KI hat Oysters HR-Team über 400 Stunden pro Jahr gespart – So geht’s

David Rice: HR-Teams verbringen vierhundertzwanzig Stunden pro Jahr mit der Vorbereitung von Übergaben bei Urlaub (PTO). Das Team von Erin Goodey bei Oyster HR hat diesen Wert auf acht reduziert. Das ist die Effizienz, von der alle in Bezug auf KI sprechen. Aber Erin interessiert sich mehr dafür, was man mit den vierhundertzwölf Stunden macht, die man nun zurückbekommt. Komplexe Untersuchungen, Suspendierungen, Kündigungen – die heiklen, risikoreichen Themen, die tatsächlich die Anwesenheit eines Menschen erfordern.

Ich habe mich mit Erin beim Transform in Las Vegas zusammengesetzt, um kurz über globale Beschäftigung und die Rolle von KI zu sprechen – und wo diese passt oder eben nicht passt. Oyster nennt sich selbst den menschenzentriertesten EOR, was zunächst wie Marketing klingt – bis man versteht, was das bedeutet. Automatisierung übernimmt transaktionale Aufgaben, damit Menschen für die Momente da sein können, die wirklich zählen.

Viele Unternehmen wollen weltweit expandieren, wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen. Muss ich die gesetzlichen Urlaubsregelungen in Spanien kennen? Mutterschutz in Frankreich? Wie man jemanden in Estland entlässt? Es fühlt sich an wie Hürden, die man allein bewältigen muss. Das Prinzip, das Erin und Oyster verfolgen, ist ziemlich einfach: Wenn Sie Ihren PTO-Stand wissen möchten, sollten Sie nicht mit jemandem sprechen müssen.

Aber wenn etwas wirklich Komplexes passiert, muss ein Mensch präsent sein. Wir sprechen auch darüber, was beim Transform passiert. HR-Fachleute, die aktuell mit schwierigen internationalen Themen zu tun haben. Die Konferenz selbst ist ein geschützter Raum. Was es für HR-VPs bedeutet, strategische Geschäftspartner statt reine Operationsmenschen zu sein. Es ist ein kurzes Gespräch, aber absolut lohnenswert, wenn Sie über globale Expansion nachdenken oder herausfinden möchten, wo KI Aufgaben übernehmen sollte – und wo menschliche Nähe gefragt ist.

Ich bin David Rice. Das ist People Managing People. Legen wir los.

Erin von Oyster ist heute bei uns auf dem Transform.

Hattest du schon genug Kaffee heute? Ihr sprecht ja mit so vielen Menschen.

Erin Goodey: Ich habe so viel Kaffee getrunken. Das wird mich den ganzen Tag auf Trab halten.

David Rice: Ich bewundere das – ... denn wenn ich mit so vielen Leuten reden müsste, wäre meine soziale Batterie wohl leer.

Erin Goodey: Ich glaube, ich bin jetzt schon seit zwei Wochen in Vegas.

Okay. Es waren also zwei intensive Wochen voller Gespräche, aber viele unserer Kunden sind hier. Wir treffen viele Leute. Immer wenn ich über globale Beschäftigung sprechen oder mich über People-Themen austauschen kann – gebt mir mehr Kaffee, ich bin dabei.

David Rice: Du hast ja viele dieser Gespräche. Was sind die größten Herausforderungen, die eure Kunden mit Hilfe dieser Technologie aktuell lösen wollen?

Erin Goodey: Ich denke, es gibt mehrere Aspekte. Einer ist die globale Expansion. Viele sind neugierig darauf, wissen aber nicht, wo sie beginnen sollen. Die Welt steht offen –

es gibt zahllose Möglichkeiten und Optionen, aber der erste Schritt ist oft die größte Herausforderung: Wohin gehe ich? Worauf muss ich achten? Was bedeutet das aus HR-Perspektive? Muss ich über Urlaubsregelungen in Spanien, Mutterschutz in Frankreich oder Kündigungen in Estland Bescheid wissen?

Wie funktioniert das überhaupt? Oft wirken diese Fragen als Hürde: Man möchte das machen, aber es erscheint wie eine riesige Aufgabe, die man irgendwie alleine lösen muss. Genau hier bieten wir eine Lösung, damit...

man muss eben nicht alles wissen. Dafür sind wir da.

