Wie man Workforce-Management-Software 2026 auswählt
Um die Workforce-Management-Software auszuwählen, sollten Sie darauf achten, ein Tool zu finden, das Ihnen Zeit spart, Ihr Team konform hält und kostspielige Fehler reduziert. Die richtige Software sollte Ihre individuellen Anforderungen erfüllen und Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten, nicht härter. In diesem Leitfaden helfe ich Ihnen dabei, Ihre Optionen zu verstehen, damit Sie eine fundierte und selbstbewusste Entscheidung für Ihr Team und Ihre Ziele treffen können.
9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Workforce-Management-Software achten sollten
Wenn Sie Workforce-Management-Software bewerten, konzentrieren Sie sich auf Faktoren, die mit den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams übereinstimmen. Berücksichtigen Sie diese Schlüsselaspekte:
1. Flexibilität der Tarife
Flexibilität der Tarife bedeutet, dass sich die Software an Ihre sich ändernden Anforderungen anpasst. Dies ist wichtig, da Ihr Team wachsen oder sich verändern könnte und dann andere Funktionen benötigt. Wählen Sie Software, die einfache Upgrades oder Downgrades ermöglicht.
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Es gibt verschiedene Preisoptionen für Workforce-Management-Software, mit denen Sie weitere Nutzer und/oder unterschiedliche Funktionen freischalten können. Erkundigen Sie sich während einer Demo, wie schnell Sie Ihren Tarif anpassen können. Diese Flexibilität bewahrt Sie davor, zu viel zu bezahlen oder auf wichtige Funktionen verzichten zu müssen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
2. Datenzugriff und Reporting
Wie die strategische HR-Beraterin Lyndsi Wilson betont: „Gute Reporting-Funktionen sind für jedes HR-System entscheidend. Es sollte Ihnen ermöglichen, Berichte zu erstellen, die Einblicke in Lohnabrechnung, Mitarbeiterfluktuation und andere wichtige Kennzahlen geben, ohne zu kompliziert zu sein.“
Datenzugriff und Reporting helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Software sollte verständliche Berichte über Mitarbeiterleistung, Anwesenheit und Einsatzplanung liefern.
Testen Sie die Reporting-Funktionen während einer Testphase, um sicherzugehen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Fragen Sie, ob Sie die Berichte anpassen können, um auf die für Ihr Team wichtigsten Kennzahlen einzugehen.
3. Integration mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft
Integration gewährleistet, dass die Software reibungslos mit anderen von Ihnen genutzten Tools zusammenarbeitet. Das ist wichtig, um Datensilos zu vermeiden und Abläufe zu vereinfachen.
Prüfen Sie, ob sich die Software mit Ihren bestehenden HR-, Lohnabrechnungs- oder Kommunikationstools verknüpfen lässt. Fragen Sie die Anbieter nach Beispielen erfolgreicher Integrationen. Testen Sie die Integrationsmöglichkeiten während einer Trial-Phase, um zu sehen, wie nahtlos der Datenaustausch zwischen den Systemen läuft.
4. Onboarding und Support
Wie Wilson empfiehlt: „Guter Kundenservice ist wesentlich, besonders bei Themen wie Lohnbuchhaltung und Benefits. Sie müssen sicher sein, dass Sie im Problemfall schnell Hilfe bekommen.“
Onboarding und Support bestimmen, wie schnell Ihr Team die Software effektiv nutzen kann.
Suchen Sie nach Anbietern, die umfassende Schulungen und schnellen Kundenservice anbieten. Erkundigen Sie sich während der Demo nach dem Ablauf des Onboardings und den verfügbaren Supportkanälen.
Prüfen Sie beispielsweise, ob der Anbieter Live-Chat oder dedizierte Kundenberater für die Unterstützung im Ernstfall bereitstellt.
5. Rollenbasierte Zugriffsrechte
Rollenbasierte Zugriffsrechte steuern, wer innerhalb der Software auf welche Bereiche zugreifen darf. Diese Funktion ist essenziell für die Wahrung der Sicherheit und stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf relevante Informationen zugreifen. Wählen Sie eine Software, bei der Sie Rechte einfach festlegen und ändern können. Testen Sie während einer Testphase, wie unkompliziert es ist, Rollen zu vergeben und Zugriffe einzuschränken.
6. Branchenspezifische Compliance
„Compliance ist ein entscheidender Faktor“, sagt Crystal Pinney-Ramos, HR Technology Strategist bei cClearHR. „Das System sollte Ihnen helfen, den Überblick über sich ändernde Lohnabrechnungsvorschriften und Steuern zu behalten, insbesondere wenn Sie Mitarbeitende in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern verwalten.“
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass die Software alle gesetzlichen und regulatorischen Standards erfüllt. Das ist besonders wichtig, wenn Ihre Branche strenge Compliance-Anforderungen hat.
