Guida Completa alla Creazione di un Budget per il Reclutamento
I dipendenti costituiscono una parte sostanziale di qualsiasi budget OpEx—tra stipendi, tasse, benefit, ecc., tutto si somma! Questo ovviamente non è un “costo”, bensì uno scambio per il meraviglioso lavoro svolto dai nostri team!
Considerando ciò, non dovrebbe sorprendere che il reclutamento faccia parte del costo dell’occupazione e, se non monitorato, possa davvero aumentare notevolmente.
Con il gran numero di piattaforme, tecnologie e agenzie disponibili, è molto importante tenere traccia di ciò che vale la spesa e di ciò che non lo è. Di seguito, ti propongo una guida pratica su come iniziare a pensare e creare un budget di reclutamento, con un piccolo esempio del mio budget personale.
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Da dove iniziare con il tuo budget di reclutamento
Il primo passo è controllare e collaborare con il dipartimento finanziario, e non posso sottolineare abbastanza l’importanza della collaborazione con quel team!
Potrebbero avere un formato particolare con cui preferiscono lavorare, potrebbero già avere dei dati o, cosa ancora più importante, un limite massimo già stabilito per te.
Durante la collaborazione con loro, ecco una rapida checklist di domande a cui rispondere per comprendere come potrebbe essere il tuo budget.
- Quante nuove assunzioni prevedi per il nuovo anno/semestre/trimestre?
- Quando serviranno queste figure? (cioè, avrai molte posizioni contemporaneamente o saranno distribuite nel tempo?)
- Ci sono posizioni particolarmente difficili da coprire—soprattutto ruoli esecutivi?
- Ci sono assunzioni stagionali/interinali/contrattuali?
- E per quanto riguarda le assunzioni ad alto volume—operativi, customer experience o neolaureati?
Se hai anche dei dati storici, è bene tenerne traccia di:
- Qual è il tuo turnover del personale?
- Qual è stato il costo medio per assunzione nell’anno precedente?
- Quali KPI per il reclutamento ti aiuteranno a definire il successo?
Per un aiuto in tutto questo, leggi il mio articolo su come creare un piano di assunzioni sostenibile.
Una volta che hai raccolto queste informazioni, puoi suddividere il budget in diverse componenti e iniziare a capire come potrebbe essere strutturato.
Componenti di un budget
Molte aziende potrebbero chiederti di categorizzare per costo fisso o variabile, e sei libero di farlo. Indicherò quali voci sono probabilmente costi fissi e quali più facilmente costi variabili.
Personalmente, uso delle categorizzazioni leggermente diverse per assicurarmi di non tralasciare nulla che potrebbe aumentare i costi di reclutamento
Costi fissi
Questi sono i costi operativi fissi, costituiti principalmente dagli stipendi del team di reclutamento.
A seconda che il tuo team di reclutamento sia interno o esterno, potresti dover considerare il “vero costo di un dipendente”. Questo includerà elementi come tasse, pensioni e benefit (ferie, bonus, ecc.) in aggiunta allo stipendio base.
Come indicazione generale, nel Regno Unito si ritiene che il costo non sia mai inferiore a 1,5 volte lo stipendio base. Il tuo moltiplicatore esatto può variare a seconda della giurisdizione, ed è per questo che è importante lavorare con il team finanziario (chi si occupa del payroll avrà questi dati).
Se desideri essere ancora più preciso, puoi anche stimare il tempo che un responsabile assunzioni/membro del team di selezione potrebbe dover dedicare e quanto ciò costerebbe in base al loro stipendio e “costo reale”.
Questo è particolarmente importante nelle aziende molto piccole, dove potresti non avere un team di reclutamento dedicato e i tuoi responsabili delle assunzioni dovranno occuparsi direttamente delle selezioni. (Se questo è il caso, esistono soluzioni di recruiting per piccole imprese che sono sia semplici da usare che convenienti.)
Ad esempio, se un responsabile delle assunzioni deve coprire 10 ruoli ingegneristici in 3 mesi, dovrà dedicare molto tempo all’attività e quindi metà del loro costo OPEX può essere attribuito al reclutamento.
Se tutte queste voci si sommano, potrebbe essere il momento di valutare se è più conveniente inserire un team di reclutamento interno.
