Så genomför du en framgångsrik lönekörning (checklista)

Checklista för lönehantering

Innan du kan börja hantera löner behöver ditt småföretag ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN).

EIN-numret är nödvändigt för att du ska kunna betala löneskatter till den federala myndigheten. Du kan ansöka om ditt via IRS webbplats.

Beroende på var du befinner dig och de specifika kraven i din delstat och lokala jurisdiktioner kan du även behöva ytterligare identifikationsnummer. För att vara säker kan du kontakta erfarna HR-konsulter i ditt område.

Följ steg ett till fem för att hantera löneutbetalningar smidigt.

Steg ett: Samla in all relevant skatte- och medarbetarinformation

Det första steget är att samla in data. Här är vad du behöver för varje medarbetare:

Medarbetarinformation

• Fullständigt juridiskt namn, adress, socialförsäkringsnummer (SSN) och kontaktuppgifter
• Anställningens startdatum
• Blankett W-4 för heltids- och deltidsanställda
• Blankett W-9 för oberoende uppdragstagare 
• USCIS-blankett I-9 för behörighet att arbeta i USA 
• Delstatligt konto för rapportering av nyanställda
• Delstatligt konto för arbetsskadeförsäkring 
• Uppgifter om bankkonto för direktinsättning
• Registrering av förmåner 
• Aktuella löneutmätningar.

Kontrollera medarbetardata

• Säkerställ att all medarbetarinformation är korrekt och uppdaterad
• Kontrollera SSN och namn mot officiella dokument 

Klassificering av medarbetare

• Fastställ anställningsstatus – deltid eller heltid
• Klassificera medarbetare korrekt för skatteändamål – uppdragstagare eller anställda

Utbetalningsschema 

• Utbetalningsfrekvens – varje vecka, löneutbetalning varannan vecka, två gånger i månaden eller varje månad
• Bekräfta datumen för varje löneperiod

Skatteinformation 

• Hämta de senaste delstatliga, federala och lokala tabellerna för skatteavdrag
• Skatteblanketter och publikationer från skattemyndigheter

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Löneavdrag

• Identifiera obligatoriska avdrag (till exempel federal och delstatlig inkomstskatt, socialförsäkringsavgifter och Medicare)
• Notera frivilliga avdrag (till exempel sjukförsäkring och pensionsinbetalningar)

Kontroller av regelefterlevnad

• Se till att löneprocesserna följer federala, delstatliga och lokala arbetslagar
• Håll dig uppdaterad om eventuella lagändringar som kan påverka lönehanteringen

När du har samlat in all denna information kan du gå vidare till steg två och beräkna lönen.

Proffstips: Små företag kan dra nytta av pålitliga lönetjänster anpassade efter deras behov för att följa reglerna.

Steg två: Beräkna lönen

För att beräkna lönen korrekt måste du först räkna ut de anställdas bruttolön (före skatt). 

Gör följande tre steg:

1. Samla in korrekta tidrapporter eller närvaroregister för timanställda
2. Se till att saldon för betald ledighet (PTO) är uppdaterade
3. Granska eventuella nyliga löneökningar, retroaktiv lön, befordringar eller avslutade anställningar

Det är också viktigt att dra av alla tillämpliga avdrag. Verktyg som programvara för utgiftsrapportering kan förenkla processen.

Timanställda 

Multiplicera timlönen med antalet arbetade timmar under löneperioden. Se till att ta hänsyn till eventuella övertidstimmar (om tillämpligt) och tillämpa korrekt övertidsersättning enligt arbetslagarna.

Månadsavlönade

För månadsavlönade delar du årslönen med antalet löneperioder per år för att fastställa bruttolönen för löneperioden. 

Om anställda får provision eller bonusar ska dessa beräknas separat och läggas till den ordinarie bruttolönen.

Det blir mer komplicerat när olika roller följer olika lönemodeller. På tandläkarmottagningar kan lönehanteringen till exempel omfatta månadsavlönad personal, timanställda tandhygienister, produktionsbaserad ersättning till assisterande tandläkare och bonusar, som alla måste beräknas korrekt under samma lönecykel.

Nu när du har all denna information kan du gå vidare och beräkna nettolönen. 

• Dra av alla tillämpliga avdrag från bruttolönen för att få fram nettolönen (lönen efter skatt) för varje anställd.
• Avdrag kan omfatta:

• Federala och delstatliga inkomstskatter
• Skatt för Social Security och Medicare
• Premier för sjukförsäkring
• Pensionsinbetalningar
• Eventuella andra frivilliga avdrag
• När alla avdrag, skatter och inbetalningar har beaktats beräknar du den slutliga nettolön som varje anställd får.
• Skapa lönerapporter som sammanfattar de anställdas inkomster, avdrag, skatter och inbetalningar. Dessa rapporter är viktiga för dokumentation och regelefterlevnad.

