7 typer av löneprogram för smidigare utbetalningar

7 typer av löneprogram

Det finns flera sorters löneprogram på marknaden, och varje sort är anpassad för olika företagsbehov. Genom att förstå hur de olika alternativen fungerar blir det lättare att välja det som passar bäst för ditt företag.

1. Fristående löneprogram

Programvara med strikt fokus på enbart lönehantering kallas ibland fristående löneprogram. Dessa verktyg beräknar löner, skatter, avdrag och betalningar utan att du behöver införa en komplett HR-plattform.

Jag har upptäckt att dessa fungerar bäst för mindre företag som redan har sina HR-processer på plats och helt enkelt behöver ett tillförlitligt system för att köra löner.

Fördelar

Den största fördelen med den här typen av lönesystem är enkelheten. Du betalar inte för rekrytering, prestationshantering eller annan HR-funktionalitet som du kanske aldrig kommer att använda.

Det smalare användningsområdet kan också innebära snabbare implementering och mindre utbildning för löneadministratörer. Verktyg som Gusto och OnPay fokuserar exempelvis starkt på att göra de rutinmässiga lönekörningarna enkla.

Funktioner

Vanliga funktioner i fristående löneprogram omfattar:

• Löneberäkningar: Beräknar bruttolön till nettolön, avdrag, skatter och andra innehållna belopp.
• Direktinsättning: Skickar betalningar till medarbetare och uppdragstagare enligt ditt löneschema.
• Skattedeklarationer: Många system beräknar, deklarerar och betalar in löneskatter åt dig.
• Lönespecifikationer och skatteblanketter: Skapar medarbetarnas lönespecifikationer och dokument för årets slut.
• Lönerapportering: Följer löner, avdrag, arbetskraftskostnader och betalningshistorik.
• Granskningsspår: Registrerar löneändringar och godkännanden, vilket kan vara till hjälp när avvikelser utreds.

Fristående betyder inte nödvändigtvis enkelt. Många verktyg kan fortfarande stödja uppdragstagare, flera platser, olika lönescheman och integrationer med ekonomi- eller HR-program.

2. Molnbaserade löneprogram

Traditionella molnbaserade löneprogram syftar på löneplattformar online som nås via webben – den överlägset vanligaste löneanvändningen. 

Dessa system erbjuder ett centraliserat arkiv för alla lönedata och gör det möjligt för användare att konfigurera lönestrukturer, hantera avdrag och deklarera skatter direkt från själva plattformen. De är vanligtvis mycket användarvänliga, med tydliga gränssnitt som gör lönekörningen enkel och intuitiv.

Den främsta fördelen med den här modellen är tillgängligheten. Eftersom systemet finns i ett digitalt moln kan användare komma åt lönedata var som helst och när som helst via en säker internetanslutning. 

En annan stor fördel med att använda molnbaserade löneprogram är att programuppdateringar och säkerhetskopiering av data hanteras av löneleverantören, vilket innebär betydligt mindre ansvar för din interna personal. 

Löneleverantörer släpper också regelbundet uppdateringar av sin programvara för att fånga upp förändringar i skattelagstiftning eller arbetsrätt, vilket minimerar risken för efterlevnadsproblem. 

Inom den molnbaserade kategorin hittar du också system som är ännu mer specialiserade, inklusive löneprogramvara för småföretag eller lönehantering för nystartade företag.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Lokalt installerad löneprogramvara

Lokalt installerad löneprogramvara installeras och underhålls på organisationens egen infrastruktur i stället för att ligga hos programvaruleverantören.

Det ger IT-teamet mycket mer direkt kontroll över var löneuppgifter lagras, hur programvaran konfigureras och när ändringar distribueras. Det kan göra lösningen relevant för större företag eller organisationer med strikta interna krav på säkerhet och datastyrning.

Fördelar

Kontroll är det främsta skälet till att välja denna modell.

Organisationen hanterar sin egen lönehanteringsmiljö, inklusive datalagring, säkerhetspolicyer, integrationer, säkerhetskopior och programvaruuppdateringar. Det kan göra det enklare att anpassa lönehanteringen efter mycket specifika interna krav på IT och styrning.

