36 belangrijke HRMS-functies om op te letten en waarom

Moderne HRMS-software bevat functies die ervoor zorgen dat de regels en voorschriften voor werving worden nageleefd, waardoor HR-teams gemakkelijker aan de regelgeving kunnen blijven voldoen.

36 belangrijke HRMS-functies

De beste HRMS-software en -hulpmiddelen bieden veel oplossingen, zoals algemene HR-functies, tijd- en aanwezigheidsregistratie, analyses, werving, onboarding, sociale HR, leren en ontwikkelen, compliance en oplossingen voor salarisadministratie. Een HRMS-oplossing helpt HR-professionals een efficiënt HR-beheersysteem te ontwikkelen en de algehele werknemerservaring te verbeteren.

A. Algemene HR-functies

Ideale HRMS-software biedt algemene humanresourcesfuncties, zoals het beheren van arbeidsvoorwaarden, mobiele compatibiliteit en zelfbedieningshulpmiddelen voor werknemers en management.

1. Gecentraliseerde database

De gecentraliseerde database vormt het hart van elk HRMS en fungeert als een veilige, centrale bron van waarheid voor alle werknemersgerelateerde gegevens. Hier kunt u werknemersdossiers, salarisgegevens en documentatie over naleving opslaan, ordenen en openen. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt voor nauwkeurige gegevens binnen verschillende HR-functies, ondersteunt de besluitvorming en verbetert de productiviteit van uw HR-team.

2. Beheer van arbeidsvoorwaarden

Het beheren van arbeidsvoorwaarden voor werknemers en het verwerken ervan in salarisberekeningen kan veel tijd kosten. Met een humanresourcebeheersysteem hebt u eenvoudig toegang tot modules voor het beheer van arbeidsvoorwaarden die u verbinden met zaken als pensioenregelingen, ziektekostenverzekeringen, zwangerschapsverlof, ziekteverlof en vakantie.

3. Compatibiliteit met mobiele apparaten

Aanbieders van HRMS-oplossingen bieden mogelijk cloudgebaseerde HR-software of oplossingen op locatie. Ze kunnen ook mobiele applicaties voor Android- en iOS-besturingssystemen aanbieden. Om de efficiëntie te maximaliseren, moet uw HRMS-software onderweg toegankelijke oplossingen bieden. Een van de voordelen van cloudgebaseerde HR-software en mobiele compatibiliteit (ten minste via de website) is dat werknemers overal toegang hebben tot informatie.  

4. Zelfbediening (management)

Met zelfbedieningsfuncties voor managers kunt u HR-processen versnellen en verschillende taken uitvoeren, zoals het beoordelen van sollicitaties, het invoeren van gegevens voor prestatiebeoordelingen, het goedkeuren van declaraties en het raadplegen van werknemersinformatie.

5. Zelfbediening (werknemer)

Met zelfbedieningsfuncties voor werknemers kunnen uw werknemers persoonlijke gegevens invoeren, de status van hun arbeidsvoorwaarden controleren en verlof aanvragen. Dit kan uw HR-afdeling enorm veel tijd besparen, omdat zij niet langer als tussenpersoon tussen uw personeel en deze informatie hoeft te fungeren (dit is ook een belangrijk voordeel van HR-beheersoftware). Sommige geavanceerde hulpmiddelen beschikken zelfs over HR-chatbots om vragen te beantwoorden.

B. Functies voor personeelsbeheer

HRMS-software met functies voor tijd- en aanwezigheidsregistratie kan functies bevatten zoals verzuimbeheer, personeelsplanning, in- en uitklokken, compliance, kostenramingen en integratie met de salarisadministratie.

6. Verzuimbeheer

HRMS-software kan u helpen de afwezigheid van uw werknemers bij te houden en te beheren. Het maakt het voor managers eenvoudig om te weten wie er wel en niet aanwezig is en om welke redenen – of het nu gaat om vakantie, ziekteverlof, zwangerschapsverlof of ander betaald verlof.

