Belastingen voor werken op afstand: deskundige gids voor het belastingseizoen van dit jaar

Eenvoudig genoeg. Maar dat principe kent verschillende belangrijke uitzonderingen die HR-teams en werknemers op afstand moeten begrijpen voordat ze fouten maken.

Belastingen op werken op afstand worden steeds complexer en de hulpmiddelen lopen traag achter op veranderende regels. Naleving is het moeilijkste onderdeel, niet alleen het verwerken van de gegevens.

— Norma Delgado, oprichter van Global Payroll Geeks

---

Soorten werknemers op afstand en hoe hun belastingen verschillen

Niet alle werknemers op afstand worden op dezelfde manier belast. De eerste stap om de naleving goed te regelen, is begrijpen met wat voor soort werknemer je te maken hebt.

1. Werknemers die permanent op afstand werken werken doorlopend voor een bedrijf dat in een andere staat of een ander land is gevestigd. Hun belastingverplichtingen zijn afhankelijk van overeenkomsten, wederkerigheid en belastingverdragen tussen de betrokken rechtsgebieden.
2. Werknemers die tijdelijk zijn verhuisd kunnen voor een kortlopend project of een zakenreis in een andere staat werken. Afhankelijk van de duur en de betrokken staten kunnen zij tegelijkertijd belastingverplichtingen in twee staten krijgen.
3. Hybride werknemers verdelen hun tijd tussen thuis en een kantoor in een andere staat. Gewoonlijk moeten zij hun inkomen verdelen naar rato van het aantal gewerkte dagen op elke locatie en moeten zij mogelijk in beide staten aangifte doen.
4. Digitale nomaden verhuizen regelmatig, soms over internationale grenzen heen. Hun fiscale situaties behoren tot de complexste, omdat zij in meerdere landen kunnen voldoen aan de verblijfplaatscriteria.
5. Werknemers in situaties van gezamenlijke tewerkstelling, zoals werknemers die worden aangestuurd via een PEO-bedrijf, hebben belastingverplichtingen die worden gedeeld tussen de werkgever en de PEO. Het arbeidscontract bepaalt de juridische verantwoordelijkheid.
6. Zelfstandige opdrachtnemers zijn zelfstandig en volledig verantwoordelijk voor hun eigen belastingen, waaronder de belasting voor zelfstandigen, geschatte kwartaalbetalingen en alle toepasselijke aangiften bij de staat.

Inzicht in de categorie die op elke werknemer in je team van toepassing is, bepaalt elke daaropvolgende beslissing.

Het cruciale probleem van een verkeerde classificatie van werknemers

Voordat we verdergaan: de classificatie van werknemers is enorm belangrijk voor belastingdoeleinden, en fouten hierbij zijn kostbaar.

Een verkeerde classificatie van werknemers ontstaat wanneer een werknemer die feitelijk als werknemer functioneert, wordt aangemerkt als een zelfstandige opdrachtnemer, of andersom. De IRS onderzoekt deze classificatie zorgvuldig en de gevolgen van een verkeerde classificatie werken in beide richtingen door.

Voor werkgevers: als je een werknemer ten onrechte als opdrachtnemer classificeert, moet je mogelijk achterstallige belastingen, rente en boetes betalen voor alle loonbelastingen die je niet hebt ingehouden en afgedragen. Daarbovenop kan er aansprakelijkheid bestaan voor achterstallige arbeidsvoorwaarden.

Voor werknemers: als je ten onrechte als opdrachtnemer bent geclassificeerd, loop je werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid en Medicare mis en ben je persoonlijk verantwoordelijk voor de volledige belasting voor zelfstandigen (15.3%), die je bij een juiste classificatie met een werkgever zou hebben gedeeld.

Controleer je classificaties van werknemers regelmatig aan de hand van de richtlijnen van de IRS, vooral wanneer je een personeelsbestand op afstand uitbreidt.

---

Voor werkgevers: inhouding door de staat, nexus en nalevingsverplichtingen

Dit gedeelte is bedoeld voor HR-leiders, salarisadministrateurs en financiële teams die werknemers op afstand over staatsgrenzen heen beheren.

Inhouding van de inkomstenbelasting op staatsniveau: de basisregel

Zoals hierboven vermeld, houdt u doorgaans inkomstenbelasting op staatsniveau in op basis van de plaats waar de werknemer fysiek werkt. Als u een werknemer op afstand in Californië hebt, houdt u inkomstenbelasting in Californië in. Als u iemand in Texas hebt, waar geen inkomstenbelasting op staatsniveau geldt, is voor die staat geen inhouding vereist, hoewel andere verplichtingen (waarover hieronder meer) nog steeds van toepassing kunnen zijn.

Op federaal niveau zijn de regels uniform: voor alle W-2-werknemers, ongeacht waar zij werken, moet u federale inkomstenbelasting, sociale zekerheid (6,2%), Medicare (1,45%) en bijdragen aan FUTA (federale werkloosheidsbelasting) inhouden.

