Guida Completa per Costruire un Budget di Reclutamento
I dipendenti costituiscono una parte significativa di qualsiasi budget OpEx: tra stipendi, tasse, benefit, ecc., tutto si somma! Naturalmente non si tratta di un vero "costo", piuttosto è uno scambio per il meraviglioso lavoro che le nostre squadre svolgono!
Considerando ciò, non dovrebbe sorprendere che il reclutamento sia parte del costo del personale e, se non tenuto sotto controllo, possa davvero lievitare.
Con il numero di piattaforme, tecnologie e agenzie presenti oggi, è davvero importante tenere traccia di cosa vale la pena investire e di cosa no.
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Altrimenti, finirai come è successo a me, trovandoti in una situazione in cui metà del budget annuale (£100.000) è stato speso per assumere 6 persone e ne restano ancora 40 da assumere con il budget residuo! (Per riferimento, £100K per assumere 6 persone utilizzando solo risorse interne è TANTISSIMO).
Di seguito, propongo una guida pratica su come iniziare a ragionare e creare un budget per il reclutamento, con un piccolo esempio del mio budget.
Nota che questo non include i costi delle risorse umane, che sarebbero separati. Inoltre, non è il metodo definitivo e lo modifico sempre un po' per presentarlo ai dirigenti o alla finanza, ma ti mostro quello che secondo me è il miglior punto di partenza.
Copriamo i seguenti punti:
- Da dove iniziare
- Componenti di un budget
- Come monitorare
- Come valutare
- Sapere dove ti posizioni
- Come presentare il caso ai leader senior/finanza
Da dove iniziare con il tuo budget di reclutamento
Il primo passo è controllare e collaborare con il tuo dipartimento finanziario. Non posso sottolineare abbastanza l'importanza di questa partnership!
Potrebbero avere un formato particolare che preferiscono utilizzare, potrebbero già disporre di alcuni dati o, cosa ancora più importante, un limite massimo già definito per te.
Nel frattempo, ecco una rapida checklist di domande da cui partire per capire come sarà il tuo budget.
- Quante nuove assunzioni sono previste per il nuovo anno/semestre/trimestre?
- Quando sono necessarie queste figure? (Ad es. avrai molte posizioni contemporaneamente oppure saranno scaglionate?
- Ci sono posizioni particolarmente difficili, in particolare ruoli executive?
- Ci sono assunzioni stagionali/temporanee/contrattuali?
- E le assunzioni ad alto volume—operativi, customer experience, o neolaureati?
Se disponi anche di dati storici, è buona norma tenere traccia di:
- Qual è il tuo tasso di turnover del personale?
- Qual è stato il costo medio per assunzione dell'anno precedente?
- Quali KPI per il reclutamento ti aiuteranno a definire il successo?
Per un aiuto su tutto questo, leggi il mio articolo su come creare un piano di assunzione sostenibile.
Una volta chiarito questo, puoi separare il budget in diverse componenti e possiamo iniziare a calcolare come potrà apparire il tuo budget.
Componenti di un budget
In molte realtà potrebbe esserti chiesto di suddividere per costi fissi o variabili, e sei libero di farlo. Indicherò quali sono probabilmente costi fissi e quali variabili.
Personalmente, utilizzo categorie leggermente diverse per assicurarmi di non perdere nulla che possa far salire i costi di reclutamento
Costi fissi
Questi sono i costi operativi fissi, che consistono principalmente negli stipendi del team di reclutamento.
A seconda che il team di reclutamento sia permanente o costituito da consulenti, dovresti considerare il “vero costo di un dipendente”. Questo includerebbe elementi come tasse, pensioni e benefit (ferie pagate, bonus, ecc.) oltre allo stipendio base.
Come indicazione generale, nel Regno Unito si ritiene che il costo non sia mai inferiore a 1,5 volte lo stipendio base. Il moltiplicatore esatto può variare a seconda del paese, e questo è il motivo per cui è importante lavorare con il team finanziario (chiunque gestisca il payroll avrà questi dati).
Se desideri approfondire ulteriormente, puoi anche stimare la quantità di tempo che un responsabile delle assunzioni/membro del team di assunzione potrebbe dover dedicare e quanto ciò costerebbe in base al loro stipendio e al "costo reale".
Questo è particolarmente importante nelle aziende molto piccole, poiché potresti non avere un reparto di selezione dedicato e i tuoi responsabili delle assunzioni potrebbero dover seguire personalmente gran parte del processo. (Se è il tuo caso, esistono soluzioni di recruiting per piccole imprese che sono sia facili da usare sia convenienti.)
