So verfassen Sie eine HRIS-Ausschreibung, um das beste System auszuwählen

• Sie ersetzen ein Altsystem in einer großen Organisation oder einer Organisation mit mehreren Standorten.

• Ihr Beschaffungs- oder Rechtsteam verlangt einen formellen Prozess zur Anbieterbewertung.

• Sie müssen fünf oder mehr Anbieter anhand eines einheitlichen Kriterienkatalogs vergleichen.

• Ihre Organisation verarbeitet sensible Mitarbeiterdaten, die strengen Compliance-Anforderungen unterliegen.

• Mehrere Abteilungen haben widersprüchliche Anforderungen, die dokumentiert und priorisiert werden müssen.

Wann eine Ausschreibung übertrieben sein könnte

Wenn Sie ein kleines Team mit überschaubaren Anforderungen und einer Vorauswahl von zwei oder drei Anbietern sind, bringen Sie ein strukturierter Produktvorführungsprozess und eine gute Fragenliste schneller weiter.

RFI vs. RFP vs. RFQ: Was ist der Unterschied?

Diese drei Beschaffungsdokumente dienen unterschiedlichen Zwecken, und die Verwendung des falschen Dokuments kostet sowohl Sie als auch Ihre Anbieter Zeit. Eine RFI hilft Ihnen bei der Erkundung des Marktes, eine RFP fordert detaillierte Angebote an, und eine RFQ konzentriert sich ausschließlich auf die Preisgestaltung. Wenn Sie von Anfang an das richtige Dokument auswählen, bleibt der Prozess fokussiert und Sie erhalten aussagekräftigere Antworten.

Nutzen Sie diese Tabelle, um zu verstehen, welches Dokument zu welcher Phase Ihres HRIS-Beschaffungsprozesses passt:

Dokumenttyp	Zweck	Wann verwenden?	Was sollte enthalten sein?	Erforderlicher Detaillierungsgrad
Informationsanfrage (RFI)	Allgemeine Marktinformationen sammeln	Frühe Recherchephase, bevor Anforderungen definiert sind	Übergeordnete Fragen zu den Fähigkeiten des Anbieters und zur Eignung des Produkts	Niedrig
Ausschreibung (RFP)	Anbieter anhand festgelegter Anforderungen bewerten	Wenn Sie klare Anforderungen haben und bereit sind, Lösungen zu vergleichen	Funktionale Anforderungen, technische Spezifikationen, Preisstruktur, Implementierungsansatz	Hoch
Preisanfrage (RFQ)	Konkrete Preise einholen	Wenn die Anforderungen finalisiert sind und Sie Kostenvergleiche benötigen	Detaillierte Spezifikationen, Leistungsumfang, Vertragsbedingungen	Mittel

Häufige Fehler bei Ausschreibungen, die Sie vermeiden sollten

Eine schlecht strukturierte Ausschreibung führt zu vagen Antworten der Anbieter, die sich kaum vergleichen lassen. Im schlimmsten Fall schreckt sie leistungsstarke Anbieter ab, die keine Zeit in einen Prozess investieren möchten, der unorganisiert wirkt.

Wenn Sie diese Fehler vermeiden, erhalten Anbieter die Informationen, die sie für eine gute Antwort benötigen, und Sie erhalten die Grundlage für eine sichere Entscheidung:

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Anbieter müssen Ihre Organisation verstehen, bevor sie eine passende Lösung vorschlagen können. Ohne Kontext – etwa zu Ihrer Unternehmensgröße, Ihren aktuellen Systemen und den wichtigsten Problembereichen – bleiben die Antworten allgemein und schwer zu bewerten. Fügen Sie einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und eine klare Beschreibung hinzu, warum Sie nach einer neuen HRIS-Software suchen.

Fehlendes oder unklar definiertes Budget

Ihr Budget nicht anzugeben, schützt Ihre Verhandlungsposition nicht – es verschwendet lediglich die Zeit aller Beteiligten. Anbieter werden entweder ein über- oder ein unterdimensioniertes Angebot abgeben, und Sie erhalten letztendlich RFP-Antworten, die nicht widerspiegeln, was Sie tatsächlich ausgeben können. Geben Sie zumindest eine Budgetspanne an, damit Anbieter ihre Angebote entsprechend anpassen können.

