Überwachung, Burnout und Anmachsprüche? Die Realitäten von KI am Arbeitsplatz

David Rice: Wie kann ich den Hype durchschauen und strategische Entscheidungen darüber treffen, wo KI tatsächlich einen Mehrwert für unsere Personalstrategie schaffen kann?

Alana Fallis: Konzentrieren Sie sich auf die Grundsätze Ihrer Personalstrategie. Was möchten Sie lösen? Stellen Sie sicher, dass Sie echte Probleme angehen und sich nicht nur vom neuesten, auffälligen Trend ablenken lassen.

David Rice: Ich wurde gebeten, eine Schulung zur KI-Bereitschaft zu entwickeln. Sollte ich mich auf das Umschulen für bestimmte Tools konzentrieren, oder ist ein grundsätzlicher Wandel in unserem Denken über menschliche Fähigkeiten notwendig?

Alana Fallis: Wir wissen nicht, welche Jobs in fünf Jahren verfügbar sein werden, aber wir wissen, was KI nicht ersetzen kann: menschliche Verbindung, Vertrauen, Coaching, Empathie und Mitgefühl.

David Rice: Wir sammeln Produktivitätsmetriken, Stimmungsanalysen, sogar biometrische Daten. Wie kann ich die Privatsphäre und das Vertrauen der Mitarbeitenden schützen?

Alana Fallis: Mein Freund, ich weiß, du hast geschrieben, damit wir dir sagen, du sollst deinen Job kündigen – das mache ich nicht, aber: Uff.

David Rice: Wäre das eine Beziehung, wärst du weg. Sobald sie dein Handy durchsuchen, fragst du dich: Ist es Zeit zu gehen?

Willkommen zum Podcast "Menschen führen Menschen" – eine Show, in der wir Führungskräften helfen, die Arbeit im Zeitalter der KI menschlich zu halten. Ich bin euer Gastgeber, David Rice. Heute ist wieder Alana Fallis bei mir. Sie ist Leiterin Personal bei Quantum Metric und Autorin unserer wiederkehrenden Reihe „Talk HR to Me“, die wir vielleicht als regelmäßigen Podcast etablieren. Denn beim letzten Mal kamen viele Fragen – und heute geht es weiter und wir freuen uns darauf.

Alana, willkommen!

Alana Fallis: Danke. Ich freue mich sehr, zurück zu sein. Ja, es war so spannend zu sehen, wie viele Fragen beim letzten Mal eingegangen sind, also schickt gerne weiter welche. Wir lieben es, gemeinsam Menschenprobleme zu lösen. Los geht’s. Ja, ich bin gespannt.

David Rice: Absolut. Großartige Fragen. Die erste dreht sich um KI – es gibt zahllose Anbieter, die alles von KI-gestützter Rekrutierung bis zu Predictive Analytics für Mitarbeiterbindung versprechen.

Wie kann ich den Hype durchschauen und strategische Entscheidungen darüber treffen, wo KI tatsächlich einen Mehrwert für unsere Personalstrategie schafft, ohne Zeit oder Geld für glänzende Tools zu verschwenden, die am Ende nichts bringen?

Alana Fallis: Ja. Das geht vielen so. Interessant, dass wir beide diese Fragen beantworten, denn ich habe oft eine skeptischere Sicht auf KI in der Personalarbeit als viele meiner Kolleg:innen, die schon voll auf den KI-Zug aufgesprungen sind.

Ich bringe also öfter Skepsis mit in die Diskussion. Viele fühlen so wie du. Es gibt aktuell unglaublich viel Hype um KI und die Anweisung, sie einzubinden und alle manuellen Aufgaben zu lösen.

Aber, okay: Der wichtigste Punkt für sinnvolle Investitionen ist für mich: Einfach auf die Grundsätze eurer Personalstrategie fokussieren. Was möchtet ihr wirklich lösen? Wofür sollen diese Tools genutzt werden?

Ich frage mich immer: Was sind eure Wettbewerbsvorteile? Jede KI, in die ihr investiert, sollte entweder etwas stärken, das ihr ohnehin schon gut könnt und was euch unterscheidet, oder eine Lücke schließen.