Strumenti/piattaforme di reclutamento
Nel mondo di oggi, questa voce rappresenterà probabilmente una parte molto consistente del tuo budget, ed è anche dove possono verificarsi molti aumenti nascosti dei costi di recruiting (insieme alla pubblicità), ma rimane fondamentale per il processo di selezione.
ATS — sistema di tracciamento dei candidati
Di solito questo rappresenta un costo annuale, anche se so che alcuni sistemi di tracciamento dei candidati danno la possibilità di pagare mensilmente e quindi di variare l'abbonamento, anche se tendenzialmente si tratta di una soluzione più costosa.
Chiedi al tuo team finanziario come desidera che il costo annuale venga rappresentato nel budget mensile di gestione.
LinkedIn Recruiter
Uno strumento comune che potresti usare se disponi di un team di recruiting. Altrimenti, potresti provare con Recruiter Lite o Premium e acquistare più InMail, ma attenzione: i costi possono accumularsi, per cui ti consiglio di avere un’area separata nel tuo foglio excel per tenere traccia di chi dispone di quale tipo di licenza.
Ad esempio, una volta è capitato che una persona, non più in azienda, avesse acquistato separatamente una licenza LinkedIn Recruiter e, quando sono subentrato nel ruolo e ho guardato il mio primo budget, ho realizzato che questa persona era già costata più di £6000 in pochissimo tempo!
Altre piattaforme di selezione
Ci sono tantissimi tipi di piattaforme di selezione! Alcune sono focalizzate sulla cura dei candidati (es. Cord, Talent.io, Haystack), altre ad ampliare l’outreach verso nuovi profili (Amazing hiring, Seekout, ecc.).
Prezzi e strutture dei software di recruiting variano molto: alcune piattaforme offrono flessibilità mensile, altre sono solo annuali. Se non li conosci, vai a incontrarli tutti e scegli ciò che più fa per te.
Una nota rapida sulle piattaforme dove puoi anche fare pubblicità: qui la distinzione tra pubblicità e piattaforma può diventare sfumata, ma sta al tuo buon senso. Di solito inserisco nei costi di pubblicità tutte le spese "per annuncio". Ad esempio, Remoteok mi consente di consultare candidati, ma pubblico anche annunci, quindi questi costi vanno nel mio budget pubblicitario.
Lettura correlata: 10 migliori software di recruiting
Software di onboarding
Sebbene tecnicamente al di fuori della fase tradizionale di selezione, è intelligente includere il costo del software di onboarding nel budget di recruiting.
Investire in software di onboarding garantisce una transizione fluida per i nuovi assunti e aiuta a standardizzare processi come la gestione della documentazione digitale, la formazione su compliance e la definizione precoce degli obiettivi.
Inoltre, le piattaforme di onboarding moderne spesso si integrano con i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS), creando un flusso di lavoro più integrato dall'accettazione dell’offerta al primo giorno.
Nel predisporre il budget, prendi in esame i costi dei software di onboarding per trovare la soluzione più adatta alle dimensioni e alle esigenze della tua azienda.
Pubblicità
Così come per le piattaforme, anche per la pubblicità esistono moltissimi canali dove promuovere le tue offerte di lavoro; tenere traccia di quanti candidati arrivano da ogni job board è quindi fondamentale.
Sistema di tracciamento dei candidati
Non dimenticare che alcuni sistemi di tracciamento dei candidati offrono convenzioni con certe bacheche e possono permetterti di pubblicare offerte gratuitamente o a prezzi scontati.
Se stai valutando un nuovo ATS, tienilo presente: offrono la possibilità di pubblicare offerte su diversi portali in varie località direttamente tramite l’ATS? Questo semplifica molto anche il monitoraggio.
Consiglio pro. Anche se il tuo ATS non possiede la funzionalità di pubblicazione annunci integrata, è importante che tu capisca quale sia il modo migliore per tracciare i candidati provenienti da ciascun portale.
Per esempio, Greenhouse può generare un link specifico per ogni job board consentendoti di sapere da dove arrivano i candidati e facilitando molto la valutazione.
Pubblicità su LinkedIn
La tratto separatamente dalle altre piattaforme perché ha meccanismi di prezzo diversi: qui puoi avere slot pubblicitari prepagati oppure "a offerta" tramite un sistema di bidding.
Nel secondo caso è fondamentale monitorare bene la spesa perché potresti pensare “Ah, £10 al giorno non sono poi così tanti”, ma sono £300 al mese e se hai 10 posizioni aperte, una bella fetta di budget va via solo così.
