Vereisten voor HR-software: inzicht in uw behoeften
Inzicht in de rol van HR in kleine bedrijven en grote ondernemingen is essentieel bij het evalueren van de kosten van HR-software, zodat de oplossing aansluit bij het budget en de doelstellingen van het bedrijf.
Om met deze veranderende behoeften om te gaan, ontwikkelt HR-software zich ook verder. Het is niet langer alleen bedoeld voor het beheren van de salarisadministratie, hoewel dat nog steeds een belangrijke kernfunctie van HR is.
Meer dan ooit is het implementeren van HR-software belangrijk om ervoor te zorgen dat je bedrijf een concurrerende werkgever blijft binnen de veranderende arbeidsmarkt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Belangrijke vereisten voor HR-software
Elk bedrijf heeft unieke behoeften op het gebied van de functies en mogelijkheden van een HR-oplossing. Toch zijn er enkele overeenkomsten als het gaat om ervoor te zorgen dat de HR-software die je kiest de productiviteit en tevredenheid binnen je hele bedrijf verhoogt.
Oriënterende vragen bij het selecteren van HR-software
Ongeacht welk type HR-managementsoftware je nodig hebt, moet je deze belangrijke aandachtspunten in overweging nemen om ervoor te zorgen dat je alle voordelen van HR-managementsoftware benut:
- Is de software eenvoudig te gebruiken voor zowel je HR-professionals als je medewerkers?
- Kan de software worden geïntegreerd met je andere HR-softwaresystemen?
- Is de software schaalbaar en flexibel als de behoeften van je bedrijf veranderen?
- Is de software cloudgebaseerd of lokaal gehost?
- Is er een mobiele app beschikbaar?
- Voldoet de software aan de normen voor gegevensbeveiliging, zoals de naleving van de AVG?
- Verbetert de software de efficiëntie van HR-processen (zoals het overbodig maken van spreadsheets)?
- Biedt de software automatiseringen voor veelvoorkomende tijdrovende taken?
Zodra deze vragen zijn beantwoord, kun je doorgaan naar de volgende fase van je selectieproces en individuele softwarefuncties bekijken.
Belangrijke kenmerken van effectieve HR-software
HR-software kan worden aangepast en er zijn tal van verschillende opties beschikbaar die aansluiten bij de specifieke zakelijke behoeften van je bedrijf. Toch zijn er enkele functies die volgens ons vrijwel altijd voordelen bieden:
- Portaal voor zelfbediening van medewerkers: Als medewerkers rechtstreeks belangrijke documenten kunnen bekijken, hun rooster kunnen inzien, verlof kunnen aanvragen en trainingen kunnen volgen, nemen ze alleen voor belangrijke zaken contact op met je HR-team.
- Wervings- en inwerkwerkstromen: Zoek naar ingebouwde hulpmiddelen die helpen om het wervings- en inwerkproces te standaardiseren en te stroomlijnen, waaronder het plaatsen van vacatures, aanbiedingsbrieven, digitale handtekeningen en controlelijsten voor nieuwe medewerkers, allemaal op één plek.
- Functies op basis van kunstmatige intelligentie (AI): Geavanceerdere HR-hulpmiddelen bevatten tegenwoordig AI om te helpen bij taken zoals het screenen van cv's, voorspellende analyses voor personeelsverloop en gepersonaliseerde aanbevelingen voor leren en ontwikkeling, zodat je sneller en beter onderbouwde beslissingen kunt nemen.
- Tijdmanagement: Geautomatiseerd tijdmanagement kan de werkstroom verbeteren, vooral wanneer medewerkers rechtstreeks toegang hebben. Veel HR-systemen bevatten teamkalenders en meldingen over aanwezigheid om de gevolgen van afwezigheid te helpen beperken.
- Beheer van de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden: Met zelfbedieningsinschrijving voor arbeidsvoorwaarden kunnen medewerkers hun arbeidsvoorwaardenpakketten bekijken, selecteren en bijwerken zonder tussenkomst van HR. Dit vermindert heen-en-weergesprekken en zorgt ervoor dat deadlines voor arbeidsvoorwaarden worden nageleefd.
- Mogelijkheden voor leren: In een onderzoek van Quantum Workplace noemden medewerkers doorgroeimogelijkheden als een van de belangrijkste redenen voor medewerkersbetrokkenheid. Overweeg een HR-oplossing met een geïntegreerd leerbeheersysteem (LMS) of een trainingsmodule om je medewerkers te helpen hun vaardigheden in de loop van de tijd te ontwikkelen.