David Rice: Noch niemand hat gesagt: „Ich habe ChatGPT gefragt, und es meinte ...“

Erin Goodey: Normalerweise kein HR-Mensch.

David Rice: Nicht überraschend.

Erin Goodey: Ja.

David Rice: Wir – expandieren offensichtlich global. Viele Unternehmen tun das, und KI hilft natürlich dabei.

Aber bei HR gibt es Herausforderungen, an die viele nicht denken. Welche sind das?

Erin Goodey: Ich bin ein klarer Fan von KI und Automatisierung, aber manche Dinge kann man einfach nicht durch Maschinen ersetzen. Eine Frage in unserem Team ist: Wie sind wir in den entscheidenden Momenten tatsächlich präsent?

Wie schaffen wir es, Zeit, Raum und Kapazitäten dafür zu gewinnen? Es geht oft um einfache Lösungen. Ein tolles Beispiel aus meinem Team ist das Thema PTO: Unsere HR-VPs haben früher acht Stunden gebraucht, um einen Fall für eine Übergabe vorzubereiten.

Dank KI sparen wir dabei jetzt enorm Zeit ein. Wir verschwenden also nicht mehr 420 Stunden jährlich für PTO-Übergaben, sondern nur noch acht. Die gesparte Zeit nutzen wir dann, um Menschen wirklich zu unterstützen, wenn es darauf ankommt. Komplexe Untersuchungen, Suspendierungen, Kündigungen – also die komplizierten und risikobehafteten Dinge.

Jetzt können wir den Fokus dorthin legen. Für uns ist das ein strategisches Werkzeug, aber es soll niemals die menschliche Verbindung oder die Notwendigkeit eines Menschen ersetzen.

David Rice: Wie experimentiert ihr intern mit der Technologie, um den Service zu verbessern?

Erin Goodey: Da gibt es mehrere Ansatzpunkte. Einer ist die Steigerung der Effizienz, damit das Team komplexere Themen bearbeiten kann. Wir konzentrieren uns ebenfalls auf die Team- und Kundenerfahrung. Wenn man zum Beispiel nur wissen will, wie hoch der PTO-Stand ist, sollte man keinen Menschen kontaktieren müssen.

Ich vergleiche das gern mit der Bank: Wenn ich meinen Kontostand wissen will, kann ich mich einfach durchs System klicken – bei Problemen, wie einer unerklärlichen Abbuchung, möchte ich aber mit einem Menschen sprechen.

David Rice: Genau.

Erin Goodey: Und genau dieses Gleichgewicht versuchen wir zu finden: Wenn ein Gespräch nötig ist, ist jemand da. Wenn nicht, muss es schnell und automatisiert gehen. Im Hintergrund erstellen wir viele Inhalte für alle Länder, sodass bei einer Frage – zum Beispiel „Wie ist der Elternurlaub in Spanien?“ – der Chatbot direkt Auskunft geben kann. Solche Dinge setzen wir ein, um die Employee und Customer Experience spürbar zu verbessern.

David Rice: Was sind die häufigsten Fragen hier bei Transform? Was beschäftigt die Leute gerade am meisten?

Erin Goodey: Es dreht sich viel um globale Expansion – viele sind dabei, sich zu orientieren. Häufig wird zudem gefragt, welche Unterstützung man durch einen EOR erhält. Also: Muss ich wirklich alles wissen? Und – was genau ist ein EOR?

Wie funktioniert das praktisch? Viele Gespräche drehen sich um unsere Arbeitsweise. Unser Alleinstellungsmerkmal ist, dass wir der menschenzentrierteste EOR sein möchten. Wir wollen in den wichtigen Momenten für unsere Kundinnen und Kunden da sein – genau darauf kommen viele Gespräche zurück.

Ein weiterer Punkt: Hier sind viele HR-Leute. Alle tauschen sich darüber aus, was gerade los ist.

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Momentan bewältigt das HR weltweit sehr schwerwiegende Themen. Wie navigiert man da, wie spricht man intern darüber?

Der Austausch ist ein sicherer Raum hier – dafür ist die Konferenz auch bekannt. Das merkt man besonders in den letzten 24 Stunden.

David Rice: Ja, stimmt. Ich bekomme oft ... weniger Interesse an mir selbst als Medium – ... mehr daran, was andere mir auf bestimmte Fragen antworten.