Vage Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Anforderungen wie „benutzerfreundliche Oberfläche“ oder „skalierbare Lösung“ sagen Anbietern fast nichts. Eine übermäßig juristische Sprache hat denselben Effekt – sie verschleiert, was Sie tatsächlich benötigen. Formulieren Sie Anforderungen in klarer Alltagssprache und seien Sie konkret, indem Sie beispielsweise die benötigten Integrationen oder die Anzahl der Mitarbeitenden nennen, die das System unterstützen muss.

Keine Bewertungskriterien geteilt

Wenn Anbieter nicht wissen, wie Sie ihre RFP-Antworten bewerten werden, können sie nicht priorisieren, was für Sie am wichtigsten ist. Das führt zu übermäßig umfangreichen Angeboten, in denen die Informationen untergehen, die für Sie tatsächlich relevant sind. Teilen Sie Ihre Bewertungskriterien und deren Gewichtung im Voraus mit, damit Anbieter ihre Antworten an Ihren Prioritäten ausrichten können.

Kein einheitliches Format für Anbieterantworten

Wenn jeder Anbieter anders antwortet, wird der Vergleich der Angebote zu einem manuellen und zeitaufwendigen Prozess. Die Vereinheitlichung des Antwortformats – durch nummerierte Abschnitte, erforderliche Tabellen oder bestimmte Wortgrenzen – macht die direkte Gegenüberstellung deutlich überschaubarer. Außerdem signalisiert dies den Anbietern, dass Ihr Prozess organisiert und professionell ist.

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Werden Sie Teil der People Managing People Community und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Veranstaltungen nur für Mitglieder und wöchentlichen Führungstipps – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

Stellen Sie Ihr HRIS-RFP-Team zusammen

Das Verfassen eines RFP ist Teamarbeit – keine einzelne Person hat vollständigen Einblick in jede Anforderung. Wenn Sie frühzeitig die richtigen Personen einbeziehen, spiegelt Ihr RFP die tatsächlichen Bedürfnisse der gesamten Organisation wider und nicht nur die Prioritäten einer einzelnen Abteilung. Außerdem verringert sich das Risiko, wichtige Anforderungen zu übersehen, die erst sichtbar werden, nachdem Sie bereits einen Vertrag unterzeichnet haben.

Stellen Sie Personen zusammen, die zu verschiedenen Bereichen der Entscheidung beitragen können:

Projektverantwortliche Person

Dies ist typischerweise Ihr CHRO, Ihr VP der Personalabteilung oder Ihre Personalleitung – also eine Person mit der Befugnis, das Projekt zu genehmigen und es an übergeordneten Geschäftszielen auszurichten. Ihre Beteiligung signalisiert das Engagement der Organisation und sorgt dafür, dass der Prozess voranschreitet, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen. Außerdem gibt sie den strategischen Kontext vor, der bestimmt, welche Anforderungen priorisiert werden.

Fachliche Expertinnen und Experten

Denken Sie an Lohnabrechnungsleitungen, Verantwortliche für Zusatzleistungen und Verantwortliche für Personalprozesse – also an die Personen, die das System täglich konfigurieren und verwalten werden. Sie können die wichtigsten funktionalen Anforderungen am besten definieren, von Regeln für die Lohnabrechnung bis hin zu Anforderungen an Berichte zur Regelkonformität. Ohne ihre Beiträge besteht das Risiko, dass Ihr RFP technische Details nicht berücksichtigt, die ein funktionierendes System von einem System unterscheiden, das mehr Probleme verursacht, als es löst.

Beschaffung oder RFP-Verfasser

Zu dieser Gruppe gehören Beschaffungsspezialisten, Rechtsberater oder Vertragsmanager, die wissen, wie ein formaler Anbieterbewertungsprozess strukturiert wird. Sie stellen sicher, dass das RFP interne oder regulatorische Anforderungen erfüllt und die Antworten der Anbieter rechtlich belastbar sind. Ihre Beteiligung hilft außerdem dabei, Format und Bewertungskriterien zu vereinheitlichen, damit die Bewertung objektiv bleibt.

