Så genomför du en lyckad lönehantering (checklista)

Checklista för lönehantering

Innan du kan börja hantera löner behöver ditt småföretag ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN).

EIN-numret är nödvändigt för att du ska kunna göra federala löneinbetalningar. Du kan ansöka om ett via IRS webbplats.

Beroende på var du befinner dig och de specifika kraven i din delstat och dina lokala jurisdiktioner kan du även behöva ytterligare identifikationsnummer. För att vara säker bör du kontakta erfarna HR- konsulter i ditt område.

Följ steg ett till fem för att hantera löneutbetalningar smidigt.

Steg ett: Samla in all relevant skatte- och personalinformation

Ditt första steg är att samla in data. Här är vad du behöver för varje anställd:

Information om anställda

• Fullständigt juridiskt namn, adress, personnummer (SSN) och kontaktuppgifter
• Anställningens startdatum
• Blankett W-4 för heltids- och deltidsanställda
• Blankett W-9 för oberoende uppdragstagare 
• USCIS-blankett I-9 för att styrka rätten att arbeta i USA 
• Delstatligt konto för rapportering av nyanställda
• Delstatligt konto för arbetstagarersättning 
• Uppgifter om bankkonto för direktinsättning
• Registrering av förmåner 
• Aktuella löneutmätningar.

Kontrollera personaluppgifter

• Säkerställ att alla personaluppgifter är korrekta och aktuella
• Jämför personnummer och namn med officiella dokument 

Klassificering av anställda

• Fastställ anställningsstatus – deltid eller heltid
• Klassificera anställda korrekt för skatteändamål – uppdragstagare eller anställda

Utbetalningsschema 

• Utbetalningsfrekvens – varje vecka, löneutbetalning varannan vecka, två gånger i månaden eller varje månad
• Bekräfta datumen för varje löneperiod

Skatteinformation 

• Hämta de senaste tabellerna för skatteavdrag på delstatlig, federal och lokal nivå
• Skatteblanketter och publikationer från skattemyndigheter

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Löneavdrag

• Identifiera obligatoriska avdrag (såsom federal och delstatlig inkomstskatt, socialförsäkring och Medicare)
• Notera frivilliga avdrag (såsom sjukförsäkring och pensionsinbetalningar)

Kontroller av efterlevnad

• Se till att era löneprocesser följer federala, delstatliga och lokala arbetslagar
• Håll er uppdaterade om juridiska förändringar som kan påverka lönehanteringen

När du har samlat in all denna information kan du gå vidare till steg två och beräkna lönen.

Experttips: Små företag kan dra nytta av pålitliga lönetjänster anpassade efter deras behov för att följa reglerna.

Steg två: Beräkna lönen

För att beräkna lönen korrekt måste du först räkna ut de anställdas bruttolön (före skatt). 

Gör följande tre steg:

1. Samla in korrekta tidrapporter eller närvaroregister för timanställda
2. Se till att saldona för betald ledighet (PTO) är uppdaterade
3. Granska eventuella nyliga löneökningar, retroaktiv lön, befordringar eller avslutade anställningar

Det är också viktigt att dra av alla tillämpliga avdrag. Verktyg som programvara för utgiftsrapportering kan förenkla denna process.

Timanställda 

Multiplicera deras timlön med antalet arbetade timmar under löneperioden. Se till att ta hänsyn till eventuella övertidstimmar (om tillämpligt) och tillämpa rätt övertidsersättning enligt arbetslagstiftningen.

Månadsavlönade

För månadsavlönade delar du årslönen med antalet löneperioder per år för att fastställa bruttolönen för löneperioden. 

Om anställda får provisioner eller bonusar ska du beräkna dessa separat och lägga till dem i den ordinarie bruttolönen.

Det blir mer komplicerat när olika roller följer olika lönemodeller. På tandläkarmottagningar kan lönehanteringen till exempel omfatta fast avlönad personal, timanställda tandhygienister, produktionsbaserad ersättning till associerade tandläkare och bonusar, som alla måste beräknas korrekt inom samma lönecykel.

Nu när du har all denna information kan du gå vidare och beräkna nettolönen. 

• Dra av alla tillämpliga avdrag från bruttolönen för att komma fram till nettolönen (lönen efter skatt) för varje anställd.
• Avdrag kan omfatta:

• Federal och delstatlig inkomstskatt
• Skatt till Social Security och Medicare
• Premier för sjukförsäkring
• Pensionsinbetalningar
• Eventuella andra frivilliga avdrag
• När du har tagit hänsyn till alla avdrag, skatter och inbetalningar beräknar du den slutliga nettolön som varje anställd får.
• Skapa lönehanteringsrapporter som sammanfattar de anställdas inkomster, avdrag, skatter och inbetalningar. Dessa rapporter är viktiga för dokumentation och regelefterlevnad.