7. Personeelsplanning

Software voor personeelsplanning stelt u in staat aanwezigheidsmodules te creëren, roosters te beheren en meldingen en waarschuwingen in te stellen waarmee u zaken zoals aanwezigheid of overuren kunt controleren (er zijn ook tal van andere voordelen van software voor personeelsplanning).

8. In- en uitklokken

Met modules voor tijdregistratie en aanwezigheid kunnen uw werknemers hun gewerkte uren bijhouden. Sommige systemen bieden geavanceerde incheckopties, zoals pincodes, biometrische scanners, magnetische kaartlezers en hulpmiddelen voor vingerafdruk- en gezichtsherkenning. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

9. Naleving

In welk land of welke regio u ook actief bent, u moet alle regelgeving en wetgeving met betrekking tot de werkplek naleven. Arbeidsvoorschriften beperken bijvoorbeeld het aantal uren dat mensen per dag of per week mogen werken. 

HRMS-software kan functies bevatten die gegevens controleren en gebruiken voor rapportage- en nalevingsdoeleinden. Ze bieden ook automatische waarschuwingen en meldingen wanneer wettelijke normen niet worden nageleefd.

10. Kostenramingen

Geavanceerde software voor personeelsbeheer gebruikt historische HR-gegevens om functies voor tijd- en kostenramingen voor verschillende projecten aan te bieden, zodat u toekomstige resourcevereisten beter kunt voorspellen.

11. Integratie met salarisadministratie 

Door HRMS-software te gebruiken voor uw salarisadministratie kunt u uw aanwezigheids- en tijdregistratiemodules integreren met uw salarisfunctionaliteit. Zo beschikt u over nauwkeurige gegevens van de salariscyclus die u kunt gebruiken om salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers te berekenen, allemaal binnen één allesomvattend systeem.

C. Analysefuncties

Een groot voordeel van een HRMS (althans van sommige daarvan) is dat u hiermee allerlei nuttige werknemersgegevens kunt verzamelen om werknemers te beheren en strategisch te denken.

Enkele analytische functies in HR-beheersoftware en -systemen zijn aanpasbare dashboards, realtime rapportage, voorspellingsmogelijkheden, geautomatiseerde gegevensverzameling, toegangsbeheer en financiële analyse. 

12. Aanpasbare dashboards

Het is belangrijk om een systeem te kiezen dat kan worden aangepast aan de behoeften van uw HR-afdeling. Dit omvat alles van de mogelijkheid voor gebruikers om persoonlijke dashboardweergaven te creëren tot het aanbieden van verschillende kleurfuncties en andere personalisatieopties. Dit kan helpen de betrokkenheid van uw werknemers bij uw HRMS-software te vergroten.

13. Realtime rapportage

Uw HRMS moet aangepaste en aanpasbare analyses en rapporten op basis van de gegevens in uw systeem bieden. Realtime informatie en rapportage stellen u in staat tijdige beslissingen te nemen die de prestaties ten opzichte van KPI's verbeteren.

14. Voorspellingsmogelijkheden

De ideale HRMS-software moet u in staat stellen gegevens uit het verleden te bekijken en een leidraad voor toekomstige prestaties te bieden op basis van gewenste KPI's en doelstellingen. Voorspellingsoplossingen kunnen u helpen bepalen hoeveel uur een taak in beslag zal nemen of hoeveel personeelsleden aan bepaalde projecten moeten worden toegewezen. 

15. Geautomatiseerde gegevensverzameling

HRMS-software met HR-analysepakketten geeft u toegang tot alle informatie die u nodig hebt, wanneer u die nodig hebt, zodat u de benodigde inzichten kunt verzamelen. Dit omvat toegang tot informatie en gegevens buiten de eigen database, waarbij integratie met CRM, ERP en andere bronnen mogelijk is om geavanceerde rapportage te produceren.

