Så väljer du HR-programvara

Ta hänsyn till följande faktorer när du väljer programvara:

1. Flexibla abonnemang

Flexibla abonnemang påverkar programvarans förmåga att anpassa sig till organisationens föränderliga behov, antingen genom att uppgradera eller nedgradera abonnemang eller genom att köpa tillägg. Detta är viktigt eftersom ditt team kan växa eller förändras, och du behöver en skalbar lösning som kan utvecklas tillsammans med dig.

Leta efter abonnemang som erbjuder enkla uppgraderingar utan höga avgifter eller lösningar som kombinerar olika moduler i HR-systemet steg för steg. Fråga leverantörerna om deras policyer för uppgraderingar under demonstrationer och om de främst riktar sig till småföretag, medelstora företag eller stora företag.

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering gör det möjligt för dig att få insikter från dina medarbetardata och fatta bättre beslut. Det är avgörande för HR-hanteringen och för att upprätthålla regelefterlevnaden.

Se till att programvaran erbjuder anpassningsbara rapporter och enkla alternativ för export av medarbetarinformation. Testa rapporteringsfunktionerna under en provperiod för att bedöma hur enkla de är att använda.

3. Integration med din tekniska miljö

Integration med din tekniska HR-miljö säkerställer att HR-programvaran fungerar sömlöst med dina befintliga verktyg. Det är viktigt för att upprätthålla produktivitet och datakonsistens och bidrar till att effektivisera dina HR-arbetsflöden.

Kontrollera om programvaran kan integreras med din löneprogramvara (eller leta efter en HR-programvara med lönehantering), CRM-system eller system för sökandehantering (ATS) samt andra molnbaserade system. Be om demonstrationer av integrationerna för att se dem i praktiken.

4. Introduktion och support

Effektiva tjänster för introduktion och support kan underlätta övergången till ny programvara. Det leder till en bättre implementering av din nya HR-plattform och ökad användning bland både HR-avdelningen och medarbetarna.

Utvärdera tillgången till utbildningsresurser, livesupport och forum för användargemenskapen. Fråga under en demonstration om den genomsnittliga svarstiden för supportärenden och om det finns särskilda kundansvariga.

5. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ gör att du kan skräddarsy HR-plattformen efter dina specifika behov. Detta är viktigt för att säkerställa att verktyget passar dina centrala HR-arbetsflöden. Leta efter HR-verktyg som låter dig anpassa fält, instrumentpaneler och processer – samt leverantörer som stöttar dig genom denna anpassning.

6. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner hjälper till att effektivisera repetitiva uppgifter och arbetsflöden. Oavsett om det handlar om hur du rekryterar topptalanger, introducerar nyanställda, hur medarbetare skickar in ledighetsansökningar eller andra typiska HR-uppgifter kan automatisering göra stor skillnad.

Automatisering hjälper din HR-personal att spara tid och minska antalet fel. Se till att programvaran automatiserar viktiga HR-funktioner som är relevanta för ditt team, och testa automatiseringsmöjligheterna under en demonstration eller kostnadsfri provperiod för att se vilken effekt de har.

Så väljer du HR-programvara: En modell i fem steg

För att välja rätt HR-programvara börjar du med att identifiera företagets behov och utmaningar. Detta hjälper dig att begränsa vilken typ av HR-programvara som passar bäst för ditt företag, oavsett om det är ett HCM- eller HRIS-system eller någon annan typ av HR SaaS.

Därefter kan du utvärdera funktioner som motsvarar dessa krav och testa dem genom demonstrationer eller provperioder. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut om HR-teknik:

Steg 1: Identifiera dina behov

Börja med att fastställa teamets behov för att lägga grunden till valet av den bästa HR-programvaran:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Samla in synpunkter från intressenter

Involvera viktiga intressenter som HR, löneadministration och IT för att få en fullständig bild av dina behov. Håll möten eller skicka ut enkäter för att samla in deras synpunkter. Fråga vilka funktioner de tycker saknas i det nuvarande systemet. Prioritera återkoppling från dem som kommer att använda programvaran dagligen.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera problemområdena i ditt nuvarande system. Vad saktar ner ditt HR-team? Skapa en lista och rangordna punkterna efter deras påverkan på arbetsflödet. Vanliga problem kan exempelvis vara:

• Manuell datainmatning: Tar hanteringen av din HR-databas upp dina HR-specialisters tid?
• Bristande integration: Hanteras administration och registrering av förmåner, hantering av medarbetarnas livscykel och personalplanering i utspridd och splittrad HR-teknik?
• Begränsade rapporteringsmöjligheter: Har dina HR-chefer svårt att sammanställa rapporter och övervaka sådant som medarbetarengagemang, personalbevarande och medarbetarnas prestationer?

