Interview-Feedback: Ein Expertenleitfaden mit Beispielen
Feedback ist für unser aller Wachstum unerlässlich, aber es kann schwierig sein, Feedback zu erhalten, und manchmal noch herausfordernder, es zu geben. Kandidaten richtiges Feedback zu geben, erfordert zusätzlichen Aufwand – und im Trubel des Einstellungsprozesses wird dieser Schritt oft übersprungen.
Doch die Zeit, Feedback zu geben, hilft Ihnen, sich als Arbeitgeber hervorzuheben; langfristig profitieren Sie davon. Hier teile ich Best Practices für Kandidatenfeedback und wie Sie es zu einem positiven Bestandteil der Kandidatenerfahrung machen (auch wenn die Antwort ein Nein ist).
Was ist Interview-Feedback?
Interview-Feedback ist eine Bewertung und Zusammenfassung der Leistung eines Kandidaten während des Bewerbungsprozesses.
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Es wird üblicherweise vom Interviewer oder dem Interviewpanel gegeben und beinhaltet Beobachtungen, Einschätzungen und Empfehlungen hinsichtlich der Fähigkeiten, Erfahrungen, Qualifikationen und der generellen Eignung des Kandidaten für die Position.
Ziel des Interview-Feedbacks ist es, Kandidaten sinnvolle Einblicke in ihre Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten zu geben.
Schaut man sich einige Beispiele für positives Feedback an, erkennt man schnell, dass die Stärken des Kandidaten hervorgehoben werden – etwa fachliche Expertise, Kommunikationsfähigkeiten oder relevante Erfahrungen – und gleichzeitig werden Erfolge und Beiträge im Verlauf des Interviews anerkannt.
Konstruktives Feedback hingegen verweist auf Bereiche, in denen sich der Kandidat verbessern könnte, z. B. indem er fachliche oder soziale Kompetenzen stärkt oder weitere Erfahrung in einem bestimmten Bereich sammelt.
Indem Sie Kandidaten durchdachtes Feedback geben, schaffen Sie eine bessere Kandidatenerfahrung und stärken Ihre Arbeitgebermarke.
Die Gewissheit, dass Kandidaten nicht einfach pauschal abgelehnt werden können, erhöht die Verantwortung der Interviewer – was wiederum die Qualität des aufgenommenen und weitergegebenen Feedbacks steigert und zu besseren Personalentscheidungen führt (gutes Feedback zu erfassen und zu geben, ist eine Fähigkeit guter Recruiter, auf die ich achte und die ich schule).
Feedback sollte außerdem in beide Richtungen verlaufen: Organisationen können und sollten Kandidaten um Rückmeldung bitten, um den Einstellungsprozess zu verbessern.
Kurze Frage: Nehmen Sie sich 60 Sekunden Zeit für unsere Umfrage und teilen Sie uns mit, wie Sie den Einsatz von KI-Agenten bei Leistungsbeurteilungen, Beförderungen und Coaching wirklich einschätzen. Ihr Feedback hilft uns, die tatsächlichen Herausforderungen von HR-Teams im Umgang mit KI im Performance Management besser zu verstehen.
Best Practices für Interview-Feedback
Wie bei jeglichem Feedback ist es wichtig, dass Rückmeldungen an Kandidaten konstruktiv, klar und hilfreich sind. Hier finden Sie einige zentrale Best Practices:
- Seien Sie zeitnah: Geben Sie das Feedback so bald wie möglich nach dem Interview, solange die Details noch frisch im Gedächtnis von Interviewer und Kandidat sind. Wenn das Auswahlgremium seine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden abgegeben hat, strebe ich persönlich an, das Feedback spätestens nach 72 Stunden an den Kandidaten weiterzugeben.
