KI hat dem HR-Team von Oyster jährlich über 400 Stunden gespart – So funktioniert es

David Rice: HR-Teams verbringen jährlich vierhundertzwanzig Stunden damit, Übergaben für den bezahlten Urlaub (PTO) vorzubereiten. Erin Goodeys Team bei Oyster HR hat das auf acht Stunden reduziert. Das ist der Effizienzgewinn, über den alle bei KI reden. Doch Erin ist mehr daran interessiert, was man mit diesen zurückgewonnenen vierhundertzwölf Stunden anfangen kann. Komplexe Untersuchungen, Suspendierungen, Kündigungen – die heiklen Themen, für die man tatsächlich einen Menschen braucht.

Ich habe mich mit Erin auf der Transform in Las Vegas zu einem kurzen Gespräch über globale Beschäftigung und den Einsatz von KI getroffen – und auch darüber, wo sie nicht passt. Oyster bezeichnet sich selbst als das menschenzentrierteste EOR, was wie Marketing klingt, bis man versteht, was gemeint ist. Automatisierung übernimmt die transaktionalen Aufgaben, damit Menschen in entscheidenden Momenten auftreten können.

Viele Unternehmen möchten global expandieren, wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen. Muss ich mich über Urlaubsregelungen in Spanien informieren, über Mutterschutz in Frankreich, über Kündigungen in Estland? Das fühlt sich an wie Hürden, die man allein überwinden muss. Das Prinzip, das Erin und Oyster verfolgen, ist ziemlich einfach: Wenn Sie Ihren PTO-Stand benötigen, sollten Sie nicht mit jemandem sprechen müssen.

Wenn jedoch etwas wirklich Komplexes passiert, muss ein Mensch involviert sein. Deshalb sprechen wir auch über das, was gerade auf der Transform passiert. HR-Leute, die sich aktuell mit globalen Herausforderungen auseinandersetzen. Die Konferenz selbst ist ein sicherer Raum. Was es bedeutet, dass HR VPs als strategische Geschäftspartner agieren und nicht nur als operative Kräfte. Es ist ein kurzes Gespräch, aber lohnenswert für alle, die über globale Expansion nachdenken oder herausfinden wollen, wo KI Aufgaben übernehmen kann und wo der menschliche Faktor zählt.

Ich bin David Rice. Das ist People Managing People. Steigen wir direkt ein.

Erin von Oyster ist hier bei uns auf der Transform.

Hatten Sie heute schon genug Kaffee? Sie sprechen ja mit vielen Leuten.

Erin Goodey: Ich habe sehr viel Kaffee getrunken. Und der hält mich heute am Laufen.

David Rice: Ich bewundere das ... Ich glaube, wenn ich mit so vielen Menschen sprechen müsste, würde mein soziales Energie-Level schnell sinken.

Erin Goodey: Ich bin jetzt seit zwei Wochen in Vegas.

Okay. Es waren intensive zwei Wochen voller Gespräche, aber viele unserer Kunden sind hier. Wir treffen viele Menschen. Immer wenn ich über globale Beschäftigung oder Personalthemen sprechen kann – mehr Kaffee, bitte. Ich bin dabei.

David Rice: Das ist interessant, weil Sie viele Gespräche führen.

Mich interessiert, was sind die größten Herausforderungen, die Ihre Kunden aktuell mit dieser Technologie zu lösen versuchen?

Erin Goodey: Es gibt verschiedene Aspekte. Ein Punkt ist die globale Expansion. Viele sind neugierig, wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen. Die Welt steht einem offen, also gibt es viele Möglichkeiten, aber gerade der erste Schritt fällt schwer. Wo gehe ich hin? Worauf muss ich achten? Was bedeutet das praktisch und aus HR-Sicht – wie kann ich das eigentlich steuern? Muss ich mich mit Urlaubsregelungen in Spanien, Mutterschutz in Frankreich oder Kündigungen in Estland auskennen?

Wie funktioniert das dann? Oft baut man sich Hürden auf, weil man denkt, man müsste alles alleine lernen. Da können wir als Anbieter die passende Lösung bereitstellen ...

Man muss nicht alles wissen. Genau dafür bezahlt man uns.

David Rice: Hat schon mal jemand gesagt: „Ich habe ChatGPT gefragt, und es sagte ...“?

Erin Goodey: Normalerweise kein HR-Mitarbeiter.

David Rice: Nicht überraschend.

Erin Goodey: Ja.