De inhouding op staatsniveau is waar het ingewikkeld wordt. HR-software met ingebouwde mogelijkheden voor salarisverwerking in meerdere staten kan een groot deel hiervan automatiseren, maar u moet de regels nog steeds begrijpen om deze correct te configureren.

De regel van het gemak van de werkgever

De meest verkeerd begrepen regel bij de belastingheffing op werken op afstand is de regel van het gemak van de werkgever (COE). Deze regel zet het standaardprincipe van de "werklocatie" op zijn kop: bepaalde staten mogen het inkomen van werknemers op afstand belasten alsof zij in de staat van de werkgever werken, ook wanneer zij zich fysiek elders bevinden.

De regel is alleen van toepassing wanneer de werkgever in een van deze staten is gevestigd en de werknemer vrijwillig op afstand werkt (voor zijn of haar eigen gemak), en niet omdat de werkgever dit vereist. Vanaf 2026 passen acht staten de COE-regel toe. Dit zijn Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon en Pennsylvania.

Staat	Wat vormt de aanleiding voor "noodzaak van de werkgever"?
New York	De werkgever moet werken op afstand als een echte zakelijke voorwaarde vereisen, niet het alleen toestaan
Pennsylvania	Werken op afstand moet door de werkgever zijn vereist; de werknemer moet de noodzaak aantonen
Delaware	Vereist door de werkgever; er zijn weinig formele uitzonderingen vastgesteld
Nebraska	Vereist door de werkgever; er geldt ook een toets op basis van de woonplaats
Alabama	Door de werkgever vereiste regeling voor werken op afstand
Oregon	De werkgever moet de locatie buiten de staat specifiek vereisen
Connecticut	Vereist door de werkgever en gedocumenteerd
New Jersey	Vereist door de werkgever; de regel is in juli 2023 ingevoerd

De versie van New York is de meest vergaande en heeft tot de meeste rechtszaken geleid. In mei 2025 handhaafde het Tax Appeals Tribunal van New York de COE-regel in de zaak Zelinsky en bevestigde het dat iemand simpelweg op afstand aannemen omdat die persoon daar woont, geen noodzaak van de werkgever vormt. Dit betekent dat de belasting van de staat van de werkgever nog steeds van toepassing is. Een beroep bij een hogere rechtbank loopt nog, dus dit blijft relevante jurisprudentie om te volgen.

In de praktijk: als uw bedrijf zijn hoofdkantoor in New York heeft en uw werknemer op afstand in Ohio vanuit huis werkt voor zijn of haar eigen gemak (en niet omdat u dit vereist), kan New York nog steeds inkomstenbelasting over dat loon verwachten, boven op eventuele verplichtingen in Ohio. Dit is een van de meest voorkomende bronnen van geschillen over dubbele belasting bij werken op afstand.

New Jersey en Connecticut hebben vergelijkbare regels, maar vanwege een wederkerigheidsvereiste activeren zij de COE-toets alleen als de thuisstaat van de werknemer ook een COE-regel heeft.

Voor werknemers: als uw werkgever in een van deze acht staten is gevestigd en u vrijwillig op afstand werkt, controleer dan of u mogelijk inkomstenbelasting verschuldigd bent in zowel uw staat als de staat van uw werkgever.

Wederkerigheidsovereenkomsten: waar ze zaken vereenvoudigen

Als uw werknemer in een staat woont die een wederkerigheidsovereenkomst heeft met de staat van uw bedrijf, wordt de situatie rond inhoudingen aanzienlijk eenvoudiger.

Staat	Heeft wederkerigheid met
Arizona	California, Indiana, Oregon, Virginia
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginia
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia, Wisconsin
Maryland	DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, North Dakota
Montana	North Dakota
New Jersey	Pennsylvania
North Dakota	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia
Pennsylvania	Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia
Virginia	DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia
West Virginia	Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Zorg ervoor dat werknemers de juiste vrijstellingsverklaringen invullen, zodat je geen belasting inhoudt voor de verkeerde staat.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Nexus begrijpen: wanneer één medewerker op afstand een fiscale aanwezigheid creëert

Nexus is de juridische term voor een bedrijf dat voldoende aanwezigheid in een staat heeft om onderworpen te zijn aan de belastingwetten van die staat. Voordat werken op afstand wijdverbreid werd, vereiste nexus doorgaans een fysiek kantoor of magazijn. Dat is niet langer het geval.

In de meeste staten kan één medewerker op afstand al nexus creëren, wat kan leiden tot:

• Registratie voor inhouding van inkomstenbelasting van de staat
• Registratie van een rekening voor werkloosheidsverzekering van de staat (SUI)
• Vereisten voor een werknemerscompensatieverzekering in die staat
• Mogelijke verplichtingen voor het indienen van aangiften voor vennootschapsbelasting of franchisebelasting
• In sommige gevallen verplichtingen tot het innen van omzetbelasting

Nexus verdwijnt niet wanneer de werknemer vertrekt. Zodra nexus is vastgesteld, is doorgaans een formele uitschrijving vereist.

