Sistemi di Gestione delle Prestazioni: Tipi e Strategie
I tipi di sistemi di gestione delle prestazioni si riferiscono ai diversi modi in cui le organizzazioni valutano, gestiscono e migliorano le prestazioni dei dipendenti per costruire una cultura ad alte prestazioni. In questo articolo, analizzerò i principali tipi di sistemi di gestione delle prestazioni, ne evidenzierò le caratteristiche fondamentali e ti mostrerò come scegliere la soluzione più adatta per il tuo team—così potrai progettare con sicurezza un sistema che funziona davvero.
Tipi di sistemi di gestione delle prestazioni
I sistemi di gestione delle prestazioni possono essere suddivisi in due categorie: organizzativi e personali.
La gestione delle prestazioni organizzative si concentra sul raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali, mentre la gestione delle prestazioni personali si focalizza sullo sviluppo e sulla valutazione dei contributi dei singoli dipendenti.
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È comprensibile che ci sia una sovrapposizione tra le due (e dovrebbe esserci).
Esempi di gestione delle prestazioni organizzative
Balanced scorecard
Una balanced scorecard è progettata per misurare le prestazioni su quattro prospettive chiave: finanziaria, cliente, processi interni e apprendimento & crescita.
Ad esempio, un'azienda può monitorare il punteggio di soddisfazione dei clienti, il coinvolgimento dei dipendenti, i margini di profitto e i tassi di innovazione per valutare lo stato di salute generale e il progresso strategico.
Key performance indicators (KPIs):
KPI di alto livello come la crescita dei ricavi, la quota di mercato o il tasso di fidelizzazione dei clienti vengono utilizzati per misurare quanto bene l'azienda sta raggiungendo i suoi obiettivi strategici.
Ad esempio, un'organizzazione che punta a espandere la propria quota di mercato può fissare come KPI l'aumento del 5% durante l’anno fiscale.
OKRs (objectives and key results)
Questo è un framework di definizione degli obiettivi che aiuta organizzazioni e singoli a fissare obiettivi ambiziosi (objectives) e a tracciare risultati misurabili (key results) per raggiungerli.
Objectives: Obiettivi qualitativi di alto livello che descrivono cosa si vuole ottenere. Gli objectives devono essere ispiratori e motivanti, come “Espandere la nostra presenza di mercato” o “Offrire un’esperienza cliente eccezionale”.
Key Results: Questi sono risultati specifici e quantitativi che indicano i progressi verso l'Objective. Ogni Objective solitamente ha da 2 a 5 Key Results, che sono traguardi misurabili, come “Incrementare la base clienti del 20%” o “Raggiungere un punteggio di soddisfazione dei clienti del 90%.”
Gli OKRs partono dal livello organizzativo e si diramano fino all’individuo. Il miglior esempio che abbia visto—credito a 15 Five qui—usa la NASA come esempio:
“Objective organizzativo: Portare un uomo sulla luna.
Objective individuale: Garantire che le strutture del centro spaziale siano pulite e sicure per i dipendenti.
Key result: Mantenere i pavimenti spazzati ogni giorno.”
Management by objectives (MBO)
Simile agli OKRs, MBO mira a collegare gli obiettivi organizzativi e individuali.
Manager e dipendenti definiscono obiettivi chiari e realizzabili che siano allineati con gli scopi dell’organizzazione, entrambe le parti concordano sui passaggi necessari per raggiungere tali obiettivi e i progressi vengono monitorati tramite incontri o revisioni, consentendo eventuali aggiustamenti.
Le prestazioni vengono valutate sulla base del raggiungimento degli obiettivi e viene fornito un feedback per favorire ulteriore crescita e sviluppo.
Benchmarking
Confrontare le prestazioni dell’organizzazione con gli standard di settore o i concorrenti per individuare punti di forza e aree da migliorare.
Ad esempio, un’azienda retail potrebbe confrontare il proprio tasso di crescita dell’e-commerce con quello dei concorrenti per valutarne la posizione competitiva.
Analisi delle prestazioni finanziarie
Analizzare regolarmente metriche come margini di profitto, costo del venduto e ritorno sull’investimento (ROI) per comprendere lo stato di salute finanziario dell’organizzazione.
