Så väljer du löneprogram: En expertguide

Jag utgår från att du känner till de viktigaste funktionerna i löneprogramvara, så jag går inte igenom dem här.

Om jag skulle välja ny löneprogramvara för min organisation skulle jag tänka på följande:

1. Kan den effektivt stödja flera typer av medarbetare?

Det kan vara så att du anställer en blandning av heltidsanställda och timanställda samt uppdragstagare. Eftersom medarbetare klassificeras utifrån arbetstid, förmåner och yrkestyp måste din HR-programvara med lönefunktion kunna tillgodose de specifika behoven hos din arbetsstyrka.

Vissa system är särskilt anpassade för lönebehov hos heltidsanställda eller kontraktsanställda, medan andra erbjuder flexibla kategoriseringsalternativ.

Dessutom erbjuder vissa tjänster självbetjäningsportaler där medarbetare kan skicka in skatteuppgifter och se arbetstimmar och löneperioder.

2. Integreras programvaran enkelt med andra system?

Löneprogramvara integreras med HRMS, ekonomiprogram, system för tid och närvaro, plattformar för skattedeklaration, programvara för förmånshantering, ERP-system, system för direktinsättning, verktyg för efterlevnad, mobilapplikationer och system för utbildningshantering.

Om du väljer att använda ett fristående lönesystem behöver det kunna dela information med ditt HRMS eller HRIS, ekonomisystem eller programvara för tidsregistrering. I så fall är det värt att kontrollera hur enkelt dessa integrationer kan genomföras.

3. Beräknas, innehålls och rapporteras skatterna?

Hantering av löneskatter är ett verkligt problemområde. Ett pålitligt lönesystem förenklar processen med att beräkna, innehålla och rapportera skatter, vilket förebygger kostsamma fel.

Det bör också hantera löneutmätningar smidigt och säkerställa efterlevnad av domstolsbeslutade avdrag för underhållsstöd, skattekrav eller andra skyldigheter.

Leta efter en leverantör som inte bara innehåller rätt belopp utan också rapporterar dem till rätt myndigheter.

Några saker att tänka på:

• Är leverantören ett registrerat rapporteringsombud hos IRS?
• Är riktigheten vid skattedeklarationer ”garanterad”, vilket innebär att leverantören täcker kostnaderna för eventuella fel?

4. Erbjuder det direktinsättning?

Enligt en undersökning från American Payroll Association får 93 % av medarbetarna sin lön genom elektronisk insättning. Därför är detta en viktig funktion som jag skulle leta efter i en lönelösning.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Erbjuder det flexibla lönealternativ?

Det kan vara så att du vill betala medarbetare varje vecka, varannan vecka, två gånger i månaden eller månadsvis efter behov. Därför är möjligheten att köra obegränsat antal lönekörningar med flera frekvenser praktisk.

Dessutom är lön på begäran en mycket uppskattad förmån som ger medarbetare större ekonomisk flexibilitet.

6. Har det stöd för flera platser?

Om din organisation bedriver verksamhet i olika områden (eller om du tror att den kan komma att göra det i framtiden, till exempel genom att öppna en ny restaurang som behöver lönehantering), kan programvaran då beräkna och betala ut löner baserat på var varje anställd arbetar?

7. Vilka rapporteringsfunktioner erbjuder systemet?

Lönedata är en guldgruva för ekonomisk planering, efterlevnadsrevisioner och personalstrategi. Fråga om inbyggda rapporter, till exempel lönesammanställningar, skatteskulder, förmånsavdrag och analyser av arbetskraftskostnader. Kontrollera om rapporterna kan anpassas eller schemaläggas automatiskt. 

Fråga också om rapporterna kan exporteras till CSV eller integreras direkt med dina bokföringsverktyg. 

Tro mig, möjligheten att skapa tydliga och användbara rapporter kan spara tid och förbättra beslutsfattandet, så det är definitivt något att hålla utkik efter även om du väljer löneprogram för ett litet företag.

8. Är prisplanerna skalbara?

Kraven på löneprogram för ett litet lokalt företag skiljer sig naturligtvis avsevärt från kraven hos en stor multinationell organisation.

De leverantörer du utvärderar har sannolikt flera alternativ för prissättning av lönesystem beroende på företagets storlek och behov. 

Vanligtvis omfattar abonnemangsplaner en fast månadsavgift och en månadsavgift per anställd. Ett bra exempel på en leverantör av löneprogram som följer denna modell är Gusto, som tar ut en fast avgift på $40 per månad plus $6 för varje anställd. Ett företag med 100 anställda skulle därmed betala $640 per månad.  

