Implementierung von Gehaltsabrechnungssoftware: Der ultimative Leitfaden

• Planung
• Erfassung und Sortierung von Mitarbeiterdaten
• Systemkonfiguration 
• Tests
• Einführung
• Überwachung und Anpassung.

Die Bedeutung der Implementierung einer Lohnabrechnungssoftware

Die effektive Implementierung einer HR-Software mit Lohnabrechnung ist wichtig und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:

1. Effizienz und Zeitersparnis:

• Automatisierte Prozesse: Lohnabrechnungssoftware automatisiert viele zeitaufwendige Aufgaben, etwa die Berechnung von Gehältern, Abzügen, Boni und Steuereinbehalten, und reduziert dadurch den Zeitaufwand für die manuelle Verarbeitung erheblich.
• Schnelle Berechnungen: Sie kann komplexe Berechnungen schnell durchführen und stellt so sicher, dass die Lohnabrechnung korrekt und pünktlich erstellt wird.

2. Genauigkeit:

• Weniger Fehler: Die Automatisierung minimiert das Risiko menschlicher Fehler, die bei manuellen Berechnungen auftreten können, etwa falscher Steuereinbehalte oder nicht berücksichtigter Abzüge.
• Regelmäßige Aktualisierungen: Lohnabrechnungssoftware wird regelmäßig aktualisiert, um Änderungen bei Steuergesetzen und Vorschriften zu berücksichtigen und dadurch die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit sicherzustellen.

3. Einhaltung von Vorschriften:

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Lohnabrechnungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, bundesweite, einzelstaatliche und lokale Steuervorschriften einzuhalten, indem sie automatisch die neuesten Steuersätze und Regelungen anwendet.
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Sie führt genaue Aufzeichnungen über alle Lohnabrechnungstransaktionen, die für Prüfungen und die Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften unerlässlich sind.

4. Kosteneinsparungen:

• Niedrigere Betriebskosten: Durch die Optimierung von Lohnabrechnungsprozessen und die Verringerung des Bedarfs an umfangreichen manuellen Eingriffen können Unternehmen Personalkosten einsparen.
• Fehlerreduzierung: Die Vermeidung von Fehlern bei der Lohnabrechnung kann kostspielige Bußgelder und Strafen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften oder einer fehlerhaften Lohnabrechnung verhindern.

Ein Hinweis zur Vorsicht

“Achten Sie auf versteckte Kosten. Anpassungen, zusätzliche Module oder Gebühren für die Datenmigration können Budgets schnell erhöhen. Stellen Sie während des Verkaufsprozesses detaillierte Fragen.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

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Implementierung einer Lohnabrechnungssoftware: 8-Schritte-Prozess

1. Erstellen Sie einen Plan

Erstellen Sie einen Projektplan und Zeitplan für die Implementierung mit klaren Anweisungen und teilen Sie diese mit den wichtigsten Stakeholdern in Einzelgesprächen.

Nehmen Sie sich Zeit, alle Details zu Ihrem aktuellen System zu berücksichtigen und zu planen, wie die Umstellung erfolgen muss, anstatt sich nur darauf zu konzentrieren, wie Sie den ersten Import durchführen. Dazu gehören unter anderem folgende Überlegungen:

• Wird der Prozess für die Zeiterfassung weiterhin derselbe sein? 
• Ist Ihr Anwesenheitssystem mit Ihrer aktuellen Lohnabrechnung verknüpft, und falls ja, wie werden Sie beim Wechsel die Kontinuität gewährleisten? 
• Wer benötigt eine neue Schulung für das System, und wer wird diese Schulung durchführen?
• Wenn Sie planen, Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware wie den Self-Service für Mitarbeitende zu implementieren, stehen Ihnen die erforderlichen IT-Ressourcen zur Verfügung? 
• Werden sich Rollen und Verantwortlichkeiten unter dem neuen System ändern?
• Top-Tipp: Beschreiben Sie so genau wie möglich, was Sie sehen möchten (denken Sie an die Übung „Bereite das Erdnussbutter-Gelee-Sandwich zu“ aus der Schule).

