I 10 migliori software gratuiti per prenotare postazioni condivise nel 2026
Elenco dei migliori software gratuiti per la prenotazione di postazioni condivise
Il software gratuito per la prenotazione di postazioni condivise consente al tuo team di prenotare spazi di lavoro condivisi senza pagare un abbonamento, utilizzando strumenti che offrono un piano gratuito o una prova. Se stai cercando un modo per gestire le postazioni flessibili, supportare i turni di lavoro ibridi o semplicemente evitare il caos delle scrivanie senza aumentare il budget, sei nel posto giusto. Questa guida ti aiuterà a confrontare le migliori opzioni gratuite per la prenotazione di postazioni condivise, a capire cosa rende unica ciascuna soluzione e a scegliere quella più adatta alle esigenze del tuo team.
Perché fidarsi delle nostre recensioni sui software
Il nostro team testa e recensisce software dal 2012. In quanto esperti HR noi stessi, sappiamo quanto sia difficile — e importante — scegliere il software giusto.
Per questa guida, abbiamo valutato gli strumenti attraverso test pratici e ricerche indipendenti, assegnando un punteggio agli strumenti in base ai nostri criteri di selezione. Ci basiamo inoltre sulle competenze di leader di pensiero del settore e di professionisti HR attivi.
Le nostre recensioni riflettono il nostro giudizio editoriale umano, non un discorso di vendita.
Revisori esperti:
Tabella comparativa dei software gratuiti per la prenotazione di postazioni condivise
Questa tabella comparativa riassume i dettagli sui prezzi delle mie migliori selezioni di software gratuiti per la prenotazione di postazioni condivise:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | La soluzione migliore per i prezzi per planimetria con utenti illimitati | Prova gratuita disponibile | Da $28/utenti illimitati/mese | Website | |
| 2 | Ideale per prenotazioni rapide di scrivanie tramite QR code | Prova gratuita di 14 giorni + piano gratuito + demo gratuita disponibile | Da $22/mese (fatturato annualmente) | Website | |
| 3 | Ideale per la compatibilità con display hardware | Prova gratuita di 30 giorni disponibile | Prezzo su richiesta | Website | |
| 4 | Ideale per regole di prenotazione personalizzabili | Prova gratuita di 14 giorni + piano gratuito + demo gratuita disponibile | Da $1.90/utente/mese (fatturato annualmente) | Website | |
| 5 | Ideale per dashboard analitici sull’occupazione | Piano gratuito + demo gratuita disponibile | Da $4.60/utente/mese | Website | |
| 6 | Ideale per la prenotazione di scrivanie tramite Slack | Prova gratuita + demo gratuita disponibile | Da $2.50/utente/mese (fatturazione annuale) | Website | |
| 7 | Ideale per la gestione multi-sede | Piano gratuito disponibile | Da $4/risorsa/mese (fatturazione annuale) | Website | |
| 8 | Ideale per le mappe della disponibilità scrivanie in tempo reale | Piano gratuito + demo gratuita disponibile | Da €1,99/utente/mese (fatturazione annuale) | Website | |
| 9 | Ideale per la selezione tramite pianta visiva | Prova gratuita di 30 giorni disponibile | Prezzo su richiesta | Website | |
| 10 | Ideale per funzionalità di pianificazione del lavoro ibrido | Piano gratuito + demo gratuita disponibile | Da €1.65/utente/mese | Website |
Recensioni dei software gratuiti per la prenotazione di postazioni condivise
Di seguito trovi i miei riepiloghi dettagliati dei software gratuiti per la prenotazione di postazioni condivise inclusi nella mia selezione. Le mie recensioni offrono una panoramica approfondita delle funzionalità, dei casi d’uso migliori e dei prezzi di ciascuna piattaforma, per aiutarti a trovare quella più adatta a te.
La soluzione migliore per i prezzi per planimetria con utenti illimitati
Floor Plan Mapper è un software per la prenotazione delle postazioni condivise che converte planimetrie CAD, PDF e JPG in mappe interattive per le prenotazioni delle scrivanie, le prenotazioni ricorrenti, le regole di prenotazione, i report sull'occupazione e l'amministrazione basata sui ruoli in più edifici e piani.
Per chi è più adatto Floor Plan Mapper?
Gli amministratori degli uffici che gestiscono più edifici dovrebbero prendere in considerazione Floor Plan Mapper, particolarmente adatto ai prezzi per planimetria con utenti illimitati.
Perché ho scelto Floor Plan Mapper
Ho scelto Floor Plan Mapper come soluzione migliore per i prezzi per planimetria con utenti illimitati perché il suo modello è adatto agli uffici con organici variabili e configurazioni stabili. Le sue mappe interattive CAD, PDF e JPG supportano la selezione delle scrivanie tra edifici e piani, mentre le regole di prenotazione, il rilascio automatico e i report sull'occupazione aiutano nella pianificazione del rientro in ufficio. Offre una prova di 7 giorni, non un piano gratuito a tempo indeterminato.
Funzionalità principali di Floor Plan Mapper
- Prenotazioni ricorrenti: Pianifica prenotazioni in giorni ricorrenti.
- Integrazioni con i calendari: Aggiungi le prenotazioni a Outlook o Google Calendar.
