Come impostare il pagamento degli stipendi con accredito diretto in 7 passaggi
Impostare il pagamento degli stipendi tramite accredito diretto significa avere meno assegni cartacei, una gestione dei pagamenti più semplice e un giorno di paga più comodo per i dipendenti. Ma prima di poter iniziare a inviare gli stipendi per via elettronica, dovrai verificare il conto aziendale, raccogliere i dati bancari dei dipendenti e comprendere le scadenze di elaborazione del tuo fornitore.
Ecco come impostare l'accredito diretto in sette passaggi, insieme ai costi, agli errori comuni e ai suggerimenti per la risoluzione dei problemi che vale la pena conoscere.
Che cos'è l'accredito diretto?
L'accredito diretto è un metodo di pagamento con cui i datori di lavoro trasferiscono elettronicamente i guadagni dei dipendenti direttamente sui loro conti bancari, invece di emettere assegni cartacei o pagare in contanti. Questo processo è facilitato dal sistema bancario e consente di distribuire stipendi e salari in modo più rapido, sicuro ed efficiente.
Tecnologie come il software per la gestione degli stipendi hanno rivoluzionato l'elaborazione degli stipendi, che oggi è semplice, efficiente e flessibile come non lo è mai stata.
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Negli Stati Uniti, l'accredito diretto è classificato dalle banche come un pagamento ACH. ACH sta per Camera di compensazione automatizzata, ovvero la rete che supervisiona questo tipo di transazioni.
Come funziona l'accredito diretto?
L'accredito diretto trasferisce elettronicamente gli stipendi dei dipendenti dal conto bancario della tua azienda ai loro conti personali, senza bisogno di assegni cartacei. Ecco come funziona il processo:
- Imposta l'accredito diretto: utilizza un software per elaborare gli stipendi e abilita l'accredito diretto tramite il tuo fornitore di servizi per gli stipendi o la tua banca.
- Raccogli i dati bancari dei dipendenti: per gli stipendi negli Stati Uniti, ti serviranno il numero di instradamento, il numero di conto e il tipo di conto di ciascun dipendente. Per gli stipendi in Canada, ti serviranno il numero dell'istituto, il numero di transito e il numero di conto. I dipendenti devono inoltre autorizzare l'accredito diretto.
- Invia gli stipendi per l'elaborazione: dopo aver approvato gli stipendi, il tuo fornitore o la tua banca invia le istruzioni di pagamento attraverso la rete bancaria appropriata, come ACH negli Stati Uniti. In genere ciò avviene prima del giorno di paga, per consentire il tempo necessario all'elaborazione.
- I dipendenti ricevono il pagamento: le banche riceventi accreditano i conti dei dipendenti nella data di pagamento programmata, mentre i fondi corrispondenti vengono addebitati sul conto aziendale secondo il calendario di finanziamento del tuo fornitore.
Come impostare il pagamento degli stipendi tramite accredito diretto in 7 passaggi
Impostare l'accredito diretto è relativamente semplice, ma è essenziale inserire correttamente i dati bancari, l'autorizzazione e il calendario dei pagamenti. Ecco come iniziare.
1. Scegli un fornitore di servizi per l'accredito diretto
Per prima cosa, decidi se elaborerai gli accrediti diretti tramite la tua banca o un fornitore di servizi per la gestione degli stipendi.
Se gestisci internamente gli stipendi, verifica se la tua banca aziendale offre servizi di emissione ACH. In alternativa, la maggior parte dei fornitori di software per la gestione degli stipendi può gestire gli accrediti diretti insieme al calcolo degli stipendi, alle detrazioni e alla ritenuta delle imposte.
Prima di scegliere, confronta i tempi di elaborazione, le commissioni sulle transazioni, i requisiti di verifica bancaria e il supporto per il tuo calendario dei pagamenti.
2. Configura l'accredito diretto con il tuo fornitore
Dopo aver scelto un fornitore, abilita l'accredito diretto e collega il conto bancario della tua azienda.
Se collabori direttamente con una banca, in genere dovrai completare il relativo accordo per l'emissione ACH. I fornitori di software per la gestione degli stipendi ti guideranno nella configurazione e nella procedura di autorizzazione.
Potrebbe inoltre essere necessario verificare il conto aziendale prima di inviare i pagamenti. A seconda del fornitore, ciò può comportare una verifica istantanea, microdepositi o documentazione aziendale aggiuntiva.
3. Raccogli i dati bancari e l'autorizzazione dei dipendenti
Ti serviranno i dati bancari di ciascun dipendente e il suo consenso all'accredito elettronico degli stipendi.
