So automatisieren Sie zwischenbetriebliche Abläufe und Eliminierungen in Intuit Enterprise Suite

Intuit Enterprise Suite für die Automatisierung konzerninterner Vorgänge verwenden

Intuit Enterprise Suite ist die Plattform von Intuit für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften, und konzerninterne Vorgänge sind wohl der wichtigste Grund, warum Finanzteams mit mehreren Gesellschaften die Plattform einsetzen. Wenn eines Ihrer Unternehmen einem anderen Rechnungen stellt, es finanziert oder Kosten mit ihm teilt, hat jede Transaktion zwei Seiten, die übereinstimmen müssen – und bei der Konsolidierung müssen diese internen Zahlungsströme eliminiert werden, damit der Abschluss des Konzerns nicht das eigene Geld doppelt ausweist. Intuit Enterprise Suite verarbeitet konzerninterne Transaktionen mit automatischen Eliminierungen an zentraler Stelle und verwandelt damit den Prozess, der traditionell den größten Anteil an einem Abschluss mit mehreren Gesellschaften beansprucht, in einen strukturellen Bestandteil der Plattform.

Was konzerninterne Vorgänge typischerweise umfassen

Jedes konzerninterne Ereignis bedeutet eine doppelte Buchführung: Gesellschaft A stellt Gesellschaft B eine Rechnung, daher verbucht A eine Forderung und B muss die entsprechende Verbindlichkeit im selben Betrag und im selben Zeitraum buchen. Wenn dies manuell über separate Buchhaltungsdateien hinweg erledigt wird, bedeutet das doppelte Eingaben, Abstimmungen zum Monatsende, wenn die Seiten nicht übereinstimmen, und eine Tabelle mit Eliminierungsbuchungen, die für jede Konsolidierung neu erstellt wird. Die Fehlerquellen sind vorhersehbar – eine Seite wurde verspätet gebucht, ein Betrag wurde vertauscht oder eine Eliminierung erfasst einen Zahlungsstrom nicht – und jede davon verzögert den Abschluss oder führt unbemerkt zu falschen konsolidierten Zahlen. Auch das Volumen lässt sich nur schlecht skalieren: Gemeinsame Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Managementgebühren und interne Finanzierungen nehmen mit jeder zusätzlichen Gesellschaft zu.

Voraussetzungen und Anforderungen an die Einrichtung

• Ein Intuit Enterprise Suite-Abonnement mit verbundenen teilnehmenden Gesellschaften
• Die grundlegende Struktur ist fertiggestellt – die Automatisierung konzerninterner Vorgänge hängt davon ab, dass der gemeinsame Kontenplan, die Zuordnungsregeln und die Eliminierungseinstellungen konfiguriert sind
• Berechtigungen für Finanzrollen für konzerninterne Aufgaben und konsolidierte Berichte
• Eine Übersicht Ihrer wiederkehrenden konzerninternen Zahlungsströme: Managementgebühren, gemeinsame Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Miete, Umlagen und interne Finanzierungen
• Dokumentierte Übertragungsbedingungen zwischen den Gesellschaften – die Software automatisiert die Abläufe, nicht die Richtlinien

Wie Intuit Enterprise Suite die Automatisierung konzerninterner Vorgänge unterstützt

Der Ansatz der Plattform umfasst drei Ebenen.

Transaktionsebene: Konzerninterne Transaktionen werden von einem Bildschirm aus über beliebige Gesellschaften hinweg erstellt – wenn eine Gesellschaft einer anderen eine Rechnung stellt, bestehen die entsprechende Forderung und Verbindlichkeit von vornherein, statt durch die Dateneingabe einer zweiten Person erfasst werden zu müssen, und konzerninterne Journalbuchungen decken Vorgänge ohne Rechnungsstellung ab.

Umlageebene: Gemeinsame Kosten werden ohne manuelle Journalbuchungen auf die Gesellschaften verteilt – Lieferantenaufwendungen (einschließlich Erstattungen) werden auf Unternehmen umgelegt, Umlagen funktionieren mit Aktiv-, Passiv-, Aufwands- und Ertragskonten, und Filter nach Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Klasse, Standort oder Dimension bestimmen die Aufteilung. Ganze Kontensalden können beim Abschluss in einem Schritt umgelegt werden, wobei Referenznummern, Daten und Filter für die Prüfspur erhalten bleiben.