Ad esempio, un’organizzazione può puntare a un aumento del 15% del ROI alla fine dell’anno fiscale.
Esempi di gestione delle prestazioni personali (individuali)
Valutazioni delle prestazioni
Valutazioni annuali o semestrali dei dipendenti in cui i manager valutano la performance lavorativa di un dipendente in base a obiettivi specifici o alle competenze richieste dal ruolo.
Ad esempio, un addetto alle vendite può essere valutato su metriche come obiettivi mensili di vendita, valutazioni di soddisfazione del cliente e lavoro di squadra. Questi processi risultano molto più semplici utilizzando software per la valutazione dei dipendenti.
Feedback a 360 gradi
L’obiettivo del feedback a 360 gradi è fornire una visione olistica della performance combinando i riscontri dei manager, dei colleghi e dei subordinati di un dipendente
Ad esempio, un project manager può ricevere feedback dai membri del proprio team, da diversi reparti aziendali e dai clienti per valutare le capacità di leadership e comunicazione.
Strumenti come il software per feedback a 360 gradi possono essere di aiuto in questo contesto.
Definizione degli obiettivi e piani di sviluppo personale
I dipendenti stabiliscono obiettivi specifici con i loro manager e creano piani di sviluppo professionale per raggiungerli.
Un esempio può essere un informatico che si pone come obiettivo quello di diventare esperto in un nuovo linguaggio di programmazione, con verifiche periodiche per monitorare i progressi e colmare eventuali lacune nelle competenze.
KPI individuali
KPI specifici per il ruolo del dipendente. Ad esempio, un addetto al servizio clienti può essere valutato in base a metriche come tempo medio di risposta, tasso di risoluzione e punteggio di soddisfazione del cliente.
Valutazioni delle competenze
Valuta le competenze dei dipendenti, come problem solving, comunicazione o abilità tecniche, rispetto ai requisiti del ruolo.
Ad esempio, un analista marketing potrebbe essere valutato per capacità di analisi dei dati e di presentazione per garantire che soddisfi i requisiti necessari per una promozione.
Programmi di riconoscimento e premiazione
Un aspetto importante ma spesso trascurato della gestione delle performance, i programmi di riconoscimento dei dipendenti premiano e celebrano i risultati raggiunti per aumentare morale e motivazione.
Ad esempio, un’azienda può riconoscere un rappresentante di vendita con migliori performance come "Dipendente del mese" sulla base dei risultati individuali nelle vendite (questo era un esempio base, consulta queste idee di riconoscimento dei dipendenti per saperne di più).
Errori comuni nei sistemi di gestione delle performance
La gestione delle performance ha ricevuto molte critiche. Meno di un terzo (37%) degli intervistati in uno studio di Betterworks ritiene che il processo di gestione delle performance della propria azienda sia utile per migliorare la loro performance.
Ecco alcuni errori comuni che le organizzazioni commettono nei loro cicli e processi di gestione delle performance.
Mancanza di obiettivi chiari
La definizione efficace degli obiettivi è davvero il fondamento per una gestione delle performance efficace. Molte organizzazioni non allineano gli obiettivi dell’azienda, dei team e dei singoli, rendendo difficile stabilire le priorità e causando disimpegno nei lavoratori. Definire obiettivi di performance chiari per i manager è fondamentale per il successo dell’organizzazione.
Per consigli su questo tema, consiglio l’eccellente articolo di Liz Lockhart Lance sulla metodologia degli obiettivi a cascata.
Feedback poco frequente
Le persone desiderano ricevere feedback ed è importante per la loro performance e sviluppo complessivi.
Affidarsi esclusivamente alle revisioni formali per fornire feedback limita le opportunità di correggere la rotta in tempo reale e di favorire lo sviluppo.
Pregiudizi nelle valutazioni
Consentire che pregiudizi personali, favoritismi o effetti alone/corno (sovrastimare un singolo aspetto delle prestazioni) influenzino le valutazioni può compromettere l'equità e l'obiettività.
Questo è qualcosa che il feedback a 360 gradi può aiutare a superare.
