Pagare i dipendenti internazionali: una guida completa

In linea generale, hai cinque opzioni:

1. Gestire il processo internamente
2. Utilizzare collaboratori esterni
3. Affidarsi a un'entità locale
4. Affidarsi a un datore di lavoro ufficiale (EOR)
5. Affidarsi a un fornitore globale di servizi paghe

1. Gestire il processo internamente

Alcune organizzazioni, in particolare quelle di maggiori dimensioni, scelgono di gestire internamente il servizio paghe globale utilizzando entità aziendali separate in ogni giurisdizione. Ciò significa 1) costituire entità aziendali in più giurisdizioni e 2) assumere personale per elaborare le paghe.

I vantaggi consistono nel possedere completamente il processo e l'esperienza relativi alle paghe. Inoltre, sebbene il software per le paghe globali possa essere d'aiuto, la complessità di questo processo e le risorse necessarie spingono molte organizzazioni a scegliere metodi alternativi.

Vantaggi: maggiore controllo e personalizzazione.
Svantaggi: complessità e risorse necessarie.

2. Utilizzare collaboratori esterni

Un'altra opzione consiste nell'assumere collaboratori esterni che, in teoria, sono più semplici da ingaggiare.

L'unico aspetto a cui prestare attenzione è che, se le autorità locali classificano legalmente il tuo collaboratore come dipendente, la tua azienda è responsabile per le imposte non versate, gli arretrati e i benefit. Potresti inoltre ricevere ulteriori sanzioni.

Vantaggi: semplice e facile.
Svantaggi: è comunque necessario tenere conto delle leggi e dei regolamenti locali e di quelli del proprio Paese.

3. Affidarsi a un'entità locale

Un'altra opzione consiste nell'affidare le attività relative alle paghe e alle risorse umane a un fornitore locale di servizi paghe, a una società di consulenza HR o a una PEO. Ti daranno accesso a competenze locali e spesso rappresentano un metodo più conveniente rispetto all'utilizzo di un EOR. L'unico aspetto a cui prestare attenzione è che, per utilizzare questo modello, devi comunque avere un'entità legale nel Paese. 

Vantaggi: accesso a competenze locali, garanzia della conformità nel Paese e supporto personalizzato.
Svantaggi: devi comunque costituire prima un'entità locale.

4. Affidarsi a un datore di lavoro ufficiale 

Anziché cercare di gestire internamente le paghe globali, molte organizzazioni affidano il processo a un datore di lavoro ufficiale (EOR).

Un EOR agisce in qualità di datore di lavoro nella giurisdizione in cui desideri assumere i lavoratori e gestisce tutte le funzioni amministrative, come le paghe. Disporrà di un'entità legale nella giurisdizione scelta e di specialisti che si occuperanno di tutta l'amministrazione per tuo conto, garantendo la tua conformità.

Gli EOR possono aiutarti a configurare le attività e ad assumere personale in meno di un mese.

Vantaggi: semplice, rapido e con un minore impiego di risorse.
Svantaggi: controllo ridotto e dipendenza dal fornitore del servizio.

consiglio dell'esperto

È consigliabile scegliere un EOR che abbia assunto con successo persone nel Paese di interesse per almeno 3 anni. In questo modo è più probabile affidarsi a un EOR che abbia “visto di tutto” e abbia avuto l’opportunità di attraversare diversi cicli di assunzione in quel Paese.—Alice Ferretti, fondatrice di HumansR

5. Affidarsi a un fornitore globale di servizi paghe

Un'altra opzione consiste nell'utilizzare un fornitore globale di servizi paghe che consolida l'elaborazione delle paghe di più Paesi in un'unica piattaforma. Tuttavia, tieni presente che devi comunque avere un'entità legale locale in ogni Paese in cui hanno sede i dipendenti. 

Il fornitore può semplificare i calcoli delle buste paga, la presentazione delle dichiarazioni fiscali e la reportistica, ma non agisce in qualità di datore di lavoro legale. La responsabilità della conformità, dei contratti e dei benefit resta comunque a tuo carico.