David Rice: Also, wir bewegen uns global – viele Unternehmen tun das, und ich denke, KI, wie wir sie aktuell einsetzen, unterstützt das ganz klar.

Allerdings gibt es HR-Herausforderungen, die damit zusammenhängen und mit denen Arbeitgeber vielleicht noch nicht gerechnet haben. Nehmen Sie uns da mal mit.

Erin Goodey: Ich bin absolut pro KI und Automatisierung, aber einige Dinge kann ein Mensch nicht ersetzen. Wir überlegen in unserem Team, wie wir in den wichtigen Momenten präsent sein können – also immer da sind, wenn man uns wirklich braucht.

Wie schaffen wir die nötigen Kapazitäten dafür? Wir setzen auf einfache Lösungen. Ein gutes Beispiel: Früher hat ein HR VP acht Stunden für die Übergabe während des eigenen Urlaubs (PTO) gebraucht – um den Fall an eine andere Person zu übergeben.

Dank KI konnten wir das stark reduzieren. Statt 420 Stunden pro Jahr verschwenden wir jetzt rund acht Stunden. Diese Zeit fließt nun in die Unterstützung der Mitarbeitenden, wenn sie es wirklich benötigen. Bei uns geht es dann um komplexe Untersuchungen, Suspendierungen, Kündigungen – all die herausfordernden, risikoreichen Fälle.

Jetzt können wir uns darauf konzentrieren. Für uns ist das ein strategischer Hebel, allerdings soll nie der menschliche Kontakt und die Notwendigkeit, jemanden direkt zur Verfügung zu haben, verloren gehen.

David Rice: Auf welche interessante Weise experimentiert ihr intern mit Technologie, um euer Serviceangebot weiter zu verbessern?

Erin Goodey: Es gibt verschiedene Ansätze. Ein großer Aspekt ist der Effizienzgewinn für unsere Teams, damit sie mehr von diesen komplexeren Aufgaben erledigen können. Wir wollen aber auch das Mitarbeiter- und Kundenerlebnis verbessern. Wenn Sie z.B. Ihr aktuelles PTO-Guthaben wissen wollen, sollten Sie nicht immer mit einer Person sprechen müssen.

Ich vergleiche es gerne mit der Bank: Wenn ich mein Kontostand wissen will, tippe ich ein paar Zahlen ein und bekomme automatisch eine Antwort. Wenn aber plötzlich Tausende Euro oder Pfund abgebucht wurden, möchte ich mit jemandem sprechen und herausfinden, was passiert ist.

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Genau so versuchen wir, die Balance zu finden – wann muss ich sprechen, wann nicht. Wir erstellen viele Inhalte im Hintergrund, die alle unsere Länder abdecken, damit Fragen wie „Wie ist Elternzeit in Spanien geregelt?“ direkt über den Chatbot beantwortet werden können.

Solche Dinge bauen wir kontinuierlich aus, um die Mitarbeiter- und Kundenerfahrung zu verbessern.

David Rice: Welche Fragen bekommen Sie hier auf der Transform hauptsächlich? Was ist die größte Herausforderung oder das Thema, das die Leute am meisten interessiert?

Erin Goodey: Es dreht sich viel um das Thema globale Expansion. Die Leute versuchen, sich zu orientieren. Ein anderes Thema ist, welche Unterstützung bekommt man eigentlich, wenn man mit einem EOR zusammenarbeitet? Es geht wieder darum, muss ich wirklich alles wissen? Wie sieht ein EOR in der Praxis aus?

Wir sprechen viel darüber, was wir tun. Unser Unterschied: Wir wollen das menschenzentrierteste EOR sein. Wir möchten in den entscheidenden Momenten präsent sein und diese unterstützen, und genau darum geht es in vielen Gesprächen.

Ein weiteres Thema, das ich oft beobachte: Es sind HR-Leute hier. Jeder möchte darüber sprechen, was gerade passiert.

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Im Moment gibt es weltweit viele Herausforderungen. Was machst du? Wie gehst du damit um? Wie führst du intern diese Gespräche?

Es ist schön, bei Transform einen sicheren Rahmen dafür zu haben. Wir beobachten viele solche Gespräche insbesondere in den letzten 24 Stunden.

David Rice: Stimmt. Es ist interessant ... Die Menschen interessieren sich weniger dafür, dass ich ein Medienunternehmen bin – sondern fragen eher, „Was antworten dir andere auf bestimmte Fragen?“

Erin Goodey: Ja. „Wie sieht es denn bei dir aus?“

David Rice: Genau. Und sie fragen, „Erlebst du das auch als Medienunternehmen?“ Genau ...

