Wie viel kostet Workforce-Management-Software?
Die Preisgestaltung für Workforce-Management-Software kann verwirrend sein. Es gibt komplexe Preisstufen, eingeschränkten Zugriff auf Funktionen und oft keine klaren Preisinformationen im Internet.
Dieser Leitfaden richtet sich an Sie – an Käufer, Finanzverantwortliche oder Abteilungsleiter, die Budgets und Beschaffung verwalten. Sie erhalten Einblicke in typische Kostenbereiche, Preismodelle sowie zusätzliche oder versteckte Gebühren.
Außerdem helfe ich Ihnen dabei, den ROI zu bewerten, damit Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Team treffen können.
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Kostenrechner für Workforce-Management-Software von People Managing People
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Welche Faktoren beeinflussen die Preise von Workforce-Management-Software?
Bei der Auswahl einer Workforce-Management-Software stehen Sie vor Herausforderungen wie versteckten Gebühren für die Unterstützung von Auftragnehmern oder unerwarteten Kosten für die Einreichung von Steuererklärungen, die Ihr Budget beeinflussen. So können sich verschiedene Faktoren auf die Preise auswirken:
| Faktor | Auswirkung auf die Preise |
| Anzahl der Mitarbeiter | Mehr Mitarbeiter bedeuten höhere Kosten, da die Preise häufig pro Benutzer berechnet werden. Rechnen Sie mit etwa $5-$10 pro Mitarbeiter und Monat. |
| Unterstützung von Auftragnehmern | Die Unterstützung von Auftragnehmern kann zusätzliche Gebühren verursachen, möglicherweise $100-$200, abhängig vom erforderlichen Leistungsumfang. |
| Gebühren für die Einreichung von Steuererklärungen | Die automatisierte Einreichung von Steuererklärungen kann die monatlichen Kosten je nach Komplexität und Anforderungen des jeweiligen Bundesstaats um $50-$150 erhöhen. |
| Integrationsoptionen | Das Hinzufügen von Integrationen mit anderen Systemen kann je nach Komplexität und Anzahl der Integrationen $200-$500 kosten. |
| Anpassung | Die Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams kann die anfängliche Einrichtungsgebühr um $500-$1000 erhöhen. |
Preisvergleich für Workforce-Management-Software
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| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für den digitalen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen | 30-tägige kostenlose Testphase | Ab $44/Monat + $6,50/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten mit Echtzeit-Einblicken in die Lohnabrechnung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für umfassendes Personalmanagement für KMU | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat + $50/Monat Grundgebühr | Website | |
| 4 | Am besten für globale Mitarbeitende und Auftragnehmer | Kostenlose Demo verfügbar | Pauschalpreis auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten als KI für Unternehmen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für die spielerische Gestaltung des Mitarbeiter-Leistungsmanagements | Kostenlose Demo | Ab $45/Monat; plus zusätzlich $4/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für desktopbasierte Anwesenheits- und Urlaubserfassung geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für KI-gestützte automatische Dienstplanerstellung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Beste mobile Software für Teams ohne Schreibtisch | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $29/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für komplexe Unternehmensvergütungsplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Preismodelle verstehen
Wenn Sie sich für eine Workforce-Management-Software entscheiden, ist das Verständnis der Preismodelle entscheidend für eine effektive Budgetverwaltung.
