagarle. Ore improduttive sono quelle dedicate a controllare le email, ricevere approvazioni dal responsabile, o prendersi pause personali.
Dovresti puntare a minimizzare le ore improduttive come parte del controllo dei costi, pur sapendo che non potranno mai essere eliminate del tutto e non è nemmeno questo il tuo obiettivo.
Vuoi minimizzarle, non eliminarle, poiché spesso aiutano a migliorare la produttività generale dei dipendenti. L’ideale è che queste ore rimangano entro limiti ragionevoli. E, cosa ancora più importante, le ore improduttive devono essere considerate quando stabilisci il prezzo del tuo prodotto o servizio.
Ecco un semplice esempio di come puoi utilizzare i dati sulle ore lavorate nella tua azienda.
Supponiamo che tu sia un consulente. Hai fissato il prezzo dei tuoi servizi su un certo tipo di progetto – progetto A – a $1000. Normalmente, hai bisogno di un dipendente per cliente per il progetto di tipo A, che richiede dieci ore produttive per essere completato.
Il compenso del tuo dipendente è di $1500 a settimana per una settimana lavorativa di 30 ore. Questo significa anche che il costo per il progetto A sostenuto da te per il dipendente è di $500. Supponendo che tu non abbia altre spese, guadagnerai $500 per ogni progetto A completato (cioè $1000 di prezzo - $500 di costo dipendente).
Tuttavia, dopo aver iniziato a monitorare il tempo, ti rendi conto che il tuo dipendente sta in realtà impiegando 12 ore per tutti i progetti di tipo A. Il dipendente trascorre due ore del suo tempo a comunicare con il cliente riguardo al progetto: fornendo aggiornamenti, rispondendo a domande e richiedendo informazioni.
Quelle due ore extra ti costano 100 $ in più ogni volta che completi un progetto di tipo A. Senza i dati di monitoraggio del tempo, non sapresti quanto tempo il tuo dipendente sta dedicando a un determinato progetto e, di conseguenza, non riusciresti a stabilire un prezzo adeguato.
Il monitoraggio del tempo può aiutarti a individuare rapidamente le lacune nei tuoi prezzi sia per le grandi che per le piccole imprese. Una volta che hai i dati, si tratta semplicemente di fare i conti. Rimarrai sorpreso da quanto i dati sul tempo possano essere illuminanti, soprattutto quando inizi a usarli per la prima volta.
Ma c'è una precisazione: comunicare ai dipendenti la raccolta dei dati relativi al tempo impiegato può spesso essere percepito negativamente.
Accompagna i Dipendenti all'Uso del Monitoraggio del Tempo
Tu conosci i vantaggi degli strumenti di monitoraggio del tempo, ma i tuoi dipendenti no. E probabilmente non saranno entusiasti di dover utilizzare uno strumento per monitorare il tempo. Nessuno ama essere controllato, quindi una certa resistenza non è sorprendente.
Le paure dei tuoi dipendenti derivano dall'idea sbagliata che i dati sul tempo verranno usati per micromanagement. Sta però al manager spiegare le motivazioni corrette.
È importante capire che non puoi forzarli ad accettare tutto in fretta. Aiutali a comprendere che il monitoraggio del tempo offre valore sia a loro che all'azienda, parlando con loro prima di implementare un sistema di rilevazione delle ore. Comunicare il cambiamento è fondamentale per ridurre al minimo gli attriti e implementare con successo la novità.
Ora che sai cos'è il monitoraggio del tempo, i suoi vantaggi e le potenziali sfide del suo utilizzo, dovresti investire del tempo per approfondire come facilitare il cambiamento per i tuoi dipendenti e implementarlo senza interruzioni operative.
Vale anche la pena esplorare i vantaggi di un software per la gestione delle presenze e delle ore come complemento ai tuoi sforzi di tracciamento del tempo. Queste app e strumenti HR possono offrire una visione più ampia, aiutandoti a ottimizzare le strategie per una maggiore produttività ed efficienza.
