Een succesvolle salarisadministratie uitvoeren (checklist)

Checklist voor de verwerking van de salarisadministratie

Voordat je kunt beginnen met het verwerken van de salarisadministratie, heeft je kleine bedrijf een werkgeversidentificatienummer (EIN) nodig.

Het EIN is essentieel om federale loonbelasting te betalen. Je kunt dit aanvragen via de website van de IRS.

Afhankelijk van je locatie en de specifieke vereisten van je staat en lokale rechtsgebieden, heb je mogelijk ook extra identificatienummers nodig. Neem voor de zekerheid contact op met ervaren HR adviseurs in jouw omgeving.

Volg stap één tot en met vijf om de salarisadministratie soepel te laten verlopen.

Stap één: verzamel alle relevante belasting- en werknemersgegevens

Je eerste stap is het verzamelen van gegevens. Dit heb je nodig voor elke werknemer:

Werknemersgegevens

• Volledige wettelijke naam, adres, burgerservicenummer (SSN) en contactgegevens
• Startdatum van het dienstverband
• Formulier W-4 voor fulltime- en parttimewerknemers
• Formulier W-9 voor zelfstandige opdrachtnemers 
• USCIS-formulier I-9 voor de geschiktheid om in de VS te werken 
• Account voor de melding van nieuwe werknemers bij de staat
• Account voor de werknemerscompensatieverzekering van de staat 
• Gegevens van de bankrekening voor directe stortingen
• Inschrijving voor arbeidsvoorwaarden 
• Huidige loonbeslagen.

Controleer de werknemersgegevens

• Controleer of alle werknemersgegevens juist en actueel zijn
• Vergelijk SSN's en namen met officiële documenten 

Werknemersclassificatie

• Verduidelijk de arbeidsstatus—parttime of fulltime
• Classificeer werknemers correct voor belastingdoeleinden—opdrachtnemers of werknemers

Betalingsschema 

• Betalingsfrequentie - wekelijks, tweewekelijkse salarisbetaling, twee keer per maand of maandelijks
• Bevestig de data van elke betalingsperiode

Belastinginformatie 

• Verkrijg de meest recente inhoudingstabellen voor staats-, federale en lokale belastingen
• Belastingformulieren en publicaties van belastingautoriteiten

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Inhoudingen op het salaris

• Identificeer verplichte inhoudingen (zoals federale en staatsinkomstenbelasting, Social Security en Medicare)
• Noteer vrijwillige inhoudingen (zoals zorgverzekering en pensioenbijdragen)

Nalevingscontroles

• Zorg ervoor dat je salarisprocessen voldoen aan federale, staats- en lokale arbeidswetten
• Blijf op de hoogte van eventuele wetswijzigingen die van invloed kunnen zijn op de salarisverwerking

Nadat je al deze informatie hebt verzameld, kun je doorgaan naar stap twee en het loon berekenen.

Professionele tip: Kleine bedrijven kunnen profiteren van betrouwbare salarisdiensten op maat voor hun behoeften om aan de regels te blijven voldoen.

Stap twee: Bereken het loon

Om het loon correct te berekenen, moet je eerst het brutoloon (vóór belastingen) van werknemers berekenen. 

Voer hiervoor deze drie stappen uit:

1. Verzamel nauwkeurige urenstaten of aanwezigheidsregistraties voor werknemers die per uur worden betaald
2. Zorg ervoor dat de saldi van betaald verlof (PTO) actueel zijn
3. Controleer recente loonsverhogingen, nabetalingen, promoties of beëindigingen

Het is ook essentieel om alle toepasselijke inhoudingen af te trekken. Hulpmiddelen zoals software voor het rapporteren van onkosten kunnen dit proces vereenvoudigen.

Werknemers die per uur worden betaald 

Vermenigvuldig hun uurloon met het aantal gewerkte uren tijdens de loonperiode. Houd rekening met eventuele overuren (indien van toepassing) en pas het juiste overurentarief toe volgens de arbeidswetten.

Werknemers met een vast salaris

Deel voor werknemers met een vast salaris hun jaarsalaris door het aantal loonperiodes per jaar om hun brutoloon voor de loonperiode te bepalen. 

Als werknemers commissies of bonussen ontvangen, bereken deze dan afzonderlijk en tel ze op bij het reguliere brutoloon.