16. AI-aangedreven analyses en inzichten

Nu kunstmatige intelligentie een grotere rol speelt in HR-technologie, kunnen organisaties AI-aangedreven HRMS-software gebruiken om diepgaandere inzichten te verkrijgen in de prestaties van werknemers, verlooptrends en personeelsplanning. Dit kan helpen toekomstige HR-behoeften te voorspellen, de personeelsbezetting te optimaliseren en werknemers met een verhoogd risico te identificeren voor vroegtijdige interventie.

17. Toegangsbeheer

Toegang tot informatie, rapporten en gegevens wordt aangemerkt als privé of openbaar. De beste HRMS-software beschikt over beheerfuncties om toegangsniveaus of -lagen toe te wijzen aan verschillende bronnen. Dit bevordert de gegevensbeveiliging en voorkomt dat geclassificeerde informatie wordt gedeeld met onbevoegde gebruikers.

18. Financiële analyse

Ideale HRMS-software kan analysepakketten bevatten die verschillende soorten financiële gegevens kunnen verzamelen en beoordelen om het management te helpen bij besluitvormingsprocessen. 

D. Functies voor werving en indiensttreding

Veel HRMS-systemen bevatten functies voor werving en indiensttreding om het wervingsproces te stroomlijnen en een soepele ervaring te creëren voor kandidaten die worden aangenomen.

Dit omvat belangrijke functies zoals sjablonen voor vacatures, een sollicitantenvolgsysteem, papierloze formulieren en rapporten, mogelijkheden voor spelelementen, geautomatiseerde herinneringen en hulpmiddelen voor het beheer van proeftijden.

19. Wervingsfuncties

Door werving binnen een HRMS te centraliseren, kunnen teams de tijd tot indiensttreding verkorten en de samenwerking tussen afdelingen verbeteren.

Belangrijke wervingshulpmiddelen die vaak in een HRMS te vinden zijn, omvatten een sollicitantenvolgsysteem, geautomatiseerde verwerking van cv's en integraties voor het plaatsen van vacatures op populaire vacaturesites. Sommige systemen bieden ook hulpmiddelen voor het beoordelen van kandidaten en het plannen van sollicitatiegesprekken om het selectieproces te vereenvoudigen.

20 Papierloze functies

Technologiegedreven functies voor indiensttreding in HRMS-software worden steeds vaker papierloos, omdat dit kosteneffectiever, milieuvriendelijker en veiliger is. Er zijn nu papierloze arbeidscontracten, belastingformulieren, aanvragen voor arbeidsvoorwaarden, verzoeken om verlof en meer. 

21. Mogelijkheden voor spelelementen

Het toevoegen van spelelementen aan uw functies voor indiensttreding en/of prestaties kan een interactievere en boeiendere werkomgeving voor uw medewerkers creëren. Dit is voor de meeste HRMS-software geen onmisbare functie, maar het is zeker een groot voordeel als deze beschikbaar is. 

22. Automatische herinneringen

De beste HRMS-software bevat functies voor het plannen van herinneringen die managers en medewerkers informeren over openstaande taken of overschrijdingen van het gebruik van bronnen. Herinneringen kunnen zo worden ingesteld dat ze in uw e-mailinbox of op uw smartphone binnenkomen, zodat u nooit iets mist. 

23. Functies voor het beheer van proeftijden 

HR begeleidt nieuwe medewerkers tijdens een proeftijd en het succesvol doorlopen daarvan hangt af van gepast gedrag, aanwezigheid en werkprestaties. De functie voor indiensttreding van uw HRMS-software moet een functie voor het stellen van doelen bevatten die u kunt gebruiken om binnen de eerste paar maanden van het dienstverband afspraken te maken over maatstaven en doelstellingen.

E. Nalevingsfuncties

HRMS-systemen beschikken vaak over nalevingsfuncties zoals geautomatiseerde naleving bij werving, geautomatiseerde naleving van EEOC-regels en geautomatiseerde naleving van regels voor zorgverzekeringsvoordelen.