Många månadsabonnemang omfattar flera nivåer, till exempel för nystartade företag eller större företag, där varje nivå erbjuder olika lönefunktioner och tjänster. De dyrare planerna kan omfatta extra teknisk hjälp, ytterligare HR-support, flera platser samt en personlig revisor som förbereder och lämnar in skattedeklarationer. 

Månadsabonnemangsmodellen föredras av företag, oavsett storlek, tack vare den låga månadsavgiften och möjligheterna att skala upp.

Alternativt kan en kostnadsfri lönelösning erbjuda alla viktiga funktioner du behöver utan de höga kostnaderna för traditionella system, även om du kan gå miste om mer avancerade funktioner.

9. Hur säkert är det?

Löneprogram lagrar känslig information om anställda, så det är viktigt att säkerställa att alla lösningar du överväger erbjuder följande säkerhetsåtgärder:

• PCI-efterlevnad
• MFA (multifaktorautentisering)
• Datakryptering
• Lösenordsskydd
• Begränsade åtkomstbehörigheter

10. Hur bra är kundservicen?

Det är mycket viktigt att göra rätt när du hanterar löner själv, så eventuella problem måste hanteras snabbt. Därför tittar jag alltid på nivån av tillgänglig kundsupport och läser recensioner som handlar om kundsupport.

Några faktorer att bedöma:

• Hjälpsamma artiklar och videor
• Kundsupportlinjer
• Onlinechatt
• Interna löneexperter.

11. Kan det anpassas?

Det löneprogram du väljer måste kunna anpassas efter ditt företags unika behov. Uppgraderingar eller tillägg kan ofta läggas till i programvaran för att hantera unika tidsinställningar, valutor eller skatteinställningar.

Du bör också leta efter anpassningsbara analysinstrumentpaneler för ersättningsrapportering som kan skräddarsys efter specifika behov.

Proffstips

Ett alltför komplext system kan hindra användning och produktivitet. Genom att prioritera användarvänliga gränssnitt och intuitiva arbetsflöden säkerställer man att teamen effektivt kan dra nytta av tekniken. De bästa lösningarna erbjuder konfigurerbarhet, djupgående funktioner och användarvänlighet, vilket gör det möjligt för organisationer att växa utan att göra avkall på effektivitet och resultat. — Dara Brenner, produktchef på Employ

Lönealternativ att överväga

Med ovanstående i åtanke finns här några lönealternativ att överväga:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Bäst för att förebygga fel med medarbetarnas medverkan
2. 2. Deel Payroll — Bäst för regelefterlevande lönehantering i över 150 länder
3. 3. Rippling — Bäst för global lönehantering med mängder av integrationer
4. 4. RemoFirst — Bäst för globala team i över 170 länder
5. 5. Paycor — Bäst för att automatisera löneuppgifter
6. 6. RemotePeople — Bäst för global lönehantering
7. 7. Homebase — Bäst för hantering av timanställda team
8. 8. Employment Hero — Bäst för kanadensiska små och medelstora företag
9. 9. BambooHR® — Bäst för medarbetares självbetjäning
10. 10. Gusto — Bäst för automatiserad skattedeklarering

För mer information kan du läsa vår sammanställning av de bästa lönesystemen.

En process i fem steg för att välja lönesystem

Följ slutligen denna process i fem steg för att välja rätt programvara.

Steg ett: Identifiera behoven

Innan du börjar undersöka leverantörer bör du ta dig tid att förstå dina intressenters specifika behov, inklusive medlemmarna i löneteamet, ledare, chefer och vanliga medarbetare.

Frågor som hjälper dig att identifiera behoven:

• Vilka är de vanligaste utmaningarna för personal-, löne- och ekonomiavdelningen?
• Hur kommer varje intressent att använda den nya programvaran – passar lönesystem för större företag bättre?
• På vilka sätt motsvarar det nuvarande HR-systemet eller den nuvarande processen inte behoven? (Processkartläggning kan hjälpa till här.)
• Vilka är de vanligaste klagomålen kopplade till lönehanteringen?
• Hur kommer all ny programvara du köper att passa in i din HR-teknikstack?
• Vilka policyer och regulatoriska krav har företaget när det gäller datasäkerhet, leverantörsmångfald, leverantörsavtal och liknande?
• Hur tekniskt kunnigt är teamet? Programvaran du väljer bör inte vara mer komplex att konfigurera och använda än vad teamet klarar av.
• Vilken är din budget?
• Vilken avkastning på investeringen (ROI) förväntar du dig?

