Så väljer du HR-programvara

Ta hänsyn till följande faktorer när du väljer programvara:

1. Flexibla abonnemang

Flexibla abonnemang påverkar programvarans förmåga att anpassa sig till organisationens föränderliga behov, antingen genom att uppgradera eller nedgradera abonnemang eller genom att köpa tillägg. Det är viktigt eftersom teamet kan växa eller förändras, och du behöver en skalbar lösning som kan anpassas efter er.

Leta efter abonnemang som erbjuder enkla uppgraderingar utan höga avgifter, eller lösningar som kombinerar olika HR-systemmoduler steg för steg. Fråga leverantörerna om deras uppgraderingspolicy under demonstrationer och om de främst riktar sig till småföretag, medelstora företag eller stora företag.

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering gör det möjligt för dig att skapa insikter från medarbetardata och fatta bättre beslut. Det är avgörande för HR-hanteringen och för att upprätthålla regelefterlevnaden.

Se till att programvaran erbjuder anpassningsbara rapporter och enkla alternativ för export av medarbetarinformation. Testa rapportfunktionerna under en provperiod för att bedöma hur enkla de är att använda.

3. Integration med din teknikmiljö

Integration med din HR-teknikmiljö säkerställer att HR-programvaran fungerar sömlöst med dina befintliga verktyg. Det är viktigt för att upprätthålla produktivitet och datakonsistens och bidrar till att effektivisera dina HR-arbetsflöden.

Kontrollera om programvaran integreras med din löneprogramvara (eller leta efter en HR-programvara med lönehantering), CRM-system eller system för hantering av arbetssökande (ATS) samt andra molnbaserade system. Be om integrationer i demonstrationsform för att se hur det fungerar i praktiken.

4. Introduktion och support

Goda tjänster för introduktion och support kan underlätta övergången till ny programvara. Det leder till en bättre implementering av din nya HR-plattform och ökad användning bland både HR-avdelningen och medarbetarna.

Utvärdera tillgången till utbildningsresurser, livesupport och communityforum. Fråga under en demonstration om den genomsnittliga svarstiden för supportfrågor och om det finns särskilda kundansvariga.

5. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ gör det möjligt att skräddarsy HR-plattformen efter dina specifika behov. Detta är viktigt för att säkerställa att verktyget passar dina centrala HR-arbetsflöden. Leta efter HR-verktyg som låter dig anpassa fält, instrumentpaneler och processer – samt leverantörer som ger stöd genom denna anpassning.

6. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner hjälper till att effektivisera repetitiva uppgifter och arbetsflöden. Oavsett om det handlar om hur du rekryterar topptalanger, introducerar nyanställda, hur medarbetare skickar in ledighetsansökningar eller andra typiska HR-uppgifter kan automatisering göra stor skillnad.

Automatisering hjälper din HR-personal att spara tid och minska antalet fel. Säkerställ att programvaran automatiserar viktiga HR-funktioner som är relevanta för ditt team, och testa automatiseringsmöjligheterna under en demonstration eller kostnadsfri provperiod för att se vilken effekt de har.

Så väljer du HR-programvara: En modell i fem steg

För att välja rätt HR-programvara börjar du med att identifiera företagets behov och utmaningar. Det hjälper dig att begränsa vilken typ av HR-programvara som passar bäst för ditt företag, oavsett om det är ett HCM- eller HRIS-system eller en annan typ av HR SaaS.

Därefter kan du utvärdera funktioner som motsvarar dessa krav och testa dem genom demonstrationer eller provperioder. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut om HR-teknik:

Steg 1: Identifiera dina behov

Börja med att fastställa ditt teams behov för att skapa grunden för valet av den bästa HR-programvaran:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Samla in synpunkter från intressenter

Involvera viktiga intressenter som HR, löneadministration och IT för att få en fullständig bild av dina behov. Håll möten eller skicka ut enkäter för att samla in deras synpunkter. Fråga dem vilka funktioner de tycker saknas i det nuvarande systemet. Prioritera feedback från dem som kommer att använda programvaran dagligen.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera problemområdena i ditt nuvarande system. Vad saktar ner ditt HR-team? Skapa en lista och rangordna dem efter deras påverkan på arbetsflödet. Vanliga problem kan vara exempelvis:

• Manuell datainmatning: Tar hanteringen av din HR-databas upp dina HR-medarbetares tid?
• Bristande integration: Sker administration och registrering av förmåner, hantering av medarbetarens livscykel och personalplanering i utspridd och fragmenterad HR-teknik?
• Begränsade rapporteringsmöjligheter: Har dina HR-chefer svårt att sammanställa rapporter och följa upp sådant som medarbetarengagemang, personalbevarande och medarbetarprestationer?