Dit wordt ingewikkelder wanneer verschillende functies verschillende loonmodellen volgen. In tandartspraktijken kan de salarisadministratie bijvoorbeeld bestaan uit personeel met een vast salaris, mondhygiënisten die per uur worden betaald, op productie gebaseerde vergoedingen voor associate-tandartsen en bonussen. Dit alles moet binnen dezelfde looncyclus correct worden berekend.

Nu je al deze informatie hebt, kun je het nettoloon berekenen. 

• Trek alle toepasselijke inhoudingen af van het brutoloon om tot het nettoloon (het loon dat de werknemer ontvangt) voor elke werknemer te komen.
• Inhoudingen kunnen het volgende omvatten:

• Federale en staatsinkomstenbelastingen
• Belastingen voor sociale zekerheid en Medicare
• Premies voor zorgverzekeringen
• Pensioenbijdragen
• Andere vrijwillige inhoudingen
• Bereken na verwerking van alle inhoudingen, belastingen en bijdragen het uiteindelijke nettoloon dat elke werknemer ontvangt.
• Genereer salarisrapporten met een overzicht van de inkomsten, inhoudingen, belastingen en bijdragen van werknemers. Deze rapporten zijn essentieel voor het bijhouden van gegevens en het naleven van de regelgeving.

Stap drie: Controleer je werk

Dit is misschien wel de belangrijkste stap: controleer je werk. Controleer het daarna nog een keer. 

Verschillen in de salarisadministratie komen vaak voor. Het loont dus (letterlijk) om grondige salariscontroles uit te voeren en te controleren of de informatie in je salarisregister correct is.

Overweeg een testsalarisverwerking uit te voeren voor een kleine groep werknemers voordat je de volledige salarisverwerking uitvoert. Zo kun je problemen opsporen en corrigeren zonder alle werknemers te beïnvloeden.

Het is ook verstandig om een tweede paar ogen naar de salarisinformatie te laten kijken om eventuele fouten op te sporen. 

Als je iets verkeerds ontdekt, bevat je salarissoftware mogelijk het salaris van een andere werknemer dan in je administratie staat. Controleer inconsistenties met je werknemers en verantwoordelijke teamleden om eventuele verschillen te corrigeren. 

Ga nu verder en voer je berekeningen opnieuw uit.  

Stap vier: Sluit de salarisadministratie af

Het afsluiten van de salarisadministratie is de laatste stap in de salarisverwerkingscyclus. Het is een belangrijke stap, of het nu gaat om één werknemer in de salarisadministratie of om 500 werknemers.

Dit omvat taken om ervoor te zorgen dat je alle vereiste salarisgerelateerde activiteiten voor de huidige loonperiode correct hebt voltooid. 

Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het afsluiten van de loonadministratie:

1. Controleer de loonadministratiegegevens: Controleer alle gegevens, berekeningen en inhoudingen van de loonadministratie nogmaals om de juistheid en volledigheid te waarborgen.
2. Breng correcties aan: Als je tijdens het controleproces fouten of afwijkingen vaststelt, breng dan de nodige correcties aan in de gegevens van de loonadministratie.
3. Stem de rekeningen af: Zoals rekeningen voor loonverplichtingen en kostenrekeningen, om te controleren of deze overeenkomen met de gegevens van de loonadministratie.
4. Verwerk betalingen van loonheffingen: Bereken het totale bedrag aan loonheffingen dat tijdens de loonperiode op de salarissen van werknemers is ingehouden. 
5. Bereid betalingen van loonheffingen voor en dien deze in bij de bevoegde belastingautoriteiten. Zorg ervoor dat je alle deadlines voor belastingbetalingen haalt. 
6. Genereer loonrapporten voor de loonperiode: Deze rapporten moeten de inkomsten, inhoudingen, belastingen en werkgeversbijdragen van individuele werknemers gedetailleerd weergeven.
7. Deel salarischeques uit of verwerk rechtstreekse stortingen: Bereid salarischeques voor werknemers die papieren cheques ontvangen voor of initieer rechtstreekse stortingen op de bankrekeningen van werknemers.
8. Zorg ervoor dat alle betalingen juist en op tijd zijn.
9. Verstrek loonoverzichten: Verstrek loonoverzichten aan werknemers met hun inkomsten, ingehouden belastingen, inhoudingen en nettoloon over de loonperiode. 
10. Werk de loonadministratie bij: Verwerk de gegevens van de meest recente loonperiode, waaronder gewerkte uren, salarisaanpassingen en andere wijzigingen. 
11. Dien formulieren voor loonheffingen in: Vul alle benodigde formulieren voor loonheffingen in en dien ze in, zoals formulier 941 (kwartaaloverzicht van federale werkgeversbelastingen), formulier WH-347 voor gecertificeerde loonadministratie en formulieren voor staats- of lokale belastingen.
12. Bewaar gegevens van de loonadministratie veilig: Bewaar alle documenten met betrekking tot de loonadministratie veilig, waaronder loonstroken, loonrapporten, belastingformulieren en andere gegevens, zoals wettelijk vereist.
13. Voer een afstemming van de loonadministratie uit: Stem de loonadministratie af met de bedrijfskosten en verplichtingen in je boekhoudsysteem om te controleren of deze overeenkomen met de gegevens van de loonadministratie.
14. Bereid je voor op de volgende loonperiode: Verzamel de urenregistraties van werknemers, werk wijzigingen in de status van werknemers bij en controleer de komende loonroosters.