Considera anche che il tuo ruolo potrebbe trovarsi a competere con grandi aziende che investono anche £100 al giorno per ogni ricerca e ciò ti aiuta a valutare meglio la situazione.
Piattaforme pubblicitarie
Ce ne sono tantissimi al giorno d’oggi! Alcuni sono generalisti (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs) e altri hanno una nicchia—può essere per settore, per condizioni lavorative come il lavoro da remoto, o specializzati per un pubblico come SheCanCode.
Può essere difficile scegliere, ma quello che faccio di solito è cercare di capire quali ruoli ho e vedere se questo mi indica la tipologia di suddivisione che devo cercare.
Per esempio, se ho molti ruoli tech, dove si trovano i tecnici? Se ho ruoli aperti a lavoratori da remoto, andiamo lì! Design—vado subito su Behance o Dribble.
Ci sono molte opzioni, e proprio per questo è fondamentale tenere traccia perché ogni pubblicazione può costare tra $300—700 per 30 giorni e la spesa può crescere rapidamente, soprattutto se pubblichi lo stesso ruolo su più piattaforme e hai molti ruoli aperti.
L’esempio che ho fatto all’inizio dove si sono spesi £100k per assumere a malapena 6 persone (2 poi arrivate tramite raccomandazioni), era proprio dovuto a questo approccio da “sparare nel mucchio e sperare”.
Employer branding
Potrebbe non essere semplice attribuire un valore monetario a questo perché quasi ogni attività online può essere considerata employer branding (ad esempio, un post sui tuoi social media è gratuito).
Ma, se stai facendo uno sforzo concreto sull’employer branding, potresti valutare di promuoverti come datore di lavoro su piattaforme come Linkedin o Glassdoor senza necessariamente pubblicare un’offerta di lavoro. Questo può essere una voce separata nei costi.
Eventi di recruiting / Career Day
Sponsorizzare o partecipare ad eventi può essere un’attività costosa, quindi assicurati di dare un’occhiata a diversi eventi che potrebbero essere più rilevanti per te nella tua zona e incontra gli organizzatori per approfondire.
Possono essere un’ottima occasione per incontrare candidati e io stesso ho avuto molto successo, ma devi riflettere sulle tue circostanze. Hai il tempo e le risorse necessari per partecipare ad un evento che magari non porterà ad alcuna assunzione e potrebbe solo aumentare la tua visibilità?
Agenzie di selezione
Con la crescita del recruiter interno, vi è quasi un impulso innato a “ridurre l’utilizzo delle agenzie a zero” come parte dei KPI di un Talent Leader. Lo so, l’ho vissuto anche io.
Tuttavia, ci sono momenti in cui una collaborazione esterna può essere necessaria. Potresti non avere ancora un team di selezione dedicato, potresti entrare in un mercato nuovo, o il tuo team potrebbe essere già al massimo della capacità.
Per farti un esempio, anche se ho iniziato nell’executive search ai tempi, dopo essere passato in azienda mi sono occupato più spesso di ruoli di middle management, dove era maggiore il volume.
Ecco perché, quando il CEO mi chiede di aprire una posizione per un ruolo di C-level, io suggerisco di affidarsi ad una società di executive search perché hanno le connessioni che avevo io tempo fa.
A seconda della località, la tariffa media di un’agenzia può essere tra il 15-25% dello stipendio base annuale, ma è un compromesso in termini di tempo. Non dimenticare di considerare il valore del tuo tempo, perché potresti finire per spendere molto di più che affidandoti subito ad un recruiter di agenzia.
Altri/Varie
Come sempre, c’è una categoria “Varie” o “Altri” per includere qualunque altra voce eventualmente rilevante.
Una voce da considerare è qualsiasi bonus di segnalazione o incentivo all’assunzione. Se hai dati storici sulle segnalazioni è ottimo, altrimenti tendo ad essere generoso e considerare circa il 20% delle assunzioni provenienti da referenze (e spingo molto sulle referenze!).
Un’altra cosa sono servizi come le verifiche dei precedenti lavorativi—questi possono avere un costo e, in alcune giurisdizioni o per determinati ruoli, referenze o controlli sui precedenti sono obbligatori.
