Förbättra HR-processer: En process i fyra steg

Din HR-funktion har förmodligen mer än några få processer som skulle kunna förbättras. Genom att använda strategisk personaladministration kan organisationer förbättra HR-processerna så att de bättre svarar mot medarbetarnas och organisationens behov.

Ramverk för förbättring av HR-processer

HR-processer omfattar ett brett spektrum av aktiviteter, från rekrytering och introduktion till medarbetarutveckling och prestationshantering.

För att förbli konkurrenskraftiga och effektiva måste företag kontinuerligt sträva efter att förbättra sina HR-processer. Det är enkelt att effektivisera HR-processerna med molnbaserade HR-verktyg, vilket säkerställer smidigare arbetsflöden och bättre dataåtkomst.

Jag har upptäckt att det största hindret för processförbättring är att komma igång – det kan kännas som en oöverstiglig uppgift! Om man delar upp arbetet i separata steg blir det mycket mer hanterbart.

Steg ett: Utvärdera nuvarande processer

Det är svårt att förbättra något om man inte helt förstår det. Det här kan vara tidskrävande, det vill jag säga direkt, men vanligtvis behöver detta steg bara genomföras en gång. 

Det första steget är att utvärdera era arbetsflöden och uppgifter och fastställa vad som finns dokumenterat, vem som ansvarar för det och när det senast granskades. Ansvarar HR för lönehanteringen och L&D, till exempel, eller ligger det på en annan avdelning i företaget?

På en tidigare HR-avdelning där jag arbetade hade vi ett stort antal dokumenterade processer, men vi upptäckte att de var lagrade på olika platser och befann sig i varierande grad av aktualitet.

Därefter kan du gå igenom dina HR-nyckeltal för att identifiera eventuella problemområden kopplade till varje process, till exempel felaktigt antal anställda, lönefel eller lång rekryteringstid.

När detta steg är klart har du en inventering av processer som kan förbättras. 

Author's Tip

Det är också bra att be om återkoppling från den bredare medarbetargruppen för att identifiera eventuella problem de upplever med era HR-processer.

Steg två: Prioritera

Du kommer inte att kunna ta itu med allt på en gång, så det är viktigt att tänka kritiskt kring vilka processer du vill börja arbeta med. Detta gäller särskilt HR-system i små företag som hanterar begränsad tid, begränsade resurser och begränsad budget.

Kanske kan några tidiga, enkla framgångar frigöra tid för att ta itu med de större projekten. Kanske har du ledningens stöd för att genomföra ett omfattande automatiseringsprojekt.

Fastställ tydliga och specifika förbättringsmål som ligger i linje med organisationens strategiska mål, initiativ och värderingar.

Mitt företag har till exempel innovation som främsta värdering, men vi har fortfarande några irriterande manuella HR-processer.

Vårt mål är att skapa en innovativ HR-upplevelse som ger våra medarbetare en positiv bild av HR-funktionen. Vi lyckades få ledningens stöd för HR:s digitala omvandling genom att automatisera flera viktiga processer och knyta projekten till vår innovationsvärdering.

Det här steget följer ingen universallösning, så du måste avgöra vad som fungerar för din organisation utifrån de resurser du har tillgängliga.

Steg tre: Skapa en handlingsplan 

Du bör fastställa en realistisk tidsplan för slutförandet, och jag rekommenderar att du inkluderar flera avstämningar av framstegen.

Det kan innebära att förenkla arbetsflöden, ta bort onödiga steg och automatisera repetitiva uppgifter med hjälp av särskilda HR-system (mer om detta steg längre fram). 

Om ni har resurser tillgängliga för att hjälpa till kommer tilldelning av ägarskap och ansvar att göra det möjligt för teammedlemmarna att behålla beslutsfattandet i sina arbetsprocesser. 

Det kan vara mycket att hålla reda på, och det är till hjälp att ha ett projektdokument som alla kan komma åt. Jag gillar att använda Sharepoint för den här typen av projekt, men det finns många projektledningsverktyg tillgängliga.

I mitt tidigare exempel med utspridd dokumentation bestämde vi oss för att samla allt på en central plats i stället för i de silor där det hade funnits, och gav oss själva 6 månader på oss att uppdatera varje dokument.

Den här tidsplanen var realistisk och genomförbar för oss som ett litet HR-team. Vi hade ett kort stående möte en gång i månaden för att kontrollera våra framsteg och hålla oss ansvariga. 