Veelvoorkomende nexus-fouten die je moet vermijden:

• Een medewerker op afstand aannemen in een nieuwe staat zonder eerst loonadministratierekeningen te registreren ("stille loonadministratie-nexus")
• Ervan uitgaan dat een staat zonder inkomstenbelasting geen verplichtingen heeft; Washington heft geen inkomstenbelasting op lonen, maar vereist wel werkgeversbijdragen voor betaald gezins- en medisch verlof, langdurige zorgverzekering en betaald ziekteverlof
• Geloven dat Public Law 86-272 algemene bescherming biedt; deze wet beschermt alleen verkopers van tastbare goederen tegen inkomstenbelasting van de staat, en alleen voor acquisitieactiviteiten

Als een werknemer in meerdere staten werkt, kan belastingtoerekening vereist zijn, waarbij het inkomen naar verhouding aan elke staat wordt toegewezen op basis van het aantal dagen dat daar is gewerkt. Loonadministratiesoftware met mogelijkheden voor toerekening over meerdere staten kan dit automatiseren, maar een nauwkeurige registratie van de gewerkte dagen door werknemers is essentieel.

Staten zonder inkomstenbelasting, maar met andere verplichtingen

Negen staten heffen momenteel geen inkomstenbelasting op lonen van werknemers: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington en Wyoming.

Let op: New Hampshire en Tennessee hebben hun belastingen op rente en dividenden in 2025 geleidelijk afgeschaft, waardoor ze volledig vrij van inkomstenbelasting zijn. Werkgevers met medewerkers op afstand in deze staten zijn echter niet vrijgesteld van hun verplichtingen. Elke staat heeft een vorm van loonadministratieverplichtingen, werkloosheidsverzekering, werknemerscompensatie en staatsspecifieke voorschriften. Washington is het duidelijkste voorbeeld: geen inkomstenbelasting, maar wel aanzienlijke werkgeversbijdragen voor programma's voor betaald gezinsverlof, langdurige zorg en betaald ziekteverlof.

Controleer altijd het volledige beeld van de arbeidsbelastingen van elke staat, niet alleen of de staat inkomstenbelasting heft.

Checklist voor naleving bij het aannemen van een medewerker in een nieuwe staat

Wanneer je een medewerker op afstand aanneemt in een staat waar je bedrijf nog geen eerdere aanwezigheid had, doorloop je deze stappen vóór het eerste salaris:

1. Bepaal de gevolgen van nexus: bevestig welke staatsbelastingen en registraties van toepassing zijn
2. Registreer je voor het inhouden van staatsinkomstenbelasting: in de meeste staten moeten werkgevers zich registreren voordat ze belasting mogen inhouden
3. Open een rekening voor de werkloosheidsverzekering van de staat (SUI): SUI-tarieven en vereisten verschillen per staat en staan los van FUTA
4. Sluit een werknemerscompensatieverzekering af: vereisten en aanvaardbare aanbieders verschillen aanzienlijk
5. Bevestig lokale belastingverplichtingen: sommige steden en county's hebben hun eigen inkomstenbelastingen (bijv. New York City, Philadelphia, Denver)
6. Controleer staatsspecifieke verplichtingen: betaald gezinsverlof, betaald ziekteverlof, arbeidsongeschiktheidsverzekering, bijdragen voor langdurige zorg
7. Werk de loonadministratieconfiguratie bij: pas de juiste inhoudingspercentages toe, controleer of de regel voor het gemak van de werkgever niet van toepassing is en controleer reciprociteitsregelingen
8. Breng de werknemer op de hoogte van diens verplichtingen: mogelijk moeten zij ook hun inhoudingskeuzes bijwerken (equivalenten van W-4-formulieren)

Voor complexe situaties in meerdere staten, of als je snel uitbreidt naar veel staten, kan het inschakelen van een werkgever op papier deze stappen namens jou afhandelen.

Belastingverplichtingen van werkgevers: samenvatting

• Houd federale inkomstenbelasting, Social Security, Medicare en FUTA in en draag deze af voor alle W-2-werknemers
• Houd staatsinkomstenbelasting in en draag deze af op basis van de werklocatie van de werknemer (onder voorbehoud van COE-regels en reciprociteitsregelingen)
• Draag bij aan de werkloosheidsverzekering van de staat waar de werknemer werkt
• Houd een werknemerscompensatieverzekering aan volgens de vereisten van de staat
• Rapporteer inkomsten aan alle toepasselijke staten: vooral wanneer werknemers over verschillende rechtsgebieden zijn verspreid
• Houd nauwkeurige loonadministratie bij, inclusief werklocaties van werknemers en documentatie van eventuele locatiewijzigingen

---

Voor werknemers: waar je belasting verschuldigd bent en hoe je jezelf kunt beschermen

Dit gedeelte is bedoeld voor thuiswerkers die hun eigen aangifteverplichtingen proberen te begrijpen.

Waar betaal je belasting als je op afstand werkt?