Ad esempio, se un responsabile delle assunzioni deve coprire 10 posizioni tecniche in 3 mesi, dovrà dedicare molto tempo a questa attività e quindi metà dei suoi costi OPEX può essere attribuita al reclutamento.
Se queste voci si sommano abbastanza, potrebbe essere il momento di valutare se sia più conveniente assumere un team interno di selezione.
Strumenti/piattaforme per la selezione
Nel mondo di oggi, questa probabilmente rappresenterà una voce rilevante del tuo budget, e forse anche dove può verificarsi una buona parte degli aumenti dei costi di selezione (insieme alle attività pubblicitarie), ma sono strumenti essenziali nel processo di recruiting.
ATS—sistema di gestione candidati
Questo di solito rappresenta un costo annualizzato, anche se so che alcuni sistemi di gestione candidati offrono la possibilità di pagare mensilmente per variare l’abbonamento, anche se ciò può risultare più costoso.
Verifica con il tuo team finanziario come vogliono che il costo annualizzato sia rappresentato all’interno del budget mensile.
LinkedIn Recruiter
Uno strumento comune se in azienda hai un team di recruiting. Altrimenti, potresti provare con Recruiter Lite o Premium e acquistare più Inmail, anche se la spesa può accumularsi; il mio consiglio è di avere una sezione separata nel tuo file Excel dove annotare chi ha quale tipo di licenza.
Ad esempio, è successo una volta che una persona che non lavorava più in azienda avesse acquistato una licenza LinkedIn Recruiter separatamente e, quando ho assunto il ruolo e guardato il mio primo budget, mi sono accorto che quella persona era già costata oltre £6.000 in poco tempo!
Altre piattaforme di selezione
Ci sono molte tipologie di piattaforme di recruiting disponibili! Alcune si concentrano sulla selezione dei candidati (ad es. Cord, Talent.io, Haystack) e altre sul facilitare l’attività di outreach (Amazing Hiring, Seekout, ecc.).
Prezzi e struttura dei software di recruiting variano: alcune piattaforme offrono flessibilità mensile, altre solo abbonamento annuale. Valuta le varie opzioni se non le conosci ancora e scegli quella che fa più al caso tuo.
Nota veloce sulle piattaforme che permettono anche la pubblicazione di annunci: qui la linea tra budget pubblicitario e piattaforma può diventare sfumata, quindi usa il tuo giudizio. Di solito inserisco nei costi pubblicitari tutte le spese "per annuncio". Ad esempio, Remoteok mi permette sia di visionare i candidati sia di pubblicare annunci, quindi lo inserisco nel budget della pubblicità.
Lettura correlata: I 10 migliori software di recruiting
Software di onboarding
Pur essendo tecnicamente al di fuori della fase tradizionale di recruiting, ha senso includere il costo del software di onboarding nel budget per la selezione.
Investire in un software di onboarding garantisce un ingresso agevole ai nuovi assunti e aiuta a standardizzare procedure come la documentazione digitale, la formazione obbligatoria e la definizione precoce degli obiettivi.
Inoltre, molte piattaforme di onboarding moderne si integrano con i sistemi di gestione candidati (ATS), creando un flusso di lavoro più fluido dall’accettazione dell’offerta fino al primo giorno.
Come parte delle considerazioni di budget, assicurati di controllare i costi dei software di onboarding per trovare la soluzione più adatta alle dimensioni e alle esigenze della tua azienda.
Pubblicità
Esattamente come con le piattaforme, esistono molti canali per pubblicizzare le tue offerte di lavoro, quindi è importante monitorare quanti candidati provengono da ogni job board.
Sistema di gestione candidati
Non dimenticare che alcuni sistemi di gestione candidati hanno accordi con determinate job board e possono offrirti pubblicazioni gratuite o scontate.
Se stai valutando diversi ATS, questa è una funzionalità da non sottovalutare: dispongono di job board in diverse località a cui puoi pubblicare direttamente tramite la piattaforma? Rende anche molto più semplice il monitoraggio degli annunci.
Consiglio pro. Anche se l’ATS non ha la funzionalità di pubblicazione annunci integrata, assicurati di capire qual è il metodo migliore per tracciare i candidati provenienti da ciascun portale.
Ad esempio, Greenhouse può generare un link per una specifica job board che consente di tracciare la provenienza dei candidati, facilitando così la valutazione.