- Provisioning delle identità: Connetti Microsoft Entra ID, Okta, SAML o SCIM.
- Registri di audit: Monitora prenotazioni, cancellazioni, modifiche e aggiornamenti delle autorizzazioni.
Integrazioni di Floor Plan Mapper
Le integrazioni includono Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Microsoft 365, SharePoint, Okta e SAML. Floor Plan Mapper supporta inoltre il provisioning SCIM, le importazioni da Excel e un'API per integrazioni personalizzate.
Cosa è gratuito?
Floor Plan Mapper offre una prova gratuita di 7 giorni, non un piano gratuito a tempo indeterminato. I piani a pagamento partono da $28 al mese e utilizzano prezzi per planimetria con utenti illimitati.
Pros and Cons
Pros:
- Gli utenti illimitati sono adatti agli organici variabili
- Le mappe interattive sono adatte agli uffici su più piani
- La configurazione rapida della planimetria è molto apprezzata
Cons:
- Nessun piano gratuito a tempo indeterminato per i progetti pilota
- L'accesso mobile orientato al browser rimane poco chiaro
Whatspot
Ideale per prenotazioni rapide di scrivanie tramite QR code
Whatspot è una piattaforma per la prenotazione di scrivanie e sale riunioni che consente di gestire le prenotazioni degli spazi di lavoro, generare codici QR per prenotazioni rapide e impostare flussi di approvazione per le richieste di risorse.
A Chi È Destinato Whatspot?
Piccole imprese e spazi di coworking che desiderano un modo semplice per gestire le prenotazioni di scrivanie e sale riunioni.
Perché Ho Scelto Whatspot
Ho scelto Whatspot tra i migliori perché posso generare codici QR unici per ogni scrivania o sala riunioni, permettendo al mio team di prenotare gli spazi istantaneamente con il proprio telefono. Mi piace poter impostare flussi di approvazione per le richieste di risorse, il che aiuta nella gestione degli spazi condivisi. La possibilità di mostrare la disponibilità in tempo reale su un tablet o uno schermo all’esterno di ogni sala è particolarmente utile negli uffici molto frequentati.
Funzionalità Principali di Whatspot
- Calendario delle prenotazioni: Visualizza e gestisci tutte le prenotazioni di scrivanie e sale in un’unica interfaccia calendario.
- Ruoli e permessi utente: Assegna livelli di accesso diversi per amministratori, responsabili e utenti comuni.
- Prenotazioni ricorrenti: Configura prenotazioni ripetute per scrivanie o sale riunioni.
- Notifiche email: Ricevi conferme e promemoria di prenotazione automatizzati via email.
Integrazioni Whatspot
Le integrazioni includono Microsoft Teams, Microsoft Calendar, Microsoft Entra ID e Google Workspace, oltre a una API disponibile.
Cosa È Gratuito?
Whatspot offre un piano gratuito per sempre per un massimo di 10 utenti, 3 spazi e 40 prenotazioni al mese. Il piano gratuito include accesso mobile e web, prenotazione tramite codice QR e funzionalità base di prenotazione.
Pros and Cons
Pros:
- Prenotazione tramite QR code per accesso immediato alle scrivanie
- App iOS e Android disponibili
- Flussi di approvazione per le richieste di risorse
Cons:
- Nessuna funzione integrata per la gestione dei visitatori
- Le opzioni di personalizzazione del marchio sono limitate
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types
Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.
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Joan
Ideale per la compatibilità con display hardware
Joan è una piattaforma software per la prenotazione delle scrivanie che consente di gestire le prenotazioni delle postazioni flessibili, la programmazione delle sale e la disponibilità degli spazi di lavoro, con il supporto per display hardware dedicati e accesso tramite dispositivi mobili.
Per chi è Joan?
Responsabili delle strutture e team IT in uffici che desiderano integrare un software di prenotazione delle scrivanie con dispositivi hardware di visualizzazione fisica.
Perché ho scelto Joan
Ho scelto Joan tra i migliori perché permette di abbinare il software di prenotazione delle scrivanie ai display e-paper di Joan per avere lo stato delle postazioni in tempo reale direttamente ad ogni scrivania. Mi piace che il mio team possa gestire le prenotazioni dal web o dall'app mobile e vedere gli aggiornamenti immediati sui dispositivi fisici. Apprezzo anche come l'integrazione tra hardware e software riduca le doppie prenotazioni e la confusione negli ambienti di ufficio condivisi.
Funzionalità principali di Joan
- App mobile per prenotazioni: Prenota scrivanie e sale dal tuo telefono.
- Sincronizzazione calendario: Collega le prenotazioni ai calendari Google e Outlook.
- Check-in con codice QR: Scansiona per confermare l'utilizzo della scrivania al tuo arrivo.
- Gestione visitatori: Registra e traccia digitalmente gli ospiti in ufficio.
Integrazioni Joan
Joan offre integrazioni native con Microsoft Active Directory, Google Calendar, Microsoft Teams e Slack. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.
Cosa è gratuito?
Joan offre una prova gratuita di 30 giorni con accesso a tutte le funzionalità. Dopo il periodo di prova è necessario sottoscrivere un abbonamento a pagamento e non è disponibile un piano gratuito per sempre.