Steg tre: Kontrollera ditt arbete

Det här är kanske det viktigaste steget: kontrollera ditt arbete. Kontrollera det sedan igen. 

Avvikelser i lönehanteringen är vanliga, så det lönar sig (bokstavligen) att genomföra noggranna lönekontroller och verifiera att informationen i ditt löneregister är korrekt.

Överväg att köra en testlön för en liten grupp anställda innan du behandlar hela lönekörningen. Det hjälper dig att identifiera och åtgärda eventuella problem utan att påverka alla anställda.

Det är också klokt att låta någon annan granska löneinformationen för att upptäcka eventuella fel. 

Om du upptäcker något som är fel kan löneprogramvaran ha angett en annan anställds lön än den som finns i dina register. Kontrollera avvikelser med de anställda och ansvariga teammedlemmarna för att rätta till dem. 

Gå vidare och kör om dina beräkningar.  

Steg fyra: Avsluta lönekörningen

Att avsluta lönekörningen är det sista steget i lönehanteringscykeln. Det är ett viktigt steg att följa oavsett om det gäller en anställd i lönehanteringen eller 500.

Det innebär uppgifter som säkerställer att du har slutfört alla nödvändiga lönerelaterade aktiviteter korrekt för den aktuella löneperioden. 

Här är en steg-för-steg-guide för att avsluta lönekörningen:

1. Verifiera löneuppgifter: Kontrollera noggrant alla löneuppgifter, beräkningar och avdrag för att säkerställa att de är korrekta och fullständiga.
2. Gör justeringar: Om du identifierar fel eller avvikelser under verifieringsprocessen gör du nödvändiga justeringar av löneuppgifterna.
3. Stäm av konton: Stäm av exempelvis skuldkonton för löner och kostnadskonton för att säkerställa att de överensstämmer med löneuppgifterna.
4. Behandla betalningar av löneskatter: Beräkna det totala beloppet av löneskatter som hållits inne från de anställdas löneutbetalningar under löneperioden. 
5. Förbered och lämna in betalningar av löneskatter till berörda skattemyndigheter. Se till att du uppfyller alla tidsfrister för skatteinbetalningar. 
6. Skapa lönerevisioner för löneperioden: Dessa rapporter bör innehålla detaljer om varje anställds inkomster, avdrag, skatter och arbetsgivarens inbetalningar.
7. Distribuera lönecheckar eller behandla direktinsättningar: Förbered lönecheckar för anställda som får papperscheckar eller initiera direktinsättningar till de anställdas bankkonton.
8. Säkerställ att alla betalningar är korrekta och sker i tid.
9. Tillhandahåll lönesammanställningar: Skicka lönesammanställningar till de anställda som visar deras inkomster, innehållna skatter, avdrag och nettolön för löneperioden. 
10. Uppdatera löneuppgifterna: Återspegla uppgifterna för den senaste löneperioden, inklusive arbetade timmar, lönejusteringar och andra ändringar. 
11. Lämna in löneskattedeklarationer: Fyll i och lämna in alla nödvändiga löneskattedeklarationer, såsom Form 941 (arbetsgivarens kvartalsvisa federala skattedeklaration), Form WH-347 för certifierad lönehantering samt delstatliga eller lokala skattedeklarationer.
12. Förvara löneuppgifter säkert: Förvara alla lönerelaterade dokument på ett säkert sätt – inklusive lönespecifikationer, lönerevisioner, skattedeklarationer och andra uppgifter, enligt lagens krav.
13. Genomför en löneavstämning: Stäm av lönerna samt företagets kostnader och skulder i ditt bokföringssystem för att säkerställa att de överensstämmer med löneuppgifterna.
14. Förbered nästa löneperiod: Samla in de anställdas tidsuppgifter, uppdatera eventuella ändringar i de anställdas status och granska kommande lönescheman.

Steg fem: Fördela inbetalningar och lämna in uppgifter om innehållna belopp

När lönehanteringen har avslutats är det dags att fördela arbetsgivarens inbetalningar och lämna in uppgifter om innehållna löneskatter. 

Detta steg säkerställer att rätt belopp betalas in till respektive konto och skattemyndighet. 