- Analyse en rapportage: HR-software verzamelt veel gegevens over medewerkers, maar je wilt deze niet naar een ander systeem hoeven te exporteren om te ontdekken wat ze betekenen. De beste HR-software bevat gegevensdashboards en ingebouwde analysemogelijkheden.
Specifieke vereisten voor verschillende typen HR-software
Hoewel je misschien alleen een oplossing voor medewerkersbeheer zoekt voor problemen op een van deze gebieden, valt HR-kernsoftware over het algemeen in vier basiscategorieën:
- HR-gegevensbeheer (bijv. HR-informatiesystemen, of HRIS)
- Salarisadministratie-, financiële en boekhoudsoftware
- Wervings-, aanname- en onboardingsoftware
- Software voor prestatiebeheer van medewerkers
Elk type software heeft andere vereisten. Maar wat zijn de vereisten van elk type en waar moet je op letten bij het kiezen van je centrale HR-softwareoplossing?
Vereisten voor software voor humanresourcesbeheer
Software voor humanresourcesbeheer (HRMS) is een suite van toepassingen waarmee verschillende HR-processen worden beheerd, waaronder werving, prestatiebeoordelingen, het bijhouden van medewerkersgegevens en vele andere taken.
HRMS-software oplossingen variëren sterk, van eenvoudige HRMS-software (ook wel HRIS-software genoemd) tot zeer geavanceerde en complexe oplossingen.
Omdat HRMS-software zo uiteenloopt, moet je eerst een RFP voor HR-software opstellen waarin je vastlegt wat je bedrijf ervan nodig heeft, voordat je de software kunt beoordelen. Veelvoorkomende functies van HRMS-software zijn:
- Verwerking van salarisadministratie
- Beheer van werknemersvoordelen
- Hulpmiddelen voor werving en aanname
- Hulpmiddelen voor onboarding en training
- Een leerbeheersysteem (LMS)
- Opslag van medewerkersgegevens
- Aanwezigheidsregistratie of digitale urenstaten
- HR-statistieken en analyses
Kijk eerst naar de prioriteiten en doelstellingen van je bedrijf. Waar is je bedrijf het efficiëntst? En waar heeft het moeite om efficiëntie te bereiken? Richt je op de gebieden waar je hulp nodig hebt en maak een checklist met vereisten om de functies vast te leggen die je het meest nodig hebt.
Kijk vervolgens naar de technische vereisten van je bedrijf. Hoeveel medewerkersgegevens moeten er worden opgeslagen? En hoeveel gebruikers zullen je HR-software hebben?
Als je HRMS-software bepaalde talen moet ondersteunen of je moet helpen met specifieke wettelijke kwesties, zet dat dan op je checklist met vereisten en neem het ook op in je businesscase.
Niet alle HRMS-softwareoplossingen bevatten functies zoals salarisbeheer of het beheren van werknemersvoordelen als onderdeel van hun basisdienst. Als die functies noodzakelijk zijn, voeg ze dan toe aan je lijst.
Vereisten voor software voor salarisadministratie en werknemersvoordelen
Software voor salarisadministratie en werknemersvoordelen helpt je de maandelijkse kosten van werknemersvoordelen bij te houden, de salarisadministratie te verwerken, loonheffingen te berekenen en in te dienen en aanverwante financiële taken te beheren.
Bij dit type software helpen de volgende vragen je om de vereisten van je bedrijf te bepalen:
- Hoeveel medewerkers heb je?
- Heb je seizoensmedewerkers of tijdelijke medewerkers?
- Bied je werknemersvoordelen aan?
- Hoe ervaren is je salarisadministrateur?
- Met welke wetgeving moet je rekening houden?
- Welke analyses heb je nodig?
- Betaal je verkoopbeloningen of bonussen?
Om deze gegevens van meerdere leveranciers te kunnen vergelijken, raad ik aan om bij ten minste je 3 belangrijkste keuzes voorstellen voor salarisadministratie op te vragen om het proces te vereenvoudigen.
Bedrijven hebben doorgaans salarisadministratie- en werknemersvoordelensoftware nodig die de volgende functies biedt:
- Integratie met bestaande HR-databases
- Ondersteuning bij naleving van belastingwetgeving
- Bijhouden van vakantie- en ziekteverlof
- Zelfbedieningstoegang voor medewerkers tot loonstroken en belastingformulieren
- Automatisch bijhouden of medewerkers in aanmerking komen voor werknemersvoordelen
Bij het opschalen van salarissystemen is het essentieel om een risicoanalyse en specificatie van de vereisten uit te voeren voordat je een leverancier kiest. Ontwikkel een robuuste beoordelingskaart om de juiste partner voor jouw behoeften te selecteren.
