Å bygge en HR-avdeling: En trinnvis veiledning

• Rekruttering
• Introduksjon av nyansatte
• Læring og utvikling
• Utarbeidelse og oppdatering av virksomhetens retningslinjer
• Lønnskjøring (noen ganger)
• Vedlikehold av personalregistre
• Lønn og frynsegoder
• Resultatstyring
• Forholdet mellom ansatte og arbeidslivets parter
• Etikk og overholdelse av lover og regler
• Rådgivning om strategier for å beholde ansatte
• Avslutning av arbeidsforhold.

Til syvende og sist vil en strategisk samordnet HR-avdeling gjøre deg mer effektiv og bidra til å sikre at de rette talentene er på plass for å nå virksomhetens mål (og at de har det de trenger for å lykkes).

Hvis talent er blodomløpet i virksomheten din, er menneskelige ressurser som en hematolog!

Så hvis du nettopp har startet opp, eller trenger å styrke den eksisterende HR-avdelingen din, kan du gå frem på følgende måte.

En trinnvis veiledning for å bygge en HR-avdeling

1. Få oversikt over behovene dine
2. Kartlegg den nåværende HR-situasjonen i virksomheten din
3. Ansett i prioriterte roller
4. Systematiser personalregistrene
5. Formaliser de grunnleggende HR-retningslinjene dine
6. Utvikle grunnleggende prosesser for rekruttering og introduksjon
7. Fastsett og dokumenter de ansattes lønn og godtgjørelser
8. Vurder den teknologiske infrastrukturen din
9. Vurder rutinene for etterlevelse
10. Utarbeid en personalhåndbok
11. Etabler planen din for læring og utvikling

1. Få oversikt over behovene dine

Uansett hvilket stadium du befinner deg på, er det god praksis å først få en tydelig forståelse av hva de umiddelbare behovene dine er, og hvordan en HR-avdeling kan hjelpe deg med å nå målene dine fremover.

Det antas generelt at du trenger minst én HR-medarbeider per 100 ansatte, men dette avhenger til syvende og sist av virksomhetens behov.

Hvis du nettopp har startet opp, vil jeg anbefale minst én erfaren HR-generalist som kan bygge prosesser, utarbeide retningslinjer, hjelpe deg med å overholde lover og regler, og hjelpe deg med å kjøre lønn selv.

Deretter kommer sannsynligvis en spesialisert rekrutterer med erfaring fra bransjen din.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Kartlegg den nåværende HR-situasjonen i virksomheten din

Hvis virksomheten din allerede har en HR-avdeling og du ønsker å utvide den, bør du begynne med å vurdere retningslinjene, initiativene, prosedyrene og strategiene du har på plass i dag.

Vurder følgende HR-ansvarsområder og resultatene deres på en skala fra 1 til 10.

• Implementering av retningslinjer
• Planlegging av personalressurser
• Rekruttering
• Administrative oppgaver, f.eks. lønn
• Resultatstyring
• Administrasjon av kompensasjonsprogrammer
• Læring og utvikling for ansatte
• Karriereplanlegging
• Evaluering av ansattes funksjoner
• Interessent- og arbeidslivsrelasjoner
• HR-samsvar
• Medarbeiderengasjement og kommunikasjon
• Helse og sikkerhet for ansatte
• Ansattes helse og trivsel.

Deretter bør du gjennomføre en analyse av kompetansegap for å få en tydelig forståelse av roller, stillinger og kompetansegap.

Innsikten du får fra denne prosessen, vil bidra til å avgjøre hvor mange ansatte den nye HR-avdelingen din bør rekruttere, og hvilke krav de bør oppfylle.

3. Ansett prioriterte roller

Nå som du har oversikt over virksomhetens prioriteringer og kompetansen som allerede finnes, er det på tide å håndtere eventuelle kompetansegap.

Hvis du for eksempel hovedsakelig rekrutterer ingeniørtalenter, vil en teknisk rekrutterer sannsynligvis tilføre mest verdi i denne ansettelsen.

I tillegg til det vanlige (samsvar, rekruttering osv.) er dette noen viktige ferdigheter innen HR du bør se etter i ansettelsesprosessen, og som du kanskje ikke har tenkt på:

• Forretningsforståelse
• Dataanalyse og rapportering
• Nettverksbygging
• Veiledning.

4. Systematiser personalopplysninger og utvikle en prosess for dokumenthåndtering

Nå som de riktige ferdighetene er på plass, er det på tide å begynne å bygge ut prosesser og få orden i systemet, for å si det slik.

Alle arbeidstakere trenger en personalmappe. Tidligere var dette dokumentet i papirformat, men de fleste virksomheter har i dag digitale personalopplysninger lagret i et HRIS/HRMS eller et lignende system.