Anpassa efter policyer och mål

Se till att dina krav stämmer överens med interna policyer och mål. Kontrollera om det finns datasäkerhetsprotokoll eller lagstadgade krav som du måste uppfylla. Anpassa dina önskemål kring leverantören efter organisationens budget och strategiska inriktning.

Skilj mellan nödvändiga och önskvärda funktioner

Skilj mellan funktioner som är nödvändiga och sådana som är önskvärda. Nödvändiga funktioner är avgörande för verksamheten, exempelvis löneadministration och personalhantering, administration av medarbetarförmåner eller hantering av HR-data.

Bra att ha-funktioner kan vara funktioner som förbättrar den användarvänliga upplevelsen eller förstärker medarbetarupplevelsen. Det kan vara saker som mobilappar, verktyg för prestationshantering, ett lärplattformssystem (LMS) eller en självbetjäningsportal för medarbetare.

Ställ följande frågor:

• Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte i dag?
• Vilka funktioner skulle lösa dina tre största problem?
• Vilken avkastning på investeringen förväntar du dig av den här investeringen?

Steg 2: Undersök leverantörer

Gå på djupet med att undersöka och jämföra leverantörer av HR-programvara för att hitta den bästa lösningen för ditt team:

Genomför leverantörsöversikter

Börja med övergripande granskningar genom att använda recensionssajter, rankningar och fallstudier. Leta efter återkoppling om användarupplevelse och kundsupport. Var uppmärksam på återkommande beröm eller klagomål. Det ger dig en bred bild av varje leverantörs rykte.

Jämför utifrån behoven

Anpassa verktygen efter företagets storlek och behov. Överväg om du behöver integrationer med befintliga system eller en allt-i-ett-lösning, som ett personaladministrativt informationssystem (HRIS) eller ett personaladministrativt hanteringssystem (HRMS).

Avgör om det är bättre att lägga ut arbetet än att skapa en intern modell. Och om du har vuxit ur ditt nuvarande system och behöver uppgradera din HR-programvara, bör du fundera på hur migrerings- eller avvecklingsprocessen från ditt befintliga HR-verktyg kommer att se ut.

Ju mindre HR-avdelningen är, desto bättre är det att använda färre system, så du kan vilja skaffa ett allt-i-ett-HR-system i början och sedan komplettera med mer specialiserade verktyg allt eftersom behoven utvecklas. Därför är möjligheten att integrera väl, helst med öppna API:er eller inbyggda anslutningar, avgörande.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Mark Wei

Grundare, PropertySensorOpens new window

Identifiera viktiga särskiljande faktorer

Leta efter särskiljande faktorer som implementeringsstöd och användarupplevelse. Överväg flexibilitet för nischade användningsområden om ditt team har unika behov. Kontrollera om leverantörerna erbjuder skräddarsydda lösningar eller standardpaket som passar alla.

Dokumentera dina resultat

Håll ordning på din undersökning genom att dokumentera dina resultat. Skapa ett kalkylblad för att jämföra funktioner, priser och support. Det hjälper dig att fatta välgrundade beslut och håller teamet samordnat.

Ställ följande frågor:

• Vad är varje verktyg bäst på?
• Passar det din teamstorlek, budget och tekniska miljö?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur flexibelt är verktyget för nischade krav?
• Vilka är de viktigaste särskiljande faktorerna?

Bästa HR-programvaran att överväga

Här är min lista över de 10 bästa tillgängliga HR-programvarorna som kan hjälpa dig att komma igång med din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Bäst för verktyg för självintroduktion av anställda
2. 2. Deel HR — Bäst för att kombinera HRIS-lönehantering och efterlevnad
3. 3. UKG — Bäst för AI-drivna insikter om personalstyrkan
4. 4. Paycor — Bäst för lönehantering inom nischade branscher
5. 5. HiBob — Bäst för snabbväxande företag
6. 6. Justworks — Bäst med IRS-certifierade och ESAC-ackrediterade PEO-tjänster
7. 7. Employment Hero — Bäst för automatiserad lönehantering och efterlevnad
8. 8. Breathe HR — Bäst för HR-automatisering i små företag i Storbritannien
9. 9. Paylocity — Bäst för medarbetarupplevelse och integrationer
10. 10. BambooHR® — Bäst för avancerad rapportering och analys

Steg 3: Skapa en kortlista och ta kontakt

När du har gjort din research är det dags att begränsa dina leverantörsalternativ och inleda samtal med potentiella partners:

Skapa en kortlista över leverantörer

Välj ut 2–4 leverantörer baserat på din tidigare research och fokusera på dem som bäst motsvarar ditt teams behov och budget. Det gör det enklare att hantera och jämföra alternativen. Se till att varje leverantör uppfyller de flesta av dina prioriterade krav.

