Erfolgreich mit der 4-Tage-Arbeitswoche: Erfolge & Gelerntes

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Becca Banyard: Sie haben vermutlich schon von der 4-Tage-Arbeitswoche gehört, oder?

Klingt wie ein unrealistisches Ziel, aber was wäre, wenn ich Ihnen sage, dass es möglich ist? Und dass eine wachsende Zahl von Unternehmen es erfolgreich schafft, die Anzahl der Stunden und Tage zu reduzieren, die Mitarbeitende arbeiten müssen, ohne Gehälter, Produktivität oder Rentabilität zu verringern.

Willkommen beim People Managing People Podcast. Unsere Mission ist es, eine bessere Arbeitswelt zu gestalten und Ihnen dabei zu helfen, glückliche, gesunde und produktive Arbeitsplätze zu schaffen. Ich bin Ihre Gastgeberin, Becca Banyard.

Heute begrüße ich Rita Wittek, die Director of People bei Homerun, einem All-in-One-Rekrutierungs-Tool, das kleinen Unternehmen hilft, sinnvolle Einstellungen vorzunehmen.

Rita wird uns heute von ihren aktuellen Erfahrungen berichten, wie sie bei Homerun erfolgreich eine Vier-Tage-Arbeitswoche eingeführt hat, wie sie das gemacht hat, was sie daraus gelernt hat, wie sie den Erfolg der Initiative gemessen hat und welche positiven Auswirkungen das auf das Leben der Homerun-Mitarbeitenden hatte.

Rita, willkommen zur Sendung. Es ist großartig, dass du heute hier bist.

Ich freue mich wirklich zu hören, wie Homerun die 4-Tage-Arbeitswoche umgesetzt hat. So ein spannendes Thema. Bevor wir starten, erzähle unseren Hörern doch ein wenig über dich und Homerun, das Unternehmen, bei dem du arbeitest, und was du dort machst.

Rita Wittek: Klar. Hallo, Becca! Erstmal vielen Dank, dass ich hier sein darf. Ich freue mich sehr.

Also, ein bisschen über mich. Ich bin Rita, und ich würde mich als ziemlich praxisnahe Führungskraft im Bereich People bezeichnen. Ich habe in den letzten, ich weiß nicht, über sieben Jahren in Start-ups gearbeitet, vor allem in Amsterdam, und habe das Mitarbeitenden-Erlebnis von Grund auf aufgebaut. Das ist im Grunde mein Job.

Ich entwickle und designe Prozesse, Richtlinien, all diese Dinge. Alles, was das Mitarbeitenden-Erlebnis betrifft, mache ich. Und innerhalb dieser Themen bin ich besonders leidenschaftlich bei Work-Life-Balance, psychischer Gesundheit bei der Arbeit. Das sind die Themen, die mich wirklich antreiben.

Es geht einfach darum, Leben und Arbeit auf harmonische Weise zu integrieren. Und ja, momentan arbeite ich bei Homerun. Homerun ist ein Rekrutierungstool für kleine und mittlere Unternehmen. Unser Tool hilft diesen Unternehmen, den Einstellungsprozess zu organisieren. Wir sind selbst ein kleines Unternehmen und wissen, wie knifflig es sein kann, wenn man vielleicht keinen eigenen Recruiter hat oder Ähnliches.

Dafür haben wir unser Tool entwickelt. Wir erstellen auch viele Inhalte dazu. Abgesehen davon bin ich sehr leidenschaftlich in der People-Branche unterwegs. Ich habe auch die Slack-Community in Amsterdam mitgegründet, weil die Arbeit in HR manchmal ziemlich einsam sein kann. Ich hatte einfach das Bedürfnis, mich mit Menschen auszutauschen, um über die großen und kleinen Themen im Bereich HR zu sprechen. Das hat ziemlich gut geklappt.

Wir haben 700 Mitglieder und sprechen über alles, worüber gesprochen werden muss. Das bin ich also. Heute spreche ich mit dir über die 4-Tage-Arbeitswoche, und wir sind ein sehr kleines Unternehmen. Früher war ich mir nicht sicher, ob unsere Geschichte für andere Unternehmen überhaupt relevant wäre, einfach weil wir so klein sind.