Genom att ställa dessa frågor kan du avgöra exakt vad du behöver från din HR-programvara, inklusive den typ av lönesystem som du sannolikt har störst behov av.

Hämta underlag från dina intressenter (IT och ekonomi är alltid användbara) och använd deras feedback för att skriva användningsfall och skapa en matris som jämför vad som är viktigt för varje intressentgrupp.

Nu kan du leda samtalet med leverantörerna och ge dem en lista över funktioner som varje användare måste ha och funktioner som är bra att ha.

Steg två: Undersök leverantörer

Det är dags att göra lite marknadsundersökningar och bekanta dig med de ledande löneföretagen för ditt användningsfall. Massor av webbplatser (som vi!) har som mål att lista de bästa programvarualternativen för olika behov och användningsfall.

Team som till exempel behöver åtkomst till appar och webbläsare var som helst ifrån kan jämföra onlinebaserad löneprogramvara, medan de som vill minska mänskliga fel och sänka den administrativa arbetsbördan kan överväga verktyg för automatiserad lönehantering.

Om du däremot lägger ut hela lönehanteringen på entreprenad kommer du att undersöka en helt annan uppsättning alternativ bland löneleverantörer. Det finns för- och nackdelar med att lägga ut lönehanteringen på ett annat företag som du måste förstå.

Ta dig tid att studera varje leverantörs webbplats och anteckna alla frågor som uppstår. Finns det fallstudier och recensioner som visar verktygets huvudsakliga användningsområde eller främsta säljargument?

Du kan också gå med i onlinegemenskaper eller fråga ditt nätverk efter rekommendationer. 

Några leverantörsspecifika frågor att ställa:

• Vilka är de främsta leverantörerna för ditt användningsfall?
• Vilka har bäst betyg i sin kategori?
• Vilken är varje verktygs bäst betygsatta funktion?
• Är verktyget anpassat för små och medelstora företag, eller passar det bättre för företagsanvändning?
• Vad säger kundrecensioner och omdömen? Vilka är de vanligast rapporterade fördelarna och nackdelarna?
• Vilken typ av introduktion, utbildning, support och andra resurser erbjuder leverantören?
• Finns det omfattande dokumentation?
• Uppfyller verktygets funktioner dina behov?
• Integreras programvaran med de HR-verktyg du redan använder?
• Är användargränssnittet visuellt tilltalande?
• Är användarupplevelsen positiv? 
• Är det intuitivt att navigera och enkelt att använda?
• Är verktyget för enkelt eller komplext för dina behov inom personaladministration? 
• Erbjuder det den flexibilitet eller anpassningsbarhet du behöver?
• Erbjuder det robusta säkerhetsstandarder och följer det dataskyddsbestämmelser och bästa praxis? Finns det ett alternativ för lokal installation?
• Ryms priset inom din budget? Är prissättningen tydlig? 
• Är priset motiverat utifrån programvarans funktioner? Är vissa viktiga funktioner endast tillgängliga i dyrare prisnivåer? 
• Erbjuder det en demonstration eller kostnadsfri provperiod?

Steg tre: Skapa en kortlista och ta kontakt

Nu när du har identifierat några tänkbara leverantörer är det dags att gå lite djupare och boka några demonstrationsmöten.

1. Skicka en informationsförfrågan (RFI) till varje leverantör så att du kan jämföra alternativen punkt för punkt
2. Om du vill vara verkligen noggrann kan du skicka en anbudsförfrågan (RFP) till varje leverantör på din kortlista. Den kommer att innehålla viktig information om ditt företag, dina specifika behov, ett leverantörsformulär och eventuella särskilda regler för hur anbudet ska lämnas, till exempel sista svarsdag.
3. Boka ett möte med deras säljrepresentant och gå igenom dina frågor.

De här samtalen, som helst bör innehålla demonstrationer av produkten i praktiken, hjälper dig också att få en känsla för leverantören och bedöma om ni kan skapa ett bra partnerskap.

Använd den här praktiska utvärderingsmallen för att underlätta jämförelsen av leverantörer.

Avgörande fråga

\u003cstrong\u003eTill exempel kan team som behöver webbläsarbaserad åtkomst var som helst jämföra löneprogram online, medan de som vill minska mänskliga fel och sänka den administrativa arbetsbördan kan överväga automatiserade löneprogram.\u003cem\u003e\u0022Kan du gå igenom ett verkligt exempel på hur ert system hjälpte ett företag som vårt?\u0022\u003c/em\u003e\u003c/strong\u003e—Den här frågan går förbi generiska demonstrationer och ger dig en inblick i den verkliga påverkan. Be om fallstudier eller referenser från företag i din bransch av liknande storlek och fråga hur programvaran hjälpte dem att lösa specifika problem—oavsett om det gäller efterlevnadsutmaningar, integrationsbehov eller skalbarhet.

