36 vigtige funktioner i HRMS-software, du bør kende til

Moderne HRMS-software indeholder funktioner, der sikrer overholdelse af regler og lovgivning for rekruttering, hvilket gør det nemmere for HR-teams at overholde gældende krav.

36 vigtige HRMS-funktioner

Den bedste HRMS-software og de bedste værktøjer tilbyder mange løsninger såsom generelle HR-funktioner, tidsregistrering og fremmøde, analyse, rekruttering, onboarding, social HR, læring og udvikling, overholdelse af regler og lønløsninger. En HRMS-løsning hjælper HR-professionelle med at udvikle et effektivt HR-administrationssystem og forbedre den samlede medarbejderoplevelse.

A. Generelle HR-funktioner

En ideel HRMS-software tilbyder generelle HR-funktioner såsom administration af personalegoder, mobilkompatibilitet og selvbetjeningsværktøjer for medarbejdere og ledelse.

1. Centraliseret database

Hjertet i ethvert HRMS er den centraliserede database, som fungerer som en sikker, samlet kilde til sandheden for alle medarbejderrelaterede data, hvor du kan gemme, organisere og få adgang til medarbejderoplysninger, løndetaljer og dokumentation for overholdelse af regler. Dette øger effektiviteten og sikrer nøjagtige data på tværs af forskellige HR-funktioner, hvilket letter beslutningstagningen og forbedrer produktiviteten for dit HR-team.

2. Administration af personalegoder

Det kan være tidskrævende at administrere medarbejdernes personalegoder og indregne dem i lønberegningerne. Et system til administration af menneskelige ressourcer giver nem adgang til moduler til administration af personalegoder, som forbinder dig med goder såsom pensionsordninger, sygeforsikring, barselsorlov, sygeorlov og ferie.

3. Mobilkompatibilitet

Udbydere af HRMS-løsninger kan tilbyde cloudbaseret HR-software eller lokale løsninger. De kan også have mobilapplikationer til Android- og iOS-operativsystemer. For at maksimere effektiviteten bør din HRMS-software tilbyde tilgængelige løsninger på farten. En af fordelene ved cloudbaseret HR-software og mobilkompatibilitet (i det mindste fra webstedet) er, at de giver dine medarbejdere mulighed for at få adgang til oplysninger, uanset hvor de befinder sig.  

4. Selvbetjening (ledelse)

Ledelsens selvbetjeningsfunktioner hjælper dig med at fremskynde HR-processer og giver dig mulighed for at udføre forskellige opgaver såsom at gennemgå kandidatansøgninger, indtaste data fra medarbejdervurderinger, godkende udgiftsanmodninger og få adgang til medarbejderoplysninger.

5. Selvbetjening (medarbejdere)

Medarbejdernes selvbetjeningsfunktioner gør det muligt for dine medarbejdere at indtaste personlige oplysninger, kontrollere status for deres personalegoder og anmode om fri. Dette kan spare din HR-afdeling for masser af tid, da den ikke længere behøver at fungere som mellemled mellem dit personale og disse oplysninger (dette er også en vigtig fordel ved HR-administrationssoftware). Nogle avancerede værktøjer kan endda have HR-chatbots til at besvare spørgsmål.

B. Funktioner til arbejdsstyring

HRMS-software med funktioner til tidsregistrering og fremmøde kan omfatte funktioner såsom fraværshåndtering, medarbejderplanlægning, ind- og udstempling, overholdelse af regler, omkostningsestimater og lønintegration.

6. Fraværshåndtering

HRMS-software kan hjælpe dig med at spore og administrere dine medarbejderes fravær. Det gør det nemt for ledere at vide, hvem der er på arbejde, og hvem der ikke er, samt af hvilke årsager – hvad enten det drejer sig om ferie, sygeorlov, barselsorlov eller andet betalt fravær.

7. Medarbejderplanlægning

Software til medarbejderplanlægning giver dig mulighed for at oprette fremmødemoduler, administrere tidsplaner og indstille meddelelser og advarsler, så du kan kontrollere ting som fremmøde eller overarbejde (der er også mange andre fordele ved software til medarbejderplanlægning).