Endnutzer und Interessengruppen

Mitarbeitende, die das System täglich nutzen werden – etwa Personalbeschaffer, Führungskräfte und Beschäftigte in der Lohnabrechnung – bringen eine praxisnahe Perspektive ein, die leicht übersehen wird. Ihr Beitrag hilft dabei, Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Arbeitsabläufe aufzudecken, an die fachliche Expertinnen und Experten oder die Führungsebene möglicherweise nicht denken. Wenn Sie sie frühzeitig einbeziehen, schaffen Sie außerdem Akzeptanz für die spätere Einführung.

Definieren Sie unverzichtbare Anforderungen und Ziele

Bevor Sie ein RFP an einen einzigen Anbieter senden, benötigen Sie ein klares Bild davon, was das richtige HRIS leisten muss und warum Sie überhaupt ein solches System ersetzen oder einführen. Vage Ziele führen zu vagen Angeboten. Je genauer Sie Ihre Probleme und Erfolgskriterien beschreiben, desto leichter lässt sich beurteilen, ob ein Anbieter tatsächlich liefern kann. Wenn Sie sich frühzeitig auf unverzichtbare Anforderungen einigen, verhindern Sie außerdem eine schleichende Ausweitung des Umfangs während der Verhandlungen und sorgen dafür, dass alle Interessengruppen auf dem gleichen Stand bleiben.

Berücksichtigen Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen die folgenden zentralen Bereiche:

• Probleme mit Ihrem aktuellen System: Dokumentieren Sie konkrete Fehler oder Lücken in Ihrer bestehenden Lösung und nicht nur allgemeine Frustrationen. Wenn Ihr aktuelles System beispielsweise die automatische Durchführung der offenen Anmeldung nicht unterstützt oder in jedem Abrechnungszyklus einen manuellen Abgleich der Lohnabrechnung erfordert, benennen Sie diese Probleme ausdrücklich. Anbieter müssen verstehen, was nicht funktioniert, bevor sie eine Lösung vorschlagen können.

• Erforderliche Verbesserungen und angestrebte Erfolge: Definieren Sie, wie der Erfolg nach der Implementierung aussieht. Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Zeit bis zur Einstellung um 20 % zu reduzieren oder die manuelle Berichterstattung zur Mitarbeiterzahl abzuschaffen, sollten Sie dies angeben. Konkrete Ergebnisse geben Anbietern ein Ziel, auf das sie reagieren können, und Ihnen einen Maßstab, an dem Sie ihre Leistung bewerten können.

• Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Listen Sie die spezifischen Funktionen auf, die Ihre Organisation benötigt, z. B. die Verwaltung von Leistungen, ACA-Berichte oder die Unterstützung der Lohnsteuerabrechnung in mehreren Bundesstaaten. Fügen Sie technische Anforderungen wie SSO-Kompatibilität, API-Zugriff oder Präferenzen für den Datenstandort hinzu. Die Compliance-Anforderungen unterscheiden sich je nach Branche und Standort. Geben Sie daher ausdrücklich an, welche regulatorischen Verpflichtungen das System unterstützen muss.

• Benutzerrollen und Arbeitsabläufe: Ermitteln Sie, wer das System wie nutzen wird. Der Arbeitsablauf eines Recruiters unterscheidet sich deutlich von dem eines Lohnbuchhaltungsleiters, und beide unterscheiden sich wiederum von dem, was eine Führungskraft für Leistungsbeurteilungen benötigt. Die Abbildung dieser Rollen hilft Anbietern zu zeigen, wie ihr System Ihre spezifischen Anwendungsfälle bewältigt.

• Präferenzen für die Bereitstellung: Geben Sie an, ob Sie eine cloudbasierte, lokal installierte oder hybride Lösung benötigen. Wenn Ihre Organisation einen bevorzugten Zeitplan für die Implementierung oder Einschränkungen bei den IT-Ressourcen hat, sollten Sie diese Details aufnehmen. Anbieter, die Ihre Anforderungen an die Bereitstellung nicht erfüllen können, sollten frühzeitig ausgeschlossen werden.

