Che cos’è un sistema ERP: come funziona e perché utilizzarlo?
ERP, o pianificazione delle risorse d'impresa, è un sistema software che riunisce le principali funzioni aziendali come risorse umane, supply chain, CRM e finanza in un'unica piattaforma. Se sei stanco di gestire questi compiti separatamente, i sistemi ERP ti aiutano ad automatizzare i processi, aumentare l'efficienza e fornirti informazioni accurate in tempo reale, così puoi concentrarti su ciò che conta davvero.
In questo articolo, ti spiegherò cos'è l'ERP, come funziona e perché potrebbe semplificare notevolmente il tuo lavoro.
Che cos'è un sistema ERP?
ERP è l'acronimo di Enterprise Resource Planning, un software di gestione aziendale. In un articolo realizzato per il sito di notizie dedicato ai dirigenti IT e business technology, CIO.com, il collaboratore Bart Perkins fornisce una definizione completa di sistema ERP.
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Lo definisce come un “sistema di applicazioni software integrate che standardizza, semplifica e integra i processi aziendali tra finanza, risorse umane, approvvigionamento, distribuzione e altri dipartimenti.”
La società americana di tecnologia informatica,Oracle, definisce l'ERP come “un tipo di software che le organizzazioni usano per gestire le attività aziendali quotidiane, come contabilità, approvvigionamento, gestione dei progetti, gestione del rischio e della conformità e operazioni della supply chain.”
Oracle aggiunge che per poter essere definita completa, una suite ERP deve includere software che aiutano le organizzazioni con la pianificazione, gestione delle prestazioni aziendali, budgeting, previsione e creazione di report dettagliati sui risultati finanziari dell'organizzazione.
I sistemi ERP possono anche essere estesi con applicazioni di terze parti per accedere a funzionalità come la gestione del ciclo di vita del prodotto, l’e-procurement, la gestione dei dati di prodotto, il data mining e altre funzioni similari. L'estensione del sistema avviene solitamente tramite interfacce fornite dal fornitore.
Breve storia dell’ERP
I sistemi ERP sono stati introdotti intorno al 1990 principalmente per le aziende manifatturiere. Il concetto deriva da sistemi come il Material Requirements Planning II (MRP II), sviluppato nel 1983, l’MRP nel 1964 e l’Economic Order Quantity (EOQ), nato nel 1913.
Secondo il fornitore di software di enterprise resource planning, QAD.Inc, il termine ERP è stato coniato dal Gartner Group per differenziare i sistemi ERP da quelli MRP negli anni '90. QAD.Inc afferma che in questo periodo i sistemi ERP hanno iniziato a essere sviluppati includendo business intelligence “gestendo al contempo altre funzioni, come la sales force automation (SFA), l’automazione del marketing e l’e-commerce.”
A causa di alcune problematiche con gli ERP on-premise, i fornitori hanno iniziato a sviluppare ERP basati su cloud per offrire un sistema SaaS ERP (ERP fornito come servizio software dai vendor). Alcuni dei limiti dell’implementazione on-premise riguardano i costi di implementazione, le licenze e la lunga durata dell’implementazione, tra gli altri.
Al contrario, il modello SaaS è semplice e più economico da implementare poiché normalmente si paga un abbonamento mensile. Gli utenti possono personalizzare il software in base alle specifiche esigenze del settore. Questo rende il sistema adatto anche per una piccola impresa.
Le principali caratteristiche del sistema ERP
Un sistema di pianificazione delle risorse d'impresa presenta quattro caratteristiche principali: design modulare, flessibilità, database aperto e centralizzato, generazione automatica delle informazioni. Questo software opera in tempo reale, a partire da un database generale che supporta tutto il software. Il risultato è un aspetto e un utilizzo coerenti in ogni modulo ERP.
L'obiettivo principale di una soluzione software ERP è unire tutte le unità operative dell’azienda per raggiungere rapidamente gli obiettivi operativi. Tutti i processi aziendali vengono integrati tra le unità aziendali in un approccio completo, per semplificare processi e informazioni in tutta l’organizzazione.
Perkins fornisce un ottimo esempio di come l’ERP utilizzi dati in tempo reale per integrare i vari processi aziendali. Prende come esempio un’azienda che richiede ai clienti di effettuare ordini online. Quando viene completato un nuovo ordine, l’ERP controlla automaticamente il prezzo e avvia una verifica del credito, se necessario. Verifica se il prodotto è disponibile e notifica l’unità che si occuperà della consegna. Appena l’ordine viene consegnato, viene inviata una fattura e l’unità contabilità può aggiornare i propri conti.