24. Geautomatiseerde naleving bij werving

Een belangrijke overweging tijdens het wervingsproces is het vermijden van discriminerende praktijken die uw bedrijf blootstellen aan claims. Vacatures, referentiecontroles en sollicitatievragen kunnen aanleiding geven tot vooroordelen op basis van ras, geslacht, etniciteit, gender, religie, status en lichamelijke & mentale beperkingen, en meer.

Uw HRMS kan helpen met functies die ervoor zorgen dat alle communicatie correct blijft en geen ruimte laat voor vooroordelen.

25. Geautomatiseerde naleving van EEOC-regels

De meeste bedrijven hebben nieuwe medewerkers nodig om een vragenlijst voor zelfidentificatie volgens EEO-regels in te vullen, ter bescherming tegen discriminerende praktijken. HRMS kan volledig conforme vragenlijsten bevatten en ervoor zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gebruikt.

26. Geautomatiseerde naleving van regels voor zorgverzekeringsvoordelen

Naleving van gezondheidsgerelateerde regels blijft in veel landen cruciaal. In de VS moeten bedrijven bijvoorbeeld federale wetgeving naleven, zoals de Wet inzake overdraagbaarheid en verantwoordingsplicht van ziektekostenverzekeringen (HIPAA), de Wet inzake non-discriminatie op basis van genetische informatie, de Wet betaalbare zorg (ACA) en de bepalingen inzake gelijkwaardigheid van geestelijke gezondheidszorg, naast andere regelgeving.

De juiste software verzamelt de gegevens die nodig zijn voor rapportage aan de IRS en houdt deze bijgewerkt voor het geval de wetgeving verandert.

F. Functies voor leren & personeelsontwikkeling

Functies voor personeelsontwikkeling waar je op moet letten in je volgende HRMS-software zijn onder meer prestatiebeheer, certificeringsbeheer, trainingsgidsen, mogelijkheden voor personeelsbetrokkenheid, functies voor evaluatiegegevens en bedrijfsbeleid en -doelstellingen.

27. Prestatiebeheer

Een robuust HRMS moet tools voor prestatiebeheer bieden waarmee HR-teams prestaties in realtime kunnen volgen, doelstellingen kunnen vaststellen en de voortgang kunnen bewaken. Deze tools standaardiseren beoordelingen, bieden doorlopende feedback en ondersteunen de ontwikkeling van medewerkers. Door het stellen van doelen te stroomlijnen en inzichten in productiviteit te bieden, helpt een HRMS bij het opstellen van gepersonaliseerde ontwikkelingsplannen om toptalent te behouden.

28. Certificeringsbeheer

Cursusbeheer, trainingsnominaties, het waarborgen van naleving en het bijwerken van materialen kunnen veel tijd kosten als ze niet goed worden aangepakt. HRMS-software met een module voor leerbeheer verlicht de last van doorlopende training en ontwikkeling.

29. Trainingsgidsen

Het ideale HRMS-systeem biedt een volledig scala aan leermogelijkheden die vanuit één interface kunnen worden beheerd. Dit omvat het koppelen van activiteiten aan competentiekaders voor prestatiebeheer op basis van competenties en het verbinden van leerresultaten aan gewenste vaardigheidsontwikkeling. 

30. Mogelijkheden voor personeelsbetrokkenheid

Tools voor personeelsbetrokkenheid binnen een HRMS kunnen peilingen, feedbackmechanismen en erkenningsprogramma's omvatten die medewerkers een stem geven en HR-teams helpen het niveau van betrokkenheid te meten. Een HRMS dat zich richt op betrokkenheid helpt een meer verbonden personeelsbestand op te bouwen, bevordert een positieve bedrijfscultuur en verhoogt het behoud van medewerkers door zorgen aan te pakken voordat deze escaleren.