Per i dipendenti negli Stati Uniti, raccogli il numero di instradamento, il numero di conto e il tipo di conto (conto corrente o conto di risparmio). Per gli stipendi in Canada, ti serviranno il numero dell'istituto, il numero di transito e il numero di conto.
Di solito, i dipendenti possono fornire queste informazioni tramite un portale paghe sicuro o un modulo di autorizzazione per l'accredito diretto. Potrebbe essere accettato anche un assegno annullato o un modulo per l'accredito diretto emesso dalla banca.
Suggerimento: evita di raccogliere i dati bancari tramite e-mail o fogli di calcolo non protetti. Quando possibile, utilizza il portale self-service per dipendenti del tuo fornitore.
4. Inserisci e verifica i dati dei dipendenti
Successivamente, inserisci le informazioni bancarie dei dipendenti nel tuo sistema paghe, a meno che non possano farlo autonomamente tramite un portale self-service.
Controlla attentamente i numeri di conto e di instradamento, la suddivisione dei pagamenti e i tipi di conto. Alcuni fornitori verificano automaticamente i conti dei dipendenti, mentre altri utilizzano microdepositi o controlli aggiuntivi.
Se elabori i pagamenti ACH direttamente tramite la tua banca, potrebbe essere necessario generare e caricare un file di pagamento in formato NACHA dal tuo sistema paghe o contabile.
Non dare per scontato che l'inserimento di un numero di conto significhi che questo sia stato verificato. Conferma lo stato della verifica prima di programmare il primo accredito diretto del dipendente.
5. Testa la configurazione dell'accredito diretto
Prima di utilizzare l'accredito diretto per tutta la forza lavoro, verifica che la configurazione dei pagamenti funzioni come previsto.
Il tuo fornitore potrebbe offrire la verifica del conto, una procedura di preavviso o un pagamento di prova. Il metodo disponibile dipende dalla banca o dalla piattaforma paghe.
Verifica che:
- I dati bancari dei dipendenti siano stati verificati quando richiesto.
- Gli importi dei pagamenti e la suddivisione tra i conti siano corretti.
- Il conto aziendale sia approvato e disponga di fondi sufficienti.
- Eventuali transazioni di prova o richieste di verifica siano state completate.
Una verifica del conto completata con successo non garantisce che ogni pagamento futuro venga elaborato correttamente; continua quindi a controllare le paghe prima dell'invio.
6. Coordina gli accrediti diretti con il calendario paghe
Gli accrediti diretti devono essere inviati con un anticipo sufficiente affinché i dipendenti ricevano la retribuzione il giorno di paga.
A seconda del tuo fornitore, l'elaborazione delle paghe tramite ACH potrebbe richiedere l'invio da uno a quattro giorni lavorativi in anticipo. Alcuni fornitori offrono un'elaborazione più rapida, ma i requisiti e gli orari limite variano.
Controlla il calendario di elaborazione del tuo fornitore, in particolare in prossimità dei fine settimana e delle festività bancarie federali. Se il giorno di paga cade in una festività, potrebbe essere necessario inviare le paghe prima per rispettare la data di pagamento programmata.
7. Elabora le paghe e conferma i pagamenti
Una volta verificato tutto, puoi elaborare il primo ciclo paghe con accredito diretto.
Controlla il registro paghe, conferma gli importi dei pagamenti ai dipendenti e invia le paghe entro la scadenza del tuo fornitore.
Dopo l'invio, controlla lo stato dei pagamenti e verifica la presenza di accrediti rifiutati o restituiti. La maggior parte delle piattaforme paghe fornisce report sulle transazioni che aiutano a individuare i pagamenti che richiedono attenzione.
Per i primi cicli paghe, riconcilia gli importi prelevati dal conto aziendale con i tuoi registri paghe e verifica tempestivamente eventuali discrepanze.
Una volta che il processo funziona in modo affidabile, puoi utilizzare calendari di pagamento ricorrenti o software paghe automatizzato per ridurre il lavoro manuale, mantenendo al contempo i consueti controlli di revisione e approvazione delle paghe.
Costo dell'accredito diretto
Il costo dell'utilizzo dell'accredito diretto per la tua azienda dipende da diversi fattori:
- La tua banca: se utilizzi una banca, probabilmente dovrai sostenere una commissione di configurazione e potenzialmente una commissione mensile ricorrente.
- Costi della piattaforma paghe: sebbene la maggior parte dei fornitori offra l'accredito diretto incluso nel pacchetto, alcuni potrebbero applicare un costo aggiuntivo.
L'utilizzo di soluzioni paghe convenienti per le piccole imprese può aumentare ulteriormente questi risparmi.