Vantaggi: operazioni relative alle buste paga centralizzate, reportistica coerente tra i vari Paesi e maggiore efficienza con l'espansione internazionale.
Svantaggi: richiede comunque entità locali in ciascun Paese, il costo dei servizi globali per le buste paga è elevato se assumi personale solo in uno o due Paesi.

Quale opzione di impiego dovrei scegliere?

Ecco 5 scenari di "migliore adattamento" che possono aiutarti a individuare quale opzione sia più adatta a te.

Devi assumere rapidamente in un nuovo Paese e non hai un'entità legale?	Utilizza un EOR
Assumi un freelance per un lavoro a breve termine?	Ingaggia un collaboratore
Hai un'entità locale e ti serve solo aiuto nella gestione delle buste paga?	Affidati a un fornitore locale di servizi per le buste paga
Ti stai espandendo a lungo termine in un Paese con un team in crescita?	Costituisci un'entità locale e sviluppa internamente i processi HR e per le buste paga
Assumi personale in molti Paesi e vuoi una supervisione centralizzata?	Utilizza una piattaforma globale per le buste paga

Obblighi fiscali statunitensi quando si pagano dipendenti stranieri

Se la tua azienda con sede negli Stati Uniti assume o paga dipendenti che vivono e lavorano al di fuori degli Stati Uniti, è importante comprendere i tuoi obblighi fiscali statunitensi e, altrettanto importante, ciò che non si applica.

Di seguito è riportata una panoramica di 4 aspetti da considerare per rimanere conformi quando si pagano dipendenti stranieri, ma prima, un riepilogo dei punti chiave.

1. Il luogo di lavoro determina la ritenuta fiscale

Se un dipendente straniero lavora interamente al di fuori degli Stati Uniti e non è cittadino o residente statunitense, allora:

• Gli Stati Uniti generalmente non richiedono la ritenuta dell'imposta federale sul reddito.
• In genere non si applicano neppure FICA (previdenza sociale e Medicare) e FUTA (imposta federale sulla disoccupazione).
• Tuttavia, la tua azienda potrebbe avere obblighi fiscali nel Paese del dipendente, tra cui:
  • Contributi del datore di lavoro ai sistemi assicurativi sociali locali
  • Ritenuta dell'imposta locale sul reddito
  • Registrazione presso le autorità fiscali straniere

Importante: se il lavoratore svolge qualsiasi attività negli Stati Uniti o è una persona statunitense (cittadino o residente), si applicano le leggi fiscali statunitensi.

2. Moduli IRS da conoscere

Quando si assumono persone fisiche o entità straniere, l'IRS prevede moduli specifici per stabilire lo status fiscale e prevenire dichiarazioni errate:

• Modulo W-8BEN (per persone fisiche) o W-8BEN-E (per entità):
  • Viene utilizzato per certificare che il lavoratore straniero non è una persona statunitense.
  • Aiuta a evitare la ritenuta fiscale statunitense sui pagamenti effettuati all'estero.
• Modulo 1042-S: viene utilizzato per dichiarare i redditi di fonte statunitense corrisposti a persone straniere, qualora fosse richiesta una ritenuta.
• Modulo 1099: non è richiesto per i collaboratori stranieri che svolgono attività al di fuori degli Stati Uniti, ma solo per i collaboratori con sede negli Stati Uniti.

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3. Nessuna imposta statunitense sui salari per il lavoro svolto all'estero

Quando i dipendenti o collaboratori stranieri si trovano interamente al di fuori degli Stati Uniti e non percepiscono redditi di fonte statunitense:

• Non è necessario trattenere le imposte statunitensi sui salari.
• Non è necessario versare i contributi a carico del datore di lavoro per la previdenza sociale, Medicare o le imposte sulla disoccupazione.

Tuttavia, se il dipendente straniero è cittadino o residente negli Stati Uniti, è necessario trattenere e versare le imposte proprio come si farebbe per un dipendente nazionale, indipendentemente dal luogo in cui lavora.