Come tracciare
Anche qui, ti consiglierei di lavorare con il team finance per verificare come loro tracciano gli altri costi. Ad esempio, se una voce ha un costo annualizzato, preferiscono inserirlo nel mese in cui viene pagato, o dividere il costo per 12 e distribuirlo lungo l’anno?
Se non hai questo team, personalmente sono un fan dell’inserire la spesa nel mese in cui viene pagata così posso tenere anche traccia dei rinnovi di abbonamento.
Dopodiché, per calcolare il reale costo totale per assunzione, prendi la somma totale annua di tutto ciò che hai stimato di spendere e la dividi per il numero di assunzioni.
- Costo per assunzione = totale costi/numero assunzioni
Ecco uno screenshot di come organizzo personalmente il mio budget (link al foglio di calcolo qui):
Per un approccio più tecnologico, uno dei vantaggi dei software di recruiting come gli ATS è la possibilità di monitorare facilmente i costi tramite dashboard di recruiting personalizzabili.
Come valutare
Come sempre con numeri e dati, la cosa più importante è ciò che decidi di farne.
Mi piace suddividere il mio monitoraggio e la valutazione in tre macro-categorie: priorità uno, priorità due e priorità tre.
Questo mi aiuta a capire con quale frequenza devo fare delle revisioni e quali tipi di metriche impostare.
Costi di priorità uno
Si tratta di voci come la pubblicità e l’utilizzo delle piattaforme. Ritengo che siano di priorità uno perché a) possono accumularsi velocemente e b) puoi renderti conto rapidamente di quanto stai ottenendo da ogni piattaforma o job board. Per questo motivo è consigliabile monitorare regolarmente le performance di ognuna di esse.
Per le piattaforme candidate, verifico sempre con il mio team la qualità, la quantità e l’engagement dei candidati (o lo monitoro personalmente), così mi assicuro anche che il team stia utilizzando le piattaforme che abbiamo acquistato.
Per quanto riguarda la pubblicità, mi assicuro di controllare i tassi di conversione di ogni job board, in modo da essere informato sulla qualità potenziale dei candidati.
Ad esempio, supponiamo di utilizzare tre job board. Una mi fornisce molti candidati ma il tasso di conversione non è ottimale, la seconda ha pochi candidati ma ne abbiamo assunto la metà, la terza ha pochi candidati e nessuna assunzione. So subito quale eliminare e quale sarebbe la prossima.
Rientrano nella priorità uno anche le agenzie: possono avere costi elevati e vuoi essere sicuro che stiano facendo quello che serve per il prezzo che paghi loro, se posso permettermi di essere così schietto.
Costi di priorità due
Si tratta di voci come employer branding ed eventi. Possono non verificarsi molto spesso, e probabilmente dovrai partecipare a più di uno per capire cosa funziona e cosa no. Per questo motivo, è probabile che dovrai monitorarli meno frequentemente rispetto a quelli di priorità uno.
Cose da osservare negli eventi sono il numero di assunzioni e l’engagement generale. Se partecipi a un evento dove non assumi nessuno, ma hai parlato con molte persone, è comunque meglio rispetto a eventi in cui nessuno ti si avvicina.
Costi di priorità tre
Sono voci che richiedono di essere monitorate su un orizzonte temporale più lungo per capire se davvero ottieni il valore previsto dalla spesa sostenuta.
Qui solitamente includo gli stipendi del team di recruitment e le spese per ATS/HRS. Non è necessario monitorare questi costi con la stessa frequenza e, in particolare per il team di recruiting, questo non sarebbe il modo migliore per valutare le performance—meglio usare delle metriche.
Come ti misuri?
È notoriamente difficile dire quale dovrebbe essere il costo medio per assunzione. Online si trovano cifre che vanno da $3.000 a $8.000. Di solito considero circa $6.000 come media approssimativa, ma dipende da moltissimi fattori.
Quando ho iniziato a lavorare in azienda, il direttore delle acquisizioni di talenti con cui lavoravo mi ha detto: “Finché spendiamo meno rispetto a un’agenzia, dovremmo essere a posto.”
Pur pensando che questo atteggiamento crei una specie di rapporto conflittuale tra i due approcci, di cui non sono un grande fan, ne comprendo comunque la logica.
Se ti ritrovi con un costo per assunzione che si avvicina al 20% dello stipendio di base per posizione, potresti dover riconsiderare la strategia e limitare le spese.