- Fokussieren Sie auf jobrelevante Kriterien: Geben Sie Feedback auf Grundlage der für die Position relevanten Anforderungen und der benötigten Fähigkeiten. Achten Sie darauf, persönliche Vorurteile oder Bemerkungen, die nicht mit der beruflichen Eignung des Kandidaten zusammenhängen, zu vermeiden (kollaboratives Recruiting kann dabei helfen).
- Seien Sie konstruktiv: Geben Sie dem Kandidaten Tipps, wie er sich verbessern kann, anstatt nur auf Fehler hinzuweisen.
- Bleiben Sie professionell und respektvoll: Bewahren Sie einen professionellen Tonfall und respektvollen Umgang. Feedback sollte auf eine ermutigende und unterstützende Art übermittelt werden (mehr dazu im hervorragenden Artikel von Alana Fallis über Feedback geben).
- Seien Sie ehrlich: Geben Sie ehrliches und offenes Feedback – ohne Schönfärberei, aber auch nicht unangemessen hart.
- Nutzen Sie Tools: Tools wie Bewerbermanagementsysteme oder ähnliche Recruiting-Software helfen, Feedback für Kandidaten zu sammeln und von ihnen Rückmeldungen einzuholen.
- Feedback dokumentieren: Halten Sie das gegebene Feedback fest. Das sorgt für Konsistenz und bietet eine Referenz für zukünftige Kontakte mit dem Kandidaten.
- Fragen fördern: Geben Sie dem Kandidaten die Möglichkeit, Fragen zu stellen und um Klarstellungen zu bitten, damit er das Feedback vollumfänglich versteht und gezielt umsetzen kann.
Beispiele für Interview-Feedback
Beispiele für positives Feedback
Technische Fähigkeiten
- „Sie haben starke Kenntnisse in Python gezeigt und eine klare sowie effiziente Lösung für das Programmierproblem präsentiert. Ihr Verständnis von Algorithmen und Datenstrukturen war beeindruckend.“
- „Ihre Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie Jira und Asana ist deutlich geworden. Sie haben ein sehr gutes Beispiel dafür gegeben, wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich gesteuert haben.“
Verhaltenskompetenzen
- „Sie haben Ihre Ideen klar und selbstbewusst kommuniziert. Besonders wirkungsvoll war Ihre Fähigkeit, komplexe Konzepte einfach zu erklären.“
- „Sie haben ausgezeichnete Fähigkeiten zur Problemlösung gezeigt, insbesondere als Sie geschildert haben, wie Sie mit einer unerwarteten Herausforderung in Ihrem letzten Projekt umgegangen sind.“
Kulturelle Passung
- „Ihre Begeisterung für unsere Unternehmenswerte und -mission war sehr deutlich. Wir glauben, dass Sie gut in unser Team passen und positiv zu unserer Unternehmenskultur beitragen würden.“
- „Ihr kooperativer Ansatz und die Beispiele zu Teamprojekten haben gezeigt, dass Sie Teamarbeit schätzen und sich in Gruppen wohlfühlen.“
Stärken
- „Ihr umfassender Hintergrund im digitalen Marketing und Ihre erfolgreichen Kampagnen passen perfekt zu den Anforderungen unseres Marketingteams.“
- „Ihre proaktive Herangehensweise und Ihr Wille, neue Herausforderungen anzunehmen, sind besonders aufgefallen. Wir schätzen Ihre Bereitschaft, zu lernen und sich weiterzuentwickeln.“
Vorbereitung
- „Die Kandidatin/der Kandidat war außergewöhnlich gut vorbereitet, kam mit einem klaren Verständnis der Rolle und der Unternehmensmission. Ihre/seine durchdachten Fragen zu unseren Projekten und Prozessen zeigten gründliche Recherche und echtes Interesse daran, zu unserem Team beizutragen.“