Här följer en översikt över de uppgifter som ingår:

• Fördela arbetsgivarens inbetalningar såsom sjukförsäkring, pensionsplaner (t.ex. 401(k)) eller andra förmåner utöver lön, och fördela rätt belopp till varje anställds individuella konto.
• Betala in löneskatter till skattemyndigheterna baserat på de beräknade innehållna löneskatterna. Dessa skatter omfattar vanligtvis federal inkomstskatt, socialförsäkringsavgift, Medicare-skatt, delstatlig inkomstskatt och eventuella tillämpliga lokala skatter (för hjälp, läs vår artikel om löneskatt jämfört med inkomstskatt).
• Betala in innehållna belopp och de anställdas inbetalningar till relevanta skattemyndigheter eller förmånsleverantörer.  
• Utfärda lönebesked till de anställda med uppgifter om deras totala inkomster, innehållna löneskatter och eventuella arbetsgivarens inbetalningar för deras räkning (t.ex. inbetalningar till pensionsplaner).
• Spara uppgifter om löneskatterapporter, inbetalningar och de anställdas förmånsinbetalningar enligt lagens krav.

Checklista för lönehantering vid årets slut

Att genomföra lönehantering vid årets slut innebär mer än att bara utfärda de sista lönecheckarna – det handlar om att avsluta lönehanteringen för räkenskapsåret korrekt, i enlighet med reglerna och i tid. Här är en detaljerad checklista som vägleder dig genom processen:

1. Granska viktiga datum och tidsfrister

• Markera tidsfrister för slutliga lönekörningar, skattedeklarationer och distribution av blanketter (t.ex. W-2 och 1099).
• Fastställ när årets sista lönekörning kommer att behandlas.
• Kontrollera IRS:s och delstaternas tidsfrister för W-2, 1099 och inlämning av skattedeklarationer (vanligtvis den 31 januari för W-2/1099).
  

2. Kontrollera uppgifter om anställda och uppdragstagare

• Bekräfta att alla anställdas namn, personnummer och adresser är uppdaterade.
• Säkerställ att uppgifterna om uppdragstagare/leverantörer är kompletta för 1099-hanteringen (TIN, adress osv.).
• Markera avslutade anställningar och säkerställ att slutlönen är inkluderad.
• Kontrollera särskilda omständigheter:
  • Nyanställda eller anställda som inte fyllde i en W-4 vid anställningstillfället
  • Anställda med makulerade eller återförda löneutbetalningar
  • Anställda eller tidigare anställda med pågående lönetvister

3. Granska och stäm av årets löneuppgifter hittills (YTD)

• Stäm av bruttolön, nettolön, avdrag och skatteinnehållningar.
• Säkerställ att manuella löneutbetalningar och betalningar utanför den ordinarie lönecykeln har registrerats.
• Kontrollera om lönekörningar saknas eller om poster har registrerats dubbelt.

4. Bekräfta avdrag och förmåner

• Validera årsslutsbeloppen för:
  • Sjukförsäkring
  • 401(k)-inbetalningar
  • HSA/FSA-avdrag
  • Pendlings- eller andra förmåner
• Kontrollera beskattningsbar förmån (t.ex. grupplivförsäkring över $50,000).
• Stäm av avdrag före skatt mot avdrag efter skatt.

5. Kör årets sista lönekörning

• Genomför de sista löneutbetalningarna korrekt med alla bonusar eller justeringar vid årets slut.
• Säkerställ korrekt skattehantering av bonusar (fast skattesats eller aggregatmetoden).
• Håll inne eventuella uppskjutna löneskatter (om tillämpligt).

6. Förbered och distribuera formulär vid årets slut

• Skapa och distribuera W-2 till anställda senast den 31 januari.
• Skicka 1099-NEC till uppdragstagare och lämna in dem till IRS (också senast den 31 januari).
• Lämna in W-3 (sammanställning av W-2) till SSA.
• Tillhandahåll ACA-formulär (1095-C) om det krävs för att uppfylla arbetsgivarens skyldigheter enligt mandatet.

7. Lämna in årliga skattedeklarationer

• Betala de sista federala och delstatliga skatterna.
• Lämna in kvartalsformulär Form 941 (Q4) och årsformulär Form 940 för FUTA-skatt.
• Dubbelkontrollera lokala skattskyldigheter om du bedriver verksamhet i flera jurisdiktioner.
  

8. Säkerhetskopiera och arkivera löneregistren

• Spara alla rapporter från årets slut: lönesammanställning, skattedeklarationer, avdragsrapporter osv.
• Bevara registren enligt lagkraven (vanligtvis 3–7 år).
• Begränsa åtkomsten till känsliga dokument och säkerställ säker lagring.
  

9. Kommunicera med de anställda

• Informera de anställda om när och hur de får sina W-2 (per post eller digitalt).
• Ange en kontaktperson för frågor som rör löner.

10. Planera för det nya året

• Uppdatera skattetabeller och förmånssatser för det nya året.
• Kontrollera ändringar av minimilön och lokala efterlevnadskrav.
• För över eller återställ saldon för betald ledighet och förmåner efter behov.
• Det här är ett bra tillfälle att granska och fastställa dina lönepolicyer för det nya året; kanske vill du erbjuda större flexibilitet.