8. Ind- og udstempling

Tids- og fremmødemoduler giver dine medarbejdere mulighed for at føre optegnelser over deres arbejdstimer. Nogle systemer tilbyder avancerede muligheder for indtjekning, såsom pinkoder, biometriske scannere, magnetkortlæsere samt værktøjer til fingeraftryks- og ansigtsgenkendelse. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

9. Overholdelse af regler

Uanset hvilket land eller hvilken region du opererer i, skal du følge alle arbejdsrelaterede regler og lovgivning. Arbejdsmarkedsregler begrænser for eksempel det antal timer, folk må arbejde pr. dag eller uge. 

HRMS-software kan indeholde funktioner, der kontrollerer og bruger data til rapporterings- og overholdelsesformål. De giver også automatiske advarsler og meddelelser, når lovgivningsmæssige krav ikke overholdes.

10. Omkostningsestimater

Avanceret software til personaleadministration bruger historiske HR-data til at tilbyde funktioner til estimering af tid og omkostninger for forskellige projekter, hvilket giver dig mulighed for bedre at forudsige ressourcebehov i fremtiden.

11. Integration med lønadministration 

Ved at bruge HRMS-software til at administrere din lønadministration kan du integrere dine fremmøde- og tidsmoduler med din lønfunktion. På den måde får du nøjagtige data for løncyklussen, som du kan bruge til at beregne medarbejdernes lønninger og personalegoder – alt sammen i ét samlet system.

C. Analysefunktioner

En væsentlig fordel ved et HRMS (i hvert fald nogle af dem) er, at det giver dig mulighed for at indsamle alle former for nyttige medarbejderdata, som kan hjælpe dig med at administrere medarbejderne og tænke strategisk.

Nogle af de analytiske funktioner, der findes i HR-administrationssoftware og -systemer, omfatter tilpassede kontrolpaneler, rapportering i realtid, prognosefunktioner, automatiseret dataindsamling, adgangskontroller og økonomisk analyse. 

12. Tilpassede kontrolpaneler

Det er vigtigt at vælge et system, der kan tilpasses dit HR-afdelings behov. Det omfatter alt fra at give brugerne mulighed for at oprette personlige visninger af kontrolpaneler til at tilbyde forskellige farvefunktioner og andre muligheder for personalisering. Det kan være med til at øge dine medarbejderes engagement i din HRMS-software.

13. Rapportering i realtid

Dit HRMS bør tilbyde skræddersyede og tilpassede analyser og rapporter baseret på dataene i dit system. Information og rapportering i realtid gør det muligt for dig at træffe rettidige beslutninger, der forbedrer resultaterne i forhold til KPI'er.

14. Prognosefunktioner

Den ideelle HRMS-software bør gøre det muligt for dig at se tilbage på data og tilbyde en vejledning i fremtidige resultater i henhold til ønskede KPI'er og mål. Prognoseløsninger kan hjælpe dig med at finde ud af, hvor mange timer en opgave vil kræve, eller hvor mange medarbejdere der bør tildeles bestemte projekter. 

15. Automatiseret dataindsamling

HRMS-software med HR-analysepakker giver dig adgang til alle de oplysninger, du har brug for, når du har brug for dem, så du kan indsamle den indsigt, du har behov for. Det omfatter adgang til oplysninger og data uden for dens egen database samt integration med CRM, ERP og andre kilder for at udarbejde avanceret rapportering.

16. AI-drevne analyser og indsigter

Efterhånden som kunstig intelligens spiller en større rolle i HR-teknologien, kan organisationer bruge AI-drevet HRMS-software til at afdække dybere indsigter i medarbejdernes præstationer, tendenser i medarbejderudskiftningen og arbejdsstyrkeplanlægning. Det kan hjælpe med at forudsige fremtidige HR-behov, optimere bemandingen og identificere medarbejdere i risikozonen med henblik på tidlig indgriben.

17. Adgangskontroller

Adgang til oplysninger, rapporter og data vil blive klassificeret som enten private eller offentlige. Den bedste HRMS-software har administrationsfunktioner til at tildele forskellige adgangsniveauer eller -trin til forskellige ressourcer. Dette forbedrer datasikkerheden og forhindrer deling af klassificerede oplysninger med uautoriserede brugere.

18. Finansiel analyse

Ideel HRMS-software kan omfatte analysepakker, der kan indsamle og vurdere forskellige niveauer af økonomiske data for at hjælpe ledelsen med beslutningsprocesser. 

D. Funktioner til ansættelse og introduktion

Mange HRMS-systemer omfatter funktioner til ansættelse og introduktion for at strømline rekrutteringsprocessen og skabe en smidig oplevelse for de kandidater, der bliver ansat.