Erin Goodey: Alle haben derzeit viel um die Ohren. Das Schöne bei Transform ist: Wir alle sind hier, es ist ein sicherer Rahmen. Menschen können mal loslassen, aber trotzdem sagen: „Ich kämpfe gerade mit diesen Themen. Du auch?“

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Und ich befinde mich in der komfortablen Situation als Director of People – ich habe mit globalen Herausforderungen im Personalbereich zu tun. Ein Großteil unserer Kunden ist hier. Viele Gesprächspartner fragen: „Was tust du?“ – Ja ... „Wir erleben dies gerade. Wie gehst du damit um?“

Für mich sind das die wichtigen Gespräche: Ich kann teilen, aber auch lernen.

David Rice: Sie reden öfter über EORs –

Erin Goodey: Ja ...

David Rice: Glauben Sie eigentlich, das Wissen darum ist mittlerweile verbreitet? Weiß man mittlerweile besser, was ein EOR tut?

Erin Goodey: Ja.

David Rice: Oder ist das Thema Aufklärung endlos und wird oft mit PEOs verwechselt?

Erin Goodey: Ja, die Begriffe werden manchmal gleichgesetzt. Was wir häufiger erleben: Nicht, dass man nicht weiß, was ein EOR ist, sondern was ein EOR eigentlich alles tun kann.

Viele denken: „Das ist doch teuer“ oder „Das und das bekomme ich dafür“. Wir erklären dann, dass wir den kompletten Lebenszyklus von Mitarbeitenden managen – vom Onboarding bis zum Offboarding und alles dazwischen. Aus transaktionaler Sicht kann das nicht alles eine Plattform erledigen.

David Rice: Richtig.

Erin Goodey: Es braucht ein gewisses Maß an Aufklärung, wie wir arbeiten und was uns unterscheidet, wie wir das menschenzentrierteste EOR bleiben und was das für uns praktisch bedeutet. Ich habe ein Team globaler HR VPs, die tagtäglich mit unseren Kunden partnerschaftlich zusammenarbeiten.

Sie sprechen mit den Kunden über genau diese Themen. Und es ist gut, dass wir den Freiraum dafür haben.

David Rice: Ich erinnere mich an eine Sprecherin, die von der Entwicklung des HR VP und den Centers of Excellence sprach. Was ging Ihnen durch den Kopf, als Sie das gehört haben?

Wie passt das zu Ihren Erfahrungen und Vorstellungen, wie sich das entwickeln wird?

Erin Goodey: Schon immer habe ich gesagt: „HR braucht einen Platz am Tisch. Es muss jemand mit Menschenfokus am Tisch sitzen.“ Jede geschäftliche Entscheidung muss zur Personalstrategie passen.

Ich finde, HRBPs müssen ein strategischer Hebel sein. Die Rolle wird in Unternehmen unterschiedlich beschrieben und meint nicht für alle das Gleiche. Für mich ist ein Business Partner wirklich ein Partner – jemand, der versteht, was in der Abteilung, dem Team oder Unternehmen passiert und dieses Wissen nutzt, um die Organisation voranzubringen.

In meinem Team gibt es sowohl HRBPs als auch operative Kollegen. Ich arbeite daran, auch die Operations-Mitarbeitenden mehr als Business Partner und strategisch denkend einzusetzen. Man kann so viel mehr erreichen, wenn man betriebswirtschaftliche und operationelle Kontexte kennt und stabile, vertrauensvolle Beziehungen im Unternehmen aufbaut.

Das ist die Superkraft eines HRBP: Er verbindet die organisatorischen Punkte, bringt die Dinge voran, und das ist für mich extrem wichtig.

David Rice: Erin, danke, dass Sie heute bei uns waren ... und sich die Zeit für unsere kleine Runde genommen haben.

Erin Goodey: Ich liebe es.

David Rice: Erin Goodey von Oyster, meine Damen und Herren.

Erin Goodey: Vielen Dank. Perfekt. Danke sehr.

David Rice: Ausgezeichnet. Wir machen für heute Schluss. Seid beim nächsten Mal wieder dabei. Und wie immer gilt: Meldet euch für den Newsletter an und folgt uns auf YouTube sowie in den Sozialen Medien, damit ihr immer auf dem Laufenden bleibt.