Steg tre: Kontrollera ditt arbete

Detta är kanske det viktigaste steget: kontrollera ditt arbete. Kontrollera det sedan igen. 

Avvikelser i lönehanteringen är vanliga, så det lönar sig (bokstavligen) att genomföra noggranna lönekontroller och verifiera att informationen i ditt löneregister är korrekt.

Överväg att köra en testlön för en liten grupp anställda innan du behandlar hela lönekörningen. Det hjälper dig att identifiera och åtgärda eventuella problem utan att påverka alla anställda.

Det är också klokt att låta någon annan granska löneinformationen för att upptäcka eventuella fel. 

Om du upptäcker något som är fel kan löneprogramvaran ha angett en annan anställds lön än den som finns i dina register. Kontrollera avvikelser med de anställda och ansvariga teammedlemmarna för att rätta till dem. 

Gå vidare och gör om dina beräkningar.  

Steg fyra: Stäng löneperioden

Att stänga löneperioden är det sista steget i lönehanteringscykeln. Det är ett viktigt steg att följa oavsett om det gäller en anställd i lönehanteringen eller 500.

Det omfattar uppgifter som säkerställer att du har slutfört alla nödvändiga lönerelaterade aktiviteter för den aktuella löneperioden korrekt. 

Här är en steg-för-steg-guide för att avsluta lönekörningen:

1. Verifiera löneuppgifterna: Kontrollera alla löneuppgifter, beräkningar och avdrag en extra gång för att säkerställa att de är korrekta och fullständiga.
2. Gör justeringar: Om du upptäcker fel eller avvikelser under verifieringen ska du göra nödvändiga justeringar av löneuppgifterna.
3. Stäm av konton: Det gäller exempelvis skuldkonton för löner och kostnadskonton, för att säkerställa att de överensstämmer med löneuppgifterna.
4. Hantera betalningar av löneskatter: Beräkna det totala beloppet av de löneskatter som hållits inne från de anställdas löneutbetalningar under löneperioden. 
5. Förbered och skicka in löneskattebetalningarna till relevanta skattemyndigheter. Säkerställ att alla tidsfrister för skatteinbetalningar hålls. 
6. Skapa lönerapporter för löneperioden: Rapporterna ska innehålla uppgifter om varje anställds lön, avdrag, skatter och arbetsgivarens bidrag.
7. Distribuera lönebesked eller hantera direkta insättningar: Förbered lönebesked för anställda som får pappersutbetalningar eller initiera direkta insättningar till de anställdas bankkonton.
8. Säkerställ att alla betalningar är korrekta och sker i tid.
9. Tillhandahåll lönesammanställningar: Skicka lönesammanställningar till de anställda som visar deras lön, innehållna skatter, avdrag och nettolön för löneperioden. 
10. Uppdatera löneuppgifterna: Ta med uppgifterna från den senaste löneperioden, inklusive arbetade timmar, lönejusteringar och andra förändringar. 
11. Skicka in löneskattedeklarationer: Fyll i och skicka in alla nödvändiga löneskattedeklarationer, exempelvis Form 941 (arbetsgivarens kvartalsvisa federala skattedeklaration), Form WH-347 för certifierad lönehantering samt delstatliga eller lokala skatteformulär.
12. Förvara löneuppgifterna säkert: Förvara alla lönerelaterade dokument på ett säkert sätt – inklusive lönebesked, lönerapporter, skatteformulär och andra handlingar, i enlighet med lagkraven.
13. Genomför en löneavstämning: Stäm av lönerna samt företagets kostnader och skulder i bokföringssystemet för att säkerställa att de överensstämmer med löneuppgifterna.
14. Förbered nästa löneperiod: Samla in de anställdas tidsregistreringar, uppdatera eventuella förändringar i de anställdas status och gå igenom kommande lönescheman.

Steg fem: Fördela bidrag och skicka in innehållna belopp

När lönekörningen har avslutats är det dags att fördela arbetsgivarens bidrag och skicka in de innehållna löneskatterna. 

Detta steg säkerställer att rätt belopp betalas in till respektive konto och skattemyndighet. 

