Globale Trends in der Gehaltsabrechnung für 2026
Die globale Lohnabrechnung verändert sich schnell, da KI, Regulierung, die Globalisierung der Belegschaft und bessere Technologien den Beruf neu gestalten. Ich habe die globalen Trends in der Lohnabrechnung zusammengestellt, die es in diesem Jahr zu beobachten gilt – und was sie für Sie und Ihre Lohnabrechnungsprozesse bedeuten.
1. KI entwickelt sich vom Experiment in der Lohnabrechnung zum alltäglichen Werkzeug
KI in der Lohnabrechnung geht über die Experimentierphase hinaus. Rund ein Drittel der Unternehmen nutzt KI bereits für Aufgaben wie Dateneingabe und Fehlererkennung, während andere sie für die Überwachung der Compliance und mitarbeiterorientierte Chatbots einsetzen. Die Forschung von ADP aus dem Jahr 2026 deutet darauf hin, dass sich diese Entwicklung weiter beschleunigen wird.
Der Schwerpunkt verlagert sich zunehmend auf praktische Anwendungen, die sich wiederholende Arbeiten beseitigen und gleichzeitig die Fachkräfte in der Lohnabrechnung einbinden. KI kann Teams dabei unterstützen:
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- Ungewöhnliche Zahlungen oder potenzielle Fehler zu kennzeichnen
- Wiederkehrende Dateneingaben zu automatisieren
- Abstimmungen in der Lohnabrechnung zu unterstützen
- Potenzielle Compliance-Probleme zu überwachen
- Häufige Fragen von Mitarbeitenden zu beantworten
- Lohnabrechnungsdaten zu analysieren und Muster zu erkennen
Wir beobachten auch, dass KI-Agenten in Arbeitsabläufe der Lohnabrechnung Einzug halten. Diese Systeme können Routineaufgaben ausführen und den Teams in der Lohnabrechnung gleichzeitig Einblick in ihre Aktivitäten geben, anstatt Menschen vollständig aus dem Prozess zu entfernen.
Warum das wichtig ist:
Die Aufgaben in der Lohnabrechnung könnten sich von der manuellen Ausführung jeder einzelnen Aufgabe hin zur Überprüfung, Validierung und Verbesserung KI-gestützter Prozesse verlagern. Zu wissen, wann man der Automatisierung nicht vertrauen sollte, wird ebenso wichtig sein wie zu wissen, wie man sie einsetzt.
Empfehlungen für Richtlinien:
- Legen Sie klare Regeln dafür fest, welche Aufgaben in der Lohnabrechnung von KI ausgeführt werden dürfen, für welche eine menschliche Genehmigung erforderlich ist und wie Ergebnisse validiert werden.
- Dokumentieren Sie Zugriffskontrollen, Anforderungen an die Datennutzung, Eskalationsverfahren und die Verantwortlichkeit für KI-gestützte Entscheidungen.
2. Die Compliance in der globalen Lohnabrechnung wird noch komplexer
Globale Belegschaften erschweren die Verwaltung der Compliance in der Lohnabrechnung. In der globalen Lohnabrechnungsstudie von ADP aus dem Jahr 2026 gaben 75 % der Unternehmen an, dass sie lokale Vorschriften als herausfordernd empfinden – von Steuern und Sozialabgaben bis hin zur Einstufung von Beschäftigten, Urlaub, Datenschutz und Berichterstattung.
Grenzüberschreitende Arbeit fügt eine weitere Ebene hinzu. Wenn Mitarbeitende über mehrere Rechtsordnungen hinweg arbeiten, können sich Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung mit steuerlichen, arbeitsrechtlichen, mobilitätsbezogenen und anderen Anforderungen überschneiden, was eine engere Abstimmung zwischen den Teams erfordert.
Warum das wichtig ist:
Sie müssen mehr wissen als nur, wie die Lohnabrechnung in einer Rechtsordnung funktioniert. Zu verstehen, wie steuerliche, arbeitsrechtliche, mobilitätsbezogene und lohnabrechnungsbezogene Anforderungen ineinandergreifen, wird zu einer zentralen Fähigkeit in der globalen Lohnabrechnung.
Empfehlungen für Richtlinien:
- Führen Sie einen nach Ländern aufgeschlüsselten Compliance-Kalender und weisen Sie die Verantwortung für die Überwachung regulatorischer Entwicklungen eindeutig zu.
- Verlangen Sie eine Prüfung durch die Bereiche Lohnabrechnung, Steuern, Personalwesen und Mobilität, bevor Mitarbeitende beginnen, aus einer anderen Rechtsordnung heraus zu arbeiten.