4. Rischio di stabile organizzazione (PE)

Un aspetto da considerare è che l'assunzione di dipendenti internazionali può creare una “stabile organizzazione” nel Paese del dipendente, il che significa che:

• La tua azienda potrebbe essere considerata come avente una presenza commerciale soggetta a tassazione in quel Paese.
• Questo può comportare imposte sul reddito delle società, IVA o obblighi locali relativi alle retribuzioni.

Per ridurre questo rischio, molte aziende utilizzano:

• Datori di lavoro ufficiali (EOR) per assumere il lavoratore a livello locale.
• Consulenza legale per comprendere le soglie previste per la stabile organizzazione in ciascun Paese.

Costi per pagare i dipendenti internazionali

Per aiutarti a considerare i costi associati al pagamento dei dipendenti internazionali, li abbiamo suddivisi in una tabella con stime di quanto ciascuno potrebbe costare in USD.

Categoria	Tipo di costo	Dettagli	Costo stimato
Software	Software e infrastruttura	Costi iniziali per il software di gestione delle retribuzioni in più Paesi e per l'infrastruttura IT necessaria.	$50,000 - $200,000
Software	Costi di integrazione	Costi per integrare il sistema di gestione delle retribuzioni con il software per le risorse umane e la contabilità	$10,000 - $50,000
Operativi	Stipendi del personale addetto alle retribuzioni	Retribuzioni per specialisti delle paghe esperti nelle normative internazionali.	$60,000 - $120,000 all'anno
Operativi	Costi di formazione	Costi per la formazione periodica necessaria per rimanere aggiornati sulle tecnologie e sulle modifiche legislative.	$5,000 - $20,000 all'anno
Conformità e normative	Onorari legali e di consulenza	Onorari per esperti legali o consulenti che garantiscano la conformità e aiutino a gestire i processi burocratici.	$20,000 - $100,000 all'anno
Conformità e normative	Costi di revisione	Costi per effettuare revisioni periodiche finalizzate a garantire accuratezza e conformità.	$10,000 - $30,000 all'anno
Esternalizzazione	Onorari dei fornitori di servizi	Onorari per i fornitori globali di servizi di gestione delle retribuzioni, variabili in base al numero di dipendenti, ai Paesi e alla complessità del servizio.	$15 - $50 per dipendente al mese
cambio valuta e transazioni	Conversione valutaria	Costi per convertire le valute ai fini dell'erogazione delle retribuzioni internazionali.	0.5% - 2% dell'importo della transazione
cambio valuta e transazioni	Commissioni bancarie	Commissioni bancarie per transazioni, trasferimenti e pagamenti internazionali.	$10 - $50 per transazione
Rettifica degli errori e sanzioni	Correzione degli errori	Costi per correggere gli errori nelle retribuzioni, inclusi arretrati e interessi.	$5,000 - $20,000 per incidente
Rettifica degli errori e sanzioni	Sanzioni per mancata conformità	multe e sanzioni per la mancata conformità alle leggi relative alle retribuzioni.	$10,000 - $50,000 per incidente
Costi vari	Gestione del progetto	Costi di gestione del progetto per implementare nuovi sistemi o cambiare fornitori.	$10,000 - $40,000 per progetto

Sfide del pagamento dei dipendenti internazionali

Ecco sette sfide da considerare quando si impiegano dipendenti internazionali.

1. Conformità alle leggi locali sul lavoro e alle imposte a carico del datore di lavoro

Ogni Paese ha le proprie regole su come devono essere trattati i dipendenti, comprese questioni come ferie retribuite, periodi di preavviso e salario minimo.

Devi inoltre versare la tua quota delle imposte a carico del datore di lavoro, come i contributi per l'assicurazione sanitaria o la pensione.

Non si tratta solo di imposte, ma di essere un datore di lavoro legittimo. Se trascuri questo aspetto, potresti dover affrontare cause legali o sanzioni da parte degli organi del lavoro. È ciò che ti mantiene in regola agli occhi della legge.

importante da sapere

I lavoratori da remoto fanno scattare la regola dei 183 giorni: se rimangono per più di 183 giorni in un qualsiasi Paese, diventano residenti fiscali. Il reddito globale viene tassato localmente. Il secondo pilastro dell’OCSE ora monitora il luogo in cui si trova il personale per i calcoli dell’imposta minima del 15%. Le aziende devono documentare dove si trovano quotidianamente i lavoratori.—Raoul P.E. Schweicher, socio amministratore, MS Advisory

2. Pagamenti e commissioni internazionali

Gestire le buste paga in più valute può essere difficile a causa delle fluttuazioni dei tassi di cambio e dei requisiti e delle commissioni bancarie.

