10 beste gratis salarissoftware voor mkb-bedrijven met een beperkt budget in 2026

QuickBooks Workforce is een selfserviceportaal voor werknemers dat is ingebouwd in QuickBooks Payroll en werknemers op aanvraag toegang geeft tot loonstroken, W-2-formulieren, belastingdocumenten en tijdregistratie—allemaal gekoppeld aan de salarisgegevens die je team al in QuickBooks beheert.

Voor wie is QuickBooks Workforce het meest geschikt?

QuickBooks Workforce is een logische keuze voor kleine tot middelgrote bedrijven die hun salarisadministratie al via QuickBooks uitvoeren en werknemers hun loondocumenten zelf willen laten beheren.

Waarom ik voor QuickBooks Workforce heb gekozen

Ik heb voor QuickBooks Workforce gekozen omdat werknemers hun salarisgegevens via een selfserviceportaal kunnen beheren. Werknemers kunnen de Workforce-app of het webportaal gebruiken om loonstroken en W-2-formulieren te bekijken en te downloaden zonder HR om kopieën te vragen. Ik vind het ook prettig dat werknemers, wanneer deze functies zijn ingeschakeld, gegevens zoals persoonlijke informatie, directe stortingen en belastingformulieren kunnen beheren, waardoor werkgevers minder handmatige wijzigingen hoeven door te voeren.

Belangrijkste functies van QuickBooks Workforce

• Volledige salarisverwerking: Bereken, dien in en betaal loonbelastingen en beheer tegelijkertijd de salarisgegevens van werknemers.
• Automatische salarisverwerking: Stel automatische salarisruns in voor werknemers met een vast salaris en directe storting, met de mogelijkheid om deze te controleren en goed te keuren voordat de betalingen worden uitgevoerd.
• Salarisrapportage: Maak en exporteer salarisrapporten voor belastingen, inhoudingen, betaald verlof, opdrachtnemers en andere salarisgegevens.
• Documentbeheer: Bewaar en deel documenten van werknemers binnen het Workforce-platform.

Integraties van QuickBooks Workforce

De integraties omvatten QuickBooks Online, QuickBooks Time, QuickBooks Payroll, QuickBooks Online Accountant, Guideline 401(k), Allstate Health Solutions, Checkr en SimplyInsured. Aangepaste integraties zijn beschikbaar via de ontwikkelaars-API's van Intuit.

Wat is gratis?

QuickBooks Workforce biedt nieuwe klanten een gratis proefperiode, maar heeft geen salarisabonnement dat voor altijd gratis is. Bedrijven hebben een betaald abonnement nodig om na afloop van de proefperiode de salarisadministratie te blijven uitvoeren. Werknemers kunnen de Workforce-app zonder extra kosten gebruiken om toegang te krijgen tot loonstroken, W-2-formulieren, belastinggegevens en andere salarisinformatie die door hun werkgever wordt gedeeld.

RUN is ontworpen om salarisadministratie en HR-beheer voor kleine tot middelgrote bedrijven te vereenvoudigen. Het is een aantrekkelijke keuze voor organisaties in sectoren zoals retail, horeca en non-profit die behoefte hebben aan efficiënte salarisverwerking en naleving van belastingregels. Door taken zoals salarisberekeningen en belastingaangiften te automatiseren, kan je team zich meer richten op groei en minder op administratieve werkzaamheden.

Waarom ik voor RUN heb gekozen

Ik heb voor RUN gekozen omdat het cruciale salaristaken automatiseert en zorgt voor naleving van belastingregels, wat essentieel is voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar een betrouwbare salarisoplossing. Functies zoals automatische belastingaangifte en rechtstreekse storting vereenvoudigen het salarisbeheer en verminderen de handmatige werklast. De integratie met ZipRecruiter verbetert ook wervingsprocessen, waardoor het een uitgebreide tool is voor efficiënt beheer van salarisadministratie en werving.