- „Es war offensichtlich, dass die Kandidatin/der Kandidat die Stellenbeschreibung sorgfältig gelesen und passende Beispiele vorbereitet hat, um ihre/seine Fähigkeiten gezielt und prägnant in Bezug auf die Position darzustellen.“
Positive Einstellung
- „Die Kandidatin/der Kandidat hat während des gesamten Gesprächs eine positive und enthusiastische Haltung bewahrt, was das Gespräch sehr angenehm und inspirierend gemacht hat. Ihr/sein Optimismus im Umgang mit Herausforderungen war besonders motivierend.“
- „Die Kandidatin/der Kandidat hat schwierige Fragen mit Zuversicht und einer positiven Einstellung gemeistert und dabei ihre/seine Belastbarkeit sowie die Fähigkeit gezeigt, sich auf Lösungen statt auf Probleme zu fokussieren.“
Teamarbeit
- „Sie haben ein ausgeprägtes Verständnis für Teamdynamik gezeigt und betont, wie sie offene Kommunikation und gegenseitigen Respekt priorisieren, um gemeinsame Ziele zu erreichen.“
- „Die Kandidatin/der Kandidat hat mit Begeisterung über ihre/seine Rolle bei früheren Teamerfolgen gesprochen und die Leistungen der Kolleginnen und Kollegen ehrlich gewürdigt.“
Beispiele für negatives Feedback
Technische Fähigkeiten
- „Während Sie über ein solides Grundlagenwissen in Java verfügen, haben wir einige Lücken beim Verständnis fortgeschrittener Konzepte wie Concurrency und Multithreading festgestellt.“
- „Ihre Vertrautheit mit SQL-Datenbanken ist ersichtlich, jedoch scheint Ihre Erfahrung mit NoSQL-Datenbanken begrenzt zu sein, was für diese Position eine wichtige Anforderung ist.“
Verhaltenskompetenzen:
- „Wir haben eine gewisse Zurückhaltung gespürt, als es um die flexible Arbeitsumgebung unseres Unternehmens ging. Es ist für uns entscheidend, dass Teammitglieder sich mit Remote-Arbeit wohlfühlen und sich gut daran anpassen.“
- „Ihre Vorliebe, eigenständig zu arbeiten, könnte eine Herausforderung in unserem stark kollaborativen Teamumfeld darstellen.“
Verbesserungsbereiche:
- „Wir haben festgestellt, dass Sie bei den situativen Beurteilungsfragen Schwierigkeiten hatten. Wenn Sie mehr Verhaltensfragen im Interview üben, könnten Sie Ihre Problemlösungsstrategien besser darstellen.“
- „Ihre technische Präsentation war stellenweise etwas oberflächlich, insbesondere beim Erklären der Gründe für Ihre Designentscheidungen. Mehr Kontext und Begründungen würden Ihre Argumentation stärken.“
Schwache Kommunikation
- „Der Kandidat hatte Schwierigkeiten, seine Gedanken klar zu formulieren, wodurch es schwer war, seine Erfahrungen und Qualifikationen vollständig zu erfassen. Die Antworten waren oft vage oder es fehlte die nötige Detailtiefe, um die Fähigkeiten zu beurteilen.“
- „Als um die Erläuterung konkreter Beispiele gebeten wurde, gab der Kandidat Antworten, die unvollständig oder themenfremd waren. Das deutet darauf hin, dass es schwerfiel, relevante Informationen effektiv zu vermitteln.“
Mangelnde Vorbereitung
- „Der Kandidat schien mit den Anforderungen der Rolle nicht vertraut und konnte keine passenden Beispiele dafür geben, wie seine Erfahrungen zur Stelle passen. Das vermittelte den Eindruck, dass die Stellenbeschreibung nicht im Detail angesehen wurde.“
- „Als nach unserem Unternehmen und unserer Mission gefragt wurde, gab der Kandidat sehr allgemeine Antworten, was darauf hindeutet, dass vor dem Gespräch keine Recherche zu unserer Organisation oder unseren Werten stattgefunden hat.“
Was sollte in Interview-Feedback enthalten sein?