Aber nachdem wir sie eingeführt haben und die Resonanz so groß war, war ich überrascht zu sehen, wie viele Menschen darüber lernen und darüber hören wollten. Das hat mir bewusstgemacht, dass kleine Unternehmen oft agiler und kreativer sind, den Status quo gerne herausfordern und einfach neue Dinge ausprobieren. Ich denke, kleine Unternehmen sind oft schnell in der Innovation, was solche Dinge angeht. Ich hoffe, ich kann andere inspirieren.

Becca Banyard: Ja, absolut. Und ich bin mir sicher, dass du das wirst. Du hast also die 4-Tage-Arbeitswoche eingeführt, und ich würde gerne hören, wie ihr zu dieser Entscheidung gekommen seid.

Wie bist du dabei vorgegangen, um die Machbarkeit der Vier-Tage-Woche zu prüfen? Wie hast du entschieden, dass das der richtige Schritt für euer Unternehmen ist?

Rita Wittek: Ja, gute Frage. Ich denke, wir wissen alle weltweit, dass die letzten Jahre ziemlich hart waren. So viel wirtschaftliche Unsicherheit. Durch die Pandemie und den allgemeinen wirtschaftlichen Abschwung waren die Menschen wirklich erschöpft.

Für mich wurde klar wie nie zuvor, dass unsere Mitarbeitenden viele Bälle gleichzeitig jonglieren und einfach versuchen, alles am Laufen zu halten. Am Ende war es eine Suche nach mehr Work-Life-Balance – sowohl für mich persönlich, als auch ein Wunsch, den ich von vielen Kolleg:innen immer wieder gehört habe.

Und ja, irgendwann wurde es sehr persönlich, weil ich selbst auf Teilzeit umgestiegen bin. Ich habe meine eigenen Stunden reduziert – das war, bevor ich von der 4-Tage-Woche gehört oder Notiz davon genommen hatte. Ich habe gemerkt, dass mein Job als Head of People in einem Start-up emotional sehr fordernd war.

Irgendwann war ich ziemlich müde und realisierte, dass mir ein normales Wochenende nicht reicht, um Energie zu tanken und dann wieder an die Arbeit zu gehen. Also habe ich bewusst auf 20% meines Gehalts verzichtet. Ich weiß, das kann sich nicht jeder leisten und es widerspricht auch der klassischen Logik.

Wir sind nicht darauf konditioniert, weniger zu arbeiten. Uns wird beigebracht, die Karriereleiter zu erklimmen, härter und mehr zu arbeiten, viel Geld zu verdienen und es wieder auszugeben. Das war aber nicht mein Weg. Also reduzierte ich meine Stunden und andere bei Homerun haben es mir gleichgetan.

Nach einer Weile merkte ich, dass ich wieder richtig aufblühte, ich war motiviert, ausgeruht und wir hatten niemanden eingestellt, um meine Aufgaben zu übernehmen. Auch die zwei oder drei Kolleg:innen, die das genauso machten, erfüllten weiterhin ihre Aufgaben.

Sie bekamen einfach weniger Gehalt. Irgendwann kam mir das seltsam vor – warum sollten diejenigen, die weiterhin ihre Arbeit machen, weniger bezahlt bekommen? Das brachte mich ins Grübeln. In Einzelgesprächen sprachen wir oft über diese Fragen: Sollte ich weniger arbeiten und weniger verdienen? Muss ich an dem Tag keine Kita bezahlen und solche Dinge, die mir zeigten, dass unsere Sicht auf Arbeit falsch ist. Und wenn man sich damit beschäftigt, liest man es mittlerweile überall in den Nachrichten: Die 5-Tage-Woche ist eigentlich ein Relikt, das vor hundert Jahren für die zweite industrielle Revolution erfunden wurde – Henry Ford zum Beispiel schaffte die 5-Tage-Woche für die Arbeit in Fabriken ein. Das hat aber nichts mehr mit der heutigen Wissensarbeit zu tun. Alle Parameter haben sich verändert. Wir sind vor allem bei Wissensarbeit viel produktiver als früher.