Dette omfatter vigtige funktioner som skabeloner til jobopslag, et ansøgersporingssystem, papirløse formularer og rapporter, spilificeringsfunktioner, automatiske påmindelser og værktøjer til prøvetidsstyring.

19. Rekrutteringsfunktioner

Ved at centralisere rekrutteringen i et HRMS kan teams reducere tiden fra rekruttering til ansættelse og forbedre samarbejdet på tværs af afdelinger.

Vigtige rekrutteringsværktøjer, der ofte findes i et HRMS, omfatter et ansøgersporingssystem, CV-fortolkning og integrationer til jobopslag på populære jobportaler. Nogle systemer tilbyder også værktøjer til kandidatbedømmelse og planlægning af jobsamtaler for at forenkle udvælgelsesprocessen.

20. Papirløse funktioner

Teknologidrevne introduktionsfunktioner i HRMS-software bliver i stigende grad papirløse, da det er mere omkostningseffektivt, miljøvenligt og sikkert. Der findes nu papirløse ansættelseskontrakter, skatteformularer, ansøgninger om personalegoder, anmodninger om fri og meget mere. 

21. Spilificeringsfunktioner

Ved at gøre introduktions- og/eller præstationsfunktionerne spilbaserede kan du skabe et mere interaktivt og engagerende arbejdsmiljø for dine medarbejdere. Dette er ikke en uundværlig funktion i de fleste HRMS-systemer, men det er bestemt en stor fordel, hvis den er tilgængelig. 

22. Automatiske påmindelser

Den bedste HRMS-software indeholder funktioner til planlægning af påmindelser, som underretter ledere og medarbejdere om ventende opgaver eller overskridelser af ressourceforbruget. Påmindelser kan konfigureres til at blive sendt til din e-mailindbakke eller smartphone, så du aldrig går glip af noget. 

23. Funktioner til prøvetidsstyring 

HR fører nyansatte gennem en prøvetid, og det afhænger af passende adfærd, fremmøde og arbejdspræstation, om den bestås. Din HRMS-softwares introduktionsfunktion bør have en målsætningsfunktion, som du kan bruge til at aftale målepunkter og mål for de første måneder af ansættelsen.

E. Overholdelsesfunktioner

HRMS-systemer fremhæver ofte overholdelsesfunktioner som automatisk overholdelse af regler for rekruttering, automatisk EEOC-overholdelse og automatisk overholdelse af regler for sundhedsydelser.

24. Automatisk overholdelse af rekrutteringsregler

En vigtig overvejelse under ansættelsesprocessen er at undgå diskriminerende praksisser, som kan udsætte din virksomhed for krav. Jobannoncer, referencekontroller og spørgsmål til jobsamtaler kan være præget af fordomme baseret på race, køn, etnicitet, kønsidentitet, religion, status og fysiske & psykiske handicap samt meget mere.

Dit HRMS kan hjælpe med funktioner, der sikrer, at al kommunikation forbliver saglig og ikke giver grundlag for fordomme.

25. Automatisk EEOC-overholdelse

De fleste virksomheder har brug for, at nye medarbejdere udfylder et EEO-spørgeskema til selvidentifikation for at beskytte sig mod diskriminerende praksisser. HRMS kan omfatte spørgeskemaer, der fuldt ud overholder reglerne, og sikrer, at oplysningerne anvendes korrekt.

26. Automatisk overholdelse af regler for sundhedsydelser

Overholdelse af sundhedsrelaterede regler er fortsat afgørende i mange lande. I USA skal virksomheder for eksempel følge føderal lovgivning som loven om overførsel og ansvarlighed i forbindelse med sygesikring (HIPAA), loven om ikke-diskrimination på grundlag af genetiske oplysninger, loven om overkommelig sundhedspleje (ACA) og bestemmelserne om ligestilling vedrørende mental sundhed samt andre regler.

Den rette software indsamler de data, der kræves til IRS-rapportering, og holder dem opdateret i tilfælde af ændringer i lovgivningen.

F. Lærings- og medarbejderudviklingsfunktioner

Medarbejderudviklingsfunktioner, du bør se efter i dit næste HRMS-system, omfatter præstationsstyring, administration af certificeringer, uddannelseskataloger, funktioner til medarbejderengagement, funktioner til evalueringsdata samt virksomhedspolitikker og -målsætninger.