Eksemplene nedenfor er noen av HR-dokumentene du bør ha, og som vil gjøre det enklere for HR-avdelingen å utføre oppgavene sine:

• Rekrutteringsdokumenter
• Skjema for kontroll av arbeidstakerberettigelse
• Lønnsdokumenter
• Dokumentasjon av ansattes resultater
• Dokumentasjon av avslutning av arbeidsforhold 
• Dokumentasjon av fullført opplæring og utvikling for ansatte
• Dokumenter om disiplinærtiltak.

Alle HR-avdelinger bør oppbevare disse dokumentene og ha enkel tilgang til dem. Du kan diskutere dette med teamledere og linjeledere og samle inn nok data til å utvikle et grunnleggende fundament.

Det er også nødvendig å samarbeide med IT-enheten din om å utvikle nettbasert lagring av personalopplysninger. Det sikrer tilgjengelighet og personvern. Et system for personalopplysninger kan bidra til å sentralisere disse opplysningene og holde informasjonen om de ansatte organisert og tilgjengelig.

5. Formaliser de grunnleggende HR-retningslinjene dine

Det kan hende du starter uten informasjon eller har begrenset kunnskap om retningslinjene HR-avdelingen din bør følge. 

Det følgende bør være utgangspunktet, men du kan legge til mer etter hvert som virksomheten vokser og rekrutteringsbehovene øker.

• Ansattes oppmøte
• Arbeidstid
• Rekruttering
• Prestasjonsstyring for ansatte
• Overtid for ansatte
• Avslutning av arbeidsforhold
• Permisjonsrutiner
• Etterfølgerplanlegging for ansatte
• Retningslinjer mot diskriminering
• Ansattes opptreden
• Personvern og konfidensialitet
• Prøvetid
• Retningslinjer for helse og sikkerhet på arbeidsplassen
• Retningslinjer for rusmidler

Over tid vil du kanskje innse at du kan slå sammen to eller flere retningslinjer. Som en generell regel bør de alltid være konsise, enkle å forstå og tilgjengelige for alle ansatte.

Bruk listen vår over eksempler på HR-retningslinjer for å utvikle og oppdatere dine egne.

6. Utvikle grunnleggende prosesser for rekruttering og introduksjon av nyansatte

Du må etablere en formell rekrutteringsprosess av et eller annet slag. De fleste utvelgelsesprosesser har de samme sju grunnleggende trinnene: 

1. Motta jobbsøknader / finne kandidater
2. Vurdere og forhåndsvelge kandidater
3. Gjennomføre intervjuer
4. Lage en kortliste over de beste kandidatene
5. Gjennomføre bakgrunns- og referansesjekker
6. Velge den mest passende jobbsøkeren
7. Gi et jobbtilbud.

Du bør også vite hvem som skal delta i hvert av disse trinnene, og hvilke dokumenter og rekrutteringsverktøy de skal bruke.

Vurder hvilke spørsmål de bør stille, og hvilken dokumentasjon de bør innhente i hver fase.

Neste trinn er å skissere introduksjonsprosessen for nyansatte og stadiene HR-avdelingene dine bør dekke.

De bør for eksempel vite hvordan forhåndsintroduksjon foregår i virksomheten din, hva som skjer under introduksjonen den første dagen, hvor omfattende dokumentasjonen for nyansatte må være, og hva som er obligatorisk for alle i løpet av den første uken.

I tillegg anbefaler jeg at hver nyansatt får en 30-60-90-dagersplan som veiledning under introduksjonsprosessen.

7. Fastsett og dokumenter lønn og goder for ansatte

Gå gjennom lønns- og fordelspakken for de ansatte, og ta de siste stegene mot formalisering. Vurder følgende:

• Timelønn og fastlønn for ansatte
• Pensjonssparing for ansatte
• Helseforsikring
• Trivselsfond for ansatte
• Betalt permisjon
• Lønnsøkninger og bonuser for ansatte.

Du kan også ta hensyn til ulike økonomiske insentiver, som aksjeopsjoner, refusjon av reiseutgifter, overskuddsdeling, arbeidstøy og flyttepakker. 

Belønninger til ansatte trenger heller ikke nødvendigvis å være økonomiske. Du kan inkludere mer helhetlige pakker som omfatter faglig utvikling, bedriftsrabatter, fleksible arbeidstider, anerkjennelse av ansatte og anerkjennelsesprogrammer. 

Over tid kan du gjennomgå data og innhente tilbakemeldinger fra ansatte for å finjustere den samlede kompensasjonspakken. I begynnelsen er det viktigst å ha det grunnleggende tilbudet på plass. 