Stellt sicher, dass ihr echte Probleme löst und euch nicht vom nächsten Trend ablenken lasst. Für mich gilt bei Tool-Bewertungen: Ich zahle kein Geld für ein Tool in der Beta-Phase. Ich probiere es, aber investieren wir erst, wenn es sich bewährt hat.

Viele Tools machen große Versprechungen und liefern wenig. Investiert nicht in Unbewährtes. Das sind meine ersten Gedanken. Was meinst du?

David Rice: Stimme ich zu. Das hören wir oft: Viele Tools vermarkten eine Lösung, die man gar nicht braucht.

Alana Fallis: Absolut. Ja, genau.

David Rice: Ich brauche praktische Lösungen. Eine Frau sagte mir kürzlich, sie wolle einfach etwas, das alle Datenquellen bündelt und Einblicke liefert.

Alana Fallis: Ja, das ist genau der Punkt.

David Rice: Es zeigt: Die Frage ist selten, welches Tool man kauft, sondern: Welches Geschäftsproblem will ich lösen? Ist Bindung das größte Problem, dann starte dort – und nicht mit einem Tool, das nur cool aussieht.

Und man braucht einen Entscheidungsrahmen: Was kostet die Einführung? Welche Daten liegen schon vor? Wer betreut das Tool? Was erwarten wir in sechs Monaten?

Wie bei Software: Man braucht nicht 20 verschiedene Programme. Im Langzeitverlauf erst recht nicht viele KI-Tools.

Alana Fallis: Absolut – das spricht mir aus der Seele.

David Rice: Wenn du ein, zwei Tools findest, die sich integrieren lassen, Prozesse zum Testen und Bewerten aufsetzt und erfolglose Tools wieder aussortierst, bist du auf dem richtigen Weg.

Alana Fallis: Genau, und diese Tech-Stack-Überlastung … Wenn das KI-Tool sich nicht integrieren lässt, will ich es nicht.

Ich will nicht ständig neue Tools draufpacken. Also: Was könnt ihr loswerden? Was könnt ihr verbessern? Nicht jedem Einzelzweck hinterherrennen. Ich bekomme viele Angebote und die meisten sind irrelevant – Integration ist entscheidend.

David Rice: Das scheint wohl allen so zu gehen.

Alana Fallis: Ganz genau.

David Rice: Kommen wir zur nächsten Frage: Ich soll ein KI-Readiness-Training entwickeln, weiß aber ehrlich gesagt nicht genau, was das bedeutet oder wie man Leute auf Jobs vorbereitet, die es vielleicht in Zukunft gar nicht gibt. Das L&D-Budget ist begrenzt.

Soll ich gezielt für Tools schulen – oder geht es darum, Menschliche Fähigkeiten insgesamt neu zu denken?

Alana Fallis: Was bedeutet überhaupt KI-Readiness? Für mich ist das vor allem Anpassungsfähigkeit in einer technikgetriebenen Umgebung sowie die Fähigkeit, Neues zu lernen.

KI-Readiness heißt nicht: Schulung für ein bestimmtes Tool, sondern: Resilienz, Offenheit und Lernbereitschaft. Das ist ein großer Anspruch, aber entscheidend. Technologie soll uns dabei unterstützen, Arbeit effektiver zu machen. Wir müssen lernen, neue Technologien kritisch auszuwählen.

Interessant an der Frage: Wir wissen nicht, welche Jobs es in fünf Jahren geben wird. Das macht Angst, aber wir wissen: Dinge, die KI nicht ersetzen kann, sind menschliche Verbindung, Vertrauen, Coaching, Empathie, Mitgefühl.

Deshalb lohnt es sich, diese Skills wie Coaching oder Beziehungsaufbau besonders zu stärken. Eher den Fokus auf Anpassungsfähigkeit legen, nicht darauf, was in fünf Jahren konkret da ist – sondern darauf, offen und menschlich zu bleiben.

David Rice: Genau, Anpassungsfähigkeit ist der Schlüssel. Selbst ChatGPT hat sich in kurzer Zeit enorm weiterentwickelt. Wer flexibel bleibt, bleibt auch relevant. Die Tools ändern sich ständig, aber Grundkompetenzen wie Datenkompetenz, kritisches Denken und Problemlösung sind langfristig wichtig.

Alana Fallis: Ja, Problemlösen – genau.