Wenn ich Kandidat:innen Feedback gebe, versuche ich immer, Folgendes einzubeziehen:
Positives Feedback
Heben Sie alle Stärken oder positiven Aspekte hervor, die im Prozess beobachtet wurden, zum Beispiel dass sie gut kommuniziert haben oder mit ihrem technischen Wissen beeindruckt haben.
„Sie haben ein umfassendes Verständnis für die Position gezeigt und kamen sehr gut vorbereitet mit Beispielen, die Ihre technischen Fachkenntnisse und Problemlösungskompetenzen klar unter Beweis gestellt haben.
Ihre Antworten waren klar, prägnant und bezogen sich direkt auf die Fragen, was Ihre ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten unterstrich.
Wir haben auch Ihre positive Einstellung und Ihre Begeisterung für die Position wertgeschätzt – es war offensichtlich, dass Sie sich wirklich darauf freuen, einen Beitrag zu unserem Team zu leisten.
Außerdem haben die spezifischen Beispiele, die Sie zu Ihrer Zusammenarbeit mit anderen geteilt haben, Ihre Anpassungsfähigkeit und Teamfähigkeit unter Beweis gestellt. Insgesamt haben Sie einen sehr positiven Eindruck hinterlassen, und wir glauben, dass Sie hervorragend zu dieser Rolle passen könnten.“
Konstruktives Feedback
Hier sollten Sie konkret werden und anhand von Beispielen sowie konkreten Verbesserungsvorschlägen auf Bereiche wie bestimmte Fähigkeiten, Problemlösungskompetenzen oder die Vorbereitung eingehen. Beispiel:
„Danke, dass Sie sich Zeit für das Gespräch mit uns genommen haben. Auch wenn Sie viel Begeisterung für die Rolle gezeigt haben, ist mir aufgefallen, dass einige Ihrer Antworten präziser und ausführlicher hätten sein können.
Mit konkreten Beispielen, die auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind, könnten Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen noch besser verdeutlichen.
Zusätzlich wäre es hilfreich, sich vorab mehr mit unserem Unternehmen und der Rolle zu beschäftigen, um Ihre Antworten noch besser auf unsere Anforderungen und Erwartungen abzustimmen.
Das sind Bereiche, die Sie für zukünftige Interviews leicht verbessern können. Ich danke Ihnen für Ihre Mühe in unserem Gespräch.“
Leistung vs. Stellenanforderungen
Stellen Sie immer eine Verbindung zwischen der Leistung des Kandidaten und den Anforderungen her, die für herausragende Leistungen in der Rolle erforderlich sind, z. B.:
„Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Engagement im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Auch wenn Sie starke [konkrete Fähigkeit oder Stärke, z. B. 'technische Kenntnisse in der Datenanalyse'] gezeigt haben, benötigt die Rolle eine fortgeschrittenere Fähigkeit, [konkrete Anforderung, z. B. 'Erkenntnisse wirkungsvoll an nicht-technische Stakeholder zu vermitteln'].
Wenn Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten weiter ausbauen, um komplexe Informationen klar und überzeugend zu vermitteln, können Sie in dieser Position herausragen. Ihre Begeisterung und Lernbereitschaft sind offensichtlich, und mit weiterer Entwicklung in diesem Bereich haben Sie das Potenzial, die Erwartungen in vergleichbaren Rollen zu übertreffen.“
Zukünftige Möglichkeiten
Geben Sie Empfehlungen für zukünftige Vorstellungsgespräche oder Rollen, für die der Kandidat auf Basis seiner Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten besser geeignet sein könnte, und geben Sie Hinweise, wie er seine Fähigkeiten verbessern oder weitere Erfahrungen in bestimmten Bereichen sammeln kann.
„Vielen Dank für Ihre investierte Zeit und Mühe im Bewerbungsprozess. Sie haben großes Potenzial gezeigt, besonders im Bereich [konkreter Bereich, z. B. 'Lösungskompetenz oder technisches Fachwissen'], was eine hervorragende Grundlage für zukünftigen Erfolg bildet.