Pros and Cons
Pros:
- I display hardware mostrano lo stato delle scrivanie in tempo reale
- Sincronizzazione calendario con Google e Microsoft 365
- Regole di prenotazione personalizzate per la gestione degli spazi di lavoro
Cons:
- I dispositivi hardware richiedono un acquisto separato
- Personalizzazione limitata delle regole di prenotazione
Dibsido
Ideale per regole di prenotazione personalizzabili
Dibsido è una soluzione gratuita per la prenotazione delle postazioni progettata per i team ibridi, che semplifica la gestione degli spazi condivisi come scrivanie, sale riunioni e parcheggi grazie a un sistema di prenotazione intuitivo. Permette agli utenti di riservare spazi con un solo clic, prenotare direttamente da planimetrie interattive e liberare automaticamente le postazioni inutilizzate per mantenere ottimizzata la capienza dell’ufficio.
Per chi è ideale Dibsido?
Responsabili e amministratori d’ufficio che desiderano impostare regole di prenotazione dettagliate per postazioni e sale riunioni condivise.
Perché ho scelto Dibsido
Ho scelto Dibsido tra i migliori perché posso impostare regole dettagliate per la prenotazione delle postazioni e delle sale riunioni, comprese le restrizioni per gruppo di utenti o per fascia oraria. Mi piace poter configurare le regole di prenotazione in base a gruppo di utenti, area di lavoro e periodo di prenotazione, così da rispecchiare il modo in cui i diversi team utilizzano l’ufficio. Questo mi dà maggiore controllo su chi può riservare determinati spazi e quando, senza generare lavoro amministrativo superfluo. In pratica, significa che posso adattare l’accesso agli spazi alle nostre policy aziendali specifiche.
Caratteristiche principali di Dibsido
- Planimetrie interattive: Gli utenti possono scegliere le postazioni direttamente da una mappa visuale dell’ambiente di lavoro.
- Prenotazioni ricorrenti: Programma prenotazioni ripetute di postazioni o sale su base giornaliera, settimanale o mensile.
- App di prenotazione mobile: Consente di prenotare e gestire le postazioni da qualsiasi dispositivo mobile.
- Monitoraggio check-in e check-out: Controlla l’uso degli spazi tramite la funzionalità integrata di check-in e check-out.
Integrazioni Dibsido
Le integrazioni includono Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Outlook e Microsoft Entra ID. È disponibile una API per integrazioni personalizzate.
Cosa è gratuito?
Dibsido offre un piano gratuito per sempre fino a 20 utenti. Alcune funzionalità avanzate e integrazioni sono disponibili solo nei piani a pagamento.
Pros and Cons
Pros:
- Regole personalizzate per ogni area di lavoro
- Prenotazioni illimitate delle postazioni nel piano gratuito
- Regole di prenotazione dettagliate per gruppo di utenti
Cons:
- Piano gratuito limitato a una sola sala riunioni
- Nessuna sincronizzazione bidirezionale con Outlook o Google Calendar nel piano gratuito
PULT
Ideale per dashboard analitici sull’occupazione
PULT è una piattaforma software per la prenotazione delle scrivanie progettata per gli ambienti di lavoro ibridi che unisce la prenotazione degli spazi, la gestione delle sale riunioni, l'analisi dell'occupazione e la gestione dei visitatori in un unico sistema.
Per chi è ideale PULT?
PULT è adatto a responsabili degli spazi di lavoro e team operativi di organizzazioni di medie e grandi dimensioni che cercano una comprensione dettagliata dell'occupazione e dell'utilizzo degli spazi.
Perché ho scelto PULT
Ho scelto PULT tra i migliori perché consente di accedere a dashboard analitici dettagliati sull’occupazione che mostrano l’utilizzo degli spazi in tempo reale e in modo storico. Mi piace che il mio team possa visualizzare i trend di utilizzo di scrivanie e sale, individuare le aree sottoutilizzate ed esportare report dettagliati sull’uso. Gli strumenti di analisi della piattaforma aiutano a prendere decisioni basate sui dati per l’assegnazione degli spazi e la pianificazione del lavoro ibrido.
Funzionalità principali di PULT
- Check-in alla scrivania tramite QR code: Gli utenti confermano la prenotazione della scrivania scansionando un codice QR presso la postazione.
- Prenotazioni ricorrenti della scrivania: I dipendenti possono impostare prenotazioni ripetute per le scrivanie preferite.
- App mobile per prenotazioni: Prenota, modifica o cancella le prenotazioni delle scrivanie direttamente da un dispositivo mobile.
- Assegnazione aree di team: Gli amministratori possono assegnare specifiche aree di scrivanie a team o dipartimenti.
Integrazioni di PULT
PULT offre integrazioni native con Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Personio, HRworks, Workday, BambooHR, Okta e Cisco Meraki. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.
Cosa è gratuito?
PULT offre accesso gratuito alle funzionalità principali di prenotazione delle scrivanie fino a 20 utenti. Le funzionalità gratuite includono prenotazione scrivania in 1 clic, etichette scrivanie e filtri per attrezzature, editor della planimetria, prenotazioni ricorrenti, regole e politiche di prenotazione, check-in tramite QR code, pianificazione del lavoro ibrido e accesso al Centro Assistenza.