Für uns war die 4-Tage-Arbeitswoche daher kein radikaler Schritt, sondern einfach der nächste logische. Die Pandemie hat gezeigt: Man kann ganz schnell innovieren. Alle mussten plötzlich von zu Hause arbeiten, man musste ihnen vertrauen – und es hat funktioniert. Mit der 4-Tage-Arbeitswoche stand man nicht unter demselben Druck.

Ich dachte: Wenn wir so schnell vom Präsenzdenken wegkommen können, warum dann nicht auch den nächsten Schritt gehen und einfach weniger Stunden arbeiten? Das war mein Gedankengang.

Becca Banyard: Wow, sehr interessant, dass du in Teilzeit gehen konntest und trotzdem allen Aufgaben gerecht wurdest. Wie hast du diese Idee dann bei Homerun eingebracht? Wie lief das ab?

Rita Wittek: Ich habe darüber nachgedacht und recherchiert, aber wusste nicht, ob auch andere so dachten. Also bin ich zu den Gründern gegangen.

Ich bin zu meinem Manager, dem COO, und habe die Idee angesprochen. Sie hatten auch schon bemerkt, dass ich weiterhin meinen Job in vier Tagen erledige. Sie waren offen dafür, dass ich die Idee ausarbeite und einen Vorschlag schreibe. Was auch geholfen hat: Einer unserer Gründer hatte ebenfalls seine Stunden reduziert, um mehr Zeit mit seinem Sohn zu verbringen – ein gutes Beispiel.

Er hat als CEO auch weiterhin seine Aufgaben erfüllt. Er meinte, es mache Sinn, über dieses Modell nachzudenken. Also fing ich an. Das Team habe ich zunächst nicht einbezogen, um keine falschen Hoffnungen zu wecken. Ich habe recherchiert, mit Leuten gesprochen, die das Modell in verschiedenen Ländern umgesetzt haben, mit einem Anwalt gesprochen – es gibt einige Details, die man im Vorfeld klären sollte. Wenn man zum Beispiel allen plötzlich den Freitag freigibt, aber niemand mehr Kundenfragen beantworten kann, muss das organisiert werden.

Ich habe mir einige übergreifende Ziele überlegt. Mein Hauptziel war immer, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu steigern. Ich wollte Zeit schaffen, die sie in andere Aspekte ihres Lebens investieren können.

Ich bin überzeugt, dass dadurch die mentale Gesundheit, das Familienleben usw. profitieren – und damit Engagement und Motivation steigen. Das wirkt sich letztlich auch auf die Produktivität aus, wobei ich dazu später sage, dass das Thema Produktivität zu einseitig betrachtet wird. Ich habe aus meiner Recherche angenommen, dass eine kürzere Arbeitswoche die Zusammenarbeit effizienter macht und das Bewusstsein für die eigene Arbeitszeit schärft.

Ein weiterer Punkt: Das sollte ein inklusiver Vorteil sein, von dem alle auf dieselbe Weise profitieren. Gerade für diejenigen mit Care-Aufgaben ist das ein Gewinn, aber gesellschaftlich hilft es auch, wenn beispielsweise mehr Männer Zeit mit den Kindern verbringen, was wiederum Frauen unterstützt und es normalisiert, dass alle vier Tage arbeiten. Gerade in technischen Berufen, die oft männlich dominiert sind, kann das helfen, Chancengleichheit zu fördern. Ich hoffe, ich erkläre das verständlich.

Becca Banyard: Ja, auf jeden Fall. Habe ich das richtig verstanden, dass ihr erst einen Testlauf gemacht und nun die 4-Tage-Woche fest eingeführt habt?

Rita Wittek: Genau. Ich habe zuerst recherchiert und einen Vorschlag erstellt. Ich habe auch darlegt, dass es uns bei der Mitarbeiterbindung hilft. Es ist derzeit sehr schwierig, Talente zu gewinnen. Und im Recruiting hilft dieses Modell bei der Akquise von passenden Menschen, die zu unseren Werten passen. Einer unserer Werte ist: Halte deine Balance.