Problemi comuni dell'accredito diretto e come risolverli
Anche dopo aver configurato l'accredito diretto, dati bancari errati, scadenze di elaborazione mancate o problemi di verifica del conto possono ritardare i pagamenti ai dipendenti. Ecco cosa controllare quando qualcosa va storto.
| Problema | Causa probabile | Cosa fare |
|---|---|---|
| Il dipendente non ha ricevuto la retribuzione | La busta paga è stata inviata in ritardo, il pagamento è ancora in fase di elaborazione oppure la banca ricevente non ha ancora accreditato i fondi. | Controlla lo stato di invio della busta paga e la data di pagamento prevista. Se il pagamento è in ritardo, contatta il tuo fornitore per rintracciarlo. |
| L'accredito diretto è stato rifiutato | Dati del conto errati, conto chiuso o restrizione bancaria. | Controlla il motivo del reso indicato dalla banca, verifica in modo sicuro i dati del dipendente e organizza un pagamento sostitutivo. |
| Il nuovo conto bancario del dipendente non funziona | Il conto non è stato verificato oppure le modifiche sono state apportate dopo il termine per l'elaborazione della busta paga. | Controlla lo stato della verifica e determina se il pagamento è stato inviato al conto precedente. |
| Al dipendente è stato pagato l'importo errato | Calcoli errati della busta paga, invii duplicati o informazioni obsolete sul dipendente. | Controlla il registro della busta paga e contatta immediatamente il tuo fornitore per determinare se è consentita una correzione o una revoca ACH. |
| La configurazione dell'accredito diretto è in sospeso | La verifica bancaria dell'azienda o del dipendente è incompleta. | Controlla la presenza di richieste di verifica, moduli di autorizzazione o transazioni di prova in sospeso. |
Quali sono i vantaggi dell'accredito diretto?
L'accredito diretto è un altro esempio di come l'automazione renda un processo più efficiente.
Vantaggi dell'accredito diretto per i datori di lavoro
- Maggiore efficienza: L'elaborazione della busta paga per via elettronica tramite accredito diretto semplifica il processo di pagamento riducendo l'onere amministrativo associato alla gestione, alla stampa e alla distribuzione di assegni cartacei o denaro.
- Coerenza: Le date di finanziamento variano in base al fornitore della busta paga e al calendario di elaborazione. Questo è particolarmente importante per le piccole imprese, quindi vale la pena verificare come le diverse soluzioni per la busta paga delle piccole imprese gestiscono l'accredito diretto.
- Semplificazione della conservazione dei registri e della reportistica: Le transazioni elettroniche facilitano la conservazione di registri finanziari accurati e accessibili. I datori di lavoro possono monitorare e rendicontare facilmente le spese relative alla busta paga, con vantaggi per la contabilità e gli adempimenti fiscali.
\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eL’elaborazione delle paghe si è evoluta notevolmente e le piattaforme online semplificano i processi. Fornitori come Gusto sono facili da usare e gestiscono efficacemente gli aspetti fiscali, anche se nessuna società di elaborazione delle paghe risolve i problemi istantaneamente.\u003c/span\u003e
- Scalabilità: Con la crescita dell'azienda, l'accredito diretto facilita l'espansione delle operazioni relative alla busta paga.
- Maggiore sicurezza: L'accredito diretto riduce i rischi di frode con assegni, smarrimento o furto degli assegni, sottrazione e falsificazione.
- Soddisfazione dei dipendenti: In genere i dipendenti preferiscono l'accredito diretto per la sua praticità e affidabilità, che possono contribuire alla soddisfazione complessiva e alla fidelizzazione sul lavoro.
- Sostenibilità: L'elaborazione delle paghe tramite accredito elettronico è più ecologica perché riduce l'uso della carta, le emissioni di carbonio e il consumo energetico.
Vantaggi dell'accredito diretto per i dipendenti
- Comodità: il deposito diretto elimina la necessità di recarsi fisicamente in banca per depositare lo stipendio. I dipendenti non devono preoccuparsi degli orari della banca o di sottrarre tempo alla loro giornata per occuparsi degli assegni dello stipendio.
- Sicurezza e protezione: il rischio di furto o smarrimento è inferiore rispetto agli assegni cartacei.
- Affidabilità: i dipendenti possono contare sul fatto che il loro stipendio venga accreditato il giorno di paga, indipendentemente dal fatto che quel giorno siano al lavoro.
- Registri elettronici: il deposito diretto fornisce ai dipendenti un registro elettronico chiaro delle entrate, utile per la gestione del budget e ai fini fiscali.