Die HRIS-Ausschreibung verfassen

Sobald Ihr Team abgestimmt ist und Ihre Anforderungen feststehen, können Sie das Dokument zusammenstellen. Eine gut organisierte Ausschreibung erleichtert es Anbietern, präzise zu antworten, und Ihrem Team, die Antworten direkt miteinander zu vergleichen. Folgendes sollte in den einzelnen Abschnitten enthalten sein:

1. Zusammenfassung für die Geschäftsleitung

Dieser Abschnitt gibt Anbietern einen Überblick über Ihre Organisation und die Gründe für die Ausschreibung. Fügen Sie die Größe und Branche Ihres Unternehmens, Ihre aktuelle HR-Technologie und das geschäftliche Problem hinzu, das Sie lösen möchten. Sie könnten beispielsweise erklären, dass Sie eine Organisation im Gesundheitswesen mit 500 Mitarbeitenden sind und ein veraltetes Lohnabrechnungssystem ersetzen, das die Compliance in mehreren Bundesstaaten nicht unterstützt. Fassen Sie sich kurz – dieser Abschnitt bildet den Rahmen und muss nicht die gesamte Geschichte erzählen.

2. Umfang der Leistungen

Definieren Sie genau, welche Aufgaben das HRIS erfüllen soll und was außerhalb der Projektgrenzen liegt. Seien Sie konkret hinsichtlich der benötigten Module, z. B. Lohnabrechnung, Verwaltung von Leistungen, Zeiterfassung oder Leistungsmanagement.

Wenn Sie Daten aus einem bestehenden System migrieren, geben Sie dies hier an und nennen Sie das Volumen und Format dieser Daten. Klare Grenzen des Leistungsumfangs helfen Anbietern, Lösungen vorzuschlagen, die tatsächlich zu Ihrer Situation passen.

3. Technische Anforderungen

Listen Sie die technischen Spezifikationen auf, die das System erfüllen muss, um in Ihrer bestehenden Infrastruktur zu funktionieren. Dazu gehören Integrationsanforderungen – beispielsweise die Kompatibilität mit Ihrem ERP-System, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Identitätsanbieter wie Okta oder Azure Active Directory.

Geben Sie außerdem alle Anforderungen an Verfügbarkeitsgarantien, den Datenstandort, die mobile Zugänglichkeit oder die API-Verfügbarkeit an. Je präziser Sie hier sind, desto leichter können Sie Anbieter ausschließen, die Ihre Mindestanforderungen nicht erfüllen.

4. Qualifikationen der Anbieter

Fordern Sie von den Anbietern Nachweise an, dass sie über die Erfahrung und Stabilität verfügen, um ihr Angebot umzusetzen. Bitten Sie um Informationen wie die Anzahl der Geschäftsjahre, die Gesamtzahl der Kunden und konkrete Erfahrungen mit Organisationen Ihrer Größe und Branche.

Wenn Sie beispielsweise im Finanzdienstleistungssektor tätig sind, fragen Sie, ob der Anbieter bereits Kunden mit ähnlichen Compliance-Anforderungen betreut. Referenzen und Fallstudien vergleichbarer Organisationen sollten Sie an dieser Stelle ebenfalls anfordern.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

HRIS-Plattformen speichern einige Ihrer sensibelsten Mitarbeiterdaten, daher verdienen Sicherheitsanforderungen einen eigenen Abschnitt. Geben Sie abhängig von Ihrer Branche die erforderlichen Zertifizierungen an, z. B. SOC 2 Type II, ISO 27001 oder HIPAA-Konformität. Bitten Sie die Anbieter, ihre Standards für Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prozesse zur Benachrichtigung über Sicherheitsverletzungen zu beschreiben. Wenn Ihre Organisation in mehreren Ländern tätig ist, nehmen Sie alle Datenschutzbestimmungen auf, die der Anbieter unterstützen muss, wie etwa die DSGVO oder den CCPA.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Legen Sie fest, was Sie während des Implementierungsprozesses vom Anbieter erwarten, einschließlich Zeitplänen, Meilensteinen und Ressourcenzusagen. Wenn das System beispielsweise vor Ihrer nächsten offenen Anmeldephase live geschaltet sein muss, geben Sie diese Frist klar an. Bitten Sie die Anbieter, ihre Implementierungsmethodik, den Support während der Inbetriebnahme und den Umgang mit der Datenmigration zu beschreiben. Führen Sie auch Ihre Erwartungen an die Schulung der Endnutzer auf, unabhängig davon, ob es sich um Live-Sitzungen, Kurse im Selbststudium oder dedizierten Support bei der Einführung handelt.