Belangrijkste functies van RUN

Naast de mogelijkheden voor salarisautomatisering en naleving van belastingregels biedt RUN verschillende belangrijke functies die de bruikbaarheid voor kleine bedrijven vergroten:

• Zelfbedieningsportaal voor werknemers: Stelt werknemers in staat hun loonstroken, belastingformulieren en persoonlijke gegevens te bekijken en te beheren, waardoor administratieve taken voor HR-teams worden verminderd.
• Documentenkluis: Biedt veilige opslag voor belangrijke documenten, zodat deze gemakkelijk toegankelijk zijn en wordt voldaan aan regelgeving voor gegevensbeheer.
• Integratie met Clover: Maakt naadloze betalingsverwerking mogelijk en verbetert de algehele efficiëntie van bedrijfsactiviteiten.
• Mobiele app: Biedt onderweg toegang tot salaris- en HR-functionaliteiten, zodat bedrijven hun activiteiten gemakkelijk vanaf elke locatie kunnen beheren.

Integraties van RUN

Integraties omvatten ZipRecruiter, Clover en QuickBooks. Via de ADP Marketplace zijn aanvullende opties beschikbaar voor verdere aanpassing en uitbreiding van functionaliteit.

OnPay is gebouwd voor kleine bedrijven die op een eenvoudige manier de salarisadministratie willen uitvoeren en tegelijkertijd de loonkosten nauwlettend in de gaten willen houden. Het biedt een eenvoudige interface, duidelijke prijzen en handige tools voor teams die salarisadministratie, HR en ondersteuning bij arbeidsvoorwaarden op één plek nodig hebben.

Waarom ik voor OnPay koos

Ik koos voor OnPay omdat het kleine teams de flexibiliteit biedt om de salarisadministratie zo vaak uit te voeren als nodig is, terwijl belastingaangiften volledig geautomatiseerd op de achtergrond worden verwerkt. Je kunt gedetailleerde salarisrapporten maken waarin de kosten per afdeling of werknemer worden uitgesplitst, zodat je de uitgaven met vertrouwen kunt bijhouden.

Ik vind het ook prettig dat je team een mobielvriendelijk zelfbedieningsportaal krijgt om eigen gegevens bij te werken of loonstroken te bekijken zonder extra administratief werk. Voor bedrijven die regelmatig nieuwe medewerkers aannemen, verminderen ingebouwde formulieren en geautomatiseerde workflows de tijd die wordt besteed aan het beheren van nieuwe medewerkers.

Belangrijkste functies van OnPay

Hier zijn enkele opvallende functies die het vermelden waard zijn:

• Onbeperkt aantal salarisruns: Verwerk de salarisadministratie zo vaak als nodig zonder extra kosten.
• Geautomatiseerde belastingaangifte: Bereken, dien in en betaal federale, staats- en lokale belastingen voor je.
• Ingebouwde tools voor betaald verlof: Houd saldi bij, keur aanvragen goed en synchroniseer verlof rechtstreeks met de salarisadministratie.
• Zelfbediening voor werknemers: Laat werknemers persoonlijke gegevens bijwerken en documenten vanaf elk apparaat openen.

Integraties van OnPay

Integraties zijn onder andere QuickBooks Online, QuickBooks Time, Xero, Deputy, When I Work, Mineral, Guideline, Vestwell en PosterElite.

Homebase is een veelzijdig HR-platform dat kleine bedrijven helpt werkroosters, prikklokken en salarisadministratie allemaal op één plek te beheren. Het automatiseert het salarisproces, zet urenstaten om in gewerkte uren en lonen, berekent belastingen en verstuurt correcte betalingen aan werknemers.

Waarom ik de salarisadministratie van Homebase heb gekozen: Hun salarissysteem vermindert de gegevensinvoer, omdat de oplossing de reguliere uren, pauzes en overuren van een werknemer direct berekent via de prikklok- en urenstaatfuncties. Hierdoor kunnen kleine bedrijven eenvoudig de salarisadministratie uitvoeren zonder alle gegevens dubbel te hoeven controleren.

Functies en integraties van de salarisadministratie van Homebase:

Functies omvatten geautomatiseerde belastingbetalingen en -aangiften, toegang tot W-2- en 1099-formulieren, zelf onboarding door werknemers, elektronische ondertekening van salarisformulieren, rechtstreekse stortingen, onbeperkte salarisverwerkingen en gratis diensten voor het overzetten van de salarisadministratie.