David Rice: Und beim begrenzten Budget? Fokus auf übertragbare Fähigkeiten: Zusammenarbeit mit Automatisierung, kritisches Bewerten von KI-Ergebnissen, Zusammenarbeit in hybriden Teams – Dinge, die wohl bestehen bleiben.

Alana Fallis: Und der Tipp an mein Team: Überlegt, was euch als HR-Expert:innen auszeichnet – denn damit seid ihr begehrt und beförderbar. Stärkt die Skills, in denen ihr sowieso schon gut seid, wie Auftreten, Kommunikation, Moderation. Für Menschen gibt es in der Arbeitswelt weiter Platz – das sollte betont werden.

David Rice: Stimme zu. Nächste Frage: Unser Unternehmen ist in zwei Jahren von 50 auf 200 Mitarbeitende gewachsen. Damit verschwindet die familiäre Kultur, die uns ausgemacht hat. Führung möchte alles standardisieren, doch laut Umfragen fühlen sich Mitarbeitende wie Nummern. Wie kann ich Menschlichkeit wahren, während wir für Wachstum die nötigen Strukturen schaffen?

Alana Fallis: Eine spannende Frage. Ich erlebe das oft, da ich meist bei Startups arbeite. Mit Wachstum kommt mehr Struktur, aber weniger Flexibilität und Nähe im Team.

Ich würde einen Fokusgruppen-Ansatz wählen, etwa mit langjährigen Mitarbeitenden oder einem Kulturkomitee. Gemeinsam klären: Wo genau ist das Problem? Fehlen Events, Austausch oder Möglichkeiten zur Verbindung?

Findet heraus, wer bereit ist, ehrlich Auskunft zu geben, und reagiert gezielt. Aber: Wachstum bringt immer auch Veränderung. Mehr Benefits, mehr Prozesse – das ist sogar eine gute Nachricht. Ein wachsendes Unternehmen ist erfolgreich.

Manchmal muss man erklären: Ja, es wird weniger transparent als früher, aber dafür wächst das Unternehmen – Transparenz sollte soweit möglich bleiben und Community-Gefühl weiter gestärkt werden.

David Rice: Genieße diese Herausforderung. Es gibt viele Unternehmen, die eher schrumpfen.

Alana Fallis: Ja.

David Rice: Aber an einem bestimmten Punkt entsteht zwangsläufig mehr Bürokratie und Hierarchien. Wachstum ohne Struktur funktioniert nicht. Wichtig: Prozesse sind kein Feind der Kultur – entscheidend ist das Design.

Alana Fallis: Richtig, das ist ein gutes Zitat! Gefällt mir – kann man sich ins Büro hängen.

David Rice: Skalier zum Beispiel das Onboarding, aber behalte Geschichten und den Austausch. Neue Mitarbeitende werden beispielsweise mit Kultur-Botschafter:innen gepaart; KI kann helfen, Wissen zu teilen. Es gibt viele Wege, Technologie sinnvoll einzusetzen.

Alana Fallis: Und noch ein Rückgriff auf die letzte Frage: Die Personalabteilung sollte bei solchen Themen Vorbild sein und proaktiv als Kulturbotschafter:in sowie Change-Ansprechpartner:in agieren.

Das ist entscheidend: Community-Building, Beziehungspflege, Storytelling und Kulturarbeit – das können auch die besten KIs nicht ersetzen.

David Rice: Genau! Wenn Führungskräfte die gewünschte Kultur vorleben, lässt sie sich skalieren. Wenn HR nur für Policy steht, schwindet die Kultur schnell.

Alana Fallis: Ja, auf jeden Fall.

David Rice: So, nächste Frage: Wir sammeln durch KI-Monitoring Produktivitätsdaten, Stimmungsanalyse via interner Kommunikation und biometrische Daten per Apps. Oh je. Uns ist beiden schon mulmig …

Alana Fallis: Mir auch. Uff. Ja.

David Rice: Aber: Ich fühle mich mit dieser Überwachung unwohl, die Führung hält sie aber für notwendig für datenbasierte Entscheidungen. Wie kann ich Privatsphäre und Vertrauen schützen, während KI-Analytics verlangt wird?

