Vantaggi dell'assunzione di dipendenti da remoto

Prima di entrare nel merito delle indicazioni operative per assumere dipendenti da remoto, vorrei spendere qualche parola sul motivo per cui potresti prendere in considerazione questo percorso.

• Accesso a un bacino di talenti più ampio: un processo di assunzione da remoto ti consente di attingere a un bacino di talenti globale, senza i limiti dei confini geografici. Ciò significa avere maggiori possibilità di trovare la persona perfetta per ruoli specifici, con una varietà di competenze ed esperienze.
• Risparmio sui costi: puoi risparmiare sui costi associati alla gestione di uno spazio fisico per uffici, tra cui affitto, utenze e forniture per ufficio. Inoltre, i dipendenti da remoto potrebbero accettare stipendi più bassi in cambio della flessibilità e del risparmio sugli spostamenti.
• Forza lavoro diversificata: l'assunzione da remoto favorisce una forza lavoro più diversificata, poiché i datori di lavoro non sono limitati all'assunzione di candidati provenienti da una regione specifica. Questa diversità può portare prospettive e idee differenti, favorendo l'innovazione e la creatività.
• Maggiore benessere dei dipendenti: il lavoro da remoto può favorire una migliore salute mentale e un maggiore benessere generale dei dipendenti, poiché consente loro di avere un maggiore controllo sull'ambiente di lavoro e di mantenere un migliore equilibrio tra vita professionale e privata.
• Continuità aziendale: la squadra da remoto può essere disponibile 24 ore su 24 e rendere la tua attività più resiliente nei momenti di crisi.

Ricordo che una volta dovemmo cercare un ingegnere iOS a Grimsby, nel Regno Unito, perché il nostro ufficio si trovava lì e posso dirti che non fu un'esperienza piacevole per nessuno. Né per noi, né per la squadra, né per i candidati.

Dopo mesi di ricerche infruttuose, decidemmo di assumere da remoto e completammo l'assunzione entro un mese.

Author's Tip

La selezione del personale da remoto offre anche l’opportunità di rifocalizzare gli sforzi sui valori aziendali e su ciò che unisce le persone, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Quando vedo organizzazioni in preda al panico perché temono di perdere la “cultura aziendale” insieme alla sede fisica, dico: “Mi dispiace che non aveste una cultura aziendale, ma una cultura dell’ufficio”.

Come assumere dipendenti da remoto

Entriamo quindi nel vivo. Assumere lavoratori da remoto significa adattare il tuo attuale processo di assunzione per tenere conto di aspetti come le differenze linguistiche e i luoghi in cui cercherai i candidati. 

Ecco su cosa concentrarti:

Adattare le descrizioni delle posizioni

Uno dei primi passi consiste nel rivedere le descrizioni delle posizioni per assicurarti che siano facili da comprendere per destinatari diversi. Ciò significa scriverle in un linguaggio accessibile, senza espressioni colloquiali. 

Per esempio, cerca di evitare cliché come “persona dinamica” o di rendere “buon senso dell'umorismo” un requisito.

Le persone possono parlare un inglese eccellente senza necessariamente comprendere le espressioni colloquiali e nessuno dovrebbe leggere la tua descrizione della posizione con un dizionario. 

Assicurati che eventuali limitazioni, come lo stipendio, il fuso orario o i turni, siano chiaramente indicate nella descrizione della posizione.

Inoltre, mi piace sempre menzionare il tipo di mentalità che stiamo cercando, ovvero una persona intraprendente e proattiva.

Il lavoro da remoto comporta generalmente meno microgestione, ma questo significa che c'è molto lavoro da svolgere in autonomia.

I potenziali candidati dovrebbero essere pronti ad affrontarlo e dimostrarlo durante un colloquio, mostrando esempi di situazioni in cui hanno individuato proattivamente dei problemi e li hanno risolti, oppure in cui hanno comunicato efficacemente con diversi interlocutori per portare a termine da remoto un progetto complesso.

Per saperne di più sulla redazione delle descrizioni delle posizioni, consulta il mio articolo su come scrivere una descrizione della posizione.

