Wie Sie Workforce-Management-Software 2026 auswählen
Die Wahl der richtigen Workforce-Management-Software ist eine strategische Entscheidung, um Zeit zu sparen, Genauigkeit sicherzustellen und Compliance zu gewährleisten. Sie steigert den ROI, indem sie Prozesse optimiert und Fehler reduziert.
Wählen Sie das falsche Tool, riskieren Sie Ressourcenverschwendung, Compliance-Probleme und ein frustriertes Team.
Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Manager und Teamleiter, die fundierte Entscheidungen treffen möchten. Es geht darum, ein Tool zu finden, das zu Ihren spezifischen Anforderungen und Zielen passt.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von Workforce-Management-Software achten sollten
Wenn Sie Workforce-Management-Software bewerten, konzentrieren Sie sich auf Faktoren, die zu den speziellen Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams passen. Berücksichtigen Sie diese Schlüsselaspekte:
1. Paket-Flexibilität
Paket-Flexibilität bedeutet, dass sich die Software an Ihre sich verändernden Bedürfnisse anpasst. Das ist wichtig, da Ihr Team wachsen oder sich verändern könnte und somit andere Funktionen benötigt. Achten Sie auf Software, die einfache Upgrades oder Downgrades ermöglicht.
Es gibt verschiedene Preismodelle für Workforce-Management-Software, mit denen Sie mehr Nutzer freischalten und/oder verschiedene Funktionen nutzen können. Fragen Sie im Rahmen einer Demo, wie schnell Sie Ihr Paket anpassen können. Diese Flexibilität bewahrt Sie davor, zu viel zu zahlen oder auf notwendige Funktionen verzichten zu müssen, wenn sich Ihr Bedarf verändert.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Wie die strategische HR-Beraterin Lyndsi Wilson hervorhebt: „Solide Berichtsfunktionen sind für jedes HR-System entscheidend. Es sollte Berichte erstellen können, die Einblicke in Gehaltsabrechnungen, Fluktuation und andere wichtige Kennzahlen geben, ohne dabei zu kompliziert zu sein.“
Datenzugriff und Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie sollten eine Software wählen, die verständliche Berichte über Mitarbeiterleistung, Anwesenheit und Einsatzplanung liefert.
Testen Sie die Berichtsfunktionen während einer Testphase, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Fragen Sie auch, ob Sie Berichte an Ihre wichtigsten Kennzahlen anpassen können.
3. Integration mit Ihrer technischen Infrastruktur
Integration stellt sicher, dass die Software reibungslos mit anderen bei Ihnen verwendeten Tools zusammenarbeitet. Das ist wichtig, um Datensilos zu vermeiden und Prozesse effizient zu gestalten.
Prüfen Sie, ob die Software in Ihre bestehenden HR-, Lohnabrechnungs- oder Kommunikationstools integriert werden kann. Fragen Sie die Anbieter nach Beispielen erfolgreicher Integrationen. Testen Sie Integrationsmöglichkeiten während einer Probephase, um zu sehen, wie nahtlos der Datenaustausch zwischen den Systemen funktioniert.
4. Einführung und Support
Wie Wilson empfiehlt: „Guter Kundensupport ist unerlässlich, besonders im Bereich Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie im Problemfall schnell Unterstützung erhalten.“
Einführung und Support bestimmen, wie zügig Ihr Team die Software wirkungsvoll nutzen kann.
Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Schulungen und einen reaktionsschnellen Kundenservice bieten. Fragen Sie im Demo-Termin gezielt nach dem Einführungsprozess und den verfügbaren Supportkanälen.
Beispielsweise sollten Sie prüfen, ob der Anbieter Live-Chat oder einen persönlichen Ansprechpartner zur Unterstützung bei Problemen anbietet.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer auf welche Bereiche innerhalb der Software zugreifen kann. Diese Funktion ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Sicherheit und stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können. Wählen Sie eine Software, mit der Sie Berechtigungen einfach festlegen und anpassen können. Testen Sie während einer Probephase, wie unkompliziert es ist, Rollen zuzuweisen und den Zugang nach Bedarf zu beschränken.
6. Branchenspezifische Compliance
„Compliance ist ein wichtiger Faktor“, sagt Crystal Pinney-Ramos, HR Technology Strategist bei cClearHR. „Das System sollte Sie dabei unterstützen, stets über die sich ändernden Vorschriften und Steuern im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung informiert zu bleiben – insbesondere wenn Sie Mitarbeitende in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern beschäftigen.“
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass die Software alle gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben erfüllt – besonders wichtig, wenn Ihre Branche strenge Compliance-Anforderungen hat.
