6 Consigli Per Discussioni Efficaci Sulla Retribuzione dei Dipendenti
La retribuzione è il principale motivatore per i dipendenti?
Gli psicologi del lavoro hanno dibattuto su questa questione per anni.
L’attuale pensiero riconosce che anche altri fattori come il riconoscimento dei dipendenti, le opportunità di avanzamento, il tipo di attività lavorativa e altre forme di ricompensa possono fungere da motivatori.
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Ma, almeno per la maggior parte delle persone, la retribuzione si trova ai primi posti, se non al primo, tra le ragioni per cercare un nuovo lavoro, cambiare impiego, o lasciare un lavoro poco retribuito.
Come team leader o manager, una delle tue responsabilità più importanti è mantenere i dipendenti motivati e produttivi. Una parte significativa del tuo successo sarà attribuita alla tua capacità di gestire la retribuzione e di affrontare con efficacia le questioni retributive con i tuoi collaboratori.
Qui ti illustrerò come riuscirci al meglio.
L’effetto Covid
Le quarantene obbligatorie dovute alla pandemia di Covid-19 hanno portato molti cambiamenti nell’ambiente lavorativo, svuotando gli uffici e trasferendo i dipendenti in una realtà di lavoro da casa. A marzo 2020, il lavoro da remoto è passato da fenomeno marginale a consuetudine.
Con questa transizione è emersa una nuova prospettiva dei lavoratori: denaro o vita. Una recente indagine di World at Work ha rilevato che i dipendenti ora cercano un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata. Il 42% degli intervistati sarebbe disposto a ricevere una retribuzione inferiore e un titolo professionale "più basso" pur di lavorare da casa e avere un orario lavorativo più flessibile.
Nel passaggio verso una nuova normalità, le aziende si trovano ora a dover affrontare quello che i media hanno definito “la grande fuga” dei lavoratori.
Diversi servizi giornalistici hanno riportato che finanche un dipendente su quattro sta considerando di cambiare lavoro nella fase post-pandemia. Tra i motivi più citati figurano l’avanzamento di carriera, i benefit, l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la convinzione che il lavoro agile non debba più essere negoziabile.
Poiché i datori di lavoro si affrettano a trattenere i collaboratori di valore, le discussioni efficaci sulle retribuzioni sono ora più importanti che mai.
Ecco alcune idee per gestire al meglio i colloqui sulla retribuzione dei dipendenti.
1. Comprendi la filosofia retributiva della tua azienda
Il primo passo è conoscere la filosofia retributiva della tua organizzazione.
La direzione di alcune aziende punta ad essere leader di mercato nei salari per attrarre i migliori talenti. Altre realtà preferiscono stabilire stipendi competitivi con il mercato locale. In certi settori, si possono utilizzare piani retributivi variabili e incentivi per riconoscere e premiare i migliori risultati.
Alcune aziende definiscono livelli di stipendio e fasce retributive comunicate ai lavoratori, mentre altri datori di lavoro preferiscono mantenere le questioni salariali riservate e affidate alla discrezione della direzione.
Riconosci che benefit come piani assicurativi e ferie pagate sono elementi importanti di un piano di compensazione. Descrizioni scritte dei piani, le policy aziendali o le informazioni riassuntive nei manuali del dipendente spesso delineano queste forme di retribuzione indiretta.
Una tendenza emergente nelle aziende più innovative è la creazione di sistemi di ricompensa olistici, più personalizzati e agili, pensati per attrarre, motivare e sviluppare i talenti. Una caratteristica di questa tendenza è quella di offrire le ricompense in modo più continuo. Questo può far aumentare le spese per i benefit ai dipendenti, ma può ripagarsi grazie a una maggiore fidelizzazione, motivazione e produttività.
Questi piani sono maggiormente allineati alle preferenze individuali, tenendo conto del ruolo e del contributo del singolo in azienda. Due esempi possono essere l’adesione al Juneteenth (19 giugno) come giorno festivo retribuito, oppure la possibilità di ricevere il salario quotidianamente.