Pros and Cons
Pros:
- Dashboard analitici sull’occupazione con opzioni di esportazione
- Integrazioni native con sistemi HR e IT
- Aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità delle scrivanie
Cons:
- Personalizzazione limitata delle regole di prenotazione delle scrivanie
- Nessun supporto integrato per la prenotazione dei parcheggi
Officely
Ideale per la prenotazione di scrivanie tramite Slack
Officely è un software di prenotazione delle postazioni progettato per team ibridi che funziona direttamente all'interno di Slack e Microsoft Teams, consentendo ai dipendenti di riservare scrivanie, sale riunioni e altre risorse senza cambiare strumento. Fornisce visibilità in tempo reale su chi è in ufficio, supporta il check-in e offre mappe interattive in modo che i team possano pianificare dove sedersi e collaborare in modo più efficace.
Per chi è ideale Officely?
Officely è adatto a team di piccole e medie dimensioni che già utilizzano Slack come principale strumento di comunicazione.
Perché ho scelto Officely
Ho scelto Officely come uno dei migliori perché permette al mio team di prenotare scrivanie, gestire la presenza in ufficio e coordinare orari ibridi direttamente in Slack. Mi piace poter impostare giornate in ufficio ricorrenti e vedere chi altro sarà presente, tutto senza uscire da Slack. L'integrazione con i canali Slack permette al mio team di ricevere aggiornamenti e promemoria in tempo reale sulle proprie prenotazioni.
Funzionalità principali di Officely
- Check-in alla scrivania: Gli utenti confermano la prenotazione della postazione al loro arrivo in ufficio.
- Gestione della capienza: Imposta e applica limiti al numero di persone in ufficio ogni giorno.
- Quartieri: Raggruppa le scrivanie in zone o quartieri per facilitare la prenotazione.
- Screening sanitario: Raccogli dichiarazioni di salute dagli utenti prima che entrino in ufficio.
Integrazioni Officely
Officely offre integrazioni native con Google Calendar, Microsoft Outlook e Slack, e dispone di un'API per integrazioni personalizzate.
Cosa è gratis?
Officely offre accesso gratuito fino a 5 utenti. Include tutte le funzionalità per piccoli team, tra cui prenotazione delle scrivanie, visibilità sulla presenza in ufficio, check-in in ufficio, quartieri privati, gestione della capienza, prenotazione automatica, accesso a Slack e analisi dell’ufficio.
Pros and Cons
Pros:
- Completamente integrato con lo spazio di lavoro Slack
- Configurazione rapida per ambienti di lavoro ibridi
- Visibilità in tempo reale della presenza in ufficio
Cons:
- Richiede Slack per la funzionalità principale
- Non permette di gestire facilmente più sedi d’ufficio
anny è un'app per la prenotazione delle postazioni che consente di gestire le prenotazioni degli spazi di lavoro, delle sale riunioni, dei parcheggi e delle risorse in più sedi da un'unica dashboard.
Per chi è ideale anny?
anny è indicata per le organizzazioni che gestiscono spazi di lavoro e risorse in più sedi o campus aziendali.
Perché ho scelto anny
Ho scelto anny tra le migliori perché posso gestire le prenotazioni di più sedi da una sola dashboard. Apprezzo la possibilità di impostare regole e permessi specifici per ogni sede o campus. Il mio team utilizza anny per coordinare le prenotazioni di spazi di lavoro, parcheggi e sale riunioni su diversi siti.
anny - Funzionalità principali
- Planimetrie interattive: Gli utenti possono selezionare e prenotare le postazioni direttamente da una mappa visiva.
- Sistema di check-in e check-out: Monitora l’uso reale delle postazioni tramite QR code o check-in via web.
- Prenotazione delle risorse: Permette di prenotare attrezzature o parcheggi insieme alle postazioni.
- Controllo accessi basato sui ruoli: Gli amministratori possono assegnare permessi ai diversi gruppi di utenti.
Integrazioni di anny
anny offre integrazioni native con Personio, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Zoom, Microsoft Teams e Nuki, con ulteriore supporto per smart lock, HRIS, pagamenti, SSO e strumenti di calendario. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.
Cosa è gratuito?
anny offre un piano gratuito per sempre con funzionalità limitate. Il piano gratuito limita il numero di sedi, risorse e alcune funzionalità avanzate.
Pros and Cons
Pros:
- Supporta la prenotazione di postazioni, sale e parcheggi
- Gestione multi-sede da un'unica dashboard
- Accesso basato sui ruoli per diversi gruppi di utenti
Cons:
- Il piano gratuito limita sedi e risorse
- Nessuna funzione integrata per la gestione dei visitatori
Ideale per le mappe della disponibilità scrivanie in tempo reale
Flexwhere è una piattaforma software per la prenotazione delle scrivanie che consente di visualizzare la disponibilità delle postazioni in tempo reale, gestire le prenotazioni degli spazi di lavoro e monitorare l'occupazione degli uffici tramite mappe interattive, accessibili via web o dispositivo mobile.
A chi è rivolto Flexwhere?
Responsabili delle strutture e amministratori degli uffici di organizzazioni di medie e grandi dimensioni che hanno bisogno di monitorare e gestire l'utilizzo di spazi di lavoro flessibili.