- Planen Sie regelmäßige Compliance-Prüfungen, um Lücken in Lohnabrechnungsprozessen, Dokumentation und Berichterstattung zu erkennen, bevor daraus größere Probleme entstehen.
3. Lohntransparenz wird zu einem Datenproblem der Lohnabrechnung
Die Anforderungen an die Lohntransparenz nehmen zu, wodurch Vergütungsdaten stärker unter die Lupe genommen werden. In der EU umfassen neue Vorschriften Informationen zur Vergütung und für qualifizierte Arbeitgeber die Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle, während andere Rechtsordnungen eigene Anforderungen einführen.
Für Teams in der Lohnabrechnung bedeutet dies, konsistente Vergütungsaufzeichnungen, Stellenklassifizierungen und Beschäftigtendaten zu pflegen, um eine genaue Berichterstattung zu ermöglichen, Vergütungsunterschiede zu erkennen und auf Informationsanfragen zu reagieren.
Warum das wichtig ist:
Lohnabrechnungsdaten werden nicht mehr nur verwendet, um Menschen zu bezahlen. Mehr denn je müssen Sie dazu beitragen nachzuweisen, dass Mitarbeitende fair, einheitlich und im Einklang mit den geltenden Transparenzvorschriften vergütet werden.
Empfehlungen für Richtlinien:
- Standardisieren Sie Vergütungsdaten und Definitionen nach Möglichkeit über verschiedene Lohnabrechnungssysteme hinweg.
- Richten Sie einen Prozess für den Umgang mit Anfragen von Mitarbeitenden zu Vergütungsinformationen und geltenden Berichtspflichten ein.
- Führen Sie regelmäßige Prüfungen der Vergütungsdaten durch, um ungeklärte Unterschiede, fehlende Informationen oder Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor Offenlegungen erforderlich werden.
4. Die Integration der Lohnabrechnung ist wichtiger als das Hinzufügen weiterer Werkzeuge
Nun hängt die Lohn- und Gehaltsabrechnung davon ab, dass Daten zwischen HRIS, Zeiterfassung, Finanzwesen, Benefits, lokaler Lohn- und Gehaltsabrechnung und Zahlungssystemen fließen. Dadurch entstehen mehr Möglichkeiten für Fehler, bevor die Lohn- und Gehaltsabrechnung überhaupt beginnt.
CloudPay stellte fest, dass 57% der Probleme bei Zahlungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgelagert entstanden, während ADP feststellte, dass 62% der Unternehmen keine vollständig definierte Integrationsstrategie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben. Die Herausforderung besteht weniger darin, weitere Technologien hinzuzufügen, sondern vielmehr darin, sie effektiv miteinander zu verbinden.
Warum das wichtig ist:
Wenn bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung etwas schiefläuft, muss die Abrechnungssoftware nicht das Problem sein. Sie benötigen einen besseren Einblick darin, woher die Abrechnungsdaten stammen, wie sie zwischen den Systemen übertragen werden und an welchen Stellen Fehler in den Prozess gelangen können.
Empfehlungen für Richtlinien:
- Dokumentieren Sie den Datenfluss Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung von der Quelle bis zur Zahlung und weisen Sie bei jeder Übergabe die Verantwortung zu.
- Erstellen Sie Validierungsregeln für eingehende Daten, Integrationsfehler, verspätete Änderungen und Ausnahmen, anstatt sich ausschließlich auf Prüfungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung am Ende des Abrechnungszyklus zu verlassen.
5. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird zu einer Quelle für Geschäftsanalysen
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung enthält wertvolle Informationen über die Belegschaft eines Unternehmens, und Unternehmen beginnen, über die Genauigkeit der Abrechnung hinaus zu betrachten, welche Erkenntnisse diese Daten liefern können. ADP hebt globale Berichterstattung und Transparenz als wichtigen Bereich der Transformation der Lohn- und Gehaltsabrechnung hervor.
Mit der richtigen Berichterstattung und Analyse können Daten der Lohn- und Gehaltsabrechnung Einblicke in Folgendes liefern:
- Arbeitskosten und Vergütungstrends
- Überstunden und Personaleinsatzmuster
- Veränderungen bei Mitarbeiterzahl und Belegschaft
- Geografische Ausgaben für die Belegschaft
- Finanzprognosen und Personalplanung
Warum das wichtig ist:
Die Frage lautet nicht mehr: "War die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt?", sondern nun: "Was sagen uns die Abrechnungsdaten über das Unternehmen?" Ausgeprägte Analyse- und Berichtsfähigkeiten können Ihnen dabei helfen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einer Verwaltungsfunktion in eine Quelle für entscheidungsrelevante Erkenntnisse zu verwandeln.