Bitten Sie den Anbieter um Beispiele dafür, wie er ähnlichen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben geholfen hat, und überprüfen Sie die Compliance-Funktionen während der Testphase.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software auf Ihre Prozesse zuzuschneiden. Das ist wichtig, da jedes Team unterschiedlich arbeitet. Suchen Sie nach Software, bei der Sie Dashboards, Workflows und Benachrichtigungen individuell anpassen können.
Fragen Sie während einer Demo, wie leicht sich diese Anpassungen vornehmen lassen und wie Sie das Tool ohne umfangreiche Unterstützung an Ihre besonderen Arbeitsabläufe anpassen können.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen sparen Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben wie Dienstplanerstellung und Lohnabrechnung. Sie entlasten Ihr Team, damit es sich auf strategischere Arbeiten konzentrieren kann. Achten Sie auf Software, die in für Ihr Team zeitraubenden Bereichen Automatisierung bietet.
Testen Sie während einer Probephase die Automatisierungsfunktionen, indem Sie einige Prozesse einrichten. Fragen Sie, wie die Software beispielsweise Dienstpläne aktualisiert oder die Lohnabrechnung automatisch abwickelt.
9. Mobile Unterstützung oder Unterstützung für mehrere Standorte
Mobile oder standortübergreifende Unterstützung ist unerlässlich, wenn Ihr Team aus der Ferne oder an unterschiedlichen Standorten arbeitet. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil von mobiler Workforce-Management-Software, da sie sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden von überall aus auf die Software zugreifen können.
Überprüfen Sie, ob die Software eine mobile App oder einen Webzugang bietet. Testen Sie während einer Demo die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der App. Stellen Sie sicher, dass alle für Ihr Team wichtigen Funktionen auch unterwegs verfügbar sind.
So wählen Sie Workforce-Management-Software aus: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Um die richtige Workforce-Management-Software auszuwählen, sollten Sie darauf achten, dass das Tool auf die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Teams abgestimmt ist. Priorisieren Sie Funktionen, die die Effizienz steigern und sich nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe integrieren. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der Auswahl hilft:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen
Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu definieren, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software zu Ihren Zielen und Herausforderungen passt:
Beteiligung der Stakeholder einholen
Beziehen Sie wichtige Stakeholder wie HR, Lohnbuchhaltung, Finanzwesen, IT und Führungskräfte mit ein, um verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen.
Organisieren Sie Fokusgruppen oder verschicken Sie Umfragen, um deren Prioritäten und Herausforderungen kennenzulernen. Dieser kollaborative Ansatz sorgt dafür, dass die Software die Anforderungen aller Beteiligten erfüllt und spätere Konflikte vermeidet.
Beispielsweise benötigt das HR-Team möglicherweise bessere Planungsfunktionen, während die IT-Abteilung besonderen Wert auf Sicherheit legt.
Problembereiche auflisten und priorisieren
Identifizieren und listen Sie die Schwachstellen oder Hindernisse in Ihrem aktuellen System auf. Priorisieren Sie diese Probleme nach ihrem Einfluss auf die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.
Wenn beispielsweise häufig Planungsfehler auftreten, sollten Sie Software mit starken Planungsfunktionen priorisieren. Wenn Sie diese Schmerzpunkte zuerst angehen, erzielen Sie für Ihr Team sofortigen Mehrwert.
Mit internen Richtlinien in Einklang bringen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwarewahl mit internen Richtlinien, bevorzugten Anbietern, Sicherheitsprotokollen und regulatorischen Zielen übereinstimmt. Prüfen Sie, ob die Software die Einhaltung relevanter Vorschriften unterstützt. Diese Übereinstimmung hilft, rechtliche Probleme zu vermeiden und eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise die Datensicherheit priorisiert, konzentrieren Sie sich auf Software mit starken Verschlüsselungsprotokollen.
Unterscheiden Sie unverzichtbare Funktionen
Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von "Nice-to-haves", um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Unverzichtbar könnten beispielsweise Zeiterfassung und Berichterstattung sein, während optionale Funktionen anpassbare Dashboards sein könnten.