Perché ho scelto Flexwhere
Ho scelto Flexwhere come uno dei migliori perché posso vedere la disponibilità delle scrivanie in tempo reale sulle mappe interattive dell’ufficio, il che rende facile individuare rapidamente i posti liberi. I membri del mio team utilizzano i dati di occupazione in tempo reale della piattaforma per gestire la seduta flessibile ed evitare doppie prenotazioni. Mi piace anche che sia possibile accedere alle prenotazioni sia da web che da dispositivi mobili, così tutti possono riservare un posto ovunque si trovino.
Funzionalità principali di Flexwhere
- Integrazione single sign-on: Gli utenti possono accedere con account Microsoft o Google.
- Prenotazione delle sale riunioni: Prenota sale riunioni e scrivanie sulla stessa piattaforma.
- Registrazione dei visitatori: Registra e traccia i visitatori in ufficio direttamente dal sistema.
- Dashboard di analisi dell’occupazione: Visualizza report dettagliati sull’utilizzo e sulle tendenze degli spazi di lavoro.
Integrazioni di Flexwhere
Le integrazioni includono Outlook, Microsoft Teams, Google Calendar e TopDesk.
Cosa è gratuito?
Flexwhere offre accesso gratuito fino a 25 utenti. Include una sola planimetria in una singola sede, prenotazione di scrivanie e sale riunioni ad hoc, prenotazioni fino a 1 settimana di anticipo, accesso tramite app web e mobile, assistenza online, prenotazioni rapide, prenotazioni personalizzate, modifica delle prenotazioni, notifiche push e promemoria, SSO e 5 etichette risorsa personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Mappe interattive e visuali delle planimetrie
- Supporto per 25 utenti gratuiti
- Tracciamento in tempo reale della posizione dei colleghi
Cons:
- Limite di prenotazione a otto giorni
- Limite di una planimetria
Offision è un sistema di prenotazione delle scrivanie che ti permette di gestire le prenotazioni degli spazi di lavoro, visualizzare le planimetrie degli uffici e coordinare le risorse condivise tramite un'interfaccia interattiva della pianta del piano.
Per chi è indicato Offision?
Offision è ideale per i responsabili d'ufficio e i team delle strutture che devono coordinare le prenotazioni delle scrivanie utilizzando una planimetria visiva.
Perché ho scelto Offision
Ho scelto Offision tra i migliori perché posso selezionare le scrivanie direttamente da una pianta visiva, rendendo la prenotazione intuitiva e legata alla posizione. Il mio team utilizza l’interfaccia drag-and-drop per prenotare rapidamente postazioni di lavoro e vedere la disponibilità aggiornata in tempo reale. Inoltre, apprezzo che Offision permetta di personalizzare le planimetrie in base alla disposizione reale dell’ufficio, così tutti sanno esattamente dove prenotano.
Funzionalità principali di Offision
- Flussi di approvazione per le prenotazioni: Imposta le approvazioni dei manager per le prenotazioni delle scrivanie.
- Prenotazioni ricorrenti: Programma le scrivanie per giorni o settimane ripetitive.
- Controlli di accesso degli utenti: Assegna i permessi di prenotazione per utente o gruppo.
- Sincronizzazione con calendario: Integra le prenotazioni con Google Calendar e Outlook.
Integrazioni di Offision
Offision offre integrazioni native con Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace e Webex.
Cosa è gratuito?
Offision offre una prova gratuita di 30 giorni con accesso a tutte le funzionalità. Dopo il periodo di prova, è necessario un abbonamento a pagamento per continuare a utilizzarlo e non è previsto un piano gratuito per sempre.
Pros and Cons
Pros:
- Supporta la prenotazione di scrivanie, sale e parcheggi
- Permessi di accesso utente personalizzabili
- Gestisce più sedi aziendali in modo centralizzato
Cons:
- Funzionalità di analytics e reportistica limitate
- Nessun piano gratuito, solo prova gratuita
desk.ly è una piattaforma per la prenotazione delle scrivanie e la gestione degli spazi di lavoro che consente di organizzare l'hot desking, gestire le sale riunioni, coordinare i calendari dei team e configurare le aree dell'ufficio per ambienti di lavoro ibridi.
A chi è rivolto desk.ly?
desk.ly è adatto ai team delle risorse umane e ai responsabili d'ufficio di aziende di medie dimensioni che coordinano i calendari di lavoro ibrido.
Perché ho scelto desk.ly
Ho scelto desk.ly tra i migliori perché posso impostare prenotazioni ricorrenti delle scrivanie e coordinare i turni di lavoro ibridi del mio team in un'unica piattaforma. Mi piace poter assegnare aree dell'ufficio, gestire le prenotazioni delle sale riunioni e utilizzare la piantina interattiva per visualizzare la disponibilità degli spazi di lavoro. Le funzionalità di pianificazione aiutano il mio team a programmare i giorni in ufficio e a monitorare chi lavora dove.
Funzionalità principali di desk.ly
- Integrazione Single sign-on: Si collega con Microsoft 365 e Google Workspace per un accesso facilitato.