Verschiedene Modelle, etwa pro Benutzer oder als gestaffelte Abonnements, bieten Flexibilität, können sich aber unerwartet auf die Kosten auswirken. Hier finden Sie eine Übersicht über gängige Preismodelle und die jeweiligen Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:
| Preismodell | Funktionsweise | Worauf Sie achten sollten |
| Pro Benutzer oder Arbeitsplatz | Die Gebühren richten sich nach der Anzahl der Benutzer, die auf die Software zugreifen | Die Kosten können schnell steigen, wenn Ihr Team wächst |
| Nutzungsabhängig | Die Gebühren hängen davon ab, wie stark Sie die Software nutzen, etwa von der Anzahl erfasster Stunden oder erstellter Berichte | In arbeitsintensiven Phasen können hohe Kosten entstehen |
| Gestaffeltes Abonnement | Verschiedene Funktionspakete werden zu unterschiedlichen Preisen angeboten | Achten Sie darauf, nicht aus einer Preisstufe herauszuwachsen und plötzlich ein Upgrade zu benötigen |
| Individuelles Angebot | Die Preise werden an Ihre spezifischen Anforderungen und die Größe Ihres Unternehmens angepasst | Erste Angebote enthalten möglicherweise nicht alle benötigten Funktionen |
| Nach Bedarf oder jährlich | Sie zahlen monatlich oder jährlich, häufig mit Rabatten bei längeren Vertragslaufzeiten | Monatliche Zahlungen wirken möglicherweise günstiger, aber Jahrespläne sparen insgesamt oft Geld |
Typische Preise nach Unternehmensgröße
Die Preise steigen mit der Größe Ihres Unternehmens. Größere Teams haben aufgrund des höheren Benutzerbedarfs und umfangreicherer Funktionsanforderungen oft höhere Kosten. Das können Sie je nach Unternehmensgröße erwarten:
| Unternehmensgröße | Üblicher Preisbereich | Was normalerweise enthalten ist | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
| Kleinunternehmen | $50–$200/Monat | Grundlegende Terminplanung, Zeiterfassung; erweiterte Berichte können zusätzliche Kosten verursachen | Einfache Anforderungen an die Terminplanung, Start-ups; Anbieter: Gusto, Homebase, Deputy |
| Mittelständisches Unternehmen | $200–$500/Monat | Terminplanung, Anwesenheitserfassung, grundlegende Berichte; für Integrationen werden möglicherweise Zusatzmodule benötigt | Wachsende Teams, mehrere Standorte; Anbieter: BambooHR, Zenefits, Paycor |
| Großunternehmen | $500–$1,000/Monat | Erweiterte Terminplanung, umfassende Berichte, Integrationen | Komplexe Abläufe, vielfältige Teams; Anbieter: ADP, Kronos, Paylocity |
| Unternehmen | $1,000+/Monat | Komplettlösung mit individuellen Funktionen, dedizierter Support | Globale Abläufe, große Belegschaft; Anbieter: SAP SuccessFactors, Workday, Oracle |
Versteckte Kosten und Zusatzkosten, auf die Sie achten sollten
Bei der Entscheidung für eine Software zur Personalverwaltung können versteckte Kosten Sie unvorbereitet treffen. Achten Sie auf Einrichtungsgebühren, die sich auf mehrere Hundert belaufen können, sowie auf zusätzliche Gebühren für Premium-Support und Integrationen. Hier finden Sie eine Übersicht über häufige versteckte Kosten, die Sie berücksichtigen sollten:
| Kosten | Beschreibung |
| Einrichtungs-/Installationsgebühren | Die anfängliche Einrichtung kann bei Anbietern wie Paylocity oder ADP $500-$1000 kosten und umfasst die Datenmigration und Konfiguration. |
| Schulungen oder Zertifizierungen | Anbieter wie Kronos berechnen häufig Gebühren für Schulungen oder Zertifizierungen. Dadurch können pro Sitzung zusätzlich $100-$200 anfallen, damit Ihr Team die Software effektiv nutzt. |
| Premium-Support | Erweiterte Supportoptionen bei Anbietern wie BambooHR können monatlich zusätzliche $50-$150 kosten und kürzere Reaktionszeiten oder dedizierte Kundenbetreuer bieten. |
| Integrationen über den Standardsatz hinaus | Individuelle Integrationen mit Plattformen, die normalerweise nicht unterstützt werden, können zusätzliche Gebühren verursachen. Dies ist beispielsweise bei Anbietern wie Workday der Fall und kann potenziell weitere $500-$1000 kosten. |
| Überschreitung von Nutzungslimits | Das Überschreiten von Nutzungslimits, etwa bei Datenspeicher oder Benutzergrenzen, kann zu zusätzlichen Gebühren führen, wie es beispielsweise bei Anbietern wie Zenefits der Fall ist. |
| Mindestvertragslaufzeiten | Einige Anbieter wie SAP SuccessFactors verlangen Mindestvertragslaufzeiten. Dadurch können Sie an höhere Kosten gebunden sein, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. |
| Einhaltung gesetzlicher oder rechtlicher Vorschriften | Die Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen kann Aktualisierungsgebühren verursachen, insbesondere bei Anbietern wie Oracle, die für notwendige Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zusätzliche Kosten berechnen. |
Arten der Preisgestaltung für Software zur Personalverwaltung: Abonnementpläne und Auslöser für Upgrades
Preismodelle auf Abonnementbasis für Software zur Personalverwaltung umfassen häufig gestaffelte Tarife, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Limits bieten. Das sollten Sie wissen:
- Planumfang: Grundlegende Tarife können zentrale Funktionen für die Planung und Zeiterfassung umfassen. Höhere Tarife wie Pro oder Enterprise bieten häufig zusätzlich erweiterte Berichte und Integrationen. Anbieter wie BambooHR und Zenefits informieren in der Regel transparent darüber, was enthalten ist.