27. Præstationsstyring

Et robust HRMS-system bør tilbyde værktøjer til præstationsstyring, der gør det muligt for HR-teams at følge præstationer i realtid, fastsætte målsætninger og overvåge fremskridt. Disse værktøjer standardiserer evalueringer, giver løbende feedback og understøtter medarbejderudvikling. Ved at effektivisere målsætningen og tilbyde indsigt i produktiviteten hjælper et HRMS-system med at skabe personlige udviklingsplaner, der fastholder de bedste medarbejdere.

28. Administration af certificeringer

Kursusadministration, nomineringer til kurser, sikring af overholdelse af regler og opdatering af materialer kan være tidskrævende, hvis det ikke håndteres korrekt. HRMS-software med et læringsstyringsmodul letter byrden ved løbende uddannelse og udvikling.

29. Uddannelseskataloger

Det ideelle HRMS-system tilbyder et komplet udvalg af læringsmuligheder, der kan administreres fra én grænseflade. Dette omfatter at koble aktiviteter til kompetencerammer for kompetencebaseret præstationsstyring og knytte læringsresultater til ønsket kompetenceopbygning. 

30. Funktioner til medarbejderengagement

Værktøjer til medarbejderengagement i et HRMS-system kan omfatte pulsmålinger, feedbackmekanismer og anerkendelsesprogrammer, der giver medarbejderne en stemme og hjælper HR-teams med at måle engagementsniveauer. Et HRMS-system, der fokuserer på engagement, hjælper med at skabe en mere sammenhængende arbejdsstyrke, fremmer en positiv virksomhedskultur og øger medarbejderfastholdelsen ved at håndtere bekymringer, før de eskalerer.

31. Virksomhedspolitikker og -målsætninger

Penge, der bruges på uddannelsesprogrammer, udvikling og certificeringer, er en investering i at nå virksomhedens mål. Dit HRMS-system bør være i stand til at analysere dine udviklingsstrategier og sammenligne dem med dine fastsatte politikker og målsætninger.

G. Lønløsninger

De fleste HRMS-systemer har lønløsninger med funktioner som fleksible lønperioder, massebehandling og genbehandling, online-lønsedler, global overholdelse af lønregler, lønjusteringer og registrering af overarbejde.

32. Fleksible lønperioder

Medarbejdere og kontrahenter kan modtage deres løn over forskellige perioder—ugentligt, hver anden uge eller månedligt. Et HRMS-system med lønfunktioner, der understøtter forskellige betalingsperioder, fremskynder lønbehandlingen og reducerer fejl i dataindtastningen under udbetalingen.

33. Massebehandling og genbehandling

Din HRMS-software bør have funktioner, der gør det muligt for HR-teams at automatisere mange medarbejderbetalinger over en længere periode. Avancerede værktøjer har en funktion til at tilbageføre lønbehandling, så du kan fortryde og rette betalingsfejl.

34. Online-lønsedler

De fleste HRMS-systemer gør livet lettere for medarbejderne ved at sikre, at aktuelle og tidligere lønsedler altid er tilgængelige for visning eller download.

35. Global overholdelse af lønregler

Reglerne for lønadministration varierer fra delstat til delstat. Hvis din virksomhed derfor opererer flere steder, kan overholdelse og håndtering af reglerne blive forvirrende. Den rette HRMS-software automatiserer din lønadministration, så den følger de regler, der gælder i dit geografiske område.

36. Lønjusteringer og funktioner til overarbejde

Mange HRMS-systemer indeholder lønløsninger, der gør det muligt for HR- og regnskabsmedarbejdere at ændre og justere medarbejdernes løn, medregne reduktioner eller bonusser, registrere ulønnet orlov, pensionsbidrag, tillæg og andre nødvendige justeringer.

H. Værdi for pengene

Selvfølgelig har dit budget betydning, når du vælger det ideelle HRMS, så det er en hjælp at forstå typiske HRMS-priser. Hvordan er systemets pris sammenlignet med dets funktioner, egenskaber og brugervenlighed? Har du virkelig brug for alle funktionerne?

Overvej HRM-værktøjer og -software, hvis priser er klare, fleksible og gennemsigtige.

Mindre teams vil måske opdage, at HR-software designet til små virksomheder tilbyder den funktionalitet, de har brug for, uden kompleksiteten ved et HRMS med alle funktioner.

Findes der forskellige typer HRMS?