Het korte antwoord: over het algemeen betaal je belasting in de staat waar je je werkzaamheden fysiek uitvoert. Als je in Colorado woont en werkt voor een bedrijf dat in New York is gevestigd, betaal je inkomstenbelasting in Colorado en betaal je ook federale inkomstenbelasting, net als ongeacht je locatie.

Er zijn echter belangrijke uitzonderingen die dit ingewikkeld kunnen maken:

• Als je werkgever is gevestigd in een van de acht staten met COE-regels en je vrijwillig op afstand werkt, ben je mogelijk ook belasting verschuldigd in de staat van je werkgever
• Als je gedurende het jaar vanuit meerdere staten werkt, moet je mogelijk aangiften als niet-ingezetene indienen in elke staat waar je hebt gewerkt
• Als je werkgever geen belasting inhoudt voor jouw staat, ben je zelf verantwoordelijk voor het doen van geschatte kwartaalbetalingen

Fiscale woonplaats en de 183-dagenregel

Elke staat definieert fiscale woonplaats op een andere manier, maar de meeste gebruiken een variant van de 183-dagenregel: als je in een kalenderjaar meer dan 183 dagen in een staat doorbrengt, word je daar over het algemeen beschouwd als fiscaal inwoner, waardoor volledige aangifteverplichtingen ontstaan.

Voor mensen die halverwege het jaar van staat zijn verhuisd, kan het zijn dat je in twee staten een inwoner gedurende een deel van het jaar bent en in beide staten aangifte moet doen als inwoner gedurende een deel van het jaar.

Voor digitale nomaden en frequente reizigers wordt de vraag naar de fiscale woonplaats echt complex. De belangrijkste factoren waar de meeste staten naar kijken zijn onder meer:

• Waar je permanente woning (domicilie) zich bevindt
• Waar je economische belangen en familiebanden geconcentreerd zijn
• Hoeveel dagen je in elke staat hebt doorgebracht
• Waar je geregistreerd bent om te stemmen, waar je rijbewijs is uitgegeven en waar je auto geregistreerd is

Belangrijk onderscheid: "woonplaats" en "domicilie" zijn niet hetzelfde. Een woonplaats is de plek waar je toevallig tijdelijk woont; je domicilie is je permanente woning, de plaats waarnaar je van plan bent terug te keren. Staten gebruiken domicilie om de status van langdurig ingezetene en belastingverplichtingen vast te stellen.

Aangifte in meerdere staten: wanneer je in meer dan één staat aangifte moet doen

Als je gedurende het jaar fysiek in meer dan één staat hebt gewerkt, moet je waarschijnlijk in beide staten aangifte doen. De meeste staten vereisen dat je inkomen toewijst op basis van het aantal dagen dat je op elke locatie hebt gewerkt. Hybride werknemers die een paar dagen per week over staatsgrenzen heen pendelen, worden hier in het bijzonder door geraakt; je hebt nauwkeurige gegevens nodig van je werklocatie per dag.

Om te voorkomen dat je twee keer volledige belasting betaalt over hetzelfde inkomen, bieden de meeste staten een belastingkrediet voor belasting die aan een andere staat is betaald. Dit krediet dekt niet altijd het volledige bedrag, vooral niet als de belastingtarieven verschillen, maar in de meeste gevallen voorkomt het daadwerkelijke dubbele belastingheffing.

Als je werkgever niet automatisch inhoudt voor elke staat waarin je werkt, ben je zelf verantwoordelijk voor geschatte driemaandelijkse belastingbetalingen aan die staten. Als je deze betalingen mist, kan dat leiden tot boetes wegens te lage betalingen, zelfs als je het verschil bij de belastingaangifte vereffent.

Wat werknemers moeten doen

• Stel je werkgever onmiddellijk op de hoogte wanneer je van werklocatie verandert, zelfs tijdelijk, zodat de inhoudingen correct kunnen worden aangepast
• Controleer of je thuisstaat en de staat van je werkgever een wederkerigheidsovereenkomst hebben die je aangifte kan vereenvoudigen
• Houd het hele jaar bij op welke dagen je in elke staat hebt gewerkt, vooral als je voor je werk reist of je tijd over meerdere locaties verdeelt
• Dien een aangifte als niet-ingezetene in voor elke staat waarin je inkomen hebt verdiend maar geen inwoner bent
• Doe driemaandelijkse geschatte betalingen als je werkgever geen belasting inhoudt voor een staat waar je belasting verschuldigd bent
• Raadpleeg een belastingadviseur voor situaties met meerdere staten; de wisselwerking tussen inwonerschapsregels, COE-regels en wederkerigheidsovereenkomsten kan tot onverwachte resultaten leiden

---

Belastingaftrek voor thuiswerkers in de VS

De TCJA-regel en waarom de meeste W-2-werknemers kosten voor een thuiskantoor niet kunnen aftrekken

Vóór de Wet op belastingverlagingen en banen (TCJA) van 2018 konden werknemers niet-vergoede werkgerelateerde kosten aftrekken in hun federale aangifte. De TCJA schafte deze aftrekpost voor W-2-werknemers af tot en met 2025. De huidige regering-Trump heeft aangegeven de wet te willen verlengen, waardoor deze beperking waarschijnlijk ook na 2025 van kracht blijft.