Mancanza di formazione per i manager
La maggior parte delle persone diventa manager con poca o nessuna formazione formale. I manager, soprattutto quelli appena promossi, hanno bisogno di una formazione su come fornire feedback costruttivo, fissare obiettivi e condurre valutazioni in modo efficace. Il nostro elenco di domande per la valutazione delle prestazioni può aiutare in questo processo.
Ignorare l'apporto dei dipendenti
Escludere i dipendenti dalla definizione degli obiettivi o dall'autovalutazione può portare a disimpegno e a una mancanza di responsabilizzazione nel processo. La definizione collaborativa degli obiettivi è uno dei vantaggi dei sistemi MBO e OKR.
Documentazione scadente
Una tenuta dei registri inadeguata delle discussioni, dei feedback o delle valutazioni sulle prestazioni può portare a incoerenze e rischi legali.
Non collegare le prestazioni ai premi
Se i dipendenti non vedono un chiaro collegamento tra le loro prestazioni e i premi (ad esempio, aumenti di stipendio, promozioni), il sistema può perdere potere motivazionale.
Ignorare il potere del riconoscimento
Uno studio Deloitte ha scoperto che coinvolgimento, produttività e prestazioni dei dipendenti sono superiori del 14% nelle organizzazioni che riconoscono adeguatamente i propri collaboratori. Questo è un aspetto in cui i software di riconoscimento dei dipendenti possono essere d'aiuto.
Processo complesso o macchinoso
Un sistema di gestione delle prestazioni troppo complicato o che richiede troppo tempo può scoraggiare la partecipazione e la conformità. Per questo motivo molte organizzazioni stanno passando a revisioni trimestrali più frequenti ma più brevi.
Mancata capacità di adattarsi ai cambiamenti
L'uso di un sistema rigido che non tiene conto del mutare degli scenari aziendali o dell'evoluzione dei ruoli dei dipendenti può rendere la gestione delle prestazioni obsoleta e irrilevante.
Strategie per un sistema di gestione delle prestazioni di successo
Ora conosci alcuni errori comuni. Come correggerli?
Verifiche regolari
Assicurarsi che i manager organizzino verifiche settimanali o bisettimanali con i loro collaboratori per fornire feedback regolari sulle prestazioni e identificare tempestivamente eventuali criticità.
Cultura del feedback
Creare una cultura del feedback in cui tutti sono a proprio agio nel dare e ricevere riscontri favorisce un miglioramento continuo, la correzione del percorso in tempo reale e il coinvolgimento, alimentando un ambiente orientato alla crescita in cui i dipendenti possono eccellere.
Personalizzare l'approccio
Adattare le pratiche di gestione delle prestazioni ai diversi ruoli, dipartimenti o team, riconoscendo che un modello unico potrebbe non funzionare per tutti.
Le valutazioni delle prestazioni di team svolte insieme alle revisioni individuali garantiscono che i leader analizzino la performance rispetto ai valori e agli obiettivi aziendali, mantenendo l'allineamento con tali ambiti.
Coinvolgimento dei dipendenti nella definizione degli obiettivi
Coinvolgere i dipendenti nella definizione dei propri obiettivi e nello sviluppo di piani d'azione aumenta il senso di appartenenza, l'impegno e la motivazione.
Collegare le prestazioni ai premi
Collega i risultati delle prestazioni a ricompense come bonus, aumenti di stipendio, promozioni o programmi di riconoscimento per incentivare alte prestazioni. L’articolo di Alex Link su compensi basati sulle prestazioni è una risorsa utile in questo ambito.
Focalizzarsi sullo sviluppo
Punta sulla crescita dei dipendenti creando piani di sviluppo individuali, offrendo programmi di formazione e fornendo coaching per colmare le lacune nelle competenze.
Utilizzare un approccio balanced scorecard
Incorpora diversi indicatori di prestazione, includendo misure finanziarie, della clientela, dei processi interni e di apprendimento, per offrire una visione olistica dei contributi dei dipendenti.
Formare i manager sulla gestione delle prestazioni
Fornisci ai manager le competenze per offrire feedback costruttivi, condurre valutazioni efficaci e supportare lo sviluppo dei dipendenti.
Incoraggiare l’autovalutazione
Consenti ai dipendenti di valutare le proprie prestazioni, il che può aiutare a individuare aree di miglioramento e promuovere un senso di responsabilità.
