Der Schlüssel zum Erfolg liegt in den Daten
In den letzten Jahren, nachdem ich an etwa einem Dutzend HR-Technologieprojekten beteiligt war, kann ich eines mit Sicherheit sagen – ich habe noch keine 100% datengetriebene HR-Funktion kennengelernt.
Ich möchte zu Beginn klarstellen, dass es in diesem Beitrag nicht darum geht, HR-Fachleute zu tadeln, sondern darum, die HR-Funktion wertvoller und begehrter in der Organisation zu machen. Es geht auch darum zu zeigen, dass sich Business Cases für HR-Technologie leichter rechtfertigen lassen. Und wenn HR mehr geschätzt wird, hat sie nicht einfach nur einen Platz am Tisch, sondern wird eingeladen, auf dem besten Platz am Tisch zu sitzen.
Wie fängt es also an? Mit diesen 3 einfachen Schritten:
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Alle Prozesse dokumentieren
Beginnen Sie damit, alle Ihre Prozesse in einer umfassenden Datensammlung zu dokumentieren, die verwendete Technologien, Volumina, Geschwindigkeit, beteiligte Personen (einschließlich Lieferanten und Kunden), Eingaben und Ausgaben detailliert aufführt. Dies wird häufig als SIPOC-Diagramm bezeichnet.
Das sollte keine Überraschung sein, aber falls doch, genau hier muss HR anfangen. Es spielt keine Rolle, ob Sie keinen Business Analysten, nicht die richtige Software und Fähigkeiten oder ein Team aus Beratern haben, das Ihnen Benchmarking-Daten darüber liefert, wie Ihre Mitbewerber es machen.
Auch wenn all das den Prozess natürlich schneller und einfacher macht, reicht zu Beginn auch einfaches Packpapier, ein paar Haftnotizen, Stifte und natürlich HR-Mitarbeitende.
Sobald die Geschäftsprozesse durchdokumentiert sind, können sie problemlos in ein MS Word Flussdiagramm oder eine kostenlose Mapping-Software übertragen werden. Die Idee ist simpel: Sobald Geschäftsleitung und HR wissen, wie Dinge ablaufen, wer was macht, wie lange es dauert, was in jeden Schritt ein- und ausgeht und wie oft der gesamte Prozess durchlaufen wird, ist es einfach, Folgendes zu berechnen:
- Wie lange alles dauert
- Was HR-Prozesse das Unternehmen kosten
- Was durch den Einsatz von Technologie eingespart werden kann
Bestandsaufnahme der Technologien
Das ist einer der einfachsten Schritte, den HR-Abteilungen jetzt sofort machen können – ganz ohne Berater oder weitere Ressourcen einstellen zu müssen. Erstellen Sie einfach eine Tabelle, ein Diagramm oder eine Übersicht der aktuell verwendeten HR-Technologien, was sie die HR-Abteilung und die Organisation kosten und wem sie gehören.
Anders kann man es nicht ausdrücken: Wenn Sie diese Informationen nicht vorliegen haben, verschwenden Sie keine Zeit mit Meetings – weder mit Beratern noch mit internen Stakeholdern wie den Teams für Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT), Finanzabteilungen oder Endnutzern. Denn damit Stakeholder die Suche nach neuen Technologien ernsthaft betreiben, ist das das absolute Minimum.
Personalkosten berechnen
Nicht zuletzt: Mindestens 75% der Kosten der meisten Unternehmen entfallen auf das Personal. Wenn Sie diese Informationen also zusammen mit den Kosten für die Personen, die jeden einzelnen Schritt ausführen, in Ihr Prozessinventar eingeben, ist das ganz einfach.
Dadurch erfährt das Unternehmen ganz genau, wie viel jeder HR-Prozess kostet und wie hoch die laufenden Kosten sind. Für HR sollte dieses Konzept nicht fremd sein. Meistens besteht die Herausforderung aber darin, dass die Prozesse am Anfang überhaupt erstmal dokumentiert werden – siehe Schritt 1 oben!
Alle diese Schritte führen dazu, dass Mitarbeitende, Prozesse und Technologie-Daten messbar sind – ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu datenbasierten Entscheidungen.
Hilfreich dabei kann auch Spesenabrechnungssoftware sein, die dabei hilft, herauszufinden, wie jeder einzelne Dollar ausgegeben wird.
Wer sich Sorgen um die Betriebskosten macht, sollte auf kostenlose oder günstige Angebote zurückgreifen. Open Source HR-Software bietet oft einen kostenlosen und sehr flexiblen Tarif an.
Fazit
Die wahren Kosten Ihres Unternehmens kennenzulernen, beginnt mit einer vollständigen Bestandsaufnahme. Ohne diese riskieren Sie, Details zu übersehen, die harmlos erscheinen, sich aber als nachteilig für den Erfolg Ihrer Organisation herausstellen können. Erfahren Sie, wie ein HRMS-Analyst all diese Aufgaben problemlos übernehmen kann, in unserem Artikel hier.
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