Sådan opbygger du en kandidatdatabase: Guide i 5 trin
Talentdatabaser er fremragende værktøjer til at reducere tiden og omkostningerne ved ansættelser, finde flere kvalificerede kandidater og effektivisere organisationen.
Hvis du vil implementere en løsning med en kandidatdatabase til rekruttering i den virkelige verden, har jeg dig dækket ind!
Denne artikel gennemgår, hvordan du kan opbygge og vedligeholde en kandidatdatabase fra bunden – for både virksomheder og bureauer – sammen med mange tips og eksempler fra den virkelige verden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er en kandidatdatabase?
Talentdatabaser er værktøjer til at gemme oplysninger om en kandidat, såsom kontaktoplysninger, CV, noter osv., og til at hjælpe med at opbygge en relation til dem og ansætte dem senere til forskellige roller.
Du kan bruge to typer HR-databasesystemer:
- Indbyggede databaser: Du kan se og administrere oplysninger om ansøgere, når du slår en ledig stilling op på en platform som LinkedIn eller Indeed. Det er små kandidatdatabaser, der er specifikke for de pågældende apps.
- Centrale databaser: En central personaledatabase samler ansøgere fra flere kilder som indgående ansøgninger, kandidatsøgning, anbefalinger, offlinearrangementer osv. Store virksomheder og personalebureauer bruger disse løsninger.
Centrale databaser er dyrere, men de har langt mere avancerede funktioner end indbyggede databaser, såsom søgefunktioner, kommunikationshistorik, overblik over ansættelsesprocessen, automatiseret datahygiejne og integrationer med andre applikationer. Det vigtigste er dog, hvordan du bruger databasen.
Ifølge Kirsi Maharaj, leder inden for mennesker og kultur samt rekrutteringskonsulent, er der to tilgange til brugen af kandidatdatabaser:
- Transaktionel: Du tilføjer alle jobansøgere til din database.
- Relationsopbygning: Du udvælger nøje, hvem der kommer i databasen, og opbygger derefter langsigtede relationer til dem. Personalebureauer bruger normalt denne tilgang. Jeg driver et rekrutteringsbureau og forsøger at tage en samtale med kandidaterne for at lære mere om dem, få en fornemmelse af deres personlighed og til sidst tilføje de bedste til databasen i vores software til rekrutteringsbureauer.
Fordele ved en kandidatdatabase
Nu hvor du har styr på, ‘hvad’ det er, kan vi se nærmere på, ‘hvorfor’ du har brug for en kandidatdatabase.
Den første fordel er, at det kan gøre kandidatsøgning meget lettere.
Selv med specialiseret software til kandidatsøgning kan det være frustrerende og tidskrævende at finde kandidater, og det er altid sværere at kontakte en person uopfordret end en person, der allerede kender til din eksistens.
Derfor er det en oplagt løsning at have en database med kandidater, som du allerede har oplysninger om og en vis relation til.
Det kan være en person, der nåede næsten hele vejen gennem din ansættelsesproces, men som af en eller anden grund ikke endte med at blive ansat på det tidspunkt. Måske manglede vedkommende erfaring inden for et bestemt område, og en anden var bedre kvalificeret.
Du har stadig mange oplysninger om vedkommende og har forhåbentlig givet en god oplevelse, så når der opstår en passende rolle i fremtiden, kan du tage kontakt igen.
Den anden og nært beslægtede fordel er, at det samlet set sparer ressourcer, eftersom du ikke bruger lige så meget tid på kandidatsøgning, og det mindsker afhængigheden af andre omkostninger som rekrutteringsbureauer, jobportaler og LinkedIn.
En anden fordel er muligheden for at forbedre din rekrutteringsproces. Software til rekrutteringsanalyse kan give værdifuld indsigt, så du kan optimere dine strategier yderligere.
Gaurav Bhardwaj, rekrutteringsleder hos Innovaccer, mener, at “Kandidatdatabaser er gode kilder til omfattende analyser og rapporter. Du kan tilpasse din rekrutteringsproces derefter. Du kan for eksempel identificere de kilder, der fører til kandidater af højeste kvalitet, og satse endnu mere på dem, samtidig med at du skærer ned på resten.”
Personligt har jeg hos mit bureau lagt mærke til, at jeg får de bedste kandidater fra branchespecifikke fællesskaber som Slack-grupper og subreddits på Reddit. Det er ofte gratis at slå ledige stillinger op der, og disse kilder er uudnyttede i modsætning til Indeed eller LinkedIn.
Data fra kandidatdatabasen gjorde det muligt at identificere dette.
Sådan opbygger og administrerer du en kandidatdatabase
Før vi går i detaljer med at opbygge en kandidatdatabase, skal vi se på et emne, der bør diskuteres mere: at opbygge en forretningsmæssig begrundelse for en kandidatdatabase.
Du ved, at din organisation har brug for at investere i en database. Men det sker ikke, medmindre du kommunikerer det til dine ledere.
Og det eneste sprog, de forstår, er tal!
Hos hendes tidligere virksomhed bemærker Kirsi, at de havde brugt over $150,000 på rekrutteringshonorarer. Hvis de omfordelte dette til en database, ville de mindske deres afhængighed af LinkedIn, bureauer osv. og opleve en forbedring af vigtige rekrutterings-KPI'er.