Nehmen Sie sich die Zeit für einen gründlichen Plan

“Führen Sie bei der Implementierung eines neuen Systems nicht einfach nur eine bloße Verlagerung durch. Nehmen Sie sich die Zeit zu prüfen, was funktioniert, Prozesse zu bereinigen und Arbeitsabläufe zu verbessern, bevor Sie auf die neue Plattform migrieren.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

Bevor Sie sich für die Implementierung entscheiden, lohnt es sich außerdem, Ihre Optionen für Lohnabrechnungssoftware zu vergleichen, um zu bestätigen, dass ein neues internes System tatsächlich das richtige Betriebsmodell ist. Für Unternehmen, die die Lohnabrechnung in mehreren Ländern verwalten, können Alternativen zur internen Umsetzung einer globalen Lohnabrechnung – etwa eine verwaltete Lohnabrechnung, einheitliche globale Plattformen, EORs oder hybride Modelle – den Umfang der Infrastruktur reduzieren, die Ihr Team selbst konfigurieren und warten muss.

2. Mitarbeiterdaten erfassen und bereinigen

Genaue Mitarbeiterdaten sind für einen erfolgreichen Lohnabrechnungszyklus unerlässlich, weshalb dies ein entscheidender Schritt im Implementierungsprozess ist.

• Informationen erfassen: Verwenden Sie ein zentrales Tool oder eine Tabelle, um alle Mitarbeiterdaten zusammenzutragen. Stellen Sie sicher, dass diese persönliche Angaben, Gehaltsinformationen, Steuerdaten und Leistungen umfassen. So verfügen Sie über eine zentrale, verlässliche Datenquelle.
• Duplikate entfernen: Tools oder Skripte zur Deduplizierung von Daten helfen Ihnen, doppelte Einträge zu identifizieren und zu entfernen. Dieser Schritt verhindert Fehler bei der Lohnabrechnung und gewährleistet die Datenintegrität.
• Richtigkeit überprüfen: Führen Sie gemeinsam mit Teamleitungen oder Abteilungsleitern Sitzungen zur Datenüberprüfung durch, um Fehler zu minimieren.
• Daten formatieren: Bereiten Sie Ihre Daten mithilfe der vom Softwareanbieter bereitgestellten Vorlagen vor, um einen reibungslosen Import zu gewährleisten.

Bereinigen Sie Ihre Daten und Prozesse

“Bei der Implementierung geht es nicht nur um die Migration von Daten; sie bietet auch die Gelegenheit, bestehende Prozesse zu bereinigen und zu verbessern. Nehmen Sie sich die Zeit, Schwachstellen zu identifizieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

3. Systemeinrichtung

Die Implementierung einer Softwarelösung wird umso komplexer, je größer Ihre Organisation ist. Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie durchführen werden:

• Software installieren: Befolgen Sie die Installationsanleitung des Anbieters oder bitten Sie eine Kundenbetreuung um Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass alle Installationsschritte abgeschlossen sind, um Probleme bei der Einrichtung zu vermeiden.
• Einstellungen konfigurieren: Geben Sie Unternehmensdaten, Zahlungszeiträume, Steuerregeln und Leistungen sorgfältig ein. Überprüfen Sie jede Einstellung, um die Einhaltung organisatorischer und regulatorischer Anforderungen sicherzustellen.
• Systeme verbinden: Verwenden Sie die Integrationswerkzeuge der Lohnabrechnungssoftware, um sie mit Ihren Systemen für Personalwesen, Buchhaltung und Zeiterfassung zu verknüpfen. Dadurch entsteht ein nahtloser Datenfluss, der manuelle Eingaben und potenzielle Fehler reduziert.

4. Das System testen

Bevor Sie Ihr brandneues Lohnabrechnungssystem vollständig einsetzen, müssen Sie nach der Einrichtung seine Funktionen testen. Dies ist im Allgemeinen ein Prozess in vier Schritten.

• Testabrechnungen durchführen: Führen Sie mehrere Testabrechnungsläufe mit verschiedenen Mitarbeiterdaten durch, um sicherzustellen, dass Berechnungen und Prozesse korrekt sind. So können Probleme erkannt und behoben werden, bevor das System live geschaltet wird.
• Berichte prüfen: Erstellen und überprüfen Sie Vergütungsberichte, um sicherzustellen, dass sie genaue und vollständige Informationen enthalten. Vergewissern Sie sich, dass diese Berichte Ihren organisatorischen Anforderungen entsprechen.
• Probleme beheben: Beheben Sie alle während der Tests festgestellten Probleme oder Abweichungen und wiederholen Sie die vorherigen Schritte, um sicherzustellen, dass die Probleme behoben wurden.
• Einstellungen feinabstimmen: Passen Sie die Konfigurationen auf Grundlage der Testergebnisse an, um Systemleistung und Genauigkeit zu optimieren. Dieser Schritt hilft dabei, das System auf Ihre spezifischen Anforderungen zuzuschneiden.