Anpassa efter policyer och mål

Säkerställ att dina krav överensstämmer med interna policyer och mål. Kontrollera om det finns några datasäkerhetsprotokoll eller regulatoriska krav som du måste uppfylla. Anpassa dina preferenser för leverantörer efter organisationens budget och strategiska inriktning.

Skilj mellan nödvändiga och önskvärda funktioner

Skilj mellan funktioner som är nödvändiga och sådana som är önskvärda. Nödvändiga funktioner är avgörande för verksamheten, till exempel löneadministration och personalhantering, administration av medarbetarförmåner eller hantering av HR-data.

Önskvärda funktioner kan vara sådana som förbättrar användarvänligheten eller förstärker medarbetarupplevelsen. Det kan handla om mobilappar, verktyg för prestationshantering, ett lärhanteringssystem (LMS) eller en självbetjäningsportal för medarbetare.

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder dyker upp oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte idag?
• Vilka funktioner skulle lösa dina tre största problemområden?
• Vilken ROI förväntar du dig av denna investering?

Steg 2: Undersök leverantörer

Gör en grundlig undersökning och jämför leverantörer av HR-programvara för att hitta den bästa lösningen för ditt team:

Genomför leverantörsöversikter

Börja med övergripande undersökningar via recensionssidor, rankningar och fallstudier. Leta efter återkoppling om användarupplevelse och kundsupport. Var uppmärksam på återkommande beröm eller klagomål. Det ger dig en bred bild av varje leverantörs rykte.

Jämför utifrån behoven

Anpassa verktygen efter företagets storlek och behov. Överväg om du behöver integrationer med befintliga system eller en allt-i-ett-lösning, som ett personaladministrativt informationssystem (HRIS) eller ett personalhanteringssystem (HRMS).

Avgör om det är bättre att lägga ut arbetet externt än att skapa en intern modell. Om du har vuxit ur ditt nuvarande system och behöver uppgradera din HR-programvara bör du dessutom överväga hur migrerings- eller avvecklingsprocessen från ditt befintliga HR-verktyg kommer att se ut.

Ju mindre HR-avdelningen är, desto bättre är det att använda färre system. Därför kan det vara en god idé att börja med ett allt-i-ett-HR-system och sedan komplettera med mer specialiserade verktyg när behoven utvecklas. Därför är möjligheten att integrera väl, helst med öppna API:er eller inbyggda anslutningar, avgörande.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Mark Wei

Grundare, PropertySensorOpens new window

Identifiera viktiga särskiljande faktorer

Leta efter särskiljande faktorer som implementeringsstöd och användarupplevelse. Överväg flexibilitet för nischade användningsområden om ditt team har unika behov. Kontrollera om leverantörerna erbjuder skräddarsydda lösningar eller standardiserade paket som passar alla.

Dokumentera dina resultat

Håll ordning på din undersökning genom att dokumentera dina resultat. Skapa ett kalkylblad för att jämföra funktioner, priser och support. Det hjälper dig att fatta välgrundade beslut och håller teamet samordnat.

Ställ dessa frågor:

• Vad gör varje verktyg bäst?
• Passar det teamets storlek, budget och teknikstack?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur flexibelt är verktyget för nischade krav?
• Vilka är de viktigaste särskiljande faktorerna?

Bästa HR-programvaran att överväga

Här är min lista över de 10 bästa tillgängliga HR-programvarualternativen, som hjälp när du börjar din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Bäst för verktyg för självintroduktion av anställda
2. 2. Deel HR — Bäst för att kombinera HRIS-lönehantering och efterlevnad
3. 3. UKG — Bäst för AI-drivna insikter om personalstyrkan
4. 4. Paycor — Bäst för lönehantering inom nischade branscher
5. 5. HiBob — Bäst för snabbväxande företag
6. 6. Justworks — Bäst med IRS-certifierade och ESAC-ackrediterade PEO-tjänster
7. 7. Employment Hero — Bäst för automatiserad lönehantering och efterlevnad
8. 8. Paylocity — Bäst för medarbetarupplevelse och integrationer
9. 9. BambooHR® — Bäst för avancerad rapportering och analys
10. 10. Factorial — Bäst för småföretag

Steg 3: Skapa en kortlista och ta kontakt

När du har gjort din research är det dags att begränsa dina leverantörsalternativ och börja samtala med potentiella partners:

Välj ut leverantörer

Välj ut 2–4 leverantörer baserat på din tidigare research och fokusera på dem som bäst passar ditt teams behov och budget. Det gör det enklare att hantera och jämföra alternativen. Se till att varje leverantör uppfyller de flesta av dina prioriterade krav.