Pubblicità su LinkedIn
Sto separando questo argomento dagli altri perché il modello di prezzo funziona in modo un po’ diverso. Qui puoi avere slot pubblicitari prepagati oppure slot di offerte di lavoro a “bidding”.
Se hai questi ultimi, è davvero fondamentale tenere traccia delle spese perché potresti pensare “Ah, £10 al giorno non sono poi tanti”, ma sono £300 al mese e, se hai 10 posizioni aperte, lì va via una bella fetta del tuo budget.
Considera che il tuo annuncio potrebbe anche dover competere con le grandi aziende che possono permettersi di spendere £100 per ogni posizione al giorno e ciò mette davvero tutto in prospettiva.
Piattaforme pubblicitarie
Ormai ce ne sono tantissime! Alcune sono generaliste (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs) e altre sono di nicchia—può essere per settore, per condizioni di lavoro come il lavoro da remoto, oppure specializzate per un pubblico come SheCanCode.
Può essere difficile scegliere, ma di solito quello che faccio è cercare di capire i ruoli che ho e vedere se questo mi indica il tipo di suddivisione che devo cercare.
Per esempio, se ho molti ruoli tech, dove saranno i tecnici? Se ho ruoli aperti anche a lavoratori da remoto, vado su quelle piattaforme! Design—vado subito su Behance o Dribble.
Le opzioni sono molte, ed è proprio per questo che è fondamentale tenere traccia, dato che ogni annuncio può costare tra $300—700 per 30 giorni e la spesa può aumentare facilmente, specialmente se pubblichi lo stesso ruolo in più siti e hai molte posizioni aperte.
L’esempio che ho citato all’inizio, ovvero £100k spesi per assumere a malapena 6 persone (2 arrivate da segnalazioni), era legato proprio a questo approccio “sparare nel mucchio sperando nell’effetto”.
Employer branding
Non è facile assegnare un valore monetario a questa attività perché praticamente qualsiasi azione online può essere considerata employer branding (ad esempio un post sui tuoi social aziendali è gratuito).
Ma, se stai investendo in modo mirato nell’employer branding, potresti pensare di pubblicizzarti come datore di lavoro su piattaforme come LinkedIn o Glassdoor senza necessariamente pubblicare annunci di lavoro. Potrebbe essere una voce di costo a parte.
Eventi di recruiting / Career day
Sponsorizzare o partecipare ad eventi può essere costoso, quindi assicurati di valutare quelli che potrebbero essere più pertinenti per te nella tua zona e incontra gli organizzatori per capire di più.
Possono essere un’ottima occasione per incontrare candidati e io ho avuto molto successo, ma devi valutare la tua situazione. Hai il tempo/le risorse necessarie per andare a un evento che magari non porterà una sola assunzione, ma potrebbe aumentare la tua visibilità?
Agenzie di selezione
Con la diffusione della figura del recruiter interno, c’è ormai una spinta quasi innata a “portare l’utilizzo delle agenzie a zero” come parte dei KPI del Talent Leader. Lo so, l’ho avuto anch’io come KPI.
Tuttavia, ci sono situazioni in cui è necessario un supporto esterno. Magari non hai ancora un team di recruiting dedicato, stai entrando in un mercato che non conosci o il tuo team è al completo.
Per darti un esempio, anche se ho iniziato nell’executive search anni fa, dopo essere passato in azienda ho finito per occuparmi soprattutto di posizioni di livello intermedio perché lì c’era il volume maggiore.
Ecco perché, quando il CEO mi chiede di aprire una posizione per un top manager, ho consigliato di affidarsi a una società di executive search perché avevano i contatti che io avevo un tempo.
A seconda della zona, la tariffa media delle agenzie può essere tra il 15-25% dello stipendio annuo base, ma è sempre una questione di tempo-investimento. Non dimenticare di calcolare anche il valore del tuo tempo, potresti finire per spendere di più che affidandoti subito a un recruiter di agenzia.
Altro/Varie
Come sempre c’è una categoria “Varie” o “Altro” per includere tutto ciò che può essere preso in considerazione.
Una voce da includere sono eventuali bonus per segnalazioni o pagamenti come incentivi. Se hai dati storici sulle segnalazioni, ottimo, altrimenti io preferisco essere generoso e considerare che circa il 20% delle assunzioni arrivi da segnalazioni (e io punto molto sulle referenze!).