Diese Unterscheidung hilft, Ihren Evaluierungsprozess zu verschlanken und Ihr Budget einzuhalten.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Anbieter von Workforce-Management-Software recherchieren
Tauchen Sie in die Anbietersuche ein, um Workforce-Management-Software effektiv zu vergleichen und zu bewerten:
Anbieterscreening durchführen
Beginnen Sie mit einer Recherche auf Bewertungsportalen, bei Rankings und Fallstudien, um einen Überblick über verfügbare Lösungen zu erhalten. Suchen Sie nach Anbietern mit positiven Bewertungen und nachweislicher Erfolgsbilanz. Diese erste Recherche hilft Ihnen, potenzielle Optionen zu identifizieren, ohne sich zu überfordern.
Achten Sie auf häufiges Lob oder Kritik, um die Zuverlässigkeit einzuschätzen – Sie können auch ein Tool wie ChatGPT nutzen, um sich Bewertungen zusammenfassen zu lassen.
Tools vergleichen
Vergleichen Sie die Tools anhand von Faktoren wie Unternehmensgröße, Integrationen und ob Outsourcing- bzw. Inhouse-Modelle angeboten werden. Stellen Sie sicher, dass die Software zur Größe Ihres Teams und zu Ihrer technischen Umgebung passt.
Ein kleines Unternehmen benötigt beispielsweise ein einfacheres Tool, während eine größere Firma umfangreiche Integrationen benötigt. Dieser Vergleich grenzt Ihre Auswahl auf passende Optionen ein.
Zentrale Unterscheidungsmerkmale erkennen
Ermitteln Sie wichtige Unterscheidungsmerkmale wie Implementierungsunterstützung, Benutzererlebnis und Flexibilität für spezialisierte Einsatzfälle. Einige Anbieter bieten personalisierte Onboardings, andere punkten mit besonders benutzerfreundlichen Oberflächen.
Wählen Sie Anbieter, die zu den Prioritäten Ihres Teams passen. Benötigen Sie beispielsweise starke Implementierungsunterstützung, dann bevorzugen Sie Anbieter mit dedizierter Einrichtungsbegleitung.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse, um den Überblick über die Angebote der einzelnen Anbieter zu behalten. Erstellen Sie eine Vergleichstabelle, um Unterschiede bei Funktionen, Preisen und Support zu visualisieren.
Diese Dokumentation ist bei der späteren Entscheidungsfindung sehr wertvoll, da sie Ihnen dabei hilft, sich die Stärken der Anbieter zu merken und Teamdiskussionen zu erleichtern.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders stark?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und technischer Umgebung?
- Wie sieht es mit Support und Dokumentation aus?
- Wie unterscheidet sich das Nutzererlebnis zwischen den Anbietern?
- Gibt es flexible Optionen für besondere Anwendungsbereiche?
Die beste Workforce Management Software, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der 10 besten Workforce Management Software-Optionen, um Ihnen den Einstieg in die Suche zu erleichtern:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für Workforce Management Software und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie Ihre Anbieterauswahl ein und beginnen Sie, mit potenziellen Partnern in Kontakt zu treten, um die beste Lösung zu finden:
Anbieter auf die Shortlist setzen
Basierend auf Ihrer Recherche erstellen Sie eine Shortlist mit 2-4 Anbietern, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Indem Sie die Auswahl eingrenzen, können Sie Ihre Bemühungen auf die vielversprechendsten Kandidaten konzentrieren.
Dieser Schritt spart Zeit und stellt sicher, dass Sie nur mit Anbietern sprechen, die wirklich zu Ihren Anforderungen passen.
Senden Sie eine RFI oder RFP
Überlegen Sie, eine RFP oder RFI für Workforce Management Software zu verschicken, um detaillierte Informationen von den Anbietern zu erhalten. So können Sie besser nachvollziehen, welche Angebote wie auf Ihre Anforderungen eingehen.
Nutzen Sie diesen Prozess, um Unklarheiten zu beseitigen und gezielte Fragen zu Funktionen, Preisen und Support zu stellen. Besonders hilfreich ist das bei komplexen Anforderungen oder wenn Sie ähnliche Anbieter vergleichen möchten.
Demos buchen
Vereinbaren Sie Demos mit den Anbietern auf Ihrer Shortlist und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Software live zu erleben und die Benutzerfreundlichkeit zu überprüfen.
Stellen Sie während der Demo Fragen zu den für Ihr Team wichtigsten Funktionen und bitten Sie darum, Arbeitsabläufe zu sehen, die zu Ihren Bedürfnissen passen. Diese praktische Erfahrung hilft Ihnen einzuschätzen, ob die Software intuitiv ist und Ihren Erwartungen entspricht.