Steg fyra: Kontinuerlig förbättring

Upprätta ett system för löpande övervakning och utvärdering av HR-processer. Underlätta återkoppling från medarbetare och HR-personal för att identifiera eventuella problem eller ytterligare förbättringsområden. 

Du kan till exempel skicka en pulsenkät till medarbetare efter att de har kontaktat HR med vissa önskemål för att få omedelbar återkoppling, eller skicka en önskeenkät till ditt HR-team en gång om året för mer omfattande förbättringsidéer.

Du kan använda den insamlade återkopplingen och datan för att göra kontinuerliga förbättringar av HR-processerna.

HR-avdelningar kan optimera processerna genom att integrera plattformar för hantering av HR-ärenden för att lösa problem snabbare.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6 exempel på förbättring av HR-processer 

Nu går vi igenom några exempel på vanliga sätt att förbättra HR-processer.

Automatisera arbetsflöden

Under bedömningsfasen kommer du sannolikt att identifiera manuella och repetitiva uppgifter som datainmatning, tidsbokning och utskick av rutinmässiga e-postmeddelanden. 

Du kan automatisera dessa processer genom att bygga en HR-teknikstack (tänk på ditt HRMS eller HRIS samt kommunikationsverktyg) som automatiserar många av dessa processer och gör det möjligt för data att flöda mellan olika appar och funktioner.

Författarens tips

Om du inte kan automatisera det, standardisera det åtminstone. Genom att utveckla standardiserade processer och mallar för uppgifter som prestationsbedömningar, arbetsbeskrivningar och intervjuguider säkerställs konsekvens och den tid som läggs på att skapa material från grunden minskar.

Digitalisera introduktionen

Introduktionen av anställda är en återkommande process som på de flesta företag verkligen behöver uppdateras och är en av de mest betydelsefulla delarna av en nyanställds medarbetarupplevelse.

Digitalisera introduktionsprocessen genom att förse nyanställda med elektroniska formulär, utbildningsmoduler och företagsresurser. Det kan minska pappersarbetet, spara tid och säkerställa en enhetlig introduktionsupplevelse för alla nya medarbetare.

Specialiserad introduktionsprogramvara kan vara till stor hjälp här.

Effektivisera rekryteringen

Om rekryteringsprocessen inte ingick i din inventering i steg 1 bör den göra det. Om du inte redan har gjort det kan du överväga att införa ett system för kandidatspårning (ATS) för att hantera platsannonser, ansökningar och kommunikation med kandidater.

ATS-programvara kan hjälpa till att gallra kandidater, följa deras framsteg och till och med bidra till att skapa en rekryteringspipeline för roller som är svåra att tillsätta. Många av dessa program kan också tillhandahålla värdefulla mätvärden om din rekryteringsprocess och kandidatupplevelsen.

Erbjud självbetjäningsalternativ

HR-personal kan lägga mycket onödig energi på att besvara frågor och uppdatera medarbetarinformation. Här är några förslag som kan hjälpa till med det:

Självservice för medarbetare och chefer

Alternativen kan redan finnas i din HRIS-programvara för självservice för medarbetare och chefer. 

Använd självserviceverktyg för medarbetare för att ge medarbetarna möjlighet att uppdatera personuppgifter, se lönespecifikationer, begära ledighet och registrera sig för förmåner. Detta minskar HR-teamets arbetsbelastning och ger medarbetarna möjlighet att själva hantera sina uppgifter.

Självservicealternativ för chefer i ditt HRIS är ytterligare ett område att undersöka för processförbättringar. Det kan finnas funktioner som du enkelt kan aktivera för chefer, så att de själva kan hantera rutinmässiga förändringar för medarbetare, till exempel ändringar av rapporteringslinjer och godkännande av ledighetsansökningar.

Centraliserad kunskapsbas 

Skapa ett centraliserat arkiv med HR-policyer, rutiner, vanliga frågor och resurser. Detta kan hjälpa medarbetare och chefer att hitta svar på sina frågor utan att behöva kontakta HR direkt. Det är viktigt att göra arkivet lätt att söka i och tillgängligt för alla medarbetare. 

Det finns många intranätalternativ tillgängliga med varierande kostnader och arbetsinsatser. Många HRIS-plattformar har också denna funktion. 

Elektronisk dokumenthantering 

Om du inte redan har gjort det kan du börja lagra HR-dokument digitalt i ett säkert dokumenthanteringssystem. Det gör det enklare att hämta och dela dokument och medarbetaruppgifter, vilket minskar behovet av fysiskt pappersarbete. 