Diversificare la pubblicazione delle offerte di lavoro

Sebbene alcune delle bacheche di annunci di lavoro tradizionali stiano cercando di offrire più posizioni da remoto, potresti dare un'occhiata alle bacheche di annunci specializzate nel lavoro da remoto.

La maggior parte è a pagamento, ma ce ne sono alcune gratuite. I miei suggerimenti sono: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Un buon sistema di monitoraggio dei candidati ti aiuterà a creare il tuo bacino di candidati e a gestirli durante il processo.

È inoltre importante sviluppare una pagina dedicata alle assunzioni efficace per promuovere le posizioni aperte ai potenziali candidati che potrebbero seguire direttamente la tua azienda.

Il software per le bacheche di lavoro può rendere molto più semplice la gestione di questo processo, mantenendo al contempo coerenti le offerte di lavoro con il tuo marchio come datore di lavoro.

Un po' più di preparazione ai colloqui

I colloqui da remoto possono richiedere un po' più di preparazione da parte tua e di chiunque nel tuo team li conduca.

Devi assicurarti di essere preparato sia dal punto di vista dell'attrezzatura sia da quello mentale:

Assicurati di avere una buona configurazione per i colloqui da remoto. Non ti servono una videocamera 4K e attrezzatura a livello di streamer o creatore di contenuti su YouTube, ma assicurati di essere ben visibile in video e che ci siano poche distrazioni quando conduci i colloqui. 

Idealmente, dovresti essere alla scrivania: evita di sostenere colloqui in auto o mentre sei diretto da qualche parte, perché ti distrarresti e sarebbe irrispettoso del tempo dell'altra persona. 

Cerca sempre di essere in video così potrai entrare maggiormente in sintonia con la persona e, ove possibile, chiedile di attivare il video almeno una volta durante il processo. 

Dovrai ricavare molte informazioni da una videochiamata, il che può essere più difficile, e questo significa che probabilmente dovrai dedicare più tempo a ciascun candidato. 

E, proprio come potresti aver bisogno di più tempo per farti un'idea, anche loro potrebbero averne bisogno per capire meglio te e la tua azienda. 

Concentrati sul dedicare tempo a ciascun candidato per aiutarlo a comprendere la cultura e gli obiettivi del team o dell'azienda.

Forse provengono da una cultura diversa, quindi devi assicurarti che comprendano le aspettative e le norme e che le accettino.

Ad esempio, se siete un team molto collaborativo, ma magari il candidato ha lavorato come collaboratore esterno ricevendo semplicemente un progetto da consegnare senza molte comunicazioni, assicurati di spiegargli la differenza e che sia d'accordo.

Inoltre, se stai intervistando persone da remoto mentre ti trovi in ufficio, preparati a rispondere alle domande su come la tua azienda sta bilanciando i dipendenti che lavorano in ufficio rispetto a quelli da remoto in termini di opportunità o visibilità. 

Una nota sui colloqui tra culture diverse. Se apri il tuo bacino di candidati al mondo intero, è meglio che tu sia preparato a ogni tipo di stile comunicativo. 

Consiglio La mappa della cultura di Erin Meyer come buona introduzione alla comunicazione interculturale.

Per ulteriori consigli su come migliorare i colloqui in generale, dai un'occhiata al mio articolo la chiave per colloqui mirati e coinvolgenti, in cui esamino i colloqui strutturati e standardizzati, ancora più importanti nel reclutamento da remoto.

Inoltre, se hai bisogno di aiuto per trovare un software che faciliti i colloqui da remoto, dai un'occhiata all'articolo di People Managing People sui migliori software per colloqui video attualmente disponibili sul mercato.

Più pazienza quando fai un'offerta 

Come sempre, assicurati di essere ben informato e adeguatamente preparato a fare un'offerta prima di arrivare anche solo vicino a questa fase.

Un'offerta può richiedere un po' più di scambi con i candidati da remoto e forse un po' più di accompagnamento per guidare le persone attraverso il tuo processo, poiché potrebbe essere la prima volta che un candidato entra in contatto con un'azienda del tuo Paese. 