Als je een W-2-werknemer bent, kun je kosten voor een thuiskantoor over het algemeen niet aftrekken in je federale aangifte, zelfs niet als je fulltime vanuit huis werkt en je werkgever geen vergoeding verstrekt.

Uitzonderingen op staatsniveau: 13 rechtsgebieden staan W-2-aftrek nog steeds toe

Dit is wat veel handleidingen niet vermelden: verschillende staten en rechtsgebieden staan W-2-werknemers nog steeds toe om niet-vergoede werknemerskosten af te trekken in hun aangifte op staatsniveau, ook wanneer de federale aftrek niet beschikbaar is. Als je op afstand werkt in een van de volgende rechtsgebieden, controleer dan de regels van je staat:

• Californië
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• New Hampshire
• New York
• Noord-Dakota
• Pennsylvania
• Zuid-Dakota
• het District of Columbia
• Seattle (op stadsniveau)

Als je je in een van deze rechtsgebieden bevindt, zijn niet-vergoede kosten, een speciaal ingericht thuiskantoor, internet en een werktelefoon mogelijk aftrekbaar in je aangifte op staatsniveau. Bewaar bonnetjes en documentatie.

Aftrek voor zelfstandigen en onafhankelijke opdrachtnemers

Sommige staten verplichten werkgevers wettelijk om thuiswerkers te vergoeden voor werkgerelateerde kosten. Californië is het bekendste voorbeeld: werkgevers daar moeten werknemers alle noodzakelijke zakelijke kosten vergoeden, waaronder een deel van de internet- en telefoonkosten. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana en het District of Columbia hebben vergelijkbare vereisten.

Als je een werkgever bent met thuiswerkende werknemers in deze staten, stel je jezelf bloot aan boetes als je verplichte kosten niet vergoedt. Overweeg een duidelijk beleid voor een vergoeding voor thuiswerken en controleer je vergoedingspraktijken per staat.

Als je zelfstandig ondernemer bent of als onafhankelijke opdrachtnemer werkt, is de situatie veel gunstiger. Je kunt gewone en noodzakelijke zakelijke kosten aftrekken van je inkomen uit zelfstandig ondernemerschap, waaronder:

• Thuiswerkkantoorapparatuur (computers, beeldschermen, telefoons, meubilair)
• Telecommunicatiekosten (internet- en telefoondiensten die voor het werk worden gebruikt)
• Nutsvoorzieningen, evenredig aan het gebruik van het thuiskantoor (elektriciteit, gas, verwarming)
• Verzekeringen (zakelijke gedeelten)
• Zakelijke bankkosten en kosten voor bedrijfsvergunningen
• Zakelijke maaltijden (onderworpen aan de beperking van 50%)
• Werkgerelateerde reiskosten
• Een deel van de huur of hypotheekrente, gebaseerd op het aantal vierkante meters van het thuiskantoor

De aftrek voor het thuiskantoor. Deze is alleen beschikbaar als je een ruimte onderhoudt die uitsluitend en regelmatig voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, en wordt berekend volgens een van twee methoden:

Standaardmethode: Deel het aantal vierkante meters van je thuiskantoor door het totale aantal vierkante meters van je woning. Dat percentage is van toepassing op je werkelijke woonkosten.

Voorbeeld: kantoor van 200 vierkante voet ÷ totale woning van 2.000 vierkante voet = 10% van de woonkosten is aftrekbaar

Vereenvoudigde methode: Vermenigvuldig het aantal vierkante meters van je kantoor met $5 per vierkante voet, tot een maximum van 300 vierkante voet.

Voorbeeld: 200 vierkante voet × $5 = $1,000 aftrekbaar per jaar

De vereenvoudigde methode is gemakkelijker te berekenen; de standaardmethode levert vaak een grotere aftrek op als je werkelijke woonkosten hoog zijn. Bereken beide methoden om vast te stellen welke voor jou het voordeligst is.

Je kunt ook software voor onkostenbeheer gebruiken om je uitgaven het hele jaar door bij te houden. Hier vind je een praktisch overzicht van eenvoudige software voor onkostenbeheer om je te helpen de juiste tool te kiezen.

---

Belastingen op internationaal werken op afstand

Fiscale gevolgen van het internationaal aannemen van werknemers op afstand

Het uitbreiden van je talentenpool door werknemers op afstand aan te nemen over internationale grenzen heen introduceert een nieuwe laag van fiscale complexiteit. Werkgevers moeten belastingwetgeving navigeren die per land sterk verschilt, en fouten kunnen kostbaar zijn.