Nota che uso il termine “potresti”. Potrebbe essere che hai effettivamente quel budget e sei tranquillo a spendere perché hai investito molto nell’employer branding, e questo porterà risultati in seguito e abbasserà il costo medio per assunzione nel lungo termine.
La regola generale è chiedersi sempre, “È il miglior utilizzo possibile di questo budget?”
Ad esempio, se spendi il 20% dello stipendio solo in pubblicità sui job board e impieghi anche molto tempo nel selezionare i CV, forse è il momento di valutare l’ingresso di un’agenzia o rivedere in quante piattaforme pubblicizziamo.
Non dimenticare che potresti spendere tanto anche semplicemente perché hai molte posizioni da coprire e sono tutte urgenti. Questo sarà costoso, ma più assumi, più il costo si abbasserà nel tempo.
Dipende davvero dalle tue esigenze di assunzione. Il reclutamento, come molte altre cose, segue il diagramma di Venn di meno costoso-più veloce-migliore (Buono, Veloce, Economico: Puoi Sceglierne Solo Due! - Pyragraph)
Presentare la propria causa alla finanza/direzione aziendale
Potrebbe essere una discussione difficile da affrontare, ma se sei preparato con alcune stime almeno c'è un punto da cui partire.
Come in ogni negoziazione, vai con tutto ciò che ti serve—il budget "ideale" per strumenti e pubblicità—ed essere pronto ad accontentarti di un importo "buono".
Organizza anche affinché l'eventuale budget residuo possa essere riportato al mese successivo. In questo modo costruisci un cuscinetto sia per te che per l'azienda.
Potresti sentire la frase “Vieni da noi quando hai bisogno invece di pianificare un budget.”
Questo mi fa venire dei flashback.
Se ti capita questa situazione, ti consiglio di chiedere il motivo per cui non è possibile prevedere un budget al momento e se potrebbe essere utile preparare un budget trimestrale o semestrale.
Avere questo dà sia al recruiting che a direzione/finanza un'idea chiara dei costi e degli sforzi necessari.
Altrimenti, si rischia di ingigantire il problema se devi "chiedere" il consenso ogni singola volta che pubblichi una posizione e, alla fine, l'altra parte ti chiederà di farlo in blocco (o in altre parole, tramite budget) e avrai sprecato molto tempo nel frattempo.
Se il budget che ti viene assegnato è troppo basso, e senti di non avere abbastanza risorse con cui lavorare (penso che un limite ragionevole possa essere circa $2000 per assunzione), allora dovrai iniziare a parlare con le persone delle priorità.
O dovrai fare molte più cose manualmente, e quindi più lentamente, e non potrai lavorare su tante posizioni, oppure non potrai pubblicizzare molte posizioni contemporaneamente, il che ti rallenterà comunque.
Fai sapere al team finanziario/direzione quali potrebbero essere le conseguenze e lavorate insieme per capire l'impatto per l'azienda. Scoprirai così se le cose che sembravano prioritarie in realtà non erano così urgenti, oppure il budget si troverà da qualche parte.
Considerazioni finali
Fare un budget non è semplice, sia che si tratti di casa che di lavoro, ma con un po' di lungimiranza può diventare almeno un po' meno complicato.
Per usare una metafora, è come con i servizi di streaming. Oggi tutto è streaming ed è molto comodo, ma io sono abbonato a Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax e YouTube Premium… hai capito. Può davvero sfuggire di mano!
Ci sono tante cose da monitorare, ma il budget sarà probabilmente una delle tue limitazioni principali, a meno che tu non abbia un assegno in bianco (in tal caso fammi sapere quale azienda lo fa!).
Per aiutarti a gestire tutto, stabilisci una cadenza su quanto spesso rivedere le tue priorità uno, due e tre, e rendilo parte della tua routine. In seguito si trasformerà in un modello e dovresti essere pronto a partire, accumulando dati strada facendo.
Come sempre, buona fortuna!
Alcune risorse aggiuntive per aiutarti con la tua strategia di reclutamento:
- Employer Branding: da dove iniziare e come mantenerlo autentico
- Proposta di Valore del Datore di Lavoro: un'analisi approfondita
- La chiave per colloqui mirati e coinvolgenti (+ Modello)
- Pregiudizi nell'assunzione: i diversi tipi e come affrontarli
- Recruitment Marketing: cos'è e 10 strategie efficaci
- I migliori software cloud per la selezione del personale
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