Der findes mange lister over HR-software, men de mest populære værktøjer fokuserer på bemanding, medarbejderudvikling og -engagement, introduktion af nyansatte, løn og personalegoder samt arbejdsstyring for at understøtte effektiviteten hos virksomhedens centrale HR-team.

Personaleadministration

Funktioner til bemanding omfatter funktioner til planlægning af arbejdsstyrken såsom medarbejderplanlægning og administrationssoftware, medarbejderens livscyklus, software til tidsregistrering, orlovsadministration og søgning efter kandidater, enten gennem et ansøgersporingssystem eller mere avanceret teknologi til talentrekruttering.

Introduktion og fratrædelse

Systemer til introduktion omfatter software til introduktion og fratrædelse. Værktøjer til introduktion kan hjælpe med at føre nyansatte gennem krav til papirarbejde, oprettelse af softwareadgang, I-9-verificering, sociale introduktioner og andre ansvarsområder. 

Medarbejderudvikling

Udvikling handler om at hjælpe dine medarbejdere med at vokse og holde folk tilfredse. HRMS kan omfatte software til medarbejdertilfredshed, software til præstationsstyring, 360-graderssoftware og talentstyringssoftware. Dette er en af de vigtigste fordele ved talentstyringssoftware.

Lønadministration

Lønsystemer omfatter administrationssoftware, software til administration af personalegoder og lønsoftware. Selvbetjening vedrørende løn og personalegoder er nyttig, så medarbejdere kan se deres egne sundhedsydelser eller PTO-opgørelser. 

Arbejdsstyring

Systemer til arbejdsstyring omfatter software til menneskelige ressourcer, informationssystemer til menneskelige ressourcer (HRIS), værktøjer til medarbejderregistre, software til styring af menneskelig kapital samt software til registrering og overvågning af medarbejdere.

Relateret læsning: Anmeldelser af de bedste centrale HR-softwaresystemer

Ofte stillede spørgsmål om HRMS-software

Klar til de næste skridt, men ikke helt sikker på, hvad du skal gøre herfra? Disse svar på almindelige spørgsmål kan måske hjælpe.

Hvad er forskellen på et HRMS, HRIS eller HCM?

Et HRMS (system til administration af menneskelige ressourcer) og et HRIS (informationssystem til menneskelige ressourcer) ligner hinanden, men et HRMS omfatter typisk et bredere udvalg af funktioner. Et HRIS fokuserer på centrale HR-funktioner såsom administration af medarbejderdata, løn og administration af personalegoder. Et HRMS udvider dette ved at inkludere yderligere funktioner som resultatstyring, registrering af arbejdstid og fremmøde samt værktøjer til medarbejderengagement.

På den anden side har HCM-systemer (administration af menneskelig kapital) en mere strategisk tilgang til HR. De fokuserer ikke kun på administration af medarbejderdata og administrative opgaver, men også på at optimere den samlede arbejdsstyrke. HCM-systemer omfatter normalt talentstyring, læring og udvikling samt successionsplanlægning, hvilket gør dem mere omfattende for organisationer, der ønsker at tilpasse HR-funktionerne til virksomhedens mål.

Kort sagt:

• HRIS fokuserer på centrale HR-data og administrative opgaver.
• HRMS tilbyder bredere funktioner, herunder medarbejderengagement og resultatstyring.
• HCM integrerer HR-funktioner med strategisk arbejdsstyring og -udvikling.

Læs vores sammenligning af HRIS-, HRMS- og HCM-systemer for at få mere at vide.

Hvordan vælger jeg det rigtige HRMS til min virksomhed?

Valget af det rigtige HRMS afhænger af din virksomheds størrelse, behov og budget. Vigtige faktorer, du bør overveje, omfatter brugervenlighed, skalerbarhed, integrationer med eksisterende software, og om platformen understøtter de specifikke funktioner, din organisation har brug for, såsom resultatstyring eller sporing af overholdelse af regler.

Hvis dit budget er begrænset, eller dit team er lille, kan du overveje et HRMS-system designet til små virksomheder, som måske passer bedre til dine behov og samtidig er mere overkommeligt.

Hvad koster det at implementere et HRMS?

Prisen på et HRMS kan variere afhængigt af platformens funktioner, virksomhedens størrelse og det nødvendige tilpasningsniveau. Mange HRMS-udbydere tilbyder prisplaner i forskellige niveauer, så du kan vælge en plan, der passer til dit budget. Det er også vigtigt at tage langsigtede omkostninger i betragtning, såsom opdateringer, support og yderligere funktioner.