Come sottolinea Raoul P.E. Schweicher, socio amministratore presso MS Advisory, “I circuiti di pagamento sono frammentati e costosi. I trasferimenti SWIFT tradizionali richiedono 3-5 giorni e comportano commissioni del 3-4%. I lavoratori hanno bisogno di pagamenti istantanei, ma devono affrontare blocchi KYC della durata di 2-10 giorni quando le banche richiedono documentazione aggiuntiva.

Inoltre, le oscillazioni valutarie possono far aumentare del 12% i costi delle buste paga da un giorno all'altro. I lavoratori si frustrano quando il loro stipendio "stabile" diminuisce a causa dei movimenti dei tassi di cambio che non possono controllare”.

3. Ritenute fiscali e dichiarazioni

Quando paghi dipendenti all'estero, la conformità globale delle buste paga richiede di trattenere dalla loro retribuzione l'importo corretto delle imposte sul reddito e dei contributi previdenziali.

Alcuni Paesi vogliono inoltre che tu consegni ai dipendenti i moduli fiscali di fine anno. Si tratta semplicemente di mantenere buoni rapporti con il fisco. Se sbagli, rischi multe o controlli.

4. Classificazione del lavoratore (collaboratore autonomo o dipendente)

Il fatto che tu definisca qualcuno un collaboratore autonomo non significa che le leggi locali siano d'accordo. Se lavora come un dipendente—a tempo pieno, rispondendo a un manager e utilizzando i tuoi strumenti—alcuni Paesi lo riclassificheranno.

Un incarico di breve durata negli Stati Uniti potrebbe essere considerato un lavoro autonomo, ma in Spagna lo stesso accordo fa scattare tutte le tutele previste per i dipendenti.

Ciò potrebbe significare che devi corrispondere arretrati, imposte o persino benefit. È una delle violazioni della conformità più comuni. In caso di dubbi, verifica le normative locali o utilizza un EOR per tutelarti.

5. Protezione dei dati e sicurezza delle buste paga

I dati delle buste paga sono estremamente sensibili: nomi, stipendi, informazioni bancarie e codici fiscali. Alcuni Paesi hanno leggi rigorose sulla privacy dei dati (come il GDPR in Europa) e devi rispettarle.

Devi archiviare e condividere i dati in modo sicuro, altrimenti potresti incorrere in multe salate. Non si tratta solo di un rischio legale, ma anche di una questione di fiducia. Il tuo team si aspetta che tu protegga le sue informazioni.

6. Integrazione con i sistemi interni

Le buste paga globali non funzionano bene se rimangono isolate. Idealmente, dovrebbero collegarsi al tuo sistema HR, agli strumenti per il rilevamento delle ore e agli strumenti finanziari. 

In caso contrario, finirai per copiare manualmente i dati, causando errori e ritardi. Più Paesi coinvolgi nelle assunzioni, più la situazione diventa problematica. L'integrazione aiuta a far funzionare tutto in modo più fluido.

7. Differenze di fuso orario

Le differenze di fuso orario sono importanti quando si pagano dipendenti internazionali, perché le scadenze per l'elaborazione delle buste paga, gli orari bancari e i giorni festivi variano da Paese a Paese e possono ritardare i trasferimenti degli stipendi.

Come afferma Kevin Marshall, CPA e professionista della finanza personale presso Amortization Calculator, “I calendari delle buste paga raramente coincidono quando la sede centrale si trova a dieci fusi orari di distanza dal team distaccato. Un file che viene chiuso a mezzogiorno a New York ha già superato l'orario limite della banca a Manila".