Alana Fallis: Oje … Ich würde hier stark bei der Führung hinterfragen, welches Verhalten wirklich gefördert werden soll. Was möchte man belohnen oder verändern? Fokussiert euch darauf.

Manche Verhaltensweisen lassen sich gezielt adressieren. Aber Produktivität lückenlos zu überwachen, fühlt sich für Mitarbeitende selten gut an.

Wenn es nicht anders geht: absolute Transparenz über das „Warum“ und das Ziel dahinter. Vielleicht als Pilot testen und wieder einstellen, wenn sich die Lage bessert. Ich persönlich wäre damit nicht einverstanden.

David Rice: Klassiker eines Vertrauensproblems. Wäre das eine Beziehung, wärest du weg.

Alana Fallis: Vollkommen richtig.

David Rice: Wenn jemand dein Handy durchwühlt, überlegst du ja auch zu gehen. Man muss das Thema als Vertrauensfrage ansprechen. Es geht nicht nur um Daten – sondern ob das Sammeln ethisch und transparent abläuft. Ist das gegeben und im Interesse der Belegschaft, tolerieren es viele.

Aber man braucht Governance: Gründe dafür offenlegen, eine Ethik-Gruppe aus Führung und Beschäftigten gründen – gemeinsam klären, was geht und was nicht. So wird aus Überwachung ein gemeinsames intelligentes System.

Wenn die Führung Produktivität durch Kontrolle erreichen will, ist das ein rotes Tuch für die Kultur. Messt Ergebnisse, nicht Verhalten.

Alana Fallis: Messt Ergebnisse, ja. Und so eng wie möglich. Außerdem gibt es rechtliche Rahmen – Datenschutz, Informationspflichten, Bundesland-Vorgaben usw. Holt die Rechts- oder IT-Abteilung dazu. Aber grundsätzlich: Wenn Kontrolle das Mittel der Wahl ist, besteht ein Kulturproblem.

David Rice: Es ist einfach unheimlich. Persönlich habe ich immer das Gefühl, mein Mikrofon oder Handy könnte alles mithören – von Gesprächen mit meinem Sohn bis zur Partnerin …

Alana Fallis: Ich finde das unangenehm, einfach unangenehm.

David Rice: Und diese Daten landen irgendwo.

Alana Fallis: Ja, ganz genau.

David Rice: Das Smartphone hört mit – neulich redeten wir über etwas und auf Instagram kam prompt die passende Werbung …

Alana Fallis: Ist wirklich verrückt. Spricht mir jemand was aus – sofort habe ich die Werbung dazu. Aber wir haben etwas Eigenverantwortung, was die Beziehung zu unseren Arbeitgebern angeht. So viel Kontrolle wäre für mich persönlich ein No-Go.

David Rice: Mitarbeitende möchten verstärkt kontrollieren, wie und wofür ihre Daten genutzt werden. Jetzt ist der richtige Moment, das gemeinsam mit ihnen zu gestalten. Das Gespräch lohnt sich.

Alana Fallis: Finde ich auch.

David Rice: Nächste Frage: Wir haben herausgefunden, dass ein Mitarbeiter eine eigene Beat-GPT gebaut hat, um Anmachsprüche für Kolleg:innen zu entwickeln, und er flirtet per Slack mit generierten Nachrichten. HR sucht nun manuell nach allen KI-Anmachsprüchen.

Wie integriere ich so etwas überhaupt in die Policy?

Alana Fallis: Oh mein Gott, bei dieser Frage war ich wirklich baff. Was? Wirklich?

David Rice: Innovativ – das muss man ihm/ihr lassen.

Alana Fallis: Ein echter Innovator. Okay – aber im Ernst: Natürlich kann die KI-Nutzungsrichtlinie nicht jeden krassen Sonderfall regeln.

Eure Policy sollte Best Practices und missbräuchliche Nutzung nennen – z.B. wofür die Technik gedacht ist und was verboten ist. Aber im Detail muss nicht jeder skurrile Fall geregelt werden. Gesundes Menschenverstand genügt oft – und bei Belästigung greift ohnehin die übliche Policy.

Für diesen Fall: Direkt mit der Person sprechen, unbedingt ein offizielles Gespräch führen. Und bitte, gebt Rückmeldung, ob es tatsächlich funktioniert hat!