Nackdelen är att ansvaret återgår till dig. Till skillnad från molnprogramvara kan teamet behöva underhålla infrastrukturen, installera uppdateringar, hantera säkerhetskopior och hålla systemet aktuellt.

Funktioner

Lokalt installerade lönesystem kan innehålla:

• Lokal datalagring: Löneuppgifter förblir inom den egna infrastrukturen.
• Anpassad konfiguration: IT-team kan utforma miljön efter interna arbetsflöden och säkerhetspolicyer.
• Interna åtkomstkontroller: Autentisering och behörigheter kan kopplas till befintliga system för identitetshantering.
• ERP-integrationer: Lönehanteringen kan integreras på djupet med interna ekonomi- och verksamhetssystem.
• Revisionsloggning: Löneåtgärder kan registreras och bevaras enligt interna policyer.
• Anpassad rapportering: Organisationer kan bygga lönerapporter utifrån sina egna krav på ekonomi och datastyrning.

För organisationer som överväger detta alternativ är frågan inte bara om lokalt installerad programvara ger mer kontroll. Frågan är om kontrollen är tillräckligt värdefull för att motivera det extra interna ansvaret.

Dessa kombinerade HR-programvaror och lönesystem är också enklare att använda ur medarbetarnas perspektiv, eftersom de kan komma åt sina lönespecifikationer och skicka in PTO-förfrågningar från samma självbetjäningsmodul för medarbetare, i stället för att behöva logga in i ett separat system för varje sak.

4. Heltäckande HR- och löneplattformar

I stället för att köpa lönehantering separat kan du få den som en modul i en större HR-plattform, till exempel ett HRIS-, HRMS- eller HCM-system.

Dessa kombinerade HR-programvaror och lönesystem kopplar samman lönehantering med funktioner som förmånsadministration, tidsregistrering, introduktion och medarbetarregister.

Jag har kommit fram till att den verkliga fördelen inte är att ha fler funktioner. Det är att ha data kopplade till dessa funktioner.

Fördelar

När lönehanteringen finns i samma system som dina övriga HR-processer kan förändringar för medarbetare föras direkt in i lönehanteringen i stället för att registreras två gånger.

Godkända timmar kan till exempel föras in i en lönekörning, ett val av förmån kan uppdatera en medarbetares avdrag och en förändring av ersättningen kan visas i lönehanteringen utan att någon manuellt behöver överföra informationen.

Det kan minska det avstämningsarbete som uppstår när lönehantering, tidsregistrering, förmåner och HR-register finns i olika system.

Det kan också förbättra medarbetarupplevelsen. Personalen kan kanske se lönespecifikationer, uppdatera information, hantera förmåner och begära ledighet via samma självbetjäningsportal.

Funktioner

Heltäckande HR- och löneplattformar innehåller vanligtvis:

• Samordnade medarbetarregister: Lönehanteringen använder samma medarbetarinformation som det övergripande HR-systemet.
• Integration av arbetstid och närvaro: Godkända arbetstimmar förs över till löneberäkningarna.
• Förmånsintegration: Val och avdrag kan uppdateras automatiskt.
• Arbetsflöden från introduktion till lönehantering: Information om nyanställda följer med till medarbetarens första lönekörning.
• Konsoliderad rapportering: Kombinera löneinformation med personalstyrka, ersättning, förmåner och andra HR-uppgifter.
• Godkännandearbetsflöden: Skicka ändringar av löner, extrabetalningar och lönekörningar till rätt godkännare.

För team som utvärderar den här modellen bör ni särskilt uppmärksamma hur information överförs mellan lönehanteringen och andra moduler. Integration är en av de största fördelarna, så den bör fungera i praktiken och inte bara finnas med på en funktionslista. Vår guide till löneadministration går djupare in på de processer som dessa anslutningar behöver stödja.

Det här alternativet är användbart för många småföretagare som helt vill slippa löneansvar, samtidigt som de säkerställer att lönerna behandlas korrekt. Med den här modellen lägger du i praktiken ut lönehanteringen på en extern lönetjänst som sköter den åt dig. 