7. Preise und Lizenzierung

Bitten Sie die Anbieter um eine vollständige Aufschlüsselung der Kosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten sowie laufender Support- oder Wartungsgebühren. Fordern Sie an, dass die Preise in einem standardisierten Format dargestellt werden, damit Sie die Angebote vergleichen können, ohne zusätzliche Berechnungen durchführen zu müssen. Fragen Sie unbedingt nach Kosten, die leicht übersehen werden, etwa Gebühren für zusätzliche Module, API-Zugriff oder das Überschreiten von Nutzerlimits. Ein klarer Preisabschnitt verhindert Überraschungen, nachdem Sie sich bereits für einen Anbieter entschieden haben.

8. Vertragsbedingungen

Nutzen Sie diesen Abschnitt, um Ihre Erwartungen an Vertragslaufzeit, Verlängerungsbedingungen und Ausstiegsklauseln darzulegen. Wenn Ihre Organisation standardmäßige Anforderungen an SLAs, Datenbesitz oder Kündigungsrechte hat, nehmen Sie diese hier auf, damit Anbieter mögliche Konflikte frühzeitig erkennen können. Beispielsweise könnten Sie eine SLA-Verfügbarkeit von mindestens 99,9 % oder das Recht verlangen, Ihre Daten jederzeit in einem Standardformat zu exportieren. Wenn Sie diese Erwartungen bereits in der RFP offenlegen, sparen Sie während der Vertragsverhandlungen erheblich Zeit.

9. Einreichungsanweisungen

Teilen Sie den Anbietern genau mit, wie, wo und wann sie ihre Angebote einreichen sollen. Geben Sie die Einreichungsfrist, das bevorzugte Dateiformat und die Kontaktperson für Fragen an. Wenn Sie einen strukturierten Frage-und-Antwort-Zeitraum durchführen – in dem Anbieter ihre Fragen bis zu einem festgelegten Datum einreichen und Sie die Antworten an alle Teilnehmenden verteilen –, erläutern Sie diesen Prozess hier. Klare Einreichungsanweisungen reduzieren Rückfragen und stellen sicher, dass alle Anbieter mit denselben Informationen arbeiten.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Wenn Sie Ihre Bewertungskriterien festlegen, bevor die Angebote eingehen, bleibt der Prozess fair und persönliche Präferenzen beeinflussen die Entscheidung nicht. Außerdem erhält Ihr Team einen gemeinsamen Rahmen für den Vergleich von Anbietern, die auf dem Papier sehr unterschiedlich wirken können. Stimmen Sie sich vor dem Versand Ihrer RFP auf diese Schlüsselelemente ab:

Was ist am wichtigsten?

Nicht jedes Kriterium verdient die gleiche Gewichtung. Konzentrieren Sie sich daher auf drei bis fünf Kategorien, die unmittelbar die Prioritäten Ihrer Organisation widerspiegeln. Ein Unternehmen, das ein fehlerhaftes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ersetzt, sollte die Funktionalität der Gehaltsabrechnung höher gewichten als ein Unternehmen, dessen Hauptziel die Verbesserung der Self-Service-Erfahrung der Mitarbeitenden ist. Wählen Sie Kategorien, die Ihren unverzichtbaren Anforderungen und Zielen entsprechen, und weisen Sie jeder Kategorie einen prozentualen Anteil an der Gesamtpunktzahl zu. Zu den gängigen Bewertungskategorien gehören:

• Funktionale Eignung

• Technische Anforderungen

• Sicherheit und Compliance

• Implementierungsansatz

• Erfahrung und Stabilität des Anbieters

• Preise und Gesamtbetriebskosten

• Kundensupportmodell

• Nutzererfahrung und Gestaltung der Benutzeroberfläche

• Skalierbarkeit und Entwicklungsplan

• Referenzen und Fallstudien

Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix

Eine Bewertungsmatrix verwandelt subjektive Eindrücke in vergleichbare Zahlen, wodurch sich die endgültige Entscheidung wesentlich leichter begründen lässt. Weisen Sie jeder Kategorie eine Gewichtung zu, die ihre Bedeutung widerspiegelt – beispielsweise könnte die funktionale Eignung 30 %, der Preis 20 % und die Sicherheit 15 % ausmachen, während die verbleibenden Kategorien den Rest aufteilen. Bewerten Sie jeden Anbieter innerhalb jeder Kategorie auf einer Skala von 1–5 oder 1–10 und multiplizieren Sie anschließend die Punktzahl mit der Gewichtung, um eine gewichtete Gesamtpunktzahl zu erhalten. Passen Sie die Gewichtungen an den spezifischen Kontext Ihrer Organisation an – ein globales Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern sollte Compliance höher gewichten als ein Unternehmen an nur einem Standort.

Präzisieren Sie Ihren Bewertungsprozess

Legen Sie im Voraus fest, wer die Vorschläge bewertet und welche Rolle die einzelnen Prüfer übernehmen. Idealerweise bewertet jeder Prüfer unabhängig, bevor sich die Gruppe zum Vergleich der Ergebnisse trifft. Dadurch wird Gruppendenken reduziert und echte Meinungsverschiedenheiten werden sichtbar. Verwenden Sie ein standardisiertes Bewertungsschema, das definiert, was eine Bewertung von 1, 5 oder 10 für jede Kategorie tatsächlich bedeutet – ohne diese Definition können zwei Prüfer dieselbe Antwort sehr unterschiedlich bewerten. Planen Sie vor Beginn der Bewertung eine Kalibrierungssitzung ein, damit alle die Kriterien, die Skala und den Umgang mit Sonderfällen verstehen, etwa wenn ein Anbieter eine Anforderung nur teilweise erfüllt.

Die HRIS-RFP veröffentlichen

Ihre RFP den richtigen Anbietern klar und einheitlich zukommen zu lassen, ist genauso wichtig wie eine gute Erstellung. Ein unorganisierter Verteilungsprozess führt zu uneinheitlichen Antworten, verpassten Fristen und dazu, dass Anbieter mit unterschiedlichen Versionen des Dokuments arbeiten. Berücksichtigen Sie diese Faktoren, damit die Verteilung so reibungslos wie möglich verläuft:

Die richtige Verteilungsmethode wählen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre RFP zu versenden: die direkte Kontaktaufnahme mit einer vorqualifizierten Anbieterliste, die Veröffentlichung über ein Beschaffungsportal oder die Nutzung einer E-Beschaffungsplattform wie Jaggaer oder Coupa, die Einreichungen zentralisiert und die Aktivitäten der Anbieter verfolgt. Ein zentrales System ist den Einrichtungsaufwand wert – es stellt sicher, dass jeder Anbieter dasselbe Dokument erhält, und bietet Ihrem Team eine zentrale Stelle zur Verwaltung von Antworten, Fragen und Fristen. Wenn Sie die RFP direkt versenden, verwenden Sie ein speziell dafür eingerichtetes, rollenbasiertes Postfach wie  hris-rfp@yourcompany.com  statt einer persönlichen E-Mail-Adresse. So bleibt die Kommunikation organisiert und es geht nichts verloren, wenn ein Teammitglied abwesend ist.

Klare Erwartungen an den Zeitplan festlegen

Ein realistischer, gut kommunizierter Zeitplan hält die Anbieter auf Kurs und gibt Ihrem Team genügend Zeit, die Antworten sorgfältig zu bewerten. Nehmen Sie diesen Zeitplan direkt in das RFP-Dokument auf, damit die Anbieter ihre internen Ressourcen entsprechend planen können:

• Veröffentlichungsdatum der RFP: Das Datum, an dem die Anbieter das Dokument erhalten und der Prozess offiziell beginnt.