David Rice: In solchen Fällen beneide ich HR-Leute nicht, denn es ist einerseits lustig, aber auch ernst: KI kann schlechtes Verhalten verstärken – da müssen Policies Prinzipien wie Respekt, Zustimmung, Professionalität und Grenzen sichern.

Alana Fallis: Ich wette, das fällt ohnehin unter Antibelästigungsrichtlinien oder Verhaltenskodizes. Es muss also nicht extra in die KI-Policy. Aber: Gerne ein Update, was daraus wurde!

David Rice: Falls Sie eine:r der Empfänger:innen sind: War der Spruch gut?

Alana Fallis: Hat es funktioniert? Fanden Sie's spannend? Menschen finden immer wieder neue, kreative Wege, Verrücktes am Arbeitsplatz zu tun – KI ist da keine Ausnahme.

David Rice: Wahnsinn. Diese Frage kam rein und ich dachte, wow, auf die Antwort freue ich mich besonders.

Alana Fallis: Unglaublich.

David Rice: Letzte Frage: Es gibt eine Diskrepanz zwischen Reden und Handeln der Führung in Sachen Work-Life-Balance. Flexibilität wird beworben, aber Manager:innen planen kurzfristig Meetings am Freitagabend und erwarten E-Mail-Antworten am Wochenende. Wie spreche ich das an, ohne als geschäftsuntauglich zu wirken?

Alana Fallis: Schwieriges Thema, da Burnout allgegenwärtig ist. Gerade in der Tech-Branche kommt das in jeder Umfrage. Es gilt, klare Rahmen zu setzen, schriftliche Leitlinien für Arbeitszeiten zu schaffen und Ausnahmen zu benennen: Bei besonderen Anlässen – zum Beispiel Black Friday im Handel – ist Ausnahmebereitschaft gefragt. Aber: E-Mail-Antworten am Wochenende sollten nicht die Regel sein.

Am besten im Team abstimmen, wann echte Ausnahmen notwendig sind. Wenn Manager:innen dauernd 24/7-Erreichbarkeit verlangen, verliert ihr die Leute – das muss frühzeitig erkannt werden.

David Rice: Ich sehe auch viele krasse Trends: 9-9-6-Arbeitsmodell z.B. – Wahnsinn. Oder 4 x 14-Stunden-Tage, um dann drei Tage frei zu haben … Kurzfristig ist das ein Rezept für Krankheit und langfristigen Burnout. Die Qualität leidet.

Fehlt Konsistenz zwischen Anspruch und Wirklichkeit, leidet die Glaubwürdigkeit. Das erschwert jede weitere Initiative. Führungskräfte müssen das gewünschte Verhalten vorleben, sonst wird es kritisch. Die Kluft gilt es zu schließen.

Alana Fallis: Genau, toll gesagt.

David Rice: Manager-Schulungen, klare Leitplanken, Führung zur Verantwortung ziehen – das alles trägt dazu bei, dass Work-Life-Balance nicht nur versprochen, sondern gelebt wird. Korrigiert man die Lücke, verbessert sich nicht nur das Wohlbefinden, sondern auch die Produktivität – weil Mitarbeitende nicht am Limit laufen müssen. Niveau halten, Burnout vermeiden, Kultur bewahren und Attraktivität steigern.

Alana Fallis: Es geht darum, den Blick fürs große Ganze zu schärfen: Kurzfristige Ziele können dazu führen, dass Top-Talente ausbrennen oder krank werden. Es kommt auf das Vorbild der Führung an. Meist ist es eher mangelnde Sensibilität als böse Absicht.

David Rice: Sehe ich auch so. Super Runde an Fragen!

Alana Fallis: Wir haben heute einiges geklärt. Bringt weiter Fragen, gebt Updates – wie es euch ergeht, interessiert uns!

David Rice: Ja, immer gerne Updates! Formulare gibt es auf unseren Seiten und in Alanas Artikeln – nutzt sie! Wir freuen uns darauf.

Bis zum nächsten Mal, meldet euch für den Newsletter an – coole Sachen stehen an. Und bis dahin: Bitte keine KI-generierten Anmachsprüche am Arbeitsplatz.

Alana Fallis: Hebt sie euch für euch auf. Hebt sie euch für euch auf.