Armati di pazienza. 

Per saperne di più su come fare un'offerta, dai un'occhiata al mio articolo su come fare un'offerta di lavoro.

Buone pratiche per assumere dipendenti da remoto

Assumere dipendenti da remoto richiede processi e pratiche diversi. Ecco alcune buone pratiche da seguire mentre ampli la tua forza lavoro da remoto.

Informati sulle leggi locali in materia di lavoro

Quando assumi lavoratori da remoto, è importante innanzitutto familiarizzare con le leggi sul lavoro degli Stati o dei Paesi in cui risiedono i potenziali dipendenti da remoto. 

Ciò include la comprensione delle normative relative all’orario di lavoro, al salario minimo, ai benefit e alle procedure di cessazione del rapporto di lavoro.

Creare una strategia retributiva globale

In definitiva, la retribuzione è il motivo principale per cui la maggior parte di noi va al lavoro, quindi vale la pena riflettere su come affrontare questo aspetto nelle assunzioni da remoto.

Come consiglia Liam Reese nel suo eccellente articolo sulla retribuzione globale, “La maggior parte delle organizzazioni sceglierà di localizzare la retribuzione base, quindi è qui che dovrai dedicare del tempo a ricercare i livelli retributivi del mercato locale e poi adeguarli in base alla tua strategia per ruolo (inferiore, in linea o superiore rispetto al mercato).

Naturalmente, devi anche tenere conto delle normative locali, incluse le leggi sul salario minimo, le normative sugli straordinari, le implicazioni fiscali e gli obblighi relativi ai benefit.

Se non disponi delle risorse per effettuare questo tipo di analisi per ogni ruolo in ogni Paese, puoi sempre apportare modifiche in base al costo della vita. Questo potrebbe essere rilevante anche per i Paesi in cui non hai molti ruoli.”

Presentare fin da subito la propria cultura del lavoro da remoto

Quando assumi personale da remoto, i candidati non hanno il vantaggio di visitare il tuo ufficio, vedere come collaborano i team o cogliere la tua cultura attraverso interazioni informali. 

Ciò significa che spetta a te mostrare attivamente loro com’è lavorare con il tuo team.

Questo significa presentarli ai futuri compagni di squadra, non solo ai responsabili delle assunzioni, e permettere loro di ascoltare come le persone comunicano e collaborano. 

Puoi anche condividere elementi come le regole di comportamento su Slack, un estratto del manuale aziendale o persino un breve video Loom che mostri le routine del tuo team.

Puoi anche dare ai candidati un assaggio dei tuoi valori messi in pratica. Se dici di dare priorità al lavoro asincrono o di puntare molto sull’autonomia, mostra come ciò si concretizza: spiega come organizzi le riunioni quotidiane o prendi decisioni senza riunioni interminabili.

È inoltre utile essere sinceri riguardo alle difficoltà (“Stiamo ancora definendo la frequenza ideale delle riunioni”). Questa onestà costruisce fiducia e aiuta i candidati a sentirsi in grado di fare una scelta consapevole, invece di aderire semplicemente a una presentazione accuratamente costruita.

Valutare il supporto di esperti

Orientarsi tra le numerose leggi sul lavoro e i processi di gestione delle paghe poco familiari in una nuova giurisdizione può essere troppo impegnativo per alcune organizzazioni.

Ecco perché molte organizzazioni scelgono di utilizzare un servizio di datore di lavoro legale. Ciò consente di assumere rapidamente dipendenti a tempo pieno senza dover costituire un’entità estera o gestire le paghe.

In alternativa, puoi assumere collaboratori o eventualmente costituire un’entità estera e collaborare con un PEO locale o una società di consulenza HR per assicurarti di procedere correttamente.

Considerazioni sull’assunzione di dipendenti da remoto

Ampliare il bacino di talenti a tua disposizione sembra un’ottima idea, ma può comportare alcune complicazioni.