Skicka en RFI eller RFP

Överväg att skicka en RFP eller RFI för HR-programvara för att samla in detaljerad information från de leverantörer du valt ut. Det hjälper dig att förstå vad var och en erbjuder och vilka möjligheter de har, samtidigt som de får möjlighet att anpassa sitt erbjudande efter dina specifika behov. Använd detta steg för att reda ut eventuella oklarheter och få konkreta uppgifter om priser och funktioner.

Boka demonstrationer och ställ frågor

Boka demonstrationer med de utvalda leverantörerna och förbered fokuserade frågor. Använd tiden till att se programvaran i praktiken och utvärdera användarupplevelsen. Fråga om specifika funktioner och hur de hanterar dina problemområden.

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Tillämpa samma utvärderingskriterier på alla leverantörer. Det säkerställer en rättvis jämförelse och hjälper dig att hitta den bästa lösningen. Skapa en checklista eller poängmall för att följa varje leverantörs styrkor och svagheter.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni berätta om ett verkligt kundcase som liknar vårt?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar er programvara de specifika problemområden vi har?
• Finns det några dolda kostnader som vi bör känna till?

Steg 4: Bygg upp affärsunderlaget

Omvandla din leverantörsresearch till ett gediget affärsunderlag som ledningsgruppen förstår och ställer sig bakom:

Sammanfatta problemområden och resultat

Börja med att sammanfatta de problemområden ditt team möter och hur de påverkar produktiviteten, prestationen eller effektiviteten i din HR-verksamhet. Lyft fram de resultat du förväntar dig av den nya programvaran och hur dessa kommer att lösa de problem du har beskrivit. Använd konkreta exempel för att visa de förväntade fördelarna och förbättringarna.

Presentera kostnadsuppskattningar och tidsplaner

Ta fram grundläggande kostnadsuppskattningar och tidsplaner för implementeringen utifrån din leverantörsresearch. Presentera dessa uppgifter tydligt för ledningsgruppen. Använd prisguider för HR-programvara för att ange ett kostnadsintervall. Ta med tidsplaner för att visa när fördelarna börjar märkas.

Beskriv ROI och risker

Förklara vilken ROI och vilka effektivitetsvinster programvaran kommer att ge. Lyft fram de ekonomiska och operativa riskerna med att inte göra en förändring och visa hur programvaran kommer att spara tid och minska antalet fel, vilket förbättrar den övergripande produktiviteten.

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra något?
• Vilka ekonomiska och operativa fördelar finns det?
• Hur snart kommer vi att se en avkastning på investeringen?
• Vilka mätvärden kommer att visa att vi lyckats?

Steg 5: Implementera och introducera

När du har valt en leverantör av HR-programvara bör du planera en smidig introduktionsprocess för ditt team:

Kommunicera utrullningsplanen

Kommunicera utrullningsplanen tydligt till alla användare, inte bara HR-avdelningen. Dela tidsplaner och informera om vad varje fas innebär, särskilt om migreringen kräver uppdateringar av medarbetardokument eller data.

Se till att alla förstår sin roll i övergången. Använd e-post eller teammöten för att hålla alla informerade, anordna frågestunder och optimera övergången till det nya systemet.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för programvaran. Det kan vara HR-chefer, ledningspersoner och mellanchefer. När du väljer dessa ansvariga bör du ta hänsyn till deras inflytande och breda täckning, så att alla medarbetare har en person att vända sig till.

Dessa personer kommer att hantera utrullningen och besvara frågor, så se till att de är utbildade och redo att vägleda sina team. Detta bidrar till att upprätthålla en smidig övergång.

Säkerställ utbildning och användning

Se till att teamen slutför utbildningen och använder verktyget på ett konsekvent sätt. Använd leverantörens resurser när det är möjligt och sätt tidsgränser för när utbildningen ska vara slutförd. Övervaka användningen och hantera eventuellt motstånd eller eventuella utmaningar när de uppstår.

Skapa återkopplingsloopar

Skapa återkopplingsloopar under utrullningen för att samla in användarnas synpunkter och förbättra processerna i realtid. Regelbundna avstämningar med teamet hjälper dig att finslipa implementeringsprocessen och uppmuntra till bred användning.

Ställ dessa frågor:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för utrullningen?
• Hur kommer ni att följa upp de tidiga framgångarna?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer ni att hantera användarnas återkoppling?

Vad händer härnäst?

Om du behöver lite mer hjälp med att välja rätt HR-programvara för ditt företag kan det vara värt att ta en ny titt på din lista över krav på HR-programvara för att se var du kan begränsa dina alternativ. Du kan också skapa en RFP för HR-programvara för att få mer information från potentiella leverantörer om vad de erbjuder.