- Check-in tramite codice QR: Permette agli utenti di fare check-in alle scrivanie utilizzando codici QR.
- Gestione dei visitatori: Traccia e gestisce i visitatori esterni che accedono allo spazio di lavoro.
- Dashboard di analisi: Fornisce dati di utilizzo degli spazi e statistiche sulle prenotazioni.
Integrazioni di desk.ly
Desk.ly offre integrazioni native con Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Personio e Slack, e mette a disposizione un'API per integrazioni personalizzate.
Cosa è gratuito?
desk.ly offre un piano gratuito per sempre fino a 15 utenti. Il piano gratuito include le funzionalità base di prenotazione delle scrivanie, ma limita l'accesso ad analisi avanzate e alcune integrazioni.
Pros and Cons
Pros:
- Check-in tramite QR code per scrivanie e sale
- Integrazioni HRIS native per la sincronizzazione utenti
- Gestione dei visitatori con registro digitale
Cons:
- Opzioni di personalizzazione dei report limitate
- Nessuna app mobile per dispositivi Android
Altri software gratuiti per la prenotazione di postazioni condivise
Ecco alcune altre opzioni gratuite per la prenotazione di postazioni condivise che non sono state incluse nella mia selezione, ma che vale comunque la pena prendere in considerazione:
Come Valuto i Software Gratuiti per la Prenotazione delle Scrivanie Flessibili
Per prima cosa, definisco cosa conta come gratuito. Per i software di prenotazione scrivanie—dove i team HR gestiscono l’assegnazione giornaliera dei posti per i dipendenti ibridi—prendo in considerazione solo i piani gratuiti per sempre. Successivamente, valuto gli strumenti su due livelli: la funzionalità di base necessaria per entrare in questa lista, e i fattori distintivi che rendono unico ciascun fornitore.
Funzionalità Core (Requisiti Minimi per Questa Lista)
Oltre ai requisiti di offerta gratuita, utilizzo anche un sistema a punteggio per selezionare gli strumenti da inserire nella lista. Ecco come funziona:
Valuto ciascun software su una scala da 0 (non offre la funzionalità) a 5 (eccelle in quest’area) per ognuna delle funzionalità principali di seguito. Poi converto il punteggio totale in percentuale. Ogni strumento deve raggiungere un punteggio minimo totale del 65% per poter essere incluso.
- Sistema di Prenotazione delle Scrivanie: Ogni software che valuto deve permettere ai dipendenti di consultare le scrivanie disponibili e prenotarle per date o fasce orarie specifiche—ad esempio, riservare una scrivania vicino al team vendite per una giornata di collaborazione il giovedì.
- Piantine Interattive: Cerco mappe visuali e cliccabili della disposizione dell’ufficio, così i dipendenti possono scegliere una postazione in base alla posizione invece di selezionare alla cieca da un elenco di codici scrivania.
- Self-Service per la Prenotazione: I dipendenti devono poter visualizzare, modificare e cancellare autonomamente le proprie prenotazioni. Verifico anche se la piattaforma supporta il check-in per permettere agli amministratori di recuperare automaticamente le scrivanie non utilizzate.
- Accesso Multi-Dispositivo: Un lavoratore ibrido che si reca in ufficio all’ultimo minuto deve poter prenotare una scrivania dal proprio telefono. Verifico se ogni software offre sia l’accesso web sia quello mobile nel piano gratuito.
- Controlli Amministratore e Permessi: I responsabili degli spazi di lavoro devono configurare le scrivanie, definire regole di prenotazione e assegnare ruoli utente. Valuto il grado di controllo di cui dispongono, ad esempio se possono raggruppare le scrivanie per zona o impostare policy specifiche per ogni team.
- Reportistica dell’Occupazione: I dati essenziali di utilizzo aiutano HR e facility manager a capire quali scrivanie e piani sono più frequentati. Verifico se il piano gratuito include una reportistica sufficiente a prendere decisioni, come ridurre uno spazio o riorganizzare le postazioni.
Dopo aver ottenuto un elenco di strumenti che soddisfano i criteri, considero ciò che differenzia ciascuna piattaforma.
Fattori Differenzianti (Cosa Distingue i Fornitori)
Ecco come confronto e metto a fuoco le differenze tra i vari fornitori:
Caratteristiche esclusive
Le funzionalità per il coordinamento del team sono molto importanti—cerco strumenti che mostrino dove sono seduti i colleghi, così da poter prenotare una scrivania vicina nei giorni condivisi in ufficio. L’integrazione del calendario con Google Calendar o Outlook è un altro aspetto chiave, perché permette alle prenotazioni di confluire nei flussi di lavoro esistenti senza doppie registrazioni. Valuto anche se uno strumento prevede il check-in tramite QR code, utile agli amministratori per liberare automaticamente le scrivanie non utilizzate e mantenere i dati di occupazione accurati.
Oltre alle funzionalità
I limiti dei piani gratuiti variano molto—controllo quanti utenti e scrivanie sono effettivamente gestibili prima che sia necessario fare l’upgrade, poiché un software che limita a 10 postazioni non è adatto per un team ibrido da 50 persone. La tutela della privacy merita attenzione perché questi strumenti raccolgono dati sulla posizione e la presenza dei dipendenti, quindi valuto la conformità al GDPR e la trasparenza su come vengono archiviati tali dati. Considero anche la facilità di configurazione, in particolare se gli amministratori possono importare gli utenti tramite CSV o sincronizzazione della directory senza passare subito a un piano a pagamento.
