Vereisten voor HR-software: inzicht in uw behoeften
Inzicht in de rol van HR in kleine bedrijven en grote ondernemingen is essentieel bij het evalueren van de kosten van HR-software, zodat de oplossing aansluit bij het budget en de doelstellingen van het bedrijf.
Om met deze veranderende behoeften om te gaan, ontwikkelt HR-software zich ook verder. De software is niet langer alleen bedoeld voor salarisadministratie—hoewel dat nog steeds een belangrijke kernfunctie van HR is.
Meer dan ooit is het implementeren van HR-software belangrijk om ervoor te zorgen dat je bedrijf een concurrerende werkgever blijft in een veranderend personeelsbestand.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Belangrijkste vereisten voor HR-software
Elk bedrijf heeft unieke behoeften wat betreft de functies en mogelijkheden van een HR-oplossing. Toch zijn er enkele overeenkomsten als het gaat om ervoor te zorgen dat de HR-software die je kiest de productiviteit en tevredenheid binnen je hele bedrijf verhoogt.
Vragen bij het selecteren van HR-software
Ongeacht welk type HR-managementsoftware je nodig hebt, moet je letten op de volgende belangrijke overwegingen om ervoor te zorgen dat je alle voordelen van HR-managementsoftware krijgt:
- Is de software eenvoudig te gebruiken voor zowel je HR-professionals als je medewerkers?
- Kan de software worden geïntegreerd met je andere HR-softwaresystemen?
- Is de software schaalbaar en flexibel als je bedrijfsbehoeften veranderen?
- Is de software cloudgebaseerd of wordt deze lokaal gehost?
- Is er een mobiele app beschikbaar?
- Voldoet de software aan de normen voor gegevensbeveiliging, zoals de AVG?
- Verbetert de software de efficiëntie van HR-activiteiten (bijvoorbeeld door spreadsheets overbodig te maken)?
- Biedt de software automatiseringen voor veelvoorkomende tijdrovende taken?
Als deze vragen zijn beantwoord, kun je doorgaan naar de volgende fase van je selectieproces en individuele softwarefuncties gaan bekijken.
Belangrijkste kenmerken van effectieve HR-software
HR-software is aanpasbaar en er zijn veel verschillende opties beschikbaar die aansluiten bij de specifieke bedrijfsbehoeften van je bedrijf. Toch zijn er enkele functies die volgens ons in vrijwel elke situatie nuttig zijn:
- Portaal voor zelfbediening door medewerkers: Als medewerkers rechtstreeks toegang hebben tot belangrijke documenten, hun rooster kunnen bekijken, verlof kunnen aanvragen en trainingen kunnen volgen, nemen ze alleen voor belangrijke zaken contact op met je HR-team.
- Wervings- en inwerkprocessen: Zoek naar ingebouwde hulpmiddelen die helpen om het wervings- en inwerkproces te standaardiseren en te stroomlijnen, waaronder het plaatsen van vacatures, aanbiedingsbrieven, digitale handtekeningen en checklists voor nieuwe medewerkers—allemaal op één plek.
- Functies voor kunstmatige intelligentie (AI): Geavanceerdere HR-hulpmiddelen bevatten nu AI om te helpen bij taken zoals het screenen van cv’s, voorspellende analyses voor personeelsverloop en gepersonaliseerde aanbevelingen voor leren en ontwikkeling—zodat je sneller en beter onderbouwde beslissingen kunt nemen.
- Tijdmanagement: Geautomatiseerd tijdmanagement kan de werkstroom verbeteren, vooral wanneer medewerkers rechtstreeks toegang hebben. Veel HR-systemen bevatten teamkalenders en meldingen over aanwezigheid om de gevolgen van afwezigheid te beperken.
- Beheer van de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden: Met zelfbediening voor arbeidsvoorwaarden kunnen medewerkers hun arbeidsvoorwaardenpakketten bekijken, selecteren en bijwerken zonder via HR te hoeven gaan. Dit vermindert heen-en-weercommunicatie en zorgt ervoor dat deadlines voor arbeidsvoorwaarden worden nageleefd.
- Mogelijkheden voor leren: In een onderzoek van Quantum Workplace noemden medewerkers groeimogelijkheden als een van de belangrijkste redenen voor medewerkersbetrokkenheid. Overweeg een HR-oplossing met een geïntegreerd leermanagementsysteem (LMS) of trainingsmodule om je medewerkers te helpen hun vaardigheden in de loop der tijd te ontwikkelen.