Gestire le paghe

La gestione delle paghe può essere complessa, soprattutto per le piccole imprese. Elaborare le paghe in giurisdizioni diverse aumenta la complessità e i rischi se non viene fatto correttamente.

Calcolare la retribuzione

Determinare una retribuzione equa per i lavoratori da remoto implica considerare i livelli retributivi locali, il costo della vita e i benefit previsti.

Rischio di stabile organizzazione

Avere una presenza commerciale in un altro Paese può assoggettarti alle imposte societarie e a ulteriori obblighi di conformità.

Per stabile organizzazione si intende la soglia minima che, una volta superata, fa scattare l’assoggettamento di un’azienda alla tassazione e alle normative di un altro Paese.

Classificare erroneamente i dipendenti come collaboratori

La classificazione errata dei lavoratori può comportare multe, sanzioni e controversie legali. Ecco perché è importante definire chiaramente i ruoli professionali e valutare la trasformazione dei collaboratori in dipendenti per rimanere conformi (per guidarti attraverso questo complesso argomento secondario, ti consiglio di leggere la nostra spiegazione sulla classificazione errata dei dipendenti e su come evitarla).

Diritti di proprietà intellettuale e sulle invenzioni

Le assunzioni internazionali possono complicare la tutela della proprietà intellettuale (IP) a causa delle differenze tra le leggi in materia e degli ambienti di lavoro da remoto.

Tassazione per i dipendenti da remoto

Stabilire dove i dipendenti da remoto pagano le tasse è fondamentale. Capire come gestire questo aspetto può essere difficile e potrebbe essere necessario consultare un fornitore di servizi che possa aiutarti a comprendere gli ostacoli legati alla conformità e le pratiche fiscali estere.

Preparare i dipendenti da remoto al successo

Gestisco team da remoto da alcuni anni, quindi per concludere ho pensato di condividere alcuni insegnamenti per aiutarti a preparare i tuoi dipendenti da remoto al successo.

Un inserimento completo 

Inserire qualcuno da remoto è più difficile che accoglierlo in ufficio, poiché spesso si riduce a una riunione dopo l'altra e a tempi morti tra una riunione e l'altra, durante i quali deve limitarsi a leggere passivamente o ad aspettare l'azione successiva.

Ci sono un paio di aspetti su cui mi concentro per rendere il processo di inserimento da remoto il più fluido possibile: 

• Assicurati di essere pronto a inviare in anticipo tutte le informazioni e le attrezzature.
• Inizia a invitarli alle riunioni quotidiane e alle chiamate anche prima del giorno 1, in modo che possano già riconoscere i nomi e sapere a chi eventualmente rivolgersi una volta iniziato il lavoro. 
• Se hai un viaggio aziendale in programma in prossimità della data di inizio, chiedi se il nuovo dipendente può partecipare (ma assicurati di rispettare il tempo del nuovo assunto, che potrebbe non essere in grado di partecipare a tutte le riunioni o ai viaggi, poiché potrebbe dover concludere il lavoro precedente).

Per saperne di più, dai un'occhiata agli 11 consigli per l'inserimento dei dipendenti da remoto.

Adattare il feedback

Quando gestisci un team da remoto, spesso dovrai fare affidamento sull'intraprendenza e sullo spirito imprenditoriale dei membri del team. 

Come accennato sopra, mi piace aggiungere questo aspetto alle descrizioni delle posizioni. Tuttavia, devi assicurarti di fornire comunque a tutti feedback e indicazioni tempestivi 

Potresti non aver avuto l'opportunità di costruire un rapporto altrettanto stretto con i membri del tuo team, dato che lavorano da remoto

Per questo è fondamentale cercare di comprendere il più possibile la situazione e il modo di pensare della persona prima di fornire il feedback. 

Assicurati di porre domande come “A che punto siamo? Quali ostacoli prevediamo/abbiamo? Di cosa hai bisogno da parte mia per aiutarti a portare a termine questo lavoro?”. 