Come scegliere un software gratuito per la prenotazione di postazioni condivise
È facile perdersi in lunghi elenchi di funzionalità e strutture tariffarie complesse. Per aiutarti a rimanere concentrato mentre affronti il tuo processo di selezione del software, unico per le tue esigenze, ecco una lista di fattori da tenere a mente:
| Fattore | Cosa considerare |
|---|---|
| Scalabilità | Il software supporterà il volume attuale e futuro di postazioni, sedi e utenti? |
| Integrazioni | Si collega ai sistemi esistenti di calendario, risorse umane o controllo degli accessi senza richiedere soluzioni alternative aggiuntive? |
| Personalizzazione | Puoi adattare le regole di prenotazione, le autorizzazioni degli utenti e la disposizione degli spazi di lavoro alle tue politiche? |
| Facilità d'uso | I dipendenti e gli amministratori riusciranno a prenotare e gestire le postazioni con una formazione minima e senza confusione? |
| Implementazione e avviamento | Quanto tempo servirà per configurare lo strumento, migrare i dati e consentire al tuo team di utilizzarlo con sicurezza? |
| Costo | Ci sono costi nascosti, requisiti di aggiornamento o limiti di utilizzo che potrebbero incidere sul budget in seguito? |
| Misure di sicurezza | Lo strumento offre privacy dei dati, autenticazione degli utenti e conformità agli standard della tua organizzazione? |
| Disponibilità dell'assistenza | Puoi ricevere assistenza tempestiva in caso di problemi e il supporto è incluso nel piano gratuito? |
Che cos'è un software gratuito per la prenotazione di postazioni condivise?
Il software gratuito per la prenotazione di postazioni condivise è uno strumento digitale che consente ai dipendenti di prenotare scrivanie o spazi di lavoro condivisi senza costi. Queste piattaforme aiutano le organizzazioni a gestire la disponibilità delle postazioni, monitorare l'utilizzo degli spazi di lavoro e supportare configurazioni flessibili delle postazioni. La maggior parte delle soluzioni gratuite offre funzionalità di base per la prenotazione, la cancellazione e la verifica della disponibilità, rendendole adatte a piccoli team o organizzazioni che stanno sperimentando modelli di lavoro ibridi.
Funzionalità
Esaminiamo le funzionalità comunemente presenti nei software per la prenotazione di postazioni condivise e quali sono solitamente incluse nei piani gratuiti e in quelli a pagamento.
Funzionalità tipiche dei software gratuiti di prenotazione delle postazioni condivise
- Calendario di prenotazione delle postazioni: consente agli utenti di visualizzare le postazioni disponibili e prenotare uno spazio di lavoro per date e orari specifici.
- Annullamento delle prenotazioni: consente agli utenti di annullare o modificare le proprie prenotazioni delle postazioni direttamente dalla piattaforma.
- Disponibilità in tempo reale: mostra informazioni aggiornate sulle postazioni libere o prenotate in qualsiasi momento.
- Gestione degli utenti: consente agli amministratori di aggiungere, rimuovere o assegnare utenti e gestire le autorizzazioni di accesso di base.
- Report di base: fornisce semplici statistiche sull'utilizzo, come il numero di prenotazioni o i tassi di occupazione.
- Accesso da dispositivi mobili: offre un'interfaccia o un'app ottimizzata per i dispositivi mobili, così gli utenti possono prenotare le postazioni dal proprio telefono.
- Conferme via e-mail: invia automaticamente agli utenti conferme e promemoria delle prenotazioni tramite e-mail.
- Visualizzazione semplice della planimetria: mostra una mappa o una disposizione di base dello spazio di lavoro per aiutare gli utenti a selezionare la postazione preferita.
Funzionalità tipiche dei software a pagamento di prenotazione delle postazioni condivise
- Analisi avanzate: fornisce informazioni dettagliate sull'utilizzo dello spazio di lavoro, sulle tendenze e sui modelli di prenotazione dei dipendenti.
- Integrazione con i calendari: sincronizza le prenotazioni con strumenti come Google Calendar o Microsoft Outlook per facilitare la pianificazione.
- Regole di prenotazione personalizzate: consente agli amministratori di impostare autorizzazioni avanzate, finestre temporali per le prenotazioni o limitazioni per diversi gruppi di utenti.
- Gestione dei visitatori: tiene traccia degli ospiti esterni, emette pass per i visitatori e registra gli orari di ingresso e uscita.
- Planimetrie interattive: fornisce mappe dettagliate e selezionabili con lo stato delle postazioni in tempo reale e funzioni di navigazione avanzate.
- Accesso tramite codice QR: richiede agli utenti di scansionare un codice QR presso la propria postazione per confermare la prenotazione e la presenza.
- Accesso singolo (SSO): supporta l'autenticazione sicura tramite il provider di identità della propria organizzazione.
- Accesso API: consente integrazioni personalizzate con altri strumenti per il luogo di lavoro o con i sistemi interni.