Om det här låter som din situation rekommenderar jag att du samarbetar med en av lönetjänsterna för småföretag, som jag har undersökt ingående. Dessa tjänster är i allmänhet mycket kostnadseffektiva och erbjuder omfattande kundsupport.

5. Branschspecifik programvara för lönehantering

Branschspecifik programvara för lönehantering finns också för många branscher, bland annat bygg, restaurang och rekryteringsbyråer. Dessa system erbjuder ytterligare funktioner som är relevanta för deras branschspecifika sammanhang och som sträcker sig längre än grundläggande lönefunktioner. Några exempel är:

Programvara för lönehantering inom byggbranschen

Programvara för lönehantering inom byggbranschen innehåller funktioner för hantering av fackliga avgifter, certifierade lönerapporter och hantering av flera arbetsplatser, till skillnad från standardprogramvara för lönehantering. Den stöder även kostnadsberäkning och uppföljning av efterlevnaden av gällande lönenivåer.

Programvara för lönehantering inom restaurangbranschen

Programvara för lönehantering inom restaurangbranschen är anpassad efter de unika behoven inom livsmedelsservice genom att hantera fördelning av dricks, skiftscheman och efterlevnad av arbetslagstiftning som gäller specifikt för restauranger. Den integreras även med kassasystem för att effektivisera löneberäkningar baserade på försäljning och dricks.

Programvara för lönehantering inom tillverkningsindustrin

Programvara för lönehantering inom tillverkningsindustrin hanterar komplexa skifttillägg, ackordsersättning och arbetskraftskostnader som är specifika för tillverkningsindustrin. Den integreras även med produktionshanteringssystem för att anpassa lönehanteringen efter produktionsdata och prestationsmått.

Det finns många andra alternativ där ute, så ta dig tid att undersöka olika leverantörer om du letar efter en löneleverantör som är specialiserad på en viss bransch. Eller hoppa upp till vårt sökfält och dubbelkolla, eftersom vi kanske redan har gjort grovjobbet åt dig, beroende på vilken bransch du är verksam inom!

Återigen vill jag påpeka att dessa branschspecifika lönesystem också fungerar enligt en molnbaserad modell. Det innebär att du inte behöver oroa dig för att själv hantera programvara eller uppdateringar relaterade till regelefterlevnad

6. Outsourcade lönetjänster

Med outsourcad lönehantering använder du en extern leverantör för att hantera delar av eller det mesta av arbetet med att köra löner.

Dessa löneföretag kan beräkna löner, hantera avdrag, deklarera löneskatter, göra utbetalningar och förbereda dokument för årets slut åt dig.

Du behöver fortfarande upprätthålla korrekta medarbetaruppgifter och kommunicera förändringar. Skillnaden är att din leverantör hanterar mycket mer av själva lönebearbetningen.

Fördelar

Den här modellen är användbar när du vill ha löneexpertis utan att bygga upp ett särskilt internt löneteam.

Leverantören tar ansvar för en stor del av det administrativa arbetet kring beräkningar, deklarationer, tidsfrister och lönebearbetning, medan ditt team behåller överblicken.

Enligt min erfarenhet blir support särskilt viktig här. När du betalar någon annan för att köra lönerna kommer tjänsten ofta verkligen att prövas när något går fel och du behöver få en avvikelse korrigerad snabbt.

För mindre företag utan en intern lönespecialist kan lönetjänster för småföretag vara särskilt användbara.

Funktioner

Beroende på leverantören kan outsourcade lönetjänster omfatta:

• Hanterad lönebearbetning: Leverantören beräknar löner och förbereder varje lönekörning.
• Skattedeklaration och inbetalning: Löneskatter beräknas, deklareras och betalas enligt gällande tidsfrister.
• Rapportering vid årets slut: Leverantören förbereder skattedokument för anställda och uppdragstagare.
• Uppdateringar av regelefterlevnad: Leverantören bevakar förändringar av löneregler och skatter.
• Självservice för medarbetare: Medarbetare kan fortfarande få tillgång till lönespecifikationer och skattedokument via en programvaruportal.
• Lönesupport: Specialister kan hjälpa till att utreda fel, korrigeringar och problem med deklarationer.

