So arbeiten Sie einen neuen Mitarbeiter in QuickBooks Workforce ein: vom Angebotsschreiben bis zum ersten Gehaltsscheck

Das Angebot wurde angenommen, und Ihr neuer Mitarbeiter ist bereit, seine Arbeit aufzunehmen. Nun stehen der Papierkram, Steuerformulare, Angaben zur direkten Einzahlungsabwicklung und alles Weitere an, was vor der ersten Gehaltszahlung erledigt werden muss. 

Wir haben diesen Leitfaden zusammengestellt, um Sie durch die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in QuickBooks Workforce zu führen. So können Sie jeden Schritt sicher erledigen und Ihren Mitarbeiter für die Lohnabrechnung vorbereiten.

Warum QuickBooks Workforce für die Einarbeitung von Mitarbeitern verwenden?

Die Einarbeitung endet nicht mit der Unterzeichnung des Angebotsschreibens. 

Es müssen noch Steuerformulare ausgefüllt, Angaben zur direkten Einzahlung erfasst, Unternehmensdokumente unterzeichnet und Informationen für die Lohnabrechnung vorbereitet werden, bevor ein neuer Mitarbeiter seine erste Gehaltszahlung erhalten kann. 

QuickBooks Workforce bündelt diese Aufgaben an einem Ort. Dadurch können Mitarbeiter die erforderlichen Schritte leichter erledigen, während Sie einen besseren Überblick darüber erhalten, was noch aussteht.

Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben zur Einarbeitung erledigen, werden ihre Informationen in QuickBooks Workforce übernommen, anstatt später manuell eingegeben zu werden. Das Ergebnis ist ein besser organisierter Einarbeitungsprozess und ein reibungsloserer Weg zur ersten Lohnabrechnung des Mitarbeiters.

Was Sie vor der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in QuickBooks Workforce beachten sollten

Nehmen Sie sich vor Beginn einige Minuten Zeit, um sicherzustellen, dass alles bereit ist. Wenn diese Grundlagen vorhanden sind, verläuft der Einarbeitungsprozess reibungsloser.

Überprüfen Sie Ihre QuickBooks-Workforce-Einrichtung

Stellen Sie sicher, dass Ihr QuickBooks-Workforce-Tarif die Einarbeitungsfunktionen umfasst, die Sie verwenden möchten. Einige erweiterte Tools, beispielsweise automatisierte I-9-Formulare und elektronische Signaturen, sind nur in bestimmten Tarifen verfügbar.

Stellen Sie die Informationen und Dokumente des Mitarbeiters zusammen

Halten Sie vor Beginn des Einarbeitungsprozesses die persönliche E-Mail-Adresse, das Eintrittsdatum, die Vergütungsart, den Vergütungssatz und alle erforderlichen Unternehmensdokumente des Mitarbeiters bereit. Wenn Sie alles im Voraus vorbereiten, können Sie den Ablauf durchgehen, ohne wegen fehlender Informationen anhalten zu müssen.

Überprüfen Sie Ihre Einrichtung für Lohnabrechnung und Zusatzleistungen

Wenn der Mitarbeiter in die Lohnabrechnung oder Zusatzleistungen aufgenommen wird, bestätigen Sie vor dem Versand der Einladung zur Einarbeitung, dass diese Einstellungen bereits konfiguriert sind. So stellen Sie sicher, dass alles für die erste Lohnabrechnung bereit ist.

So führen Sie die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in QuickBooks Workforce durch

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen Mitarbeiter in QuickBooks Workforce einzuarbeiten, die erforderlichen Unterlagen zu erledigen und ihn für die Lohnabrechnung vorzubereiten.

Beginnen Sie vor dem ersten Arbeitstag

Sobald das Angebot angenommen wurde, gehen Sie zu Lohnabrechnung, anschließend zu Mitarbeiter, wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen aus und geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters ein. 

Wählen Sie „Einarbeitung fortsetzen“, um den geführten Einarbeitungsablauf zu starten.