- Analyse en rapportage: HR-software verzamelt veel gegevens over medewerkers, maar je wilt deze niet naar een ander systeem hoeven exporteren om te ontdekken wat ze betekenen. De beste HR-software bevat gegevensdashboards en ingebouwde analysemogelijkheden.
Specifieke vereisten voor verschillende typen HR-software
Hoewel je misschien alleen een oplossing voor medewerkersbeheer zoekt voor problemen op een van deze gebieden, valt HR-kernsoftware over het algemeen in vier basiscategorieën:
- HR-gegevensbeheer (bijv. informatiesystemen voor personeelszaken, of HRIS)
- Salaris-, financiële en boekhoudsoftware
- Wervings-, aanwervings- en onboardingsoftware
- Software voor prestatiebeheer van medewerkers
Elk type software heeft andere vereisten. Maar wat zijn de vereisten van elk type en waar moet je op letten bij het kiezen van je kernoplossing voor HR-software?
Vereisten voor software voor humanresourcesbeheer
Software voor humanresourcesbeheer (HRMS) is een suite van toepassingen die verschillende HR-processen beheert, waaronder aanwerving, prestatiebeoordelingen, het bijhouden van medewerkersinformatie en vele andere taken.
HRMS-software oplossingen variëren sterk, van eenvoudige HRMS-software (ook wel HRIS-software genoemd) tot zeer geavanceerde en complexe oplossingen.
Omdat HRMS-software zo uiteenlopend is, moet je, voordat je deze kunt beoordelen, een RFP voor HR-software opstellen waarin je vastlegt wat je bedrijf ervan nodig heeft. Veelvoorkomende functies van HRMS-software zijn:
- Salarisverwerking
- Beheer van werknemersvoordelen
- Hulpmiddelen voor werving en aanwerving
- Hulpmiddelen voor onboarding en training
- Een leerbeheersysteem (LMS)
- Opslag van werknemersgegevens
- Aanwezigheidsregistratie of digitale urenstaten
- HR-statistieken en analyses
Kijk eerst naar de prioriteiten en doelstellingen van je bedrijf. Waar is je bedrijf het meest efficiënt? En waar heeft het moeite om efficiëntie te bereiken? Richt je op de gebieden waar je hulp nodig hebt en maak een checklist met vereisten om de functies vast te leggen die je het meest nodig hebt.
Kijk vervolgens naar de technische vereisten van je bedrijf. Hoeveel werknemersdossiers moeten worden opgeslagen? En hoeveel gebruikers zullen je HR-software hebben?
Als je wilt dat je HRMS-software bepaalde talen ondersteunt of je helpt met specifieke regelgeving, moet dat zowel op je checklist met vereisten als in je businesscase worden opgenomen.
Niet alle HRMS-softwareoplossingen bevatten functies zoals salarisbeheer of het beheer van werknemersvoordelen als onderdeel van hun basisdienst, dus als die nodig zijn, voeg je ze toe aan je lijst.
Vereisten voor salaris- en werknemersvoordelensoftware
Software voor salarisadministratie en werknemersvoordelen helpt je maandelijkse kosten voor werknemersvoordelen bij te houden, salarissen te verwerken, loonbelasting te berekenen en in te dienen en gerelateerde financiële taken te beheren.
Bij dit type software helpen de volgende vragen je om de vereisten van je bedrijf te bepalen:
- Hoeveel werknemers heb je?
- Heb je seizoensgebonden of tijdelijke werknemers?
- Bied je werknemersvoordelen aan?
- Hoe ervaren is je salarisadministrateur?
- Met welke wetgeving moet je rekening houden?
- Welk soort analyses heb je nodig?
- Betaal je verkoopbonussen of andere bonussen uit?
Om je te helpen deze details van meerdere leveranciers te vergelijken, raad ik aan om salarisvoorstellen op te vragen bij ten minste je 3 beste keuzes, zodat je het proces kunt vereenvoudigen.
Bedrijven hebben vaak salaris- en werknemersvoordelensoftware nodig die de volgende functies biedt:
- Integratie met bestaande HR-databases
- Ondersteuning bij naleving van belastingwetgeving
- Bijhouden van vakantie- en ziekteverlof
- Zelfbedieningstoegang voor werknemers tot loonstroken en belastingformulieren
- Automatisch bijhouden van de geschiktheid van werknemers voor werknemersvoordelen
Bij het opschalen van salarissystemen is het essentieel om een risicoanalyse en een specificatie van de vereisten uit te voeren voordat je een leverancier kiest. Stel een robuuste scorekaart op om de juiste partner voor jouw behoeften te selecteren.