Bitten Sie den Anbieter um Beispiele, wie er ähnliche Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützt hat, und überprüfen Sie die Compliance-Funktionen während der Testphase.
7. Anpassungsoptionen
Anpassungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Software auf Ihre Prozesse zuzuschneiden. Das ist wichtig, weil jedes Team anders arbeitet. Suchen Sie eine Software, bei der Sie Dashboards, Workflows und Benachrichtigungen individuell anpassen können.
Fragen Sie während einer Demo, wie leicht sich diese Anpassungen umsetzen lassen und ob Sie das Tool ohne umfangreiche Unterstützung an Ihren eigenen Ablauf anpassen können.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungsfunktionen sparen Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben wie der Dienstplanung und Lohnabrechnung. Sie entlasten Ihr Team, sodass es sich stärker auf strategische Themen konzentrieren kann. Suchen Sie nach einer Software, die Automatisierung dort bietet, wo Ihre Mitarbeitenden viel Zeit aufwenden.
Testen Sie während einer Testphase die Automatisierungsfunktionen, indem Sie einige Prozesse einrichten. Fragen Sie, wie die Software etwa Pläne aktualisiert oder die Lohnabrechnung automatisch verarbeitet.
9. Mobile Unterstützung oder Multi-Standort-Funktionalität
Mobile oder Multi-Standort-Unterstützung ist unerlässlich, wenn Ihr Team remote oder an unterschiedlichen Standorten arbeitet. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil mobiler Workforce-Management-Software, da alle Mitarbeitenden so von überall auf die Software zugreifen können.
Prüfen Sie, ob die Software eine mobile App oder einen Web-Zugang bietet. Testen Sie die App während einer Demo auf Funktionalität und Bedienkomfort. Stellen Sie sicher, dass alle für Ihr Team wichtigen Funktionen unterwegs verfügbar sind.
Wie Sie Workforce-Management-Software auswählen: Ein 5-Schritte-Rahmen
Um die richtige Workforce-Management-Software auszuwählen, sollten Sie darauf achten, dass das Tool perfekt zu den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams passt. Priorisieren Sie Funktionen, die die Effizienz steigern und sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der Auswahl hilft:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen
Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu definieren, damit die gewählte Software Ihre Ziele und Herausforderungen unterstützt:
Einbindung der Stakeholder
Binden Sie wichtige Stakeholder wie HR, Lohnbuchhaltung, Finanzen, IT und Führungskräfte ein, um vielfältige Perspektiven zu sammeln.
Organisieren Sie Fokusgruppen oder führen Sie Umfragen durch, um ihre Prioritäten und Herausforderungen zu verstehen. Dieser kollaborative Ansatz stellt sicher, dass die Software alle Anforderungen abdeckt und spätere Konflikte vermieden werden.
Zum Beispiel könnte die Personalabteilung bessere Planungsfunktionen benötigen, während die IT besonderen Wert auf Sicherheit legt.
Schmerzpunkte auflisten und priorisieren
Identifizieren und listen Sie die Schmerzpunkte oder Hindernisse in Ihrem aktuellen System auf. Priorisieren Sie diese Probleme nach ihrem Einfluss auf Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.
Wenn zum Beispiel Planungsfehler häufig auftreten, priorisieren Sie Software mit leistungsstarken Planungstools. Die Behebung dieser Schmerzpunkte bietet Ihrem Team sofortigen Mehrwert.
An interne Richtlinien anpassen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwareauswahl mit internen Richtlinien, Lieferantenpräferenzen, Sicherheitsprotokollen und regulatorischen Zielen übereinstimmt. Prüfen Sie, ob die Software die Einhaltung relevanter Vorschriften unterstützt. Diese Übereinstimmung hilft, rechtliche Probleme zu vermeiden und sorgt für eine reibungslose Implementierung.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise den Schutz von Daten priorisiert, konzentrieren Sie sich auf Software mit starken Verschlüsselungsprotokollen.
Unverzichtbare Funktionen unterscheiden
Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von schönen Zusatzfunktionen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Zu den unverzichtbaren Features könnten zum Beispiel Zeitverfolgung und Berichterstattung gehören, während "Schön-zu-haben"-Features wie anpassbare Dashboards sein könnten.