Skicka en RFI eller RFP

Överväg att skicka en RFP eller RFI för HR-programvara för att samla in detaljerad information från de leverantörer du har valt ut. Det hjälper dig att förstå vad var och en erbjuder och har för kapacitet, och ger dem möjlighet att anpassa sitt erbjudande efter dina specifika behov. Använd det här steget för att reda ut eventuella oklarheter och få konkreta uppgifter om priser och funktioner.

Boka demonstrationer och ställ frågor

Boka demonstrationer med de utvalda leverantörerna och förbered fokuserade frågor. Använd tiden till att se programvaran i praktiken och utvärdera användarupplevelsen. Fråga om specifika funktioner och hur de hanterar dina problemområden.

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Tillämpa samma utvärderingskriterier på alla leverantörer. Det säkerställer en rättvis jämförelse och hjälper dig att identifiera det bästa alternativet. Skapa en checklista eller poängmatris för att följa varje leverantörs styrkor och svagheter.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni berätta om ett verkligt kundcase som liknar vårt?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar er programvara de specifika problemområden vi har?
• Finns det några dolda kostnader som vi bör känna till?

Steg 4: Ta fram ett beslutsunderlag

Förvandla din leverantörsresearch till ett gediget beslutsunderlag som ledningsgruppen förstår och kan stödja:

Sammanfatta problemområden och resultat

Börja med att sammanfatta de problemområden som ditt team står inför och hur de påverkar produktivitet, prestation eller effektiviteten i din HR-verksamhet. Lyft fram vilka resultat du förväntar dig av den nya programvaran och hur dessa kommer att lösa de problem du har beskrivit. Använd konkreta exempel för att visa de förväntade fördelarna och förbättringarna.

Presentera kostnadsberäkningar och tidsplaner

Ta fram grundläggande kostnadsberäkningar och tidsplaner för implementeringen utifrån din leverantörsresearch. Presentera dessa uppgifter tydligt för ledningsgruppen. Använd prisguider för HR-programvara för att ange ett kostnadsintervall. Inkludera tidsplaner som visar när fördelarna börjar märkas.

Tydliggör ROI och risker

Förklara vilken ROI och vilka effektivitetsvinster programvaran kommer att ge. Lyft fram de ekonomiska och operativa riskerna med att inte genomföra en förändring och visa hur programvaran kommer att spara tid och minska antalet fel, vilket förbättrar den övergripande produktiviteten.

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra något?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur snart kommer vi att se en avkastning på investeringen?
• Vilka mätvärden kommer att visa att vi lyckats?

Steg 5: Implementera och introducera

När du har valt en leverantör av HR-system bör du planera en smidig introduktionsprocess för ditt team:

Kommunicera planen för införandet

Kommunicera planen för införandet tydligt till alla användare, inte bara HR-avdelningen. Dela tidsplaner och information om vad varje fas innebär, särskilt om migreringen kräver uppdateringar av medarbetardokument eller data.

Se till att alla förstår sin roll i övergången. Använd e-post eller teammöten för att hålla alla informerade, anordna frågestunder och effektivisera övergången till det nya systemet.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för programvaran. Det kan inkludera HR-chefer, ledningspersoner och mellanchefer. När du väljer dessa ansvariga bör du ta hänsyn till deras inflytande och breda täckning, så att alla medarbetare har en person att vända sig till.

Dessa personer kommer att hantera införandet och besvara eventuella frågor, så se till att de är utbildade och redo att vägleda sina team. Det bidrar till att upprätthålla en smidig övergång.

Säkerställ utbildning och användning

Se till att teamen genomför utbildningen och använder verktyget på ett enhetligt sätt. Använd leverantörens resurser där det är möjligt och sätt tidsfrister för att slutföra utbildningen. Övervaka användningen och hantera eventuellt motstånd eller utmaningar när de uppstår.

Skapa återkopplingsloopar

Skapa återkopplingsloopar under införandet för att samla in användarnas synpunkter och förbättra processerna i realtid. Regelbundna avstämningar med teamet hjälper till att förfina implementeringsprocessen och uppmuntra till bred användning.

Ställ dessa frågor:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för införandet?
• Hur kommer ni att följa upp tidiga framsteg?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer ni att hantera användarnas återkoppling?

Vad händer härnäst?

Om du behöver lite mer hjälp med att välja rätt HR-system för ditt företag kan det vara värt att ta en ny titt på din lista över krav på HR-systemet för att se var du kan begränsa dina alternativ. Du kan också skapa en offertförfrågan för HR-systemet för att få mer information från potentiella leverantörer om vad de erbjuder.