De mobiele app geeft werknemers toegang tot hun uren, roosters, inkomsten en W-2-formulieren en bevat zelfs communicatietools waarmee werknemers elkaar kunnen helpen om diensten te ruilen en in te vallen.

Integraties zijn beschikbaar met een aantal populaire HR-platforms, waaronder ADP, Gusto, Paychex, QuickBooks, Rippling, Square Payroll en SurePayroll, evenals met verschillende kassasysteemaanbieders.

Wat gratis is: Het basisserviceplan van Homebase is voor altijd gratis voor een onbeperkt aantal werknemers op één werklocatie, waardoor het een ideale oplossing is voor kleine bedrijven (betaalde plannen beginnen bij $20/maand). De salarisdiensten zijn als aanvulling op het gratis pakket beschikbaar vanaf $6/werknemer/maand plus een basistarief van $39/maand.

Nieuwe klanten van de salarisadministratie van Homebase krijgen bovendien hun eerste drie maanden gratis wanneer ze hun salarisintegratie aan een van hun plannen toevoegen.

Patriot Payroll is geschikt voor kleine bedrijven die een eenvoudige manier willen om de salarisadministratie uit te voeren zonder meerdere hulpmiddelen te hoeven combineren. Het is ontwikkeld voor teams die behoefte hebben aan een duidelijke belastingafhandeling, eenvoudige salarisverwerkingen en ondersteuning voor zowel werknemers als zelfstandige opdrachtnemers.

Waarom ik voor Patriot Payroll heb gekozen

Ik heb voor Patriot Payroll gekozen omdat het een duidelijk, stapsgewijs proces biedt voor het uitvoeren van de salarisadministratie, waardoor fouten en administratieve tijd worden beperkt. Je kunt lonen van werknemers, betalingen aan opdrachtnemers en belastingberekeningen op één plek beheren, ondersteund door automatische functies voor het inhouden en afdragen van federale, staats- en lokale belastingen.

Ik vind het ook prettig dat je overzichten tot nu toe en rapporten over belastingverplichtingen kunt opstellen zonder gegevens naar een ander systeem te exporteren. Dankzij het mobielvriendelijke ontwerp kun je salarisadministratieve taken vanaf elk apparaat beheren, wat handig is voor kleine teams zonder een speciaal daarvoor aangestelde salarisadministrateur. En als je met opdrachtnemers werkt, zorgt ondersteuning voor directe stortingen ervoor dat betalingen snel en voorspelbaar verlopen.

Belangrijkste functies van Patriot Payroll

Hier zijn enkele opvallende functies die het vermelden waard zijn:

• Beheer van betaald verlof: Houd aanvragen voor vrije tijd van werknemers rechtstreeks binnen het platform bij en keur ze goed.
• Bijhouden van werknemersinformatie: Sla de belangrijkste gegevens van werknemers op in één gecentraliseerd dossier en beheer deze.
• Elektronische indiening van 1099-formulieren: Bereid 1099-formulieren voor opdrachtnemers voor en dien ze in zonder een afzonderlijke tool te gebruiken.
• Synchronisatie van tijd en aanwezigheid: Neem bijgehouden uren op in de salarisadministratie om handmatige invoer te beperken.

Integraties van Patriot Payroll

De integraties omvatten GoCo, Plaid, QuickBooks Time en TSheets.

Wave is een salarisadministratietool voor kleine bedrijven die werknemers en contractanten op een betaalbare manier willen betalen en tegelijkertijd de belangrijkste belastingverplichtingen voor ondersteunde staten willen afhandelen. De tool is het meest geschikt voor teams die de gratis boekhoudtools van Wave al gebruiken, omdat salarisactiviteiten automatisch in je boekhouding worden verwerkt voor een nauwkeurige financiële rapportage.