Diese Unterscheidung hilft, Ihren Bewertungsprozess zu vereinfachen und Ihr Budget einzuhalten.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Anbieter von Workforce-Management-Software recherchieren
Tauchen Sie in die Anbieterrecherche ein, um Optionen für Workforce-Management-Software effektiv zu vergleichen und zu bewerten:
Anbieterscans durchführen
Beginnen Sie mit dem Durchsuchen von Bewertungsseiten, Rankings und Fallstudien, um einen Überblick über den Markt zu erhalten. Achten Sie auf Anbieter mit positiven Bewertungen und nachgewiesener Erfolgsbilanz. Dieser erste Scan hilft Ihnen, potenzielle Optionen zu erkennen, ohne sich zu überfordern.
Achten Sie auf häufige Lobeshymnen oder Beschwerden, um die Zuverlässigkeit einzuschätzen – Sie könnten sogar ein Tool wie ChatGPT verwenden, um Zusammenfassungen zu erstellen.
Tools vergleichen
Vergleichen Sie Tools anhand von Faktoren wie Unternehmensgröße, Integrationen und ob Outsourcing- oder Inhouse-Modelle angeboten werden. Stellen Sie sicher, dass die Software zur Größe Ihres Teams und Ihrem Technik-Stack passt.
Ein kleines Unternehmen benötigt zum Beispiel eher ein einfacheres Tool, während ein größeres Unternehmen umfangreiche Integrationen benötigen könnte. Dieser Vergleich grenzt Ihre Auswahl auf diejenigen ein, die wirklich zu Ihren Bedürfnissen passen.
Wesentliche Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Identifizieren Sie Schlüsselaspekte wie Implementierungsunterstützung, Benutzererfahrung und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Manche Anbieter bieten personalisierte Einführungen, andere überzeugen mit benutzerfreundlichen Oberflächen.
Wählen Sie Anbieter, die den Prioritäten Ihres Teams entsprechen. Wenn Sie beispielsweise umfassende Unterstützung bei der Implementierung benötigen, priorisieren Sie Anbieter, die eine dedizierte Setup-Unterstützung bieten.
Ergebnisse dokumentieren
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, um den Überblick zu behalten, was jeder Anbieter bietet, und erstellen Sie eine Vergleichstabelle, um Unterschiede bei Funktionen, Preisen und Support zu visualisieren.
Diese Dokumentation ist bei der endgültigen Entscheidung äußerst wertvoll, da sie Ihnen hilft, sich an Besonderheiten der Anbieter zu erinnern und die Diskussion mit Ihrem Team zu erleichtern.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool am stärksten?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrer technischen Infrastruktur?
- Welche Unterstützung und Dokumentation werden angeboten?
- Wie unterscheidet sich die Benutzererfahrung zwischen den Anbietern?
- Gibt es flexible Optionen für spezielle Anwendungsfälle?
Die beste Workforce Management Software im Überblick
Hier ist meine Liste der 10 besten Workforce Management Software-Lösungen, um Ihnen den Einstieg in Ihre Suche zu erleichtern:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für Workforce Management Software und kontaktieren Sie die Anbieter
Reduzieren Sie Ihre Anbieterauswahl und beginnen Sie, mit potenziellen Partnern in Kontakt zu treten, um die beste Lösung zu finden:
Kurzliste der Anbieter erstellen
Erstellen Sie auf Basis Ihrer Recherche eine Shortlist von 2–4 Anbietern, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Durch die Einschränkung der Auswahl können Sie Ihre Energie gezielt auf die vielversprechendsten Kandidaten konzentrieren.
Dieser Schritt spart Zeit und stellt sicher, dass Sie sich nur mit Anbietern beschäftigen, die Ihre Anforderungen tatsächlich erfüllen können.
Senden Sie eine RFI oder RFP
Ziehen Sie in Erwägung, eine RFI (Request for Information) oder RFP (Request for Proposal) für Workforce Management Software zu versenden, um detaillierte Informationen von den Anbietern zu erhalten. So erfahren Sie, wie deren Angebote mit Ihren Anforderungen übereinstimmen.
Nutzen Sie diesen Prozess, um Unklarheiten zu klären und gezielt nach Merkmalen, Preisen und Support zu fragen. Dies ist besonders hilfreich bei komplexen Anforderungen oder wenn Sie mehrere ähnliche Anbieter vergleichen möchten.
Demos buchen
Vereinbaren Sie Demos mit den ausgewählten Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Nutzen Sie die Gelegenheit, die Software live zu sehen und die Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
Fragen Sie während der Demos nach Funktionen, die Ihrem Team wichtig sind, und bitten Sie, Arbeitsabläufe zu präsentieren, die Ihre Anforderungen widerspiegeln. Diese praktische Erfahrung hilft Ihnen einzuschätzen, ob die Software intuitiv ist und Ihre Erwartungen erfüllt.