Nutzen Sie die Unterstützung von Produktspezialisten zur Bearbeitung von Sonderfällen

“Die Einführung eines Tools kann schwierig sein, da Anbieter die Datenmigration absichtlich erschweren. Die Zusammenarbeit mit Produktspezialisten – nicht nur mit Vertriebsmitarbeitern – hilft dabei, Ausnahmefälle während der Implementierung zu berücksichtigen.” ~Sarah Chang, SHRM, CEO @ Clearwater HR Consulting

5. Mitarbeiter schulen

Gut, Sie sind eingerichtet und startbereit, nur noch eine letzte Sache. Damit Ihre Abrechnungssoftware effektiv eingesetzt werden kann, müssen Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie sie bedienen.

• Anleitungen erstellen: Erstellen Sie ausführliche Benutzerhandbücher und Kurzanleitungen und nutzen Sie, sofern verfügbar, die Ressourcen des Anbieters.
• Schulungssitzungen vorbereiten: Planen und terminieren Sie Schulungen zur Abrechnungssoftware, die auf verschiedene Benutzergruppen wie Personalabteilung, Finanzabteilung und allgemeine Mitarbeiter zugeschnitten sind, um deren spezifische Bedürfnisse und Anliegen zu berücksichtigen.
• Sitzungen terminieren: Führen Sie die Schulungen durch, bevor die Software live geschaltet wird, damit die Benutzer mit dem neuen System vertraut sind.
• Unterstützung anbieten: Bieten Sie fortlaufende Unterstützung über Benutzerhandbücher, FAQs und einen speziellen Helpdesk an.

6. Die interne Akzeptanz fördern

Zusätzlich zur Schulungsphase kann es hilfreich sein, bewährte Strategien einzusetzen, um die Akzeptanz des neuen Systems durch die Benutzer proaktiv zu fördern, da ein gewisser Widerstand normalerweise zu erwarten ist. Hier sind mehrere Strategien, die Ihnen dabei helfen, den Übergang zum neuen Abrechnungssystem reibungsloser zu gestalten:

• Veränderungsbotschafter: Identifizieren und befähigen Sie Frühadopter oder Teamleiter, als „Veränderungsbotschafter“ zu fungieren und ihre Kollegen während des Übergangs zu unterstützen.
• Kommunikationspläne: Kommunizieren Sie klar die Vorteile der Abrechnungssoftware, die Zeitpläne für die Implementierung und die verfügbaren Unterstützungsangebote an die Mitarbeiter.
• Feedbackmöglichkeiten: Richten Sie Kanäle wie Umfragen oder Frage-und-Antwort-Sitzungen ein, über die Mitarbeiter Feedback geben und Fragen stellen können, damit ihre Stimmen gehört und ihre Anliegen berücksichtigt werden.
• Anerkennung und Anreize: Würdigen und belohnen Sie Teams oder Einzelpersonen, die sich aktiv mit dem neuen System auseinandersetzen, und fördern Sie so eine positive Akzeptanzkultur.

Veränderungsbotschafter schaffen

“Eine der besten Möglichkeiten, die Akzeptanz zu fördern, besteht darin, ein Netzwerk von ‚Veränderungsbotschaftern‘ zu schaffen, also von einflussreichen Personen innerhalb der Organisation. Beziehen Sie Ihre Veränderungsbotschafter während des gesamten Bereitstellungsprozesses ein, damit sie die Änderungen zunächst selbst akzeptieren. Das erleichtert die Kommunikation und fördert eine weitergehende Akzeptanz.” ~Kyle Berry, Leitender Berater bei Sendero Consulting

7. Livebetrieb aufnehmen

Endlich ist es an der Zeit, Ihre Abrechnungssoftware einzusetzen und den Nutzen aus der von Ihnen gewählten Lösung zu ziehen. Dafür müssen Sie nur einige einfache Schritte befolgen.