Belangrijke verplichtingen om te begrijpen:

Belastingverplichtingen in de locatie van de werknemer: Mogelijk moet je voldoen aan lokale belasting- en arbeidswetgeving, waaronder inhouding van inkomstenbelasting, socialezekerheidsbijdragen, pensioenvereisten en verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden, in het land waar je werknemer woont en werkt.

Registratie van de loonadministratie: In veel landen moeten buitenlandse werkgevers een lokale loonadministratie-eenheid registreren voordat ze werknemers legaal kunnen betalen. Zonder deze registratie ben je mogelijk verplicht een werkgever van registratie in te schakelen om de werknemer namens jou in dienst te nemen. Voor nearshore-werving in Canada vind je hier specifiek een gids voor de beste Canadese EOR-bedrijven.

Risico van een vaste inrichting

Een van de ernstigste en vaakst over het hoofd geziene risico's bij het internationaal aannemen van werknemers op afstand of bij een werkgever van registratie is een vaste inrichting (PE). Er ontstaat een vaste inrichting wanneer je bedrijf een voldoende belastbare aanwezigheid in een buitenlands land heeft. Dat kan simpelweg gebeuren doordat je daar permanent een werknemer hebt werken.

Zodra er een vaste inrichting is gevestigd, kan het buitenland van je verlangen dat je:

• Vennootschapsbelastingaangiften in dat rechtsgebied indient
• Vennootschapsbelasting betaalt over de winst die aan die aanwezigheid kan worden toegerekend
• Je registreert voor lokale btw of belastingen op goederen en diensten

Dit kan gebeuren zonder enige bewuste inspanning van jouw kant; één werknemer die permanent vanuit zijn of haar huis in Duitsland werkt, kan bijvoorbeeld een Duitse vaste inrichting voor een Amerikaans bedrijf creëren. Raadpleeg een belastingadviseur voordat je je eerste internationale werknemer aanneemt.

Hoe je de fiscale woonplaats van internationale werknemers bepaalt

De internationale belastingverplichtingen van je werknemer worden voornamelijk bepaald door hun land van fiscale woonplaats, het land waar zij wonen en hun belangrijkste economische banden hebben.

De meeste landen hanteren een variant van de 183-dagenregel: als je meer dan de helft van het belastingjaar in een land doorbrengt, word je daar over het algemeen als fiscaal inwoner beschouwd. De specifieke regels verschillen echter: sommige landen tellen volgens kalenderjaren, andere gebruiken voortschrijdende perioden van 12 maanden en sommige hanteren aanvullende toetsen op basis van domicilie en economische belangen.

Voor Amerikaanse staatsburgers die in het buitenland werken zijn de regels uniek: de VS belast zijn staatsburgers over hun wereldwijde inkomen, ongeacht waar zij wonen. Er zijn echter twee belangrijke vormen van tegemoetkoming beschikbaar:

• De uitsluiting van buitenlands verdiend inkomen (FEIE) stelt in aanmerking komende Amerikaanse staatsburgers in het buitenland in staat een deel van hun in het buitenland verdiende inkomen uit te sluiten van de Amerikaanse belasting (het uitsluitingsbedrag voor 2025 is $130,000)
• Met buitenlandse belastingkredieten kunnen Amerikaanse staatsburgers hun Amerikaanse belastingverplichting verrekenen met belastingen die al aan een ander land zijn betaald, waardoor dubbele belasting wordt verminderd of voorkomen

Om in aanmerking te komen voor de FEIE moet de werknemer voldoen aan de toets voor bona fide verblijf (verblijf in een ander land gedurende een volledig belastingjaar) of aan de toets voor fysieke aanwezigheid (minstens 330 dagen buiten de VS verblijven binnen een periode van 12 maanden).

Voor digitale nomaden die regelmatig grenzen overschrijden, kan het bepalen van de fiscale woonplaats daadwerkelijk complex zijn. Het wordt sterk aanbevolen een belastingadviseur te raadplegen die gespecialiseerd is in internationale belastingheffing.

Wat is een overeenkomst ter voorkoming van dubbele belasting (DTA)?

Een overeenkomst ter voorkoming van dubbele belasting (DTA), ook wel een belastingverdrag genoemd, is een bilaterale regeling tussen twee landen die bedoeld is om te voorkomen dat hetzelfde inkomen tweemaal wordt belast. De VS heeft DTA's met meer dan 60 landen.

Belangrijke punten over de werking van DTA's voor werknemers op afstand:

• DTA's bepalen doorgaans welk land het primaire heffingsrecht heeft over verschillende soorten inkomen
• Ze voorzien vaak in verlaagde tarieven voor bronbelasting op dividenden, rente en royalty's
• Ze specificeren de regels voor het bepalen van de fiscale woonplaats wanneer iemand in beide landen inwoner zou kunnen zijn
• Er moeten mogelijk nog steeds belastingaangiften worden ingediend in beide landen, zelfs wanneer een DTA van toepassing is en de feitelijke belastingverplichting tot nul wordt verminderd

Voor werkgevers: inzicht in welke DTA's van toepassing zijn op je internationale werknemers is essentieel om contracten en salarisadministratie correct in te richten. Werk samen met gespecialiseerde belastingadviseurs of bouw intern expertise op. Ga er niet van uit dat een DTA alle verplichtingen wegneemt; het verdrag vermindert deze op specifiek vastgelegde manieren.