Pagare i dipendenti internazionali: processo decisionale in 6 fasi

La gestione delle buste paga internazionali o la scelta delle modalità di pagamento dei talenti globali dipendono da alcune variabili chiave: classificazione del lavoratore, infrastruttura legale, dimensioni del team, urgenza e propensione al rischio. 

Utilizza questo schema per fare la scelta giusta in base al tuo contesto specifico:

1. Valuta le esigenze e gli obiettivi della tua azienda

• Presenza geografica: considera i Paesi in cui hai attualmente dipendenti e quelli in cui prevedi di espanderti. Le sfide legali e amministrative variano da Paese a Paese e alcune sono molto più complesse e prolungate di altre.
• Numero di dipendenti: determina quanti dipendenti hai a livello internazionale e la crescita prevista di questo numero. Se assumi 1–2 lavoratori in un Paese, un EOR o un accordo con un collaboratore autonomo potrebbe essere la soluzione più semplice. Se assumi 3–10 lavoratori in un Paese, potrebbe essere giustificato costituire un'entità legale e affidarsi a un fornitore locale di servizi per le buste paga.
• Attività principale: valuta se la gestione interna delle buste paga distoglierebbe l'attenzione dalle attività principali della tua azienda. 
• Tempistiche: se devi assumere rapidamente e non vuoi costituire un'entità locale, un EOR offre una soluzione rapida e conforme. Se hai un budget limitato e stai assumendo per un lavoro a breve termine o basato su un progetto, un accordo con un collaboratore autonomo potrebbe essere più adatto, a condizione che il rischio di non conformità sia basso.

2. Valuta le tue risorse attuali

• Competenza: disponi, o puoi ragionevolmente acquisire, delle competenze necessarie in materia di diritto del lavoro internazionale, normative fiscali ed elaborazione delle buste paga?
• Tecnologia: valuta se disponi della tecnologia necessaria per gestire le buste paga in modo efficiente in diversi Paesi, inclusi gli aggiornamenti relativi alla conformità e l'integrazione con altri sistemi.
• Budget: considera le implicazioni finanziarie, inclusi i costi di configurazione e mantenimento di un processo interno rispetto alle tariffe di esternalizzazione.

3. Valuta vantaggi e svantaggi

• Controllo e personalizzazione: l'elaborazione interna offre maggiore controllo e potenzialmente più opzioni di personalizzazione, un aspetto prezioso se hai esigenze complesse per le buste paga.
• Scalabilità: l'esternalizzazione a un EOR o a un servizio di gestione delle buste paga può adattarsi più facilmente alla crescita della tua attività, soprattutto nei nuovi mercati.
• Gestione del rischio: l'esternalizzazione può ridurre il rischio di mancata conformità e il peso delle sanzioni legali.

4. Coerenza strategica a lungo termine

• Costo: sebbene l'esternalizzazione possa sembrare più costosa inizialmente, nel lungo periodo potrebbe essere più conveniente, evitando sanzioni e riducendo la necessità di personale specializzato.
• Strategia aziendale: allinea la tua scelta alla strategia aziendale complessiva. Se l'espansione internazionale rapida è un obiettivo, l'esternalizzazione o il ricorso a collaboratori potrebbe offrirti l'agilità di cui hai bisogno.

5. Richiedi proposte e svolgi un'adeguata due diligence

Richiedi proposte dettagliate a diversi fornitori di servizi EOR e di gestione globale delle buste paga. Oltre a costi e reputazione, presta attenzione a:

• Competenza locale
• Prezzi trasparenti
• Calcoli accurati degli oneri a carico del datore di lavoro
• Livelli di assistenza clienti
• Scalabilità a lungo termine
• Fornitori che dipendono da partner rispetto a fornitori con entità di proprietà (quest'ultima opzione è consigliata).
• Verifica referenze e recensioni.

6. Prendi una decisione 

Prendi una decisione in base alla capacità della tua azienda di gestire internamente le buste paga senza compromettere la conformità e l'efficienza operativa, nonché alla misura in cui ciascuna opzione sostiene i tuoi obiettivi aziendali a lungo termine.