Konsistente Bewertungskriterien verwenden
Wenden Sie bei allen Anbietern die gleichen Bewertungskriterien an, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Checkliste mit unverzichtbaren Funktionen, Supportoptionen und Preisinformationen. Diese Konsistenz hilft Ihnen, jeden Anbieter objektiv anhand Ihrer Prioritäten zu beurteilen und erleichtert die Diskussion im Team bei der Auswahl.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine reale Kundenreferenz zeigen, die unserem Fall ähnelt?
- Welchen Support oder welche Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade notwendig?
- Wie integriert sich Ihre Software mit unseren bestehenden Tools?
- Wie sieht Ihr typischer Implementierungszeitraum aus?
Schritt 4: Erstellen Sie den Business Case
Machen Sie aus Ihrer Anbieterauswahl eine überzeugende Entscheidungsgrundlage, die das Management unterstützt:
Problempunkte zusammenfassen
Beginnen Sie damit, die Schmerzpunkte Ihres Teams und die erwarteten Resultate der neuen Software-Lösung zu formulieren. Legen Sie klar dar, wie die Software diese Probleme adressiert. Falls beispielsweise häufige Planungsfehler auftreten, erläutern Sie, wie automatisierte Planung Fehler reduziert und Zeit spart. Solche Argumente verdeutlichen die greifbaren Vorteile von Workforce Management Software.
Kostenschätzungen präsentieren
Ermitteln und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume, um eine klare finanzielle Übersicht zu ermöglichen. Durch die Präsentation dieser Daten verschaffen Sie der Geschäftsleitung ein besseres Verständnis für den finanziellen Aufwand und den zeitlichen Rahmen.
ROI verdeutlichen
Stellen Sie den Return on Investment, Effizienzgewinne sowie finanzielle oder operative Risiken dar, die bei Untätigkeit entstehen. Erklären Sie, wie die Software die Produktivität steigern und die Kosten auf lange Sicht senken kann. Beispielsweise kann eine schnellere Einarbeitung zu einer schnelleren Produktivität neuer Mitarbeitender führen. Weisen Sie auf die Risiken hin, die beim Festhalten am Status quo entstehen, etwa dauerhafte Ineffizienzen oder Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften, um den Handlungsbedarf zu unterstreichen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts tun?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile sind zu erwarten?
- Wie schnell sind erste Ergebnisse zu erwarten?
- Welche Kennzahlen verwenden wir zur Erfolgsmessung?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Workforce-Management-Software und führen Sie Ihre Nutzer ein
Planen Sie einen reibungslosen Onboarding-Prozess, sobald Sie sich für einen Anbieter von Workforce-Management-Software entschieden haben:
Rollout-Plan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzenden, damit jede Person weiß, was sie erwartet. Teilen Sie wichtige Termine, Schulungseinheiten und Prozessänderungen mit. Nutzen Sie E-Mails, Meetings und interne Kommunikationstools, um alle auf dem Laufenden zu halten (mehr zu den Vorteilen von internen Kommunikationstools finden Sie hier). Transparenz trägt dazu bei, Erwartungen zu steuern und Widerstände zu verringern.
Interne Verantwortliche festlegen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Kontaktpersonen, die die Umsetzung überwachen. Ernennen Sie Teammitglieder, die für verschiedene Bereiche, etwa Schulung oder technischen Support, zuständig sind. Das gewährleistet Verantwortlichkeit und gibt den Nutzern eine feste Anlaufstelle für Fragen. Klare Verantwortlichkeiten helfen, den Prozess zu verschlanken und Engpässe zu vermeiden.
Abschluss der Schulungen sicherstellen
Sorgen Sie dafür, dass Teams die Schulungen absolvieren und das Tool einheitlich anwenden. Planen Sie verpflichtende Schulungen und dokumentieren Sie die Teilnahme. Stellen Sie zusätzliche Ressourcen wie Anleitungen oder Video-Tutorials zur Verfügung. Durch kontinuierliche Schulung stellen Sie sicher, dass alle die Software effektiv nutzen und Ihr Investment optimal genutzt wird.
Feedback-Schleifen einrichten
Richten Sie während des Rollouts Feedback-Schleifen ein, um Rückmeldungen der Nutzer einzuholen und Probleme zu adressieren. Fordern Sie die Teams dazu auf, ihre Erfahrungen und Herausforderungen zu teilen. Nutzen Sie die Ressourcen des Anbieters, wie Support-Teams oder Nutzerforen, um Probleme zügig zu lösen. Regelmäßiges Feedback hilft, notwendige Anpassungen vorzunehmen und die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Rollout verantwortlich?
- Wie wird der frühe Erfolg gemessen?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie wird das Feedback der Nutzenden gesammelt?
Wie geht es weiter:
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