Utilizzare il feedback a 360 gradi
Implementa strumenti come il feedback a 360 gradi per ridurre i bias nelle valutazioni, ad esempio criteri standardizzati, panel di revisione diversificati o riunioni di calibrazione per garantire valutazioni eque e coerenti.
Sfruttare la tecnologia
Gestisci ancora le prestazioni con fogli Excel, Google o Word? Usa un software di gestione delle prestazioni per impostare e monitorare obiettivi e condurre valutazioni. Molti forniscono anche approfondimenti basati sui dati per prendere decisioni sulle prestazioni.
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Adattarsi ai bisogni che cambiano
Aggiorna continuamente il sistema per riflettere gli obiettivi aziendali, i ruoli dei dipendenti o le condizioni di mercato in evoluzione, rendendolo flessibile e attuale.
Crea una cultura del riconoscimento
Proprio come una cultura di feedback, incoraggia tutti i membri del team a celebrare i successi per promuovere una cultura di apprezzamento.
Può essere semplice come avere un canale dedicato su Slack dove i membri del team si elogiano a vicenda.
Esempi di sistemi di gestione delle prestazioni
Ecco come alcune delle organizzazioni più importanti al mondo affrontano la gestione delle prestazioni:
Google ha introdotto gli OKR (Objectives and Key Results)
Google ha introdotto per prima l’uso degli OKR per allineare gli obiettivi individuali dei dipendenti con quelli aziendali. Ogni dipendente definisce obiettivi misurabili con risultati specifici che vengono rivisti trimestralmente per consentire aggiustamenti e mantenere l’allineamento con un ambiente aziendale in continua evoluzione come quello di Google.
Questo modello favorisce trasparenza e collaborazione, poiché gli obiettivi sono visibili a tutti in azienda.
Il growth mindset e il feedback continuo di Microsoft
Microsoft ha abbandonato le tradizionali valutazioni annuali per adottare un sistema di gestione delle prestazioni continuo, incentrato sul "growth mindset".
I manager si confrontano regolarmente con i dipendenti, offrendo feedback continui per aiutarli a sviluppare competenze, adattarsi ai cambiamenti e raggiungere i propri obiettivi, creando un ambiente orientato all’apprendimento e alla crescita.
Il modello di check-in di Adobe
Adobe ha sostituito le valutazioni annuali delle prestazioni con un modello di "check-in", in cui manager e dipendenti si confrontano regolarmente in conversazioni informali di feedback.
Questo approccio enfatizza il feedback in tempo reale e lo sviluppo continuo, senza valutazioni formali, riducendo lo stress legato alle revisioni e mantenendo i dipendenti coinvolti nel proprio percorso di crescita.
Valutazioni semplificate e orientate al futuro di Deloitte
Deloitte ha rinnovato il proprio processo di gestione delle prestazioni per concentrarsi sul feedback in tempo reale, check-in frequenti e "istantanee delle prestazioni", che valutano i dipendenti in base a possibili azioni future, come promozioni o aumenti di stipendio. Questo approccio orientato al futuro si concentra sulla crescita e riduce la necessità di valutazioni retrospettive.
Lo sviluppo agile delle prestazioni di General Electric
GE è passata dalle valutazioni annuali a un modello più agile e continuo di feedback chiamato "Performance Development".
Grazie all'app personalizzata PD@GE, i dipendenti ricevono feedback in tempo reale e possono aggiornare frequentemente i propri obiettivi, permettendo all'azienda di essere reattiva e di tenere il passo con i cambiamenti del settore.
E ora?
Vuoi restare aggiornato sulle ultime novità nella gestione delle prestazioni? Hai diverse opzioni. Una possibilità è seguire un corso dedicato alla gestione delle prestazioni.
Potrai aggiornarti sulle tecniche più recenti e imparare da chi cerca di aiutare le persone a raggiungere il massimo delle proprie performance.
Un'altra opzione è iscriverti alla newsletter People Managing People. Riceverai suggerimenti e approfondimenti dagli esperti per aiutarti a gestire le sfide più difficili che riguardano le persone nell'ambiente di lavoro moderno, direttamente nella tua casella di posta.