31. Bedrijfsbeleid & -doelstellingen

Geld dat wordt besteed aan trainingsprogramma's, ontwikkeling en certificeringen is een investering om bedrijfsdoelstellingen te behalen. Je HRMS-systeem moet in staat zijn je ontwikkelingsstrategieën te analyseren en deze te vergelijken met je vooraf vastgestelde beleid en doelstellingen.

G. Salarisoplossingen

De meeste HRMS-systemen beschikken over salarisoplossingen met functies zoals flexibele salarisperioden, bulkverwerking en herverwerking, online loonstroken, wereldwijde naleving van salarisregelgeving, salarisaanpassingen en overwerkregistratie.

32. Flexibele salarisperioden

Medewerkers en opdrachtnemers kunnen hun salaris over verschillende perioden ontvangen: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Een HRMS-systeem met salarisfuncties die verschillende betalingsperioden ondersteunen, versnelt de salarisverwerking en vermindert fouten bij gegevensinvoer tijdens betalingen.

33. Bulkverwerking & herverwerking

Je HRMS-software moet functies hebben waarmee HR-teams veel betalingen aan medewerkers over een langere periode kunnen automatiseren. Geavanceerde tools beschikken over een functie voor het ongedaan maken van verwerkte betalingen, waarmee je betalingsfouten kunt terugdraaien en corrigeren.

34. Online loonstroken

De meeste HRMS-systemen maken het leven van medewerkers gemakkelijker door ervoor te zorgen dat recente en eerdere loonstroken op elk moment kunnen worden bekeken of gedownload.

35. Wereldwijde naleving van salarisregelgeving

De naleving van salarisregelgeving verschilt per staat. Als je bedrijf op veel locaties actief is, kunnen naleving en beheer daarom verwarrend worden. De juiste HRMS-software automatiseert je salarisadministratie volgens de regelgeving die van toepassing is op je geografische locatie.

36. Functies voor salarisaanpassingen en overwerk

Veel HRMS-systemen bevatten salarisoplossingen waarmee HR- en boekhoudmedewerkers het salaris van medewerkers kunnen wijzigen en aanpassen; kortingen of bonussen kunnen verwerken; onbetaald verlof, pensioenbijdragen en toeslagen kunnen registreren; en andere vereiste aanpassingen kunnen uitvoeren.

H. Waar voor je geld

Natuurlijk is je budget van belang bij het kiezen van het ideale HRMS, dus het helpt om inzicht te hebben in de gebruikelijke HRMS-prijzen. Hoe verhoudt de prijs van het systeem zich tot de mogelijkheden, functies en gebruiksvriendelijkheid? Heb je echt alle toeters en bellen nodig?

Overweeg HRM-hulpmiddelen en -software waarvan de prijzen duidelijk, flexibel en transparant zijn.

Kleinere teams kunnen ontdekken dat HR-software voor kleine bedrijven de benodigde functionaliteit biedt zonder de complexiteit van een volledig uitgerust HRMS.

Zijn er verschillende soorten HRMS?

Er bestaan veel lijsten met HR-software, maar de populairste hulpmiddelen richten zich op personeelsbezetting, de ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers, het inwerken, beloning en personeelsbeheer om de efficiëntie van het centrale HR-team van een bedrijf te ondersteunen.

Personeelsbeheer

Functies voor personeelsbezetting omvatten planningstaken zoals personeelsplanning en beheersoftware, de levenscyclus van medewerkers, software voor tijdregistratie, verlofbeheer en het vinden van kandidaten, via een sollicitantvolgsysteem of geavanceerdere technologie voor talentacquisitie.

Inwerken en uitdiensttreding

Systemen voor het inwerken omvatten software voor het inwerken en de uitdiensttreding. Hulpmiddelen voor het inwerken kunnen nieuwe medewerkers helpen bij het doorlopen van vereisten voor papierwerk, het aanmaken van softwarelogins, I-9-controle, sociale introducties en andere verantwoordelijkheden. 