Boom! Hendes CEO godkendte investeringen i et avanceret kandidatdatabasesystem!
Okay, lad os bygge vores database nu!
Første trin: Find ud af, hvilke værktøjer der skal bruges
Kandidatdatabaser kan variere fra ekstremt enkle til utrolig komplekse. Der er forskellige måder, du kan implementere dem på.
Jeg bruger et ansøgerstyringssystem (ATS), der hedder Zoho Recruit, til at slå ledige stillinger op, modtage ansøgninger og gemme data om potentielle kandidater.
Der findes også en række CRM-systemer til rekruttering og endda platforme til rekrutteringsmarkedsføring, som tilbyder en lignende service og hjælper dig med din rekrutteringsmarkedsføring.
Hvis du har et meget stramt budget, kan du overveje at bruge et Google Sheet som kandidatdatabase, men det vil jeg ikke anbefale. Det er tidskrævende at bruge i stor skala, du får brug for separat software til rekrutteringsautomatisering, og det har ikke de understøttende værktøjer, som følger med dedikeret rekrutteringssoftware.
Hvis dit budget er stramt, er rekrutteringssoftware designet til små virksomheder dog generelt mere overkommelig og bestemt mere avanceret end Google Sheets eller Excel.
Andet trin: Indsamling af kandidatdata
Du kan tilføje kandidatdata til din database fra forskellige kilder. Jobansøgninger, anbefalinger, sourcing/opsøgende kontakt, CV'er fra bureauer, jobportaler osv. er nogle af de populære kilder.
Jo længere en person bevæger sig gennem din ansættelsesproces, desto flere oplysninger får du om vedkommende, så sørg for, at de registreres og gemmes korrekt.
Et ‘hemmeligt’ tip, jeg bruger til at finde passive kandidater, er at oprette ‘åbne ansøgninger’ på min virksomheds karriereside. På den måde kan folk indsende deres oplysninger, selv hvis der ikke er ledige stillinger, og disse kan komme ind i din database.
For at hjælpe dig med at opsætte dette skal du se efter et rekrutteringssystem, der tilbyder brugervenlige værktøjer til administration af jobportaler.
Tredje trin: Datahygiejne
Datahygiejne er en afgørende faktor for, hvordan du anvender rekrutteringsdatabasen. For mange data eller dårligt administrerede data gør det vanskeligere at finde de rigtige kandidater og udlede indsigt.
Definér først strenge kriterier for, hvem der må komme ind i din database. Det kan for eksempel være, at kun nye kandidater, der opfylder alle kravene i stillingsopslaget, må komme ind i databasen, eller kun kandidater, der har gennemført et prøveprojekt osv.
Derefter bør du med jævne mellemrum sikre, at alle felter er udfyldt, og at den korrekte datatype er til stede. Sørg også for, at kandidatens CV'er og kontaktoplysninger er opdaterede.
Det er vigtigt at oplære medarbejdere i din organisation i dette, eftersom du bruger din databases felter og data til sporing og rapportering.
Endelig er det en god idé at mærke kandidater baseret på deres færdigheder eller andre egenskaber, så det senere bliver lettere at foretage booleske forespørgsler (ja/nej-spørgsmål) og avancerede søgninger.
De bedste HRIS-certificeringer giver vigtige færdigheder til organisering og effektiv udnyttelse af kandidatdatabaser.
Fjerde trin: Overholdelse af reglerne
Håndtering af brugerdata er et meget følsomt emne. Det kan føre til store bøder, hvis det gøres forkert.
Hvis din database indeholder kandidater fra EU/Storbritannien, skal du overholde GDPR og CCPA for indbyggere i Californien.
Du skal altid indhente samtykke fra kandidater, før du tilføjer deres data, give dem mulighed for at få deres oplysninger fjernet efter anmodning og slette deres oplysninger i overensstemmelse med lovgivningen.
Du skal for eksempel slette kandidatens data hvert andet år i Canada.
Femte trin: Regelmæssig kontakt med kandidater
Regelmæssig og passende kontakt med kandidater er den bedste måde at opbygge relationer til dem på. Her er nogle metoder, du kan bruge:
- Føj dem til virksomhedens nyhedsbreve, og del relevante budskaber som virksomhedsopdateringer, medarbejderhistorier osv.
- Afhold fysiske arrangementer og webinarer
- Undersøgelser på tværs af ansættelsesprocessen for at holde dem engagerede og indsamle data
- Tag netværkssamtaler med de mest lovende kandidater (især kandidater på seniorniveau)
Jeg føjer lovende kandidater til nogle af mine Slack-grupper for at holde kontakten med dem. Det er hurtigere og mere praktisk end e-mail og fører til en mere personlig kandidatoplevelse.
Du kan også kontakte kandidater hver 6.-12. måned og bruge GDPR som undskyldning.
Afslutning
En kandidatdatabase er en vigtig del af rekrutteringssystemet. Og det bedste er, at det er forholdsvis nemt at opbygge en, og at der findes masser af værktøjer, som kan hjælpe.
Husk, at det ikke er nok bare at have en database. Det afgørende er, hvordan du bruger den. Det er et fantastisk værktøj til at gøre dit arbejde mindre stressende og forbedre KPI'er.