8. Vurder den teknologiske infrastrukturen

HR-avdelingen din vil dra nytte av spesialisert HR-programvare for små bedrifter for å redusere den administrative belastningen og bidra til å automatisere prosesser.

Dette kan være et system for kandidatsporing som kan effektivisere rekrutteringen, eller et læringsstyringssystem som kan støtte opplæring og utvikling.

Fordelene ved riktig HR-programvare inkluderer enklere lønnshåndtering, arbeidsstyring, datalagring, resultatstyring, kandidatscreening/-sporing, teamkommunikasjon samt læring og utvikling.

Husk at denne teknologien må være i samsvar med lovverket og tilpasset bedriftens og HR-avdelingens behov og utfordringer.

Andre nyttige verktøy:

• Bemanningsprogramvare
• Programvare for introduksjon av nyansatte
• Lønnsprogramvare for små bedrifter
• Programvare for referansesjekk

9. Vurder samsvarsprosedyrer

HR-avdelinger er blant de viktigste aktørene når det gjelder å tilpasse virksomhetens drift til arbeidslover og krav.

Gjør jobben deres enklere ved å vurdere retningslinjene for samsvar og dagens praksis. 

Sammenlign gjeldende retningslinjer med de nyeste lovbestemmelsene, og juster eller innfør prosedyrer som sikrer at dere rekrutterer og leder arbeidsstyrken i samsvar med loven.

10. Utarbeid en personalhåndbok

Utarbeid en personalhåndbok, inkluder de grunnleggende retningslinjene for arbeidsstyrken, og del den med den nye HR-avdelingen og de ansatte.

Dette dokumentet bør også inneholde informasjon om blant annet bedriftens kultur, visjon, oppdrag, bakgrunn, de ansattes rettigheter og ansvarsområder.

Du kan bruke programvare for personalhåndbøker til å opprette og oppdatere din egen.

For å unngå å overvelde nyansatte med for mye informasjon den første dagen, lager mange HR-team forkortede personalhåndbøker for nyansatte som bare inneholder de viktigste retningslinjene.

More Articles

• HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?
• De 26 beste HR-sertifiseringskursene i 2026

11. Etabler planen din for L&D

HR-team bidrar til å støtte ansatte i å tilegne seg nye ferdigheter og ny kunnskap samt utvikle seg i karrieren. 

Derfor bør du begynne å etablere programmet for læring og utvikling (L&D) mens du bygger opp en HR-avdeling.

Vurder målene for L&D, bedriftens kompetansegap og hvilken kompetanse som er nødvendig for å nå virksomhetens strategiske mål.

Snakk med de ansatte om ambisjonene og interessene deres, da dette vil hjelpe deg med å skissere karriereveiene deres.

Utarbeid et helhetlig opplæringsrammeverk, inkludert innhold og materiell for L&D.

Her er en flott artikkel som kan hjelpe deg med å utvikle strategien din for læring og utvikling.

Sette ut eller ikke sette ut?

Noen organisasjoner velger å sette ut hele eller deler av HR-funksjonen. 

Utkontraktering av HR vurderes ofte i de tidlige stadiene av oppbyggingen av HR-teamet. Skal vi engasjere en profesjonell arbeidsgiverorganisasjon (PEO) eller et lønnsselskap for enkelte funksjoner?

Svaret avhenger av erfaringen og ansvarsområdet til HR-teamet internt, samt virksomhetens strategi, mål og tidsplan.

Hvis du for eksempel planlegger å ansette internasjonalt, vil det sannsynligvis være lurt å forstå hvordan en registrert arbeidsgiver (EOR) kan hjelpe.

Noen ganger kan det oppstå budsjettbegrensninger. I så fall kan du engasjere en partner for utkontraktering av HR som kan bistå med ulike funksjoner som ganske enkelt inngår i en tjeneste eller et produkt.

Å engasjere en rådgiver for personalgoder som fungerer som en forlengelse av personalgodefunksjonen din, er et godt eksempel på dette.

Å bygge en HR-avdeling vil gi resultater

Å bygge opp et HR-team er en spennende og utfordrende oppgave som vil hjelpe bedriften din med å vokse og prestere bedre.

Selv om du er en liten bedrift eller en oppstartsbedrift i tidlig fase, vil det lønne seg å ha en HR-avdeling ved å holde deg på riktig side av regelverket, sørge for at talentbehovene dine blir dekket og hjelpe deg med å utvikle en misunnelsesverdig arbeidsgivermerkevare.

Hvis du vurderer å sette ut HR-funksjonen, kan du ta en titt på våre anbefalinger av de beste PEO-ene og de beste EOR-ene for å komme i gang.

Et par nyttige artikler som kan hjelpe deg på veien:

• Slik går du frem med HR-ledelse i små og mellomstore bedrifter
• Beste praksis innen HR