- Auslöser für ein Upgrade: Unternehmen wie Gusto verlangen möglicherweise ein Upgrade, wenn Sie die Nutzerlimits überschreiten oder weitere Integrationen benötigen. Achten Sie auf diese Begrenzungen, um unerwartete Kosten zu vermeiden.
- Rabatte bei jährlicher oder monatlicher Abrechnung: Viele Anbieter wie Deputy gewähren Rabatte bei jährlicher Vertragsbindung. Monatliche Tarife wirken im Voraus möglicherweise günstiger, kosten über das Jahr hinweg aber häufig mehr.
- Transparenz: Anbieter wie ADP und Kronos informieren in der Regel klar über ihre Preisstruktur, doch durch Zusatzfunktionen oder Premium-Support können versteckte Kosten entstehen.
Um zu hohe Ausgaben zu vermeiden, prüfen Sie stets, welche Funktionen einer Software für das Workforce-Management Ihr Team tatsächlich benötigt, und achten Sie auf Auslöser für ein Upgrade. Entscheiden Sie sich für jährliche Tarife, wenn Sie langfristig gebunden sind, um Geld zu sparen.
Den ROI Ihrer Investition in Workforce-Management-Software maximieren
Das Verständnis des ROI hilft Ihnen, fundierte Kaufentscheidungen zu treffen, den Wert Ihrer Workforce-Management-Software nach der Implementierung zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile von Workforce-Management-Software nutzen können:
Zeiteinsparung
Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe reduzieren manuelle Aufgaben und schaffen Ihrem Team mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten. Überlegen Sie, welche manuellen Prozesse die Software ersetzen wird und wie viel Zeit Ihr Team dadurch gewinnen könnte.
Bitten Sie Anbieter, zeitsparende Funktionen anhand realer Anwendungsfälle zu demonstrieren, da Sie so die tatsächlichen Auswirkungen auf die täglichen Abläufe Ihres Teams besser erkennen können.
Fehlerreduzierung
Die Reduzierung manueller Übergaben oder Berechnungen hilft, kostspielige Fehler zu verhindern. Ermitteln Sie, wo derzeit Fehler auftreten und wie das System sie minimieren könnte. Fragen Sie Anbieter außerdem, wie ihre Plattform Daten validiert oder kontrolliert, um die Genauigkeit sicherzustellen. Dieser Fokus auf die Fehlerreduzierung kann zu weniger Problemen und finanziellen Einsparungen führen.
Vermeidung von Compliance-Verstößen
Funktionen zur Unterstützung gesetzlicher, finanzieller oder branchenspezifischer Standards senken das Risiko von Bußgeldern oder Prüfungen. Prüfen Sie, welche Compliance-Funktionen enthalten sind und ob die Plattform bestimmte Branchenanforderungen unterstützt. Bitten Sie um Beispiele dafür, wie die Software dazu beigetragen hat, Compliance-Lücken zu vermeiden. Dieser proaktive Ansatz kann Ihr Unternehmen vor unerwarteten Sanktionen schützen.
