Come Massimizzare il ROI dell’Inserimento dei Dipendenti
Una ricerca di Leena AI ha rilevato che il costo medio dell’onboarding varia da $600 a $1.800 per dipendente nelle PMI e oltre $3.000 per le organizzazioni più grandi.
Questi costi si sommano e non tengono conto del costo opportunità rappresentato da una nuova assunzione che lascia l’azienda o impiega più tempo a diventare produttiva.
L’onboarding è il passaggio cruciale iniziale nel percorso del dipendente, crea una buona prima impressione e aiuta a preparare il nuovo assunto per il successo continuo.
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Usa questo articolo per aiutarti a ottenere il massimo ROI dalle tue attività di onboarding.
In che modo l’onboarding influisce sui tuoi risultati?
L’obiettivo di un processo di onboarding efficace è aiutare i nuovi assunti a integrarsi e diventare produttivi nella maniera più efficiente possibile. Inoltre, può aiutare a ridurre il turnover e rafforzare la cultura aziendale.
Ad esempio, un sondaggio di Talmundo ha rilevato che oltre il 50% degli intervistati dichiara che l’onboarding ha ridotto la curva di apprendimento.
Un altro studio di SHRM ha riscontrato che le organizzazioni percepiscono l’onboarding efficace come migliorativo per il tasso di fidelizzazione (52 percento), il tempo per diventare produttivi (60 percento) e la soddisfazione generale dei clienti (53 percento).
Poiché sostituire un dipendente costa circa il 21% dello stipendio annuo, è possibile ottenere un ROI significativo solo aumentando la fidelizzazione.
Come incrementare il ROI dell’onboarding
Ora che abbiamo visto quanto può costare l’onboarding, come massimizzare il ROI?
Includere attività di pre-onboarding
Iniziare il processo di onboarding già prima del primo giorno, ad esempio inviando email di benvenuto, manuali, tutorial e documentazione HR, può aiutare a renderlo più efficiente.
Il pre-onboarding coinvolge i nuovi assunti fin da subito, aumenta la fiducia e accelera il processo di onboarding. Infatti, una ricerca di Aberdeen Group ha scoperto che l’83% delle aziende eccellenti inizia il processo prima del primo giorno.
Non aspettiamo il primo giorno per iniziare. Quando una persona arriva (o si collega, se lavora da remoto), la sua attrezzatura è pronta, gli account sono già configurati e sa già come sarà organizzata la sua prima settimana.
Fai una grande prima impressione
Secondo le ricerche, il 20% del turnover avviene entro i primi 45 giorni, quindi una buona prima impressione è fondamentale.
Il pre-onboarding rappresenta l’inizio di tutto, ma c’è poi anche il periodo di orientamento e il primo mese circa. Questo è il momento ideale per condividere la missione, la visione e i valori dell’organizzazione, nonché le opportunità, utilizzando storie o esempi reali che riflettano concretamente questi principi per costruire un legame emotivo.
Alcune delle principali attività di orientamento includono:
- Incontri diretti con il team di leadership
- Affiancamento con un collega esperto o un mentore
- Esperienza pratica con i prodotti e/o servizi dell’azienda
- Definizione di obiettivi con risultati rapidi per creare slancio
- Coordinamento di formazione e sviluppo.
Inoltre, piccoli gesti come un kit di benvenuto o una postazione personalizzata possono lasciare un’impressione positiva e duratura.
Assicurare un processo coerente
Un onboarding incoerente comporta risultati disomogenei e difficoltà nel valutarne l’efficacia.
Come per molte altre cose, il modo migliore per garantire coerenza è creare un piano di onboarding che possa essere adattato a ciascun individuo.
Alcuni elementi, come le presentazioni di benvenuto da parte della leadership, possono essere standardizzati per tutti i piani, lasciando spazio alla personalizzazione dell’esperienza di onboarding.
L’orientamento è il momento in cui c’è la maggiore sovrapposizione tra ruoli, e si consiglia di creare almeno un piano di onboarding di 90 giorni, ma, come spiegherò in seguito, non dovrebbe finire lì.
Dedica più tempo all’onboarding
Sebbene 90 giorni siano un buon parametro di riferimento, come sottolineato in questo articolo di HBR, i nuovi assunti possono impiegare quasi un anno per raggiungere la piena efficienza, specialmente per posizioni più senior.
Quindi, dopo i primi tre mesi, assicurati che il nuovo assunto continui a ricevere un supporto regolare attraverso feedback costanti come i controlli 1:1 con i manager.
Favorisci l’integrazione sociale
Le ricerche hanno dimostrato che le interazioni sociali positive al lavoro influenzano direttamente i processi fisiologici dell’organismo e contribuiscono a rafforzare la resilienza fisiologica.
Tutto ciò per dire che favorire le relazioni lavorative accelera produttività e coinvolgimento. Un buon modo per raggiungere questo obiettivo è attraverso un sistema di buddy.