Stap vijf: Wijs bijdragen toe en dien inhoudingen in

Na het afsluiten van de loonadministratie is het tijd om werkgeversbijdragen toe te wijzen en ingehouden loonheffingen in te dienen. 

Deze stap zorgt ervoor dat de juiste bedragen worden overgemaakt naar de betreffende rekeningen en belastingautoriteiten. 

Hier volgt een overzicht van de betrokken taken:

• Wijs werkgeversbijdragen toe zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen (bijv. 401(k)) of andere secundaire arbeidsvoorwaarden, en wijs de juiste bedragen toe aan de individuele rekening van elke werknemer.
• Maak loonheffingen over aan de belastingautoriteiten op basis van de berekende inhoudingen op de loonheffingen. Deze belastingen omvatten doorgaans federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting, Medicare-belasting, inkomstenbelasting van de staat en eventuele toepasselijke lokale belastingen (bekijk voor hulp ons artikel over loonheffing versus inkomstenbelasting).
• Maak inhoudingen en werknemersbijdragen over aan de relevante belastingautoriteiten of aanbieders van secundaire arbeidsvoorwaarden.  
• Verstrek verklaringen aan werknemers met daarin hun totale inkomsten, ingehouden loonheffingen en eventuele werkgeversbijdragen die namens hen zijn gedaan (bijv. bijdragen aan pensioenregelingen).
• Bewaar gegevens van rapporten over loonheffingen, overmakingen en bijdragen aan secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers, zoals wettelijk vereist.

Checklist voor de loonadministratie aan het einde van het jaar

Bij het uitvoeren van de loonadministratie aan het einde van het jaar gaat het om meer dan alleen het uitbetalen van de laatste salarissen — het gaat erom je loonadministratie voor het boekjaar nauwkeurig, volgens de voorschriften en op tijd af te ronden. Hier volgt een gedetailleerde checklist die je door het proces leidt:

1. Controleer belangrijke data en deadlines

• Markeer deadlines voor de laatste loonverwerkingen, belastingaangiften en de verspreiding van formulieren (bijv. W-2's, 1099's).
• Bepaal wanneer de laatste loonverwerking van het jaar zal plaatsvinden.
• Controleer de deadlines van de IRS en de staat voor het indienen van W-2's, 1099's en belastingen (doorgaans 31 januari voor W-2's/1099's).
  

2. Controleer de gegevens van werknemers en opdrachtnemers

• Bevestig dat alle namen van werknemers, burgerservicenummers en adressen actueel zijn.
• Zorg ervoor dat de gegevens van opdrachtnemers/leveranciers compleet zijn voor de verwerking van 1099-formulieren (TIN, adres enz.).
• Markeer uit dienst getreden werknemers en zorg ervoor dat de laatste betaling is opgenomen.
• Controleer op bijzondere omstandigheden:
  • Pas aangenomen werknemers of werknemers die bij indiensttreding geen W-4 hebben ingevuld
  • Werknemers met geannuleerde of teruggedraaide salarisbetalingen
  • Werknemers of voormalige werknemers met lopende geschillen over de salarisadministratie

3. Controleer en reconcilieer de salarisgegevens van het huidige jaar tot nu toe (YTD)

• Reconcilieer het brutoloon, nettoloon, de inhoudingen en de ingehouden belastingen.
• Zorg ervoor dat handmatige betalingen en betalingen buiten de reguliere cyclus zijn geregistreerd.
• Controleer op ontbrekende salarisverwerkingen of dubbele vermeldingen.