Steg fyra: Ta fram affärsunderlaget

Med all ovanstående information insamlad är det dags att sammanställa ditt affärsunderlag. Det behöver inte vara ett dokument på tio sidor, utan kan vara så enkelt som ett memo på en sida (för vem har egentligen tid att läsa tio sidor?).

 Beslutsfattare vill ha svar på följande frågor:

• Hur mycket kostar det? 
• Vilka problem kommer programvaran att lösa?
• Vad händer om vi inte investerar i programvaran?
• Hur lång tid tar implementeringen?
• Varför behöver vi investera nu?
• Vilken avkastning på investeringen ger implementeringen av programvaran?

Du kanske inte känner till svaret på kostnadsfrågan, men genom att söka godkännande i det här skedet lägger du grunden för att lyckas.

Här är en mall för ett affärsunderlag som du kan använda för automatiserad löneprogramvara:

• Sammanfattning: Kort översikt över förslaget, de viktigaste fördelarna med löneprogramvara och slutsatserna.
• Nuvarande situation och problembeskrivning: Beskrivning av nuläget samt de specifika utmaningar eller problem som ska hanteras.
• Föreslagen lösning och fördelar: Detaljerad beskrivning av den föreslagna lösningen och dess förväntade fördelar, inklusive en kostnads- och nyttoanalys.
• Implementeringsplan och riskbedömning: Stegvis implementeringsstrategi, tidsplan samt en sammanfattning av potentiella risker och planer för riskhantering.
• Slutsats och rekommendationer: En kort sammanfattning av affärsunderlaget med slutliga rekommendationer till beslutsfattarna.

Steg fem: Implementera och introducera

Att välja rätt programvara är bara halva arbetet. Enligt min erfarenhet är det här som de flesta implementeringar i det tysta börjar gå snett. Det beror inte nödvändigtvis alltid på att programvaran är fel, utan på att lanseringsplanen är otillräckligt förberedd.

En smidig implementering handlar om tre saker: tydligt ägarskap, konsekvent kommunikation och en återkopplingsloop som fångar upp problem innan de påverkar en faktisk lönekörning. Så här skulle jag gå tillväga:

• Utse en enda implementeringsansvarig: En person bör vara ansvarig för lanseringens tidsplan, samordningen med leverantören och den interna kommunikationen. Delat ägarskap leder till att uppgifter faller mellan stolarna.

• Kommunicera förändringen tidigt: Berätta för teamet vad som förändras, varför och vad det innebär för dem. Medarbetarna bryr sig mest om huruvida deras lön påverkas, så ta upp det direkt och tydligt.

• Kör löner parallellt först: Gå inte live utan föregående test. Kör minst en löneperiod i både det gamla och det nya systemet sida vid sida för att kontrollera att resultaten stämmer innan ni byter system.

• Utbilda efter roll, inte avdelning: Löneansvariga, HR-generalister och medarbetare använder systemet på olika sätt. En utbildning som passar alla slösar med tiden och lämnar luckor, men se till att

• Planera in en period för återkoppling: Avsätt en särskild period efter lanseringen—jag föreslår fyra till sex veckor—då användarna kan rapportera problem. Gör det enkelt att rapportera problem utan att det känns stigmatiserande.

Använd den här tabellen för att följa upp de viktigaste implementeringsmilstolparna före den första faktiska lönekörningen:

Milstolpe	Ansvarig	Måldatum	Status
Datamigreringen slutförd	IT-/löneansvarig	[Datum]	—
Parallell lönekörning	Lönechef	[Datum]	—
Rollbaserad utbildning genomförd	HR-ansvarig	[Datum]	—
Information till medarbetarna skickad	HR/kommunikation	[Datum]	—
Godkännande för driftsättning	Implementeringsansvarig	[Datum]	—

Vid slutet av det här steget bör ditt team kunna köra löner i det nya systemet med tillförsikt, och ni bör ha en tydlig kanal för att lyfta eventuella kvarstående problem. Kom ihåg att målet inte är en perfekt lansering, utan en stabil sådan.

Nästa steg: Gör det officiellt

Nu när du har en struktur för att välja rätt verktyg är det värt att förstå vad du faktiskt köper. Utforska fördelarna med löneprogram för att se hur rätt system kan ge resultat i hela din HR-verksamhet, från regelefterlevnad och kassaflödesprognoser till introduktion av nya medarbetare.