Vediamo più nel dettaglio le diverse funzionalità di un sistema ERP moderno:
Aspetto e utilizzo coerente
L’aspetto e l’esperienza coerenti dell’ERP aiutano un’azienda a ridurre i costi di formazione. Perkins osserva che i primi fornitori avevano capito che un aspetto e un’esperienza uniformi aiutano l’organizzazione a sembrare più professionale. I dipendenti che lavorano in diverse aree aziendali possono fare affidamento sulle stesse informazioni mentre si impegnano a soddisfare le esigenze specifiche dei clienti.
L’integrazione ERP rende possibile per un’organizzazione presentarsi in modo coerente sul mercato, sia che si tratti del suo software di contabilità, del sistema di gestione magazzino, o dei semplici fogli di calcolo dei processi manuali.
Tutte le applicazioni supportate da un database comune
Una delle sfide principali affrontate dalle organizzazioni è che i diversi reparti operano in compartimenti stagni (unità disgiunte). Ciò può portare a situazioni imbarazzanti, in cui i vari reparti forniscono ai clienti informazioni contrastanti che riflettono negativamente sulla qualità del servizio clienti.
Un sistema ERP garantisce che tutte le applicazioni siano supportate da un database condiviso per assicurare il successo del cliente. Ciò significa che i lavoratori nelle diverse aree possono contare sulle stesse informazioni del database per le loro attività quotidiane e per ogni esigenza aziendale.
Funziona in tempo reale
Nell’era dell’Internet of Things (IoT), dove i dispositivi sono costantemente connessi tramite tecnologie come l’edge computing, la funzionalità in tempo reale garantisce che ogni processo aziendale possa accedere rapidamente alle informazioni di cui ha bisogno. L’edge computing è un sistema che porta l’archiviazione e l’elaborazione dei dati più vicino al luogo in cui saranno utilizzati.
La funzionalità real-time dell’ERP aiuta a identificare rapidamente i problemi e offre ai dirigenti aziendali il tempo per correggere eventuali criticità.
Tipi di sistemi ERP
Esistono fondamentalmente tre diversi sistemi ERP: software on-premise, software cloud-based e software ibridi. Il tipo specifico di cui un’organizzazione ha bisogno dipende principalmente dalla dimensione dell’azienda, dai dispositivi informatici disponibili e dalla capacità del sistema di soddisfare le esigenze dell’impresa.
Vediamo più da vicino le tre tipologie:
Software ERP on-premise
Come suggerisce il nome, il software ERP on-premise viene implementato in sede. Dopo l’installazione, è per lo più controllato dalla tua azienda oppure da un consulente ERP. Questa è la soluzione ERP che fa per te se desideri avere il totale controllo sulla sicurezza del tuo sistema ERP. Tuttavia, l’implementazione di questo tipo di applicazione ERP richiederà la presenza nella tua sede di risorse IT dedicate per gestire la manutenzione delle applicazioni e dei server.
Il software ERP on-premise offre diversi vantaggi, fra cui:
- I tuoi dati riservati non devono essere gestiti da terzi.
- Ogni modulo ERP può essere personalizzato in base alle specifiche esigenze aziendali.
- Fornisce forti opzioni di integrazione con altri sistemi (incluso il software CRM).
Sistema ERP cloud-based
Questo tipo di sistema ERP è spesso definito Software as a Service (SaaS), il che implica che il servizio viene gestito da una terza parte. Il design flessibile consente al personale di archiviare ed esplorare i dati tramite qualsiasi dispositivo con connessione internet. Generalmente, il prezzo si basa su un abbonamento periodico.
Lo svantaggio principale di questa tipologia di implementazione ERP è che bisogna affidarsi a un fornitore ERP per la gestione di alcune informazioni sensibili. Tuttavia, presenta diversi vantaggi. Ad esempio, non è necessario un importante investimento iniziale per ottenere il sistema. Inoltre, non sono richieste attrezzature o competenze specializzate per l’implementazione del sistema.