Familiarizza con i piani retributivi e le politiche della tua azienda, in modo da poter discutere questi temi con sicurezza insieme ai collaboratori.
2. La retribuzione conta al momento dell’assunzione
Vuoi attrarre nuovi collaboratori? Nella maggior parte dei casi, lo stipendio è la parte più importante di un annuncio di lavoro. In generale, l’inserimento delle informazioni su retribuzione e benefit nell’annuncio accresce interesse e risposte tra i candidati.
Un’indagine di LinkedIn ha rilevato che il 70 percento dei professionisti desidera ricevere subito informazioni sulla retribuzione dai recruiter, e che il 59 percento dei candidati ritiene lo stipendio il fattore principale che orienta le scelte di carriera.
Team leader e responsabili spesso partecipano ai colloqui di selezione dei candidati e alla scelta dei nuovi assunti. Oltre alle classiche domande sulle competenze, abilità o esperienze del candidato, questi incontri possono includere una discussione sulle aspettative salariali e una panoramica dei benefit offerti dal datore di lavoro.
Se ti è consentito redigere l'offerta di lavoro per una nuova assunzione, cerca di formulare un'offerta equa rispetto all'esperienza e alle aspettative del candidato, tenendo conto anche dei livelli retributivi degli attuali dipendenti in posizioni simili.
La tua capacità di valutare il candidato e rispondere alle sue domande è una parte importante nella selezione di dipendenti qualificati. Un esempio di dati che mostrano problemi legati all’equità interna ed esterna è riportato nel seguente grafico:
| Dipendenti/Lavoro | Esperienza | Istruzione | Retribuzione |
|---|---|---|---|
| #1 / Ingegnere II | 10 anni | LS | $80,000 |
| #2 / Ingegnere I | 20 anni | LD | $85,000 |
| #3 / Tecnico Ingegnere | 5 anni | LD | $55,000 |
| #4 / Amministrazione | 4 anni | SC | $35,000 |
| Candidato | Richiesta | ||
| #1 / Ingegnere | 2 anni | LM | $80,000 |
| Mercato | Tariffa mediana | ||
| Ingegnere Meccanico | LS | $90,000 | |
| Tecnico Ingegnere Mec. | LD | $58,000 | |
| HR raccomanda | offerta di lavoro per il candidato | $70-75,000 | |
| Rivalutare retribuzione Ing. |
Alcuni datori di lavoro nel settore pubblico o in ambienti sindacalizzati creano fasce retributive con una serie di scatti di stipendio all'interno della fascia stessa. Il dipendente solitamente avanza di scatto dopo un periodo di tempo, ad esempio annualmente. Altre aziende del settore privato possono definire una fascia di retribuzione per ciascun lavoro, con un minimo (o tasso iniziale) e un massimo.
Tipicamente, l'offerta di lavoro per un nuovo dipendente è fissata nella metà inferiore della fascia salvo che un'esperienza lavorativa particolare giustifichi un tasso iniziale superiore.
Le start-up imprenditoriali spesso operano senza fasce retributive definite, scegliendo invece di selezionare il candidato migliore offrendo il livello di retribuzione più basso possibile attraverso negoziazioni salariali man mano che il gruppo dei candidati si restringe ai finalisti.
Una fonte di dati sulle retribuzioni è il Manuale sulle Prospettive Occupazionali pubblicato dal Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti.
3. Il Quadro Generale
Preparati a "vendere" il pacchetto retributivo al candidato o ai candidati che l'azienda intende assumere.
Riconosci che il piano di retribuzione totale dell’azienda include assicurazioni, assenze retribuite e benefici richiesti dal governo oltre alla retribuzione diretta. Il costo dei benefici per i dipendenti spesso rappresenta il 30%-35% della retribuzione totale di un individuo.