Efterlevnadskalender och checklista för årets slut

Jag skrev lite om en efterlevnadskalender i en tidigare artikel om HR-efterlevnad, och jag kan inte nog framhålla hur värdefull den är.

Kalendern jag använder är kopplad till en delad HR-kalender i Outlook, och varje punkt i kalendern är kopplad till en händelse i HR-kalendern. Dessa “påtagliga” påminnelser fungerar bra för att få fart på efterlevnadsarbetet.

Använd en checklista för årets slut genom att bädda in den i din efterlevnadskalender. Som en del av mitt teams checklista för årets slut går vi igenom processdokumentationen och utför regelbundet underhåll. 

Detta möjliggör en cykel av kontinuerliga förbättringar utan det omfattande arbete som krävs för att börja om från början, vilket jag beskrev i steg 4 ovan.

Obs! Checklistan för årets slut bör inte kombineras med eller ersätta dina andra checklistor för HR-processer.

Utmaningar med förbättring av HR-processer

Även om det låter bra i teorin är det osannolikt att förbättring av HR-processer blir helt problemfri. Vanliga utmaningar är:

• Motstånd mot förändring: Medarbetare och chefer kan motsätta sig förändringar på grund av rädsla för det okända, bekvämlighet med nuvarande processer eller skepsis mot fördelarna med nya system. Därför behöver alla större förändringar en ordentlig förändringsledningsplan och kommunikationsstrategi.
• Brist på tydlig vision: Utan ett väldefinierat mål och en tydlig strategi kan förbättringar av HR-processerna bli ofokuserade, vilket leder till slöseri med tid och resurser.
• Begränsade resurser: Budgetbegränsningar, begränsad personal och otillräckliga tekniska verktyg kan försvåra införandet av nya HR-processer. Därför är det viktigt att prioritera effektivt och fastställa realistiska tidsramar. Effektivisering av HR-processer kan börja med att använda kostnadsfria HR-lösningar för grundläggande administrativa uppgifter.
• Upprätthållande av efterlevnad: HR-processer måste följa olika lagkrav och regulatoriska krav, och att säkerställa efterlevnad under genomförandet av förändringar kan medföra oväntade problem.
• Global skalning: HR-processer kan behöva ta hänsyn till olika lokala förutsättningar, beroende på var du anställer. Genom att anlita multinationella HR-tjänster kan du säkerställa optimerade processer som passar både lokala och internationella team

Bästa praxis för förbättring av HR-processer

Slutligen följer, mot bakgrund av de utmaningar som lyfts ovan, några bästa praxis att ha i åtanke när du förbättrar HR-processer.

• Fastställ tydliga mål: Definiera specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna (SMART) mål för förbättringsprocessen.
• Medarbetarnas delaktighet: Involvera medarbetarna i planerings- och implementeringsfaserna. Samla in deras feedback och bemöt deras farhågor för att främja acceptans och minska motståndet mot förändring.
• Öppen kommunikation: Främja öppen och transparent kommunikation inom HR-teamet och i hela organisationen för att kommunicera förändringar effektivt och samla in feedback.
• Jämförelseanalys: Jämför dina HR-processer med branschstandarder och bästa praxis. Använd jämförelseanalys för att identifiera brister och möjligheter till förbättring.
• Prestationsmått: Definiera och följ upp centrala resultatindikatorer (KPI:er) för dina HR-processer
• Ha ett kundcentrerat förhållningssätt: Det nya sättet att tänka är att se personalverksamheten som en produkt där medarbetarna behandlas som kunder, med fokus på att förbättra deras upplevelse av HR-processerna. Ta reda på vad som kan förbättra deras upplevelse, oavsett om det handlar om systemintegration, att förenkla uppgifter eller att minimera antalet möten.

En kultur av ständiga förbättringar

Förbättring av HR-processer är en naturlig del av att utveckla din HR-funktion.

Genom att följa en strukturerad metod som omfattar bedömning, analys, omformning och löpande uppföljning kan du effektivisera dina HR-processer, minska kostnaderna, förbättra medarbetarnas tillfredsställelse och i slutändan bidra mer effektivt till att organisationens strategiska mål uppnås. 

Att omfamna en kultur av ständiga förbättringar inom HR kan leda till långsiktig framgång i dagens dynamiska affärsmiljö och ge medarbetarna en effektiv HR-upplevelse.

Gå med i People Managing People-communityn

För mer information om hur du förbättrar HR-processer och bästa praxis inom talanghantering, gå med i vår stödjande community för HR- och företagsledare där kunskap delas för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och skapa större värde för din organisation.