Le migliori pratiche per pagare i dipendenti internazionali

Se decidi di procedere autonomamente e gestire il processo internamente, ecco alcune buone pratiche che possono aiutarti:

1. Mantieniti aggiornato sulle leggi locali

Verifica continuamente le tue conoscenze delle leggi locali sul lavoro, delle normative fiscali e degli obblighi di comunicazione in ciascun Paese. 

Come raccomanda Katherine Loranger, CPO presso Safeguard Global, “Pianifica verifiche mensili, non annuali. Verifica proattivamente le classificazioni: con la diffusione dei modelli basati sul lavoro da remoto, abbiamo osservato un aumento del rischio di errata classificazione.

Se assumi collaboratori a livello internazionale, assicurati che il tuo modello di rischio venga esaminato da esperti legali regionali, prima dell'inizio dell'elaborazione delle buste paga.”

Analogamente, Ashley Akin, CPA e consulente fiscale presso Gold IRA Companies, raccomanda di “Creare un calendario della conformità che guardi almeno dai 12 ai 18 mesi in avanti, prevedendo il tempo necessario per adeguare i flussi di lavoro quando entrano in vigore nuove regole. Ciò aiuta a prevenire gli errori dell'ultimo minuto e rende molto più gestibile la gestione internazionale delle buste paga.”

consiglio pratico

Per le aziende con forza lavoro virtuale o ibrida, mi assicuro che esista un processo chiaro per monitorare dove lavorano effettivamente i dipendenti, perché questo determina a quale imposta statale o locale sono soggetti.— Lee Baldwin, Responsabile dei servizi gestiti, Pay Check Limited

2. Sfrutta la tecnologia

Utilizza un software avanzato per la gestione delle paghe in grado di gestire più valute, lingue e contesti normativi. 

Assicurati che la tecnologia sia scalabile e possa integrarsi con altri sistemi HR e contabili. Le organizzazioni più piccole possono soddisfare queste esigenze con un software globale per la gestione delle paghe creato per le piccole imprese.

consiglio dell'esperto

Collega in sequenza HRIS > gestione globale delle paghe > contabilità per eliminare il reinserimento manuale dei dati e implementa portali self-service che consentano ai lavoratori di scegliere la valuta di pagamento e scaricare i cedolini. Stabilisci accordi sul livello di servizio, ad esempio accredita i fondi sul conto del lavoratore entro un massimo di 2 giorni.—Raoul P.E. Schweicher, socio amministratore presso MS Advisory

3. Non fare troppo affidamento sulla tecnologia

Come sottolinea Akin, “Il software per la gestione delle paghe è utile, ma non perfetto. Può gestire i calcoli e le detrazioni locali, ma sono ancora necessari controlli manuali. Suggerisco di effettuare audit trimestrali per individuare elementi come codici fiscali obsoleti, indirizzi errati o problemi relativi al GDPR legati a consensi scaduti".

4. Redigi politiche chiare

Come sottolinea Marshall, “Le politiche sono importanti quanto il software. Dichiara per iscritto come e quando avvengono le conversioni, se è l'azienda o il dipendente ad assorbire le oscillazioni dei tassi e come si applicano le detrazioni per i benefit. 

Rivedi il documento due volte all'anno, proprio come rivedi i contratti con i fornitori, perché le leggi alla base non restano immutate".

5. Audit e riconciliazioni regolari

Indipendentemente dal fatto che la gestione delle paghe sia internazionale o meno, è buona prassi condurre regolarmente audit sulle paghe per garantire accuratezza e conformità.

consiglio dell'esperto

Conserva registri dei giorni lavorati per giurisdizione per supportare le esclusioni dal reddito previste dalle normative del Secondo Pilastro. Effettua una revisione trimestrale, poiché il quadro fiscale cambia rapidamente.—Raoul P.E. Schweicher, socio amministratore presso MS Advisory

6. Comunicazione efficace

Mantieni canali di comunicazione chiari e aperti con i tuoi dipendenti in merito alle questioni relative alle paghe. Ciò include la fornitura di cedolini dettagliati che spieghino chiaramente ogni detrazione e la capacità di rispondere tempestivamente alle richieste relative alle paghe.