Vereisten voor wervingssoftware
Functies van wervingssoftware omvatten vaak een sollicitantvolgsysteem (ATS), relatiebeheer voor kandidaten en software voor sollicitatiegesprekken.
Functies die bij veel subtypes van wervingssoftware voorkomen, zijn onder meer het automatisch plaatsen van vacatures op websites en sociale media, de mogelijkheid om cv's online te accepteren en hulpmiddelen om ongeschikte kandidaten eruit te filteren en geschikte kandidaten met elkaar te vergelijken.
Volgens Business News Daily moeten bedrijven op zoek gaan naar wervingssoftware die aan de volgende vereisten voldoet:
- Kan op specifieke vacaturebanken plaatsen
- Heeft een mobielvriendelijke interface
- Biedt flexibele prijzen
- Heeft een snel sollicitatieproces
- Garandeert naleving van arbeidswetgeving
Als de prijs bovendien een beperkende factor is voor je software-investering, zijn de meest betaalbare wervingstools meestal wervingssystemen voor kleine bedrijven.
Vereisten voor software voor prestatiebeheer
Software voor prestatiebeheer helpt bedrijven de prestaties van werknemers beter te begrijpen. Een van de belangrijkste voordelen van tools voor prestatiebeheer is dat ze bedrijfsleiders in staat stellen gegevens over werknemers te volgen en te analyseren en individuele werknemers te beoordelen.
Voor dit type software zijn de belangrijkste vereisten de volgende:
- Gebruiksgemak
- Mogelijkheid om doelen in te stellen
- Mogelijkheden voor het volgen van voortgang
- Mogelijkheid om voortdurend feedback te geven
- Automatische herinneringen voor deadlines van prestatiebeoordelingen
- Eenvoudige communicatie tussen werknemers en managers
Natuurlijk wil je ook dat je software voor prestatiebeheer flexibel, aanpasbaar en compatibel is met je andere systemen. De prijs van systemen voor prestatiebeheer is ook cruciaal, omdat je iets nodig hebt dat binnen je budget past. Hetzelfde geldt voor alle HR-software die je op je shortlist zet!
Vervolgens bekijken we deze vereisten en hoe je ze kunt evalueren.
HR-software evalueren
Hoe kun je een HR-oplossing beoordelen op flexibiliteit en aanpasbaarheid? En waar moet je rekening mee houden bij het bepalen van de totale kosten van een HR-oplossing? Laten we erin duiken.
Compatibiliteit met bestaande HR-systemen
De implementatie van een HR-beheeroplossing betekent waarschijnlijk dat je deze moet integreren met andere systemen die momenteel in gebruik zijn, zoals ERP-, financieel beheer- en CRM-software. Hierdoor kun je informatie efficiënter delen en een veel completer beeld krijgen van de analyses van je bedrijf.
Een leverancier moet je kunnen vertellen of zijn software compatibel is met de andere systemen die je gebruikt en je de mogelijkheid bieden om de software te testen voordat je tot aankoop overgaat. Je wilt ook bevestigen dat de leverancier doorlopende ondersteuning en updates biedt om compatibiliteit te garanderen met systemen die je in de toekomst mogelijk implementeert.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid
Bedrijven staan niet stil, dus je HR-software kan dat ook niet doen. De software moet met je behoeften meegroeien (of juist kunnen krimpen). Wanneer je op zoek bent naar een HR-oplossing, is het belangrijk om na te gaan welke belangrijke functies en mogelijkheden je in de toekomst nodig denkt te hebben. Als de software de extra functies bevat die je wilt, hoeveel kost het dan om deze te implementeren wanneer het zover is?
Flexibiliteit is essentieel. Je HR-processen kunnen in de loop van de tijd veranderen en het systeem moet je de mogelijkheid bieden om je aan te passen zonder een volledige herziening. Je wilt workflows en rapporten kunnen aanpassen aan je veranderende behoeften.
Kostenfactoren om rekening mee te houden
De kosten van HR-software kunnen op verschillende manieren worden berekend. Het is belangrijk om dit in gedachten te houden tijdens je zoektocht.
Voor veel soorten software betalen bedrijven naast een vast maandelijks bedrag een maandelijks bedrag per gebruiker of medewerker. Sommige systemen brengen mogelijk ook implementatiekosten in rekening om hun software in te stellen volgens je systeemvereisten. Inzicht in prijsmodellen voor HRIS kan je helpen om effectief budget vrij te maken voor je investering in HR-technologie.
