So bleiben Mitarbeiterunterlagen in QuickBooks Workforce geordnet und zugänglich

Personalakten sollten nicht das Durchsuchen von E-Mail-Verläufen, freigegebenen Ordnern oder Aktenschränken erfordern, nur um ein Dokument zu finden oder die Informationen einer Person zu aktualisieren. 

QuickBooks Workforce hilft dabei, alles zusammenzuführen, indem die Akten aller Mitarbeitenden an einem Ort aufbewahrt werden und Mitarbeitenden gleichzeitig ein sicherer Zugriff zur Selbstverwaltung ermöglicht wird. 

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Personalakten in QuickBooks Workforce organisieren, damit sie heute leichter zu verwalten und bei Bedarf schneller zu finden sind.

Warum QuickBooks Workforce zur Organisation von Personalakten verwenden?

QuickBooks Workforce hilft dabei, Personalakten zu organisieren, indem alle Informationen an einem Ort zusammengeführt werden, anstatt sie auf E-Mails, Papierakten und mehrere Systeme zu verteilen. 

Jede beschäftigte Person verfügt über ein eigenes Profil, in dem persönliche Informationen, Angaben zur Lohnabrechnung und Beschäftigungsdokumente gemeinsam verwaltet werden können. Die Selbstverwaltung für Mitarbeitende reduziert gleichzeitig routinemäßige Anfragen zu Gehaltsabrechnungen, W-2-Formularen und anderen Informationen zur Lohnabrechnung. 

Da die Akten mit der Lohnabrechnung verknüpft sind und der Zugriff von Administratoren kontrolliert wird, lassen sich Informationen während des gesamten Beschäftigungszyklus leichter korrekt, sicher und verfügbar halten.

So organisieren Sie Personalakten in QuickBooks Workforce

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Personalakten in vollständige und leicht zu verwaltende QuickBooks Workforce-Profile zu überführen.

Schritt 1: Prüfen Sie, was vorhanden ist

Erstellen Sie eine Liste, an welchen Orten sich die Informationen der Mitarbeitenden derzeit befinden, einschließlich Schubladen, Posteingängen und Tabellenkalkulationen. Ermitteln Sie anschließend, welche Informationen in den einzelnen Mitarbeiterprofilen fehlen. 

Diese Übersicht dient als Checkliste für die Migration, während Sie die Akten in QuickBooks Workforce übertragen.

Schritt 2: Vervollständigen Sie jedes Mitarbeiterprofil

Gehen Sie zu Lohnabrechnung und anschließend zu Mitarbeitende und tragen Sie für jede beschäftigte Person persönliche Informationen sowie Angaben zur Arbeit und Lohnabrechnung ein. Das Profil ist nur dann eine verlässliche zentrale Informationsquelle, wenn es vollständig ist.

Schritt 3: Fügen Sie die Dokumente hinzu

Fügen Sie jedem Mitarbeiterprofil unterzeichnete Angebotsschreiben, Bestätigungen zum Erhalt von Richtlinien und andere Beschäftigungsdokumente hinzu. 

Verwenden Sie in den Premium- und Elite-Tarifen den digitalen Dokumenten-Workflow, um elektronisch Unterschriften anzufordern und abgeschlossene Dokumente gemeinsam mit der Personalakte zu organisieren.

Schritt 4: Laden Sie alle zu QuickBooks Workforce ein

Senden Sie Einladungen zu QuickBooks Workforce an Mitarbeitende, die noch keine Verbindung hergestellt haben, und lassen Sie sie während der Einrichtung ihre Präferenz für ein papierloses W-2-Formular auswählen. Jede Person, die die Selbstverwaltung nutzt, ist eine Person weniger, die sich bei routinemäßigen Lohnabrechnungsdokumenten auf Sie verlassen muss.

Schritt 5: Legen Sie den Zugriff bewusst fest

Überprüfen Sie den QuickBooks-Workforce-Zugriff jeder beschäftigten Person, damit sie nur die Informationen sehen kann, die für sie vorgesehen sind. 

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, deaktivieren Sie den QuickBooks-Workforce-Zugriff, während Sie die Personalakte entsprechend Ihren Aufbewahrungsanforderungen intakt halten.

Schritt 6: Leiten Sie Aktualisierungen über die Quelle

Ermutigen Sie Mitarbeitende, berechtigte persönliche Informationen nach Möglichkeit über QuickBooks Workforce zu aktualisieren, einschließlich Adressänderungen und anderer persönlicher Angaben. 

Informationen, die an der Quelle gepflegt werden, bleiben mit höherer Wahrscheinlichkeit korrekt als Informationen, die über E-Mails oder manuelle Anfragen weitergegeben werden.

Schritt 7: Führen Sie eine kurze vierteljährliche Überprüfung durch

Prüfen Sie auf unvollständige Profile, ausstehende Dokumentenanfragen und Mitarbeitende, die ihre Einladung zu QuickBooks Workforce noch nicht angenommen haben. 

Wenn Sie jedes Quartal einige Minuten für die Überprüfung der Akten aufwenden, wird der Jahresabschluss deutlich einfacher.