Erin Goodey: Genau. „Was hörst du so?“

David Rice: „Erlebst du das als Medienunternehmen auch?“ – Ja, klar.

Erin Goodey: Alle haben gerade sehr viel zu tun. Das Schöne an Transform: Wir sind alle hier, können offen sein, aber trotzdem sagen: „Hey, ich habe das gerade, wie ist das bei dir?“

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Ich bin vielleicht in einer Luxussituation, da ich People Director bin. Ich beschäftige mich mit globalen People-Themen. Viele unserer Kundinnen und Kunden sind ebenfalls hier. Die Gespräche drehen sich oft um Fragen wie „Was machst du?“ – „Wir hatten das, wie gehst du damit um?“

Gerade diese Gespräche sind mir besonders wichtig, weil ich nicht nur teilen, sondern auch lernen kann.

David Rice: Da du auch schon öfter über EORs gesprochen hast –

Erin Goodey: Ja ...

David Rice: Würdest du sagen, das Verständnis für den EOR ist mittlerweile weit verbreitet ...?

Erin Goodey: Ja.

David Rice: Oder wird das Thema nie ganz „ausgelernt“ und vermischt sich oft mit PEOs, etc.?

Erin Goodey: Ja, beides wird oft synonym verwendet. Vielfach herrscht weniger Unklarheit darüber, was ein EOR ist – als vielmehr darüber, welche Leistungen ein EOR bietet.

Ja. Viele sagen: „Das ist doch teuer“ oder „Das ist so und so“, aber wir erklären dann: „Ja, es gibt eine Gebühr, aber dafür erhält man diese Leistungen.“ Wir managen den gesamten Mitarbeitendenlebenszyklus – von Onboarding bis Offboarding und alles dazwischen. Es ist nicht alles rein transaktional oder eine Plattformfrage.

David Rice: Genau.

Erin Goodey: Also gibt es weiter Aufklärungsbedarf über unsere Arbeitsweise und unser Alleinstellungsmerkmal: Wie bewahren wir unsere menschenzentrierte Herangehensweise und was bedeutet das ganz praktisch? Ich habe ein Team globaler HR-VPs, die täglich eng mit unseren Kunden arbeiten.

Sie sprechen mit ihnen über die Themen, die wir auch hier besprechen. Und das bietet Freiräume.

David Rice: Vorhin sprach jemand über die Entwicklung der HR-VP-Rollen und Centers of Excellence. Wie siehst du das?

Wie passt das zu deinen Erfahrungen und deiner Einschätzung für die Zukunft?

Erin Goodey: In meiner bisherigen HR-Karriere habe ich immer gesagt: „HR gehört mit an den Tisch. Es braucht – ... eine People-Perspektive auf Entscheiderebene.“ Alles Unternehmenshandeln muss in die People-Strategie eingebettet sein.

Meiner Meinung nach sollten HRBPs immer als strategischer Hebel fungieren. Die Rolle wird allerdings sehr unterschiedlich beschrieben – je nach Organisation und Person. Wenn ich an einen echten Business-Partner denke, denke ich an jemanden, der wirklich versteht, was im Team/der Abteilung/dem Unternehmen passiert und daraus Strategien ableitet.

In meinem Team habe ich HRBPs und ein operatives Team. Auch in der Operations versuche ich, dass alle das Geschäftspartner-Mindset einnehmen. Wir erzielen viel mehr, wenn Kontext und Beziehungen unternehmensweit verstanden werden.

Ein HRBP verbindet alle Fäden, baut Beziehungen auf, sorgt für Ergebnisse – das ist die Superkraft dieser Rolle.

David Rice: Erin, danke, dass du uns heute besucht hast – Danke ... in unserer kleinen – Danke ... Runde.

Erin Goodey: Ich liebe es.

David Rice: Erin Goodey von Oyster, meine Damen und Herren.

Erin Goodey: Danke. Perfekt. Vielen Dank.

David Rice: Hervorragend. Das war's für diese Folge. Seien Sie beim nächsten Mal wieder dabei – und abonnieren Sie unseren Newsletter oder folgen Sie uns auf YouTube und in den sozialen Netzwerken, damit Sie keine Updates mehr verpassen.