In qualità di membro della direzione, è tua responsabilità rappresentare le questioni retributive ai dipendenti in modo che sottolinei gli aspetti positivi dell’impiego presso la tua azienda. Ad esempio, metti in evidenza la percentuale dei premi assicurativi pagati dal datore di lavoro oppure descrivi eventuali benefici unici, sconti o vantaggi collegati al settore o ai servizi della tua azienda.
In ambito HR, sapere come implementare un piano di partecipazione agli utili o altri miglioramenti della retribuzione può aumentare notevolmente la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.
Quanti giorni di ferie (o permessi retribuiti) riceve il dipendente ogni anno? È previsto un periodo di attesa oppure questi giorni possono essere utilizzati subito? Allo stesso modo, valorizza anche altri giorni retribuiti come giorni di malattia, congedo familiare, congedo per lutto, congedo militare, tempo per votare o altri benefici di assenza retribuita. Il tempo libero retribuito è una caratteristica importante nell’equilibrio tra lavoro e vita privata.
4. Proteggere la riservatezza delle informazioni salariali
Molte aziende definiscono delle linee guida per la politica retributiva destinate a supervisori e manager con istruzioni sulla gestione della remunerazione dei dipendenti.
I dettagli relativi alla retribuzione di un individuo devono essere trattati come riservati. Tali questioni devono essere discusse in privato, dove altri non possono ascoltare tali informazioni.
Anche nelle organizzazioni in cui esiste una tabella pubblicata delle fasce salariali per le varie mansioni, come nel settore pubblico o in ambienti sindacalizzati, le discussioni riguardanti il livello retributivo di un dipendente dovrebbero essere condotte in privato con l’interessato.
I dipendenti spesso si confrontano riguardo alle retribuzioni e possono lamentarsi con il team leader riguardo una disparità percepita. Anche in questo caso, una discussione privata con il singolo dipendente circa la propria retribuzione sarebbe appropriata per chiarire la natura della preoccupazione.
Tuttavia, tale discussione non dovrebbe includere dettagli o informazioni sulle retribuzioni di altri dipendenti.
Può essere appropriato spiegare come fattori quali mansioni, responsabilità, quantità o qualità del lavoro, anzianità, istruzione, esperienza o condizioni di lavoro possano influenzare la determinazione della retribuzione per un determinato individuo o per una specifica classe o categoria di ruoli.
5. Giornata per la Parità Salariale
In tutto il mondo, le donne ricevono una retribuzione inferiore rispetto agli uomini. La Giornata per la Parità Salariale per tutte le donne è il 24 marzo (USA) per riconoscere che le donne che lavorano a tempo pieno tutto l’anno ricevono 82 centesimi per ogni dollaro guadagnato da un uomo che lavora la stessa quantità di tempo.
Nota che il National Labor Relations Board, un’agenzia federale che gestisce la legislazione sul lavoro, ha stabilito che i dipendenti possono discutere legalmente la propria retribuzione, indipendentemente dall’eventuale firma di un accordo di riservatezza. La posizione dell’ente è che un datore di lavoro non può legalmente sanzionare o licenziare un dipendente per aver discusso la propria retribuzione sul posto di lavoro.
Tutele legali simili sono previste nella legge sulla trasparenza salariale dell’Ontario; il Regno Unito ha definito regolamenti sulla segnalazione del divario retributivo per i datori di lavoro più grandi e l’Unione Europea ha proposto regolamenti sulla trasparenza salariale e l’accesso alla giustizia per le vittime di discriminazione salariale.
L'Equal Pay Act statunitense vieta la discriminazione salariale basata sul sesso, e il Titolo VII del Civil Rights Act vieta la discriminazione (inclusa quella salariale) in base a sesso, razza, religione, origine nazionale e colore della pelle. Molti stati hanno normative simili.