- Assistenza prioritaria: offre tempi di risposta più rapidi e canali di assistenza dedicati agli utenti a pagamento.
- Marchio personalizzato: consente alle organizzazioni di aggiungere il proprio logo, i colori e gli elementi del marchio alla piattaforma di prenotazione.
Vantaggi
L'implementazione di un software gratuito per la prenotazione delle postazioni condivise offre diversi vantaggi al team e all'azienda. Ecco alcuni dei vantaggi che puoi aspettarti:
- Risparmio sui costi: i piani gratuiti consentono di gestire le prenotazioni degli spazi di lavoro senza incidere sul budget destinato al software.
- Migliore utilizzo degli spazi: la disponibilità in tempo reale e i dati sulle prenotazioni aiutano a sfruttare al meglio la disposizione dell'ufficio.
- Modalità di lavoro flessibili: gli strumenti di prenotazione delle postazioni supportano orari ibridi e flessibili, consentendo ai dipendenti di prenotare le postazioni secondo necessità.
- Gestione semplificata delle postazioni: le funzioni di amministrazione e la gestione degli utenti facilitano l'assegnazione, il monitoraggio e la modifica dell'utilizzo delle postazioni.
- Inserimento più rapido: le interfacce intuitive e le guide di configurazione di base aiutano i team a iniziare con una formazione o un'assistenza IT minime.
- Decisioni basate sui dati: le funzioni di reportistica di base forniscono informazioni sulle tendenze di occupazione e sulla domanda di spazi di lavoro.
- Migliore esperienza per i dipendenti: l'accesso da dispositivi mobili e i semplici processi di prenotazione rendono più comodo per i dipendenti trovare e prenotare le postazioni.
Costi & prezzi
Mi rendo conto che sei arrivato a questo articolo cercando le migliori opzioni di software per la prenotazione delle postazioni condivise disponibili gratuitamente. Tuttavia, poiché i piani gratuiti offrono solo funzionalità limitate, è molto probabile che in futuro dovrai passare a un piano superiore.
La tabella seguente riassume i piani più comuni, i relativi prezzi medi e le funzionalità tipicamente incluse nei software di prenotazione delle postazioni condivise:
Tabella comparativa dei piani per i software di prenotazione delle postazioni condivise
| Tipo di piano | Prezzo medio | Funzionalità comuni |
|---|---|---|
| Piano gratuito | $0 | Prenotazione di base delle postazioni, disponibilità in tempo reale, semplice visualizzazione della planimetria, report di base e conferme via e-mail. |
| Piano personale | $5-$15/utente/mese | Tutte le funzionalità gratuite, accesso all'app mobile, integrazioni limitate, gestione degli utenti e assistenza prioritaria via e-mail. |
| Piano aziendale | $15-$30/utente/mese | Tutte le funzionalità del piano personale, analisi avanzate, integrazioni con il calendario, regole di prenotazione personalizzate e gestione dei visitatori. |
| Piano per grandi aziende | $30-$50/utente/mese | Tutte le funzionalità del piano aziendale, SSO, accesso API, branding personalizzato, assistenza dedicata e controlli di sicurezza avanzati. |
Domande frequenti sul software gratuito di prenotazione delle postazioni flessibili
Ecco alcune risposte alle domande comuni sul software gratuito di prenotazione delle postazioni flessibili:
Quali limitazioni devo aspettarmi dal software gratuito di prenotazione delle postazioni flessibili?
I piani gratuiti generalmente limitano il numero di utenti, postazioni o prenotazioni che è possibile gestire. Potrebbero inoltre non includere funzionalità avanzate come integrazioni, analisi o branding personalizzato, spesso riservate ai livelli a pagamento.
Il software gratuito di prenotazione delle postazioni flessibili supporta i team ibridi o da remoto?
Sì, la maggior parte degli strumenti gratuiti di prenotazione delle postazioni flessibili supporta il lavoro ibrido consentendo ai dipendenti di prenotare le postazioni nei giorni in cui prevedono di essere in ufficio. Tuttavia, le funzionalità per gestire più sedi o orari complessi potrebbero essere limitate.
I miei dati sono al sicuro con il software gratuito di prenotazione delle postazioni flessibili?
La maggior parte dei fornitori affidabili offre misure di sicurezza di base, ma i controlli avanzati come SSO, i registri di audit o le certificazioni di conformità sono generalmente disponibili solo nei piani a pagamento. Prima dell’utilizzo, consulta sempre l’informativa sulla privacy e la documentazione sulla sicurezza del fornitore.
Posso passare da un piano gratuito a uno a pagamento quando le mie esigenze aumentano?
Sì, la maggior parte dei fornitori consente di passare a un piano a pagamento se sono necessari più utenti, postazioni o funzionalità avanzate. Verifica se lo strumento scelto consente una migrazione semplice e se i dati verranno trasferiti senza problemi.
Gli strumenti gratuiti di prenotazione delle postazioni flessibili offrono assistenza clienti?
L’assistenza per i piani gratuiti è solitamente limitata agli articoli del centro assistenza o all’e-mail. La chat dal vivo, l’assistenza telefonica o l’onboarding dedicato sono più comuni nei piani a pagamento. Se l’assistenza è importante, verifica cosa è incluso prima di procedere.