Was Ihnen nach der Organisation der Personalakten in QuickBooks Workforce auffallen wird

Sie werden es daran merken, dass Sie nicht mehr Zeit mit der Suche in Ordnern oder der Beantwortung routinemäßiger Anfragen von Mitarbeitenden verbringen, sondern alles an einem Ort verwalten können. 

Mitarbeitende können über Workforce auf ihre eigenen Gehaltsabrechnungen und W-2-Formulare zugreifen, während vollständige Profile Informationen zur Lohnabrechnung und Beschäftigungsdokumente organisiert und leicht auffindbar halten. 

Wenn jemand dem Unternehmen beitritt oder es verlässt, gibt es einen einheitlichen Prozess, dem man folgen kann, statt in letzter Minute improvisieren zu müssen. 

Wenn das Jahresende erreicht ist, gibt es nur wenige Anfragen zu W-2-Formularen, da die Mitarbeiter bereits Zugriff haben und die papierlosen Einstellungen im Voraus eingerichtet wurden.

Häufige Fehler und Expertentipps

Diese einfachen Hinweise können Ihnen dabei helfen, die Mitarbeiterunterlagen zu organisieren, während Ihr Unternehmen wächst.

Bewahren Sie nicht mehrere Versionen derselben Unterlage auf

Sobald die Mitarbeiterunterlagen in QuickBooks Workforce übertragen wurden, sollten Sie dieselben Informationen nicht mehr in Tabellen, E-Mails oder Papierakten aktualisieren. Ein vollständiges Mitarbeiterprofil stellt sicher, dass alle mit denselben Informationen arbeiten.

Schließen Sie Einladungen zu QuickBooks Workforce zeitnah ab

Mitarbeiter müssen ihr QuickBooks-Workforce-Konto aktivieren, bevor sie Selbstbedienungsfunktionen nutzen können. Je früher sie ihre Einladung annehmen, desto schneller können sie auf Gehaltsabrechnungen und W-2-Formulare zugreifen, ohne die Lohnbuchhaltung zu kontaktieren.

Deaktivieren Sie den QuickBooks-Workforce-Zugriff beim Ausscheiden

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, deaktivieren Sie dessen QuickBooks-Workforce-Zugriff, behalten Sie den Beschäftigungsdatensatz jedoch in QuickBooks. So schützen Sie die Mitarbeiterinformationen, ohne die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen zu beeinträchtigen.

Halten Sie neue Mitarbeiterunterlagen einheitlich

Verwenden Sie für jede Neueinstellung denselben Einarbeitungsprozess, damit jedes Mitarbeiterprofil von Anfang an vollständige und einheitliche Informationen enthält.

Überprüfen Sie Mitarbeiterunterlagen regelmäßig

Überprüfen Sie Mitarbeiterprofile regelmäßig, um fehlende Informationen, unvollständige Dokumente oder ausstehende Workforce-Einrichtungen zu erkennen, bevor sie bei der Lohnabrechnung oder der Berichterstattung zum Jahresende zu Problemen werden.

Fazit

Wenn Sie QuickBooks Workforce näher kennenlernen möchten, sehen Sie sich QuickBooks Workforce an, um die Plattform selbst in Aktion zu erleben.

Ich hoffe, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, mit QuickBooks Workforce eine besser organisierte und zuverlässigere Möglichkeit zur Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen zu schaffen. Wenn Ihr Team wächst, kann es die Verwaltung von Lohnabrechnung, Einarbeitung und Aufgaben zum Jahresende deutlich erleichtern, alles an einem Ort aufzubewahren.

Häufig gestellte Fragen

Was können Mitarbeiter selbst sehen und erledigen?

Mitarbeiter können auf Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare, Verdienste, Urlaubssalden und andere verfügbare Selbstbedienungsfunktionen zugreifen, berechtigte persönliche Informationen aktualisieren und ihnen zugewiesene Aufgaben erledigen.

Wer steuert, was sichtbar ist?

Administratoren steuern den QuickBooks-Workforce-Zugriff jedes Mitarbeiters. Die verfügbaren Funktionen hängen von Ihrem Tarif und Ihrer Konfiguration ab.

Was gehört in ein Mitarbeiterprofil?

Jedes Profil enthält persönliche und berufliche Informationen, Angaben zur Lohnabrechnung, Beschäftigungsdokumente und Einstellungen für den QuickBooks-Workforce-Zugriff an einem Ort.

Wie hilft das am Jahresende und bei einer Prüfung?

Wenn Mitarbeiterunterlagen und Informationen zur Lohnabrechnung zusammen aufbewahrt werden, lassen sie sich bei der Berichterstattung zum Jahresende und bei Anfragen zu Unterlagen leichter abrufen.

Was geschieht mit den Unterlagen, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Deaktivieren Sie den QuickBooks-Workforce-Zugriff des Mitarbeiters, wenn er das Unternehmen verlässt, und bewahren Sie den Beschäftigungsdatensatz in QuickBooks gemäß Ihren Aufbewahrungsanforderungen auf.