Sistema ERP ibrido
Il sistema ERP ibrido viene talvolta chiamato ERP a due livelli. Permette alla tua azienda di combinare sistemi ERP cloud-based e on-premise. Si tratta di una soluzione che sceglieresti se desideri godere dei vantaggi di entrambe le tipologie. Ad esempio, puoi avvalerti delle competenze del consulente ERP senza necessariamente concedergli accesso a tutte le tue informazioni.
Come funziona un sistema ERP?
Un sistema ERP funziona riducendo il numero di risorse necessarie per gestire l’azienda in modo ottimale, ma assicurando comunque redditività e miglioramento aziendale.
Il sistema ERP si distingue da una singola applicazione perché consente agli altri moduli aziendali della tua società di lavorare da un unico database.
Il sistema raccoglie dati da differenti aree aziendali. Li colloca in un punto centrale dove i dipendenti che ne hanno bisogno possono accedervi. Elimina i compartimenti stagni da cui spesso dipendono le aziende e garantisce che le informazioni adeguate siano disponibili per chiunque ne abbia necessità.
Supponiamo che il sistema ERP della tua azienda sia quasi completamente automatizzato. L’ERP si occupa automaticamente dell’inserimento dei dati nel back-end e scambia anche le informazioni con le altre unità che ne hanno bisogno.
Ad esempio, quando viene avviato un ordine di spedizione per l'ultimo articolo in magazzino, i moduli di gestione dell'inventario devono registrare questa informazione e informare i reparti interessati affinché l'inventario possa essere rifornito. Anche il team vendite sarà avvisato, così da non fare promesse che non può mantenere.
Scopri di più su come funziona l’ERP e come puoi usarlo a tuo vantaggio qui.
Perché Potresti Aver Bisogno di un Sistema ERP?
Analizziamo alcune delle ragioni per cui aziende di diverse dimensioni potrebbero trarre vantaggio dall’implementazione di un ERP.
Condivisione delle informazioni: Il sistema ERP può condividere automaticamente informazioni fondamentali tra i vari reparti della tua impresa e, di conseguenza, favorire la collaborazione tramite una condivisione delle informazioni integrata.
Miglioramento delle performance aziendali: Il sistema integrato farà sì che i reparti possano dedicarsi alla gestione della propria attività principale invece che cercare le informazioni necessarie per farlo. Ad esempio, un sistema ERP potrebbe migliorare le performance della tua azienda nella previsione delle vendite tramite il monitoraggio degli ordini, delle entrate e la generazione degli ordini di acquisto.
Facile da gestire: Con la rapida evoluzione della tecnologia, i sistemi ERP continuano a diventare sempre più facili da gestire e utilizzare. Questo è particolarmente vero per le aziende che magari non hanno le competenze o risorse per integrare i propri sistemi. Per le grandi aziende, l’ERP può ridurre le risorse richieste per gestire sistemi disgiunti.
Reportistica standardizzata: Se vuoi che la tua organizzazione comunichi verso il mercato, sarà necessario che tutti all’interno dell’azienda siano allineati. L’ERP assicurerà che le informazioni diffuse dall’organizzazione siano coerenti.
Riduzione dei costi: Secondo i Business Automation Specialists, un fornitore di soluzioni ERP, contabili e di automazione, “Le aziende manifatturiere con pratiche best-in-class che utilizzano sistemi ERP sono riuscite a ridurre i livelli di inventario del 22%.” Continua: “Le stesse aziende hanno anche visto quasi una riduzione del 20% dei costi complessivi.”
Per un approfondimento ancora maggiore, dai un'occhiata a questo articolo sui 9 Benefici del Software ERP.
Cerchi Qualcos’altro?
Se sei alla ricerca di software diversi da quelli ERP, valuta le seguenti opzioni:
- Software per la gestione del capitale umano (HCM) — software progettati per gestire i dipendenti, pianificare la forza lavoro, svolgere la gestione dei talenti e ottimizzare la forza lavoro.
- Software per la gestione delle performance — software per la gestione delle performance e dei comportamenti lavorativi dei singoli dipendenti all'interno di un'organizzazione.
- Software per la gestione della forza lavoro — software per la gestione di diversi aspetti della forza lavoro di un’organizzazione, inclusi orari, presenze, permessi, onboarding e altro ancora.
Infine, se non sei sicuro se ti serva un sistema ERP o CRM, potresti avere bisogno di entrambi! Questo articolo ti guida tra le somiglianze e differenze tra software ERP e CRM per aiutarti a chiarire le idee.