Das ist eine schöne Verknüpfung. Ich habe die Ergebnisse aus anderen Unternehmen vorgestellt und die Gründer und der COO haben mir grünes Licht für eine Pilotphase gegeben. Ab dann habe ich das Team eingebunden, denn das Team steht für mich im Mittelpunkt. Ich betrachte die Employee Experience wie ein Produkt, bei dem mein Team die Kundschaft ist. Ich muss also mit ihnen sprechen, um ihre Erfahrung laufend zu verbessern und Änderungen vorzunehmen, wenn sie unzufrieden sind.

Ich habe sie gefragt, welchen Einfluss das auf ihre Produktivität hätte, ob sie dennoch alles schaffen, ob ihnen der Vorteil zusagt. Viele sagten in Einzelgesprächen, dass sie gerne weniger arbeiten würden, dennoch habe ich sie konkret nach ihren Wünschen für ihren arbeitsfreien Tag befragt und ob ihnen Wege zur Verbesserung einfallen, etwa durch weniger Zeitverschwendung oder zu viele Meetings.

Ich führte Einzelgespräche, Fokusgruppen und Umfragen durch. Vor Start wurde alles dokumentiert, um bestmöglich vorbereitet zu sein.

Becca Banyard: Großartig. Als ihr dann den Test gestartet habt: Woran habt ihr gemessen, ob ihr erfolgreich seid? Und neben Umfragen: Wie habt ihr noch Daten erhoben oder ausgewertet, um den Erfolg zu prüfen?

Rita Wittek: Ja, klar. Es ist wichtig, sich im Vorfeld zu überlegen: Welche Daten will ich sammeln? Was messe ich genau?

Für mich war das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden das Wichtigste. Daraus ergibt sich gute Arbeit. Ich habe verschiedene Daten gesammelt und versucht, so viel wie möglich herauszufinden. Oft hört man nur etwas über Produktivität – Firmen wurden angeblich 40% produktiver, seit sie die 4-Tage-Woche haben. Ich bin da skeptisch.

Es kommt darauf an, wie man Produktivität definiert und was das Ziel ist. Wir arbeiten in Sechswochen-Zyklen, die Projekte sind immer unterschiedlich, mal komplexer, mal kreativer. Es ist schwer, an festen Kennzahlen zu messen.

Stattdessen geht es darum, wie Produktivität und Output wahrgenommen werden. Ich habe jeden Monat dieselben Fragen gestellt: zur mentalen Gesundheit, zum Familienleben, zur eigenen Arbeit. Auch Manager habe ich nach dem Stand in ihrem Team gefragt.

Durch die lange Zeitspanne sieht man Veränderungen erst später, vor allem bei der mentalen Gesundheit. Deswegen wundert es mich, dass Unternehmen Probeläufe von nur ein bis zwei Monaten machen – der langfristige Effekt wird so gar nicht sichtbar.

Wir haben auf Fokus, Teamwork, Flexibilität und Zufriedenheit geschaut. Monatlich habe ich abgefragt, wie es läuft, und bei Verbesserungsbedarf nachjustiert. Wir haben viele Meetings gestrichen und Regeln zur Flexibilität, beispielsweise bezüglich wechselnder Freitage, überarbeitet, um Zusammenarbeit zu stärken.

Dieses Pilotprojekt hat die Debatte über Produktivität ausgelöst und das Bewusstsein für die eigene Arbeitsweise gefördert.

Becca Banyard: Mich interessiert, wie ihr entschieden habt, wem welcher freie Tag zusteht, aber gleichzeitig Überschneidungen sicherstellen wolltet. Was war das Endergebnis?

Rita Wittek: Ich habe vorab gefragt, welchen Tag die Leute gerne freihätten, um zu sehen, ob sich alles auf den Freitag konzentriert. Es gab aber gemischte Antworten: Manche wollten Montag, andere Freitag, einige Mittwoch. Nun haben wir festgelegt, dass Dienstag und Donnerstag die Firmentage sind, an denen alle arbeiten.

Bei den restlichen Tagen können die Mitarbeitenden wählen, jedoch in Absprache mit dem Team und dann verbindlich. Im Kundensupport ist nun zum Beispiel eine Person montags, eine mittwochs und eine freitags frei, sodass immer jemand verfügbar ist.