4. Bevestig inhoudingen en arbeidsvoorwaarden

• Valideer de totalen aan het einde van het jaar voor:
  • Zorgverzekering
  • 401(k)-bijdragen
  • HSA/FSA-inhoudingen
  • Reis- of secundaire arbeidsvoorwaarden
• Controleer op toegerekend inkomen (bijv. een collectieve levensverzekering met een dekking van meer dan $50,000).
• Reconcilieer inhoudingen vóór belasting met inhoudingen na belasting.

5. Verwerk de laatste salarisbetaling van het jaar

• Verwerk de laatste salarisbetalingen nauwkeurig, inclusief alle eindejaarsbonussen of aanpassingen.
• Zorg voor de juiste fiscale behandeling van bonussen (vast tarief of geaggregeerde methode).
• Houd uitgestelde loonbelastingen in (indien van toepassing).

6. Bereid eindejaarsformulieren voor en verspreid ze

• Genereer de W-2-formulieren en verstrek ze uiterlijk op 31 januari aan werknemers.
• Stuur 1099-NEC-formulieren naar opdrachtnemers en dien ze in bij de IRS (eveneens uiterlijk op 31 januari).
• Dien formulier W-3 (samenvatting van de W-2-formulieren) in bij de SSA.
• Verstrek ACA-formulieren (1095-C) indien dit vereist is om te voldoen aan het werkgeversmandaat.

7. Dien de jaarlijkse belastingaangiften in

• Betaal de laatste federale en staatsbelastingen.
• Dien formulier 941 per kwartaal (Q4) en jaarlijks formulier 940 voor FUTA-belasting in.
• Controleer de lokale belastingverplichtingen nogmaals als je in meerdere rechtsgebieden actief bent.
  

8. Maak een back-up van salarisgegevens en archiveer deze

• Bewaar alle eindejaarsrapporten: salarissamenvatting, belastingaangiften, rapporten over inhoudingen enz.
• Bewaar gegevens in overeenstemming met de wettelijke vereisten (doorgaans 3–7 jaar).
• Beperk de toegang tot gevoelige documenten en zorg voor veilige opslag.
  

9. Communiceer met werknemers

• Informeer werknemers wanneer en hoe ze hun W-2-formulieren ontvangen (per post of digitaal).
• Wijs een contactpersoon aan voor vragen over de salarisadministratie.

10. Plan voor het nieuwe jaar

• Werk de belastingtabellen en arbeidsvoorwaardentarieven voor het nieuwe jaar bij.
• Controleer wijzigingen in het minimumloon en de lokale nalevingsvereisten.
• Draag verlof- en arbeidsvoorwaardensaldi over of reset deze indien nodig.
• Dit is een goed moment om je salarisbeleidsregels voor het nieuwe jaar te evalueren en vast te stellen; misschien wil je meer flexibiliteit bieden.

Hoe zorg je voor een soepel salarisproces?

Wil je de salarisadministratie wat soepeler laten verlopen? Dat willen we allemaal. Lees verder.

Nauwkeurige administratie

Dit is essentieel, want als je administratie niet klopt, klopt je salarisadministratie ook niet.

Enkele beste praktijken voor salarisadministratie voor een nauwkeurige administratie zijn:

• Werknemersdossiers bijhouden: Maak voor iedere werknemer een afzonderlijk dossier met de essentiële informatie voor de salarisadministratie. 
• Gegevens tijdig invoeren: Controleer of je administratie voor iedere loonperiode de meest actuele informatie bevat. 
• Regelmatige audits uitvoeren: Met audits kun je eventuele afwijkingen of fouten opsporen en corrigeren en de integriteit van de gegevens waarborgen. 
• Gegevens over de salarisadministratie beveiligen: Implementeer processen voor gevoelige informatie, zoals wachtwoordbeveiliging, veilige opslag en toegangsbeheer. 
• Wijzigingen documenteren: Zorg ervoor dat je wijzigingen doorvoert zodra ze plaatsvinden, zoals salarisaanpassingen, wijzigingen in arbeidsvoorwaarden of aanpassingen van de functie- of arbeidsstatus.  