Waarom ik voor Wave koos

Ik koos voor Wave omdat het kleine teams een eenvoudige manier biedt om de salarisadministratie uit te voeren en tegelijkertijd federale, staats- en lokale belastingberekeningen voor in aanmerking komende rechtsgebieden afhandelt. Je team kan werknemers en contractanten via een directe storting betalen, W-2- en 1099-formulieren genereren en salarisgegevens gesynchroniseerd houden met de boekhoudgegevens van je bedrijf.

Ik vind het handig dat je betalingen aan contractanten tijdens rustige periodes kunt pauzeren. Zo houd je de kosten onder controle zonder werknemersgegevens te verwijderen. Het platform biedt ook selfservice voor werknemers, zodat teamleden persoonlijke gegevens kunnen bijwerken en loonstroken kunnen bekijken zonder extra administratief werk.

Belangrijkste functies van Wave

Hier zijn enkele opvallende functies die het vermelden waard zijn:

• Automatische belastingberekeningen: Berekent federale, staats- en lokale belastingen voor ondersteunde staten en bereidt de vereiste belastingformulieren voor.
• Beheer van werknemers en contractanten: Classificeer werknemers, betaal lonen en pauzeer of heractiveer contractanten wanneer dat nodig is.
• Instellen van directe stortingen: Stel salarisbetalingen in met directe stortingen voor werknemers en contractanten met één klik.
• Selfserviceportaal voor werknemers: Hiermee kunnen werknemers zelfstandig loonstroken bekijken en persoonlijke gegevens bijwerken.

Integraties van Wave

De integraties omvatten Wave Accounting, Wave Invoicing, Wave Payments en regionale bankfeedverbindingen (via Plaid waar dit wordt ondersteund).

Peoplebox is software voor personeelsanalyse die personeelsgegevens samenbrengt om bruikbare inzichten te bieden voor het nemen van impactvolle beslissingen over medewerkers. Het platform gebruikt een combinatie van hulpmiddelen, zoals prestatiebeoordelingen en het bijhouden van OKR's, om een holistische benadering van talentmanagement te bieden.

Waarom ik voor Peoplebox heb gekozen: De analysemotor van de software maakt gebruik van generatieve AI om complexe datasets te interpreteren en voorspellende inzichten te bieden die leiders kunnen helpen proactieve beslissingen over hun personeelsbestand te nemen. Zo helpt de mogelijkheid om trends in betrokkenheid en prestaties te analyseren bijvoorbeeld bij het identificeren van mogelijke verbeterpunten.

Daarnaast beschikt het platform over aanpasbare dashboards die kunnen worden afgestemd op de specifieke behoeften van elke gebruiker, of het nu gaat om HR-professionals die gedetailleerde rapporten over personeelstrends nodig hebben of leidinggevenden die snel inzicht willen in prestatiemaatstaven voor het hele bedrijf. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat alle gebruikers eenvoudig door de gegevens kunnen navigeren en precies de inzichten kunnen verkrijgen die ze nodig hebben om strategische besluitvorming te ondersteunen.

Belangrijkste functies en integraties van Peoplebox

Functies omvatten het beheer van één-op-éénvergaderingen, check-ins, geautomatiseerde betrokkenheidsenquêtes en anonieme berichten. Het platform importeert ook personeelsgegevens uit verschillende kanalen, werkt doelen en projecten bij en maakt eenmalige aanmelding mogelijk.

Daarnaast stelt de organigramfunctie van de tool HR- en talentmanagers in staat om alle personeelsanalyses op één plek te bekijken.

Integraties omvatten Jira, Microsoft Teams, Slack, Asana, Notion, HubSpot, Google Analytics, Outlook, BambooHR, Darwinbox, Zoho People en meer.

SurePayroll is een cloudgebaseerde salarisdienst die zich toelegt op het helpen floreren van kleine bedrijven. Met de software kun je zonder moeite een salarisadministratie instellen en deze op bepaalde datums automatisch uitvoeren.

Waarom ik voor SurePayroll heb gekozen: Met hun software kun je je team op tijd betalen via directe storting. Via het dashboard van de oplossing heb je vanaf één centrale locatie toegang tot statusrapporten en eerdere salarisbetalingen, en kun je personeelsvoordelen bijhouden. De tool wordt geleverd met een speciale mobiele app waarmee je overal de salarisadministratie kunt uitvoeren en je team toegang geeft tot hun loonstroken. 