Empfehlungen für Richtlinien:
- Definieren Sie ein einheitliches Set globaler Kennzahlen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und legen Sie Standards für deren Berechnung fest.
- Etablieren Sie regelmäßige Berichtsprozesse, um relevante Erkenntnisse aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit HR, dem Finanzwesen und Führungskräften des Unternehmens zu teilen.
- Erstellen Sie Zugriffs- und Governance-Regeln, damit sensible Abrechnungsdaten in Entscheidungen von HR und Finanzwesen einfließen können, ohne Mitarbeiterinformationen unnötig offenzulegen.
6. Teams für die Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen vor einem Kompetenzengpass, da ihre Aufgaben technischer werden
Automatisierung macht Fachwissen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht irrelevant – sie verändert, wie dieses Fachwissen aussieht. ADP stellte fest, dass 68% der Unternehmen aufgrund von Personalknappheit Auswirkungen auf ihre Dienstleistungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung erlebt haben, während 64% Schwierigkeiten haben, die benötigten Kompetenzen extern zu finden.
Gleichzeitig prüfen 72%, wie sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit weniger Mitarbeitern durchführen können, unter anderem durch den Einsatz von globalen Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. In einem interessanten Widerspruch äußern Führungskräfte im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung jedoch weiterhin den Bedarf an einem breiteren Spektrum spezialisierter Kompetenzen, darunter:
- Kenntnisse im Bereich Compliance
- Datensicherheit
- Analytik
- Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- IT-Kompetenzen
Warum das wichtig ist:
Traditionelles Wissen über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bleibt wichtig, reicht aber möglicherweise nicht mehr allein aus. Der Aufbau von Fachwissen in den Bereichen Compliance, Analytik, KI, Systeme und Datensicherheit kann Fachkräften der Lohn- und Gehaltsabrechnung dabei helfen, wertvoll zu bleiben, während Routineprozesse zunehmend automatisiert werden.
Empfehlungen für Richtlinien:
- Erstellen Sie eine formelle Kompetenzmatrix für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und identifizieren Sie kritische Abhängigkeiten, bei denen nur eine Person einen wichtigen Prozess oder eine bestimmte Rechtsordnung versteht.
- Schaffen Sie Anforderungen für bereichsübergreifende Schulungen, Nachfolgeplanung und kontinuierliche Weiterbildung (z. B. globale Zertifizierungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung) in den Bereichen Compliance, Technologie, Analytik und Datensicherheit.
7. Cybersicherheit in der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird zu einer größeren betrieblichen Priorität
Teams für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über genau die Art von Informationen, die Cyberkriminelle suchen: Bankverbindungen, Gehälter, Steuerinformationen, Adressen, Identitäten von Mitarbeitern und andere sensible Daten.
Und die Bedrohung wächst. ADP stellte fest, dass 70 % der Organisationen angaben, in den vergangenen zwei Jahren einen Cybersicherheitsvorfall im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung erlebt zu haben – gegenüber 57 % in der Umfrage des Vorjahres.
Die Herausforderung geht über den Kauf besserer Sicherheitssoftware hinaus. Lohnabrechnungsteams müssen sich mit IT- und Sicherheitsteams in Bezug auf Zugriff, Datenschutz, Geschäftskontinuität und Reaktion auf Vorfälle abstimmen.
Warum das wichtig ist:
Der Schutz der Lohnabrechnung gehört inzwischen zu ihrer Durchführung. Sie müssen wissen, wie auf Ihre Mitarbeiterdaten zugegriffen wird, wie sie übertragen, gespeichert und geschützt werden – und was passiert, wenn ein Lohnabrechnungssystem im ungünstigsten Moment nicht verfügbar ist.
Empfehlungen für Richtlinien:
- Schreiben Sie einen rollenbasierten Zugriff, starke Authentifizierung, regelmäßige Zugriffsüberprüfungen und dokumentierte Verfahren für die Änderung von Bankverbindungen der Mitarbeiter vor.
- Halten Sie einen speziell auf die Lohnabrechnung zugeschnittenen Notfallplan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs vor und testen Sie ihn. Er sollte Cyberangriffe, Systemausfälle, kompromittierte Zugangsdaten und Unterbrechungen der Zahlungen abdecken.
Wie geht es weiter?
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