Un altro aspetto sono servizi come i controlli dei precedenti, che possono incidere e, in alcune giurisdizioni o per determinati ruoli, verifiche di referenze o controlli dei precedenti sono obbligatori.
Come monitorare
Di nuovo, ti consiglierei di collaborare con il team finance per capire come monitorano tutti gli altri costi. Ad esempio, se una voce ha costo annuale, preferiscono inserirla nel mese in cui è stata pagata o preferiscono suddividerla per 12 e distribuirla durante l’anno?
Se non hai un team dedicato, personalmente sono fan dell’inserire la voce nel mese in cui viene pagata, così tengo traccia anche dei rinnovi degli abbonamenti.
Dopo di ciò, per calcolare il costo effettivo per assunzione, devi prendere il costo totale annuo di quello che hai stimato di spendere e dividerlo per il numero di assunti.
- Costo per assunzione = costo totale/numero di assunzioni
Ecco uno screenshot di come organizzo personalmente il mio budget (link al foglio di calcolo qui):
Per un approccio più tecnologico, uno dei vantaggi del software di selezione come gli ATS è la possibilità di monitorare facilmente i costi in dashboard di recruiting personalizzabili.
Come valutare
Come sempre con i numeri e i dati, la cosa più importante è cosa ne fai.
Mi piace suddividere il mio monitoraggio e valutazione in tre categorie generali: priorità uno, priorità due e priorità tre.
Questo mi aiuta a capire con quale frequenza rivedere e che tipo di metriche impostare.
Costi di priorità uno
Queste sono cose come la pubblicità e l’uso delle piattaforme. Il motivo per cui penso che siano priorità uno è perché a) possono sommarsi rapidamente e b) puoi rapidamente capire quanto ottieni effettivamente da ogni piattaforma o job board. Questo significa che è consigliabile controllarne regolarmente le performance.
Per le piattaforme candidate, controllo sempre con il mio team la qualità, quantità e coinvolgimento dei candidati (oppure lo monitoro personalmente), e così mi assicuro anche che il team utilizzi effettivamente le piattaforme che abbiamo acquistato.
Per la pubblicità, verifico i tassi di conversione di ciascun job board in modo da capire il potenziale di qualità dei candidati.
Per esempio, supponiamo che io utilizzi tre job board. Uno mi porta molti candidati ma il tasso di conversione non è ottimo, il secondo ne ha pochi ma ne abbiamo assunto la metà, e il terzo ha pochi candidati e nessuna assunzione. So subito quale scartare e poi quale sarebbe il prossimo.
La priorità uno comprende anche le agenzie—possono essere costose, quindi vuoi essere sicuro che facciano quanto richiesto per i soldi che spendi, se posso essere schietto.
Costi di priorità due
Queste sono attività come l'employer branding e gli eventi. Possono non essere molto frequenti e può essere necessario organizzarne alcuni per capire cosa funziona e cosa no. Di conseguenza, probabilmente avrai bisogno di monitorarli meno spesso rispetto ai costi di priorità uno.
Le cose da tenere d’occhio negli eventi sono il numero di assunti e il coinvolgimento generale. Se partecipi a un evento dove non assumi nessuno, ma parli con molte persone, è comunque meglio rispetto a eventi dove nessuno si avvicina al tuo stand.
Costi di priorità tre
Sono cose da monitorare su un periodo leggermente più lungo, per capire se stai davvero ottenendo ciò di cui hai bisogno rispetto alla spesa.
Qui di solito includo gli stipendi del team di recruiting e le spese per ATS/HRS. Non è necessario monitorarne il costo troppo spesso e, nello specifico per il team di recruiting, non sarebbe comunque il modo migliore per valutarne la performance—meglio utilizzare delle metriche.
Come puoi valutare il tuo risultato?
È notoriamente difficile stabilire quale dovrebbe essere il costo medio per assunzione. I numeri online vanno da $3.000 a $8.000. Io di solito considero circa $6.000 come media approssimativa, ma dipende da troppe variabili.
Quando ho iniziato a lavorare in azienda, la direttrice delle risorse di talent acquisition con cui collaboravo mi disse: “Finché spendiamo meno che con un’agenzia, va bene così.”
Pur pensando che questo tipo di mentalità crei una sorta di rapporto competitivo tra i due, cosa di cui non sono grande fan, ne comprendo anche la logica.
Se ti trovi con un costo per assunzione vicino al 20% dello stipendio base per posizione, potresti dover rivedere la tua strategia e contenere le spese.