Teamübergreifende Nutzung oder Konsolidierung
Die Nutzung eines Tools durch mehrere Teams oder der Ersatz mehrerer Tools kann Kosten senken und die Abstimmung verbessern. Überlegen Sie, ob die Software mehrere Tools ersetzen könnte und welche Teams sie realistischerweise nutzen würden.
Fragen an Anbieter während Preisvorführungen
Vorführungen sind die beste Gelegenheit für Ihr Team, Preisdetails zu klären, genau zu prüfen, was enthalten ist, und spätere Überraschungen zu vermeiden. Bereiten Sie Fragen vor, um sicherzustellen, dass Sie jeden Aspekt des Preismodells verstehen.
Wenn Sie eine Ausschreibung für Workforce-Management-Software (RFP) verfassen möchten, können Ihnen diese Fragen dabei helfen, die erforderlichen Details zusammenzutragen:
- Wie ist Ihre Preisgestaltung aufgebaut und welche Faktoren könnten meine monatlichen Kosten verändern?
- Welche Funktionen sind in den einzelnen Tarifen enthalten und wie werden Upgrades gehandhabt?
- Gibt es Nutzungsobergrenzen oder Gebühren für Mehrnutzung, die ich kennen sollte?
- Welche Gebühren fallen für Support und Onboarding an und wie werden sie abgerechnet?
- Wie funktioniert Ihr Abrechnungsrhythmus und welche Bedingungen gelten für die Verlängerung?
- Welche Integrationen sind im Preis enthalten und gibt es Einschränkungen bei ihrer Nutzung?
- Können Sie Beispiele für versteckte Kosten nennen, die neue Kunden häufig übersehen?
- Wie gehen Sie mit Preisanpassungen um, wenn sich unsere Anforderungen während der Vertragslaufzeit ändern?
Tipps für die Verhandlung der Preise von Workforce-Management-Software
Die Preise sind oft flexibel, und je besser Sie vorbereitet sind, desto besser wird Ihr Ergebnis ausfallen. Mit einer guten Verhandlungstaktik kann Ihr Team bessere Preise und Vertragsbedingungen sichern, ohne auf Funktionen verzichten zu müssen. Hier sind einige Tipps, die Sie berücksichtigen sollten:
- Vergleichen Sie Wettbewerber: Vergleichen Sie die Preise mehrerer Anbieter, um den marktüblichen Preis zu verstehen. Nutzen Sie diese Informationen, um mit Ihrem bevorzugten Anbieter ein besseres Angebot auszuhandeln.
- Rabattmöglichkeiten: Fragen Sie nach Rabatten für Start-ups, gemeinnützige Organisationen oder langfristige Verpflichtungen. Anbieter bieten für diese Gruppen häufig Sonderpreise an, mit denen Sie Geld sparen können.
- Preise für Pilotprogramme oder eine schrittweise Einführung: Bitten Sie um ein Pilotprogramm oder eine schrittweise Einführung, um die Software zu einem reduzierten Preis zu testen. So können Sie die Eignung beurteilen, ohne eine vollständige finanzielle Verpflichtung einzugehen.
- Verlängerungs- und Bindungsklauseln: Prüfen Sie die Bedingungen für Verlängerungen und Bindungsklauseln sorgfältig. Verhandeln Sie über Flexibilität für den Fall, dass sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern.
- Nutzung von Gruppeneinkäufen oder Unterstützung durch den Einkauf: Wenn Sie Teil einer größeren Organisation sind, nutzen Sie die Einkaufsmacht einer Gruppe oder die Unterstützung durch den Einkauf, um bessere Bedingungen auszuhandeln. Dies kann Ihnen in den Gesprächen mehr Verhandlungsspielraum verschaffen.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade Workforce-Management-Software recherchieren, kontaktieren Sie kostenlos einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die genauen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Softwarelösungen zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