Mi piace anche discutere con il team degli obiettivi che ho fissato per il trimestre successivo, per confrontarli con ciò che sta accadendo a ciascuno individualmente e poi all'intero gruppo. Controllo e definisco gli obiettivi principali una volta a trimestre, dopodiché verifichiamo ogni mese i progressi. 

Controllo regolarmente anche gli obiettivi individuali durante i nostri incontri 1:1 ogni due settimane e utilizzo questo momento anche per verificare come sta la persona.

Non vedendo le persone nella vita reale, non sai se il loro bambino è malato o se stanno affrontando problemi che potrebbero avere temporaneamente un impatto sul lavoro, quindi non saltare alle conclusioni. 

Puoi iniziare le riunioni chiedendo di indicare un valore rosso/giallo/verde oppure un numero da 1 a 10, per capire come si sente il team. Assicurati di ricontattare le persone che stanno dando segnali (numeri bassi o giallo/rosso)

Il contesto è fondamentale, ma in un ambiente da remoto si perde più facilmente, quindi assicurati di dedicare del tempo a conoscere meglio il tuo team e non limitarti a verifiche superficiali.

Costruire il team 

Per creare un rapporto, mi piace dedicare del tempo alle interazioni informali e non legate al lavoro. Potrebbe trattarsi di un aperitivo o di una pausa tè del team.

Potrebbe essere una sessione di gioco durante la pausa pranzo o la creazione di un server Discord in cui le persone possano entrare in una stanza solo audio (per combattere la stanchezza da videochiamate) e interagire quanto vogliono mentre svolgono del lavoro. 

Le persone possono anche condividere più schermi contemporaneamente per facilitare la collaborazione.

Proprio ora, mentre scrivo, sono in un server Discord con i miei amici dopo il lavoro: stanno giocando e io non mi sento affatto stanco dopo un'intera giornata di videochiamate. 

Assumere da remoto può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi

Assumere da remoto è un ottimo modo per assicurarti di trovare la persona migliore per il ruolo, invece della persona migliore entro un determinato raggio.

Sì, può richiedere molto impegno per essere fatto correttamente, ma i vantaggi sono notevoli, perché puoi ottenere una tale varietà di prospettive.

Nella mia azienda apprezziamo molto ascoltare le diverse prospettive delle persone, poiché puntiamo a creare un prodotto globale.

Il lavoro da remoto non è una moda passeggera e non è più riservato soltanto ai pochi “nomadi digitali”: è un cambiamento nel paradigma del lavoro.

Per ulteriore assistenza nella ricerca dei talenti di cui hai bisogno, dai un'occhiata a questi consigli per la ricerca dei candidati, in particolare ai consigli per assumere dipendenti internazionali, oppure ai suggerimenti per costruire un solido marchio del datore di lavoro per attrarre candidati.

Domande frequenti su come assumere dipendenti da remoto

Quali sono i ruoli più comuni per i lavoratori da remoto?

Tra i ruoli da remoto più comuni ci sono:

• Sviluppatori software
• Esperti di marketing
• Operatori dell'assistenza clienti
• Designer
• Creatori di contenuti
• Responsabili di progetto.
  

I ruoli che si basano sugli strumenti digitali e sul lavoro autonomo generalmente si adattano bene ai contesti da remoto.

Qual è il modo migliore per pagare i dipendenti da remoto?

Se gestisci autonomamente il processo, puoi utilizzare piattaforme globali per la gestione delle buste paga come Deel, Remote.com o Papaya Global per gestire conformità, imposte e conversioni valutarie.

In alternativa, puoi assumere tramite un datore di lavoro ufficiale (EOR) se non disponi di un'entità locale nel Paese del dipendente.

È più conveniente avere dipendenti da remoto?

Spesso sì: le aziende risparmiano sugli spazi per gli uffici, sulle utenze, sui trasferimenti e, in alcuni casi, sugli stipendi, a seconda del costo della vita nell'area geografica.

Tuttavia, bisogna tenere conto anche dei costi come i contributi per la tecnologia destinata al lavoro da remoto, i servizi globali per la gestione delle buste paga e le spese locali per la conformità.

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