Konsolidierungsebene: Eliminierungen werden automatisch anhand Ihrer konfigurierten Einstellungen durchgeführt; konsolidierte Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen sowie Berichte zu Verbindlichkeiten und Forderungen werden mit erweiterten Details erstellt; und Gesellschaften lassen sich Seite an Seite vergleichen, mit klarer Übersicht über Eliminierungen und konzerninterne Aktivitäten. Intuit beschreibt außerdem Unterstützung durch künstliche Intelligenz bei der Kategorisierung konzerninterner Transaktionen sowie mehrstufige Gesellschaftshierarchien – dies sollte anhand Ihrer konkreten Einrichtung bestätigt werden.

So automatisieren Sie konzerninterne Abläufe in Intuit Enterprise Suite

1. Schließen Sie zuerst die grundlegende Einrichtung ab. Vergewissern Sie sich, dass der gemeinsame Kontenplan, die Zuordnungsregeln und die Eliminierungseinstellungen für jede teilnehmende Gesellschaft vollständig konfiguriert sind. Die Funktionen für konzerninterne Vorgänge hängen von dieser Einrichtung ab – eine Abkürzung an dieser Stelle deaktiviert die gewünschte Automatisierung.

2. Erfassen Sie Ihre wiederkehrenden Zahlungsströme. Listen Sie jede regelmäßige konzerninterne Beziehung auf – wer wem was und auf welcher Grundlage berechnet – und entscheiden Sie, wie jede Beziehung Konten und Dimensionen zugeordnet wird.

3. Erfassen Sie konzerninterne Transaktionen an zentraler Stelle. Geben Sie gesellschaftsübergreifende Rechnungen und Journalbuchungen über den Arbeitsablauf für konzerninterne Vorgänge ein, damit beide Seiten gemeinsam und von vornherein abgestimmt gebucht werden, anstatt jede Seite in jeder Gesellschaft separat einzugeben.

4. Richten Sie Umlagen für gemeinsame Kosten ein. Konfigurieren Sie, wie gemeinsame Aufwendungen – etwa das von beiden Gesellschaften genutzte Büro oder die der Unternehmensgruppe dienende Lohn- und Gehaltsabrechnung – auf die Unternehmen verteilt werden, und verwenden Sie Filter (Klasse, Standort, Dimension), um die Aufteilung zu bestimmen. Nutzen Sie kontenbezogene Umlagen beim Abschluss für Salden, die keine Details auf Transaktionsebene erfordern.

5. Führen Sie die Konsolidierung durch und überprüfen Sie die Eliminierungen. Erstellen Sie konsolidierte Abschlüsse und prüfen Sie die Eliminierungen anhand Ihres Katalogs aus Schritt 2. Jeder aufgeführte Ablauf sollte als eliminiert erscheinen; alles, was nicht zugeordnet werden kann, ist eine Buchungslücke, die Sie jetzt beheben müssen.

6. Verwenden Sie für die Abstimmung die Entitätsansicht nebeneinander. Vergleichen Sie die Entitäten mit aktivierter konzerninterner Sichtbarkeit, um zu bestätigen, dass beide Seiten jeder Beziehung übereinstimmen — die zehnminütige Prüfung, die den früheren Abstimmungsnachmittag ersetzt.

7. Weisen Sie Berechtigungen zu und sperren Sie den Workflow. Weisen Sie benannten Finanzrollen konzerninterne Aufgaben und konsolidierte Berichte zu, damit der nun funktionierende Prozess im nächsten Quartal nicht stillschweigend durch eine gut gemeinte manuelle Eingabe umgangen wird.

Woran Sie den Erfolg erkennen

Der Abschluss zeigt es Ihnen: Die konzerninterne Abstimmung, die Tage in Anspruch genommen hat, verkürzt sich auf eine Prüfung, konsolidierte Abschlüsse werden ohne eine zusätzliche Arbeitsmappe mit Eliminierungsbuchungen erstellt, und beide Seiten jedes internen Ablaufs stimmen überein, weil sie nie doppelt erfasst wurden. Auch die Unterstützung bei Prüfungen verbessert sich entsprechend — Umlagen enthalten ihre Referenzen, Eliminierungen lassen sich auf Einstellungen statt auf Erinnerungen zurückführen, und konsolidierte Zahlen können bei Bedarf bis zu ihren konzerninternen Details aufgeschlüsselt werden.

