8 Modi Efficaci per Ottimizzare il Tuo Processo di Assunzione
È probabile che tu stia spendendo più risorse del necessario nel processo di assunzione. Ovviamente, l’ideale sarebbe non dover ricorrere al mercato del lavoro, ed è qui che entrano in gioco la retention dei dipendenti e le strategie di sviluppo.
Tuttavia, quando è necessario inserire nuove risorse, puoi risparmiare ottimizzando il processo di selezione. Qui ti illustrerò 7 modi per farlo.
8 modi per ottimizzare il tuo processo di assunzione
Se stai perfezionando le tue checklist di processo, ti consiglio di includere i seguenti elementi che ti aiuteranno a snellire il processo di assunzione e renderlo più efficiente:
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1. Pianificazione efficace
Prendersi il tempo di creare un piano di assunzione, anche se può sembrare dispendioso in termini di tempo all’inizio, porterà benefici a lungo termine.
Ciò che intendo è il dedicare tempo per incontrare i responsabili di business per discutere dello stato di salute del loro team e di come gli obiettivi aziendali influenzeranno le risorse necessarie.
Da qui, puoi dare la priorità alle posizioni da coprire in base a fattori quali le esigenze attuali e future e le competenze già disponibili internamente (qualcuno interessato a un cambio di carriera potrebbe essere formato?).
In questo modo avrai una chiara comprensione dei ruoli aperti, del candidato ideale, delle risorse di cui avrai bisogno e tutti (*cof cof* responsabili delle assunzioni) saranno consapevoli dei propri impegni.
Un piano di assunzione permette anche di creare un diagramma di flusso di selezione che ti aiuta a mappare quali membri del team sono coinvolti e di cosa sono responsabili.
2. Sviluppare descrizioni chiare delle mansioni
Descrizioni di lavoro chiare possono sembrare una soluzione semplice (e lo sono), ma a volte le aziende forniscono troppe o troppo poche informazioni.
La chiave per scrivere ottime descrizioni delle mansioni è usare un linguaggio semplice e inclusivo, comunicando due aspetti principali:
- Responsabilità e risultati: Di cosa si occuperà la nuova risorsa e come questo contribuisce alla mission aziendale?
- Competenze e attributi: Determina le competenze desiderate e il livello di esperienza richiesto. Specifica eventuali qualifiche specifiche di settore che possano essere un valore aggiunto. Dai la priorità agli elementi in base al ruolo per cui si assume. Per posizioni entry-level, privilegia l’attitudine e l’ambizione. Per ruoli senior, privilegia esperienza e qualifiche professionali.
La qualità delle tue descrizioni delle mansioni influenzerà direttamente la qualità dei candidati: investire un po’ di tempo nella loro stesura renderà la selezione più rapida e creerà efficienze anche nelle fasi successive.
Puoi anche usare ChatGPT come supporto.
3. Sviluppare metriche chiare
Definire e monitorare alcune metriche di selezione chiare è fondamentale per valutare l’efficacia e l’efficienza del processo di recruiting organizzativo.
Queste metriche aiutano a valutare la performance delle tue strategie di recruiting, ottimizzare le procedure e prendere decisioni basate sui dati per migliorare gli esiti delle assunzioni.
Ad esempio, in base al tipo di azienda e alle figure ricercate, certi canali di sourcing dei candidati funzionano meglio di altri.
Per risparmiare tempo e denaro, monitora quali canali portano i candidati di qualità migliore e concentrati su quelli.
4. Colloqui strutturati
I colloqui sono un momento decisivo per l'esperienza del candidato e bisogna assicurarsi che non siano più numerosi del necessario (anche per un risparmio di tempo lato azienda).
È importante inoltre che i colloqui siano strutturati in maniera focalizzata e coinvolgente, così da far risparmiare tempo e risorse a entrambe le parti. (Utilizzare strumenti per video colloqui può rendere più semplice l’interazione faccia a faccia con i candidati per posizioni da remoto.)
Infine, assicurati che eventuali prove o assessment richiesti ai candidati non siano troppo gravosi né per loro né per i team che li dovranno valutare. Creare format standardizzati di test di selezione, modificabili in base ai profili, è un valido trucco in questi casi.
Puoi leggere di più su come ottenere tutto questo nella nostra guida per interviste mirate e coinvolgenti.
Puoi anche introdurre l'automazione per aiutare a programmare i colloqui e garantire che nessuno rimanga ad aspettare o venga trascurato.
5. Automazione
Oltre l'80% dei recruiter concordano che l'automazione del recruiting può aiutarli ad aumentare la produttività. Automatizzare i compiti ripetitivi nel processo di selezione può far risparmiare molto tempo a te e al tuo team.
Ad esempio, strumenti per l'automazione dei controlli dei precedenti, aggiunta/aggiornamento di annunci di lavoro sui portali, e invio di email di massa ai candidati qualificati.