Beste praktijken voor het beheren van grensoverschrijdende arbeidsbelastingen

• Begrijp de lokale regelgeving voordat je iemand internationaal aanneemt; inkomstenbelasting, sociale zekerheid, pensioenbijdragen en verplichte arbeidsvoorwaarden verschillen enorm per land
• Houd nauwkeurige gegevens bij over de locaties van werknemers, contracten en alle belastingformulieren; maak gebruik van salarissoftware met functies voor internationale naleving
• Stel duidelijk beleid voor werken op afstand op waarin wordt vastgelegd waar werknemers wel en niet mogen werken, en werk arbeidsovereenkomsten bij wanneer de afspraken veranderen
• Voer regelmatig nalevingscontroles uit, vooral nu de regelingen uit de pandemieperiode zijn verlopen en veel landen de handhaving van regels voor grensoverschrijdend werken hebben aangescherpt
• Werk samen met een EOR of internationale salarisdienstverlener voor landen waar je geen lokale expertise of entiteit hebt; zij nemen de verantwoordelijkheid als juridische werkgever op zich en verzorgen de lokale naleving

---

Wat veranderde er in 2026: regels die je nu moet kennen

De belastingregels voor werken op afstand zijn sinds de pandemie voortdurend in beweging. Dit is er veranderd en dit moet je in de gaten houden:

Regelingen uit de pandemieperiode zijn verlopen. Verschillende staten (waaronder Georgia, Indiana en Minnesota) hadden tijdens de pandemie richtlijnen uitgevaardigd die werknemers op afstand tijdelijk vrijstelden van verplichtingen die een nexus konden veroorzaken. Die regelingen zijn beëindigd. De standaardregels voor toerekening en inhouding van vóór de pandemie zijn weer van kracht. Als je team sinds 2020 over meerdere staten is verspreid en je je nalevingspositie niet opnieuw hebt beoordeeld, is dit het moment om dat te doen.

De COE-regel van New York bekrachtigd in Zelinsky (mei 2025). Het belastingtribunaal van New York heeft opnieuw bevestigd dat iemand op afstand aannemen omdat de kandidaat daar woont, geen noodzaak van de werkgever vormt. Werk op afstand dat uit persoonlijke voorkeur wordt verricht, blijft onderworpen aan inhouding door werkgevers die in New York gevestigd zijn. Er loopt nog een beroep, dus dit kan zich nog ontwikkelen, maar voorlopig blijft de regel van New York van kracht.

Beperkingen op aftrekposten uit de TCJA blijven van kracht. De opschorting van diverse gespecificeerde aftrekposten voor W-2-werknemers op grond van de wet op belastingverlagingen en banen loopt door tot en met 2025. De huidige regering heeft aangegeven deze bepalingen te willen verlengen, dus werknemers moeten er niet op rekenen dat de federale aftrek voor een thuiskantoor binnenkort opnieuw wordt ingevoerd.

De handhaving van de bronbelasting door staten neemt toe. Californië, New York en verschillende andere staten met hoge belastingen controleren steeds vaker claims over de woonplaats van werknemers op afstand en de rapportage van inkomsten uit meerdere staten. Werknemers die beweren dat ze uit de staat zijn verhuisd, maar sterke banden met hun voormalige staat behouden, vormen een specifiek aandachtspunt bij controles. Documentatie van wijzigingen in de fiscale woonplaats is belangrijker dan ooit.

Updates over staten zonder inkomstenbelasting: New Hampshire en Tennessee hebben hun belastingen op beleggingsinkomsten per 1 januari 2025 volledig afgeschaft, waardoor ze volledig vrij zijn van belasting op arbeidsinkomsten. Als u werknemers in deze staten had en inhoudingen op beleggingsinkomsten toepaste, werk dan uw configuraties bij.

---

Diensten en hulpmiddelen voor het beheren van belastingen op werken op afstand

Diensten voor formeel werkgeverschap (EOR)

Voor bedrijven die internationale werknemers willen aannemen of zich snel over Amerikaanse staten willen uitbreiden, is een EOR vaak de efficiëntste weg naar naleving. De EOR wordt in elk rechtsgebied de formele werkgever en neemt de verantwoordelijkheid op zich voor salarisadministratie, belastinginhouding, sociale bijdragen en naleving van de lokale arbeidswetgeving.

Belangrijke voordelen van een EOR zijn onder andere:

• Uitgebreid belastingbeheer: de EOR verzorgt inhoudingen, afdrachten, rapportages en wettelijke bijdragen in elk rechtsgebied
• Overdracht van juridische risico's: de EOR neemt de werkgeversaansprakelijkheid over, waardoor het nalevingsrisico voor uw bedrijf aanzienlijk afneemt
• Actuele expertise: EOR's volgen veranderende belastingregels, zodat uw team dat niet hoeft te doen
• Snelheid: u kunt binnen enkele dagen, in plaats van maanden, personeel in een nieuwe staat of een nieuw land aannemen

De beste EOR-opties worden besproken in onze gids over de beste diensten voor formeel werkgeverschap. Zo is Globalization Partners een sterke keuze voor bedrijven die internationaal uitbreiden.