Den avgörande skillnaden jämfört med enbart löneprogramvara är vem som äger ansvaret. Du köper inte bara ett system som ditt team använder. Du betalar en leverantör för att utföra en del av lönefunktionen åt dig.

7. Professionella arbetsgivarorganisationer (PEO)

En annan form av outsourcad lönehantering är att samarbeta med en professionell arbetsgivarorganisation (PEO). Det fina med att använda en PEO-tjänst är att den kan hjälpa dig med mer än bara lönebearbetning. De flesta PEO-leverantörer erbjuder följande tjänster:

• Lönehantering
• Regelefterlevnad
• Hantering av medarbetarförmåner
• Talanghantering (inklusive rekrytering och bemanning)
• Datahantering
• Riskhantering
• Arbetsskadeförsäkring

PEO-företag konfigurerar åt dig med hjälp av sin egen programvara, så det är viktigt att säkerställa att deras lönesystem integreras med de centrala HR-programvarulösningar som du redan använder. 

Du kan också förvänta dig kundsupport på hög nivå från ett PEO-företag, eftersom du i praktiken anlitar dem för att hantera dina löneprocesser från början till slut.

Fördelar

Den främsta fördelen är tillgång till löne- och HR-funktioner som en mindre organisation kanske inte vill bygga upp internt.

PEO:er kan kombinera lönehantering med administration av förmåner, stöd för regelefterlevnad, introduktion och andra HR-tjänster. För ett litet HR-team kan det avlägsna en betydande mängd administrativt arbete.

Avvägningen är att du går in i en mycket bredare relation än du skulle göra med en vanlig löneleverantör. Det är värt att förstå exakt vilket ansvar som ligger hos dig och vilket som ligger hos PEO:n innan du undertecknar ett avtal.

Funktioner

PEO-tjänster omfattar vanligtvis:

• Lönehantering: PEO:n hjälper till att beräkna och hantera de anställdas löner.
• Hantering av löneskatter: Skattedeklarationer och inbetalningar hanteras inom ramen för det gemensamma arbetsgivaransvaret.
• Förmånsadministration: Anställda kan få tillgång till hälso-, pensions- och andra förmånsplaner som erbjuds genom PEO:n.
• Stöd för regelefterlevnad: Leverantörer hjälper till att hantera lagstadgade krav som rör anställning.
• Arbetsskadeförsäkring och riskhantering: Många PEO:er erbjuder bredare tjänster för hantering av anställningsrelaterade risker.
• Självservice för anställda: Anställda kan få tillgång till information om lön, skatt och förmåner via leverantörens plattform.

8. Global löneprogramvara och globala lönetjänster

Globala löneprogramvarulösningar kombinerar avancerad löneprogramvara som kan hantera betalningar i flera valutor med kundsupport och lönehantering från löneleverantören. 

Med den här modellen ansvarar du för att uppdatera dina anställdas uppgifter i det globala löneprogramsystemet. Din löneleverantör ansvarar dock för att behandla lönerna för din räkning och säkerställa skatteefterlevnad i alla jurisdiktioner där du har anställda.

Fördelar

Utan en centraliserad plattform kan lönehantering i flera länder förvandlas till ett återkommande avstämningsprojekt som omfattar olika leverantörer, valutor, tidsfrister och rapporteringsformat.

Global löneprogramvara är utformad för att samla dessa processer. Ditt team kan se information om ersättning och löner i olika regioner, medan lokala beräkningar och krav hanteras på landsnivå.

Det kan minska den manuella samordning som annars faller på löne-, HR- och ekonomiteamen vid varje lönekörning.