Medewerkersontwikkeling

Ontwikkeling draait volledig om het helpen groeien van je medewerkers en het tevreden houden van mensen. Een HRMS kan software voor medewerkerstevredenheid, software voor prestatiebeheer, 360-gradensoftware en software voor talentmanagement omvatten. Dit is een van de belangrijkste voordelen van software voor talentmanagement.

Beloningsbeheer

Beloningssystemen omvatten administratiesoftware, software voor voordelenbeheer en salarissoftware. Zelfbediening voor beloningen is handig voor medewerkers om hun eigen ziektekostenverzekeringsvoordelen of PTO-statistieken te controleren. 

Personeelsbeheer

Systemen voor personeelsbeheer omvatten software voor personeelszaken, informatiesystemen voor personeelszaken (HRIS), hulpmiddelen voor personeelsdossiers, software voor het beheer van menselijk kapitaal en software voor personeelsregistratie en -monitoring.

Gerelateerd artikel: Beoordelingen van de beste systemen voor kernsoftware voor HR

Veelgestelde vragen over HRMS-software

Klaar voor de volgende stappen, maar weet je niet helemaal zeker hoe je vanaf hier verder moet? Deze antwoorden op veelgestelde vragen kunnen helpen.

Wat is het verschil tussen een HRMS, HRIS en HCM?

Een HRMS (systeem voor personeelsbeheer) en een HRIS (informatiesysteem voor personeelszaken) zijn vergelijkbaar, maar een HRMS bevat doorgaans een breder scala aan functies. Een HRIS richt zich op kernfuncties van personeelszaken, zoals het beheren van personeelsgegevens, salarisadministratie en het beheer van arbeidsvoorwaarden. Een HRMS bouwt hierop voort door extra functies toe te voegen, zoals prestatiebeheer, tijd- en aanwezigheidsregistratie en hulpmiddelen voor medewerkersbetrokkenheid.

Aan de andere kant hanteren HCM-systemen (beheer van menselijk kapitaal) een meer strategische benadering van personeelszaken. Ze richten zich niet alleen op het beheren van personeelsgegevens en administratieve taken, maar ook op het optimaliseren van het personeelsbestand als geheel. HCM-systemen omvatten doorgaans talentbeheer, leren en ontwikkeling en opvolgingsplanning, waardoor ze uitgebreider zijn voor organisaties die hun personeelsfuncties willen afstemmen op bedrijfsdoelstellingen.

Kortom:

• HRIS richt zich op de belangrijkste HR-gegevens en administratieve taken.
• HRMS biedt uitgebreidere functies, waaronder medewerkersbetrokkenheid en prestatiebeheer.
• HCM integreert personeelsfuncties met strategisch personeelsbeheer en ontwikkeling.

Lees voor meer informatie onze vergelijking van HRIS-, HRMS- en HCM-systemen.

Hoe kies ik het juiste HRMS voor mijn bedrijf?

Het juiste HRMS kiezen hangt af van de omvang, behoeften en het budget van je bedrijf. Belangrijke factoren om rekening mee te houden zijn gebruiksgemak, schaalbaarheid, integraties met bestaande software en of het platform de specifieke functies ondersteunt die je organisatie nodig heeft, zoals prestatiebeheer of het bijhouden van naleving.

Als je budget beperkt is of je team klein is, overweeg dan een HRMS-systeem voor kleine bedrijven. Dit past mogelijk beter bij je behoeften en is wellicht betaalbaarder.

Wat kost de implementatie van een HRMS?

De kosten van een HRMS kunnen variëren op basis van de functies van het platform, de omvang van het bedrijf en de mate van maatwerk die nodig is. Veel HRMS-aanbieders bieden prijsplannen met verschillende niveaus, zodat je een plan kunt kiezen dat binnen je budget past. Het is ook belangrijk om rekening te houden met langetermijnkosten, zoals updates, ondersteuning en extra functies.