Functies en integraties van SurePayroll:

Functies omvatten automatische salarisadministratie, belastingberekeningen, aangifte van loonbelasting, directe storting, eenvoudige installatie, mobiele toegang en live klantenondersteuning vanuit de VS,

Integraties zijn beschikbaar met meerdere oplossingen, waaronder QuickBooks Online, tijdregistratie, WebHR en Xero. 

Wat gratis is: SurePayroll is maximaal 60 dagen gratis. Na je proefperiode biedt de software aangepaste prijzen op aanvraag.

Sage Payroll is een volledige online payrolloplossing die kleine bedrijven helpt hun boekhoud- en salarisgegevens op één centrale locatie te synchroniseren.

Waarom ik voor Sage Payroll heb gekozen: De software bevat enkele HR-beheerfuncties, zoals urenregistratie en verlofbeheer, zodat je een klein team kunt organiseren zonder extra beheertools. 

Functies en integraties van Sage Payroll:

Functies omvatten de mogelijkheid om je werknemers te betalen via directe stortingen, elektronische betaaloplossingen of cheques. Het dashboard van de software geeft je toegang tot historische salarisverwerkingen en stelt je in staat meldingen in te stellen voor lopende salarisadministratietaken. Werknemers kunnen het zelfbedieningsportaal gebruiken om hun loonstroken en documentatie te bekijken. 

Integraties zijn beschikbaar met alle andere Sage-oplossingen, waaronder Sage Accounting, Sage HR en Sage Intacct.  

Wat is gratis: Sage Payroll is 30 dagen gratis te gebruiken. Daarna beginnen de betaalde abonnementen bij $3/werknemer/maand plus $10/maand aan basiskosten. 

FoxHire is ontwikkeld voor uitzendbureaus en HR-teams die contractanten aannemen, maar niet zelf de salarisadministratie, naleving of arbeidsrisico's willen beheren. Als werkgever van registratie (EOR) neemt het de wettelijke werkgeversverantwoordelijkheden op zich—belastingen, arbeidsvoorwaarden, verzekeringen, inwerken en werknemersclassificatie—zodat uw team overal in de VS talent kan plaatsen zonder de administratieve last op zich te nemen.

Waarom ik voor FoxHire heb gekozen

Ik heb voor FoxHire gekozen omdat het de volledige verantwoordelijkheid neemt voor salarisadministratie en nalevingstaken die contractplaatsingen doorgaans vertragen. U kunt werknemers snel inwerken met digitale formulieren, achtergrondcontroles en geautomatiseerde documentverzameling, in plaats van handmatig achter papierwerk aan te gaan.

FoxHire berekent ook loonheffingen, verwerkt betalingen, beheert financiering en regelt werknemerscompensatie, waardoor de kans op fouten en kostbare nalevingsproblemen afneemt. Ik vind het prettig dat wervingsspecialisten dankzij realtime offertes voor factureringstarieven en loontarieven inzicht krijgen in marges, waardoor het gemakkelijker wordt om de winstgevendheid te bewaken. Al met al is het een sterke keuze als u het aannemen van contractanten wilt uitbreiden zonder interne infrastructuur voor salarisadministratie of naleving op te bouwen.

Belangrijkste functies van FoxHire

Hier zijn enkele opvallende functies die het vermelden waard zijn:

• Landelijke EOR-dekking: Neem contractanten in elke Amerikaanse staat in dienst zonder lokale entiteiten op te richten.
• Digitale inwerkprocedure: Verzamel I-9-formulieren, W-4-formulieren, contracten en kwalificaties via begeleide onlineformulieren.
• Financiering van salarisadministratie en belastingaangifte: FoxHire schiet salarissen voor, verzorgt rechtstreekse stortingen en beheert federale en lokale belastingaangiften.
• Portalen voor klanten en wervingsspecialisten: Houd urenstaten, onkosten, marges en factuuractiviteiten bij in afzonderlijke dashboards.

Integraties van FoxHire

Integraties zijn onder meer Bullhorn ATS, SAP Fieldglass en Loxo.