Gli analisti di dati Microsoft, scrivendo per Harvard Business Review, hanno scoperto che più spesso un onboarding buddy si incontra con il nuovo assunto, maggiore è la percezione di quest’ultimo sulla rapidità della propria produttività:
- Il 56% dei nuovi assunti che hanno incontrato il loro buddy almeno una volta nei primi 90 giorni ha indicato che li ha aiutati a diventare rapidamente produttivi nel proprio ruolo.
- 73% per coloro che si sono incontrati due o tre volte
- 86% per chi si è incontrato da quattro a otto volte
- 97% per chi si è incontrato più di otto volte.
Un’altra idea simpatica, proposta nell’articolo di Mike Gibbon sulle migliori pratiche per l’onboarding dei dipendenti, è Rookie Cookies:
“In una delle aziende per cui ho lavorato, esisteva una pratica chiamata ‘Rookie Cookies’. I nuovi dipendenti erano invitati a preparare (o acquistare) dei biscotti, e le persone passavano, si presentavano, prendevano un biscotto e scambiavano due chiacchiere. Era un modo fantastico (e gustoso!) per conoscere i nuovi colleghi fin dal primo giorno!”.
Inoltre, suddividere le attività di onboarding tra diversi membri del team o addirittura tra vari reparti aiuta a creare connessioni e solleva i manager da parte del carico di lavoro.
Se fai onboarding di dipendenti internazionali, potrebbe essere utile investire per portarli in ufficio almeno la prima settimana.
Utilizza l’automazione
L’automazione migliora il ROI dell’onboarding riducendo il lavoro manuale, minimizzando gli errori e ottimizzando le attività ripetitive, generando risparmi di tempo e costi.
“Ci affidiamo alla tecnologia per rendere l’onboarding meno problematico”, afferma Tetiana Burda, CAO di Syndicode. “Ad esempio, abbiamo strumenti di onboarding per automatizzare attività ripetitive come l’invio di email di benvenuto, l’organizzazione di moduli di formazione, oppure la firma digitale dei contratti prima del primo giorno. Le persone spesso sottovalutano quanto attrito si possa eliminare con una semplice automazione. Così l’HR può concentrarsi su ciò che conta davvero: la connessione umana.”
Come Misurare il ROI dell’Onboarding
Misurare il ROI dell’onboarding richiede l’uso di strumenti come software di onboarding, HRMS, ecc. per monitorare le seguenti metriche:
- Tassi di fidelizzazione dei dipendenti: Confronta i tassi di fidelizzazione dei dipendenti che hanno seguito una procedura di onboarding strutturata rispetto a coloro che non l'hanno fatto. Un tasso di fidelizzazione più elevato tra i dipendenti onboardati indica il successo del programma.
- Tempo per raggiungere la produttività: Misura quanto tempo impiegano i nuovi assunti per raggiungere la piena produttività o competenza nei loro ruoli. Tempi di inserimento più rapidi possono essere segno di un processo di onboarding efficace.
- Punteggi di coinvolgimento dei dipendenti: Utilizza le indagini sull'onboarding per capire come i nuovi assunti percepiscono l'esperienza di onboarding e valutare il loro livello di coinvolgimento durante e dopo il processo. Un coinvolgimento più alto si associa generalmente a un miglior ROI.
- Metriche di performance: Monitora le performance dei nuovi dipendenti entro il primo anno. Miglioramenti nel tempo possono indicare che il programma di onboarding li ha preparati efficacemente ai loro ruoli.
- Costo dell'onboarding rispetto ai risultati: Confronta il costo dell'onboarding (inclusi materiali, formazione, costi del software di onboarding e tempo del personale) con il valore che genera, come una maggiore retention, produttività più rapida o una riduzione dei costi di reclutamento.
- Mobilità interna e tassi di promozione: Monitora la rapidità con cui i nuovi assunti crescono all'interno dell'organizzazione. I dipendenti che sono onboardati in modo efficace sono spesso meglio preparati alla crescita e all'avanzamento di carriera.
- Feedback dei manager: Raccogli informazioni dai manager sulla preparazione e sulla performance dei nuovi assunti dopo l'onboarding. Feedback positivi indicano che il programma sta equipaggiando bene i dipendenti.
Combinando queste metriche, le organizzazioni possono ottenere una panoramica completa di come i programmi di onboarding generano ROI e identificare aree di miglioramento.
La conclusione sul ROI dell'onboarding
Investire in un adeguato processo di onboarding è una scelta vincente per tutte le ragioni elencate sopra. È sufficiente un piccolo investimento per creare un processo strutturato e magari adottare nuovi strumenti come software di onboarding, HRMS o un sistema di gestione dell'apprendimento.
I principali vantaggi del software di onboarding sono che aiuterà i nuovi arrivati a diventare produttivi più velocemente e aumenterà la probabilità che rimangano. Inoltre, renderà più semplice il lavoro dei team interni e favorirà una cultura aziendale più coesa.
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