• Einrichtung überprüfen: Führen Sie eine abschließende Überprüfung aller Konfigurationen und Einstellungen durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist. Dies verhindert Probleme in letzter Minute.
• Daten überprüfen: Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Mitarbeiterdaten korrekt und auf dem neuesten Stand sind, bevor Sie die erste tatsächliche Lohnabrechnung durchführen.
• Erste Lohnabrechnung durchführen: Verarbeiten Sie die erste Lohnabrechnung mit dem neuen System und überwachen Sie die Ergebnisse genau, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
• Genau beobachten: Behalten Sie die ersten Lohnabrechnungen genau im Auge und beheben Sie auftretende Probleme. Eine Checkliste für die Lohnabrechnung kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass jeder erforderliche Schritt abgedeckt ist, während Sie auf das neue System umstellen.

8. Nach der Implementierung

Sobald Ihr System in Betrieb ist, geht es vor allem darum, auf Aktualisierungen der Software zu achten, kleine Probleme zu beheben, bevor sie sich zu großen Problemen entwickeln, und sicherzustellen, dass Ihr Team die Software bestmöglich nutzt.

• Laufenden Support bereitstellen: Richten Sie ein Supportsystem ein, um bei Problemen zu helfen, die nach der Implementierung auftreten.
• Feedback sammeln: Holen Sie regelmäßig Feedback von den Nutzern ein, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und laufende Anliegen zu berücksichtigen. Dies hilft dabei, das System und die Prozesse zu optimieren.
• Software aktualisieren: Halten Sie die Lohnabrechnungssoftware mit den neuesten Versionen und Patches aktuell. So profitieren Sie von den neuesten Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsaktualisierungen.

Daten nutzen, um den ROI nach der Implementierung nachzuweisen

“Kennzahlen wie Nutzungsraten, die für wiederkehrende Aufgaben eingesparte Zeit und die Verringerung von Fehlern helfen dabei, den ROI nachzuweisen. Sammeln Sie Feedback durch Umfragen und beobachten Sie die Entwicklung der Akzeptanz im Laufe der Zeit.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

Bewährte Vorgehensweisen bei der Implementierung von Lohnabrechnungssoftware

Die Implementierung einer neuen Lohnabrechnungssoftware kann im Laufe des Prozesses viele Beteiligte einbeziehen. Die Befolgung dieser bewährten Vorgehensweisen kann dazu beitragen, einen reibungslosen Übergang und eine erfolgreiche Integration sicherzustellen.

1. Umfassende Planung

Klare Ziele definieren

Verstehen Sie, was Sie mit der neuen Software erreichen möchten (z. B. Effizienz, Compliance, Genauigkeit).

Wichtige Beteiligte einbeziehen

Beziehen Sie HR, Finanzen, IT und andere relevante Beteiligte frühzeitig in den Planungsprozess ein. Um die Veränderung effektiv zu steuern, verwenden Sie den ADKAR-Ansatz, der für Bewusstsein, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung steht.

2. Umfassende Tests

Parallele Lohnabrechnungen durchführen

Führen Sie parallele Lohnabrechnungen mit Ihren alten und neuen Systemen durch, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen.

Tests mit parallelen Lohnabrechnungen sind entscheidend

“Wenn die Lohnabrechnung Bestandteil Ihrer Einführung ist, sollten Sie unbedingt Zeit für Tests mit parallelen Lohnabrechnungen und die Behebung von Abweichungen einplanen.” ~Kyle Berry, Leitender Berater bei Sendero Consulting

Verschiedene Szenarien testen

Testen Sie verschiedene Szenarien, einschließlich unterschiedlicher Vergütungssätze, Abzüge und Steuersituationen.

3. Klare Kommunikation

Informieren Sie alle Mitarbeiter über das neue System, die Gründe für die Veränderung und die Vorteile, die sie mit sich bringen wird.

Halten Sie alle über den Fortschritt der Implementierung und wichtige Meilensteine auf dem Laufenden.

Klar und regelmäßig kommunizieren

“Eine effektive Dokumentation und klare Kommunikation sind entscheidend. Halten Sie alle Beteiligten informiert und auf die Ziele des Projekts ausgerichtet, um Verzögerungen und Missverständnisse während der Implementierung zu vermeiden.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

4. Leistungsfähiges Supportsystem

Richten Sie ein eigenes Supportteam ein, das sich während und nach der Implementierung um Fragen und Probleme kümmert.

5. Überwachen und überprüfen

Führen Sie nach den ersten Gehaltsabrechnungszyklen eine gründliche Überprüfung durch, um Probleme zu erkennen und zu beheben.

Überprüfen und aktualisieren Sie das System und die Prozesse regelmäßig, um langfristige Effizienz und Compliance sicherzustellen.