Nota che ho detto “potresti”. Potresti avere effettivamente quel budget ed essere soddisfatto della spesa perché hai investito molto in employer branding, ottenendo probabilmente risultati a lungo termine e abbassando il costo medio per assunzione nel tempo.
La regola generale è chiedersi sempre: “Questo è il miglior utilizzo di questi soldi?”
Per esempio, se spendi il 20% dello stipendio solo in annunci sulle job board e dedichi anche molto tempo a visionare i CV, forse è il momento di pensare a un’agenzia o di rivedere quante piattaforme utilizzi per pubblicare gli annunci?
Non dimenticare che potresti spendere molto anche perché devi coprire più ruoli urgenti. Quello sarà costoso, ma più assumi, più il costo per assunzione si abbasserà alla lunga.
Dipende davvero dalle tue esigenze di assunzione. Il reclutamento, come molte altre cose, segue il diagramma di Venn Più economico-Più veloce-Migliore (Buono, Veloce, Economico: puoi sceglierne solo due! - Pyragraph)
Presentare la tua posizione a Finanza/Alta Direzione
Potrebbe essere una discussione difficile da affrontare, ma se arrivi preparato con delle stime almeno c’è un punto di partenza.
Come in ogni negoziazione, entra con tutto ciò di cui hai bisogno—il budget "ideale" per strumenti e pubblicità—e preparati ad accontentarti di una somma "buona".
Inoltre, organizza che qualsiasi budget residuo venga riportato al mese successivo. In questo modo crei un cuscinetto sia per te che per l’azienda.
Potresti sentire la frase “Vieni da noi quando hai bisogno invece di pianificare un budget”.
Questo mi fa tornare i brividi.
Se ricevi questa risposta, ti consiglio di chiedere perché al momento non è possibile pianificare il budget e se potrebbe essere utile realizzarne uno trimestrale o semestrale.
Avere questo dà sia al team di reclutamento sia alla finanza/alta direzione un'idea chiara dei costi e degli sforzi necessari.
Altrimenti, la situazione potrebbe peggiorare se dovrai “chiedere” il consenso ogni volta che pubblichi una posizione e, alla fine, l’altra parte ti chiederà di farlo in blocco (o, in altre parole, fissare un budget) e avrai appena perso molto tempo nel frattempo.
Se il budget che ti viene assegnato è troppo basso, e senti di non avere abbastanza risorse (a mio parere un limite ragionevole sarebbe circa $2000 per assunzione), allora devi iniziare a parlare con le persone delle priorità.
O dovrai fare molte più cose manualmente, e quindi più lentamente, il che ti impedirà di seguire tanti ruoli, oppure non potrai pubblicizzare così tante posizioni contemporaneamente, il che rallenterà comunque le attività.
Informa il team finanziario/l’alta direzione delle probabili conseguenze e collaborate insieme per capire l’impatto sull’azienda. O si capirà che le cose date come priorità in fondo non erano così urgenti, oppure si troveranno fondi da qualche parte.
Considerazioni finali
Fare un budget non è mai semplice, che si tratti di casa o lavoro, ma con un po’ di lungimiranza si può rendere tutto solo un po’ meno difficile.
Per usare una metafora, è come con i servizi di streaming. Oggi tutto è streaming ed è così comodo, ma io sono abbonato a Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax e YouTube Premium… hai capito cosa intendo. Può sfuggire di mano!
Ci sono molte cose da tenere sotto controllo, ma il budget probabilmente sarà una delle tue maggiori restrizioni, a meno che tu non abbia ricevuto un assegno in bianco (in tal caso ti prego di farmi sapere quale azienda lo fa!).
Per aiutarti a gestire tutto, stabilisci una frequenza con cui rivedere le tue priorità uno, due e tre, e rendila parte della tua routine. Dopo di che, si trasformerà in un’abitudine e dovresti essere a posto, raccogliendo dati man mano.
Come sempre, buona fortuna!
Alcune risorse aggiuntive per aiutarti con la tua strategia di reclutamento:
- Employer Branding: da dove iniziare e come mantenerlo autentico
- Il tuo Employer Value Proposition: un’analisi approfondita
- La chiave per colloqui mirati e coinvolgenti (+ Modello)
- Pregiudizi nell’assunzione: le diverse tipologie e come affrontarle
- Recruitment Marketing: cos’è e le 10 tattiche più efficaci
- I migliori software cloud di reclutamento per i team HR
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