Training

Overweeg gespecialiseerde training in salarisadministratie om je vaardigheden bij te werken. Enkele aanbieders zijn:

• Gecertificeerd salarisprofessional - behandelt alle aspecten van salarisadministratie, waaronder naleving, administratie, rapportage, belasting en naleving. 
• Basiscertificering salarisadministratie - ontwikkeld voor salarisprofessionals op instapniveau.

Er zijn ook volop online aanbieders van trainingen in salarisadministratie die zelfstudieprogramma's voor certificeringen in salarisadministratie aanbieden.

Gebruik software

Als je zelf de salarisadministratie doet, kan de juiste software voor salarisadministratie voor kleine bedrijven de nauwkeurigheid en efficiëntie verbeteren.

Wanneer je de juiste software voor salarisadministratie kiest, kun je werknemers op tijd en het juiste bedrag betalen zonder afhankelijk te zijn van een uitgebreide checklist voor de salarisadministratie.

Wat doet software voor salarisadministratie? Software voor salarisadministratie is ontworpen om de salarisadministratie zonder gedoe uit te voeren, waardoor eventuele bijbehorende kosten van salarisoplossingen eenvoudig te rechtvaardigen zijn. 

Afhankelijk van de aanbieder van de salarisadministratie kunnen zij een breed scala aan functies bieden om de verwerking van de salarisadministratie voor bedrijven van elke omvang te vereenvoudigen en de mogelijkheid bieden om flexibele salarisbetaling te introduceren, zoals betaling op aanvraag.

Kortom, gespecialiseerde software automatiseert alles wat ik hierboven heb genoemd. Sommige gecombineerde HR- en salarisadministratiesystemen kunnen ook worden geïntegreerd met hulpmiddelen voor tijd- en aanwezigheidsregistratie. Bovendien werken ze goed samen met boekhoudprogramma's, waardoor de overdracht van salarisgegevens een fluitje van een cent wordt. 

Voor teams die webtoegang tot het proces willen, kan online software voor salarisadministratie het mogelijk maken om de salarisadministratie te beheren vanaf elke plek waar ze werken.

En als je volledig nieuw bent op het gebied van salarisverwerking, bieden sommige softwareaanbieders zelfs gespecialiseerde salarisoplossingen voor start-ups.

Uitbesteden

Meestal houdt HR toezicht op de salarisadministratie of doet een speciale boekhoud- of salarisafdeling dat. Sommige bedrijven willen die last echter niet dragen.

Een andere optie is om de salarisadministratie uit te besteden aan een aanbieder van salarisdiensten. Veel bedrijfseigenaren doen precies dat. En ze zijn er dol op.

Aanbieders van salarisdiensten zijn experts in hun vakgebied. Wat doet een salarisdienst? Het is hun taak om op de hoogte te blijven van de nieuwste belastingwetten en regelgeving. Hierdoor krijg je nauwkeurige en conforme rapporten over de verwerking van de salarisadministratie, met veel minder risico op fouten.

Het uitbesteden van de salarisadministratie kan je zeker kostbare tijd besparen, zodat je je kunt richten op de kernactiviteiten van je bedrijf. En naarmate je bedrijf groeit, wordt de salarisadministratie onvermijdelijk complexer. 

Door deze taak uit handen te geven, kun je eenvoudig opschalen en wijzigingen in het aantal werknemers en extra behoeften op het gebied van salarisadministratie opvangen zonder verstoringen.

Bekijk ons artikel over de voor- en nadelen van het uitbesteden van de salarisadministratie.

Ga ervoor en voer die salarisadministratie uit 

Of je nu bedrijfseigenaar of HR-professional bent, je beschikt nu over de kennis om vol vertrouwen de salarisadministratie uit te voeren. 

Wat nu? Je zou een ander bedrijf een plezier kunnen doen en de checklist delen op je sociale media. Delen is tenslotte geven!

Voor de nieuwste content van People Managing People kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.