Inoltre, i software per l'automazione del recruiting semplificano il processo di assunzione, riducono le attività manuali e migliorano la qualità dei candidati grazie a screening efficienti e insight basati sui dati.
Ecco le parti del processo di selezione che puoi ottimizzare utilizzando l'automazione all'interno del tuo software per il recruiting:
- Tracciamento dei candidati: I sistemi di monitoraggio dei candidati (ATS) aiutano a raccogliere e tracciare il processo di selezione. Ad esempio, una funzionalità chiave degli ATS è notificare automaticamente i candidati quando vengono avanzati alla fase di colloquio o comunicare la decisione di assunzione ai candidati che non sono passati al turno successivo.
- Reperimento delle candidature tramite social media: Automatizzare i post sui social può supportare l'esecuzione di campagne di selezione su siti come LinkedIn, Facebook e Instagram.
- Pianificazione dei colloqui: Secondo un sondaggio di Yello, il 67% degli intervistati ha dichiarato che la pianificazione di un solo colloquio richiede tra 30 e 120 minuti. Automatizzare questo processo può farti risparmiare tempo prezioso da investire nella ricerca di nuovi talenti.
6. Sviluppa un database di candidati
Si stima che circa il 37,3% delle persone sia passivamente aperta a nuove opportunità. Mantenere i candidati in archivio in un database di gestione candidati, anche se al momento non sono idonei, offre ai responsabili delle assunzioni una fonte pronta cui attingere per coprire future posizioni aperte.
Puoi anche aggiungere i feedback dei candidati al tuo database, per capire come migliorare l’esperienza dei candidati stessi.
Sincronizza i dati pre- e post-assunzione con un HRIS (human resources information system). L’HRIS aiuta a generare report che offrono approfondimenti dettagliati su referenze, richieste e altri indicatori chiave.
La prossima volta che hai una posizione aperta, evita processi dispendiosi come la pubblicazione di annunci di lavoro e la pre-selezione. Consulta direttamente il tuo database e contatta i candidati migliori.
Gli ATS ti permetteranno di creare facilmente un database di candidati, così come le soluzioni di database per candidati e i Recruiting CRM.
7. Lancia un programma di segnalazione
Il costo medio di un'attività di recruiting può arrivare fino a 3 volte lo stipendio annuale della posizione. Una cattiva assunzione può costare molto denaro: perciò, trovare il candidato ideale è fondamentale.
Gli attuali dipendenti sono una grande risorsa per trovare nuovi collaboratori. I tuoi collaboratori potrebbero conoscere professionisti nella loro rete interessati a cambiare o migliorare carriera.
Poiché i tuoi dipendenti comprendono bene la cultura aziendale, possono suggerire persone che siano in sintonia con i valori aziendali e anche adeguatamente qualificate.
"I candidati segnalati dai membri attuali del team Grainger spesso ottengono ottimi risultati quando si uniscono all'azienda. I membri attuali comprendono ciò che serve e sono spesso abili nello scovare i talenti." - Randy Tosch, VP Talent, Grainger
Puoi anche coinvolgere i dipendenti nelle tue attività di marketing del recruiting, come ad esempio "video di una giornata tipo" oppure semplicemente condividendo i tuoi post nella loro rete.
8. Esternalizza
Soprattutto per i candidati difficili da trovare che richiedono molto tempo per essere individuati, potresti prendere in considerazione l'esternalizzazione del reclutamento a professionisti esterni come una società di outsourcing dei processi di selezione del personale (RPO), una organizzazione professionale per datori di lavoro (PEO) o, se assumi a livello internazionale, un employer of record (EOR).
Puoi attingere ai loro database di candidati esistenti e sfruttare la loro forza lavoro e competenza per aiutarti ad assumere talenti a tutti i livelli. Data la natura di cosa sia un employer of record, possono aiutarti ad accedere a talenti internazionali agendo come datore di lavoro in una giurisdizione nella quale non hai una entità legale.
Scopri la nostra selezione dei migliori PEO e dei migliori EOR per approfondire l’argomento. Abbiamo anche elenchi dettagliati dei migliori employer of record in Canada e nel Regno Unito.
Come rimanere aggiornati sulle tendenze di assunzione
Rimanere al passo con le ultime tendenze nelle assunzioni può essere una sfida, soprattutto perché nuove tecnologie per il reclutamento arrivano sul mercato e stanno cambiando sia il lavoro dei recruiter che il panorama complessivo delle assunzioni.
Ci sono alcune cose che puoi fare per rimanere aggiornato sugli ultimi sviluppi. Ad esempio, potresti considerare un corso di reclutamento che ti aiuterà ad adattarti a eventuali nuove evoluzioni osservandole attraverso la lente della tua azienda e dei suoi obiettivi.
Un altro metodo è iscriversi alla newsletter di People Managing People. Non è solo un'autopromozione, siamo sempre aggiornati su tutte le ultime tecnologie, tendenze e pratiche nel campo del reclutamento, sia tramite interviste con esperti nei podcast, nuovi articoli o le nostre sessioni di eventi mensili.