Så säkerställer du en smidig löneprocess

Vill du göra lönehanteringen lite smidigare? Det vill vi alla. Läs vidare.

Noggrann registerföring

Detta är viktigt eftersom din lönehantering också blir fel om dina register är felaktiga.

Några bästa metoder för lönehantering för noggrann registerföring omfattar:

• Upprätta personalakter: Skapa individuella personalakter som innehåller viktig information för lönehanteringen. 
• Mata in uppgifter utan dröjsmål: Kontrollera att dina register återspeglar den mest aktuella informationen för varje löneperiod. 
• Genomföra regelbundna granskningar: Granskningar hjälper dig att identifiera och korrigera eventuella avvikelser eller fel samt upprätthålla dataintegriteten. 
• Säkra löneuppgifter: Inför processer för känslig information, till exempel lösenordsskydd, säker lagring och åtkomstkontroller. 
• Dokumentera ändringar: Se till att du gör ändringar så snart de inträffar – till exempel lönejusteringar, uppdateringar av förmåner eller ändringar av anställningsstatus.  

Utbildning

Överväg specialiserad utbildning i lönehantering för att uppdatera dina kunskaper. Några utbildningsleverantörer erbjuder:

• Certifierad löneadministratör – omfattar alla aspekter av lönehantering, inklusive regelefterlevnad, registerföring, rapportering, beskattning och regelefterlevnad. 
• Grundläggande certifiering i lönehantering – utformad för löneadministratörer på nybörjarnivå.

Det finns också gott om leverantörer av onlineutbildningar inom lönehantering som erbjuder certifieringar inom lönehantering i egen takt.

Använd programvara

Om du hanterar löner själv kan rätt löneprogramvara för småföretag förbättra noggrannheten och effektiviteten.

När du väljer rätt löneprogramvara kan du betala de anställda i tid (och rätt belopp) utan att förlita dig på en fullständig checklista för lönehantering.

Vad gör löneprogramvara? Löneprogramvara är utformad för att köra lönehanteringen problemfritt, vilket enkelt motiverar eventuella tillhörande kostnader för lönelösningar. 

Beroende på löneleverantören kan de erbjuda ett brett utbud av funktioner för att förenkla lönehanteringen för företag av alla storlekar och ge möjlighet att införa flexibel lönehantering, till exempel löneutbetalningar på begäran.

I princip automatiserar specialiserad programvara allt jag har nämnt ovan. Vissa kombinerade HR- och lönesystem integreras även med verktyg för registrering av arbetstid och närvaro. Dessutom fungerar de smidigt med bokföringsprogram, vilket gör överföringen av löneuppgifter enkel. 

För team som vill ha webbaserad åtkomst till processen kan onlinebaserad löneprogramvara göra det möjligt att hantera löner var de än arbetar.

Och om du är helt ny inom lönehantering erbjuder vissa programvaruleverantörer till och med specialiserade lönelösningar för nystartade företag.

Lägg ut lönehanteringen externt

Oftast övervakar HR lönehanteringen, eller så gör en särskild ekonomi- eller löneavdelning det. Vissa företag vill dock inte bära den bördan.

Men ett annat alternativ är att lägga ut lönehanteringen till en leverantör av lönetjänster. Många företagsägare gör just det. Och de uppskattar det verkligen.

Leverantörer av lönetjänster är experter inom sitt område. Vad gör en leverantör av lönetjänster? Det är deras uppgift att hålla sig uppdaterade om de senaste skattelagarna och bestämmelserna. Det säkerställer att du får korrekta rapporter om lönehanteringen som följer gällande regler, med betydligt mindre risk för fel.

Att lägga ut lönehanteringen externt kan definitivt spara värdefull tid och låta dig fokusera på kärnverksamheten. Och när företaget växer blir lönehanteringen oundvikligen mer komplex. 

Genom att lämna över denna uppgift kan du enkelt skala upp verksamheten och hantera förändringar i antalet anställda samt ytterligare behov inom lönehanteringen utan störningar.

Kolla gärna in vår artikel om för- och nackdelarna med att lägga ut lönehanteringen.

Gå vidare och kör lönekörningen 

Oavsett om du är företagsägare eller arbetar med personalfrågor har du nu den kunskap du behöver för att hantera löner med självförtroende. 

Vad händer härnäst? Tja, du kan göra ett annat företag en tjänst och dela checklistan i dina sociala medier. Att dela med sig är trots allt att bry sig!

För det senaste innehållet från People Managing People kan du prenumerera på vårt veckobrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.