Wir sind flexibel – es kann in Ausnahmefällen der Freie Tag gewechselt werden, aber das ist nicht die Regel. Jede Person hat einen festen freien Tag. Aber Ausnahmen gibt es natürlich immer.

Becca Banyard: Großartig. Uns ist bekannt, dass es positive Effekte auf das Privatleben, die familiäre Situation und die mentale Gesundheit hat. Aber gab es auch Widerstand aus dem Team, das nicht wollte?

Rita Wittek: Eigentlich nicht. Ich habe es zwar nicht explizit gesagt, aber es steht quasi im Raum – bei unserer 4-Tage-Arbeitswoche gibt es 100% Gehalt, niemand verzichtet auf Lohn. Es ist also ein Tag weniger Arbeit bei vollem Gehalt. Die größte Sorge war eher: Schaffen wir die Arbeit trotzdem? Muss ich jetzt zehn Stunden pro Tag arbeiten? Muss ich an meinem freien Tag doch ran? Oder werde ich kontaktiert? Das waren die Hauptfragen.

Niemand wollte die 4-Tage-Woche grundsätzlich nicht. Manche meinten, sie wüssten nicht, was sie mit dem freien Tag anfangen sollen – aber gerade die kamen Monate später mit neuen Hobbys oder haben einen Erste-Hilfe-Kurs gemacht. Sachen, von denen sie nicht wussten, dass sie sie wollten oder konnten.

Becca Banyard: Super! Das freut mich sehr.

Rita Wittek: Ja, außerdem hat es die Kreativität im Team gesteigert, weil alle ausgeruhter und motivierter arbeiten. Das fördert den Zusammenhalt, weil wir als innovatives Unternehmen wahrgenommen werden. Wir haben darüber auch in unserem Blog geschrieben. Die Kolleg:innen unterstützen sich gegenseitig – wenn jemand frei hat, springen andere ein oder entscheiden Dinge eigenständig. Das hat Teamgeist und Zusammenarbeit gefördert.

Becca Banyard: Du hast angesprochen, dass ihr zu Beginn viele Fragen aus dem Team zu den neuen Arbeitszeiten hattet. Was waren die Antworten? Besonders: Muss man Überstunden machen oder an freien Tagen doch arbeiten?

Rita Wittek: Wir haben von Anfang an klar gemacht, dass wir keine plötzliche Produktivitätssteigerung erwarten. Microsoft berichtete beispielsweise von 40% mehr Produktivität – ich glaube nicht, dass das realistisch ist. Uns geht es darum, dass Mitarbeitende sich wohlfühlen und zufrieden sind. Die Arbeit folgt daraus.

Wir glauben nach wie vor an Flexibilität. Manche machen im Tagesverlauf Sport und arbeiten am Abend, wenn sie produktiver sind. Ich frage regelmäßig, wie viele Stunden die Leute sich tatsächlich produktiv fühlen – das variiert enorm je nach Tätigkeit und Typ. Manche Tage sind super produktiv, an anderen klappt wenig.

Wir haben versprochen, dass wir gemeinsam einen Weg finden – und das Arbeiten an freien Tagen ist klar ausgeschlossen. Die Digitalisierung, das Internet, KI und technische Fortschritte machen uns produktiver als je zuvor.

Das Team sollte sich von alten Arbeitsmodellen lösen. Produktivität heißt für uns nicht, von 9 bis 17 Uhr am Schreibtisch zu sitzen, sondern individuell zu arbeiten – darin liegt die Kraft dieses Modells, wie wir beobachtet haben.

Becca Banyard: Das klingt sehr spannend! Gibt es Dinge, die in der Umsetzung schwierig waren, oder Herausforderungen, auf die ihr achten musstet?

Rita Wittek: Klar, es gab Hürden. Gerade bei Urlaubsvertretungen muss man kreativer sein und den Dienstplan gut im Blick behalten. Ein großer Punkt ist Kommunikation und Dokumentation.

Da mussten wir uns verbessern, insbesondere bei asynchroner Zusammenarbeit. Wir haben Mitarbeitende in verschiedenen Ländern und Zeitzonen. Es war eine Herausforderung, aber lösbar.

Manchmal startete jemand montags und eine Aufgabe vom Freitag war nicht übergeben – das mussten wir lernen. Es ist ein steiniger Weg, aber einer, der sich lohnt.