Vereisten voor wervingssoftware
Functies van wervingssoftware omvatten vaak een volgsysteem voor sollicitanten (ATS), relatiebeheer voor kandidaten en software voor sollicitatiegesprekken.
Functies die bij veel subtypen van wervingssoftware voorkomen, zijn onder meer het automatisch plaatsen van vacatures op websites en sociale media, de mogelijkheid om cv's online te accepteren en hulpmiddelen om ongeschikte kandidaten eruit te filteren en geschikte kandidaten met elkaar te vergelijken.
Volgens Business News Daily moeten bedrijven op zoek gaan naar wervingssoftware die aan de volgende vereisten voldoet:
- Kan op specifieke vacaturebanken plaatsen
- Heeft een mobielvriendelijke interface
- Beschikt over flexibele prijsstelling
- Heeft een snel sollicitatieproces
- Waarborgt naleving van arbeids- en aanwervingswetten
Als de prijs bovendien een beperkende factor vormt voor je software-investering, zijn de meest betaalbare hulpmiddelen voor werving doorgaans wervingssystemen voor kleine bedrijven.
Vereisten voor prestatiemanagementsoftware
Prestatiemanagementsoftware helpt bedrijven de prestaties van medewerkers beter te begrijpen. Een van de belangrijkste voordelen van prestatiemanagementhulpmiddelen is dat ze bedrijfsleiders in staat stellen gegevens over medewerkers te volgen en te analyseren en individuele medewerkers te evalueren.
Voor dit type software omvatten de belangrijkste vereisten het volgende:
- Gebruiksgemak
- Mogelijkheid om doelen te stellen
- Mogelijkheden voor het volgen van voortgang
- Mogelijkheid om doorlopend feedback te geven
- Automatische herinneringen voor deadlines van prestatiebeoordelingen
- Eenvoudige communicatie tussen medewerkers en managers
Natuurlijk wil je ook dat je prestatiemanagementsoftware flexibel, aanpasbaar en compatibel is met je andere systemen. De prijs van prestatiemanagementsystemen is ook cruciaal, omdat je iets nodig hebt dat binnen je budget past. Hetzelfde geldt voor alle HR-software die je op je shortlist zet!
Vervolgens bekijken we deze vereisten en hoe je ze kunt evalueren.
Hoe je HR-software evalueert
Hoe kun je een HR-oplossing beoordelen op flexibiliteit en aanpasbaarheid? En waar moet je rekening mee houden bij het bepalen van de totale kosten van een HR-oplossing? Laten we erin duiken.
Compatibiliteit met bestaande HR-systemen
Het implementeren van een HR-managementoplossing betekent waarschijnlijk dat je deze moet integreren met andere systemen die momenteel in gebruik zijn, zoals ERP-, financieel beheer- en CRM-software. Hierdoor kun je informatie efficiënter delen en een veel completer beeld krijgen van de analyses van je bedrijf.
Een leverancier moet kunnen aangeven of zijn software compatibel is met de andere systemen die je gebruikt en moet je de mogelijkheid bieden om deze te testen voordat je tot aankoop overgaat. Je wilt ook bevestigen dat de leverancier doorlopende ondersteuning en updates biedt om compatibiliteit te garanderen met systemen die je in de toekomst mogelijk implementeert.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid
Bedrijven staan niet stil, dus je HR-software kan dat ook niet doen. De software moet met je behoeften meegroeien (of juist krimpen). Ga bij het zoeken naar een HR-oplossing na welke belangrijke functies en reikwijdte je in de toekomst verwacht nodig te hebben. Als de software de aanvullende functies bevat die je wilt, hoeveel kost het dan om deze te implementeren wanneer het zover is?
Flexibiliteit is essentieel. Je HR-processen kunnen in de loop van de tijd veranderen en het systeem moet je de mogelijkheid bieden om je aan te passen zonder een volledige herziening. Je wilt workflows en rapporten kunnen aanpassen aan je veranderende behoeften.
Kostenfactoren om rekening mee te houden
De kosten van HR-software kunnen op verschillende manieren worden berekend. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens je zoektocht.
Voor veel soorten software betalen bedrijven naast een vast maandelijks bedrag een maandelijks bedrag per gebruiker of werknemer. Sommige systemen brengen ook implementatiekosten in rekening om hun software in te richten volgens je systeemvereisten. Inzicht in prijsmodellen voor HRIS kan je helpen om effectief budget te reserveren voor je investering in HR-technologie.
