Come Massimizzare il ROI dell’Inserimento dei Dipendenti
Una ricerca di Leena AI ha rilevato che il costo medio dell’onboarding varia da 600 a 1.800 dollari per dipendente nelle PMI e oltre 3.000 dollari per le organizzazioni più grandi.
Questi costi si sommano, e non tengono conto del costo opportunità nel caso in cui un nuovo assunto lasci o impieghi più tempo per diventare produttivo.
L’onboarding è il primo passo cruciale nel percorso del dipendente, offrendo una buona prima impressione e aiutando a porre le basi per il successo continuo del nuovo assunto.
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In che modo l’onboarding incide sui risultati economici?
L’obiettivo di un processo di onboarding efficace è aiutare i nuovi assunti a integrarsi e diventare produttivi nel modo più rapido ed efficiente possibile. Inoltre, può ridurre il turnover e rafforzare la cultura aziendale.
Ad esempio, un sondaggio di Talmundo ha rilevato che oltre il 50% degli intervistati afferma che l’onboarding ha accorciato la curva di apprendimento.
Un altro studio condotto da SHRM ha evidenziato che le organizzazioni percepiscono un onboarding efficace come un fattore di miglioramento dei tassi di fidelizzazione (52 percento), tempi di produttività (60 percento) e soddisfazione complessiva del cliente (53 percento).
Poiché sostituire un dipendente costa in media il 21% dello stipendio annuo, un aumento dei tassi di fidelizzazione può generare un notevole ritorno dell’investimento in fase di onboarding.
Come aumentare il ROI dell’onboarding
Ora che abbiamo visto quanto può costare l’onboarding, come massimizzare il tuo ROI?
Includere attività di pre-boarding
Iniziare il processo di onboarding prima del primo giorno, ad esempio inviando email di benvenuto, manuali, tutorial e documenti amministrativi, può renderlo più efficiente.
Il preboarding coinvolge i nuovi assunti fin da subito, ne rafforza la fiducia e accelera il processo di inserimento. Infatti, una ricerca di Aberdeen Group ha rilevato che l’83% delle aziende "best-in-class" avvia l’onboarding prima del primo giorno.
Non aspettiamo il primo giorno per iniziare. Quando arriva qualcuno (oppure si collega, se lavora da remoto), le attrezzature sono già pronte, gli account attivati e conosce già il programma della sua prima settimana.
Lascia una grande prima impressione
Secondo alcune ricerche, il 20% dei casi di turnover avviene entro i primi 45 giorni, quindi la prima impressione conta.
Il preboarding è il punto di partenza, ma poi c’è il periodo di orientamento e circa il primo mese. Questo è il momento in cui trasmettere mission, vision, valori e opportunità dell’organizzazione, utilizzando storie o esempi reali che riflettano questi principi in azione per creare un legame emotivo.
Alcune delle migliori attività di orientamento includono:
- Incontri diretti con il team di leadership
- Affiancamento a un collega o un mentore
- Sperimentare direttamente i prodotti e/o servizi dell’azienda
- Definire obiettivi e piccoli successi per creare entusiasmo
- Coordinare percorsi di formazione e sviluppo.
Inoltre, piccoli gesti come un kit di benvenuto o una postazione personalizzata possono lasciare un’impressione positiva e duratura.
Garantisci un processo coerente
L’onboarding incoerente porta a risultati variabili e rende difficile valutarne l’efficacia.
Come per molte altre cose, il modo più efficace per assicurare coerenza è predisporre un piano di onboarding adattabile alle esigenze di ciascun individuo.
Alcuni elementi, come le presentazioni di benvenuto da parte della leadership, possono essere standardizzati nei diversi piani, lasciando spazio alla personalizzazione dell'esperienza di onboarding.
L'orientamento è il punto in cui c'è la maggiore sovrapposizione tra i ruoli, ed è consigliato creare almeno un piano di onboarding di 90 giorni, ma – come spiegherò – non dovrebbe finire lì.
Dedica più tempo all'onboarding
Sebbene 90 giorni sia un buon punto di riferimento, come sottolineato in questo articolo di HBR, i nuovi assunti possono impiegare quasi un anno per raggiungere la piena competenza, soprattutto nelle posizioni più senior.
Quindi, dopo i primi tre mesi, assicurati che la nuova risorsa riceva ancora supporto regolare sotto forma di feedback continui come colloqui individuali con i manager.
Includi l'integrazione sociale
Le ricerche hanno dimostrato che le interazioni sociali positive sul lavoro influenzano direttamente i processi fisiologici del corpo e che le interazioni sociali positive rafforzano la capacità di adattamento fisiologico.
Tutto questo per dire che favorire le relazioni sul lavoro accelera la produttività e il coinvolgimento. Un buon modo per farlo è attraverso un sistema di "buddy".