Becca Banyard: Gerade seit der Pandemie kennen viele Remote-Arbeit, hybrides Arbeiten und asynchrone Abläufe. Das hat geholfen, oder?

Rita Wittek: Absolut. Da stimme ich zu.

Becca Banyard: Gab es etwas Überraschendes, das ihr während des Prozesses gelernt habt? Etwas, das ganz anders war als zu Beginn erwartet?

Rita Wittek: Vielleicht hat mich am meisten überrascht, wie anders wir bei Homerun dieses Thema betrachten. In meiner Recherche habe ich gesehen, dass es vielen Unternehmen fast nur um Produktivitätssteigerung und datenbasierte Entscheidungen geht – die weichen Faktoren werden weniger berücksichtigt. Unsere Gründer und ich hatten das Wohlbefinden immer im Fokus.

Produktivität war nicht unser Hauptziel. Das heißt nicht, dass wir nicht effizient sind – im Gegenteil. Aber es ging uns vielmehr um Themen wie Stress und Burnout. Das lässt sich schwer messen und dauert, bis sich Effekte einstellen.

Das Risiko für Stress, Angst oder Burnout sinkt aber mit weniger Arbeitszeit deutlich. Manche Firmen messen z. B., wie viele Codezeilen im Jahr geschrieben wurden – das ist für uns irrelevant. Wir messen eher das, was wirklich zählt.

Becca Banyard: Das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist unglaublich wichtig. Was würdest du Unternehmen raten, die mit dem Gedanken an die 4-Tage-Woche spielen?

Rita Wittek: Ich würde jedem raten: Optimiert nicht nur auf Kosten oder Produktivität, sondern stellt die Menschen in den Mittelpunkt. Danach kommt erst der Administrationsaufwand. Man muss die richtigen Dinge messen, denn glückliche Mitarbeitende sind langfristig konzentrierter und weniger krank.

Und: Holt die Führung von Anfang an ins Boot. Ohne die Unterstützung der Geschäftsführung wird es nicht funktionieren. Zudem: Plant eine lange Testphase ein, denn ein oder zwei Monate liefern keine belastbaren Daten.

Je länger der Test, desto besser die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Becca Banyard: Bald sind wir am Ende. Abschließend stelle ich allen Gästen ein paar kurze Fragen.

Erstens: Was ist aus deiner Sicht das Wichtigste, um Mitarbeitende im Job glücklich zu machen?

Rita Wittek: Flexibilität. Arbeitgebende sollten flexibel sein und erkennen, dass jede Person anders ist. Das macht einen Unterschied.

Becca Banyard: Sehr schön. Letzte Frage: Was braucht man, um erfolgreiche Führungskraft zu sein?

Rita Wittek: Für mich: Rückhalt durch das Führungsteam. Die People-Funktion steht nicht immer im Zentrum eines Unternehmens – für mich gehört sie dorthin. Bei Homerun sehen wir das wie einen Schmetterling: Die People-Funktion ist das Herz, die Mitarbeitenden sind die Flügel. Ohne Unterstützung der Gründer hätte ich viele Initiativen nicht umsetzen können.

Das hat mir immer sehr geholfen.

Becca Banyard: Rita, es war eine Freude, dich hier zu haben. Ich fand es sehr spannend, alles über die 4-Tage-Woche bei Homerun zu hören. Ich bin gespannt, wie es bei euch weitergeht. Wenn sich jemand melden möchte oder mehr erfahren will, wie kann man dich erreichen?

Rita Wittek: Total gerne! Ihr findet mich bei LinkedIn oder erreicht Homerun unter hello@homerun.co. Wir haben auch viele Beiträge dazu geschrieben. Schaut gerne vorbei – ich spreche gerne über dieses Thema. Meldet euch jederzeit.

Becca Banyard: Danke fürs Zuhören! Wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, hinterlassen Sie uns gerne eine Bewertung und abonnieren Sie uns, um immer über neue Episoden benachrichtigt zu werden. Wenn Sie auf dem Laufenden bleiben wollen zu HR- und Führungs-Themen, besuchen Sie peoplemanagingpeople.com/subscribe

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