Internationale salarisadministratiediensten

Internationale salarisadministratiediensten beheren de salarisverwerking in meerdere landen vanaf één platform, zonder de juridische werkgeversstatus op zich te nemen. Belangrijke functies om op te letten zijn:

• Betalingen in meerdere valuta met conforme lokale salarisverwerking
• Geautomatiseerde belastingberekeningen en aangiften in verschillende rechtsgebieden
• Integratie met uw bestaande HRIS
• Realtime salarisanalyses en inzicht in kosten

In tegenstelling tot EOR's vereisen internationale salarisdienstverleners dat u in elk land een lokale entiteit hebt of opricht. Ze zijn het meest geschikt voor bedrijven die al in meerdere rechtsgebieden juridisch aanwezig zijn en een efficiëntere manier nodig hebben om de complexiteit te beheren.

Belastingsoftware voor bedrijven

Goede belastingsoftware voor bedrijven automatiseert een groot deel van het berekenings- en aangifteproces voor Amerikaanse salarisadministratie in meerdere staten, integreert met uw HR-systemen en verkleint het risico op handmatige fouten. Voor verspreid werkende teams die uitsluitend in de VS actief zijn, is dit vaak het meest kosteneffectieve hulpmiddel voor naleving. Voor internationale teams hebt u daarnaast doorgaans mogelijkheden voor internationale salarisadministratie of EOR nodig.

Veelgestelde vragen

Wat houdt de regel "gemak van de werkgever" in?

De COE-regel is van toepassing in acht staten (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon en Pennsylvania). Deze regel staat die staten toe het inkomen van een werknemer op afstand te belasten alsof diegene in de staat van de werkgever werkt, zelfs als diegene zich fysiek ergens anders bevindt, wanneer de werkregeling op afstand bestaat voor het gemak van de werknemer en niet uit noodzaak voor de werkgever. De versie van New York wordt het actiefst gehandhaafd en is onlangs opnieuw bevestigd (mei 2025).

Kan een werknemer op afstand dubbel worden belast?

Ja. Werknemers op afstand kunnen te maken krijgen met dubbele belasting wanneer twee rechtsgebieden allebei aanspraak maken op het recht om hetzelfde inkomen te belasten. Dit gebeurt het vaakst tussen staten die de regel van het gemak van de werkgever toepassen en de thuisstaat van de werknemer, of internationaal wanneer een land hetzelfde inkomen als de VS belast. De meeste rechtsgebieden bieden verrekeningen, verdragen of wederkerigheidsovereenkomsten om dit te beperken, maar ze elimineren dubbele belasting niet altijd volledig.

Welke Amerikaanse staten hebben geen inkomstenbelasting?

Negen staten heffen geen inkomstenbelasting op lonen: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington en Wyoming. Geen inkomstenbelasting betekent echter niet dat er geen loonheffingsverplichtingen zijn. Werkgevers in Washington dragen bijvoorbeeld nog steeds bij aan programma’s voor betaald verlof om gezinsredenen, langdurige zorg en betaald ziekteverlof. Controleer altijd het volledige beeld van de loonheffingen van een staat voordat je uitgaat van een schone lei.

Welke belastingformulieren heb ik nodig wanneer ik externe opdrachtnemers in de VS betaal?

Drie formulieren om te kennen: laat de opdrachtnemer vóór aanvang van het werk een W-9 invullen, dien voor elke opdrachtnemer die gedurende het jaar $600 of meer ontvangt een 1099-NEC in en dien Formulier 1096 in bij de IRS als samenvatting van al je 1099-formulieren. Zowel de 1099-NEC als de 1096 moeten uiterlijk op 31 januari worden ingediend. Voor ontbrekende of te laat ingediende 1099-formulieren gelden boetes van $60–$630 per formulier, afhankelijk van hoe laat ze worden ingediend.

Als je op afstand werkt, waar betaal je dan belasting?

In de meeste gevallen betaal je belasting in de staat of het land waar je je werk fysiek uitvoert. Als je werkgever in een ander rechtsgebied is gevestigd, kun je daar ook verplichtingen hebben, vooral als de staat van de werkgever de regel van het gemak van de werkgever toepast. Laat dit altijd controleren door een belastingadviseur voor jouw specifieke situatie en controleer of er een wederkerigheidsovereenkomst bestaat tussen jouw staat en die van je werkgever.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen fiscaal of juridisch advies. Belastingwetten veranderen regelmatig en verschillen per rechtsgebied. Raadpleeg een gekwalificeerde belastingadviseur voor advies dat specifiek op jouw situatie is afgestemd.