Funktioner

Globala löneplattformar och plattformar för lönehantering i flera länder kan omfatta:

• Betalningar i flera valutor: Beräkna och betala ut lön i de anställdas lokala valutor.
• Landsspecifika löneberäkningar: Tillämpa lokala skatter, lagstadgade avdrag och sociala avgifter.
• Lokala lönedeklarationer: Stöd för landsspecifika krav på deklarationer och inbetalningar.
• Global lönerapportering: Sammanställ uppgifter om ersättning och arbetskraftskostnader från flera länder.
• Betalningar till anställda och uppdragstagare: Hantera olika typer av arbetstagare via samma plattform.
• Lokalt stöd för regelefterlevnad: Ta hänsyn till jurisdiktionsspecifika krav på löner och anställningar.
• Tjänster som registrerad arbetsgivare: Vissa leverantörer erbjuder även EOR-tjänster för länder där du inte har en egen juridisk enhet.

Den här kategorin blir mer värdefull ju fler länder du bedriver verksamhet i. Den viktigare frågan är om du behöver programvara för att samordna lönehanteringen mellan dina befintliga enheter, en hanterad global lönetjänst, en EOR eller någon kombination av dessa tre.

(Obs! Om du vill ta det ett steg längre och helt slippa ansvaret för det juridiska kring att anställa internationella medarbetare, skulle en tjänst som registrerad arbetsgivare vara ett bättre val.) 

Andra alternativ för lönehantering

Det finns andra lönehanteringskonfigurationer som är värda att nämna. De är dock inte särskilt användarvänliga. Andra alternativ omfattar: 

• Lokalt installerat löneprogram: Detta syftar på löneprogram som installeras lokalt på företagets servrar och körs oberoende av annan HR-programvara. Den främsta fördelen med att använda ett lokalt installerat lönesystem är att det ger större kontroll över datasäkerhet och anpassning, till skillnad från standardiserade molnbaserade löneprogram.
  
  Lokala lösningar kräver dock en betydande initial investering i implementering och IT-resurser samt löpande underhåll för att säkerställa att programvaran hålls uppdaterad med förändrade skatteregler och för att undvika betalningsskyldighet.
• Löneprogram med öppen källkod : Löneprogram med öppen källkod möjliggör omfattande anpassningar och är vanligtvis mer kostnadseffektiva eftersom det inte finns några licensavgifter. Du behöver dock ha betydande teknisk kompetens för att implementera och underhålla ett lönesystem med öppen källkod jämfört med standardiserade löneprogram, vilket gör dem till ett betydligt mindre attraktivt alternativ för de flesta organisationer.
• Bokföringsprogram: Om ditt företag är mycket litet kanske du kan klara dig med ett bokföringsprogram för HR som erbjuder lönefunktioner. Med hjälp av bokföringsprogram kan du betala dina anställda med fysiska lönecheckar, men det kräver manuell datainmatning och utskrift av checkar. Det tvingar också dina anställda att vidta extra åtgärder för att sätta in sina inkomster på sina bankkonton. Av dessa skäl är det också ett mindre attraktivt alternativ för de flesta företag. 

Dessa alternativa lönealternativ är enligt min mening föråldrade och ger en mindre än idealisk upplevelse för alla som regelbundet ansvarar för att hantera eller använda programvaran.

I stället rekommenderar jag att du fördjupar dig i molnbaserade löneprogram, lönehantering som modul eller lönetjänster för att hitta det bästa löneprogrammet med direktinsättning för ditt företag.

Vad händer härnäst: hitta rätt lönealternativ

När du vet vilken typ av löneprogram som passar ditt team är nästa logiska steg att budgetera för det – särskilt om du hanterar löner över landsgränser, där prismodellerna varierar avsevärt beroende på tjänstemodell och antal anställda. Om det är din situation beskriver genomgången av kostnaderna för globala lönetjänster vad du kan förvänta dig att betala för EOR-, uppdragstagarhanterings- och modeller för konsolidering på företagsnivå, så att du kan utvärdera dina alternativ med verkliga siffror som underlag.

Att välja rätt lönelösning innebär en noggrann analys av organisationens behov och kapacitet. Det är avgörande att säkerställa att den programvara eller tjänst du väljer underlättar ditt arbete och minskar risken för mänskliga fel.