6. Alles dokumentieren

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Konfigurationen, Prozesse und während der Implementierung vorgenommenen Änderungen.

7. Einbindung der Mitarbeitenden

Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitenden zu ihren Erfahrungen mit dem neuen System und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.

Gehen Sie auf von Mitarbeitenden geäußerte Bedenken oder angesprochene Probleme umgehend und wirksam ein.

Es gibt zahlreiche Berichte über Implementierungskatastrophen. Ein berüchtigtes Beispiel ist die Katastrophe bei der Implementierung des kanadischen staatlichen Phoenix-Gehaltsabrechnungssystems im Jahr 2018, die das Land seitdem mehr als $5.1 Milliarden Dollar gekostet hat – autsch! Wenn Sie jedoch diese bewährten Vorgehensweisen befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie diese Fallstricke vermeiden.

Treten Sie der People-Managing-People-Community bei

Für weitere Unterstützung bei der Implementierung von Gehaltsabrechnungssoftware und anderer HR-Software treten Sie unserer unterstützenden Community aus HR- und Unternehmensführungskräften bei, die Wissen und Fachkenntnisse teilen, um Sie bei Ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen und Ihnen zu helfen, in Ihrer Organisation einen größeren Beitrag zu leisten.

Häufig gestellte Fragen

Benötigen Sie Schulungen für die Implementierung eines Lohn- und Gehaltssystems?

Schulungen für die Implementierung eines Lohn- und Gehaltssystems sind aus mehreren Gründen unerlässlich. Sie stellen sicher, dass die Mitarbeiter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und andere relevante Mitarbeiter wissen, wie sie das System effektiv und effizient nutzen. Hier sind einige wichtige Punkte, die erläutern, warum Schulungen notwendig sind:

1. Vertrautheit mit dem System: Schulungen helfen den Mitarbeitern, sich mit dem neuen Lohn- und Gehaltssystem vertraut zu machen, einschließlich seiner Funktionen, Möglichkeiten und Benutzeroberfläche.
2. Genauigkeit: Eine ordnungsgemäße Schulung minimiert das Risiko von Fehlern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Problemen führen können.
3. Einhaltung von Vorschriften: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss verschiedene Vorschriften und Gesetze einhalten. Schulungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter diese Anforderungen verstehen und wissen, wie das System die Einhaltung der Vorschriften unterstützt.

Wie lässt sich das Änderungsmanagement für ein neues oder aktualisiertes Lohn- und Gehaltssystem am besten handhaben?

Hier sind die besten Vorgehensweisen für ein effektives Änderungsmanagement und die Einführung Ihrer neuen Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

1. Einbindung der Beteiligten:
   • Beteiligte identifizieren: Ermitteln Sie, wer von der Änderung betroffen sein wird, einschließlich der Mitarbeiter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Personalabteilung, der IT-Abteilung und der Mitarbeiter.
   • Frühzeitig und regelmäßig kommunizieren: Halten Sie die Beteiligten über die Änderung, ihre Vorteile und den Zeitplan für die Implementierung auf dem Laufenden.
2. Klare Vision und Ziele:
   • Ziele definieren: Legen Sie klar dar, warum die Änderung erfolgt und welche Ergebnisse erwartet werden.
   • An der Unternehmensstrategie ausrichten: Stellen Sie sicher, dass die Änderung die übergeordneten Ziele des Unternehmens unterstützt.
3. Umfassende Schulungen:
   • Schulungsprogramme entwickeln: Erstellen Sie maßgeschneiderte Schulungen für verschiedene Benutzergruppen.
   • Ressourcen bereitstellen: Stellen Sie Handbücher, Online-Tutorials und Unterstützung durch den Helpdesk zur Verfügung.
4. Effektive Kommunikation:
   • Regelmäßige Aktualisierungen: Versenden Sie regelmäßig Aktualisierungen zum Fortschritt der Implementierung.
   • Feedbackkanäle: Richten Sie Kanäle ein, über die Mitarbeiter Fragen stellen und Feedback geben können.
5. Unterstützungssysteme:
   • Dedizierte Supportteams: Richten Sie ein Team ein, das bei der Fehlerbehebung und bei Benutzerfragen unterstützt.
   • Benutzerhandbücher und häufig gestellte Fragen: Stellen Sie eine umfassende Dokumentation bereit, die den Benutzern die Navigation im neuen System erleichtert.