Einheitliche Kriterien verwenden
Wenden Sie konsistente Bewertungskriterien auf alle Anbieter an, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Checkliste mit unverzichtbaren Funktionen, Supportoptionen und Preisinformationen. Diese Einheitlichkeit hilft Ihnen, jeden Anbieter objektiv nach Ihren Prioritäten zu beurteilen und erleichtert außerdem die Diskussion mit Ihrem Team bei der Auswertung jeder Option.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine reale Kunden-Story zeigen, die unserer ähnelt?
- Welche Support- oder Onboarding-Angebote stellen Sie bereit?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie integriert sich Ihre Software in unsere vorhandenen Tools?
- Wie sieht Ihr typischer Implementierungszeitplan aus?
Schritt 4: Erarbeiten Sie den Business Case
Verwandeln Sie Ihre Anbieter-Recherche in einen überzeugenden Business Case, den Ihre Führungsebene unterstützt:
Problempunkte zusammenfassen
Beginnen Sie damit, die Herausforderungen Ihres Teams sowie die gewünschten Ergebnisse bei der Einführung neuer Software zusammenzufassen. Erläutern Sie klar, wie die Software diese Probleme löst. Wenn beispielsweise häufig Fehler bei der Einsatzplanung auftreten, erklären Sie, wie eine automatisierte Planung Fehler reduzieren und Zeit sparen kann. Durch das Hervorheben dieser Punkte zeigen Sie den konkreten Nutzen von Workforce Management Software auf.
Kostenschätzungen präsentieren
Recherchieren und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen sowie Implementierungszeiträume, um eine klare finanzielle Übersicht zu geben. Mit diesen Daten verstehen die Führungskräfte den nötigen finanziellen Aufwand und die zu erwartenden Zeitrahmen besser.
ROI deutlich machen
Stellen Sie den ROI, Effizienzgewinne sowie finanzielle oder operative Risiken eines Nicht-Handelns heraus. Erklären Sie, wie die Software die Produktivität steigern und Kosten im Laufe der Zeit senken kann. Zum Beispiel könnte ein schnelleres Onboarding dazu führen, dass neue Mitarbeiter schneller produktiv werden. Heben Sie die Risiken auf, die beim Festhalten am Status quo bestehen – wie anhaltende Ineffizienzen oder Compliance-Probleme –, um den Veränderungsbedarf zu verdeutlichen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts tun?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile gibt es?
- Wie schnell können wir mit Ergebnissen rechnen?
- Welche Kennzahlen nutzen wir zur Erfolgsmessung?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Workforce-Management-Software und führen Sie Ihre Nutzer:innen ein
Planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess, sobald Sie einen Anbieter für Workforce-Management-Software ausgewählt haben:
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar und deutlich an alle Nutzer:innen, damit jeder weiß, was ihn erwartet. Teilen Sie wichtige Termine, Trainings und Prozessänderungen. Nutzen Sie E-Mails, Meetings und interne Kommunikationstools, um alle auf dem Laufenden zu halten (mehr zu den Vorteilen interner Kommunikationstools finden Sie hier). Transparenz hilft, Erwartungen zu steuern und Widerstände zu verringern.
Interne Verantwortliche ernennen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpersonen für die Überwachung der Implementierung. Ernennen Sie Teammitglieder für unterschiedliche Aufgabenbereiche wie Training oder technischen Support. So ist eine klare Zuständigkeit gegeben, und die Nutzer:innen wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Klare Verantwortlichkeiten sorgen für einen reibungslosen Ablauf und verhindern Engpässe.
Abschluss der Schulung sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen abschließen und das Tool einheitlich nutzen. Planen Sie verpflichtende Trainings und kontrollieren Sie die Teilnahme. Stellen Sie weitere Ressourcen wie Leitfäden oder Video-Tutorials zur Verfügung, um nachhaltige Unterstützung zu bieten. Kontinuierliche Schulungen stellen sicher, dass alle die Software effektiv nutzen und Ihr Investment optimal genutzt wird.
Feedbackzyklen etablieren
Etablieren Sie während des Rollouts Feedbackzyklen, um Rückmeldungen der Nutzer:innen einzuholen und Probleme zu adressieren. Ermutigen Sie die Teams, ihre Erfahrungen und Herausforderungen zu teilen. Nutzen Sie Ressourcen des Anbieters wie Support-Teams oder User-Foren, um Probleme schnell zu lösen. Durch regelmäßiges Feedback können Sie notwendige Anpassungen vornehmen und die Nutzerzufriedenheit verbessern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Rollout verantwortlich?
- Wie werden erste Erfolge gemessen?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie sammeln Sie Nutzerfeedback?
Wie geht es weiter?
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