Gli analisti di dati di Microsoft, scrivendo per Harvard Business Review, hanno scoperto che quanto più spesso un onboarding buddy si incontrava con un nuovo assunto, tanto maggiore era la percezione del nuovo assunto della propria rapidità nel diventare produttivo:
- Il 56% dei nuovi assunti che hanno incontrato il loro buddy almeno una volta nei primi 90 giorni ha dichiarato che il buddy li ha aiutati a diventare produttivi rapidamente nel loro ruolo.
- Il 73% di chi lo ha incontrato due o tre volte
- L'86% di chi lo ha incontrato da quattro a otto volte
- Il 97% di chi lo ha incontrato più di otto volte.
Un'altra idea interessante presa dall'articolo di Mike Gibbon sulle migliori pratiche per l’onboarding dei dipendenti è "Rookie Cookies":
“In una delle aziende dove ho lavorato c'era una pratica chiamata “Rookie Cookies”. I nuovi dipendenti erano invitati a preparare (o acquistare) biscotti e le persone passavano, si presentavano, prendevano un biscotto e facevano due chiacchiere. Era un modo fantastico (e goloso!) per incontrare per la prima volta i nuovi colleghi.”
Inoltre, distribuire le attività di onboarding tra diversi membri del team o persino dipartimenti aiuta a costruire relazioni e alleggerire il carico di lavoro dei manager.
Se si inseriscono dipendenti a livello globale, potrebbe essere utile investire affinché vengano in ufficio almeno per la prima settimana.
Usa l'automazione
L'automazione migliora il ROI dell'onboarding riducendo il lavoro manuale, minimizzando gli errori e semplificando le attività ripetitive, portando così a un risparmio di tempo e costi.
“Facciamo affidamento sulla tecnologia per rendere l’onboarding meno complicato”, afferma Tetiana Burda, CAO di Syndicode. “Ad esempio, abbiamo strumenti per l’onboarding per automatizzare le attività ripetitive come l’invio di email di benvenuto, l’organizzazione di moduli di formazione o la firma digitale dei contratti prima del primo giorno. Le persone spesso sottovalutano quanto attrito si possa eliminare con un’automazione semplice. In questo modo l’HR può concentrarsi su ciò che conta: la relazione umana.”
Come misurare il ROI dell’onboarding
Misurare il ROI dell’onboarding richiede l’uso di strumenti come software di onboarding, HRMS ecc., per monitorare le seguenti metriche:
- Tassi di ritenzione dei dipendenti: Confronta i tassi di ritenzione dei dipendenti che hanno seguito un programma di onboarding strutturato rispetto a quelli che non l’hanno fatto. Un tasso di ritenzione più elevato tra i dipendenti onboarded indica il successo del programma.
- Tempo per raggiungere la produttività: Misura quanto tempo impiegano i nuovi assunti a raggiungere la piena produttività o competenza nei propri ruoli. Tempi di inserimento più rapidi possono segnalare un processo di onboarding efficace.
- Punteggi di engagement dei dipendenti: Utilizza le indagini sull’onboarding per comprendere come i nuovi assunti percepiscono l’esperienza di onboarding e valutare il loro livello di coinvolgimento durante e dopo l'inserimento. Un maggiore coinvolgimento di solito si traduce in un ROI migliore.
- Metriche di performance: Monitora le prestazioni dei nuovi dipendenti durante il primo anno. Un miglioramento delle performance nel tempo può indicare l’efficacia del programma di onboarding nella preparazione dei nuovi assunti al ruolo.
- Costo dell’onboarding rispetto ai risultati: Confronta il costo dell’onboarding (inclusi materiali, formazione, costi dei software di onboarding e tempo del personale) rispetto al valore generato, come il miglioramento della ritenzione, tempi di produttività più veloci o la riduzione dei costi di reclutamento.
- Mobilità interna e tassi di promozione: Tieni traccia della rapidità con cui i nuovi assunti avanzano all’interno dell’organizzazione. I dipendenti che vengono inseriti in modo efficace sono spesso meglio preparati alla crescita e all’avanzamento.
- Feedback dei manager: Raccogli i commenti dai manager sulla preparazione e le prestazioni dei nuovi assunti dopo l’onboarding. Feedback positivi indicano che il programma sta equipaggiando bene i dipendenti.
Combinando queste metriche, le organizzazioni possono ottenere una visione completa di come i loro programmi di onboarding generano ROI e individuare aree di miglioramento.
Considerazioni finali sul ROI dell’onboarding
Investire in un processo di onboarding adatto è una soluzione semplice per tutti i motivi elencati sopra. Tutto ciò che serve è un piccolo investimento per creare un percorso strutturato e, magari, qualche nuovo strumento, ad esempio software di onboarding, HRMS o un learning management system.
I principali vantaggi dei software di onboarding sono che aiutano i nuovi assunti a diventare produttivi più rapidamente e aumentano la probabilità che restino in azienda. Inoltre, facilitano il lavoro dei team interni e favoriscono una cultura aziendale più coesa.
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