Nel caso in cui un dipendente si lamenti della propria retribuzione rispetto a quella di un altro lavoratore, riconosci la sua preoccupazione e poni alcune domande per aiutare a identificare il problema specifico. Come HR Manager e in seguito come Investigatore federale EEO, ho imparato a gestire delicatamente le questioni salariali e altri reclami iniziando a porre diverse domande per chiarire gli aspetti significativi.
Domande possibili da porre:
- Con chi stai confrontando la tua retribuzione?
- Perché pensi che sia ingiusta?
- Sai che ogni ruolo ha la propria fascia retributiva assegnata?
Molto probabilmente esiste una ragione oggettiva e legata al lavoro per una differenza retributiva. Fattori come classificazione della mansione, anzianità, livello di prestazione o posizione geografica possono giustificare divergenze salariali. Allo stesso modo, i collaboratori esterni possono far parte di un team ma non sono dipendenti inclusi nello stesso piano salari.
La legge federale sull’equiparazione salariale consente che tali fattori influenzino la retribuzione purché non vi sia discriminazione basata sul sesso. Fai attenzione a non discutere o divulgare le informazioni retributive di altri dipendenti.
Ricorda, le questioni salariali sono rilevanti e personali per ogni dipendente. Una gestione inappropriata delle questioni retributive può comportare rischi legali. È sempre meglio cercare di chiarire informazioni o ottenere un consiglio dalla direzione o dalle risorse umane se ti trovi di fronte a situazioni particolari o sensibili.
Una buona fonte di informazioni per gestire questioni delicate relative alla retribuzione è “Raggiungere Risultati di Performance: Incrementare la Performance nel Lavoro Virtuale.”
6. Attenzione ai divieti sull'utilizzo della storia salariale (USA)
Negli Stati Uniti, le leggi in molti stati ora stabiliscono limiti o divieti al chiedere a un candidato quale sia la sua retribuzione attuale o la storia salariale durante il processo di selezione. Alcuni 21 stati elencati di seguito, insieme a numerosi comuni, vietano questa pratica a causa degli effetti discriminatori su donne, minoranze e persone con precedenti penali.
Nelle giurisdizioni in cui si applicano tali leggi, il recruiter o l'intervistatore non deve fare domande sulla retribuzione attuale o sulla storia salariale del dipendente né considerare tali informazioni nella decisione di assunzione. Allo stesso modo, tali domande devono essere rimosse da qualsiasi documento o processo di candidatura.
L'Ontario Pay Transparency Act offre protezioni simili. Verifica con il tuo specialista della conformità se questi limiti si applicano anche alla tua azienda.
Stati con divieti sull'utilizzo della storia salariale
- Alabama
- California
- Colorado
- Connecticut
- Delaware
- District of Columbia
- Georgia
- Hawaii
- Illinois
- Kentucky
- Louisiana
- Maine
- Maryland
- Massachusetts
- Mississippi
- Missouri
- Nevada
- New Jersey
- New York
- North Carolina
- Ohio
- Oregon
- Pennsylvania
- Puerto Rico
- Rhode Island
- South Carolina
- Vermont
- Virginia
- Washington
- Wisconsin
Prossimi Passi
Ricorda, una comprensione approfondita della filosofia retributiva e delle pratiche della tua azienda ti aiuterà a navigare nelle acque complesse delle decisioni sulle retribuzioni, aiutandoti ad attrarre, trattenere e motivare i migliori dipendenti per il tuo team.
Inoltre, utilizzando e scegliendo il software di gestione delle paghe più affidabile, puoi monitorare le modifiche e gli aggiornamenti apportati durante le discussioni sulla retribuzione, garantendo un'accuratezza e una conformità continue.
Se hai domande in merito a quanto sopra, lasciami una domanda nei commenti o visita la comunità People Managing People, una community di leader HR e aziendali che condivide conoscenze e consigli.
Per diventare più sicuro nel gestire questioni retributive, potresti valutare di seguire una di queste certificazioni in materia di compensation.
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