Requisiti e limitazioni del deposito diretto
Sebbene oggi il deposito diretto sia il metodo preferito da molte organizzazioni e molti lavoratori, ci sono alcuni aspetti da considerare quando si sceglie questo metodo.
- Non si torna indietro. Sebbene un assegno cartaceo possa essere bloccato o annullato, nella maggior parte dei casi i pagamenti tramite deposito diretto non possono esserlo. I pagamenti ACH errati idonei possono essere stornati in conformità a regole e scadenze rigorose.
- Costi e commissioni. Sebbene sia complessivamente più efficiente, il deposito diretto può comportare costi e commissioni di cui è necessario essere consapevoli.
- Sicurezza. Così come il denaro contante può essere rubato in banca o in un luogo di lavoro, i ladri sono diventati estremamente abili nel trovare modi per rubare alle persone online. Per contrastare la criminalità informatica, è necessario attuare rigorose politiche di protezione dei dati, tra cui crittografia, archiviazione sicura e accesso limitato alle informazioni sensibili.
Verso un processo di gestione delle buste paga fluido ed efficiente
La gestione delle buste paga è diventata molto più semplice grazie a tecnologie come il software online per la gestione delle buste paga, i servizi bancari online e il software per il deposito diretto. Questi progressi hanno reso più realistico gestire autonomamente le buste paga, invece di esternalizzare questo servizio.
Consulta il nostro articolo su come elaborare le buste paga per ricevere indicazioni su come gestire un processo di gestione delle buste paga fluido ed efficiente.
Se hai difficoltà a rispettare i tuoi obblighi relativi alle buste paga con deposito diretto, il finanziamento delle buste paga potrebbe essere una buona opzione per te.
Domande frequenti
Il deposito diretto è sicuro?
Sì, il deposito diretto è generalmente sicuro. Riduce il rischio di assegni smarriti o rubati e garantisce che i fondi vengano depositati direttamente sul tuo conto. Tuttavia, è importante proteggere le tue informazioni bancarie per prevenire le frodi.
Il deposito diretto è obbligatorio?
Il deposito diretto non è obbligatorio, a meno che non sia previsto dal datore di lavoro o dalla legge statale. Tuttavia, è spesso consigliato per la sua praticità e affidabilità.
Di quali informazioni abbiamo bisogno per impostare il deposito diretto per i nostri dipendenti?
Serviranno il nome della banca del dipendente, il numero di routing, il numero di conto e, possibilmente, un assegno annullato. Potrebbe inoltre essere richiesto un modulo di autorizzazione al deposito diretto firmato dal dipendente.
Quanto tempo occorre per impostare il deposito diretto?
La configurazione del deposito diretto richiede generalmente alcuni giorni lavorativi, a seconda del fornitore del servizio paghe e dei requisiti di verifica della banca. I nuovi datori di lavoro potrebbero dover verificare il conto bancario aziendale, mentre i dipendenti potrebbero dover confermare i dati del proprio conto tramite verifica immediata o microdepositi, operazioni che possono richiedere da 1 a 3 giorni lavorativi.
Una volta approvato tutto, dovrai rispettare il termine ultimo del tuo fornitore per l’elaborazione delle paghe, spesso da 1 a 4 giorni lavorativi prima del giorno di paga. Prevedi tempo aggiuntivo per la prima elaborazione delle paghe per evitare ritardi.
I dipendenti possono suddividere il deposito diretto tra più conti?
Sì, molti sistemi per l’elaborazione delle paghe consentono ai dipendenti di suddividere il deposito diretto tra più conti, ad esempio conti correnti e conti di risparmio. Assicurati che il tuo sistema per l’elaborazione delle paghe supporti questa funzionalità e fornisci ai dipendenti le istruzioni per configurarla.
Cosa succede se un dipendente cambia conto bancario?
L’organizzazione deve ottenere i nuovi dati e aggiornare il sistema. Dovrebbe essere una procedura semplice.
Cosa succede se il deposito diretto cade in un giorno festivo bancario?
Se il giorno di paga coincide con una festività bancaria federale, i pagamenti ACH generalmente non vengono elaborati quel giorno. Di norma dovrai inviare le paghe in anticipo per garantire che i dipendenti ricevano la retribuzione il giorno lavorativo precedente.
Controlla il calendario delle festività e le scadenze per l’invio del tuo fornitore del servizio paghe, poiché i tempi di elaborazione variano. Alcuni fornitori modificano automaticamente le scadenze per l’elaborazione delle paghe, ma non dare per scontato che il tuo lo faccia. Pianifica in anticipo per evitare pagamenti tardivi e potenziali problemi di conformità in materia di retribuzioni.