Vervollständigen Sie die Angaben auf Arbeitgeberseite

Arbeiten Sie die persönlichen und beruflichen Informationen des Mitarbeiters durch und geben Sie anschließend die Angaben für die Lohnabrechnung ein, einschließlich Vergütungsart, regulärer Arbeitszeit und zusätzlicher Vergütungsarten.

Fügen Sie Dokumente hinzu und weisen Sie Abläufe zu

Fügen Sie die Dokumente hinzu, die der neue Mitarbeiter prüfen und elektronisch unterzeichnen muss, darunter das Angebotsschreiben, das Mitarbeiterhandbuch und Unternehmensrichtlinien. Fügen Sie alle HR-Abläufe hinzu, die Ihr Tarif unterstützt. Falls erforderlich, führen Sie über das Mitarbeiterprofil eine Hintergrundüberprüfung von Checkr durch.

Legen Sie die Leistungsklasse und den Workforce-Zugriff fest

Sehen Sie sich die möglichen Zusatzleistungen an, falls Sie solche anbieten, bestätigen Sie den Workforce-Zugriff des Mitarbeiters und wählen Sie anschließend Einarbeitung abschließen, um die Einladung zum Portal zu versenden.

Lassen Sie den Mitarbeiter seine Einarbeitung abschließen

Nach Erhalt der Einladung erstellt der neue Mitarbeiter sein Workforce-Konto und unterzeichnet das Angebotsschreiben. 

Anschließend füllt er W-4 und I-9 online aus, gibt seine Angaben zur direkten Einzahlung ein, unterzeichnet alle zugewiesenen Dokumente elektronisch und meldet sich vor dem ersten Arbeitstag für Zusatzleistungen an.

Abschluss überwachen

Verfolgen Sie den Status der Einladungs- und Einarbeitungsaufgaben in der Liste Mitarbeiter und kümmern Sie sich anschließend um noch ausstehende Punkte. In dieser Phase besteht der verbleibende manuelle Schritt eher in der Überwachung als in der Dateneingabe.

Prüfen Sie die Bereitschaft für die Lohnabrechnung vor dem ersten Abrechnungslauf

Vergewissern Sie sich, dass der Zahlungsplan, die Steuerdaten und die Zahlungsmethode des Mitarbeiters in dessen Profil vollständig sind. Da die Daten des Mitarbeiters direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden, handelt es sich hierbei um eine abschließende Prüfung und nicht um eine erneute Dateneingabe.

Beziehen Sie den Mitarbeiter in den nächsten Abrechnungslauf ein

Sobald die Einarbeitungsaufgaben abgeschlossen sind, erscheint der neue Mitarbeiter in Ihrer Mitarbeiterliste und kann in die Lohnabrechnung aufgenommen werden.

Woran Sie den Erfolg erkennen

Wenn die Einarbeitung reibungslos verlaufen ist, werden Sie es bemerken. 

Statt Formularen hinterherzulaufen, fehlende Informationen nachzufassen oder dieselben Daten erneut in die Lohnabrechnung einzugeben, prüfen Sie einfach das Profil des Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass vor dem ersten Abrechnungslauf alles vollständig ist. 

Der Mitarbeiter kann in die Lohnabrechnung aufgenommen werden, und die erste Gehaltszahlung trifft ohne Überraschungen in letzter Minute ein. Anschließend können sich die Mitarbeiter jederzeit bei QuickBooks Workforce anmelden, um auf ihre Gehaltsabrechnungen und W-2-Formulare zuzugreifen, ohne Sie danach fragen zu müssen.

Häufige Fehler und Tipps von Profis

Einige einfache bewährte Vorgehensweisen können Ihnen helfen, häufige Probleme bei der Einarbeitung zu vermeiden und QuickBooks Workforce. optimal zu nutzen.

Warten Sie nicht bis zur Abrechnungswoche

Wenn Sie mit der Prüfung der Einarbeitung bis zur Abrechnungswoche warten, müssen Sie möglicherweise fehlenden Steuerformularen, Angaben zur direkten Einzahlung oder unterschriebenen Dokumenten hinterherlaufen. 