Oplossingen voor grotere bedrijven vragen vaker om een eenmalige aankoop tegen een vaste prijs, die vaak is gebaseerd op de omvang van het bedrijf. Houd er ook rekening mee dat het uitbreiden van de opslagcapaciteit, het implementeren van aanvullende functies en het verkrijgen van aangepaste ondersteuning van de softwareleverancier waarschijnlijk extra kosten met zich meebrengen.
Kleinere bedrijven kunnen merken dat gratis of opensourcesoftware beter bij hen past, maar daar zijn beperkingen aan verbonden. Opensource HR-software geeft je alleen toegang tot de softwarecode. Je hebt dus iemand met programmeerkennis nodig om deze om te zetten in een bruikbare oplossing.
Sommige leveranciers bieden gratis of goedkope HR-software aan waarmee je betaalbaar kunt beginnen, maar die alleen zeer basisfuncties bevat. Bij deze abonnementen kosten extra functies meer.
Lees voor een diepgaande analyse van de kosten van HR-technologie ons artikel "Is je organisatie klaar voor HR-technologie?"
Nieuwe HR-software lanceren
Nieuwe software introduceren is moeilijk. Uit een rapport van McKinsey bleek zelfs dat slechts 16% van de respondenten vond dat de digitale transformatie van hun bedrijf succesvol was. Maar een succesvolle softwarelancering levert grote voordelen op. HR-software kan de efficiëntie verhogen, kosten verlagen en de tevredenheid en het behoud van werknemers verbeteren. Om deze voordelen van HCM-software of HR-software te behalen, is een goed plan essentieel.
Je HR-software implementeren
Zodra je je HR-software hebt gekozen, is het tijd om deze te implementeren. PeopleGoal adviseert een implementatiecyclus van zes weken.
Hierin is tijd opgenomen voor het configureren van accounts en het testen van een pilot door je HR-afdeling voordat je de software in het hele bedrijf introduceert.
Door een goed gepland proces te volgen en elke stap te documenteren, kun je ervoor zorgen dat je zo weinig mogelijk problemen tegenkomt.
Een pilotteam dat bestaat uit medewerkers van elk niveau binnen het bedrijf en met verschillende niveaus van technische kennis helpt je om problemen tijdens de lancering op te lossen.
Verschillende soorten werknemers hebben verschillende vereisten voor je HR-software en ervaren verschillende knelpunten bij het gebruik ervan.
Door hun feedback mee te nemen, vergroot je de kans dat je digitale HR-transformatie een succes wordt.
HR-software introduceren aan je team
Zodra je de software hebt ingesteld en getest en eventuele problemen van je pilotteam hebt opgelost, is het tijd om deze aan de rest van het bedrijf te introduceren.
In dit proces is goede communicatie essentieel om een positieve werknemerservaring te creëren. Zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van de details van de lancering en weten waar ze terechtkunnen voor ondersteuning bij het gebruik van je nieuwe HR-oplossing.
Je team moet enthousiast zijn over de voordelen die je nieuwe HR-software biedt. Helpt deze hen om eenvoudig vakantiedagen aan te vragen? Of helpt deze om hun gevoelige personeelsinformatie veilig te houden? Zorgt deze ervoor dat ze regelmatig geplande coaching ontvangen en zo hun loopbaanontwikkeling verbeteren?
Als je werknemers het gevoel hebben dat er iets voor hen in zit, zul je een grotere betrokkenheid van werknemers en meer draagvlak binnen het bedrijf als geheel hebben.
Vooral voor de tevredenheid van werknemers is het belangrijk dat je werknemers weten dat je naar hen luistert.
Als een werknemer het gevoel heeft dat die niet over de nodige vaardigheden voor de nieuwe software beschikt, zorg er dan voor dat diegene opleidingsmogelijkheden krijgt die bij hem of haar passen.
Of als een werknemer een slechte ervaring heeft gehad met eerdere softwarelanceringen, luister dan naar diens zorgen en pak deze aan.
Elke werknemer die tevreden is met je HR-oplossing zal anderen beïnvloeden en zo bijdragen aan de tevredenheid van werknemers als geheel.
Wat is de volgende stap?
Wil je op de hoogte blijven van alles wat met HR-software te maken heeft? Schrijf je dan in voor de People Managing People-nieuwsbrief en ontvang de nieuwste trends en inzichten over HR-technologie rechtstreeks in je inbox.