• Frage-und-Antwort-Zeitraum für Anbieter: Ein festgelegter Zeitraum – normalerweise ein bis zwei Wochen nach der Veröffentlichung –, in dem Anbieter klärende Fragen einreichen können.

• Endgültige Einreichungsfrist: Die verbindliche Frist für die Einreichung von Vorschlägen einschließlich der genauen Uhrzeit und Zeitzone.

• Zeitraum für Bewertung und Auswahl: Der Zeitraum, den Ihr Team benötigt, um Vorschläge zu bewerten und Folgedemonstrationen oder Gespräche zu planen.

Einreichungsanforderungen festlegen

Anbieter benötigen klare Anweisungen für eine korrekte Einreichung, und Unklarheiten führen hier zu unvollständigen oder uneinheitlichen Vorschlägen. Legen Sie das zulässige Dateiformat fest – PDF ist Standard und erhält die Formatierung systemübergreifend – und geben Sie an, ob Anbieter ihre Unterlagen per E-Mail, über ein Beschaffungsportal oder über einen Upload-Link einreichen sollen. Wenn Sie eine verpflichtende Antwortvorlage oder ein Bewertungsformular erstellt haben, machen Sie deutlich, dass die Anbieter dieses verwenden müssen und dass Antworten außerhalb des vorgegebenen Formats möglicherweise nicht geprüft werden. Legen Sie Ihre Regelung für verspätete Einreichungen ausdrücklich fest: Die meisten formellen RFP-Prozesse akzeptieren diese nicht, und eine frühzeitige Mitteilung darüber hält von kurzfristigen Anträgen auf Fristverlängerung ab.

Lieferantenantworten bewerten & in die engere Auswahl nehmen

Sobald die Vorschläge eingegangen sind, beginnt die eigentliche Bewertungsarbeit – und die Organisation dieser Phase entscheidet darüber, wie sicher Sie sich bei Ihrer endgültigen Entscheidung fühlen. Ein strukturierter Ansatz hält den Auswahlprozess objektiv und erleichtert die Konsensbildung innerhalb Ihres Bewertungsteams. Beachten Sie diese Schritte auf dem Weg von den ursprünglichen Vorschlägen zu einer engeren Auswahl:

• Vorschläge organisieren, bevor jemand mit der Bewertung beginnt: Verteilen Sie die Antworten in einem einheitlichen Format, damit jeder Prüfer mit derselben Struktur arbeitet. Wenn Anbieter trotz Ihrer Anweisungen unterschiedliche Formate eingereicht haben, formatieren Sie diese vor der Weitergabe neu, um eine Bevorzugung besser präsentierter Vorschläge zu vermeiden.

• Ihre Bewertungsmatrix einheitlich anwenden: Lassen Sie jeden Prüfer die Vorschläge unabhängig bewerten, bevor sich die Gruppe zum Vergleich der Ergebnisse trifft. So werden echte Meinungsverschiedenheiten früh sichtbar und es wird verhindert, dass eine starke Einzelmeinung die Bewertung der Gruppe bestimmt.

• Strukturierte Demonstrationen mit Anbietern aus der engeren Auswahl planen: Verwenden Sie ein standardisiertes Skript für die Demonstration, damit jeder Anbieter dieselben Szenarien abdeckt, etwa die Durchführung eines länderübergreifenden Gehaltsabrechnungszyklus oder die Konfiguration eines individuellen Einarbeitungsablaufs. Dadurch lassen sich die Demonstrationen vergleichen, anstatt den Anbietern die Kontrolle über die Darstellung zu überlassen.

• Referenzen prüfen, bevor Sie die engere Auswahl finalisieren: Bitten Sie um Referenzen von Organisationen ähnlicher Größe und aus einer ähnlichen Branche und bereiten Sie konkrete Fragen zu Implementierungserfahrung, Reaktionsfähigkeit des Supports sowie zu möglichen Abweichungen zwischen den Versprechen und der tatsächlichen Leistung vor.

• Bei Unklarheiten in Angeboten nachfassen: Wenn die Preisstruktur eines Anbieters unklar ist oder seine Compliance-Zertifizierungen nicht aktuell sind, fragen Sie direkt nach, bevor Sie ihn in die nächste Runde aufnehmen. Ungeklärte Unklarheiten in dieser Phase werden während der Vertragsverhandlungen zu einem weitaus größeren Problem.