Här är en sammanställning av de uppgifter som ingår:

• Fördela arbetsgivarens bidrag såsom sjukförsäkring, pensionsplaner (t.ex. 401(k)) eller andra personal­förmåner, och fördela rätt belopp till varje anställds individuella konto.
• Betala in löneskatterna till skattemyndigheterna baserat på de beräknade innehållna löneskatterna. Dessa skatter omfattar vanligtvis federal inkomstskatt, socialförsäkringsskatt, Medicare-skatt, delstatlig inkomstskatt och eventuella tillämpliga lokala skatter (för hjälp, läs vår artikel om löneskatt jämfört med inkomstskatt).
• Betala in innehållna belopp och anställdas bidrag till relevanta skattemyndigheter eller förmånsleverantörer.  
• Utfärda lönebesked med uppgifter om deras totala lön, innehållna löneskatter och eventuella arbetsgivarbidrag som gjorts för deras räkning (t.ex. bidrag till pensionsplaner).
• Bevara dokumentationen av löneskatterapporter, inbetalningar och bidrag till personalförmåner i enlighet med lagkraven.

Checklista för lönehantering vid årets slut

Att hantera årsskiftets lönehantering handlar om mer än att bara göra de sista löneutbetalningarna – det handlar om att avsluta lönehanteringen för räkenskapsåret korrekt, enligt gällande regler och i tid. Här är en detaljerad checklista som vägleder dig genom processen:

1. Gå igenom viktiga datum och tidsfrister

• Markera tidsfrister för de sista lönekörningarna, skattedeklarationerna och distributionen av formulär (t.ex. W-2 och 1099).
• Fastställ när årets sista lönekörning kommer att behandlas.
• Kontrollera IRS:s och delstatens tidsfrister för W-2, 1099 och skatteinlämning (vanligtvis den 31 januari för W-2/1099).
  

2. Kontrollera uppgifter om anställda och uppdragstagare

• Bekräfta att alla anställdas namn, personnummer och adresser är uppdaterade.
• Säkerställ att uppgifterna om uppdragstagare/leverantörer är fullständiga för 1099-hanteringen (TIN, adress osv.).
• Markera avslutade anställningar och säkerställ att slutlönen är inkluderad.
• Kontrollera särskilda omständigheter:
  • Nyanställda eller anställda som inte fyllde i ett W-4-formulär när de anställdes
  • Anställda med makulerade eller återförda löneutbetalningar
  • Anställda eller tidigare anställda med pågående lönetvister

3. Granska och stäm av årets löneuppgifter hittills (YTD)

• Stäm av bruttolön, nettolön, avdrag och skatteavdrag.
• Säkerställ att manuella löneutbetalningar och betalningar utanför den ordinarie lönekörningen är registrerade.
• Kontrollera om lönekörningar saknas eller om poster har registrerats dubbelt.

4. Bekräfta avdrag och förmåner

• Validera årets totalsummor för:
  • Sjukförsäkring
  • Avgifter till 401(k)
  • Avdrag för HSA/FSA
  • Pendlings- eller andra förmåner
• Kontrollera beräknad inkomst (t.ex. grupplivförsäkring över $50,000).
• Stäm av avdrag före skatt mot avdrag efter skatt.

5. Kör årets sista lönekörning

• Hantera de sista löneutbetalningarna korrekt med alla bonusar eller justeringar vid årets slut.
• Säkerställ korrekt skattehantering av bonusar (schablonsats eller sammanräkningsmetod).
• Håll inne eventuella uppskjutna löneskatter (om tillämpligt).

6. Förbered och distribuera formulär vid årets slut

• Skapa och distribuera W-2-formulär till de anställda senast 31 jan.
• Skicka 1099-NEC-formulär till uppdragstagare och lämna in dem till IRS (också senast 31 jan.).
• Lämna in W-3 (sammanställning av W-2-formulär) till SSA.
• Tillhandahåll ACA-formulär (1095-C) om det krävs för att uppfylla arbetsgivarens skyldigheter enligt mandatet.

7. Lämna in årliga skattedeklarationer

• Betala de slutliga federala och delstatliga skatterna.
• Lämna in kvartalsformulär 941 (Q4) och årsformulär 940 för FUTA-skatt.
• Kontrollera noggrant lokala skattskyldigheter om du bedriver verksamhet i flera jurisdiktioner.
  

8. Säkerhetskopiera och arkivera löneuppgifter

• Spara alla rapporter för årets slut: lönesammanställning, skattedeklarationer, avdragsrapporter osv.
• Bevara uppgifterna enligt lagkraven (vanligtvis 3–7 år).
• Begränsa åtkomsten till känsliga dokument och säkerställ säker lagring.
  

9. Kommunicera med de anställda

• Informera de anställda om när och hur de kommer att få sina W-2-formulär (per post eller digitalt).
• Utse en kontaktperson för frågor som rör löner.

10. Planera för det nya året

• Uppdatera skattetabeller och förmånssatser för det nya året.
• Kontrollera förändringar av minimilön och lokala efterlevnadskrav.
• För över eller återställ saldon för PTO och förmåner efter behov.
• Det här är ett bra tillfälle att se över och fastställa lönepolicyerna för det nya året. Kanske vill du erbjuda större flexibilitet.