Oplossingen voor grotere bedrijven vragen vaker om een eenmalige aankoop tegen een vaste prijs, die vaak is gebaseerd op de omvang van het bedrijf. Houd er ook rekening mee dat het vergroten van de opslagcapaciteit, het implementeren van extra functies en het krijgen van aangepaste ondersteuning van de softwareleverancier waarschijnlijk allemaal extra kosten met zich meebrengen.
Kleinere bedrijven vinden mogelijk dat gratis of opensourcesoftware beter bij hen past, maar daar zijn beperkingen aan verbonden. Opensource-HR-software geeft je alleen toegang tot de softwarecode. Je hebt dus iemand met programmeerkennis nodig om er een bruikbare oplossing van te maken.
Sommige leveranciers bieden gratis of goedkope HR-software aan die betaalbaar is om mee te beginnen, maar alleen zeer basisfuncties bevat. Bij deze abonnementen kosten extra functies meer.
Lees voor een diepgaande analyse van de kosten van HR-technologie ons artikel "Is je organisatie klaar voor HR-technologie?"
Nieuwe HR-software lanceren
Nieuwe software introduceren is lastig. Uit een rapport van McKinsey bleek zelfs dat slechts 16% van de respondenten vond dat de digitale transformatie van hun bedrijf succesvol was. Maar een succesvolle softwarelancering levert grote voordelen op. HR-software kan de efficiëntie verhogen, kosten verlagen en de tevredenheid en het behoud van medewerkers verbeteren. Om deze voordelen van HCM-software of HR-software te behalen, is het cruciaal om een goed plan te hebben.
Je HR-software implementeren
Nu je je HR-software hebt gekozen, is het tijd om deze te implementeren. PeopleGoal raadt een implementatiecyclus van zes weken aan.
Daarbij is tijd inbegrepen voor het configureren van accounts en het testen van een proefproject door je HR-afdeling voordat je de software binnen het hele bedrijf lanceert.
Door een goed gepland proces te volgen en elke stap te documenteren, kun je ervoor zorgen dat je zo weinig mogelijk problemen tegenkomt.
Een proefteam dat bestaat uit medewerkers van elk niveau binnen het bedrijf en met verschillende niveaus van technische kennis helpt je om problemen bij de lancering op te lossen.
Verschillende soorten medewerkers hebben verschillende vereisten voor je HR-software en ervaren verschillende knelpunten bij het gebruik ervan.
Door rekening te houden met hun feedback help je om van je digitale HR-transformatie een succes te maken.
HR-software introduceren aan je team
Nu je de software hebt ingesteld en getest en eventuele problemen die door je proefteam zijn gemeld hebt opgelost, is het tijd om deze aan de rest van het bedrijf te introduceren.
In dit proces is goede communicatie van vitaal belang om een positieve werknemerservaring te creëren. Zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van de details van de lancering en weten waar ze terechtkunnen voor ondersteuning bij het gebruik van je nieuwe HR-oplossing.
Je team moet enthousiast zijn over de voordelen die je nieuwe HR-software biedt. Helpt deze hen om eenvoudig vakantiedagen aan te vragen? Of helpt deze om hun gevoelige werknemersgegevens veilig te houden? Zorgt deze ervoor dat ze regelmatig geplande coaching ontvangen, waardoor hun loopbaanontwikkeling verbetert?
Als je werknemers het gevoel hebben dat er iets voor hen in zit, zul je meer werknemersbetrokkenheid en meer draagvlak binnen het bedrijf als geheel hebben.
Voor de tevredenheid van werknemers is het in het bijzonder belangrijk dat je werknemers weten dat je naar hen luistert.
Als een werknemer het gevoel heeft niet over de benodigde vaardigheden voor de nieuwe software te beschikken, zorg er dan voor dat diegene toegang heeft tot passende opleidingsmogelijkheden.
Of, als een werknemer een slechte ervaring heeft gehad met eerdere softwarelanceringen, luister dan naar hun zorgen en pak deze aan.
Elke werknemer die tevreden is met je HR-oplossing zal anderen beïnvloeden en zo bijdragen aan de tevredenheid van werknemers als geheel.
Wat is de volgende stap?
Wil je op de hoogte blijven van alles wat met HR-software te maken heeft? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van People Managing People en ontvang de nieuwste trends en inzichten op het gebied van HR-technologie rechtstreeks in je inbox.