Come osserva Askin, “Consiglio ai clienti di verificare in anticipo le coordinate bancarie, la residenza fiscale e l'indirizzo di ciascun lavoratore, per poi riesaminarli trimestralmente.

Questo previene problemi dell'ultimo minuto come pagamenti non riusciti o ritardi nella presentazione dei moduli fiscali. Se le norme fiscali cambiano, spiegarle in modo chiaro e tempestivo, così i lavoratori non saranno sorpresi quando cambia la retribuzione netta.”

7. Copri sistematicamente l'esposizione valutaria

La copertura dell'esposizione valutaria è considerata una buona prassi per la gestione internazionale delle paghe quando paghi i dipendenti in valute estere e vuoi evitare sorprese dovute alle oscillazioni dei tassi di cambio.

Aiuta nella pianificazione del budget, nel controllo dei costi e nell'erogazione di pagamenti coerenti, soprattutto se gestisci le paghe da un'unica valuta come USD. 

I metodi comuni includono contratti a termine, conti multivaluta o piattaforme che offrono tassi di cambio fissi. Tuttavia, se i tuoi pagamenti sono di basso volume o occasionali, la complessità della copertura potrebbe non valerne la pena. 

È particolarmente utile quando i costi delle paghe sono elevati o si basano su mercati valutari volatili.

consiglio dell'esperto

Un’altra scelta intelligente consiste nell’utilizzare conti multivaluta offerti da servizi come Wise Business o Revolut. Ti consentono di detenere e pagare in valute locali, riducendo drasticamente le commissioni sul cambio valuta.—Josh Katz, fondatore, Josh Katz CPA

8. Reportistica centralizzata

La reportistica globale delle paghe centralizzata è una best practice perché offre una visione unica dei costi del personale, degli obblighi fiscali e dell'organico in tutti i Paesi, agevolando la definizione del budget, il monitoraggio della conformità e la reportistica per i dirigenti. 

Ad esempio, invece di raccogliere fogli di calcolo separati dai fornitori in Brasile, Germania e Giappone, puoi visualizzare tutti i dati sulle paghe in un unico cruscotto.

Fa risparmiare tempo, riduce gli errori e favorisce decisioni migliori. Detto questo, per funzionare bene richiede spesso sistemi integrati o un fornitore globale di servizi per le paghe.

Consiglio dell'esperto

Crea un calendario condiviso che mostri ogni giorno festivo bancario locale e il preavviso necessario a ciascun fornitore. Associa questo programma all’integrazione tra il sistema HR e il libro mastro contabile: il margine per gli errori manuali di digitazione si riduce drasticamente.—Kevin Marshall, CPA e professionista della finanza personale, Calcolatore di ammortamento

9. Non esternalizzare mai la responsabilità

Infine, come consiglia Loranger, “Non esternalizzare mai la responsabilità. Che tu utilizzi un EOR o gestisca le paghe internamente, qualcuno all'interno dell'organizzazione deve essere responsabile delle informazioni sulla conformità”.

10. Designa uno  “scettico dei fusi orari”

Come suggerisce Marshall, designa qualcuno del team che si occupa delle paghe il cui unico compito sia chiedersi, prima di ogni elaborazione, se la data scelta esista effettivamente in tutti i Paesi coinvolti. Sembra una cosa banale, finché non ci si imbatte in una festività nazionale a metà settimana di cui non si era a conoscenza.

11. Utilizza canali crittografati e l'autenticazione a 2 fattori

Ancora una volta, come suggerisce Marshall, “Trasmettiamo tutti i dati sulle paghe attraverso canali crittografati e li archiviamo su server che soddisfano lo standard più rigoroso tra quelli dei Paesi in cui operiamo. 

Utilizza l'autenticazione a due fattori ovunque, esegui controlli dei precedenti su qualsiasi fornitore che abbia accesso ai dati sulle paghe e limita internamente l'accesso al gruppo più ristretto possibile. Le persone si lamenteranno del passaggio aggiuntivo per accedere. Smetteranno di lamentarsi il giorno in cui un tentativo di phishing fallirà proprio grazie a quella misura”.

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