Auch wenn es Bereiche gibt, in denen Sie sich weiterentwickeln können, um in dieser Position noch besser zu bestehen – wie etwa [konkreter Bereich zur Verbesserung, z. B. 'Führungskompetenz oder funktionsübergreifende Zusammenarbeit'] –, sehe ich bedeutende Entwicklungsmöglichkeiten.
Ich empfehle Ihnen, weiterhin Erfahrungen im Bereich [konkreter Bereich] zu sammeln und Rollen zu erkunden, die es Ihnen ermöglichen, diese Fähigkeiten zu vertiefen. Mit Ihrem Engagement und Ihrer proaktiven Einstellung bin ich überzeugt, dass Sie Gelegenheiten finden werden, in denen Sie sich weiterentwickeln und einen bedeutenden Beitrag leisten können.“
Was Sie im Interview-Feedback nicht aufnehmen sollten
Verallgemeinerungen
Belegen Sie Ihr Feedback mit konkreten Beispielen und Details. Unklare Aussagen wie „hat nicht ganz gepasst“ ohne weitere Erläuterung können bei Kandidaten zu Verwirrung und Frustration führen. Jedes Feedback, das Sie geben, sollte durch konkrete Beispiele untermauert werden können.
Übermäßig kritisches Feedback
Auch wenn es wichtig ist, auf Verbesserungsmöglichkeiten hinzuweisen, sollten Sie harte oder übertrieben kritische Formulierungen vermeiden, die den Kandidaten entmutigen oder sein Selbstvertrauen beeinträchtigen könnten.
Das bedeutet, dass Sie Ausdrücke wie „Müll“, „enttäuschend“, „inkompetent“, „Sie haben nicht das Zeug dazu“ vermeiden sollten.
Wenn Sie der festen Überzeugung sind, dass eine Position nicht für den Kandidaten geeignet ist, sollten Sie das konstruktiv vermitteln und gleichzeitig Ratschläge und Hinweise geben.
Diskriminierende Aussagen
Beachten Sie, dass in vielen Ländern, z. B. dem Vereinigten Königreich und der Europäischen Union, Gesetze den Datenzugriff und Datenschutz streng regeln.
Kandidaten-Feedback gilt als personenbezogene Daten und unterliegt daher laut Gesetzgebung (General Data Protection Regulation oder GDPR) dem Recht des Kandidaten, sämtliche bei einem Unternehmen gespeicherten Daten zu erfragen.
Viele andere Länder haben die GDPR als Vorbild genommen und ähnliche Gesetze entweder bereits erlassen oder arbeiten daran (bisher u. a. Brasilien, Indien, Türkei und Kalifornien, USA). Daher sollte sich jeder dessen bewusst sein.
Das bedeutet, dass Ihr aufgezeichnetes Feedback objektiv, klar und auf die für den Job erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und die Leistung des Kandidaten im Vorstellungsgespräch bezogen sein muss.
Aus diesem Grund dürfen im Feedback keine Bemerkungen über Kleidung, Akzent oder jedwede Kommentare, die als diskriminierend angesehen werden könnten, enthalten sein.
Ich gebe diese Hinweise, weil ich solche Situationen bereits erlebt habe. Auch wenn ich froh bin, offensichtlich parteiische Bemerkungen erkannt und angesprochen zu haben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Feedback keine Probleme verursacht.
Und nein, Sie können das Gesetz nicht umgehen, indem Sie versuchen, das Feedback einzuschränken oder ähnliches. Wenn festgestellt wird, dass Sie Informationen über den Kandidaten zurückhalten, drohen hohe Geldbußen.
Mein Standard ist: Wenn das Amazon-Team keinen Weg gefunden hat, Feedback einzuschränken, dann schafft das sonst auch niemand!
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