Så säkerställer du en smidig löneprocess

Vill du göra lönehanteringen lite smidigare? Det vill vi alla. Fortsätt läsa.

Noggrann dokumentation

Det här är avgörande, eftersom din lönehantering också blir fel om dina uppgifter är felaktiga.

Några bästa metoder för lönehantering för noggrann dokumentation är bland annat:

• Underhålla personalakter: Skapa individuella personalakter som innehåller den viktigaste informationen för lönehanteringen. 
• Registrera uppgifter utan dröjsmål: Kontrollera att dina uppgifter återspeglar den senaste informationen för varje löneperiod. 
• Genomföra regelbundna granskningar: Granskningar hjälper dig att identifiera och rätta till eventuella avvikelser eller fel samt upprätthålla dataintegriteten. 
• Skydda löneuppgifter: Inför processer för hantering av känslig information, till exempel lösenordsskydd, säker lagring och åtkomstkontroller. 
• Dokumentera ändringar: Se till att du gör ändringar så snart de inträffar – till exempel lönejusteringar, uppdateringar av förmåner eller ändringar av anställningsstatus.  

Utbildning

Överväg en specialiserad utbildning inom lönehantering för att uppdatera dina kunskaper. Några utbildningsalternativ är:

• Certifierad lönehanteringsspecialist – omfattar alla aspekter av lönehantering, inklusive efterlevnad, dokumentation, rapportering och beskattning. 
• Grundläggande certifiering inom lönehantering – utformad för yrkesverksamma inom lönehantering på nybörjarnivå.

Det finns också gott om leverantörer av onlineutbildningar inom lönehantering som erbjuder certifieringar inom lönehantering i egen takt.

Använd programvara

Om du sköter lönehanteringen själv kan rätt löneprogramvara för småföretag förbättra noggrannheten och effektiviteten.

När du väljer rätt löneprogramvara kan du betala de anställda i tid (och rätt belopp) utan att behöva förlita dig på en omfattande checklista för lönehantering.

Vad gör löneprogramvara? Löneprogramvara är utformad för att sköta lönehanteringen utan krångel, vilket enkelt motiverar eventuella kostnader för lönelösningar. 

Beroende på löneleverantören kan det erbjuda ett brett utbud av funktioner för att förenkla lönehanteringen för företag av alla storlekar och ge möjlighet att införa flexibel löneutbetalning, till exempel löneutbetalning på begäran.

I princip automatiserar specialiserad programvara allt som nämnts ovan. Vissa kombinerade HR- och lönesystem kan också integreras med verktyg för tids- och närvaroregistrering. Dessutom fungerar de smidigt med bokföringsprogram, vilket gör överföringen av löneuppgifter mycket enkel. 

För team som vill ha webbaserad åtkomst till processen kan löneprogramvara online göra det möjligt att hantera löneutbetalningar varifrån de än arbetar.

Och om du är helt ny inom lönehantering erbjuder vissa programvaruleverantörer till och med specialiserade lönelösningar för nystartade företag.

Lägg ut arbetet

Oftast övervakar HR lönehanteringen, eller så sköts den av en särskild ekonomi- eller löneavdelning. Vissa företag vill dock inte bära den bördan.

Ett annat alternativ är att lägga ut lönehanteringen på en leverantör av lönetjänster. Många företagare gör just det. Och de älskar det.

Leverantörer av lönetjänster är experter inom sitt område. Vad gör en lönetjänst? Jo, det är deras uppgift att hålla sig uppdaterade om de senaste skattelagarna och bestämmelserna. Det säkerställer att du får korrekta rapporter om lönehanteringen som följer gällande regler, med betydligt mindre risk för fel.

Att lägga ut lönehanteringen kan definitivt spara värdefull tid och låta dig fokusera på kärnverksamheten. Och när företaget växer blir lönehanteringen oundvikligen mer komplex. 

Genom att lämna över den här uppgiften kan du enkelt skala upp verksamheten och hantera förändringar i antalet anställda samt ytterligare behov inom lönehanteringen utan avbrott.

För mer information, läs vår artikel om för- och nackdelarna med att lägga ut lönehanteringen.

Gå vidare och kör lönekörningen 

Oavsett om du är företagsägare eller arbetar inom personalområdet har du nu den kunskap du behöver för att tryggt hantera löner. 

Vad händer härnäst? Du kan till exempel göra en annan verksamhet en tjänst och dela checklistan i dina sociala medier. Att dela med sig är trots allt att bry sig!

För det senaste innehållet från People Managing People kan du prenumerera på vårt veckobrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.