Prüfen Sie den Einarbeitungsstatus jedes Mitarbeiters vor der Verarbeitung der Lohnabrechnung, damit genügend Zeit bleibt, noch nicht abgeschlossene Punkte zu klären.

Erstellen Sie ein standardisiertes Einarbeitungspaket

Erstellen Sie ein standardisiertes Einarbeitungspaket, das Ihr Angebotsschreiben, Unternehmensrichtlinien, das Mitarbeiterhandbuch und alle weiteren erforderlichen Dokumente enthält. 

Ein einheitlicher Ablauf für jeden neuen Mitarbeiter sorgt für eine konsistente Einarbeitung und verringert das Risiko, dass Unterlagen fehlen.

Bestätigen Sie Ihren Workforce-Tarif, bevor Sie Ihren Prozess erstellen

Einige Funktionen zur Einarbeitung wie automatisierte I-9-Formulare, elektronische Unterschriften und weitere erweiterte HR-Funktionen sind nur in bestimmten QuickBooks-Workforce-Tarifen verfügbar. 

Prüfen Sie, welche Leistungen in Ihrem Abonnement enthalten sind, bevor Sie Ihren Ablauf zur Einarbeitung erstellen.

Nutzen Sie Workforce als Mitarbeiter-Selbstbedienungsportal

QuickBooks Workforce dient nicht nur der Einarbeitung. 

Mitarbeiter können die Anwendung weiterhin nutzen, um auf Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare und andere Lohnabrechnungsdokumente zuzugreifen. Dadurch werden routinemäßige Anfragen zur Lohnabrechnung reduziert und alle Informationen an einem Ort aufbewahrt.

Machen Sie die Prüfung der Lohnabrechnung zu Ihrer abschließenden Kontrolle

Prüfen Sie vor der Verarbeitung der ersten Lohnabrechnung das Profil des Mitarbeiters, um zu bestätigen, dass Steuerformulare, Zahlungsangaben und erforderliche Dokumente vollständig sind. 

Bei Ihrer abschließenden Prüfung sollte es darum gehen, Informationen zu überprüfen, nicht darum, sie zusammenzutragen.

Fazit

Ich hoffe, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Ihren nächsten Mitarbeiter selbstbewusster und mit weniger Papieraufwand einzuarbeiten. 

Sie können auch die umfassendere QuickBooks Workforce-Plattform erkunden, um mehr über die verfügbaren Werkzeuge für Lohnabrechnung, Buchhaltung und die Verwaltung Ihres Unternehmens zu erfahren.

Häufig gestellte Fragen

Welche Aufgaben übernimmt der neue Mitarbeiter selbst?

Nach Annahme der Einladung erstellt der Mitarbeiter sein QuickBooks-Workforce-Konto, füllt seine Steuerformulare und Angaben zur direkten Einzahlung aus, unterzeichnet zugewiesene Dokumente und meldet sich für Leistungen an, sofern diese verfügbar sind.

Wie funktionieren Hintergrundüberprüfungen?

Wie funktionieren Hintergrundüberprüfungen?

Kann sich der neue Mitarbeiter während des Onboardings für Leistungen anmelden?

Ja, sofern Leistungen Bestandteil Ihrer QuickBooks-Workforce-Einrichtung sind. Berechtigte Mitarbeiter können ihre Anmeldung während des Onboardings prüfen und abschließen.

Was ist, wenn ich nur schnell einen Mitarbeiter hinzufügen muss?

Mit der Funktion „Schnell hinzufügen“ können Sie zunächst das Mitarbeiterprofil erstellen und die Gehaltsabrechnungsdaten vervollständigen. Die übrigen Onboarding-Aufgaben können später erledigt werden.

Wie hängt das Onboarding mit dem ersten Gehaltsscheck zusammen?

Die Steuerformulare, Angaben zur direkten Einzahlung und sonstigen Onboarding-Informationen des Mitarbeiters werden in sein Gehaltsabrechnungsprofil übernommen. Sobald alles abgeschlossen ist, kann er in den nächsten Gehaltsabrechnungslauf aufgenommen werden.