Häufige Fehler und Expertentipps

Zu vermeidende Fehler:

• Automatisierung auf einer unvollständigen Grundlage. Teilweise konfigurierte Eliminierungseinstellungen erzeugen Konsolidierungen, denen Sie nicht vertrauen können — schlimmer als manuell, weil sie fertig aussehen.
• Nebenkanalbuchungen bestehen lassen. Wenn ein Buchhalter konzerninterne Abläufe innerhalb einer einzelnen Entität weiterhin manuell erfasst, haben Sie das Abstimmungsproblem innerhalb des automatisierten Systems wieder eingeführt.
• Umlagen als einmalige Einrichtung behandeln. Umlagegrundlagen verändern sich — die Mitarbeiterzahl verschiebt sich, die Raumnutzung ändert sich. Überprüfen Sie die Aufteilungen vierteljährlich anhand der tatsächlichen Gegebenheiten.

Expertentipps:

• Bewahren Sie den konzerninternen Katalog aus Schritt 2 als fortlaufend gepflegte Checkliste für den Abschluss auf; er ist jeden Monat Ihr Vollständigkeitstest.
• Erfassen Sie konzerninterne Aktivitäten nach einem festen monatlichen Rhythmus statt spontan — zeitliche Abweichungen sind die häufigste Ursache für Fehler bei der Abstimmung.
• Beziehen Sie Ihre Prüfer frühzeitig in die Eliminierungseinstellungen ein; die Freigabe des Designs macht aus dem Jahresabschluss eine Überprüfung von Abläufen, die sie bereits genehmigt haben.

Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung konzerninterner Abläufe in der Intuit Enterprise Suite

Warum ist die Arbeit mit konzerninternen Abläufen normalerweise der manuellste Teil eines Abschlusses mit mehreren Entitäten?

Jeder interne Ablauf erfordert übereinstimmende Buchungen in zwei Büchern sowie eine Eliminierungsbuchung bei der Konsolidierung — bei jeder Transaktion gibt es also drei Möglichkeiten, dass Zeitplanung und Eingaben nicht übereinstimmen. Die Automatisierung beseitigt diese Abweichung, indem sie beide Seiten gemeinsam erstellt.

Was geschieht tatsächlich, wenn eine unserer Entitäten einer anderen eine Rechnung stellt?

Die über den konzerninternen Workflow erfasste Transaktion enthält beide Seiten — eine Forderung bei der ausstellenden Entität und eine Verbindlichkeit bei der empfangenden Entität — und der Ablauf ist für Eliminierungen bei der Konsolidierung sichtbar.

Können wir einen gemeinsamen Aufwand auf mehrere Entitäten umlegen?

Ja — Lieferantenaufwendungen und Erstattungen lassen sich auf Entitäten umlegen. Umlagen unterstützen Aktiv-, Passiv-, Aufwands- und Ertragskonten, und Filter nach Klasse, Standort, Dimension und weiteren Kriterien steuern die Aufteilung. Während des Abschlusses können ganze Kontensalden in einem Schritt umgelegt werden.

Werden Eliminierungen wirklich automatisch durchgeführt?

Eliminierungen werden anhand der Eliminierungseinstellungen durchgeführt, die Sie in der gemeinsamen Struktur konfigurieren — automatisch im Ablauf, gezielt im Design. Im Prüfschritt wird die Vollständigkeit anhand Ihrer bekannten konzerninternen Abläufe bestätigt, anstatt Buchungen neu zu erstellen.

Wie verändert dies die Vorbereitung auf Prüfungen?

Umlagen behalten Referenznummern, Daten und Filter bei, Eliminierungen lassen sich auf dokumentierte Einstellungen zurückführen, und in konsolidierten Berichten kann bis zu den konzerninternen Details navigiert werden — dadurch entsteht die Prüfspur als Nebenprodukt des Workflows statt durch eine Rekonstruktion zum Jahresende.

Mehr über die Intuit Enterprise Suite erfahren

Die unternehmensübergreifende Automatisierung ist der prägnanteste Ausdruck der vernetzten Struktur mit mehreren Einheiten von Intuit Enterprise Suite – und sie ergänzt ganz natürlich die konsolidierte Berichterstattung, dimensionalen Ansichten und KI-Agenten auf derselben Grundlage. Wenn sich in Ihrem Abschlussprozess noch eine unternehmensübergreifende Tabelle im Mittelpunkt befindet, erfahren Sie im Gespräch mit dem Team von Intuit Enterprise Suite, um zu beginnen., wie der Workflow für mehrere Einheiten sie ersetzt.