Anbieter auswählen & benachrichtigen

Die Auswahl eines Anbieters ist nur die halbe Aufgabe – wie Sie die letzten Schritte handhaben, beeinflusst sowohl den Vertrag, den Sie unterzeichnen, als auch die Beziehungen, die Sie in die Implementierung mitnehmen. Klare Kommunikation, sorgfältige Verhandlungen und die interne Genehmigung schützen Ihre Organisation und schaffen die richtige Grundlage für die Zusammenarbeit mit Ihrem neuen Anbieter. Dies sind die wichtigsten Schritte, die Sie vor dem Abschluss des RFP-Prozesses unternehmen sollten:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen

Informieren Sie jeden Anbieter über das Ergebnis, sobald Ihre Entscheidung feststeht – lassen Sie erfolglose Anbieter nicht warten, während Sie die Verhandlungen mit Ihrem bevorzugten Anbieter abschließen. Eine kurze, respektvolle Nachricht an Anbieter, die nicht ausgewählt wurden, bewahrt die Beziehung und wirkt sich positiv auf Ihre Organisation aus, insbesondere in einem Markt, in dem Sie dieselben Anbieter möglicherweise in einigen Jahren erneut bewerten. Wenn ein Anbieter um Feedback bittet, ist es eine professionelle Geste, eine Zusammenfassung auf hoher Ebene darüber zu teilen, in welchen Bereichen er nicht überzeugen konnte – das wissen die meisten zu schätzen.

Auf die abschließenden Verhandlungen vorbereiten

Rechnen Sie damit, vor der Unterzeichnung über Preise, Implementierungsfristen, SLA-Bedingungen und Vertragslaufzeit zu verhandeln. Häufige Streitpunkte sind Klauseln zum Datenbesitz, Kündigungsrechte und die Frage, was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie die Plattform verlassen. Gehen Sie mit einem klaren Verständnis darüber in die Verhandlungen, welche Bedingungen flexibel sind und welche für Ihre Organisation nicht verhandelbar sind.

Vor der Unterzeichnung für interne Abstimmung sorgen

Die meisten Organisationen benötigen die Freigabe durch die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung und die Geschäftsleitung, bevor ein Anbieter­vertrag abgeschlossen wird. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektsponsor, die für den Einkauf verantwortliche Person und alle relevanten Abteilungsleiter die endgültigen Bedingungen geprüft und Bedenken geäußert haben. Dieser Schritt wird häufig überstürzt, wodurch Organisationen letztlich an Verträge gebunden sind, die nicht dem entsprechen, was während des RFP-Prozesses vereinbart wurde.

Die besten HRIS zur Auswahl

Basierend auf den führenden Optionen auf dem Markt finden Sie hier einige HRIS-Systeme, die für Ihre Organisation eine Bewertung wert sind:

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. Deel HR — Bestes All-in-one-HRIS für internationale Teams
2. 2. Justworks — Am besten für integrierte Zeiterfassung
3. 3. Factorial — Am besten für kleine Unternehmen geeignet
4. 4. Paycor — Am besten für kombinierte Lohnabrechnung und HR
5. 5. Leapsome — Am besten geeignet für Leistungsmanagement und Personalentwicklung
6. 6. Paylocity — Optimal für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem System
7. 7. HiBob — Am besten mit automatisierten Workforce-Planning-Tools
8. 8. Workable HR — Am besten für anpassbare Mitarbeiterprofile
9. 9. BambooHR® — Bestes HRIS in einem umfassenden HR-System
10. 10. RemoFirst — Am besten für globale Teams in über 170 Ländern geeignet

Gehen Sie den nächsten Schritt bei der Auswahl Ihres HRIS

Wenn Sie bereit sind, vom RFP zur Auswahl überzugehen, erhalten Sie praktische Unterstützung dabei, ein HRIS auszuwählen, das den besonderen Anforderungen Ihrer Organisation entspricht, indem Sie diesen umfassenden Leitfaden dazu besuchen, wie Sie ein HRIS auswählen .